Factura y Gua de Despacho

Curso : 4A

Fecha : 27.04.2006

Fundamentacion

Sabrn ustedes que este mundo del comercio esta lleno de transacciones, negociaciones y un sin fin de
actividades que dicen relacin con el tema, portal razn se ha decidido brindar informacin para que todo
aquel que lea este informe, ya sean alumnos de cursos inferiores o los propios compaeros conozcan algunos
documentos mercantiles.

En esta ocasin se presentan dos tipos de documentos, los cuales son la factura que una ce sus caractersticas
es que una cuenta detallada de las mercancas compradas y vendidas. Y la gua de despacho, la cual sirve
como amparo al transcurrir las mercaderas, desde que salen del lugar de venta hasta llegar a su destino, estos
documentos son de mucha utilidad para el comerciante ya que sirven como respaldo de los bienes que este
comercia. Se conocern aqu los conceptos bsicos que se relacionan con tales documentos, como los son sus
definiciones, sus estructuras, todas las partes que lo componen, sus flujos y su destino.

1
Toda la informacin se har del punto de vista del departamento de produccin que existe dentro de una
organizacin o empresa.

Objetivo General

Conocer y brindar informacin acerca de los conceptos, definiciones, movimientos y flujos que dicen relacin
con una gua de despacho y una factura.

Objetivos Especficos

Dar a conocer la estructura de la factura y la gua de despacho.

Dar a conocer informacin acerca del tema.
Dar a conocer los conceptos que dicen relacin con el tema.

Gua de Despacho

Es el documento que acompaa las mercaderas en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio
de quien la adquiere, la emisin obliga en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen
bienes que no importan venta.

La gua de despacho no tiene indicacin de impuesto por lo tanto no se registra en el libro de ventas o
compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderas en una empresa cuando se efecta el
inventario, por lo general la gua de despacho la recepciona el bodeguero de la empresa.

La gua de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de las mercaderas, es por
ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la exhibicin de estos documentos para evitar el
transporte de mercaderas robadas o de dudoso origen.

La gua de despacho solo contiene indicacin de cantidad, artculos y precio unitario, solo en algunos casos
lleva columna total y por lo general no se suma.

La gua de despacho debe contener los siguientes datos:

Nombre y direccin del vendedor.

Numero de RUT del vendedor.
Giro de negocio.
Nombre y Direccin del comprador.
Direccin, es decir, lugar de entrega.
Fecha de envi.
Fecha de entrega.
Detalle completo de la mercadera que se traslada, con indicaciones de unidades, peso, el nombre y
las caractersticas de la mercadera.

Algunas caractersticas que tienen las guas de despacho:

Sirven de testigo y gua para confeccionar las facturas.

Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos internos, antes de ser
enviadas.
Una gua de despacho puede convertirse en factura siempre y cuando se realice el desglose del IVA,
precio neto y total.
En los trabajadores de bienes para su reparacin de un lugar a otro del mismo emisor que no importen
venta podr omitirse el valor unitario, conocer en forma clara y detallada el motivo.

2
Emisin de una Gua de Despacho

Requisitos de emisin:

Emitirse en triplicado, debiendo el original y el triplicado acompaar a los bienes corporales muebles
que se trasladan con motivo de una venta, de una convencin asimilada a venta, de una prestacin de
servicios o por traslados que no constituyan ventas. El duplicado deber conservarlo el emisor, en su
poder, a objeto de proceder posteriormente a la facturacin de la operacin, cuando corresponda.
Debe cumplir con los mismos requisitos sealados para las facturas.

Igualmente deber indicarse el nombre completo del prestador de servicio y receptor de los bienes
remitidos, cuando se trate de convenciones que no constituyen venta, adems del resto de los
antecedentes legales exigidos.

Detalle completo de las especies que se trasladan, con indicacin de las unidades, peso o volumen,
nombre y caractersticas de las especies y valor unitario.

En los traslados de bienes corporales muebles que correspondan a envos que efecten los
"vendedores" a consignatarios, comisionistas o martilleros, cuando no importen ventas, ser
obligatorio para los mandantes consignar en las guas de despacho, un precio unitario de las especies,
aproximado al valor real de los bienes de que se trate. Pueden totalizarse, pero no indicar
separadamente el Impuesto al Valor Agregado.

En los otros traslados que no importen venta podr omitirse el valor unitario, pero habr de
consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, as por ejemplo: si se trata de traslado de
bienes para su reparticin, de una bodega a otra del propio emisor, para su distribucin, etc.

Factura

La factura es un documento que acredita legalmente una operacin de compraventa. En ella se relacionan
detalladamente los artculos que el proveedor manad al comerciante o, su caso, los que el comerciante entrega
al cliente. Adems viene desglosado el IVA.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la gua de despacho.

La obligacin de expedir y entregar facturas esta regulada de forma rigorosa.

Las facturas son exigidas por el artculo 52 del decreto Ley N 825 de 1974.

Debern expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen, incluso por las
exportaciones, debiendo conservar las mismas.

Las facturas tiene unas dimensiones mnimas 21.5 centmetros de ancho y 15 centmetros de alto. La
numeracin debe ser correlativa, nica nacional. Los ejemplares llevan impresa la leyenda que indique su
destino en el vrtice inferior derecho del documento y en direccin horizontal:

ORIGEN : CLIENTE

DUPLICADO: SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS

TRIPLICADO: CONTROL TRIBUTARIO

3
Cualquier otra copia que los contribuyentes deseen incorporar deber llevar la leyenda de su destino. Por
ejemplo:

CUADRIPLICADO: CONTROL INTERNO CONTABILIDAD

QUINTUPLICADO: CONTROL INTERNO REGISTRO EXISTENCIA

El triplicado deber portarse para ser exhibido durante el traslado de las mercaderas, junto con el original, el
que debe ser entregado al Servicio de Impuestos Internos que lo requieran. Si no fuera retirado por los
funcionarios, deber ser conservado por el destinatario, a fin de direccin regional del Servicio de Impuestos
Interno, cuando lo sea requerido.

Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos. Previo a su emisin por el
comerciante.

El rol nico tributario del emisor del documento, el nombre del documento (la palabra factura) y su numero
correlativo debern ser impresos a cuatro centmetros de altura por ocho centmetros de largo, enmarcado por
una lnea por un milmetro de grosor. Dicho recuadro ubicado al superior derecho del documento, a 0.5
centmetros de corte y ser de color rojo.

Requisitos de Emisin:

Fecha de emisin.

Numeracin correlativa.

Nombre completo o razn social y nmero del rol nico tributario del destinatario.

Domicilio completo del establecimiento.

Giro del negocio.

Detalle de la mercadera, precio unitario y monto de la operacin. El detalle de las mercaderas y el

precio unitario se podrn emitir mientras se hallan emitido oportunamente las correspondientes guas
de despacho.

Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto, cuando proceda.

Indicar condiciones de venta; al contado, al crdito, mercadera puesta en bodega del vendedor o del
comprador, etc.

Las copias podrn emitirse con papeles y colores o tintas diferentes del original y no debern llevar
impreso ningn tipo de fondo.

Condiciones Especiales:

Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas operaciones. En este
caso deben constar separadamente las contraprestaciones.

Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo
destinatario durante cada mes tributario.

4
 En las ventas al por menor bastar con poner a continuacin del precio la expresin IVA incluido.

Tipos de Facturas

Factura Electrnica: Es un documento tributario generado electrnicamente, que reemplaza al documento

fsico, el cual tiene idntico valor legal y su emisin debe ser autorizada previamente por el SII.

Facturas falsas: Una factura falsa es aquella que falta a la verdad o a la realidad de los datos contenidos en
ella. La falsedad puede ser de tipo material, tales como indicar un nombre, domicilio, RUT o actividad
econmica inexistente, o bien registrar una operacin inexistente, entre otras.

Facturas no fidedignas: Son aquellas facturas que, como su nombre lo indica, no son dignas de fe; vale decir,
contienen irregularidades materiales que hacen presumir con fundamento que no se ajustan a la verdad.

Descripcin de la Factura Electrnica

El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura electrnica como medio de respaldo
de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a
utilizar la actual normativa. Esto permite obtener mejoras en los procesos de negocios de los contribuyentes,
disminuir sustantivamente los costos del proceso de facturacin y facilita el desarrollo del comercio
electrnico en nuestro pas, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnolgica y de
modernizacin del Pas.

La factura electrnica (o digital) es uno de los proyectos centrales en el mbito de simplificacin tributaria de
la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales. Despus de
su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy comprometido en masificar
el uso de la factura electrnica. Otras medidas incluidas en la agenda tecnolgica del Gobierno son la
masificacin del uso de la firma electrnica para el desarrollo de Internet, la facilitacin de transacciones
electrnicas entre empresas y el Estado y el desarrollo de los medios de pago va Internet. En todos estos
proyectos el SII se encuentra impulsando iniciativas para concretarlos y sin duda se fortalecern fuertemente
con la masificacin de la Factura Electrnica.

La tecnologa de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos electrnicos con la
plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que
contienen. La promulgacin de la ley de firma digital permite que la factura, as como otros actos y contratos
firmados por este mecanismo, sean legalmente vlidos y tengan el mismo efecto que los celebrados por
escrito, con la ventaja adicional de la reduccin del costo de transaccin y la garanta de mayor eficiencia y
productividad. La promulgacin de esta ley est enmarcada dentro de la estrategia del Gobierno de posicionar
al pas en la vanguardia de la nueva economa.

En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declar abierto el proceso de masificacin de la

factura electrnica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, los contribuyentes pueden postular
y certificarse como emisores y receptores de factura electrnica a travs de Internet y obtener la resolucin del
SII que los autoriza a operar con documentos tributarios electrnicos.

Es de inters del Servicio de Impuestos Internos que las empresas estn adecuadamente preparadas para la
masificacin de este sistema. Por esta razn ha decidido publicar en el Sitio Web, toda la informacin que
describe el modelo propuesto, los formatos de documentos, la normativa y el instructivo para operar en el
sistema. Con esta informacin, las empresas que lo deseen, podrn prepararse para adoptar prontamente el
nuevo sistema de facturacin.

Seguridad da la Factura Electrnica

5
Como documento tributario la seguridad en la emisin y aceptacin de la factura tributaria es uno de los
elementos esenciales para su aceptacin y uso masivo.

La autenticidad del origen y la integridad de los documentos generados electrnicamente ser proporcionada
principalmente por el uso de los certificados digitales, la firma electrnica y la intervencin de Servicio de
Impuestos Interno (SII).

La primera garanta esta dada por la presencia de SII, quien acta en forma activa en el proceso de emisin de
la factura electrnica. Es este organismo quien lleva un registro pblico de todas las personas autorizadas al
interior de la empresa para firmar facturas electrnicas. Para iniciar sus operaciones con facturas electrnica, y
definir su relacin con el SII, los contribuyentes deben definir las personas autorizadas para firmar y obtener
certificados digitales para ellos en cualquiera de las entidades certificadoras acreditadas ante SII.
Posteriormente, los datos de las personas autorizadas y sus certificados digitales se registran en SII para que
cuando se solicite una factura electrnica el SII pueda verificar que la peticin corresponde a una persona
autorizada.

La emisin de la factura se hace por un medio mutuamente acordado entre las partes. No obstante, es
obligacin del receptor electrnico de verificar la autenticidad del origen y la integridad del documento
recibido, lo que puede hacer fcilmente ya que el emisor debe enviar una copia de la factura al receptor y otra
al SII. El SII asiste en la seguridad de la parte receptora ya que por medio de ese organismo se puede verificar,
va Internet o telfono, que la factura se encuentra firmada por una persona autorizada, comprobar el nmero
de folio autorizado y los datos relevantes de la factura. De esta forma el receptor verifica que se trata de un
documento autorizado, que el RUT del emisor corresponde y que el monto coincide. Adems, una copia del
documento queda en el SII para su almacenamiento.

Una vez emitido la factura electrnica es posible imprimir la misma en papel simple, ya que debe contar con
el mismo timbre electrnico en cdigo de barra 2d (PDF417). Es este cdigo que podr ser ledo en forma
automtica y que otorgar a la autoridad correspondiente todos los datos del documento que se encuentra
impreso para su fcil verificacin.

Conclusin

Se puede concluir que la empresa debe tener un orden sistemtico de todos sus movimientos a travs de
documentos, que deben respaldar toda interaccin que la organizacin realice.

En el caso de la factura y la gua de despacho se debe contar con un sin fin de flujos que permiten que toda
accin realizada quede plasmada a travs de copias, apoyos o respaldos.

De esta forma, si todo se encontrase en orden, no se debiera cometer errores que afecten el transcurso natural
de la organizacin, pudiendo de esta forma continuar con la conduccin de objetivos.

Lo que esto llevara a una transaccin de el producto de la empresa hacia al cliente y que cumplan con todas
las especulaciones que se indicaron anteriormente, para que no haya ningn conflicto de devolucin del
producto y ocurra la perdida del cliente por un error de procesos.

Esto quiere decir que la factura y la gua de despacho son fundamentales para la produccin de la empresa, ya
que esto les traer ms utilidad, recursos y beneficios dentro de ellas.

Anexos

Flujo Gua de Despacho

6
Flujo Factura

Enva factura con gua de despacho

Manda a pedir Factura

Respalda

Dejan una copia

Bodega

Empresa

Contabilidad

Venta

Fiscaliza SII

Deja una copia

Respalda

Contabilidad

Produccin

Marketing

Finanzas

Entrega departamento

Devuelve a la empresa

Acepta

Anula

Recepcin cliente

IVA

Registra

Contabilidad

Deja una Copia

Respalda

7
Produccin

Emite Factura

Empresa