Anlisis de Tareas

El anlisis de tareas es una herramienta que ayuda a recoger informacin

relevante sobre un puesto de trabajo para obtener una visin clara y definida de
la naturaleza del mismo Existen modalidades de estos mtodos y es el analista
quien debe elegir el tipo a utilizar en funcin de la situacin.
Es un procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos para
un conocimiento ms exacto sobre sus elementos y caractersticas que le son
esenciales, lo que servir como punto de partida para una serie de acciones
que se habrn de tomar para eliminar desequilibrios entre aspectos de
requerimientos organizacionales y otros de aportaciones a nivel personal. Los
anlisis de tareas hacen posible disear y organizar las tareas apropiadamente
dentro de un sistema. Las funciones a incluir dentro del sistema pueden ser
entonces especificadas con precisin. Si es preciso, se establecen sesiones de
observacin para disponer de una perspectiva apropiada y se acude a los
usuarios cuantas veces sea preciso de manera que Faciliten la ejecucin de
actividades. .

Anlisis y descripcin de puesto Como contribucin del anlisis de tareas

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo no es otro que el
de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un
determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con
xito.

Cmo llevar acabo el anlisis de tareas?

Puede considerarse que el anlisis de tareas se lleva a cabo en dos etapas

bsicas:
1. Especificacin de las tareas bsicas (o etapas) involucradas en la realizacin
de las funciones generales.
2. Determinacin de las caractersticas, requisitos y contexto de las tareas,
colocndolos en una secuencia de orden cronolgico.

Descomposicin de tareas

El objetivo aqu es dividir las tareas de alto nivel en sus subtareas y

operaciones constitutivas. Esto mostrar una estructura global de las
principales tareas de usuario. A un nivel inferior, ser deseable mostrar los
flujos de tareas, procesos de decisin, e incluso las disposiciones en pantalla o
cuadros de control.

El proceso de descomposicin de tareas se representa como un cuadro

estructurado (similar al utilizado en un anlisis jerrquico de tareas). Esto
mostrar la secuencia de actividades mediante su ordenacin de izquierda a
derecha. Para dividir la tarea, se formular la pregunta "cmo se realiza esta
tarea". Si se identifica una tarea a un nivel inferior, ser posible construir la
estructura preguntando "porqu se hace esto".

La descomposicin de tareas se puede llevar a cabo mediante las siguientes

etapas y es un ejemplo prctico de una medida de control que podemos
implementar en cualquier empresa y que debe de formar parte de cualquier
sistema de gestin para la Prevencin y Ejecucin de Tareas:
1. Identificacin de la tarea/operacin/actividad a analizar.
Trataremos de identificar de todas las actividades que realiza la empresa,
aquellas tareas que tienen un contenido propio y significativo y que las
diferencia de las dems. Aqu lo lgico y lo realmente importante, sera poder
identificar el conjunto de todo el trabajo que realiza una empresa (y sus
trabajadores) y que este conjunto supusiera la suma de todas las tareas
identificadas.

Una vez identificada, deberemos de darle un nombre, una referencia (y toda la

trazabilidad posible, pero esto depender de las caractersticas internas de la
empresa y su sistema de gestin) y una descripcin que nos d informacin
clara de en que consiste esa tarea identificada.

En este punto nos interesara tambin, para que pudiera ser operativo, que las
tareas identificadas tengan una amplitud no demasiado extensa, es decir, y por
poner un ejemplo, si la empresa en cuestin se dedica al mantenimiento de
viales y carreteras, no tendra sentido que una tarea identificada tuviera la
amplitud de Mantenimiento de carreteras dado que sera tan extensa que el
grado de concrecin sera algo absurdo. En este caso, podramos identificar
tareas como limpieza de cunetas con maquina desbrozadora, sealizacin
para corte parcial o total de tramos de carretera, retirada de animales
muertos, bacheado provisional con aglomerado en fro,
2. Identificacin de las fases (incluso subfases, dependiendo de la amplitud de la
tarea).
Una vez identificada la tarea, deberemos tratar de dividirla en el mayor nmero
de fases (incluso subfases) posibles, que estas tengan de por si una
caracterstica propia y que la diferencie de cualquier otra fase dentro de la
misma actividad. Por decirlo de alguna forma, las fases se podran entender
como en orden cronolgico, las diferentes cosas que los trabajadores irn
haciendo hasta completar la tarea.

En este apartado, si al tratar de identificar las fases que constituyen la tarea, el

nmero de ellas es elevado, quizs pueda ser porque estamos aglutinando un
trabajo que comprende ms de una tarea. Aqu deberamos parar a pensar si lo
que estamos considerando, podra ser susceptible de desglosarse en ms
tareas y por consiguiente cada una de estas, en su anlisis de correspondiente.

3. Definicin/descripcin de los trabajos que se realizan en cada una de las fases.

O en que consiste lo que se realiza en esa fase (equipos de trabajo, maquinas,
sustancias y o productos qumicos, instalaciones, ). Aqu radica el quiz de la
cuestin, ya que cuanto mejor podamos describir (visualizar) este
apartado, mejor podremos identificar los riesgos que pueden aparecer.

4. Identificacin y valoracin de los riesgos que se presentan en cada fase.

Una vez visualizada cada fase deberemos (del mismo modo hacemos cuando
realizamos una evaluacin de riesgos) identificar los riesgos que aparecen,
pero solo y exclusivamente como consecuencia de los trabajos que se hacen
en la fase que estamos analizando. Debemos de ser capaces de abstraernos
de lo que ocurre en otras fases, eso ya lo analizaremos en la fase en cuestin.

5. Medidas preventivas encaminadas a eliminar/minimizar los riesgos identificados.

Una vez identificados los riesgos, propondremos las medidas preventivas
necesarias (igual que en el punto anterior, abstrayndose a la fase en la que
estemos) para eliminar/minimizar los riesgos.

Estas medidas preventivas, podrn ser en forma de:

normas de actuacin

proteccin colectiva

utilizacin de equipos de proteccin individual

formacin/capacitacin

informacin
6-. Utilizacin para formacin/informacin/refuerzo
Especificar los conocimientos y/o la capacidad previa que debe tener el
operador, para poder ejecutar determinada tarea. Por ejemplo, si para la
preparacin de una declaracin hay necesidad de un elevado nivel de
capacidad o de un trabajo artstico, entonces la avanzada capacidad artstica
puede ser un requisito fundamental y, como tal, constituir una condicin que
deber sealarse.
Por ltimo y aunque no incluido como propio apartado del anlisis de tareas,
sera el aprovechamiento de estos anlisis de tareas para la
informacin/formacin a los trabajadores que deban de realizar estas tareas.
Esta formacin/informacin tanto ser de inicio y de refuerzo, siendo adems
una herramienta importantsima de control activo.

Ni que decir tiene, que la participacin de los trabajadores en este proceso

(realizacin de los anlisis de las tareas) es incuestionable e imprescindible, si
queremos que el resultado final se ajuste a la realidad. Los trabajadores, en
resumidas cuentas, son los que mejor conocen su trabajo, los que ms
experiencia tienen en la ejecucin del mismo y los que en la mayora de las
ocasiones nos alertarn de situaciones que nos podran pasar desapercibidas.

En algunas empresas, este tipo de anlisis de tareas se utilizan todos los das
en las reuniones diarias que tienen los mandos intermedios, encargados o
responsables de equipos, con los trabajadores a su cargo, donde se repasan
las tareas que se van a realizar en ese da junto a estos anlisis
documentados, lo que les permite visualizar, recordar y refrescar la memoria,
ya no tanto en el propio trabajo a realizar, sino en todos los condicionantes que
se puedan dar en forma de los riesgos que ya estn tipificados y las medidas
preventivas que se proponen para su eliminacin o minimizacin. Est claro
que estas prcticas ayudan a las empresas a evitar la improvisacin en muchos
de los trabajos rutinarios en los que esta improvisacin y el exceso de
confianza son a menudo las causas de muchos de los accidentes de trabajo
que se producen.

Herramientas Para el Control y Anlisis de Tareas

Diagramas de flujo de tareas

El anlisis del flujo de tareas documentar los detalles de las tareas

especficas, como los detalles de interacciones entre el usuario y el
sistema actual as como cualquier problema relacionado con los mismos.
Tambin destacarn las reas donde los procesos de tareas no estn bien
entendidos, son llevados a cabo de formas diferentes por distintos
individuos o son inconsistentes con el nivel ms alto de la estructura de
tareas.
Grfico de Gantt

Las tareas y sub-tareas se pueden visualizar en un grfico de Gantt con el

estado, la persona responsable y la cronologa de las mismas. Esto nos da una
idea completa de la evolucin del proyecto en un solo golpe de vista, y ayuda a
identificar los retrasos potenciales o existentes. Una vez que se crea una tarea,
esta puede ser modificada directamente desde la tabla de tareas o desde el
grfico de Gantt. Ponerle fecha lmite, aadir sub-tareas, y cualquier otro
cambio puede ser hecho rpidamente, con notificaciones enviadas
automticamente a todos los involucrados.

CHECK LISTS O LISTA DE VERIFICACIN

Un check list bien diseado es una herramienta fantstica para evitar olvidos y
asegurarse que las cosas se hacen de acuerdo con un procedimiento rutinario
establecido. Una variante es el diseo de formularios adecuados que faciliten la
recogida de los datos que se analizarn posteriormente.
Ficha De Tareas

La ficha Tareas permite crear y administrar las tareas de un proyecto. Muestra

todas las tareas de la programacin en una lista con formato de tabla. Puede usar
las barras de desplazamiento en las partes inferior y derecha de la ficha para
desplazarse de un registro de tarea a otro.

Cundo debera usar esta tcnica?

Es importante conseguir acceso a los usuarios reales para discutir las

tareas presentes o futuras, as como a usuarios representativos. Por lo
tanto el procedimiento se puede extender en una etapa temprana .
Conclusiones

El anlisis de tareas es el "nivel ms bajo" de un anlisis de sistemas; se deriva

de un anlisis de misiones y del anlisis relacionado de funciones y, en esa
forma, proporciona el nivel final de detalles que se requiere para determinar
"todas las cosas que deben hacerse" para la solucin de los. problemas.
El anlisis de tareas se divide en dos partes, la relativa a determinar y ordenar
las etapas que deben seguirse (lista de tareas) y la que especifica las
caractersticas ms sobresalientes y los requisitos para una buena ejecucin de
las tareas (descripcin de las tareas). En conjunto, esas dos partes constituyen
un anlisis de tareas que indica qu unidades de ejecucin deben efectuarse y
los requisitos de ejecucin afines con cada tarea. Con frecuencia, la lista de
tareas, junto con sus requisitos de ejecucin, sern suficientes para el anlisis
de tareas.
El formato para efectuar y sealar los resultados de un anlisis de tareas no es
inflexible ni determinado. Dicho formato debe disearse (o elegirse) para
asegurar que se le proporcionen al planificador de sistemas los datos
pertinentes para tomar las decisiones de planificacin. Es de vital importancia
que cualquier formato utilizado proporcione datos sobre la naturaleza de las
tareas y los requisitos de ejecucin (las especificaciones) para completar
satisfactoriamente cada tarea. Las diferencias entre el anlisis de misiones, el
de funciones y el de tareas, es de grado, no de tipo.
El anlisis de tareas se realiza bsicamente en la misma forma que el anlisis
de misiones y el de funciones; se trata de identificar y difundir los elementos
que se requieren para realizar algo. Sin embargo, el anlisis de tareas obtiene
y proporciona una informacin ms detallada de las ejecuciones, ya que, en
general, con ello nos dar la informacin y la estructura bsica para el diseo
verdadero, la implantacin, comprobacin y evaluacin del plan educativo,
cuando se ponga en prctica.
Anlisis de tareas, de funciones, de misiones, y sus relaciones. Los tres
elementos del anlisis sistemtico que hemos visto hasta ahora, se ocupan de
determinar "lo que" debe hacerse para alcanzar, de manera eficaz y eficiente,
la satisfaccin de las necesidades identificadas y seleccionadas. El anlisis se
lleva a cabo por capas o niveles, para determinar todos los requisitos para una
buena solucin de los problemas, mediante la identificacin de todos los
aspectos problemticos y el establecimiento de especificaciones para la
solucin del problema de que se trate