Speaking on the Telephone

Vocabulary

bad line
mala seal

caller
interlocutor

collect call
cobro revertido

directory
gua telefnica

directory enquiry
informacin telefnica

switchboard operator
telefonista

Verbs

to call/ring back
volver a llamar

to cut off
cortar

to dial
marcar

to hang up
colgar
 to hold [on]
esperar

to pick up
descolgar

to put through
pasar la llamada

to transfer call
pasar / conectar la llamada
 Useful Phrases

Answering the telephone

Good morning/Good afternoon, Susan [your name] speaking.
(Buenos das/Buenas tardes. Le habla Susan [su nombre].)
XY Company [Company name], this is Susan [your name] speaking,
how can I help you? ([Nombre de empresa], mi nombre es [su
nombre], cmo le puedo ayudar?)

Asking to speak with someone

May I/Could I speak with Mrs. Swanson please. (Podra hablar con
la Sra. Swanson, por favor?)
Id like to speak with Mrs. Swanson, please. (Me gustara hablar con
la Sra. Swanson, por favor.)
Im trying to contact Mrs. Swanson. (Estoy intentando contactar con
la Sra. Swanson.)

Asking for callers name

May I get your name, please? (Podra darme su nombre, por
favor?)
May I say whos calling? (Puedo decirle quin est llamando?)
With whom am I speaking? (Con quin hablo por favor?)
Whos calling, please? (Quin llama, por favor?)

Explaining the reason were calling

Im calling to ask about (Llamo referente)
Im calling in regards to (Estoy llamando en cuanto a)
Im phoning to tell you about (Estoy llamando para explicarle)

Asking to wait
Can you please hold a moment? (Puede esperar un momento, por
favor?)
One moment, please. (Un momento, por favor.)
Hold the line, please. (Mantngase en lnea, por favor.)
Please hold. (Espere por favor.)

Transferring a call
Thank you for holding. (Gracias por esperar.)
Ill transfer you now. (Ahora le paso.)
Ill put you through now. (Ahora le paso.)
Ill connect you now. (Ahora le conecto.)
Im sorry, but he/she is not available right now. (Lo siento, pero no
 est disponible ahora.)
Im sorry, his/her line is busy. (Lo siento, pero su lnea est
ocupada.)
He/she is in a meeting at the moment. (Est en una reunin en este
momento.)
Could you call back later? (Podra volver a llamar ms tarde?)

When we dont understand or cant hear

Im sorry, I dont understand. Could you repeat that, please? (Lo
siento, no he entendido. Me lo podra repetir, por favor?)
Im sorry, I cant hear you very well. Could you speak up a little,
please? (Lo siento, no le oigo bien. Podra hablar ms fuerte, por
favor?)
Could you spell that, please? (Me lo podra deletrear, por favor?)

Messages
Would you like to leave a message? (Quiere dejar un mensaje?)
May I leave a message, please? (Puedo dejar un mensaje por
favor?)
Could you give him/her a message? (Puede darle un mensaje?)
Could you tell him/her that I called? (Podra decirle que he
llamado?)
Could you ask him/her to call me back, please? (Podra pedirle que
me llame, por favor?)
Whats your name, please? (Cmo se llama, por favor?)
Whats your number, please? (Cul es su nmero de telfono de
contacto, por favor?)
When is a good time to call back? (Cundo es un buen momento
para volver a llamar?)

Ending a call
Thank you very much for your help. (Gracias por su ayuda.)
Thanks for the information. (Gracias por la informacin.)
Thank you for calling/your call. (Gracias por su llamada.)
Good-bye/Bye. (Adis)
Take care. (Tenga cuidado.)
Have a nice day! (Que le vaya bien!/Que tenga un buen da!)
 Dialogue

Conversation 1
Receptionist:
Good morning, XY Company, Susan speaking. How can I help you?
Buenos das, Compaa XY, le habla Susan. Cmo puedo ayudarle?

Mr. Smith:
Hello, my name is Mr. Smith and Im calling for the Purchasing
Department please.
Hola, mi nombre es Sr. Smith y llamo para hablar con el
Departamento de Compras por favor.

Receptionist:
Okay, which company do you represent?
Vale, a qu empresa representa Ud.?

Mr. Smith:
Smith Office Materials.
Materiales de Oficina Smith.

Receptionist:
I will transfer you now.
Le transfiero ahora.

Mr. Smith:
Thank you.
Gracias.

Sarah:
Purchasing Department, this is Sarah speaking.
Departamento de Compras, le habla Sarah.

Mr. Smith:
Hello Sarah. My name is Mr. Smith and I am calling from Smith
Office Materials. You have ordered materials from us in the past.
Buenos das, Sarah. Mi nombre es Sr. Smith y llamo de Materiales
de Oficina Smith. Uds. han comprado materiales nuestros en el
pasado.

Sarah:
Yes, of course. Im familiar with the company.
S, claro, les conozco.
 Mr. Smith:
We have just printed our new catalog of office materials and I would
like to make an appointment to show it to you and tell you about
some of our new products.
Acabamos de editar un nuevo catlogo con nuestro material de
oficina y quisiera programar una visita con Uds. para ensearselo y
comentarles sobre algunos de nuestros nuevos productos.

Sarah:
Okay, lets see. Can you come on September 15th at 9:00am?
Bien, vamos a ver. Puede venir el 15 de septiembre a las 9:00 de
la maana?

Mr. Smith:
Yes, thatd be great. Ill see you on the 15th then.
S, estara muy bien. Les veo el da 15 entonces.

Sarah:
Okay, great. See you then.
De acuerdo, muy bien. Hasta entonces.

Conversation 2

Receptionist:
Good morning, XY Company, Susan speaking. How can I help you?
Buenos das, Compaa XY, le habla Susan. Cmo puedo ayudarle?

Mr. Jones:
Hello, my name is Mr. Jones from Jones Computer Service and Im
calling for Mr. Kendall please.
Hola, me llamo Sr. Jones, de Servicios Informticos Jones y llamo
para hablar con el Sr. Kendall por favor.

Receptionist:
One moment, please.
Un momento, por favor.

Receptionist:
Im sorry. His line is busy right now. Would you like to leave a
message?
Lo siento. Su lnea est ocupada ahora mismo. Quiere dejar un
mensaje?

Mr. Jones:
Yes, please tell him that Mr. Jones called and to call me back when
its convenient.
 S, por favor, digale que ha llamado el Sr. Jones y que me llame
cuando le sea ms conveniente/posible.

Receptionist:
Can I get your phone number, please?
Puede decirme su nmero de telfono, por favor?

Mr. Jones:
Yes, it is 888-564-7781.
S, es 888-564-7781.

Receptionist:
Okay, thank you. Ill give him the message.
Muy bien, gracias. Le dar el mensaje.

Mr. Jones:
Thank you. Good-bye.
Gracias. Adis.

Receptionist:
Have a nice day!
Que tenga un buen da!
Speaking on the Telephone
Saludos
Cada llamada debe empezar con una forma de saludo: Hi, how've
you been? (Hola qu tal?) o Nice to hear from you (Es agradable
recibir sus noticias!). Aunque el propsito de la llamada sean los
negocios, es de mala educacin hablar directamente del tema; es
aconsejable empezar la conversacin hablando sobre cosas menos
trascendentes.

Ir al grano
Pero siempre llega un momento en el que hay que ir al grano y dirigir
la conversacin hacia el verdadero motivo de la llamada. Para ello
puedes recurrir a: I'm just calling to... e introducir el tema. Por
ejemplo: I'm just calling to see if you'd like to set up a meeting (slo
llamaba para ver si Ud. quera que nos reuniramos). Si por el
contrario, eres t quien quiere saber por qu esa persona te ha
llamado, pregunta: So what can I do for you? (qu puedo hacer por
Ud.?

Interrumpir sin insultar

Si sucede que la persona al otro lado de la lnea es muy habladora,
puede que te resulte difcil get a word in edgewise, poder participar
en la conversacin. Si alguien habla por los codos y quieres
interrumpirle, hazlo de forma educada. En ingls puedes empezar
diciendo: I would like to say something here, if I may (me
gustara decir algo, si me permite) o Allow me to make a point
(djeme que le diga algo). Tambin puedes optar por algo ms directo
como: May I interrupt you for a second? (puedo interumpirle un
momento?)

Confirmar la accin
Si haces planes por telfono, asegrate de confirmar los detalles
importantes al final de la llamada. Empieza con frases como: Please
let me confirm... o bien So, let me make sure I've got things
straight... y vuelve a repetir la informacin tal y como t la has
entendido.

Conclusin
A veces, la parte ms delicada de una conversacin telefnica es
precisamente cmo terminarla. Es el momento de decir cosas como:
good luck on that interview (buena suerte en la entrevista) o hope
you feel better soon (espero que se mejore pronto) si es apropiado. Si
quieres confirmar una cita: I'll see you on Friday, then (entonces
hasta el viernes). Tambin puedes terminar diciendo que te ha
gustado mucho poder hablar con l/ella. Hay otras formas ms sutiles
de terminar una conversacin; si empiezas una frase con la palabra
well, indicas que ests listo/a para acabar la conversacin: Well
John, it's been a pleasure talking to you.
Llamadas telefnicas en el trabajo

Empezar una llamada telefnica - saludos

"Good morning (afternoon, evening), British Airways. Can I
help you?"

"Good morning, British Airways. This is John speaking. How

can I help you?"

Tomar una accin

La respuesta tpica despus del saludo puede ser:
"My name is Jack Jones from London PC Services. Could you
put me through to extension 321, please?"

"My name is Jack Jones from London PC Services. I'd like to

speak to Jean Langdon in Sales, please?"

Tu contestas:
"Certainly, Mr Jones. I'll just put you through."

o,
"Of course, Mr Jones. I'll just see if she's available. Please, hold
the line."

Si la persona que recibe la llamada tambin es de habla inglesa, al

contestar el telfono t dices:
"Mrs Langdon? I've got a Mr Jack Jones on the line for you
from London PC Services. Will you take the call?"

"Yes, please put him though."

"Mr Jones? Thank you for holding. I'm just putting you through
to Mrs Langdon."
Si la persona que llama no dice su nombre, tu dices:
"May I have your name, please?"

Es protocolo conocido de emplear la palabra "caller" si desconoces

el nombre:
"Hello, caller. Could I have your name, please?"

Puedes emplear los trminos muy formales, "madam" o "sir" si

piensas que el perfil de la empresa corresponde:
"Excuse me, sir. Could you tell me your name, please?"

"Yes, it's Jack Jones."

"Thank you."

"And where are you calling from, Mr Jones?"

"I'm calling from London PC Services in the UK."

Si no entiendes algo que ha dicho, puedes decir:

"Sorry, I didn't quite catch that. Could you say your name again,
please?"

Y si sigues sin entender:

"I'm so sorry. The line is very bad this end. Could I ask you to
repeat your name, please?"

Muy til es de pedir que deletree un nombre anglo sajn de una

fontica compleja:
"Could I ask you to spell your surname for me, please?"

Si la ortografa es imprescindible o para que sepas escribir una

palabra incomprensible verbalmente, puedes utilizar el cdigo
fontico reconocido en todos los pases anglo sajones y as evitas
errores.
"Yes. That's: J - O - N - E - S."

"So that's: J Juliet, O Oscar, N November, E Echo, S Sierra. Is

that correct?"
"That's correct."

Si Mrs Langdon no est disponible, tu comunicas a Mr Jones la

razn que sea:
"I'm afraid Mrs Langdon is unavailable at the moment..."

"I'm afraid Mrs Langdon is in a meeting until 2 o'clock..."

"I'm afraid Mrs Langdon isn't in the office this morning..."

"I'm sorry but Mrs Langdon is away on business until

Thursday..."

Y luego la accin que propones:

"Could I ask you to call back later?"

"Would you like to leave a message? I'll make sure she gets it
as soon as she comes in"

"Would you like to leave a message? I'll forward it to her by

email straight away?"

"Would you like her mobile phone number?" (Am. Eng.

"cellphone number")

"Is there anyone else you would like to speak to?"

"If you'd like to give me your number, I'll ask her to call you
back."

Decir el nmero de telfono

En los pases de habla inglesa, los nmeros telefnicos se suelen
decir uno a uno o utilizando la palabra "double":
"Yes, thank you. My number is: seven, six, eight, double seven,
one, two, double two" (768 77 12 22)

"The country code for the UK is double four. The area code is 0,
three, five, nine." (Am. Eng. 0 se dice: zero)
Terminar la llamada telefnica
Cuando la persona que llama no la puedas pasar y cuando ya tenga
la informacin que necesite, puedes emplear una frase para indicar
de una manera corts que la llamada ha terminado:
"Is there anything else I can help you with, Mr Jones?"

"No, that's all, thank you. Thank you very much, you've been
very helpful."

"Thank you for calling, Mr Jones. Good bye."

"Thank you for calling British Airways. Have a nice day!"

Notas
*Una persona que se identifica por telfono puede decir: "My name
is...", "This is...", "It's...", pero nunca: "I'm...".

**(Nota: Br. Eng. "speak to", Am. Eng. "speak with".)

***Si la persona que llama es mujer y no se presenta como "Mrs" ni

"Miss", ej. "It's Mary Smith here", emplea el tratamiento Ms (siendo
una alternativa neutra de Miss y Mrs):
"Yes, Ms Smith. I'll just put you through."

En otros casos emplea el tratamiento dado.

"Yes, Miss Smith. I'll just put you through."

"Yes, Mrs Smith. I'll just put you through."

Alfabeto internacional fontico para deletrear
en ingls

A ALPHA H HOTEL O OSCAR U UNIFORM

B BETA I INDIA P PAPA V VICTOR

C CHARLIE J JULIET Q QUEBEC W WHISKY

D DELTA K KILO R ROMEO X X-RAY

E ECHO L LIMA S SIERRA Y YANKEE

F FOXTROT M MIKE T TANGO Z ZULU

G GOLF N NOVEMBER