Access Desde Cero PDF

Access Cero
desde
Access
Las bases de datos son muy importantes en mbitos
profesionales y hogareos. Este libro explica cmo trabajar
con Access sin la necesidad de tener conocimientos
previos. Sea capaz de crear y administrar la informacin
de una base de datos, y convirtase en un profesional de esta compleja tarea!
Cero
Dentro del libro encontrar
desde
Qu son las bases de datos? | Las tablas | Crear tablas | Tipos de datos | Panel
Sobre la coleccin de exploracin | Hoja de datos | Crear listas predeterminadas | Organizar datos |
Tipos de datos y sus propiedades | Validar datos | Evitar duplicaciones de datos | Manejo
Aprendizaje prctico, divertido,
Access
rpido y sencillo de datos | Filtros | Recopilar datos va e-mail | Relaciones entre tablas | Clave principal |
Relacionar datos | Trabajar con relaciones | Formularios | Informes y etiquetas |
Lenguaje simple y llano para
una comprensin garantizada Consultas de seleccin
Consejos de los expertos para

evitar problemas comunes
Access from scratch Domine la herramienta ms til y
Guas visuales y procedimientos Databases are very important both in corporate and home environments. This book explains
paso a paso how to work with Access 2007 without the need for prior knowledge. Be able to create and confiable para bases de datos
manage information in a database, and become an expert in this complex task!
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misma coleccin
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Servicio de atencin al lector usershop@redusers.com
con la interfaz
El contenido
de esta obra Creacin y mantenimiento
form parte del de bases de datos
libro Access.
Bsqueda, ordenamiento y filtros
Generacin sencilla de reportes
Y mucho ms!
express access.indd 1 14/01/2011 15:20:17

En este libro encontraremos las
principales tcnicas y herramien-
tas utilizadas por los hackers, ex-
plicadas en un lenguaje didctico
y sencillo. En sus pginas apren-
deremos todo sobre las amenazas
ms frecuentes y sobre como
defendernos ante los ataques.
>> SEGURIDAD / HOME

>> 192 PGINAS
>> ISBN 978-987-1773-03-9
LIBRO Access Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RT - Feb 10.indd 1 17/01/2011 16:27:10
Access_Cap1_011_030_corregido.qxp 12/01/2011 01:48 p.m. Pgina 11
Captulo 1
Bienvenidos
a Access 2007
Logremos conocer la utilidad de las bases

de datos y cmo crearlas, as como tambin,
familiarizarnos con el entorno del programa.
1.Bienvenidos a Access 2007
Bienvenidos
a Access 2007
En este primer captulo, brindaremos la informa-
cin necesaria para adentrarnos en el mundo de
Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa
y a relacionarnos con la interfaz, adems de crear,
guardar y abrir bases de datos. Conoceremos los
beneficios del programa y nos centraremos en la
identificacin de cada elemento que compone el Para lograr su correcta y dinmica organizacin, dis-
entorno de Access, con el fin de facilitar la realiza- ponemos de una de las herramientas ms potentes
cin de las tareas posteriores. para su manejo: Access 2007. Este programa permite
gestionar datos mediante bases de datos (estructura
Qu son las bases donde se guarda la informacin de manera organi-
zada), de forma gil y completa.
de datos?
Una base de datos se define como una coleccin
Las actividades productivas o de servicios requieren de datos organizados sistemticamente en formato
de un volumen de informacin considerable para de tablas (Figura 2). stas nos permiten generar
desarrollarse efectivamente, por lo tanto, necesitan nueva informacin a partir de dichos datos y a travs
que sta se encuentre perfectamente organizada de diversos procesos, haciendo uso de campos
con relacin a la actividad que se desea desarrollar (columnas) y registros (filas).
(Figura 1). Por ende, disponer de informacin rele-
vante, en forma rpida y sencilla, es imprescindible Una base de datos puede contener infinitas tablas,
para tomar decisiones acertadas. sin embargo, es conveniente que definamos
FIGURA 1. Organizar la informacin es un proceso que determina la estructura de una base de datos.
12
C o n o c e r e l p ro g r a m a
Disponer de informacin importantes de una base de datos, gran parte de

nuestro trabajo se centrar en su apropiada cons-
relevante, en forma truccin y posterior mantenimiento.
rpida y sencilla,
es imprescindible para
tomar decisiones acertadas Conocer
previamente su estructura, para no generar datos el programa
duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar
lpiz y papel, y realizar un breve esquema de las Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema
actividades que deseamos registrar, teniendo operativo Windows y viene incluido dentro del pa-
en cuenta la forma de distribucin de la informacin quete Microsoft Office, de manera que debemos
en tablas. Debido a que stas son los elementos ms tener este sistema instalado en nuestro equipo.
FIGURA 2.
Las tablas disponen
los datos en campos
y registros. Los campos
son las columnas
y los registros las filas.
IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA

La distribucin correcta de la informacin en tablas es muy importante para su adecuado
registro. Tener clara una estructura desde el inicio nos evitar perder tiempo y trabajo, ele-
mentos valiosos a la hora de buscar o de generar la informacin que necesitamos.
13
Para iniciar el programa, podemos desplegar las op- creacin de una base de datos en blanco (Figura 4).
ciones del men Inicio o tambin utilizar el icono En este punto, el panel izquierdo de la pantalla nos
identificativo del programa situado en el Escritorio permite seleccionar una determinada categora de
de Windows (Figura 3). plantillas, que se mostrarn en el centro de la venta-
na representadas por un icono ilustrativo correspon-
A continuacin, nos encontramos con la pantalla diente con el tema de cada categora.
de bienvenida, que nos permite elegir la forma de
empezar a trabajar: desde una plantilla o con la LA INTERFAZ
La interfaz de Access posee elementos para manipular
la ventana del programa, independientemente del
contenido de sus bases de datos. La versin 2007 in-
corpora un diseo de entorno dinmico para la reali-
zacin de todas las tareas (Gua visual 1 y Figura 5).
Para comenzar, veamos la barra de ttulo, que

muestra el nombre de la base de datos en la cual
estamos trabajando y el nombre del programa.
Adems, posee los botones Minimizar, Maximizar
FIGURA 3. Para iniciar el programa, debemos y Cerrar, as como tambin la barra de acceso
hacer doble clic sobre este icono del escritorio. rpido y el botn de Office.
FIGURA 4.
Cada categora representa
diferentes plantillas.
Una vez que conozcamos
cmo crear bases
de datos, veremos
cmo trabajar con ellas.
14
GUA VISUAL /1
Panel de Exploracin
2 3 4 5
6
1
1 Botn de Office: permite acceder a funciones principales para el manejo de archivos.

2 Barra de acceso rpido: botones personalizados, para el acceso a funciones del programa.
3 Nombre de la base de datos que estamos utilizando.
4 Minimizar: lleva la ventana a su tamao mnimo y la sita sobre la barra de tareas.
5 Maximizar/Restaurar: permite que la ventana ocupe toda la pantalla. Cuando sta se encuentra
maximizada, el botn se llama Restaurar y permite llevar la ventana al ltimo tamao establecido.
6 Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a l debemos ingresar nuevamen-
te, ya sea a travs del acceso directo o del men inicio.
7 Cinta de Opciones: grupo de pestaas con acceso a las diferentes funciones del programa.
FIGURA 5.
A la derecha del men,
se muestra la lista
de archivos abiertos
recientemente.
Bastar con hacer clic
sobre el deseado
para que ste se abra.
15
Botn de Office Nuevo: abre la pantalla de bienvenida para que

El Botn de Office se diferencia del resto debi- elijamos si crearemos una nueva base de datos
do a que se encuentra en la esquina superior en blanco o basada en una plantilla.
izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de Abrir: permite visualizar bases de datos existentes.
Microsoft Office. Al hacer clic sobre este botn, Guardar: guarda los cambios realizados en la
se despliega la lista de funciones bsicas para base de datos, como la creacin de nuevos objetos.
el trabajo con archivos de bases de datos, que Guardar como: posibilita guardar la base de datos
detallamos a continuacin. actual con otro nombre o extensin.
FIGURA 6.
El comando Guardar como
permite guardar tanto
objetos como la base
de datos completa.
PLANTILLAS PROFESIONALES
La versin 2007 del paquete Microsoft Office incluye galeras de plantillas con caractersticas
profesionales, que le permiten al usuario lograr excelentes resultados con mayor facilidad.
Es posible obtener bases de datos tiles y dinmicas para el registro de actividades.
16
El Botn de Office
se diferencia del resto
debido a que se encuentra
en la esquina superior
izquierda de la ventana
Posee diferentes opciones que permiten hacer la A la derecha de los comandos Guardar como
base de datos actual compatible con versiones (Figura 6), Imprimir, Administrar y publicar,
anteriores de Microsoft Access. notamos una flecha que indica que stos poseen un
Imprimir: mediante sus opciones, posibilita conjunto de opciones relacionadas en su interior. Para
imprimir rpidamente los elementos existentes en visualizarlas, debemos situar el cursor del mouse sobre
la base de datos, realizar configuraciones previas la flecha, y se mostrar una lista que presentar las
a la impresin y visualizar los elementos de la opciones correspondientes al comando elegido.
manera en que sern impresos.
Administrar: las opciones de este comando El botn Opciones de Access posibilita realizar
permiten, entre otras cosas, realizar una copia de configuraciones sobre la base de datos. En este punto,
seguridad de la base de datos. Esto evitar la podemos utilizarlo para modificar la configuracin
prdida accidental de los datos almacenados. de colores del entorno del programa. Al pulsar este
Correo electrnico: abre un cuadro donde botn, se abre el cuadro de dilogo Opciones de
debemos elegir el formato a travs del cual se Access, el cual posee diferentes categoras situadas
enviarn los datos por correo electrnico. Luego, sobre la izquierda del cuadro.
se abrir el programa para gestionar el correo que
tengamos instalado y configurado en nuestra PC. Dentro de Ms frecuentes, podemos encontrar
Cerrar bases de datos: cierra la base de datos Combinacin de colores que, a su vez, posee tres
actual sin cerrar el programa. opciones: Azul, Plata y Negro (Figura 7).
CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO

Al presionar la tecla Alt, aparecer una letra junto al nombre de cada pestaa. Presionamos
la letra que se corresponda con la cinta deseada, y al ingresar en una cinta, se mostrarn los
caracteres correspondientes a cada comando, identificados tambin con una letra o nmero.
17
FIGURA 7.
Luego de elegir
la combinacin deseada,
debemos pulsar el botn
Aceptar, y el entorno
del programa se adaptar
a la combinacin elegida.
Debido a que la explicacin de cada opcin del cuadro Cuando seleccionamos un elemento de este men, el
Opciones de Access es muy extensa, nos remitire- botn correspondiente se muestra en la barra de ttu-
mos a explicar las necesarias en cada caso particular. lo. Al pulsarlo, se ejecuta la accin que tiene asociada,
y se agiliza el proceso de bsqueda de una opcin. La
Barra de acceso rpido lista cuenta con las siguientes opciones:
Una de las innovaciones de la versin 2007 de
Microsoft Access es la inclusin de una pequea Nuevo: crea una nueva base de datos en blanco.
barra situada en la parte superior de la ventana, que Abrir: abre bases de datos existentes y nos
permite acceder rpidamente a diferentes funciones posibilita editar su contenido.
del programa. En ella se encuentran pequeos boto- Guardar: almacena los cambios realizados en la
nes para ejecutar, de forma inmediata, algunos de base de datos cada vez que lo pulsamos.
los comandos ms habituales, como Guardar, Correo electrnico: permite enviar el contenido
Abrir, Imprimir, etctera (Figura 8). de la base de datos va e-mail (correo electrnico)
COMANDOS BSICOS
Es importante que practiquemos el uso de los comandos bsicos luego de adquirir cono-
cimientos iniciales sobre la creacin de tablas o manipulacin de datos. Si bien no es obli-
gatorio, nos ayudar en el proceso de aprendizaje.
18
FIGURA 8.
A travs del botn
Personalizar barra
de acceso rpido,
podemos activar/
desactivar los botones
que deseamos que
se muestren/oculten
en la barra.
hacia uno o varios destinatarios y elegir el Modo: permite alternar entre las diferentes vistas
formato de los datos. de los elementos de la base de datos.
Impresin rpida: imprime, rpidamente, todos Actualizar todo: sincroniza los datos entre los
los elementos de la base de datos. elementos de la base de datos.
Vista Preliminar: posibilita visualizar los datos Ms comandos: posibilita incluir comandos que no
tal como se vern impresos. se muestran de forma predeterminada (Figura 9).
Revisin ortogrfica: revisa la ortografa y Mostrar debajo de la cinta de opciones:
gramtica de los datos y nos ayuda, as, con la permite elegir la ubicacin de la barra de acceso
correccin de posibles errores. rpido (debajo o encima de la cinta de opciones).
Deshacer y Rehacer: con Deshacer, anulamos Minimizar la cinta de opciones: nos brinda
acciones llevadas a cabo y, con Rehacer, pode- la posiblidad de mostrar/ocultar la cinta de
mos realizarlas nuevamente. opciones de la aplicacin.
FIGURA 9.
Al ingresar en la opcin
Ms Comandos, podemos
seleccionar el comando
deseado y pulsar el botn
Agregar para que
se muestre en la barra
de acceso rpido.
19
Cinta de opciones
Otra de las grandes innovaciones de la versin 2007
es la Cinta de opciones, ya que agrupa los coman-
dos por medio de diferentes fichas, para lograr una
mayor dinmica en la utilizacin del programa.
De forma predeterminada, se muestran las cuatro

fichas: Inicio, Crear, Datos externos y Herra-
mientas de base de datos. Sin embargo, depen- Datos externos: desde esta ficha, accedemos a
diendo de la tarea que estemos realizando, pueden la importacin o exportacin de datos.
aparecer ms. La agrupacin de comandos est Herramientas de base de datos: contiene
basada en el orden lgico de las tareas por realizar. herramientas de mantenimiento para la base de
Las principales funciones de las fichas son: datos, as como tambin la opcin de cifrar el
archivo mediante contraseas.
Inicio: posee todos los comandos que permiten
trabajar con el formato de los datos, por ejemplo, Es posible minimizar la Cinta de Opciones con el
fuente, tamao y color, entre otras. comando Minimizar la Cinta de Opciones del
Crear: contiene opciones para crear todos los botn Personalizar barra de acceso rpido.
objetos disponibles en una base de datos (tablas, De esta misma forma, hacemos clic en el nombre
consultas, formularios, informes, etctera). de cada ficha para ver sus opciones (Figura 10).
FIGURA 10. Cada ficha muestra los comandos agrupados en apartados. La ficha Crear posee
los apartados: tablas, formularios, informes, y otros.
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

Otra forma de minimizar la cinta de opciones es hacer doble clic sobre el nombre de la ficha
activa o presionar la combinacin de teclas CTRL+F1. Al pulsar sobre el nombre de cada ficha,
se mostrarn sus opciones, pero luego de utilizar un comando, la cinta se minimizar.
20
Barra de estado La lista de opciones que se muestran al hacer clic

La barra de estado se encuentra en la parte inferior con el botn derecho del mouse sobre un elemento
de la ventana y nos muestra informacin acerca de se denomina Men contextual. Las diferentes op-
la base de datos en la cual estamos trabajando. ciones que pueden aparecer en este men dependen
Cuando no se encuentra ningn objeto abierto, so- del lugar de la ventana en el cual hicimos el clic.
lo muestra la palabra Preparado. Su contenido vara
dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo, Por ejemplo, si comparamos el men contextual
cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista de la barra de acceso rpido con el men contex-
en la cual estamos trabajando (Figura 11). tual de la barra de estado, ambos presentarn
opciones diferentes. Sin embargo, tambin es posible
ocultar la barra de estado para que no se muestre
en la base de datos. Para ello, debemos desplegar
las opciones del Botn de Office, pulsar el botn
Opciones de Access, ingresar en la categora
Base de datos actual, desactivar la casilla
FIGURA 11. Se muestran cuatro botones, Mostrar barra de estado y pulsar el botn
que permiten alternar entre las distintas Aceptar. De este modo, no se ver la barra de es-
formas de visualizar la tabla. tado en ninguna base de datos, hasta que se active
la casilla anteriormente mencionada.
La barra de estado tambin muestra si tenemos
activado el Bloq.Mays o si est encendido el CREAR UNA BASE DE DATOS
teclado numrico. Por otra parte, para configu- Para crear una base de datos nueva, debemos utilizar
rar las opciones que deseamos visualizar en esta la opcin Base de datos en blanco, situada en
barra, basta con hacer clic con el botn derecho la categora Destacados. Al pulsar este botn,
del mouse sobre un lugar vaco de sta, y activar Access permite realizar una base de datos desde
las opciones deseadas del men emergente. cero (Paso a paso 1), es decir, que no posee
Cuando las opciones no estn precedidas por una contenido predeterminado (a diferencia de las
tilde, significa que estn desactivadas. plantillas que s lo poseen).
RECOPILACIN DE DATOS
Microsoft Access 2007 permite crear o actualizar la informacin de una base de datos, con
datos recopilados de correos electrnicos. Cuando la informacin llega, se dirige automti-
camente al elemento de la base de datos que corresponda y evita, as, el proceso manual.
21
PASO A PASO /1
Crear bases de datos en blanco
Haga clic sobre la opcin Base de datos en blanco situada en la pantalla de bienvenida.
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo.
No pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.
22
PASO A PASO /1 (cont.)
Pulse el botn que se encuentra junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin
de la base de datos, ya sea en el disco duro de la PC o en algn medio de almacenamiento
transportable como, por ejemplo, un pendrive.
Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre asignado.
23
Luego de realizar los pasos anteriores, se generar base de datos con un contenido predeterminado,
una tabla vaca en la nueva base de datos, la cual dependiendo de la plantilla elegida (Paso a paso 2).
cerraremos por el momento, con el botn Cerrar, Es decir, cada una de ellas tiene los diferentes ele-
situado en la esquina superior derecha de la pestaa mentos de una base de datos (tablas, consultas,
de la tabla. Si bien no es obligatorio cerrar esta formularios o informes) enfocados en la tarea que
tabla creada automticamente, recomendamos gestionar. Las plantillas disponibles son:
hacerlo hasta que adquiramos otros conocimien-
tos, como por ejemplo, la creacin de tablas de Activos: permite registrar detalles de los activos
forma personalizada (Figura 12). (como la fecha de adquisicin) a travs de tablas,
informes y formularios creados automticamente.
Otra forma de crear una base de datos es a travs de Contactos: posee opciones para registrar datos
las plantillas situadas en la pantalla de bienvenida. personales, incluyendo imgenes.
Al pulsar sobre una de ellas, se crear una nueva Problemas: es ideal para el registro de problemas,
ya que permite redactar cul es, su prioridad y quin
es la persona asignada, entre otras especificaciones.
Eventos: posibilita registrar fechas de reuniones,
direcciones o una imagen por cada evento.
Proyectos de marketing: permite resgistrar la
entrega de proyectos de marketing.
Proyectos: registra presupuestos de proyectos.
Canalizacin de ventas: posibilita realizar un
seguimiento apropiado de las ventas.
Tareas: permite listar las tareas pendientes,
incluyendo a la persona encargada, la fecha de
comienzo y la de finalizacin.
FIGURA 12. Cada elemento de una base Alumnos: una plantilla ideal para gestiones educa-
de datos se sita en una pestaa diferente tivas, ya que posibilita registrar datos de alumnos.
y es posible cerrarlos de forma independiente. Facultad: permite registrar datos de profesores.
LICENCIA DEL SOFTWARE

Es importante conocer las condiciones legales del programa. Para ello, ingresamos a
Botn de Office/Opciones de Access/Recursos/Acerca de/Ver trminos de licencia para
software de Microsoft. Tambin podemos acceder a ellas en www.microsoft.com.
24
PASO A PASO /2
Crear bases de datos con plantillas
Haga clic sobre la plantilla que desee utilizar en la pantalla de bienvenida,

correspondiente a la categora Destacados.
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo.
Access completar, en forma automtica, este espacio con un nombre predeterminado,
el cual puede cambiar libremente.
25
Pulse el botn situado junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin de la base de datos.
Para terminar, haga un clic sobre el botn Descargar, ubicado al lado del botn Cancelar.
26
Mediante el botn Descargar, nos conectamos con ABRIR BASES DE DATOS

Office Online para descargar la plantilla selecciona- Hasta el momento, hemos visto cmo crear nuevas ba-
da en nuestra PC. Este procedimiento requiere cone- ses de datos. Sin embargo, Access tambin permite vi-
xin a Internet, y el tiempo que demore depender de sualizar bases de datos existentes. Para ello, debemos
la velocidad de la conexin. Sin embargo, podemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos:
utilizar plantillas locales, es decir, creadas automti- Al pulsar el botn Ms, situado en la Pantalla de
camente al instalar Microsoft Access en nuestra PC. bienvenida sobre el panel derecho.
Con el botn Abrir, de la barra de acceso rpido.
Para emplearlas, debemos seleccionar la categora Al pulsar la combinacin de teclas CTRL+A
Plantillas locales, donde el botn Descargar Con un doble clic sobre la base de datos en el
se reemplaza por el botn Crear, ya que no ser ne- lugar donde se encuentre guardada.
cesario descargar la plantilla de Internet porque se Si utilizamos cualquiera de los procedimientos ante-
encuentra instalada en la PC. Por lo tanto, para usar riormente nombrados, se mostrar el cuadro de di-
plantillas locales, no necesitaremos conexin. logo que podemos ver en la Figura 13.
FIGURA 13.
Para abrir una base
de datos, debemos
seleccionar la carpeta
que la contiene, hacer clic
sobre el archivo deseado
y pulsar el botn Abrir.
TRABAJO CON PLANTILLAS

Para utilizar algunas plantillas, debemos disponer de conexin a Internet para descargarlas.
Recomendamos emplearlas luego de adquirir ms conocimientos sobre bases de datos, ya
que, a medida que avancemos en la lectura, se comprendern nuevos y diferentes trminos.
27
Luego de abrir una base de datos (sin importar el

procedimiento elegido), se mostrarn los objetos
que contiene, en el panel izquierdo, denominado
Panel de Exploracin.
Si se muestra vaco, no significa que exista algn

error, sino que simplemente la base de datos no
posee elementos. Por lo tanto, podemos afirmar
que la existencia de una base de datos no conlle- Si bien es posible abrir bases de datos creadas en
va obligatoriamente la existencia de elementos versiones anteriores a la 2007, probablemente no la
que la compongan. Por supuesto que el objetivo estemos visualizando en la lista de archivos. Para ver
de crear bases de datos es incorporarle elementos todos los archivos que podemos abrir en el programa,
que permitan registrar informacin, sin embargo, debemos elegir Todos los archivos(*.*), corres-
es importante saber que se pueden dejar en blan- pondiente a la lista Tipo de archivo, situada en
co, sin que se produzca ningn error. la parte inferior del cuadro de dilogo Abrir. A travs
del botn Vistas, ubicado en el extremo superior
FIGURA 14.
Podemos elegir la vista
Detalles para visualizar
el tamao del archivo,
as como tambin la fecha
de la ltima
modificacin realizada.
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Es importante que establezcamos, previamente, la finalidad de una base de datos antes de
crearla, para lograr un diseo til y dinmico. La creacin excesiva de tablas dificulta el tra-
bajo volvindolo ms lento, y su creacin escasa no lograr abarcar los aspectos necesarios.
28
Microsoft Access 2007 De esta manera, aparecer la ventana que pode-

mos observar en la Figura 15.
posee un sistema
de ayuda para acceder a Para realizar una bsqueda particular, disponemos
de un espacio para escribir el texto deseado en la
descripciones de elementos parte superior izquierda de la pantalla. Luego, pul-
samos el botn Buscar, y se mostrar una lista de
derecho del cuadro, elegimos la forma en que los temas relacionados con el texto introducido.
deseamos visualizar la lista de archivos (Figura 14).
Para ver la tabla de contenido completa, basta con
AYUDA DE MICROSOFT OFFICE pulsar sobre el botn en forma de libro, que se en-
Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda cuentra en la barra superior. Inmediatamente despus,
para acceder a descripciones de elementos, funcio- se desplegarn los temas principales de ayuda en el la-
nes, formas de trabajo y dems. Para visualizar la do izquierdo del cuadro. Al pulsar en ellos, podemos
Ayuda de Access 2007, debemos pulsar la tecla F1 mostrar u ocultar la lista de subtemas correspondien-
o el botn que muestra el signo interrogante en el te al tema previamente elegido y, al hacer clic sobre un
extremo superior derecho de la Cinta de Opciones. subtema, se mostrar la informacin respectiva.
FIGURA 15.
Cuando el puntero
del mouse adopta la forma
de mano, significa que
estamos sobre un vnculo.
Al pulsar sobre un vnculo,
se mostrar su destino.
RESUMEN
Para comenzar a trabajar en Access 2007, es importante conocer las ventajas que posee el
diseo de su interfaz y los comandos bsicos. Este primer captulo brinda los conocimientos
necesarios para introducirse en el mundo de las bases de datos de Access 2007.
29
Multiple choice
1 Cul de las siguientes fichas 4 Cul de las siguientes plantillas

nos permite acceder a la importacin posee opciones para registrar datos
o exportacin de datos? personales, incluyendo imgenes?
a- Inicio a- Contactos
b- Crear b- Proyectos
c- Datos externos c- Tareas
d- Herramientas de base de datos d- Facultad
2 Cul de las siguientes opciones permite 5 Cul de las siguientes fichas

elegir la ubicacin de la barra de acceso rpido? posee todos los comandos que permiten
a- Guardar trabajar con el formato?
b- Mostrar debajo de la cinta de opciones a- Inicio
c- Administrar b- Crear
d- Publicar c- Datos externos
d- Herramientas de base de datos
3 Cul de las siguientes plantillas

est diseada de forma especfica 6 Cul de las siguientes opciones
para el registro de profesores? permite compartir la base de datos?
a- Contactos a- Guardar
b- Proyectos b- Mostrar debajo de la cinta de opciones
c- Tareas c- Administrar
d- Facultad d- Publicar
Respuestas: 1-c, 2-b, 3-d, 4-a, 5-a, 6-d.
30
Captulo 2
Comenzar a trabajar
con Access
Aprenderemos a crear tablas.

A travs de ellas, ingresamos
y organizamos la informacin.
2.Comenzar a trabajar con Access
Comenzar a trabajar
con Access
Una de las tareas fundamentales en la creacin de ba-
ses de datos es la incorporacin de tablas. Debido a
ello, en este captulo, aprenderemos a crearlas, a ele-
gir los tipos de datos adecuados y a guardarlas correc-
tamente. Adems, aprenderemos a ingresar registros,
a trabajar con el Panel de Exploracin y la Hoja de
datos, as como tambin a sustituir y buscar datos. CREAR TABLAS
Para crear tablas, debemos ingresar a la ficha Crear
A medida que avancemos en nuestro curso, de la cinta de opciones y utilizar los botones del
profundizaremos en cada uno de los objetos que apartado Tablas. En este grupo, encontramos la
conforman una base de datos. En principio, opcin Diseo de tabla, hacemos clic all y el
comenzaremos con las tablas. programa nos llevar a la vista Diseo. Este tipo
de vista permite modificar la estructura de una ta-
bla, es decir, definir los campos que contendr y
el formato de los datos (Figura1).
Las tablas
Las opciones principales de la vista diseo son:
Las tablas son los elementos ms importantes de
una base de datos, ya que permiten ingresar infor- Nombre del campo: all se colocan los nombres
macin de forma ordenada y sistemtica, adems de de cada uno de los campos que conformen la
buscarla y editarla. Si bien el resto de elementos que tabla, es decir, los nombres de las columnas.
la componen (formularios, consultas, informes, macros Tipo de datos: all se indican los tipos de datos
y mdulos) son importantes, las tablas constituyen la (nmero, texto, moneda, etctera) de cada uno de
base integral del trabajo en Access. los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista
VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseo permite indicar la estructura, es
decir, los campos y tipos de datos que tendr la tabla, mientras que la vista Hoja de
datos posibilita introducir informacin en la tabla.
32
Las tablas
Las tablas TIPOS DE DATO

Cada registro que introducimos en una tabla tiene un
son los elementos formato determinado: texto, nmero, fecha, hora, etc-
ms importantes tera. Access permite definir el tipo de dato que se
emplear en cada campo, a travs de la lista Tipos de
de una base de datos dato, que se despliega de cada campo de esta colum-
de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato na. Sus opciones son las que vemos a continuacin:
deseado. En el prximo subtema, explicaremos
cada uno de ellos con mayor detalle. Texto: permite registrar hasta 255 caracteres alfa-
Descripcin: este espacio permite escribir numricos, es decir que es posible ingresar texto y
comentarios opcionales sobre cada campo. nmeros que no sean utilizados para un clculo.
FIGURA 1.
Observe que, en la parte
central de la ventana,
se muestra una pestaa
denominada Tabla 1,
nombre predeterminado
que le da Access.
Al guardar la tabla,
lo podremos modificar.
IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO

Es importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacin de cada
campo. Tipos de datos incorrectos pueden generar dificultades cuando registramos la infor-
macin: si algunos estn fuera del tipo admitido, Access no nos permitir almacenarlos.
33
Memo: este tipo de dato es conveniente cuando men con opciones, para poder seleccionar los
los datos por introducir en cada registro son muy valores del campo. Este tipo de dato es para valores
extensos (mayores a 255 caracteres). Admite texto con poca o ninguna variacin, por ejemplo, lista de
y nmeros que no se empleen para clculos. sucursales de la empresa y listado de sus sectores.
Nmero: admite solamente nmeros, los cuales
pueden ser usados en clculos, por ejemplo, can- GUARDAR TABLAS
tidad de horas trabajadas y cantidad de productos Luego de finalizar el diseo de una tabla, debemos
vendidos, entre otras posibilidades. guardarla. Para ello, pulsamos el botn Guardar
Fecha/Hora: posibilita registrar fechas y horas, de la barra de acceso rpido y se mostrar un
por ejemplo, fecha de nacimiento, fecha de ingreso cuadro de dilogo (Figura 2).
a la empresa y otros datos similares.
Moneda: representa valores monetarios, por Despus de escribir el nombre deseado para la tabla
ejemplo, salario, precio de venta, etctera. y de pulsar el botn Aceptar, la tabla creada se
Autonumrico : genera, automticamente, mostrar en el Panel de Exploracin, y esto indi-
nmeros enteros correlativos o aleatorios. car que se encuentra guardada. Luego de guardar-
S/No: genera una casilla en la tabla, que se debe la, el nombre asignado se presentar en la pestaa
activar para indicar valores positivos o desactivar correspondiente. Si deseamos cerrarla, podemos
para valores negativos. hacerlo a travs del botn Cerrar de la pestaa.
Objeto OLE: permite almacenar archivos, tales
como imgenes, sonidos y videos, entre otros.
Hipervnculo: vincula generalmente archivos y
elementos de una base de datos a direcciones
URL y de correo electrnico.
Datos adjuntos: posibilita adjuntar archivos a un
campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de
los empleados puede llevar adjunto el currculum FIGURA 2. Cada vez que guardamos una nueva
correspondiente, en el registro de cada uno de ellos. tabla, debemos ingresar el nombre deseado
Asistente para bsquedas: permite generar un y pulsar el botn Aceptar.
PANEL DE EXPLORACIN
Este panel sustituye lo que se denominaba ventana de Base de datos, en versiones ante-
riores a la de 2007, y nos permite realizar las mismas acciones ms rpidamente.
Tambin se agrega la posibilidad de crear grupos personalizados.
34
Las tablas
Una de las innovaciones

en la versin 2007
es la presentacin del
Panel de Exploracin
dentro del entorno
del programa
Sin embargo, no lo haremos an porque hay que Otra de las utilidades del Panel de Exploracin
recordar que los campos de la tabla ya han sido cre- es la bsqueda de elementos (tablas, consultas, infor-
ados, pero todava no han sido ingresado registros. mes, formularios o mdulos) mediante su nombre. Pa-
ra ello, debemos mostrar la Barra de bsqueda:
PANEL hacemos clic sobre un lugar vaco del Panel de
DE EXPLORACIN Exploracin con el botn derecho del mouse y
Una de las innovaciones en la versin 2007 es la elegimos la opcin Barra de bsqueda.
presentacin del Panel de Exploracin dentro del
entorno del programa. Este panel brinda la posibilidad Se presentar un pequeo cuadro de texto para
de realizar operaciones complejas de forma rpida y introducir el nombre del elemento por buscar. All,
dinmica, ya que permite acceder fcilmente a cada debemos escribir todo o parte del nombre del ele-
elemento de la base de datos de manera simultnea mento deseado (Figura 3).
y llevar a cabo operaciones tales como copiar objetos,
moverlos, eliminarlos, entre otras. Cada elemento Tengamos en cuenta que esta funcin de asistencia
que incorporemos en la base de datos se mostra- en la bsqueda es muy til cuando la base de datos
r en este panel situado sobre la izquierda de la es extensa y, por lo tanto, no se alcanzan a visuali-
ventana (Gua Visual 1). zar todos los elementos a la vez.
ELIMINACIN DE OBJETOS
Cuando eliminamos algn objeto de la base de datos (tablas, consultas, informes, etctera)
pueden surgir problemas con su funcionalidad. Para evitar estos inconvenientes, confirme-
mos que el elemento por borrar no est relacionado con otro elemento.
35
GUA VISUAL /1
Panel de Exploracin
1 2
1 Men de categoras: permite indicar la

forma de visualizar los elementos de la
base de datos segn diferentes categoras.
2 Ancho del panel: muestra/oculta el panel.
3 Grupos: muestra/oculta los elementos que
pertenecen al grupo.
4 Elementos: conjunto de los elementos que
componen la base de datos: tablas, consul-
tas, formularios, informes, macros, etctera.
ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS

Debemos tener en cuenta que es posible copiar y pegar elementos de una base de datos
a travs del teclado con atajos de teclado. Para copiar elementos, presionamos la combi-
nacin de teclas CONTROL+C y, para pegarlos, CONTROL+V.
36
Las tablas
Es posible copiar
cualquier objeto
de una base de datos
En este caso, copiaremos una tabla. Para ello, debe-
mos seleccionar el objeto deseado en el Panel de
Exploracin y pulsar el botn Copiar, de la ficha
Inicio, o presionar la combinacin de teclas
CONTROL+C. Luego, tenemos que hacer clic sobre el
botn Pegar, de la ficha Inicio. Se mostrar un
cuadro de dilogo con las siguientes indicaciones:
FIGURA 3. A medida que ingresamos Nombre de la tabla: aqu debemos indicar el

el nombre del elemento que estamos nombre del duplicado.
buscando, se muestran los elementos cuyo Estructura solamente: el duplicado tendr el
nombre coincide con el escrito. mismo diseo que el original, pero sin registros.
Estructura y datos: el duplicado poseer tanto
COPIAR OBJETOS el diseo, como los registros del original.
A travs del Panel de Exploracin, Access 2007 Anexar datos a la tabla existente: permite
nos brinda la opcin de copiar objetos. Es posible que los registros de la tabla original se copien en otra.
copiar cualquier objeto de una base de datos. Esta
accin permite tanto duplicar nicamente la estruc- Despus de indicar los datos deseados, debemos
tura de los elementos, como tambin la estructura pulsar el botn Aceptar y se crear la copia en el
acompaada de sus datos almacenados. Panel de Exploracin (Figura 4).
FIGURA 4.
Las copias se ubican
en el mismo grupo
que el elemento original.
En este ejemplo, hemos
duplicado una tabla,
por ello se ha situado
automticamente
en el apartado Tablas.
37
Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que desea-

mos asignarle al objeto y pulsar la tecla ENTER para
confirmarlo. Recordamos que sta operacin es per-
mitida siempre y cuando no se le otorgue a un ele-
mento un nombre existente dentro del mismo grupo.
ELIMINAR OBJETOS
Adems de crear o de renombrar objetos, tambin
podemos eliminarlos. sta es una de las operaciones
ms riesgosas porque, al eliminar elementos, tam-
Para comprobar que la copia de la tabla ciertamente bin borramos toda la informacin que ellos poseen.
es un duplicado, podemos mostrar su men contex-
tual: hacemos clic con el botn secundario del mouse Para borrar un objeto de la base de datos, debemos
y elegimos la opcin Vista Diseo. As, comproba- seleccionarlo (con un solo clic) en el Panel de
mos que se muestran los mismos campos que en la Exploracin y pulsar el botn Eliminar de la
tabla original. Tambin podemos hacer doble clic ficha Inicio. Para ms detalles sobre este procedi-
sobre el panel para abrir la tabla y compararla. miento, podemos pulsar el botn Ayuda (Figura 6).
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS OBJETOS
Recordemos que, cuando aprendimos el procedi-
miento para guardar tablas, debamos asignarle
un nombre. Esto sucede con todos los elementos
que se crean en una base de datos.
Sin embargo, podemos modificar el nombre de to-

dos los elementos teniendo en cuenta que no pue-
den existir dos del mismo tipo con nombre idnti-
co. Es decir que, por ejemplo, no puede haber dos
tablas con el mismo nombre, pero esto s es posi-
ble en el caso de una tabla y un formulario.
Para cambiar el nombre de un elemento situado

en el Panel de Exploracin, debemos hacer clic FIGURA 5. Cada elemento del Panel
con el botn derecho del mouse y elegir la opcin de Exploracin posee la opcin Cambiar
Cambiar nombre (Figura 5). nombre en su men contextual.
38
Hoja de datos
importantes en la elaboracin de una base de datos

es la insercin de registros en las tablas. Es decir, in-
gresar la informacin que deseamos almacenar en
cada campo creado. Para ello, primero debemos vi-
sualizar la tabla en la vista Hoja de datos, a la
cual accedemos por medio del grupo Vistas de la fi-
FIGURA 6. Cuando Access solicita cha Inicio o directamente desde de la ficha Hoja
confirmacin para la eliminacin de datos. Luego, hacemos doble clic sobre el icono
de un objeto, pulsamos el botn SI para que representa la tabla en el Panel de Exploracin.
eliminarlo o NO para anular la accin. As, veremos la tabla con todos sus campos.
En la hoja de datos (tambin llamada grilla) vamos

a ingresar los diferentes registros que conformarn la
Hoja de datos tabla. La insercin, eliminacin y modificacin de re-
gistros se consideran operaciones de tipo ABM (altas,
Hasta el momento, hemos visto cmo crear la bajas y modificaciones de registros).
estructura de una tabla, indicando los campos y
tipos de datos posibles, pero an nos hace falta Finalmente, para introducir los datos debemos
ingresar la informacin. Luego de crear dicha es- situarnos en la celda deseada y escribirlos. Recor-
tructura, la tabla est lista para que le podamos demos que, para pasar de una columna a la otra,
insertar los registros a travs de la vista Hoja podemos pulsar la tecla Tabulador o hacer clic
de datos. Aunque la inclusin de informacin tam- sobre la celda directamente (Figura 7).
bin puede realizarse a travs de formularios, pro-
fundizaremos en este procedimiento ms adelante.
El objetivo
INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS
El objetivo de las tablas es almacenar informacin,
de las tablas es
por lo tanto, uno de los procedimientos ms almacenar informacin
ORGANIZACIN DE LOS REGISTROS

Access 2007 ofrece la posibilidad de ordenar los registros con base en uno o varios campos,
ya sea de forma ascendente o descendente. Tengamos en cuenta que, cuando los datos se
encuentran organizados, es ms fcil trabajar con ellos y, por lo tanto, ms dinmico.
39
FIGURA 7.
Al pie de la grilla,
se muestra una fila vaca,
encabezada
por un asterisco ("*"),
en la cual siempre
ingresaremos
los nuevos registros.
Editar datos insertados Si deseamos ajustar el ancho de las columnas manual-

Access permite autoajustar el ancho de las columnas mente, podemos hacer clic sostenido desde la
para adaptarlas al contenido. De esta forma, si el lnea divisoria derecha del nombre de la columna has-
dato introducido es ms largo que el ancho prede- ta la posicin deseada, ya sea para aumentar o para
terminado de la columna, al ajustarlo podremos disminuir el ancho. Los campos que se muestran en la
visualizarlo completamente. De lo contrario, si el hoja de datos son los que indicamos en la vista di-
contenido es ms angosto, reducir su ancho y seo de tabla. De manera que si deseamos cambiar,
ahorraremos espacio. Para ajustar el ancho de una agregar o quitar campos, debemos ingresar a la
columna de forma automtica, debemos hacer vista Diseo con el botn Ver, de la ficha Inicio.
doble clic sobre la lnea divisoria derecha de su
nombre y, as, Access modificar el tamao de la Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre
columna con base en el contenido actual. su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el
BSQUEDA DE REGISTROS
La funcin de bsqueda que posee Access permite ubicar rpidamente los registros
deseados. Esta funcin es importantsima cuando la base de datos posee muchos regis-
tros y la ubicacin manual se hace tediosa. Lo mismo sucede con la funcin Reemplazar.
40
Hoja de datos
Para modificar un campo,

hacemos doble clic sobre
su nombre, pulsamos
Suprimir y escribimos
el nombre que deseemos
nombre que deseemos. Para agregar un campo, de- CREAR LISTAS PREDETERMINADAS
bemos situarnos en la prxima fila vaca de la grilla Es posible que, frecuentemente, tengamos que com-
y escribirlo. Para eliminarlo, debemos seleccionarlo y pletar el campo de una tabla con valores constantes.
pulsar la tecla Suprimir (Figura 8). Para facilitarnos esta tarea, Access permite crear un
listado de valores que nos ayudan a seleccionar
Luego de modificar la estructura en la vista Diseo, un valor deseado para que, de este modo, evitemos
volvemos a pulsar el botn Ver para visualizar la la escritura reiterativa. Para crear listas predeter-
hoja de datos (recordemos que a travs de la parte minadas debemos seguir el Paso a paso 1.
inferior del botn ingresamos a las diferentes vistas
de la tabla). Desde all, revisamos la informacin y, En la vista Diseo, el campo muestra el tipo de da-
finalmente, guardamos los datos ingresados con el to Texto, sin embargo, cuando visualizamos la tabla
botn Guardar, de la barra de acceso rpido. en la vista Hoja de datos, s podemos desplegar
la lista predeterminada y seleccionar el valor deseado.
Si cerramos la pestaa antes de guardar los cam- Cada registro contiene su propia lista desplegable y
bios, Access preguntar si deseamos guardarlos. permite seleccionar la opcin deseada en cada fila.
FIGURA 8.
Al pulsar sobre la parte
superior del botn Ver,
ingresamos directamente
en la Vista Diseo.
41
PASO A PASO /1
Crear listas predeterminadas
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas.
Active la opcin Escribir los valores que desee y pulse el botn Siguiente.
42
Hoja de datos
Escriba los valores que desee mostrar en la lista y pulse Siguiente para continuar.
Indique qu nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botn Finalizar.
43
CREAR LISTAS botn Orden Ascendente u Orden Descendente.

CON DATOS EXISTENTES Cuando ordenamos los registros, debemos tener en
Otra posibilidad que ofrece Access es la creacin cuenta que todos los datos referentes a cada uno si-
de listas con datos existentes en otra tabla. Para gan la concordancia, de esta forma, no se mezcla-
ello, siga el Paso a paso 2. Al desplegar la lista del rn. Simplemente se reorganizarn. El botn Borrar
campo, se mostrarn los valores almacenados en la todos los criterios de ordenacin permite
tabla elegida, desde la vista Hoja de datos. restaurar el orden original de los datos, es decir, el
orden segn el cual fueron escritos (Figura 9).
ORGANIZAR DATOS
Organizar datos significa indicar un orden (ascenden- BUSCAR Y
te o descendente) mediante el cual se visualizar la REEMPLAZAR DATOS
informacin ingresada en las tablas. Para ordenar los Para buscar datos dentro de una base de datos,
datos, debemos situar el cursor en una celda del cam- debemos utilizar el apartado Buscar, de la ficha
po deseado, ingresar en la ficha Inicio y pulsar el Inicio. Veremos los detalles en la Gua Visual 2.
FIGURA 9.
En este ejemplo,
el orden es descendente
sobre la base
del campo Apellidos.
Si elegimos ordenar
otro campo, los datos
se reorganizarn.
CREACIN DE LISTAS DESDE HOJA DE DATOS

Tambin es posible crear listas desde la hoja de datos. Para ello, debemos pulsar el botn
Columna de bsqueda de la ficha Hoja de datos. Recomendamos crear las listas antes de la
insercin de datos, para evitar posibles errores debido a la incompatibilidad de stos.
44
Hoja de datos
PASO A PASO /2
Crear listas con datos existentes
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas
correspondiente al campo que contendr la lista.
Active la opcin Deseo que la columna de bsqueda busque los valores

en una tabla o consulta y pulse el botn Siguiente.
45
Active la opcin Ambas para visualizar todas las tablas y consultas que contiene la base de datos.
Seleccione el elemento que posee los datos que desea mostrar en la lista y pulse Siguiente.
Indique el/los campos que contienen los datos (utilice el botn sealado en la imagen)
que formarn la lista y pulse Siguiente.
46
Hoja de datos
Seleccione el orden que desee para los datos (ascendente o descendente) eligiendo
un campo. Este paso es opcional, si no desea establecer un orden, contine con el asistente.
Para ello, pulse el botn Siguiente.
Ajuste el ancho de la/s columnas de la lista con un clic sostenido sobre la lnea divisoria
derecha del nombre de la columna y pulse Siguiente.
47
Indique qu nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botn Finalizar.
Access solicitar confirmacin para realizar la lista. Pulse el botn S.
48
Hoja de datos
GUA VISUAL /2
Apartado Buscar
2
1
1 Buscar: abre el cuadro de dilogo para la bsqueda. Permite buscar registros en un campo
determinado o en toda la tabla.
2 Reemplazar: posibilita sustituir un dato por otro tantas veces como se repita en la tabla.
3 Ir a: para desplazarse por los registros a travs de un listado de opciones.
4 Seleccionar: selecciona todos los registros o el que se encuentre en la posicin del cursor.
En el campo Buscar, debemos escribir el valor que opciones mencionadas a continuacin:

queremos encontrar en la tabla. Al pulsar el botn - Cualquier parte del campo: busca el texto
Buscar siguiente, Access resaltar el primer regis- indicado en cualquier parte de ste, aun si existe
tro que coincida con el texto escrito. Veamos las ms texto en el campo, por ejemplo, si una celda
opciones presentadas para una bsqueda: tuviera el dato Maz estacional lo seleccionara.
Buscar en: indicamos dnde deseamos que - Hacer coincidir todo el campo: para que
Access realice la bsqueda. Muestra una lista des- encuentre un resultado, debe coincidir exactamente
plegable con el nombre del campo donde est el el texto escrito con el valor del campo,
cursor actualmente y el nombre de la tabla. por ejemplo, no encontrar como resultado el valor
Coincidir: aqu, debemos elegir una de las tres Maz estacional, ya que no coincide con exactitud.
VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseo permite indicar la estructura, es decir,
los campos y tipos de datos que tendr la tabla, mientras que la vista Hoja de datos posibi-
lita introducir informacin en la tabla. Conoceremos el resto de las vistas a lo largo del curso.
49
Para que encuentre

un resultado, debe
coincidir exactamente
el texto escrito
con el valor del campo
- Comienzo del campo: busca una coincidencia Cada vez que pulsemos el botn Buscar siguiente,
solo en el comienzo del campo. se resaltar el prximo valor coincidente con el tex-
Coincidir Maysculas y minsculas: cuando to especificado. Cuando llegue al ltimo, Access
activemos esta casilla, nicamente detectar, como mostrar un cuadro de dilogo que indicar que ya
resultado de la bsqueda, el texto que coincida no se encuentran coincidencias (Figura 10). El pro-
exactamente con las maysculas y minsculas del cedimiento para reemplazar datos es muy similar al
texto escrito en el campo de bsqueda, de bsqueda, solo que se debe indicar el valor nue-
por ejemplo, maz no lo detectara como resul- vo de reemplazo. Podemos lograr esto a travs de las
tado ya que no coincide la mayscula inicial. instrucciones del Paso a paso 3.
FIGURA 10.
La bsqueda de datos
es muy til cuando
la cantidad de registros
resulta muy extensa,
ya que permite hacerlo
automticamente.
50
Hoja de datos
PASO A PASO /3
Reemplazar datos
Ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic sobre el botn Reemplazar,

del apartado Buscar.
Escriba el texto que desea buscar en la tabla o campo, en la opcin Buscar.
51
Escriba el texto que reemplazar el texto buscado, en la opcin Reemplazar por.
Pulse el botn Buscar Siguiente para encontrar el texto buscado.
52
Hoja de datos
Presione el botn Reemplazar para realizar la sustitucin en el valor seleccionado

o pulse el botn Reemplazar todos para que la sustitucin se realice todas
las veces que se repita el valor buscado.
RESUMEN
A lo largo del captulo, hemos aprendido a crear uno de los elementos ms importantes de
una base de datos: las Tablas. Cada una contiene diversos registros organizados en colum-
nas, las cuales permiten establecer el tipo de dato que se registrar.
53
Multiple choice
1Qu opcin permite escribir 4 Qu tipo de dato permite generar

comentarios opcionales sobre cada campo? un men con opciones, para poder seleccionar
a- Nombre del campo. los valores del campo?
b- Tipo de datos. a- Memo.
c- Descripcin. b- Objeto OLE.
d- Nmero de filas. c- Asistente para bsquedas.
d- S/No.
2 Qu opcin es conveniente
cuando los datos por introducir en cada registro 5 Qu tipo de dato permite almacenar
son muy extensos? archivos, tales como imgenes, sonidos y videos?
a- Memo. a- Memo.
b- Objeto OLE. b- Objeto OLE.
c- Asistente para bsquedas. c- Asistente para bsquedas.
d- S/No. d- S/No.
3 Qu tipo de dato genera una casilla en 6 Qu opcin permite indicar la forma

la tabla, que se debe activar para indicar valores de visualizar los elementos de la base de datos
positivos o desactivar para valores negativos? segn diferentes categoras?
a- Memo. a- Men de categoras.
b- Objeto OLE. b- Ancho del panel.
c- Asistente para bsquedas. c- Grupos.
d- S/No. d- Elementos.
2-b, 3-d, 4-c, 5-b, 6-a. Respuestas: 1-c,
54
Access_Cap3_055_072_corregido.qxp 07/01/2011 11:00 a.m. Pgina 55
Captulo 3
Tipos de dato y
sus propiedades
Conozcamos los procedimientos

para modificar las propiedades de las tablas
y establecer los tipos de datos adecuados.
3 . T i p o s d e d a t o y s u s p ro p i e d a d e s
Tipos de dato
y sus propiedades
Luego de crear tablas, es importante aprender a mo-
dificar sus propiedades, ya que cada una de ellas es-
tablece un aspecto diferente de los datos por introdu-
cir. Aunque cada tipo de dato posee sus propiedades
especficas, existen muchas que se repiten prcti-
camente en todos los tipos. Mediante el manejo
de las propiedades, disminuiremos el tamao de la en cada campo. Es decir, puede que un tipo de dato no
base de datos, los validaremos, crearemos mensa- contenga las mismas propiedades que otro.
jes de error para evitar aquellos que no cumplan
con los criterios deseados, y mucho ms. Una vez visto que cada campo almacena un tipo de
dato que se encuentra indicado en la vista Diseo
de la tabla, veremos que cada tipo de dato posee de-
terminadas propiedades que se muestran en la par-
Propiedades te inferior de la vista Diseo, dentro del apartado
Propiedades del campo. A continuacin, desarrolla-
particulares remos algunas de estas propiedades (Figura 1).
El trabajo con las propiedades particulares de los REDUCIR EL TAMAO DEL CAMPO
campos es fundamental para la correcta organiza- Cada registro almacenado ocupa un determinado
cin y funcionalidad de la base de datos. Cada campo espacio en el tamao de la base de datos. De forma
debe tener un tipo de dato establecido y valores cohe- predeterminada, se guardan 255 caracteres para
rentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que cada registro de cada campo de la tabla. Sin em-
tener en cuenta que dichos valores dependen tanto bargo, la mayora de las veces no utilizamos
del registro como del tipo de dato que se introduzca tantos caracteres para cada registro.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS

Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, tengamos en cuenta que
debe existir cierta armona entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser
completa y agradable (esto incluye su diseo) para que el usuario no distraiga su atencin.
56
P ro p i e d a d e s p a r t i c u l a re s
Por lo tanto, Access ofrece la posibilidad de definir la El trabajo

cantidad que utilizaremos en cada campo.
con las propiedades
Empleamos la propiedad Tamao del campo, que particulares de los campos
permite acotar la cantidad de caracteres o valores
para un campo. Para el tipo de dato Texto, pode-
es fundamental para
mos indicar valores entre 0 y 255 caracteres. Si un la correcta organizacin
campo registra nombres, ser suficiente contar con
20 caracteres, ya que es prcticamente imposible que
y funcionalidad
alguno tenga ms de 20 (aunque puede variar segn de la base de datos
el idioma). Al indicar valores ajustados a nuestra nece-
sidad, logramos que la base de datos sea ms gil y
evitaremos ocupar espacios innecesarios.
FORMATO:
Para el tipo de dato Nmero, se muestra una lista APARIENCIA DE LOS DATOS
desplegable con valores ordenados en forma ascen- Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que
dente. El ms utilizado es el tamao Entero largo, permite establecer la apariencia de los datos que se-
ya que solamente ocupa 4 bytes y permite almace- rn introducidos en el campo seleccionado, al ubi-
nar valores que superen los dos millones. carnos en la vista Hoja de datos (Figura 2).
FIGURA 1.
Es importante que cada
campo tenga establecidos
los valores adecuados,
dependiendo de los datos
que se registrarn.
57
FIGURA 2.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle
al campo seleccionado.
Para el tipo de dato Nmero, las opciones de esta y agrega, al final, el smbolo de porcentaje (%).
propiedad son las siguientes: Cientfico: muestra el valor introducido en el
Nmero general: muestra el dato introducido tal modo de notacin cientfica.
como se escribe, es decir, no se modifica el formato.
Moneda: al nmero introducido por el usuario se Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir
le agrega, de forma automtica, el separador de entre los valores de la Tabla 1.
miles y el signo monetario ($).
Euro: le agrega el smbolo monetario Euro al Tengamos en cuenta que, al ingresar los datos en la
valor introducido en la tabla. tabla, no es necesario escribir la fecha en forma larga
Fijo: basa la modificacin en la Configuracin (martes, 1 de diciembre de 2009), sino que, al escri-
Regional del Panel de Control. birla en forma corta (01/12/09), Access automtica-
Estndar: agrega el separador de miles, sin mente hace la conversin a fecha larga. De este
indicar un smbolo monetario. modo, se facilita el ingreso de informacin y el
Porcentaje: multiplica el valor introducido por 100 proceso se hace ms rpido y sencillo.
REGISTRAR LA FECHA ACTUAL

El calendario que muestran los tipos de datos Fecha/Hora permite insertar la fecha actual a
travs del botn Hoy. Debemos tener en cuenta que lo que se inserta es la fecha que tenga
configurada la PC. Por lo tanto, es posible que no se corresponda con la realidad.
58
VALOR EJEMPLOS
Esta propiedad nos permite agilizar el proceso de
registro de la informacin, ya que es muy til
Fecha general 1/12/09 16:02:21 cuando los valores del campo son constantes o
Fecha larga martes 1 de diciembre de 2009 con pocas variaciones, y nos evita tener que escri-
Fecha mediana 1-dic-09 bir un determinado contenido en cada celda.
Fecha corta 1/12/09
Hora larga 13:27:58 VALIDAR DATOS
Hora mediana 1:27 PM Una de las grandes ventajas de registrar informacin
Hora corta 19:27 mediante Microsoft Access es la posibilidad de res-
TABLA 1. Propiedad formato para el tipo tringir los valores admitidos en un campo. La propie-
de dato Fecha/hora. dad Regla de validacin permite establecer la/s
condiciones que deben cumplir los datos para ser
VALORES PREDETERMINADOS aceptados o no en un campo. Por ejemplo, podemos
Otra de las posibilidades que ofrece Access es in- indicar que nicamente se admitan los valores
dicar que, de forma predeterminada, se muestre inferiores a 400 a travs de la expresin <400,
un cierto valor en cada celda de un campo. Esto valores superiores a 200 a travs de >200, o valo-
lo hacemos a travs de la propiedad Valores res inferiores o iguales a 800 a travs de <=800.
predeterminados, que nos permite indicar el texto
que se ver en cada una de las celdas del campo ac- Las expresiones se pueden componer de diversas
tual, a travs de la vista Hoja de datos. formas: con valores numricos, signos matemti-
cos, nombres de campos, nombres de tabla, etc-
Es posible modificar el valor predeterminado para tera. Cuando deseamos nombrar un campo en una
asignar uno nuevo; para eso, debemos borrar el expresin, debemos hacerlo entre corchetes, por
predeterminado y escribir el nuevo. ejemplo, [Cantidad] (Figura 3).
FIGURA 3.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle
al campo seleccionado.
59
Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones violando la regla y, por lo tanto, Access mostrar
complejas, tambin podemos hacerlo a travs del un mensaje de error. Por el momento, iniciaremos
botn situado sobre el extremo derecho del campo, con la utilizacin de expresiones sencillas, como la
el cual abre el cuadro Generador de Expresiones comparacin de datos (Figura 4).
(Gua Visual 1).
MENSAJE
Luego de crear la expresin deseada, debemos pul- DE VALIDACIN
sar el botn Aceptar y se mostrar en la propiedad Hemos visto que, cuando ingresamos un dato (en la
regla de validacin de la vista Diseo. A continua- vista Hoja de datos) que no es admitido por
cin, debemos guardar los cambios y situarnos en la regla de validacin, Access muestra un mensaje de
la vista Hoja de datos, para comprobar el fun- error que le indica al usuario que el dato introducido
cionamiento de la regla creada. no es correcto. Sin embargo, dicho mensaje puede no
ser comprendido por el usuario, haciendo que ste
Cuando el usuario inserte un valor que no sea per- desconozca el motivo por el cual el dato introducido
mitido por la regla, aparecer un mensaje de error. no est bien. Debido a que es muy importante que el
Por ejemplo, si la regla de validacin admite sola- usuario identifique claramente cul es el error, Access
mente valores inferiores a 500, y el usuario ha permite personalizar el mensaje para explicar adecua-
ingresado un valor igual o superior a 500, estar damente al usuario el por qu del valor no vlido.
FIGURA 4.
Frente al mensaje
de error, debemos pulsar
el botn Aceptar
y modificar el valor
para que se ajuste
a la expresin establecida
en la propiedad
Regla de validacin.
GENERADOR DE EXPRESIONES
Utilizaremos el Generador de expresiones para crear campos calculados que, partiendo de
una expresin, realicen un clculo. Para calcular sueldos con base en las horas trabajadas y
el precio de la hora, emplearemos la expresin: [Horas trabajadas]*[Precio de la hora].
60
GUA VISUAL /1
Generador de expresiones
4
6
1 2 3
1 Listado de funciones, constantes y operadores disponibles para el tipo de dato actual.

2 Categoras que se corresponden con el contenido de la carpeta seleccionada en la columna de
la izquierda. El ejemplo muestra las categoras correspondientes a la carpeta Operadores.
3 Valores correspondientes a la categora seleccionada en la columna central. En el ejemplo,
se muestran los operadores de comparacin disponibles.
4 Botn Pegar: coloca el operador seleccionado en el cuadro superior.
5 Cuadro de expresin: en este cuadro, escribimos la expresin deseada o pegamos los
operadores seleccionados.
6 Botones de operador: conjunto de botones que permiten insertar, rpidamente,
operadores en la expresin.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS

Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, debemos mantener cierta
armona entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser agradable (esto incluye
su diseo) para que el usuario no distraiga su atencin, pero se sienta cmodo al leerla.
61
Por ejemplo, si la regla de validacin admite sola-

mente valores superiores a 200, el mensaje debe
contener esta informacin para que el usuario com-
prenda explcitamente por qu el valor que introdujo
no es adecuado. Para configurar un mensaje de vali-
dacin personalizado, sigamos el Paso a paso 1.
Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por

la regla de validacin, aparecer el mensaje de error
con el texto especificado en la propiedad Texto de
validacin. Por lo tanto, aconsejamos redactar dicho campo. Para lograr esto, debemos convertir
mensajes explcitos para ayudar al usuario a ingre- ese campo en obligatorio. Para ello, utilizamos la
sar valores admitidos por la regla de validacin propiedad Requerido, que posee una lista desple-
establecida (Figura 5). gable con dos valores: S y No. Al elegir la opcin
S, se vuelve obligatoria la introduccin de datos en
ese campo, por lo tanto, en la vista Hoja de datos
no podr quedar vaco. En ese caso, se mostrar un
mensaje de error que explicar que el campo no
puede contener valores nulos. De forma predetermi-
FIGURA 5. Es importante que el mensaje nada, se muestra el valor No, lo cual permite no
sea concreto para que el usuario comprenda escribir datos en el campo actual y seguir en otro.
cules son los datos admitidos.
Si bien es una forma de obligar al usuario a que in-
DATOS OBLIGATORIOS troduzca al menos un carcter, es posible que escri-
Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos ba un espacio en blanco y, de esta forma, tampoco
que el usuario escriba datos de forma obligatoria tendremos informacin. Para evitar este problema,
en un campo determinado. Es decir, que no pueda contamos con la propiedad Permitir longitud
continuar con el resto de los registros sin completar cero, que tambin posee los valores S y No.
MS SOBRE LAS MSCARAS DE ENTRADA

Hemos visto que es posible crear mscaras de entrada para limitar el ingreso de datos y
hacerlos coincidir con el formato predeterminado. Sin embargo, debemos remarcar que los
tipos de datos que la admiten son: Texto, Nmero, Moneda y Fecha/hora.
62
PASO A PASO /1
Personalizar mensaje de validacin
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y sitese en el campo de la regla de validacin.
Haga clic sobre la propiedad Texto de validacin, escriba el texto que desee mostrar
en el mensaje de error y guarde los cambios en la tabla.
63
El valor S admite que en el campo se escriba Access ofrece

cualquier carcter, incluso, un espacio en blanco.
La opcin No impide que el usuario escriba
la posibilidad de indicar
solamente un espacio en blanco. Mediante la combi- el tipo de caracteres
nacin de ambas propiedades, logramos que el
usuario se vea obligado a escribir algn valor que
y el orden en el que sern
no sea un espacio en blanco en el campo. aceptados los datos
CREAR FORMATOS
en un campo
PREDETERMINADOS
Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de Por ejemplo, si el cdigo de un producto debe for-
caracteres y el orden en el que sern aceptados los marse por una letra, dos nmeros y otra letra,
datos en un campo, a travs de la creacin de la mscara debe contener cuatro caracteres. En la
formatos predeterminados. stos establecern Tabla 2, se muestra el significado de cada carc-
cuntos caracteres se admitirn, si sern nmeros o ter admitido en una mscara.
letras, maysculas o minsculas, si tendrn o no
una separacin, etctera. Para ello, utilizaremos la Por ejemplo, para indicar una letra, dos nmeros y
propiedad Mscara de entrada. otra letra, obligatoriamente la mscara debe ser:
L00L. Para separarlos, podemos utilizar la msca-
La creacin de una mscara de entrada es muy til ra: L/00/L. Cuando el usuario ingrese datos en un
cuando los valores por introducir deben coincidir for- campo que posea una mscara de entrada, se
zosamente con un formato predeterminado, por mostrarn subrayados los lugares disponibles jun-
ejemplo, el cdigo de un producto. La creacin de to a los caracteres literales (Figura 6).
una mscara contiene una sintaxis que debe coinci-
dir exactamente con la cantidad de caracteres que
se admiten en el campo.
FIGURA 6. Si en un lugar de la mscara

debe ir una letra, al introducir un nmero,
Access no escribir nada y no mostrar
ningn mensaje de error.
64
CARCTER EN LA POSICIN EN LA QUE SE ENCUENTRE, SE DEBE INGRESAR...
0 Un dgito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio.

9 Un dgito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional.
L Una letra de la A a la Z. Su ingreso es obligatorio.
? Una letra de la A a la Z. Su ingreso es opcional.
A Una letra de la A a la Z, o un dgito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio.
a Una letra de la A a la Z, o un dgito del 0 al 9. Su ingreso es opcional.
# Un dgito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional.
& Cualquier carcter o un espacio en blanco. Su ingreso es obligatorio.
C Cualquier carcter o un espacio en blanco. Su ingreso es opcional.
< Todos los caracteres que sigan a este smbolo se convertirn en minsculas.
> Todos los caracteres que sigan a este smbolo se convertirn en maysculas.
\ El carcter que siga a este smbolo ser literal, es decir, se mostrar directamente
en la mscara, cuando el usuario est ingresando un valor para el campo.
.,:;-/ Separadores decimales y de miles. Se usar el que est determinado como vlido
en la configuracin regional de Windows.
TABLA 2. Significado de los caracteres admitidos en una mscara de entrada.
NUMERAR REGISTROS uno en uno. Este campo no permite introducir valores

AUTOMTICAMENTE en forma manual, sino que la creacin es automti-
Una forma de evitar la duplicacin de datos y registrar ca a medida que introducimos valores en la tabla, se
informacin que siga una secuencia numrica de in- va generando un valor de forma secuencial. Es de-
cremento gradual es con la numeracin automtica de cir, el primer registro tendr el valor 1; el segundo,
registros, a travs del tipo de dato Autonumrico. el valor 2, y as sucesivamente. Para indicar el modo en
Este tipo de dato permite numerar registros autom- que se crear dicha secuencia, utilizaremos la pro-
ticamente, siguiendo una secuencia incremental de piedad Nuevos valores, que posee dos opciones:
TIPO DE DATO AUTONUMRICO

Debemos tener en cuenta que, luego de introducir datos en una tabla, no se puede utilizar el
tipo de dato Autonumrico en campos existentes, incluso si an no se han ingresado los datos
en dicho campo. S es posible agregar un nuevo campo y elegir dicho tipo de datos.
65
Incrementalmente: incrementa en una unidad el INSERTAR IMGENES

valor anterior (1, 2, 3, etctera). Debido a la gran capacidad de Access, es posible re-
Aleatoriamente: los nmeros se generan al azar, gistrar todo tipo de datos, incluso imgenes. Para
sin seguir un orden especfico. ello, debemos utilizar el tipo de dato Objeto OLE,
que podemos observar en el Paso a paso 2.
TRABAJAR CON FECHAS
Anteriormente, hemos visto que Access ofrece la posi- La celda de la tabla no mostrar la imagen elegida,
bilidad de ingresar fechas mediante el tipo de dato sino el nombre del programa mediante el cual se vi-
Fecha/Hora, pero la insercin de fechas en la vista sualizar dicha imagen. Al hacer doble clic sobre ca-
Hoja de datos es manual, mientras que mediante da celda, se abrir la imagen que tiene asociada de
la propiedad Mostrar el selector de fecha, forma independiente. Es decir que el programa que
automticamente se muestra un icono que repre- se abre para mostrar la imagen no pertenece al entor-
senta un calendario en cada celda del campo. Al no de Microsoft Access, sino que simplemente permite
pulsar sobre este icono, se abre un pequeo calen- visualizarla como un reproductor de imgenes.
dario para que el usuario haga clic sobre la fecha
que desee registrar (Gua Visual 2). Ms adelante trabajaremos con Formularios, los
cuales tambin nos posibilitan visualizar imgenes.
Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access
la mostrar en el campo con el formato establecido. EVITAR DUPLICACIONES
Por ejemplo, si el campo tiene configurado el DE DATOS
formato de fecha larga, al seleccionar una fecha Recordemos que es posible ordenar los registros de
del calendario, sta se mostrar con el formato una tabla de modo ascendente o descendente,
largo en la celda del campo. segn los valores de un campo. Esta operacin es
efectuada por Access instantneamente, cuando la
cantidad de registros es pequea.
Al hacer clic sobre

una fecha del calendario,
Access la mostrar
en el campo con
el formato establecido
66
GUA VISUAL /2
Calendario
1 1
2
1 Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del ao.
2 Indica la letra inicial de cada da de la semana.
3 Distribucin de los das del mes correspondiente.
4 Botn Hoy: se inserta en el registro actual la fecha que tenga configurada la PC.
EXPRESIONES SIMILARES A EXCEL

Cuando creamos reglas de validacin, lo hacemos a travs de expresiones que deter-
minan los valores que son admitidos en el campo. Estas expresiones son equivalentes
a las funciones del programa Microsoft Excel.
67
PASO A PASO /2
Insertar imgenes
1 Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija

el tipo de dato Objeto OLE.
2 Guarde los cambios en la tabla, ingrese en la

vista Hoja de datos y haga clic con el botn
derecho del mouse sobre la celda del campo que
desee. Elija la opcin Insertar objeto.
3 Active la opcin Crear desde archivo

y pulse el botn Examinar para elegir
la carpeta que contiene la imagen que
deseamos mostrar. Luego, pulse Aceptar.
68
Vnculos en los datos
A travs de los vnculos,

logramos conexiones
entre los registros
y un archivo existente
Cuando tenemos cientos de registros en nuestra tabla, Vnculos

el programa puede llegar a demorarse varios minutos,
e incluso horas, en ordenar los registros. Para evitar es- en los datos
te inconveniente, es recomendable la creacin de un
ndice, que es una lista en la que se pueden almace- A travs de los vnculos, logramos conexiones en-
nar los valores ordenados de uno o ms campos. Para tre los registros y un archivo existente, pgina web
esto utilizaremos la propiedad Indexado, que posee o correo electrnico. Cada celda es independiente,
una lista desplegable con las siguientes opciones: por lo cual es posible crear diferentes vnculos
dentro de una misma tabla.
No: sin ndice.
S (Con duplicados): crea un ndice para el CREAR HIPERVNCULOS
campo y admite el ingreso de valores duplicados Por medio del tipo de datos Hipervnculos, pode-
(por ejemplo, dos apellidos iguales). mos insertar vnculos dirigidos a direcciones de
S (Sin duplicados): crea un ndice para el pginas web (URL), a un elemento de la base
campo, pero no admite el ingreso de valores dupli- de datos o hacia otro tipo de archivos existentes.
cados (por ejemplo, dos nmeros de DNI iguales). En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones:
la primera es tipear la URL de la pgina deseada,
Cuando el usuario ingrese un valor duplicado en un por ejemplo, www.redusers.com. La segunda es
campo que no lo permite, se mostrar un mensaje introducir una cadena de caracteres en la celda y
de error al guardar o cerrar la tabla (Figura 7). luego asignarle el vnculo deseado.
FIGURA 7.
Cuando el valor sea
duplicado, debemos
hacer clic sobre el botn
Aceptar y modificar
el valor duplicado
para poder continuar.
69
Cuando ingresamos la URL, automticamente se ge-

Datos tiles para nera el vnculo, por lo tanto, al hacer clic sobre ste,
tener en cuenta se abrir el navegador predeterminado para mostrar
la pgina. En cambio, cuando introducimos una ca-
dena de caracteres con un formato distinto del de
VNCULOS HACIA CASILLAS las URL, debemos indicar el destino del vnculo, es
DE CORREO decir, la direccin hacia dnde deseamos trasladar-
Cuando los vnculos se dirigen hacia nos al hacer clic. Para modificar hipervnculos, debe-
casillas de correo, Access abre el pro- mos seguir las instrucciones del Paso a paso 3.
grama predeterminado para enviar
e-mails. Automticamente se completa- Cuando el destino es una pgina web, podemos
r el campo Para con la direccin de tipear la URL en la opcin Direccin. Cuando
correo establecida, y nos permitir el destino es un archivo existente, debemos indicar
enviar un correo hacia ese destinatario. la carpeta que lo contiene en la opcin Buscar en
y luego seleccionarlo de la lista. Despus de elegir
REGISTRAR FECHAS el destino deseado, pulsamos el botn Aceptar.
EN LA VERSIN 2007
Una de las ventajas que ofrece la ELIMINAR VNCULOS
nueva versin de Access es que ofre- Si bien la creacin de vnculos es muy utilizada,
ce la posibilidad de asignar un calen- es posible que tambin necesitemos eliminarlos.
dario interactivo para el registro de Para ello, debemos ingresar en la vista Hoja de
fechas. Este beneficio evita que el datos y hacer clic sobre aquel que deseemos
usuario escriba una fecha determina- eliminar, con el botn secundario del mouse. Final-
da y nos permite, as, tener mayor mente, seleccionamos la opcin Hipervnculo y,
control de la informacin. luego, Quitar hipervnculo.
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS CAMPOS
Dentro de la ficha Hoja de datos, apar-
tado Campos y columnas, encontramos
el botn Cambiar nombre, que permite
modificar el nombre del campo donde
se encuentre el cursor actualmente.
70
Vnculos en los datos
PASO A PASO /3
Modificar hipervnculos
1 Ingrese en la vista Hoja de datos y escriba

el texto que desee utilizar como vnculo.
2 Haga clic con el botn secundario

del mouse sobre la celda que desee,
seleccione la opcin Hipervnculos y, luego,
Modificar hipervnculo....
En la lista Vincular a, seleccione hacia qu
tipo de destino ser el vnculo: una pgina web,
un e-mail o un archivo existente.
RESUMEN
En este captulo, aprendimos que todos los tipos de datos almacenan distintos tipos de regis-
tro en los campos de una tabla. Cada uno dispone de varias propiedades que posibilitan aco-
tar los valores permitidos en cada campo, logrando una base de datos funcional y gil.
71
Multiple choice
1 Qu opcin de propiedad agrega 4 Qu opcin de propiedad basa

el separador de miles, sin indicar la modificacin en la Configuracin Regional
un smbolo monetario? del Panel de Control?
a- Nmero general. a- Nmero general.
b- Estndar. b- Estndar.
c- Fijo. c- Fijo.
d- Moneda. d- Moneda.
2 Qu opcin de propiedad se utiliza 5 Qu opcin debemos marcar

para mostrar el dato introducido tal como para que la fecha se vea de esta manera:
se escribe, es decir, sin modificar el formato? sbado 3 de diciembre de 2011?
a- Nmero general. a- Fecha general.
b- Estndar. b- Fecha larga.
c- Fijo. c- Fecha mediana.
d- Moneda. d- Fecha corta.
3 Qu opcin de propiedad permite 6 Qu opcin debemos marcar

agregar, de forma automtica, el separador para que la fecha se vea de la siguiente
de miles y el signo monetario? manera: 3-dic-11?
a- Nmero general. a- Fecha general.
b- Estndar. b- Fecha larga.
c- Fijo. c- Fecha mediana.
d- Moneda. d- Fecha corta.
Respuestas: 1-b, 2-a, 3-d, 4-c, 5-b, 6-c.
72
Captulo 4
Manejo
de datos
Veamos las diferentes formas

de ordenar y de filtrar datos para obtener
un conjunto acotado de registros.
4.Manejo de datos
Manejo de datos
En este captulo, nos centraremos en la organiza-
cin y el filtrado de los datos almacenados en una
base de datos. La aplicacin de estos procesos
permite ordenar, con base en uno o ms campos,
los registros de las tablas.
Adems, para elegir qu datos visualizar rpidamente,

utilizaremos los filtros y aprenderemos a crear crite-
rios complejos que permitan acotar los resultados, ORDEN PERSONALIZADO
de manera que se puedan visualizar solamente los Existen infinidad de funciones en Access 2007, que
datos que cumplan con dichos criterios. Para finali- obtienen diferentes resultados, y cada una de ellas
zar, aprenderemos a recopilar datos va e-mail. posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo,
Access 2007 permite ordenar datos de forma perso-
nalizada desde la vista Hoja de datos con la fun-
cin SiInm, que posibilita obtener un resultado con
Ordenar registros base en una combinacin de acciones. Su objetivo es
ordenar datos con base en condiciones y su sintaxis es:
Para ordenar datos en forma ascendente o descen- SiInm(expresin; valor_verdadero; valor_falso).
dente con base en un campo, debemos usar los bo- Ms adelante (en el prximo Paso a paso), vere-
tones Orden Ascendente y Orden Descendente, mos cmo aplicar esta funcin, pero, primero, debe-
de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la posibili- mos entender las partes y condiciones de su expresin.
dad de que el orden que deseamos aplicar no sea
estrictamente alfabtico o numrico, por ejemplo, Expresin: aqu debemos indicar la condicin que
ordenar los datos segn los das de la semana, los deben cumplir los datos, por ejemplo, edad>18,
meses del ao, etctera. A continuacin, veremos mes=febrero, sueldo<=1200, etctera.
otras maneras de organizar la informacin. Valor_verdadero: resultado que se obtiene si
AUTOFILTRO EN LA VERSIN 2007

Si bien las versiones anteriores a la 2007 de Access permiten filtrar datos, la posibilidad de
hacerlo rpidamente sobre cada campo es una innovacin muy til y prctica de la nueva ver-
sin. Gracias a esta incorporacin, los filtros se vuelven una tarea muy sencilla.
74
O rd e n a r re g i s t ro s
Existe la posibilidad Deben existir tantos parntesis abiertos como

cerrados para tener coherencia en la sentencia.
de que el orden
que deseamos aplicar Para que la funcin ordene los datos, debemos asig-
narle un valor_verdadero a cada registro y, luego,
no sea estrictamente indicar el orden ascendente, por ejemplo, SiInm([Da
alfabtico o numrico de la semana]=Lunes;1;SiInm([Da de la
semana]=Martes;2;SiInm([Da de la semana]
=Mircoles;3;SiInm([Da de la semana]=
la expresin es verdadera, por ejemplo, si la Jueves;4;SiInm([Da de la semana]=
edad es mayor a 18, el valor verdadero podr Viernes;5;SiInm([Da de la semana]=
ser Mayor de edad. Sbado;6;SiInm([Da de la semana]=
Valor_falso: resultado que se obtiene si la expre- Domingo;7)))))))
sin no es verdadera, por ejemplo, si la edad es
menor a 18, el valor falso sera Menor de edad. Para ordenar los datos con la funcin SiInm, debe-
mos seguir las instrucciones del Paso a paso 1.
Cuando creamos la expresin de la funcin, debe-
mos tener en cuenta las siguientes condiciones: REORGANIZAR
COLUMNAS
El nombre de un campo debe estar encerrado entre La vista Hoja de datos permite modificar el or-
corchetes, por ejemplo, [Da de la semana]. den de las columnas sin cambiar el de los campos en
Si se incluye texto, ste debe estar entre la Vista Diseo. Esta opcin brinda la posibilidad
comillas, por ejemplo, Lunes. de ordenar los campos para ingresar o visualizar re-
Si se incluyen valores numricos, deben estar gistros. Para modificar su ubicacin, debemos ingresar
escritos sin comillas. en la vista Hoja de datos y seleccionar el campo
Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo
operando, por ejemplo, [Da de la semana]= hacia la nueva posicin con un clic sostenido desde
Lunes, [Edad]<=18, [Mes]=Febrero. la posicin actual hasta la deseada (Figura1).
FUNCIONES
La cantidad de funciones incorporadas en Access 2007, es muy extensa; para conocerlas en
mayor profundidad podemos ingresar en la Ayuda del programa y seleccionar el tema Fun-
ciones, de la categora Automatizacin y Programabilidad.
75
4.Manejo de datos
PASO A PASO /1
Orden personalizado de registros
Ingrese en la vista Hoja de datos de la tabla, haga clic sobre el botn Avanzadas
de la ficha Inicio y seleccione la opcin Filtro avanzado/Ordenar.
En la fila Campo de la primera columna de la grilla, escriba la funcin SiInm.
76
O rd e n a r re g i s t ro s
En la fila Orden (correspondiente a la columna que posee la funcin),

seleccione la opcin Ascendente.
Haga clic sobre el botn Alternar filtro, de la ficha Inicio, y observe los resultados.
El botn se desactivar automticamente.
77
4.Manejo de datos
Filtros
Una muy buena forma de clasificar los datos es fil-
trarlos. Mediante la aplicacin de filtros, logramos
clasificar datos con uno o varios criterios (segn lo
que especifiquemos). De esta forma, visualizaremos
nicamente los datos que cumplan con los criterios
especificados, y esto nos permitir disponer fcil y
rpidamente de la informacin que necesitamos.
FIGURA 1. Al mover una columna, sta
se representa con una lnea vertical de color FILTRAR REGISTROS
negro, que indica la nueva posicin del campo. Para llevar a cabo una adecuada clasificacin de la
informacin en la creacin de los diferentes tipos de
filtros, utilizaremos las opciones del apartado Orde-
Debemos tener en cuenta que es posible trasladar la nar y filtrar, de la ficha Inicio (Gua Visual 1).
posicin de todos los campos la cantidad de veces
deseadas, pero la vista Diseo mostrar su orden La versin 2007 de Access reconoce tres tipos de
inicial. Sin embargo, es posible modificar dicho or- filtros que explicamos a continuacin:
den a travs de ella. La diferencia radica en que, Comunes: son los que se generan automtica-
cuando modificamos la estructura, la vista Hoja mente al activar/desactivar las casillas correspon-
de datos s adoptar los cambios realizados. dientes o al indicar un criterio para el filtro.
Para modificar el orden en la vista diseo, de-

bemos seleccionar el campo que deseamos mover
Mediante la aplicacin
y trasladarlo hacia la nueva ubicacin. Una vez de filtros, logramos
que hayamos realizado el cambio, al visualizar la
tabla en la vista Hoja de datos, se respetar
clasificar datos
el orden establecido en la estructura. con uno o varios criterios
EXPRESIONES
Las expresiones permiten obtener datos con base en clculos. Esta necesidad surge de la
posibilidad de que, en la informacin ingresada en la base, no se encuentren los datos, sino
que se deban calcular, ya sea mediante operaciones o comparacin.
78
F i l t ro s
GUA VISUAL /1
Filtrar registros
2
1
1 Filtro: muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/desactivar los valores por visualizar.
2 Seleccin: permite filtrar registros sobre la base de condiciones.
3 Avanzadas: posee la lista de operaciones posibles basadas en la filtracin de datos.
Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o con el criterio indicado. Para anular el filtro, es decir,
numrico), se mostrar un cuadro para que indi- para que se muestren todos los registros, tenemos
quemos cul ser el criterio por filtrar (Figura 2). que desactivar el botn Alternar filtro.
Por ejemplo, si deseamos mostrar solamente las Por seleccin: permiten crear un criterio basado
exportaciones mayores a 60, debemos indicar el en un dato seleccionado. Es decir que, si el
tipo de filtro Mayor que, luego, escribir el valor criterio que deseamos aplicar en el filtro se
60 y pulsar el botn Aceptar. De esta forma, encuentra en un registro, lo seleccionamos y
solamente se visualizarn los registros que cumplan pulsamos el botn Seleccin (Figura 3).
ELIMINAR FILTROS
Para quitar los filtros completamente, debemos pulsar el botn Alternar filtros. Tambin
es posible realizar la misma accin a travs del botn Filtrado, situado en la parte inferior
de la ventana. El resultado es el mismo, cada usuario utilizar el que ms le guste.
79
4.Manejo de datos
FIGURA 2.
Se mostrar la opcin
Filtros de texto
o Filtros de nmeros,
dependiendo de los
valores que posea
la columna donde
se encuentra el cursor.
FIGURA 3.
El listado de opciones
se adapta al valor
seleccionado, es decir
que lo considera
como el criterio
de filtrado.
Por formulario: la filtracin se puede realizar con Es igual a: permite filtrar registros donde el valor
varios criterios. Pulsamos el botn Avanzadas y del campo actual sea igual al texto escrito.
elegimos la opcin Filtro por Formulario. No es igual a: muestra todos los registros donde
el valor del campo actual sea diferente al escrito.
SELECCIN DE REGISTROS: Empieza por: posibilita indicar la letra inicial de
CRITERIOS los registros que se mostrarn.
Los Criterios son las expresiones que determinan No comienza por: muestra todos los registros
una condicin para la seleccin de registros. Depen- donde la letra inicial sea diferente de la indicada.
diendo de la posicin del cursor, variarn las opcio- Contiene: aqu indicamos los caracteres que
nes de filtrado (Figura 4). Veamos los criterios posi- tendrn los registros que se mostrarn. En este
bles para los campos de tipo texto: caso, podemos indicar ms de un criterio o utilizar
80
F i l t ro s
FIGURA 4.
La lista Filtros
de texto muestra
los filtros disponibles
para el campo en el cual
se sita el cursor.
caracteres comodn. Por ejemplo, para mostrar los Los filtros para el tipo de dato numrico son similares,
registros que tiene la letra s en su contenido, excepto por los tres mencionados a continuacin:
escribimos simplemente la letra. Para seleccionar
los que posean determinada cadena de caracteres, Menor que: se mostrarn los registros que
debemos utilizar el carcter comodn *, el cual posean valores menores al indicado.
representa una cantidad indefinida de caracteres. Mayor que: el resultado sern los registros que
Para mostrar los registros que posean la cadena de posean valores superiores al indicado.
caracteres ig, tenemos que escribir *ig*. Entre: mostrar los registros que se encuentren
No contiene: produce el efecto inverso a la entre los valores indicados.
opcin Contiene.
Termina con: indicamos el/los caracteres finales Cuando el tipo de dato por filtrar es Fecha/Hora,
de los registros que se mostrarn. la lista de filtros es mucho ms extensa y permite,
No termina en: indicamos los caracteres finales entre otras cosas, filtrar entre meses, aos y
de los registros que no se mostrarn. dos fechas establecidas.
APLICACIN DE CRITERIOS
Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados.
Lo importante es comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, stos
deben ser aplicados en el campo adecuado.
81
4.Manejo de datos
Cada vez que

seleccionamos
un elemento de una lista,
estamos creando
un criterio para el filtrado
FILTROS POR FORMULARIO Por Formulario, tenemos que desplegar las

Hasta el momento, hemos visto cmo actan los fil- opciones del botn Avanzadas.
tros y cul es su funcin. En esta instancia del libro,
desarrollaremos en profundidad cmo trabajar con Este tipo de filtro permite seleccionar datos que
ellos, as como tambin las posibles variantes que cumplan uno o ms criterios, de forma rpida, a tra-
pueden conjugarse para generar distintos resulta- vs de la vista Hoja de datos. Al seleccionarlo, la
dos. Recordemos que, para operar con filtros, pode- grilla se muestra vaca, y se crea una lista desplega-
mos utilizar las opciones de Ordenar y filtrar, de ble en cada campo, que permite filtrar los datos que
la ficha Inicio. Para seleccionar el tipo de filtro se mostrarn en la tabla (Figura 5).
FIGURA 5.
Observemos que
se ha modificado
el nombre de la pestaa:
est indicando
que aplicamos un filtro.
ESTOY LISTO PARA RECOPILAR INFORMACIN VA E-MAIL?

Antes de comenzar el proceso, debemos verificar que el programa Microsoft Outlook 2007
est configurado y posea una tabla de destino para recibir los datos. Recomendamos enviar
e-mails de prueba para verificar que la cuenta se encuentra correctamente configurada.
82
F i l t ro s
FIGURA 6.
Los campos que poseen
un filtro se identifican
con el icono situado
sobre el extremo superior
derecho del nombre
del campo.
Cada vez que seleccionamos un elemento de una mos que pulsar nuevamente el botn Alternar
lista, estamos creando un criterio para el filtrado. filtro, y se mostrarn todos los registros de la tabla.
Es decir que los registros que se mostrarn sern
solamente aquellos que cumplan con los criterios AVANZADAS
elegidos. Para aplicar el filtro, debemos pulsar Dentro del apartado Ordenar y filtrar encontra-
el botn Alternar filtro y as los registros que mos el botn Avanzadas, que permite trabajar
no cumplan con los criterios indicados quedarn detalladamente con los filtros personalizados y em-
ocultos, como podemos ver en la Figura 6. plear herramientas especficas de filtro (Figura 7).
Las opciones del botn Avanzadas para los filtros
Para modificar los criterios de los campos que ya personalizados son las siguientes:
tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el
icono representativo y activar/desactivar las op- Filtro por formulario: permite pasar del
ciones deseadas. Para agregar criterios en otros filtro personalizado al filtro por formulario.
campos, debemos hacer clic sobre la flecha situada
junto al nombre del campo (justo al lado izquierdo
del icono del filtro) y activar/desactivar los
elementos que deseamos visualizar. Para quitar
el filtro de un campo, activamos la opcin
Seleccionar todo de su men desplegable.
Una de las caractersticas de este tipo de filtro es

que la cantidad de registros visualizados se actualiza
automticamente a medida que modificamos los FIGURA 7. Cuando el tipo de filtro
criterios, de manera que, luego de indicar los ele- es personalizado, las opciones del botn
mentos que deseamos visualizar, debemos pulsar el Avanzadas permiten realizar ms operaciones
botn Aceptar. Para quitar todos los criterios, tene- que sobre los filtros comunes o de seleccin.
83
4.Manejo de datos
Aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro En la actualidad, se ha incorporado a la vida diaria

personalizado actual. Su funcin es la misma el uso habitual de mensajes de correo electrnico,
que el botn Alternar filtro. tambin llamados e-mails, para la comunicacin e
Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna intercambio de informacin. Debido a ello, la versin
accin, al estar situados en el filtro avanzado. 2007 de Microsoft Access nos permite almacenar
Cargar desde la consulta: carga el diseo de el contenido proveniente de un e-mail, en las ta-
una consulta en la grilla. blas de la base de datos actual.
Guardar como consulta: almacena los datos del
filtro personalizado como una nueva consulta. Para realizar esta tarea, crearemos un formulario de
Borrar cuadrcula: elimina toda la informacin entrada para envirselo a los usuarios a travs del
que posee la grilla, la deja completamente vaca. programa Microsoft Outlook 2007. Los usuarios de-
Cerrar: cierra la pestaa del filtro. bern ingresar la informacin solicitada y luego
devolver el formulario al remitente.
Esta combinacin de ambos programas permite llevar

Recopilar datos a cabo la tarea de enviar un formulario creado en
Access para que el usuario lo complete y, luego, cuan-
va e-mail do lo recibamos de vuelta, podamos extraerle la infor-
macin para realizar, por ejemplo, encuestas en red.
Microsoft Access 2007 permite almacenar datos en
las tablas existentes de la base de datos con infor- Aunque las respuestas recibidas se pueden procesar
macin almacenada en mensajes de correo electr- de forma manual o automtica, el objetivo de traba-
nico (e-mail). En esta seccin, aprenderemos a reco- jar rpidamente en el proceso de registro implica
pilar y a administrar la informacin gracias a la co- automatizar tareas para evitar prdidas de tiempo
nexin con Microsoft Outlook 2007. innecesarias. Por esta razn, aprenderemos a procesar
Antes de comenzar
el proceso de recopilacin,
debemos corroborar
que en la PC se encuentra
instalado y configurado
el programa
Microsoft Outlook 2007
84
Recopilar datos va e-mail
los datos de forma automtica. Por ejemplo, al reci- poder enviar y recibir formularios de Microsoft
bir un mensaje de correo electrnico, nuestra PC Access 2007 (Paso a paso 2). Luego de configu-
ya sabr si debe o no almacenar su contenido en las rarla, se abrir el programa Microsoft Outlook 2007,
tablas de la base de datos. el cual debemos cerrar a travs del botn
Cerrar, de su barra de ttulo.
Con respecto a Microsoft Outlook 2007, cabe
destacar que no haremos un anlisis profundo del CREAR LA TABLA
programa, sino que nos limitaremos a explicar lo DE DESTINO
necesario para que el usuario pueda desempear Antes de empezar el proceso de recopilacin de
adecuadamente la tarea de recopilacin de datos. datos, debemos crear la tabla de destino, es decir,
la tabla en la cual se almacenarn los datos que
CONFIGURAR MICROSOFT se incluyan en los e-mails.
OUTLOOK 2007
Antes de comenzar el proceso de recopilacin, debe- Sus campos deben contener toda la informacin
mos corroborar que en la PC se encuentra instalado que los usuarios completarn en el mensaje de
y configurado el programa Microsoft Outlook 2007. correo electrnico que les enviemos, por lo tanto,
es importante que no existan campos que el
En este apartado, vamos a aprender a configurar usuario no complete, ni que falten campos para
una cuenta de correo para poder enviar y recibir almacenar la informacin.
formularios que permiten recopilar informacin a
travs de e-mails. Recordemos que el objetivo de nues- La recopilacin de datos suele utilizarse para en-
tro libro es conocer las diversas opciones que brinda cuestas, pedidos, y toda aquella informacin que
Microsoft Access, por lo tanto, nicamente desarrolla- se pueda organizar en un formulario. Debemos te-
remos lo necesario sobre Microsoft Outlook 2007. ner en cuenta que no se pueden emplear campos
que posean tipos de datos Autonumrico ,
Nos basaremos en que el usuario ya posee una Datos adjuntos, Multivalor y OLE (Captulo 3)
cuenta de correo electrnico y que, por lo tanto, ya que no se pueden recopilar mediante mensajes
solo le resta configurarla en Outlook 2007 para de correo electrnico (Figura 8).
FUNCIONES Y EXPRESIONES
Las funciones pueden estar incluidas dentro de las expresiones. Para profundizar sobre las
diversidades que ofrecen las expresiones, recomendamos ingresar en la Ayuda del programa
y seleccionar el tema Gua de la sintaxis de expresiones, de la categora Expresiones.
85
4.Manejo de datos
PASO A PASO /2
Configurar una cuenta
Ingrese al programa Microsoft Outlook a travs del men Inicio (o puede tener el icono
del programa en el Escritorio de Windows) y se mostrar el primer paso del asistente que lo guiar
en el proceso de configuracin de una cuenta de correo. Pulse Siguiente para continuar.
Active la opcin S para configurar una cuenta de correo y luego haga clic sobre
el botn Siguiente para continuar.
86
Active la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos

de servidores adicionales y despus haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
Active la opcin Correo electrnico de Internet y luego haga clic sobre el botn Siguiente.
87
4.Manejo de datos
Escriba la informacin que solicita el asistente. Considere que si su cuenta de correo es de tipo
webmail (es decir, una cuenta que necesite una interfaz web para su acceso, como por ejemplo,
Hotmail, Yahoo, Gmail) debe configurar un tipo de cuenta HTTP, mientras que si la cuenta
es de clientes locales (por ejemplo, una empresa) debe elegir el tipo de cuenta POP3.
Microsoft Outlook informa que se ha completado satisfactoriamente toda la informacin.

Para terminar el proceso, pulse el botn Finalizar.
88
FIGURA 8.
En este ejemplo,
se ha creado la tabla
Encuesta para recopilar
informacin, por lo tanto,
es nuestra tabla
de destino.
ENVIAR EL FORMULARIO Para: aqu debemos escribir las direcciones de

Luego de verificar que disponemos de una cuenta e-mail de cada una de las personas que recibir el
configurada en Microsoft Outlook 2007 y de una tabla formulario. Cuando los destinatarios son ms
de destino, estamos listos para enviar el formulario de uno, debemos separar cada direccin con el
HTML, mediante el cual el usuario completar la signo punto y coma (;).
informacin necesaria que se almacenar en la tabla CC: aqu debemos indicar otro/s destinatarios que
de destino. Para enviar el formulario, siga las ins- recibirn una copia del mensaje.
trucciones del Paso a paso 3. Asunto: tenemos que escribir el ttulo del mensaje.
De forma automtica, se muestra el texto que
Luego de finalizar los pasos anteriormente mencio- hemos indicado en el asistente.
nados, se abrir, de forma automtica, el mensaje de Cuerpo del mensaje: aqu se incluye el texto que
correo electrnico en Microsoft Outlook con el con- hemos asignado en el proceso de creacin de
tenido del formulario. Finalmente, debemos comple- formulario y el formulario que cada destinatario
tar la informacin bsica de un correo electrnico, la debe completar. Debajo de cada campo, se agrega
cual detallamos a continuacin. una pequea descripcin de los datos admitidos.
EL FORMULARIO QUE SE ENVA ES DE MICROSOFT ACCESS?

El proceso de creacin del formulario que se enviar a travs de un mensaje de correo elec-
trnico genera un formulario con formato HTML, el cual se puede enviar va e-mail, ya que es
compatible con todos los programas de correo electrnico.
89
4.Manejo de datos
PASO A PASO /3
Enviar un formulario HTML
Seleccione la tabla de destino en el Panel de Exploracin, ingrese en la ficha

Datos externos y pulse el botn Crear correo electrnico.
Observe el primer paso del asistente, que muestra todos los pasos que debe seguir para finalizar
el proceso. Para continuar, haga clic sobre el botn Siguiente.
90
Active la opcin Formulario HTML porque si elige Formulario de Microsoft Office

InfoPath, los usuarios debern tener dicha aplicacin instalada en su equipo, de lo contrario,
no podrn ver el mensaje. Haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
Elija los campos que se enviarn en el formulario HTML. Seleccinelos de la lista

Campos de la tabla y pulse el botn > para agregarlos en la lista Campos;
stos se incluirn en el mensaje de correo electrnico. Para continuar, pulse el botn Siguiente.
91
4.Manejo de datos
Si activa la casilla Procesar las respuestas y agregar los datos

automticamente, cuando el mensaje llegue a la cuenta configurada en Outlook
se agregarn sus datos en la tabla, pero pueden existir mensajes sin datos o con datos errneos.
Si no la activa, debe controlar manualmente cules contienen datos ptimos y cules no.
En nuestro ejemplo, no la activaremos. Para continuar, pulse Siguiente.
Active la opcin Especificar las direcciones de correo electrnico

en Microsoft Office Outlook porque la tabla de destino no posee las direcciones
de correo de los destinatarios y, por lo tanto, debemos especificarlas en Outlook.
92
En la opcin Asunto, ingrese el texto que se mostrar como ttulo del mensaje.
En Introduccin, escriba el texto que desea mostrar dentro. Para continuar, pulse Siguiente.
Haga clic sobre el botn Crear para que se realice el formulario HTML que enviaremos.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos sobre la
base de criterios propios, sin necesidad de que el orden sea alfabtico. Adems, hemos
aprendido a recopilar datos a travs de los mensajes de correo electrnico.
93
4.Manejo de datos
Multiple choice
1 Cul de las siguientes opciones 4 Cul de las siguientes opciones

no realiza ninguna accin? permite filtrar registros basados en condiciones?
a- Filtro por formulario. a- Filtro.
b- Guardar como consulta. b- Seleccin.
c- Filtro avanzado/ordenar. c- Avanzadas.
d- Borrar cuadrcula. d- Borrar todo.
2 Cul de las siguientes opciones elimina 5 Cul de las siguientes opciones muestra
toda la informacin que posee la grilla? el cuadro de filtros donde debemos activar/
a- Filtro por formulario. desactivar los valores que deseamos visualizar?
b- Guardar como consulta. a- Filtro.
c- Filtro avanzado/ordenar. b- Seleccin.
d- Borrar cuadrcula. c- Avanzadas.
d- Borrar todo.
3 Cul de las siguientes opciones

posee la lista de operaciones posibles basadas 6 En qu campo tenemos que escribir
en la filtracin de datos? el ttulo del mensaje?
a- Filtro. a- Para
b- Seleccin. b- CC
c- Avanzadas. c- Asunto
d- Borrar todo. d- Cuerpo del mensaje
Respuestas: 1-c, 2-d, 3-c, 4-a, 5-b, 6-c.
94
Captulo 5
Relaciones
entre tablas
Aprendamos a conectar informacin para

que no se produzcan prdidas de datos,
evitar errores y agilizar el trabajo.
5 . R e l a c i o n e s e n t re t a b l a s
Relaciones
entre tablas
Microsoft Access 2007 es una de las herramientas
ms potentes para el manejo de informacin ya que,
sin necesidad de procedimientos complejos, brinda
la posibilidad de relacionar datos de manera gil y
efectiva, para obtener de ellos la informacin dese-
ada en el momento en que la requerimos.
QU ES UNA CLAVE PRINCIPAL?
En este captulo, aprenderemos a llevar a cabo relacio- En el proceso de elaboracin de tablas, hemos
nes entre tablas y comprenderemos la importancia de incluido un campo que nos permite identificar cada
crear claves principales. Adems, conoceremos los dis- registro de manera nica e irrepetible. Este mtodo
tintos tipos de relaciones, as como tambin las formas es fundamental para localizar e identificar un dato,
de previsualizar los datos para la impresin. ya que permite hacer referencia a l sin necesidad de
nombrar todos y cada uno de sus atributos.
Por lo tanto, es ms simple y sencillo mencionar al

Clave principal empleado 1, que decir Juan Prez, 26 aos, sexo mas-
culino, nmero de documento (que son todos los atri-
Para crear relaciones entre tablas, debemos indi- butos de empleado 1). El campo que se emplea
car un campo especial en cada una de ellas, que para identificar cada registro con un valor nico se de-
se denomina clave principal. nomina campo clave o clave principal.
A su vez, el campo clave de una tabla es frecuen-
A lo largo de este captulo, veremos qu significa temente utilizado en otra, con el fin de poder rela-
este concepto y cules son sus utilidades como he- cionarlas entre s. A estos campos los llamamos
rramienta para nuestra base de datos. clave externa (Figura 1).
CLAVE PRINCIPAL
Si bien es posible convertir un campo clave luego de introducir datos, sugerimos hacerlo
antes, para que no existan posibles errores con los datos introducidos. Por ejemplo, si un
campo clave contiene registros duplicados, no se podr convertir en campo clave.
96
Clave principal
FIGURA 1.
Los campos clave
externos son campos
clave de otras tablas
que se utilizan como dato
complementario.
Que un campo sea clave principal implica que: Aceptar y, luego, ingresar los datos en las celdas
vacas del campo clave.
El campo queda automticamente indexado
sin duplicados: si ingresamos un valor repetido CREACIN
en el campo clave y deseamos cerrar o guardar la DE CLAVES PRINCIPALES
tabla, Access nos muestra un mensaje de error. Para indicarle a Access que un campo ser la
Si Access muestra este mensaje, debemos pulsar el clave principal de la tabla, debemos seguir
botn Aceptar y corregir el dato duplicado. las indicaciones del Paso a paso 1. Luego de re-
No es posible omitir valores en el campo: alizar los pasos anteriores, automticamente Access
todos los registros debern contener un valor en el mostrar un pequeo icono en forma de llave junto
campo clave, de lo contrario, Access muestra un al campo, que indicar que es la clave principal de
mensaje de error al intentar cerrar o guardar la la tabla. De esta forma, podremos identificarlo en
tabla. Para corregirlo, debemos pulsar el botn la vista Diseo (Figura 2).
FIGURA 2.
Las claves principales
siempre se identifican con
el icono en forma de llave,
inclusive en versiones
anteriores a la 2007.
97
PASO A PASO /1
Crear clave principal
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y seleccione el campo que desea convertir en campo clave.
Haga clic sobre el botn Clave principal, de la ficha Diseo, o elija la opcin Clave
principal del men contextual (clic secundario) del campo seleccionado.
98
Relacionar datos
QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL De esta manera, ya no se mostrar el icono en for-

Las tablas solamente pueden contener un campo ma de llave, y esto nos indicar que en la tabla no
clave a la vez en cada una de ellas. Sin embargo, es existen claves principales.
posible que surja la necesidad de modificarlo o de
eliminarlo. Para cambiarlo, simplemente debemos
crear la clave principal sobre otro campo y, autom-
ticamente, se borrar el actual ya que, como hemos Relacionar datos
mencionado antes, no se permiten dos campos cla-
ve en una tabla al mismo tiempo. Las herramientas para relacionar tablas nos permi-
ten acceder rpidamente a la informacin almace-
Pero si deseamos quitar la clave principal para que nada, sin necesidad de abrir cada una de las tablas
la tabla no contenga ningn campo clave, debemos que contienen los datos. Por lo tanto, el proceso de
ingresar en la vista Diseo de la tabla y seleccio- relacin se define como: vinculacin entre dos tablas
nar el campo que contiene la clave principal: podemos a travs de un campo en comn. En el apartado
situar el cursor sobre una celda del campo o hacer clic siguiente, veremos cmo crear especficamente
sobre el cuadro que lo precede. Luego, debemos la relacin entre tablas.
desactivar el botn Clave principal, de la ficha
Diseo, o usar el men contextual. TIPOS DE RELACIONES
Si bien es cierto que cada tabla almacena informacin
independiente, esto no quiere decir que las relaciones
entre sus datos no puedan darse de distintas formas.
Las tablas solamente

pueden contener
un campo clave a la vez
en cada una de ellas
CAMPOS CLAVE Y RELACIONES

Es importante tener en cuenta que, antes de eliminar o modificar la clave principal de un
campo, debemos verificar que sta no participe de ninguna relacin entre las tablas. Si se da
el caso, Access mostrar un mensaje de error que indicar que no se puede eliminar.
99
Por ejemplo, puede darse desde un solo registro y A continuacin, veremos los tres tipos de relaciones
terminar mostrando varios resultados compatibles. que pueden darse entre tablas:
Esto lo podemos ver si relacionamos la tabla Uno a varios: en este tipo de relaciones, los datos
Empleados (que almacena los datos personales de de un campo pueden tener mltiples registros en el
cada empleado) y la tabla Ventas (que registra las campo de la otra tabla. Por ejemplo, un empleado
ventas realizadas, ms el empleado que las efecta) puede tener registradas varias ventas, por lo tanto,
porque, al abrir la primera, podremos ver el listado el campo Id Empleado de la tabla Empleados
de ventas que realiz cada uno de ellos (Figura 3). posee relacin uno a varios registros con respecto al
campo Id Empleados de la tabla Ventas.
En este ejemplo, la relacin se basa en el campo Varios a varios: los datos de un campo pueden
Id Empleado, debido a que es el campo en tener varios registros en la otra tabla, y viceversa.
comn en ambas tablas. Debemos tener en cuen- Por ejemplo, un artculo puede incluir varias ventas,
ta que, para crear una relacin entre tablas, los y varias ventas puede referirse al mismo producto.
campos que se van a relacionar tienen que poseer X Uno a uno: en este tipo de relacin, a cada
el mismo tipo de datos o ser compatibles registro de una tabla le corresponde un solo registro
(por ejemplo, Nmero con Autonumrico). en la otra. Por ejemplo, el campo Id Empleados
FIGURA 3.
Al hacer clic sobre
el signo +, visualizaremos
los datos relacionados
de la otra tabla.
IMPRESIONES SATISFACTORIAS
La clave para obtener impresiones satisfactorias es realizar la previsualizacin de los datos
antes de la impresin. En el caso de las relaciones, podemos modificar la posicin de las ven-
tanas (desde su barra de ttulo) de la pestaa Relaciones, hasta obtener la previsualizacin.
100
P ro c e s o d e re l a c i n
de la tabla Empleados tiene solamente un registro Al abrir una tabla que est relacionada con otra, y
que le corresponde en el campo Id Empleado de ambas poseen el campo en comn como campo
una tabla que refleje el total de ventas de cada clave, veremos la informacin correspondiente a la
empleado, ya que no es posible que un mismo segunda. Por ejemplo, si el campo Id Empleado
empleado tenga dos totales por sus ventas. es clave principal en las dos tablas, cuando abra-
mos una de ellas veremos la informacin corres-
Cada tipo de relacin se identifica con un icono pondiente a la otra tabla, y viceversa.
cuando se genera (Figura 4).
En cambio, si el campo en comn sobre el cual
se realiza la relacin es campo clave en una de
las tablas, pero no en la otra, solamente veremos
Proceso de relacin los datos de la segunda al abrir la tabla que posee
el campo clave. Es decir que la relacin se da
Veremos cmo crear la relacin entre las tablas y nicamente en un sentido.
conoceremos los campos que conectarn sus datos.
Para realizar el proceso, sigamos el Paso a paso 2. Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave
principal en la tabla Empleados, pero no en la ta-
bla Ventas, cuando abramos la tabla Empleados
veremos los datos correspondientes a sus ventas y,
al abrir la tabla Ventas, no veremos informacin
sobre los empleados porque el campo Id Empleado
no es clave principal en esta tabla.
Luego de crear una relacin, es posible modificar-

la; para ello, debemos hacer doble clic sobre la l-
FIGURA 4. En este ejemplo, la relacin nea conectora entre las tablas. Recordemos que es
es de uno a varios. El signo ? posible realizar la cantidad de relaciones deseadas
representa el concepto varios. en una misma base de datos.
POR QU ELIMINAR EN CASCADA?

Cuando activamos la eliminacin en cascada, nos aseguramos de que no existir un registro
que no tenga su correspondiente vnculo en otra tabla ya que, al eliminar uno de ellos, auto-
mticamente lo harn sus destinos. Esto evitar que existan datos sueltos, sin destino.
101
PASO A PASO /2
Crear relaciones entre tablas
Ingrese en la ficha Herramientas de base de datos y active el botn Relaciones.
Pulse el botn Mostrar tabla, de la pestaa Diseo. Se mostrar el listado de tablas existentes
102
Haga doble clic sobre las tablas que participarn en la relacin para agregarlas
en la pestaa y pulse el botn Cerrar.
Haga clic sostenido desde un campo en comn hacia el otro para relacionarlos.
103
Verifique que los campos sean los correctos. Para modificarlos, despliegue la lista
y seleccione el deseado.
Pulse el botn Crear. Se generar una lnea que conecta ambas tablas a travs del campo
elegido. Pulse el botn Guardar, de la barra de acceso rpido.
104
No se podr eliminar
un registro que contenga
un dato relacionado
La casilla Actualizar en cascada campos

OPCIONES PARA LA RELACIN relacionados permite actualizar automticamen-
ENTRE TABLAS te cambios generados en uno de los campos que
En el proceso de creacin o de modificacin de las re- interviene en la relacin. Por ejemplo, si modifica-
laciones, se muestra el cuadro de dilogo Modificar mos el nmero que identifica a un empleado en la
relaciones, que permite activar/desactivar la casilla tabla Empleados, ste se actualizar automtica-
Exigir integridad referencial. Al activar mente cada vez que se encuentre el valor de dicho
esta casilla, se habilitan las opciones Actualizar empleado en la tabla Ventas.
en cascada campos relacionados y Eliminar en
cascada los registros relacionados (Figura 5).
Al activar la casilla Exigir integridad referen-

cial, le indicamos a Access que los datos entre
ambas tablas deben ser coherentes, por lo tanto, no
se podr eliminar un registro que contenga un dato
relacionado. Es decir que, por ejemplo, todo valor
que se ingrese en el campo Id Empleado de la ta-
bla Ventas debe existir en el campo Id Empleado
de la tabla Empleados. Si en la tabla Id Empleado FIGURA 5. A travs del cuadro Modificar
se hace referencia al empleado 5, en la tabla Ven- relaciones, podemos modificar los campos
tas debe existir un registro para dicho empleado. que participan en la relacin.
BENEFICIOS DE ACTUALIZAR DATOS EN FORMA AUTOMTICA

El gran beneficio de actualizar los datos automticamente es no tener que hacerlo de
manera manual y perder mucho tiempo o cometer errores. Las actualizaciones autom-
ticas reducen la posibilidad de realizar modificaciones equvocas.
105
Si activamos la casilla Eliminar en cascada los posibilita acceder, rpido y de forma eficaz, a la in-
registros relacionados, cuando borremos un re- formacin seleccionada, por lo tanto, una adecua-
gistro que posee el campo clave, se eliminarn auto- da edicin de las relaciones es fundamental para
mticamente las tablas que contengan este registro aprovechar todo el potencial de dicha informa-
como clave externa. Por ejemplo, si borramos un em- cin. En este apartado, conoceremos las opciones
pleado de la tabla Empleados, los registros que se co- de la pestaa Diseo que permiten eliminar y
rrespondan en la tabla Ventas tambin se eliminarn. previsualizar los datos relacionados.
PESTAA DISEO
En el momento en que podemos ver la pestaa
Trabajar Relaciones, es cuando se muestra automticamen-
te la ficha Diseo, en la cinta de opciones. Esta
con relaciones ficha permite realizar varias operaciones sobre el
diseo de la relacin (Gua Visual 1).
Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y
las opciones de modificacin que ofrecen, podemos ELIMINAR RELACIONES
trabajar con la manipulacin del formato de los datos Si bien las relaciones entre tablas son una excelente
relacionados. Recordemos que relacionar tablas forma de agilizar el trabajo con bases de datos, y su
uso evita posibles duplicaciones de informacin, tam-
bin es importante conocer la forma para eliminarlas.
Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes,

a travs de la supresin total de todo vnculo entre
las tablas relacionadas. Para ello, debemos ingresar
en la ficha Herramientas de base de datos, pre-
sionar el botn Relaciones para que se presente la
pestaa Relaciones, y visualizar las relaciones
existentes en la base de datos.
OTRA FORMA DE ELIMINAR RELACIONES

Para eliminar la relacin existente entre dos tablas, utilizamos el men contextual (accesible
a travs del botn derecho del mouse) de la lnea conectora. Tambin, es posible eliminar
relaciones al seleccionar dicha lnea conectora mediante un clic y presionar la tecla Suprimir.
106
Tr a b a j a r c o n re l a c i o n e s
GUA VISUAL /1
Pestaa Diseo
2 4
1 5 6
3
8
7
1 Modificar relaciones: abre el cuadro Modificar relaciones para cambiarlas.

2 Borrar diseo: elimina el diseo de la pestaa sin borrar la vinculacin entre tablas.
3 Mostrar tabla: abre el cuadro Mostrar tabla, que permite agregar tablas en la pestaa
Relaciones, las cuales podrn ser utilizadas para nuevas relaciones.
4 Ocultar tabla: oculta la tabla activa, es decir, la tabla en la cual se encuentra un campo selec-
cionado. Es posible ocultar una a una todas las tablas.
5 Mostrar relaciones directas: permite visualizar solamente las relaciones en las cuales par-
ticipa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la que deseemos
mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botn. Solamente se mostrarn las
tablas que contienen relaciones directas con la tabla seleccionada.
6 Cerrar: cierra la pestaa Relaciones. Si existen cambios que no se guardaron hasta el momen-
to, Access solicitar confirmacin para almacenarlos.
7 Mostrar todas las relaciones: posibilita visualizar todas las relaciones. Si existen tablas ocul-
tas que participan de relaciones, tambin se mostrarn.
8 Informe de relacin: genera un informe con el diseo de la pestaa Relaciones, incluyendo
el nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado.
COMPATIBILIDAD CON EXCEL

Los usuarios que conozcan el programa Microsoft Excel encontrarn similitudes con la
Hoja de datos que ofrece la versin 2007 de Access. Debido a esta nueva caracterstica,
es posible importar una hoja de clculo desde Excel hacia la hoja de datos de Access.
107
Luego, debemos hacer clic con el botn secundario agregadas para relacionar, debemos pulsar el botn
del mouse sobre la lnea conectora que representa la Borrar diseo, de la ficha Diseo. As, se elimina
relacin que deseamos borrar, y elegir la opcin el diseo sin suprimir la vinculacin entre las tablas.
Eliminar. Microsoft Access mostrar un mensaje Luego de pulsarlo, Access mostrar el siguiente
donde tenemos que pulsar el botn S para termi- cuadro de dilogo, el cual nos avisa que se elimi-
nar el proceso y borrar, as, la relacin. Si pulsamos nar la distribucin de la pestaa Relaciones,
el botn No, se cancelar el proceso y, por lo tanto, quitando todas las ventanas correspondientes a
no se realizar la eliminacin. las tablas agregadas (Figura 6).
Despus de pulsar el botn S, se elimina la relacin Si eliminamos el diseo de la pestaa, se mostrar

por completo, es decir que ya no existe vnculo alguno vaca, ocultar todas las tablas y relaciones existen-
entre los datos de las tablas. Sin embargo, sus tes. Si deseamos visualizarlas otra vez, podemos
ventanas siguen visibles, aunque no exista la lnea hacerlo mediante el botn Mostrar todas las
conectora entre ellas. relaciones, de la ficha Diseo, que presentar nue-
vamente todas las ventanas y relaciones existentes.
Si lo que deseamos es eliminar la pestaa de relacio-
nes, es decir, borrar todas las ventanas de las tablas INFORMES DE RELACIONES
Los informes de relaciones constituyen un elemento
importante de las bases de datos: distribuyen la in-
formacin de tal forma que pueda ser impresa.
Access 2007 permite
eliminar las relaciones
existentes, a travs
de la supresin total
de todo vnculo entre FIGURA 6. El botn S elimina el diseo.
las tablas relacionadas Si pulsamos el botn No, cancelamos el proceso.
PREVISUALIZACIN DE ELEMENTOS
Toda la informacin que se almacena en cada elemento de una base de datos puede ser
impresa. En el caso de las relaciones, lo hacemos a travs de los informes de relacin.
Al ingresar a la vista Preliminar de cada elemento, veremos cmo quedar impreso.
108
Luego de ver la creacin e impresin de los informes, informacin se distribuya de tal modo que, al impri-
conoceremos las propiedades que se refieren a las mirse, pueda ser leda fcilmente (Figura 7).
relaciones entre tablas.
La distribucin de las tablas que muestra el informe
Para crear un informe de relacin, presionamos el se corresponde con la distribucin que posee la pes-
botn Informes de relaciones, situado en la fi- taa Relaciones al momento de hacer el informe.
cha Diseo, que muestra las relaciones existentes Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de
entre las diferentes tablas, de manera que se pueda nuestro agrado, podemos modificar la distribucin
imprimir rpida y sencillamente, visualizando todas de las ventanas en la pestaa. Para ello, hacemos
las ventanas de las tablas y las lneas conectoras que clic sostenido sobre la barra de ttulo de la venta-
muestran las relaciones existentes. Al llevar a cabo na deseada y, sin soltar el botn del mouse, la
informes de relaciones, debemos procurar que la movemos hacia otra posicin.
FIGURA 7.
Sobre el extremo superior
izquierdo de la ventana,
se muestra el nombre
de la base de datos junto
a la fecha que tenga
configurada la PC.
IMPRESIONES EXITOSAS
Para lograr que el proceso de impresin sea exitoso, recomendamos realizar, previa-
mente, las configuraciones de mrgenes y tamao de la hoja en la cual imprimiremos.
Posteriormente, ingresamos en la vista Preliminar para confirmar los resultados.
109
Luego de obtener el diseo deseado en el informe,

debemos guardarlo. Para ello, pulsamos el botn
Guardar, de la barra de acceso rpido, y luego
la combinacin de teclas CONTROL+S, o simple-
mente cerramos la pestaa y Access nos preguntar
si deseamos guardarlo.
Para lograr la impresin de esta informacin, debe-

mos desplegar las opciones del Botn de Office
y elegir la opcin Imprimir. Se mostrar el cuadro el informe. Para iniciar la impresin, pulsamos el
de dilogo que podemos ver en la Figura 8. botn Aceptar. Debemos tener en cuenta que,
para realizar el proceso de forma correcta, la
En la opcin Nmero de copias, tenemos que in- impresora necesita estar conectada a la PC, encen-
dicar la cantidad de veces que deseamos imprimir dida y con papel disponible.
FIGURA 8.
Si tenemos varias
impresoras instaladas,
debemos desplegar
la lista Nombre
y seleccionar la que
se encuentre conectada
a la PC en el momento
de la impresin.
ES POSIBLE IMPRIMIR SIN GUARDAR EL INFORME?

El proceso de guardar un informe tiene como resultado y beneficio conservarlo para
visualizarlo en otro momento con los datos correspondientes al momento de su creacin.
Sin embargo, no es necesario guardar un informe para poder imprimirlo.
110
tener en cuenta que el objeto no debe estar abierto,

En la opcin simplemente debe estar seleccionado en el Panel.
Nmero de copias,
Las propiedades de un informe de relacin incluyen
tenemos que indicar la fecha de creacin, la fecha de la ltima
la cantidad de veces modificacin, el nombre del propietario y una
descripcin del contenido del informe. Si bien
que deseamos esto ltimo es opcional, recomendamos escribir un
imprimir el informe breve texto que nos d una referencia de la infor-
macin almacenada en l, ya que nos puede servir
para identificar su contenido sin necesidad
PROPIEDADES DE LOS INFORMES de abrirlo, solamente bastar con visualizar
DE RELACIONES las propiedades (Figura 9).
Al igual que el resto de los elementos de una base
de datos, a los informes de relaciones podemos
guardarlos con el botn Guardar de la barra de
acceso rpido y escribiendo el nombre deseado.
Al guardar el informe, ste se mostrar en el Panel
de Exploracin y se crear, tambin, un grupo de
propiedades particulares, que podemos visualizar si
hacemos clic con el botn derecho del mouse sobre
el informe en el Panel de Exploracin y elegi-
mos la opcin Propiedades.
Otra forma de acceder a las propiedades de un objeto FIGURA 9. Para salir del cuadro, debemos
existente en el Panel de Exploracin es seleccio- pulsar el botn Aceptar o Cancelar. Si hemos
narlo y pulsar el botn Hoja de propiedades de la escrito una descripcin, tenemos que pulsar
ficha Herramientas de base de datos. Debemos el botn Aceptar para almacenarla.
RESUMEN
A lo largo de este captulo, hemos aprendido a crear claves principales y a relacionar
tablas. Tambin conocimos los distintos tipos de relaciones y las opciones particulares
que se generan cuando trabajamos con cada una de ellas.
111
Multiple choice
1 Cul de las siguientes 4 Cul de las siguientes opciones

propiedades no incluyen las propiedades incluye un nombre de la base de datos
de un informe de relacin? y la fecha en la que fue creado?
a- Datos del autor. a- Modificar relaciones.
b- Fecha de la ltima modificacin. b- Mostrar relaciones directas.
c- Nombre del propietario. c- Mostrar todas las relaciones.
d- Descripcin del contenido del informe. d- Informe de relacin.
2 Cmo se denomina el campo especial 5 Cul de las siguientes opciones

de las tablas, que sirve para crear permite visualizar solamente las relaciones
relaciones entre ellas? en las cuales participa la tabla seleccionada?
a- Campo fundamental. a- Modificar relaciones.
b- Campo principal. b- Mostrar relaciones directas.
c- Clave fundamental. c- Mostrar todas las relaciones.
d- Clave principal. d- Informe de relacin.
3 Con qu recurso 6 Cul de las siguientes opciones

se identifican las relaciones? posibilita visualizar todas las relaciones?
a- Con un color. a- Modificar relaciones.
b- Con un icono. b- Mostrar relaciones directas.
c- Con otra tipografa. c- Mostrar todas las relaciones.
d- Ninguna de las anteriores. d- Informe de relacin.
Respuestas: 1-a, 2-d, 3-b, 4-x, 5-x, 6-x.
112
Captulo 6
Formularios
En este captulo, aprenderemos

a crearlos e identificar su estructura
y los controles que lo componen.
6.Formularios
Formularios formularios tiene como objetivo trabajar con los re-

gistros para ver o modificar los datos de una tabla o
En este captulo, aprenderemos a crear otro consulta. Este elemento clave de las bases de datos
elemento importante de una base de datos: los ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles
Formularios. Gracias a su formato, permiten mayor atractivo visual, a travs de diseos predefini-
visualizar y presentar los datos almacenados dos o mediante la personalizacin de sus elementos
en tablas o consultas de forma atractiva ya que, en cuanto a formas y colores.
si bien la funcin principal de Access es manejar
informacin, la manera en que la presentemos En este apartado, centraremos nuestra atencin en
tambin es muy importante, para obtener de ella la creacin de los formularios, elementos que se
su mximo provecho. Adems, veremos cmo crear- complementan con las tablas y las consultas ya que
los de forma manual o automtica porque Access permiten realizar operaciones sobre los datos, per-
ofrece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras. mitiendo ingresar nuevos registros, buscar datos, fil-
trarlos, modificarlos o eliminarlos.
Adems, son una va de acceso a la informacin que

Creacin resulta atractiva, por lo tanto, ser ms agradable
para los usuarios utilizar estos elementos cuando
de formularios necesiten acceder a la informacin almacenada en
las tablas o en las consultas de la base de datos.
Para la creacin de formularios, en primera instancia,
debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar Para trabajar con formularios, debemos ingresar
y la forma en la cual queremos visualizar la informa- en la ficha Crear y utilizar las opciones del apar-
cin. Tengamos en cuenta que la realizacin de los tado Formularios (Gua Visual 1).
Gracias a su formato,
permiten visualizar
y presentar los datos
almacenados en tablas
o consultas
de forma atractiva
114
C re a c i n d e f o r m u l a r i o s
GUA VISUAL /1
Apartado Formularios
3 4
2 5
7
6
1 Formulario: crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en

el Panel de Exploracin, con un diseo predeterminado.
2 Formulario dividido: crea un formulario del elemento seleccionado en el Panel de Explora-
cin, el cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superior, el formulario.
3 Grfico dinmico: permite crear un grfico dinmico de un formulario.
4 Diseo del formulario: ingresa a la vista Diseo de un nuevo formulario vaco con acce-
so a los elementos que podemos insertarle.
5 Formulario en blanco: crea un formulario completamente vaco en la vista Formulario.
6 Ms formularios: posee una lista con 4 opciones para la creacin de un nuevo formulario:
Asistente para formularios, Hoja de datos, Cuadro de dilogo modal y Tabla dinmica.
7 Varios elementos: crea un formulario que permite visualizar varios registros a la vez, sepa-
rados en filas, para mejorar la experiencia del usuario.
BENEFICIOS DE UTILIZAR FORMULARIOS

Es importante conocer los recursos que Access tiene a nuestra disposicin. Mediante los
formularios, logramos acceder a toda la informacin de nuestra base de datos, atrayendo
al usuario con un formato de presentacin diferente.
115
6.Formularios
FORMULARIOS EXPRESS visualizar todos los datos y tambin modificar el di-

Una de las formas ms rpidas para crear formula- seo del formulario. Para acceder a todos los datos
rios es a travs del botn Formulario, del apartado incluidos en la tabla o consulta de origen, debemos
Formularios, de la ficha Crear. Este mtodo es el pulsar el botn Siguiente de la parte inferior de la
ms veloz (por ello lo denominamos express) y per- pestaa, en la cual se encuentra una pequea barra
mite crear formularios con base en tablas o consul- de bsqueda de datos (Figura 3).
tas seleccionadas en el Panel de Exploracin.
Por otra parte, los formularios se componen de las
Por lo tanto, para crear un formulario express, sim- relaciones existentes en la base de datos. Si el for-
plemente debemos elegir previamente la tabla mulario se origina de una tabla relacionada del tipo
o consulta de seleccin deseada en el Panel de uno a varios y dicha tabla posee la parte varios,
Exploracin (Figura 1). esos mltiples datos que la tabla tiene asociada se
muestran en una hoja de datos, en la parte inferior
Una vez que pulsamos el botn Formulario, Access de cada registro de la tabla. De esta manera,
muestra una nueva pestaa con el contenido del visualizamos todos los registros de esa tabla y,
elemento seleccionado en formato de formulario. Se a su vez, todos aquellos que le competen, debido
genera, entonces, el llamado Formulario express, a la relacin existente previamente.
basado en un diseo predeterminado (Figura 2).
La nueva pestaa del formulario express muestra los En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una
datos en la vista Presentacin, la cual permite hoja de datos incluida dentro del formulario,
FIGURA 1.
Seleccionamos la tabla
o consulta deseada en el
Panel de Exploracin,
y pulsamos el botn
Formulario.
PERSONALIZAR EN EL ENTORNO 2007

Gracias a la nueva versin de Access creada por Microsoft, la personalizacin de los formu-
larios se realiza de forma sencilla. Para ello, contamos con las fichas Diseo y Organizar, que
poseen las opciones para la manipulacin de contenido y apariencia de controles.
116
FIGURA 2.
Los formularios express
permiten acceder
a todos los registros
de una tabla o consulta,
pero muestran solamente
uno a la vez.
FIGURA 3.
El botn Siguiente
registro permite
visualizar uno a uno
todos los registros
del elemento original.
por lo tanto, para visualizar el resto de los registros Al crearse una nueva pestaa de formulario, sta
de la tabla original debemos utilizar el botn muestra el nombre del elemento sobre el cual fue
Siguiente registro del formulario. Pero, para creado. Sin embargo, no se encuentra guardado.
visualizar los datos relacionados correspondientes al Para guardarlo, debemos presionar el botn Guardar,
registro actual, empleamos el botn Siguiente de la barra de acceso rpido, o pulsar la com-
registro de la hoja de datos.As, accedemos a to- binacin de teclas CONTROL+S. Luego de indicar
da la informacin existente, tanto en la tabla original el nombre deseado para el formulario, debemos
como en las que se encuentran relacionadas. pulsar el botn Aceptar.
MODIFICAR REGISTROS CON FORMULARIOS

Los formularios permiten ver y modificar los registros de tablas o consultas existentes.
Si deseamos modificar algn registro y las tablas estn relacionadas, el formulario debe con-
tener todos los campos de dichas tablas, para que no haya errores en los resultados.
117
6.Formularios
FIGURA 4.
La hoja de datos incluida
en el formulario permite
desplazarse por los
registros relacionados a
travs del botn
Siguiente registro.
Por otro lado, para abrir formularios guardados, FORMULARIOS CON ASISTENTE
debemos hacer doble clic sobre su icono en el Hasta el momento, hemos aprendido a crear for-
Panel de Exploracin, al igual que con el resto de mularios express, sin embargo, existe otra forma
los elementos. Es importante destacar que, cada vez de llevarlos a cabo: hacer uso de un asistente.
que abrimos un formulario, los datos se actualizan con
base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado. Un asistente es una pequea aplicacin que nos gua
en el proceso de creacin a travs de determinados
Esto significa que, si la tabla o consulta ha sufrido pasos, en los que debemos definir la informacin que
modificaciones desde la ltima vez que se abri el deseamos mostrar en el nuevo formulario por crear.
formulario, al abrirlo otra vez, se mostrarn los nuevos Cada paso del asistente requiere de nuestra aproba-
datos. Debido a esta cualidad, podemos considerar cin y de la seleccin de opciones. Para la creacin de
a los formularios como elementos dinmicos, ya formularios mediante un asistente, debemos seguir los
que se actualizan automticamente. pasos que presentamos en el Paso a paso 1.
Cada vez que abrimos

un formulario, los datos
se actualizan con base en
la tabla o consulta sobre
la cual fue realizado
118
PASO A PASO /1
Crear formularios a travs de un asistente
Despliegue las opciones del botn Ms formularios,

del apartado Formularios, de la ficha Crear.
Haga clic sobre la opcin Asistente para formularios para iniciar el asistente
que lo guiar en el proceso.
119
6.Formularios
Despliegue la lista Tablas/Consultas para seleccionar la tabla o consulta que contiene

el origen de los datos que desea mostrar en el formulario.
Elija los campos que quiera mostrar en el formulario y agrguelos a la lista

Campos seleccionados con el botn que se muestra resaltado en la imagen.
Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
120
Elija la distribucin que desee. Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrar
una previsualizacin de la distribucin. Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
Elija el diseo que desee con un clic sobre cada elemento de la lista, ya que se muestra una
previsualizacin del diseo seleccionado. Para continuar con el asistente, pulse Siguiente.
121
6.Formularios
Escriba el nombre que desee asignarle al formulario en la opcin

Qu ttulo desea aplicar al formulario?.
Active la opcin Abrir el formulario para ver o introducir

informacin y pulse Finalizar.
122
Luego de completar todos los pasos anteriormente

mencionados, Access crear un formulario nuevo, el
cual mostrar los datos que contiene cada registro.
La forma en que aparezcan dichos datos depende-
r de la distribucin y del diseo elegido. Por ello,
tenemos la posibilidad de ver de a un registro a la
vez o varios en simultneo.
Debemos considerar que, al crear formularios que tie- Cuando el formato no es .BMP y, por lo tanto, se
nen imgenes asociadas en algn campo de la tabla o muestra el nombre del archivo en lugar de la ima-
consulta de tipo OLE, stas se mostrarn si son .BMP gen, debemos activar el contenido para visualizarla:
(mapa de bits de Windows). De lo contrario, se presen- hacemos un clic derecho sobre el nombre y seleccio-
tar el nombre del archivo y no la imagen (Figura 5). namos la opcin Objeto de paquete.
FIGURA 5. Vemos que uno de los campos es de tipo OLE y muestra la imagen que tiene asociada,
pero cuando sta no tiene la extensin .BMP, aparece el nombre completo del archivo.
ASISTENTE PARA LA CREACIN DE FORMULARIOS

Si decidimos crear formularios a travs de un asistente, debemos contemplar que se debe
cumplir con todos y cada uno de los pasos que ste requiere. De lo contrario, se can-
celar el proceso y no se crear el formulario.
123
6.Formularios
Finalmente, elegimos la opcin Activar contenido mostrar) el contenido, debemos pulsar el botn
(Figura 6). Cuando activamos el contenido de un re- Abrir, del cuadro de dilogo emergente. Luego de
gistro que tiene asociada una imagen, se abre una confirmar la apertura del archivo asociado, se abrir
nueva ventana que nos lo muestra. una nueva ventana que contiene la imagen. Esta
ventana es completamente independiente del entor-
Sin embargo, dependiendo del origen de la imagen, no de Access, por lo tanto, tenemos la posibilidad
puede aparecer un pequeo cuadro de dilogo que de cerrarla o dejarla abierta, sin importar el estado
solicita nuestra aprobacin para abrir el contenido de ventana de la base de datos. Podemos tener
asociado. Esto sucede debido a que la imagen control sobre el visor de la imagen con los botones
probablemente no sea segura para nuestra base de Minimizar, Maximizar y Cerrar, de su propia
datos, si proviene de Internet. Para activar (es decir, barra de ttulo (Figura 7).
FIGURA 6.
Al pulsar sobre la opcin
Activar contenido,
se muestra la imagen
que tiene asociada
el campo.
IMGENES EN FORMULARIOS
Recordemos que, en las tablas, no podemos visualizar directamente las imgenes, sino que
debemos hacer doble clic sobre cada registro para mostrarlas. Recomendamos siempre
utilizar imgenes .BMP para que se muestren automticamente en los formularios.
124
Datos en formularios
FIGURA 7.
Para cerrar el visor
de imgenes, tenemos
que pulsar el botn
Cerrar, de su barra
de ttulo.
Datos La creacin de formularios conlleva el objetivo de

trabajar con datos, bien sea para modificarlos, eli-
en formularios minarlos, agregarlos o visualizarlos. Debido a ello,
una de las tareas principales que podemos
Una vez que hemos aprendido a crear formularios, de- realizar mediante los formularios es la visualiza-
bemos conocer cmo trabajar con los datos, ya sea pa- cin de los datos existentes.
ra visualizar la informacin existente, para eliminar los
datos no deseados o para crear nuevos registros. Para esto disponemos de una pequea barra que
se encuentra situada en la parte inferior del
No olvidemos que los formularios permiten realizar formulario, la cual permite acceder rpidamente a
operaciones directamente sobre los datos almacena- todos los registros existentes. Vemoslo con mayor
dos en las tablas, an la insercin de nuevos registros. detalle en la Gua Visual 2.
VISTA PRESENTACIN
La vista Presentacin de los formularios es una innovacin que posee la versin 2007
de Access. En versiones anteriores no exista, por lo tanto, la manipulacin de los
registros y del diseo del formulario deban hacerse de forma independiente.
125
6.Formularios
GUA VISUAL /2
Manipulacin de datos
1 2 3 4 5 6
1 Primer registro: muestra, en el formulario, el primer registro de la tabla o consulta que

contiene los datos de origen. Este botn nos llevar al registro 0.
2 Registro anterior: permite acceder al registro anterior. Si estamos visualizando el primer
registro, este botn se muestra desactivado.
3 Registro actual: indica el nmero del registro que se est visualizando actualmente y la
cantidad total. En este ejemplo estamos en la segunda pgina de nueve.
4 Registro siguiente: posibilita visualizar el siguiente registro de la tabla o consulta original.
5 ltimo registro: muestra automticamente el ltimo registro de la tabla o consulta original.
6 Nuevo registro (vaco): permite agregar un nuevo registro en la tabla o consulta origi-
nal, solicitando informacin en todos los campos que integran el formulario.
La utilizacin de estos botones posibilita acceder ELIMINAR REGISTROS

a todo el contenido de la tabla o consulta que lo Por medio de los formularios, podemos realizar
origina. Esto nos permite agilizar nuestro trabajo, diferentes tareas, y una de ellas es la de eliminar
de manera que podamos visualizar rpidamente registros de la tabla o consulta que le dio origen
cada uno de los registros. al formulario. Si bien es muy importante conocer
las formas de acceder a todos los datos, tambin
Debemos tener en cuenta que podemos emplear estos puede surgirnos la necesidad de suprimir ciertos
botones siempre que sean necesarios, ya que estn registros que obstaculizan nuestro trabajo. Para
disponibles en todas las vistas del formulario, excepto realizar este proceso, debemos seguir los pasos
en la vista Diseo, como lo veremos ms adelante. que detallamos en el Paso a paso 2.
126
PASO A PASO /2
Eliminar registros con formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar con un doble clic sobre su icono
en el Panel de Exploracin.
Sitese en el registro que desea eliminar con los botones de bsqueda situados en la parte
inferior de la pestaa del formulario.
127
6.Formularios
Despliegue las opciones del botn Eliminar de la ficha Inicio y seleccione

la opcin Eliminar registro.
Pulse el botn S para confirmar la eliminacin total del registro que se muestra actualmente.
128
La insercin de nuevos
registros en tablas
o consultas es otra
de las opciones
que brinda el trabajo
con formularios
Debemos considerar que, al eliminar registros desde creamos un formulario que no contenga todos los
un formulario, estamos borrando el registro original, campos de una tabla y utilizamos la opcin de inser-
es decir que, luego de suprimir el dato, ya no existir tar nuevos registros, los campos que no estn inclui-
en la tabla o consulta original. Por lo tanto, es reco- dos no tendrn datos en sus respectivas tablas.
mendable que antes de eliminar un registro, siempre
verifiquemos los datos, para no afectar la integridad Esto puede llevar a la violacin de alguna regla de
de la base, ni perder informacin valiosa para la validacin o de la integridad referencial de la
actividad que estamos desarrollando. base de datos. Por ello, es recomendable que,
cuando agreguemos registros mediante formula-
AGREGAR REGISTROS rios, stos muestren todos los campos de la tabla
La insercin de nuevos registros en tablas o consultas que lo origina o, al menos, asegurmonos de que,
es otra de las opciones que brinda el trabajo con si no contiene todos los campos, no existan restric-
formularios. Debemos tener en cuenta que, al agregar ciones en las tablas, que afecten los datos o las
registros, stos se insertarn en los campos correspon- relaciones entre ellas.
dientes a los cuales se haga referencia.
Para agregar registros en tablas mediante la utiliza-
Por lo tanto, podemos perder concordancia entre cin de formularios, debemos seguir las instruccio-
los registros de las tablas relacionadas ya que, si nes que desarrollamos en el Paso a paso 3.
VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS

La insercin de registros se puede hacer a travs de tablas, consultas de accin o formula-
rios. Pero, tanto la eliminacin como la insercin de registros en las tablas, probablemente
generen errores graves porque se puede llegar a violar la integridad de la base de datos.
129
6.Formularios
PASO A PASO /3
Agregar registros utilizando formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar. Haga doble clic sobre su icono en el Panel de
Exploracin y luego sobre el botn Nuevo registro (vaco), de la barra de bsqueda.
Ingrese todos los datos del nuevo registro. Cuando el tipo de dato sea OLE,
visualice el men contextual del control y elija la opcin Insertar Objeto.
130
Luego de completar los datos solicitados, el nuevo que pueden quedar campos vacos en la tabla, si no
registro quedar incorporado en la tabla de origen y estn incluidos en el diseo del formulario (Figura 8).
contabilizado en la opcin Registro actual, de la
barra de bsqueda. De esta manera, podemos ingresar Es importante comprender que podemos generar
la cantidad de registros que necesitemos en todas nuevos registros sin necesidad de completar todos
las tablas existentes de la base de datos. Inclusive, los campos que intervienen en el diseo del formu-
tenemos la posibilidad de crear el diseo de las lario. Con solo ingresar un nuevo dato (al menos en
tablas y despus, mediante formularios, podemos in- un campo) ya se produce un nuevo registro en la
gresar todos los registros deseados. Si consideramos tabla o consulta que lo origin. Por lo tanto, esta
lo anterior, podemos afirmar que, ingresar registros accin tambin implica que debemos tener cuidado
en la vista Hoja de datos de una tabla y hacerlo a la hora de crear registros desde los formularios, ya
desde un formulario, son dos formas de llevar a que es muy fcil que se generen registros indesea-
cabo la misma accin. dos en las tablas o consultas originales.
Luego de ingresar registros mediante los campos de Cuando generamos un nuevo registro a travs de for-
formularios, podemos abrir la tabla de origen y ver la mularios, podemos completar la informacin de todos
informacin en un nuevo registro, con cada campo los campos al pulsar la tecla Tabulador, para situar
aadido desde el formulario. Sin embargo, recordemos el cursor en cada uno de sus campos.
FIGURA 8.
Observemos que,
en este ejemplo,
el campo Telfono
no fue completado
porque el formulario
no lo contena.
IMPORTANCIA DE LOS LOGOTIPOS

La incorporacin de logotipos es una forma de personalizar un formulario, con la ventaja de
representar una persona o empresa. Recomendamos insertar un logotipo en el encabezado
de los formularios para una mayor personalizacin de la base de datos.
131
6.Formularios
Controles Estas expresiones pueden ser simples, como la suma

de datos, o complejas, como sucede al incorporar
de formularios funciones que devuelven un valor especfico.
Cada elemento que se encuentra en un formulario ELEMENTOS GENERALES

se denomina Control. stos son objetos que permi- En este apartado, aprenderemos a identificar cada uno
ten visualizar datos y realizar diferentes acciones de los controles que pueden existir en los formularios,
para mejorar la interfaz que es la comunicacin con sin embargo, por el momento, comenzaremos recono-
el usuario. Existen tres tipos de controles: depen- ciendo elementos ms sencillos como las Etiquetas,
dientes, independientes y calculados. los cuadros de texto, las casillas de verificacin
y los marcos de objetos dependientes.
Los controles dependientes son aquellos en los que el
origen de sus datos son campos de una tabla o una Las denominadas Etiquetas son los elementos
consulta; los valores que muestran estos controles ms comunes en los formularios, ya que muestran
e pueden ser de tipo texto, nmero, fecha o imagen. los nombres de los campos (Figura 9).
.
Por el contrario, los controles independientes son Tambin podemos utilizar etiquetas para exhibir
aquellos que no tienen orgenes de datos y se usan pa- textos, ya que el usuario no podr modificar
ra mostrar datos e insertar figuras geomtricas -como su contenido. Cuando creamos formularios, las
lneas o rectngulos- y tambin imgenes. Por ltimo, etiquetas muestran automticamente el nombre
los controles calculados son aquellos cuyo origen de del campo, en cambio, cuando queremos exhibir
datos es una expresin, en lugar de un campo. textos, debemos crear un nuevo control etiqueta.
FIGURA 9.
Las etiquetas muestran
exactamente el nombre
asignado al campo
en la tabla origen.
En esta imagen,
vemos cinco etiquetas.
132
C o n t ro l e s d e f o r m u l a r i o s
Otro elemento que compone los formularios son los lista desplegable para que el usuario pueda elegir el
denominados cuadros de texto, los cuales permi- elemento que desee de la lista predeterminada. Si se-
ten mostrar la informacin de los registros en cada lecciona un elemento diferente en un registro existen-
campo de tipo Texto, Nmero, Autonumrico, te, se modificar el registro original (Figura 11).
Moneda, Hipervnculo y Fecha/Hora (Figura 10).
Para los campos de tipo Memo, se utilizan cuadros
Para los campos con el tipo de dato Asistente de texto de lnea mltiple, los cuales son similares
para bsquedas, se emplean los controles denomi- a los cuadros de texto, con la diferencia que admi-
nados Cuadros combinados, que ofrecen una ten ms de una lnea y poseen una pequea barra
FIGURA 10.
En este ejemplo, FIG
tenemos cuatro cuadros 4 cu
de texto correspondientes a lo
a los campos: Nombre (tex
(texto), Apellido (texto),
Direccin (texto)
y Salario (Moneda).
FIGURA 11.
Cada cuadro combinado
posee su lista
predeterminada.
En este ejemplo, existen
tres cuadros combinados:
N Sucursal,
Id Empleado
y Cdigo_artculo.
133
6.Formularios
de desplazamiento cuando el contenido ingresado Por ltimo, encontramos unos elementos posibles de
supera el tamao del cuadro (Figura 12). visualizar o insertar en los formularios: los marcos
de objetos dependientes, los cuales permiten vi-
Otro elemento presente en los formularios son las sualizar las fotografas en los formularios. En la ima-
casillas de verificacin (Figura 13), que se utilizan gen anterior, existe solamente un control de tipo
para representar los campos de tipo Si/No. Funcionan marco de objeto dependiente.
de igual forma que las vistas en la creacin de tablas,
donde debemos activarlas/desactivarlas, dependiendo VISTAS DE FORMULARIOS
de si el valor es verdadero o falso (positivo o negativo). Como hemos visto, cada elemento de una base de
datos posee diferentes vistas que permiten trabajar
o visualizar de distinta forma los datos de dichos
elementos. En el caso de los formularios, existen
tres vistas disponibles: vista Formulario, vis-
ta Presentacin y vista Diseo.
Para acceder a las vistas de un formulario, debemos

utilizar el botn Ver, de la ficha Inicio. Veamos
qu ofrece cada una de ellas:
Vista Formulario: aqu veremos los datos tal

como lo har el usuario final. Se muestran todos
los contenidos de los campos, y no es posible
modificar el diseo del formulario, es decir que no
podemos agregar, modificar o quitar controles
FIGURA 12. Para visualizar el resto desde esta vista (Figura 14).
de las lneas de un cuadro de texto mltiple, Vista Presentacin: es una incorporacin de la
debemos hacer clic sobre la barra de versin 2007 y permite trabajar con el diseo del
desplazamiento del control. formulario al mismo tiempo que con los datos.
MEDIDAS DE LOS CONTROLES

Es posible modificar las medidas de un control, manualmente, al hacer clic sostenido
sobre uno de sus manejadores situados en los cuatro extremos del control y en los
puntos medios de cada lado.
134
Cada elemento
posee diferentes vistas
sobre los registros. Para llevarlas a cabo de forma ade-

cuada, es importante que conozcamos la estructura
Es decir que posibilita modificar el diseo, por ejem- de los formularios, para aproximarnos a los controles
plo, al agregar y trasladar controles. Permite cambiar que permiten dichas operaciones. En primer lugar,
los registros al actualizarlos, al eliminarlos o al debemos ingresar en la vista Diseo del formulario
agregarles nuevos. En conclusin, esta vista para tener acceso a cada uno de sus controles, as
es aconsejable para acceder a todos los controles como a los elementos que conforman su estructura
y registros al mismo tiempo (Figura 15). (Gua Visual 3). En la mayora de las ocasiones, los
Vista Diseo: podemos realizar cualquier modi- encabezados y pies de formulario contienen solamen-
ficacin en el diseo del formulario. Sin embargo, te etiquetas que indican el nombre de la tabla que les
no podemos cambiar la informacin almacenada en dio origen o la fecha actual, por lo cual en cada
los registros que le dieron origen (Figura 16). seccin es posible insertar nuevos controles.
ESTRUCTURA DE UN FORMULARIO
Como hemos visto hasta el momento, por medio de
los formularios tambin podemos realizar operaciones
FIGURA 13. En este ejemplo, solo existe FIGURA 14. Si bien no es posible modificar
una casilla de verificacin porque solamente el diseo del formulario, podemos cambiar
se muestra un campo de tipo Si/No. los registros existentes.
135
6.Formularios
FIGURA 15.
Observemos que,
al seleccionar
el control Etiqueta,
se muestra el cursor
con flecha doble
y nos da la posibilidad
de trasladarlo.
FIGURA 16.
Utilizamos
la vista Diseo
para modificar, agregar
o quitar controles
en el diseo
de un formulario.
MANTENER LAS PROPORCIONES DE LA ESTRUCTURA

Cada seccin de un formulario posee un tamao predeterminado. Sin embargo, es posi-
ble modificar su ancho o su alto con un clic sostenido en sus bordes. Procuremos man-
tener las proporciones de los elementos para no confundir al usuario.
136
GUA VISUAL /3
Estructura de los formularios
1 Encabezado del formulario: contiene los elementos que se mostrarn en la parte supe-
rior del formulario. Generalmente veremos un titular en esta zona.
2 Detalle: aqu encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro.
3 Pie del formulario: contiene los elementos que se mostrarn al final del formulario, es
decir, debajo de los controles. Se podrn incluir botones por ejemplo.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar otro elemento de una base de datos:
los formularios. A travs de ellos, accedemos al contenido de las tablas o consultas que les
dieron origen. A su vez, tambin hemos aprendido a reconocer los diferentes controles.
137
6.Formularios
Multiple choice
1 Cul de las siguientes opciones crea 4 Cul de las siguientes vistas

un formulario que permite visualizar varios fue incorporada en el ao 2007?
registros a la vez, separados en filas? a- Vista formulario.
a- Formulario dividido. b- Vista presentacin.
b- Diseo del formulario. c- Vista diseo.
c- Grfico dinmico. d- Vista tabla.
d- Varios elementos.
5 En cul de las siguientes vistas veremos

2 Cul de las siguientes opciones contiene los datos tal como lo har el usuario final?
los elementos que se mostrarn al final del a- Vista formulario.
formulario, es decir, debajo de los controles? b- Vista presentacin.
a- Encabezado del formulario. c- Vista diseo.
b- Detalle. d- Vista tabla.
c- Pie del formulario.
d- Ninguna de las anteriores.
6 Cul de las siguientes opciones crea
un formulario del elemento seleccionado en
3 En cul de las siguientes el Panel de Exploracin, el cual muestra,
opciones encontramos todos los controles en la parte inferior, la hoja de datos y, en la
que representan los datos de cada registro? superior, el formulario?
a- Encabezado del formulario. a- Formulario dividido.
b- Detalle. b- Diseo del formulario.
c- Pie del formulario. c- Grfico dinmico.
d- Ninguna de las anteriores. d- Varios elementos.
Respuestas: 1-d, 2-c, 3-b, 4-b, 5-a, 6-a.
138
Captulo 7
Informes
y etiquetas
Organizamos la informacin existente

en la base de datos con el objetivo
de visualizarla tal como ser impresa.
7.Informes y etiquetas
Informes
y etiquetas
Durante el desarrollo de este captulo, aprendere-
mos a crear, modificar y eliminar otros elementos
importantes de las base de datos: los informes.
A travs de ellos, organizamos la informacin exis-
tente en la base de datos, con el objetivo de visua-
lizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est
acompaada por la posibilidad de agregar elemen- INFORMES EXPRESS
tos que personalicen los informes. Permite agregar Microsoft Access 2007 posibilita crear los llamados
textos, imgenes y logos, distribuir y modificar los informes express, que son los que se realizan con
controles, as como tambin crear etiquetas. un solo clic y se basan en la informacin de la tabla
o consulta que se encuentre seleccionada en el
Panel de Exploracin. Tienen la ventaja de
crearse de forma rpida y sencilla, sin tener que elegir
Creacin ningn componente. Para lograr esto, su diseo se
fundamenta en elementos predeterminados, pero
de informes podemos modificarlo, como lo veremos ms adelante.
En esta seccin, conoceremos las diversas maneras de Para llevar a cabo informes express, debemos
crear informes que nos brinda Access. Para comenzar, seleccionar, previamente, la tabla o consulta
aprenderemos a realizar los informes express y, luego, deseada del Panel de Exploracin y pulsar
analizaremos en detalle los pasos del asistente que sobre el botn Informe, del apartado Informes,
permite crear estos elementos en la base de datos. Lo de la ficha Crear. Luego, de forma automtica,
principal es ingresar en la ficha Crear y utilizar las op- se crear un informe sencillo, que mostrar la
ciones del apartado Informes (Gua Visual 1). informacin del objeto seleccionado (Figura 1).
BENEFICIOS DE LOS INFORMES EXPRESS

La gran innovacin de la versin 2007 permite crear informes de forma rpida y sencilla,
a travs de los llamados informes express. Estos elementos posibilitan que el usuario no
necesite tener conocimientos previos sobre su estructura o su diseo.
140
C re a c i n d e i n f o r m e s
GUA VISUAL /1
Apartado Informes
1 2 5
1 Informe: permite crear, de forma rpida y sencilla, informes con base en el elemento seleccio-
nado en el Panel de Exploracin, ya sea una tabla, una consulta o un formulario.
2 Etiquetas: abre el Asistente para etiquetas, que nos guiar en su proceso de creacin.
3 Informe en blanco: crea informes completamente vacos.
4 Asistente para informes: inicia el Asistente para informes, mediante el cual creamos
informes con base en cada uno de los pasos.
5 Diseo de informe: permite crear informes en su vista Diseo.
Como mencionamos anteriormente, los informes

express basan la distribucin de la informacin en
un estilo predeterminado, sin embargo, al igual
que con el resto de los elementos de una base de
datos, podemos cambiarles la estructura y el dise-
o sin necesidad de guardarlos previamente.
No obstante, guardar un informe permite utilizarlo

o visualizarlo posteriormente. Para ello, debemos
pulsar el botn Guardar, de la barra de acceso
rpido, o la combinacin de teclas CONTROL+S.
FIGURA 1. El informe creado se muestra A continuacin, tenemos que indicar el nombre
en la vista Presentacin, para hacerle que deseamos asignarle al informe y, por ltimo,
las modificaciones correspondientes pulsar el botn Aceptar.
141
Otro elemento por tener

en cuenta es la posibilidad
de agregar campos de
diferentes tablas
o consultas
INFORMES CON que mostrar el primer paso donde debemos elegir

EL USO DEL ASISTENTE la tabla o consulta que originar los datos del infor-
Otra forma de crear informes en una base de datos me. De all en adelante, nicamente tenemos que
es mediante un asistente que nos gua durante todo seguir los pasos que detallaremos a continuacin.
el proceso de creacin, de manera que solo debe-
mos elegir la informacin que queremos mostrar, Origen de datos
dentro de la gama de posibilidades que nos presen- Luego de pulsar el botn Asistente para infor-
ta en cada uno de los pasos. Esto le ofrece al usua- mes, de la ficha Crear, estamos frente al primer
rio una forma veloz y simple de trabajo: el proceso paso del asistente, el cual consiste en seleccionar
se vuelve sistemtico, ya que luego de seleccionar el origen de los datos y de los campos que se mos-
las opciones deseadas en cada instancia tenemos trarn en el informe (Figura 2).
que pulsar el botn Siguiente para continuar,
hasta llegar al ltimo paso, donde presionamos Para ello, debemos desplegar la lista Tablas/
Finalizar y ya tenemos listo el informe. Consultas y elegir el elemento deseado. De forma
automtica, se mostrarn todos los campos exis-
Para crear un informe con base en un asistente, debe- tentes en la tabla o consulta seleccionada ante-
mos pulsar el botn Asistente para informes, riormente en la lista Campos disponibles. Para
de la ficha Crear, y se abrir su cuadro de dilogo agregar un campo en un informe, tenemos que
INFORMES EN LA VERSIN 2007

La versin 2007 de Microsoft Access brinda la posibilidad de crear formularios de forma rpi-
da y sencilla, a travs de un solo clic. Esta posibilidad no existe en versiones anteriores a la
2007, por lo cual podemos afirmar que esta nueva versin es ms gil para el usuario.
142
elegirlo de la lista Campos disponibles y pulsar el Nivel de agrupamiento

botn que se muestra junto a la lista con el signo >. El segundo paso del asistente se refiere a la posi-
Si queremos aadir todos los campos del informe, bilidad de crear, o no, niveles de agrupamiento.
podemos presionar el botn con el signo >>. Podemos agrupar la informacin con base en un
criterio y, de esta forma, lograr una mejor visuali-
Cada campo agregado se presenta en la lista zacin y comprensin de los datos que se exponen.
Campos seleccionados y, de esta forma, sabremos
cules sern los que aparecern en el informe. Por ejemplo, tenemos la posibilidad de agrupar todas
Si deseamos eliminar algunos de nuestra lista, pode- las ventas producidas cada da, es decir, visualizare-
mos seleccionarlos en Campos seleccionados y mos, juntas, todas las ventas del 21/11/09 o las del
pulsar el botn que tiene el signo <. A su vez, si 22/11/09, etctera. As, la informacin resultar ms
deseamos quitar todos los campos que hemos agre- clara y comprensible para el usuario (Figura3).
gado, podemos utilizar el botn con el signo <<.
Para seleccionar el/los campos que crearn grupos
Otro elemento es la posibilidad de agregar campos de en el informe, debemos seleccionarlos de la lista y
diferentes tablas o consultas. Podemos elegir campos pulsar el botn que muestra el signo >. Con el que
de diferente origen para aadirlos en el formulario y, tiene >>, agregamos todos los campos de una sola
as, mostrar en un solo informe los datos de diferentes vez, como nivel de agrupamiento. Sin embargo,
tablas o consultas. Luego de determinar cules son los recomendamos utilizar un solo campo como nivel de
que se mostrarn, pulsamos el botn Siguiente pa- agrupamiento, para que la informacin se muestre
ra continuar con el prximo paso del asistente. clara y explcita para el lector.
FIGURA 2.
El origen de los datos
para la creacin
de un informe pueden
ser tablas o consultas.
143
FIGURA 3.
El campo que se utiliza
como nivel
de agrupamiento
se muestra resaltado.
En este ejemplo,
se emple el campo
Fecha de la venta.
Por otra parte, con el botn Opciones de agrupa- Tengamos en cuenta que tambin es posible crear in-
miento establecemos criterios para delimitar la for- formes que no posean ningn nivel de agrupamiento.
ma en que se deben agrupar los datos. Por ejemplo, Sin embargo es una excelente forma de organizar la
cuando el campo que se usa como nivel de agrupa- informacin para obtener informes ms legibles para
miento es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir si la el usuario. Luego, presionamos Siguiente para con-
agrupacin ser por semanas, meses, aos, etctera. tinuar con el prximo paso del asistente.
Cada tipo de dato posee diferentes intervalos de
agrupamiento, que estableceremos en la ventana Criterios de ordenacin
emergente. Luego de seleccionar la opcin desea- Despus de establecer el nivel de agrupamiento pa-
da, pulsamos Aceptar. ra los datos que se mostrarn en el informe, el asis-
tente solicita la confirmacin de la aplicacin, o no,
Para eliminar los niveles de agrupacin existentes, de criterios de ordenacin. A travs de ellos, indi-
hacemos clic en el botn que muestra el signo >. camos que los datos se muestren ordenados en
VARIOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO

Cuando asignamos ms de un campo como nivel de agrupamiento, se activa la opcin
Prioridad, que permite modificar el orden de los campos que componen el agrupamiento.
Los botones que muestran flechas hacia arriba o abajo, modifican la posicin de los campos.
144
forma ascendente o descendente segn uno, dos, se muestra Ascendente, pero, si deseamos que el or-
tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los den sea inverso, debemos presionar este mismo botn
niveles de agrupamiento, es decir que, si indicamos y se presentar el botn Descendente. Para conti-
un nivel de agrupamiento con base en un campo, en nuar hacia el prximo paso, pulsamos Siguiente.
el paso siguiente podremos organizar la informacin
del resto de los campos. Aplicar criterios de orde- Distribucin de datos
nacin es una forma de organizar la informacin El prximo paso del asistente para la creacin
con base en criterios lgicos (Figura 4). de formularios se basa en la eleccin de la distri-
bucin que tendrn los datos en el informe, es
Luego de seleccionar el/los campos que se utilizarn decir, la forma en la que se presentarn. En el
como criterios de ordenacin, tenemos que pulsar apartado Distribucin, encontramos las opcio-
los botones Ascendente o Descendente, situados nes En pasos, Bloque y Esquema. Cada una
junto a cada lista, los cuales permiten establecer el de ellas representa una forma distinta de disponer
orden de cada campo. De forma predeterminada, la informacin (Figura 5).
FIGURA 4.
Para elegir un criterio
de ordenacin, debemos
desplegar la lista
y seleccionar
el campo deseado.
ESTABLECER EL CRITERIO DE ORDENACIN

Microsoft Access permite indicar hasta cuatro criterios de ordenacin opcionales, (ya que se
puede hacer hasta con cuatro campos). Esto posibilita organizar los datos de los campos que
no forman parte del nivel de agrupamiento y, as, la informacin se muestra ms legible.
145
FIGURA 5.
La distribucin elegida
en este paso establecer
la manera en que
se distribuirn los datos
en el informe.
En pasos: los datos se muestran en diferente fila Al pulsar sobre una de estas opciones, veremos una
con respecto al campo que se utiliza como nivel previsualizacin de la forma en que la opcin elegida
de agrupamiento, diferenciando, as, los datos distribuye los datos sobre la zona izquierda del cuadro.
secundarios del campo principal (Figura 6). A su vez, en la misma ventana del asistente para in-
Bloque: todos los datos se muestran en el mismo formes, encontramos el apartado Orientacin,
nivel, sin importar qu campos estn establecidos el cual permite establecer la orientacin de la hoja
como nivel de agrupamiento (Figura 7). del informe. Podemos elegir que la hoja se muestre
Esquema: En este tipo de distribucin, el campo en forma vertical u horizontal con las opciones
establecido como nivel de agrupamiento se Vertical u Horizontal de dicho apartado.
presenta en una fila sobre los datos correspon-
dientes a cada registro (Figura 8). Debajo de ellas, hay una pequea previsualizacin de
la orientacin elegida. La orientacin, se refiere a la
hoja del informe y no a su contenido, es decir que los
Veremos una
previsualizacin
de la forma en que
la opcin elegida
distribuye los datos
146
FIGURA 6.
La distribucin En pasos
resalta los ttulos
de los campos y aplica
un color de fuente
distinto para el campo
establecido como nivel
de agrupamiento.
FIGURA 7.
La distribucin Bloque
solo resalta los ttulos
de cada campo.
El resto de los datos
se muestra
con los bordes de celda.
datos que presente el informe siempre estarn en Cada uno posee un conjunto de propiedades agru-
la misma orientacin. Para continuar con el asis- padas bajo un nombre que se refiere a colores,
tente, presionamos Siguiente. estilos fuentes, tamaos, colores de fondo y todo
lo relacionado con la presentacin final (Figura 9).
Finalizacin del asistente
Luego de elegir la distribucin de los datos del Microsoft Access 2007 tiene una lista con 25 estilos di-
informe y la orientacin de la hoja, estamos ferentes, para que el usuario elija el que ms se adap-
frente al penltimo paso, en el que debemos selec- te a su necesidad. Seleccionar un estilo es una forma
cionar el estilo apropiado. de hacer ms agradable la presentacin de los datos.
147
FIGURA 8.
En la distribucin
Esquema, el campo
establecido como nivel
de agrupamiento posee
el mismo color de fuente
que los nombres
de los campos.
FIGURA 9.
Al pulsar sobre un estilo
de la lista, se mostrar
su respectiva
previsualizacin
en la zona izquierda
del cuadro.
CUNTOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO UTILIZO?

Durante el proceso de creacin de informes con el asistente, Access ofrece la posibilidad de
crear niveles de agrupamiento. Si bien es una opcin muy til para organizar la informacin,
recomendamos emplear solamente un nivel de agrupamiento, para no confundir al usuario.
148
Adems, cada uno posee diferentes caractersticas VISTAS DE LOS INFORMES

modificables (las cuales aprenderemos a manejar Al igual que el resto de los elementos de una base
en la prxima seccin), por lo tanto, la eleccin de de datos, los informes poseen diferentes vistas.
uno no limita al usuario a utilizar exactamente Veamos las caractersticas de cada una de ellas:
todas las propiedades que conlleva. Es decir que
podemos elegir un estilo y luego cambiarle algn Vista Informes: se muestran los datos del infor-
aspecto. Para continuar, debemos seleccionar me con la fecha de creacin y el nmero de
un estilo y pulsar Siguiente. pginas, permitindonos seleccionar los datos.
Vista Preliminar: presenta el informe tal cual
Luego de esta accin, pasamos al ltimo paso del ser impreso y posee la ficha Vista Preliminar,
asistente. Aqu, establecemos el nombre que le asig- que permite configurar la impresin del informe.
naremos al informe y la vista en la cual lo crearemos Vista Presentacin: posibilita acceder a los
(Previa o Diseo). A continuacin, presionamos controles que conforman el informe y a los datos
Finalizar, y se crear el informe con todas las ca- en forma simultnea.
ractersticas elegidas en cada uno de los pasos, Vista Diseo: permite acceder a todos los
mostrndose en la vista elegida (Figura 10). controles del informe para modificar su diseo.
FIGURA 10.
Al activar la opcin Vista
previa del informe,
visualizaremos el informe
en su vista preliminar.
VISTA PRESENTACIN
Otra de las innovaciones que ofrece Microsoft Access 2007 es la incorporacin de la
vista Presentacin en los informes. Todos los elementos de una base de datos poseen
esta vista, que facilita la modificacin de sus elementos y controles.
149
Para acceder a las diferentes vistas que tiene un

informe, debemos desplegar las opciones del bo-
tn Ver, de la ficha Inicio.
Personalizar
el diseo Al igual que los formularios, los informes se componen
de diferentes controles que se crean automticamente
Hasta el momento, hemos visto cmo crear informes, al realizarlos y que muestran, de forma predeter-
ya sea de forma rpida a travs del botn Informes minada, seis secciones: Encabezado del infor-
de la ficha Crear, o con el asistente que nos gua me, Encabezado de pgina, Encabezado fe-
paso a paso para su elaboracin. Sin embargo, cha de la venta, Detalle, Pie de pgina y
podemos modificar la estructura o diseo para Pie del informe. La seccin Encabezado de
obtener informes personalizados, basndonos en la venta se refiere al campo asignado como nivel
nuestras necesidades o en nuestro gusto personal de agrupamiento. En nuestro ejemplo, el campo ele-
para exponer los datos. gido fue Fecha de la venta, de all el nombre.
SECCIONES DE UN INFORME La modificacin de los tamaos de cada control se

A travs de la vista Diseo, podemos realizar realiza exactamente igual a la explicada en los
diversos cambios en cada uno de los controles del formularios, de manera que tambin podremos
informe o en cada una de sus secciones. acceder a sus propiedades y personalizarlo al in-
gresar logotipos, elegir la fuente de los controles,
Para ingresar en esta vista, debemos desplegar las modificar sus colores, etctera.
opciones del botn Ver y elegir Vista Diseo.
Recordemos que cada seccin de un informe permite Por otra parte, tanto los formularios como los informes
ingresar diversos controles para poder personalizarlo. poseen la ficha Diseo, la cual permite insertar
SIMILITUDES ENTRE FORMULARIOS E INFORMES

Gracias al entorno mejorado de la versin 2007, las fichas Diseo y Organizar, de la vista
Diseo, son similares tanto para los formularios como para los informes. Por lo tanto, nos
resultar muy fcil adaptarnos a la vista Diseo de estos ltimos, debido a su similitud.
150
Personalizar el diseo
A travs de la vista Diseo, formulario. De forma predeterminada, solo se presen-

ta el nombre de la tabla o consulta que le dio origen,
podemos realizar pero podemos realizar modificaciones sobre ella. Para
diversos cambios en cada cambiar el texto que muestra el control etiqueta,
debemos hacer doble clic sobre ella o utilizar la propie-
uno de los controles dad Ttulo. Recordemos que, para acceder a las
del informe propiedades de un control, debemos utilizar el botn
Hoja de Propiedades, de la ficha Diseo, donde
controles y cambiar su apariencia. Con respecto al se mostrar la persiana Hoja de propiedades.
ancho y alto de cada seccin, tambin debemos
hacer clic sostenido sobre cada borde inferior o No olvidemos que, cuando los informes poseen mu-
derecho para modificarlos, al igual que hicimos chos registros, se distribuyen en diferentes pginas,
con los formularios (Figura 11). con el objetivo de mostrar todos y cada uno de los da-
tos almacenados en los campos que elegimos durante
Encabezado de informe su creacin. En cambio, todos los elementos que
Una de las secciones que compone un informe es el se ingresen en el Encabezado de informe solamen-
Encabezado de informe, que se ubica en la parte te se presentarn en la primera de las pginas. Por lo
superior de la primera pgina. En ella, se encuentran tanto, la informacin que contiene esta seccin suele
aquellos datos que se mostrarn una sola vez en el ser la cartula del contenido del informe (Figura 12).
FIGURA 11.
El apartado controles
permite insertar,
en cualquier seccin
del informe, los diferentes
controles disponibles.
DATOS EN TODAS LAS SECCIONES?

Los informes poseen seis secciones. Cada una de ellas se muestra en determinado
momento y ofrece la posibilidad de modificar o de ingresar controles. Sin embargo, no
es estrictamente obligatorio que existan datos en todas las secciones.
151
FIGURA 12.
En este ejemplo,
hemos agregado
un control para mostrar
la fecha actual
en el encabezado
del informe para que
siempre est visible.
Encabezado de pgina Por lo tanto, al borrar un control etiqueta, tambin

Otra de las secciones que compone un informe es el se eliminarn los controles que tenga asociados.
Encabezado de pgina. Aqu, se colocan aquellos Por ejemplo, si suprimimos una etiqueta llamada
datos que se deben mostrar al comienzo de cada p- Fecha de la venta, tambin se borrar el cuadro de
gina. Por lo tanto, su contenido se repite en todas las texto que muestra los datos referentes al campo
pginas que forman parte del informe, y esto permite Fecha de la venta. Lo mismo suceder al modificar
que el lector pueda reconocer fcilmente la ubicacin el ancho de los controles de esta seccin: cambia-
de una pgina a lo largo de un informe extenso. r el ancho de los dems controles asociados.
Uno de los usos ms frecuentes de esta seccin es la Detalle

inclusin del nombre de cada campo que participa La seccin Detalle es la que ocupa la mayor parte
en el informe, ya que esto hace que el usuario visua- de un informe y posee todos los controles referentes
lice y comprenda mejor los datos que preceden a los a los datos que se mostrarn. Los elementos que la
ttulos de los campos (Figura 13). integran se repetirn tantas veces como registros
existan en la tabla o consulta que le dio origen al
Si deseamos quitar un elemento de esta seccin, de- informe. La distribucin de los controles depende-
bemos tener en cuenta que cada nombre del campo r de la organizacin elegida durante su proceso
se relaciona con la informacin a la cual se refiere. de creacin (Figura 14).
FIGURA 13.
En esta seccin
del informe, se crean
etiquetas con los nombres
de los campos, de forma
predeterminada.
152
En este punto, debemos tener cuenta que, en la Pie de pgina

vista Diseo, veremos solamente una fila que se En la seccin Pie de pgina de los informes, de-
corresponde con los campos que participan en el dise- bemos colocar aquellos controles que deseamos
o del informe, sin embargo, cuando ingresemos en que se muestren al final de cada una de las pgi-
la vista Presentacin, Preliminar o Informe, nas. Por lo general, se utiliza para colocar los
veremos cada uno de estos controles repetidos tan- nmeros de pgina y la fecha actual, ya que esta
tas veces como sea necesario, es decir, tantas veces informacin se crea de manera predeterminada al
como registros existan en el origen de los datos. realizar el informe (Figura 15).
FIGURA 14.
La seccin Detalle posee
el mismo alto que el resto
de las secciones.
Cuando pasemos a otra
vista, observaremos
que ocupa la mayor parte
del informe.
FIGURA 15.
La seccin Pie de pgina,
de la vista Diseo,
presenta dos etiquetas
con las funciones
correspondientes, para
mostrar la fecha actual
y el nmero de pgina.
CANTIDAD DE PGINAS EN LOS INFORMES

La seccin Detalle, en la vista Diseo, muestra solamente una fila con los campos
correspondientes a su objeto de origen. A pesar de esto, cuando cambiemos de vista,
tendremos todos los registros que le dieron origen al informe.
153
Todo el texto
que queramos mostrar
de forma textual
en un control deber
estar encerrado
entre comillas ( )
La funcin =Ahora() se refiere a la fecha actual, es el nmero total de pginas que se realizaron con el
decir, la fecha que est configurada en la PC en el informe, debemos escribir la funcin =[Pages].
momento de abrir el informe. Es posible aplicar esta
funcin a otro control que no sea una etiqueta. Por Todo el texto que queramos mostrar de forma tex-
ejemplo, podemos hacer un cuadro de texto que tual en un control deber estar encerrado entre
muestre la misma informacin. Para ello, debemos comillas ( ) y unido con el signo ampersand (&). Por
crear el control, acceder a sus propiedades y escribir ejemplo, para mostrar el texto La fecha actual es
la funcin en la propiedad Origen del control. Si seguido de la fecha actual, tenemos que ingresar la
lo que deseamos es que se vea la hora actual, tenemos siguiente sintaxis en la propiedad Origen
que emplear =Hora(), que muestra la hora que est del control (accesible a travs del botn Hoja de
configurada en la PC al momento de abrir el informe. propiedades, de la ficha Diseo) del elemento
deseado: =La fecha actual es & Ahora().
Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma pre- Por ltimo, debemos tener en cuenta que la propie-
determinada presenta el nmero de pgina actual y dad Origen del control es la que representa el
el nmero de pginas totales. Sin embargo, pode- contenido que mostrarn los controles. Por ello, en la
mos escribir la funcin =[Page] para que se vea so- vista Diseo veremos la funcin que hemos asig-
lamente el nmero de la pgina actual. Si, por el nado al control mientras que, en el resto de las
contrario, deseamos que en cada pgina se muestre vistas, veremos el dato actualizado.
SECCIONES DE LOS INFORMES

Debemos tener en cuenta que las secciones Encabezado de informe y Pie del informe son
las que se muestran al inicio y al final. Por lo tanto, recomendamos incluir informacin gene-
ral (y evitar la especfica), ya que no se mostrar en todas las pginas.
154
Pie del informe Para ello, debemos acceder a la vista Presenta-

Para finalizar la estructura de un informe, nos encon- cin. Luego, tenemos que seleccionar un campo del
tramos con la seccin Pie del informe. Aqu, debe- informe, desplegar las opciones del botn Totales en
mos colocar la informacin que se mostrar al final de la ficha Formato y elegir una de sus opciones:
la ltima pgina. Es decir que no se repetir en cada
una, sino que nicamente se presentar en la ltima. Incluir registros: contabiliza la cantidad de
registros totales que posee el campo, sin importar
Su funcionamiento es igual al encabezado de pgi- si existen celdas vacas.
na, con la leve diferencia que se ve al final del Incluir valores: contabiliza, solamente, las
informe. Microsoft Access no muestra un espacio celdas del campo que contienen datos.
que corresponda con esta seccin de forma prede-
terminada, sin embargo, podemos situar el cursor Despus de seleccionar el tipo de totales deseado,
sobre el borde inferior de la seccin y hacer clic sos- Access agrega un cuadro de texto en la zona Pie de
tenido hacia abajo para visualizarla (Figura 16). pgina del informe, que muestra el nmero de re-
gistros o valores correspondientes (Figura 17).
CONTAR REGISTROS Debemos considerar que tambin es posible realizar
Con Microsoft Access 2007, tambin podemos contar este procedimiento manualmente: insertamos un
la cantidad de registros que existen en un informe. cuadro de texto y luego ingresamos la funcin
FIGURA 16.
En la seccin
Pie del informe,
se pueden insertar
la cantidad de controles
deseados, ya que de forma
predeterminada
se muestra vaca.
FIGURA 17.
En la vista Diseo
se muestra que el origen
del control se crea
con la funcin Cuenta.
155
Cuenta en la propiedad Origen del control. Otra de las ventajas que ofrece Microsoft Access
Sin embargo, aprovechando las ventajas que ofre- es la posibilidad de realizar operaciones con los
ce Microsoft Access, es ms rpido crearlo por datos de tipo numrico o moneda que muestra un
medio de esta forma automtica. informe. Por ejemplo, podemos sumar datos o bus-
car el valor mximo o mnimo. Para ello, debemos
Cuando visualicemos el informe en la vista seleccionar el campo deseado, desplegar las
Informes, se ver el nmero correspondiente a la opciones del botn Totales, elegir la operacin
cantidad de valores o registros, separados por una que queramos, y Microsoft Access realizar el
lnea horizontal que se ubica despus del ltimo clculo en un nuevo cuadro de texto ubicado en
registro del informe (Figura 18). el Pie del informe (Figura 19).
FIGURA 18.
El estilo de la lnea
horizontal que se crea
de forma automtica
depende del estilo
del informe elegido
en el proceso de creacin.
FIGURA 19.
Cuando el campo
seleccionado es de tipo
Nmero o Moneda,
el botn Totales
muestra las operaciones
disponibles.
156
P re p a r a r l a i m p re s i n d e d a t o s
Mediante la vista Diseo de un informe, tambin TAMAO Y ORIENTACIN

se nos permite incorporar un cuadro de texto que DEL PAPEL
posibilite numerar cada uno de sus registros. Es Una de las configuraciones ms importantes a la
decir que le asignaremos al primer registro el hora de realizar la impresin de los informes es el
nmero 1, al segundo el nmero 2 y as sucesiva- tamao del papel en el cual se imprimirn los datos.
mente con cada uno. Para ello, debemos seguir las Este procedimiento es fundamental porque, de no
indicaciones del Paso a paso 1. coincidir el tamao del informe con el tamao de
la hoja, puede que no se visualicen todos los da-
tos o que se muestren de forma incorrecta. Por lo
tanto, siempre debemos configurar el tamao del
Preparar la impresin informe para que coincida exactamente con el ta-
mao de la hoja en la cual se imprimir. Para
de datos lograr esto, debemos ingresar en la vista Diseo
y luego en la ficha Configurar Pgina. Aqu, en-
El objetivo final de los informes es realizar una im- contraremos el botn Tamao, que posee la lista de
presin correcta y atractiva de la informacin. Sin los disponibles (Figura 20).
embargo, existen ciertas configuraciones que debe-
mos establecer antes de llevarla a cabo. En esta sec- Despus de indicar el tamao de la hoja, debemos
cin, aprenderemos a configurar la impresin, para elegir la orientacin que tendr. Para ello, dispo-
lograr resultados ptimos, es decir, que satisfagan nemos de los botones Vertical y Horizontal,
nuestras necesidades de informacin y comunicacin. situados en la ficha Configurar pgina.
FIGURA 20.
Los tamaos del papel
son universales.
Por lo tanto, las medidas
que se identifican
con cada nombre
sern siempre iguales.
157
PASO A PASO /1
Numerar registros de un informe
Ingrese en la vista Diseo del informe e inserte un cuadro de texto en la seccin

Detalle, junto al ltimo campo.
Seleccione la etiqueta que se crea de forma automtica con el cuadro de texto e indique
el texto que desee mostrar, a travs de la propiedad Ttulo.
158
Seleccione el cuadro de texto, ingrese en la ficha Datos, de la persiana Hoja de

propiedades, y elija el valor Sobre grupo en la propiedad Suma continua.
Ingrese en la ficha Todas, de la persiana Hoja de datos, y escriba el valor =1

en la propiedad Origen del control.
159
Escriba el caracter # en la propiedad Formato, de la persiana Hoja de propiedades.
Ingrese en la vista Informes y observe que cada registro posee un nmero que lo identifica.
160
Tengamos en cuenta que, al seleccionar una orien-

tacin, estamos configurando su apariencia en la
impresin del informe y no su visualizacin
en pantalla. Es decir que no veremos cambios en
el diseo porque la orientacin hace referencia
a la hoja y no a su contenido.
OPCIONES DE IMPRESIN
Para finalizar la configuracin de la impresin de in-
formes, debemos establecer ciertas caractersticas y, que ser impreso. Microsoft Access 2007 posee una
dentro de ellas, se encuentran los tamaos de los lista con tres tipos de valores predeterminados para
mrgenes. Cada informe tiene cuatro: Superior, cada una de ellas. Para seleccionar uno debemos
Inferior, Izquierdo y Derecho, que representan la desplegar las opciones del botn Mrgenes, de la fi-
distancia entre el borde de la hoja y el contenido cha Configurar pgina (Figura 21).
FIGURA 21.
Los tipos de mrgenes
Normal, Ancho y Estrecho
poseen valores definidos
para los cuatro
mrgenes del informe.
ALINEACIN DE LOS CUADROS DE TEXTO

Las propiedades que contenga el cuadro de texto que insertemos en la seccin Detalle del
informe se trasladarn a los cuadros que hayamos creado para cada registro. Para que el
contenido se muestre centrado, debemos recurrir al apartado Fuente, de la ficha Diseo.
161
Adems de establecer
los mrgenes,
disponemos de tres
opciones ms para
configurar la impresin
Observemos que cada una de estas opciones tiene Imprimir slo los datos: si activamos esta
ciertos valores para cada uno de los mrgenes del in- casilla, Access realizar solamente la impresin de
forme. Sin embargo, podemos modificarlos para que los datos, sin tener en cuenta las secciones
sean ms personalizadas. Para ello, debemos pulsar el de encabezado y pie del informe.
botn Configurar pgina y, desde all, se abrir Columnas: al pulsar este botn se abre el cuadro
el cuadro Configurar pgina (Figura 22). de dilogo Configurar pgina y se muestra la
ficha Columnas (Gua Visual 2).
Como vemos, en este mismo cuadro podemos esta-
blecer los mrgenes: escribimos los valores deseados
en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y
Derecho. Sobre la derecha del cuadro, veremos una
previsualizacin de los datos que introducimos en
dichas casillas. Para finalizar, presionamos Aceptar.
Adems de establecer los mrgenes, disponemos de
tres opciones ms para configurar la impresin, que
se encuentran en la ficha Configurar pgina:
Mostrar mrgenes: cuando esta casilla se FIGURA 22. Para configurar los mrgenes
encuentra desactivada, no se mostrarn los mr- deseados, tenemos que visualizar la ficha
genes ni en la impresin, ni las vistas del informe. Opciones de impresin.
PREPARARSE PARA LA IMPRESIN

Antes de realizar una impresin, es recomendable que verifiquemos que est todo
listo: configuramos el informe, chequeamos que la impresora est encendida, conec-
tada a la PC y que disponga de papel suficiente.
162
GUA VISUAL /2
Opciones de la ficha Columnas
1
2
3
4
5
6
1 Nmero de columnas: aqu, debemos indicar la cantidad de columnas en las que se imprimirn
los registros. De forma predeterminada, se presenta una sola, sin embargo, podemos modificar
este nmero para dividirlos en la cantidad de columnas deseadas.
2 Espacio entre filas: con esta opcin, sealamos la cantidad de centmetros que separa-
rn cada fila de registros en la/s columnas.
3 Espacio entre columnas: cuando indicamos ms de una columna, se activa esta opcin,
que permite elegir el espacio entre ellas.
4 Tamao de columna: las opciones de este apartado se refieren a las dimensiones de las colum-
nas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centmetros que le correspondern al ancho de
cada columna. Alto: aqu, sealamos el alto que tendrn.
5 Igual que en detalle: si activamos esta casilla, los valores de Ancho y Alto se adaptarn
a la seccin Detalle del informe.
6 Diseo de columna: permite indicar la forma en que se distribuirn los registros en las colum-
nas. Hacia abajo y despus a lo ancho: se distribuirn de arriba hacia abajo y luego pasa-
rn a la prxima columna. A lo ancho y despus hacia abajo: ocuparn la primera fila,
luego pasarn a la siguiente y as sucesivamente, hasta completar todos los registros.
163
Una vez que elegimos las opciones deseadas, esta- tamao, la orientacin y los colores deseados.
mos listos para realizar la impresin del informe con Para comenzar la creacin de informes con formato de
el botn Imprimir de la barra de acceso rpido, o etiquetas, primero debemos seleccionar el elemento
al desplegar las opciones del Botn de Office y deseado en el Panel de Exploracin, el cual nos
seleccionar la opcin Imprimir. servir de base para crear las etiquetas. Despus, se-
guimos el Paso a paso 2. Luego, Access mostrar el
informe de etiquetas en la vista Preliminar.
Las etiquetas La creacin de etiquetas supone la impresin rpi-

da de datos y suele utilizarse para imprimir nom-
En esta seccin, aprenderemos a crear etiquetas. Las bres, direcciones y telfonos, de tal forma que
etiquetas son informes que permiten realizar la im- permitan identificar personas. Sin embargo, cada
presin de datos almacenados en formularios, de usuario le dar el uso que necesite para su caso
forma repetida y sistemtica, permitiendo elegir el en particular (Figura 23).
FIGURA 23.
En este ejemplo,
se ha creado un informe
de etiquetas que muestra
el nombre y apellido
de cada empleado.
CUL ES LA ORIENTACIN CORRECTA?

Al momento de preparar la impresin de un informe, tenemos la posibilidad de elegir la
orientacin del papel. Debemos tener en cuenta que, si el informe posee muchos campos, es
conveniente utilizar la orientacin Horizontal, para que se puedan ver todos.
164
Las etiquetas
PASO A PASO /2
Crear etiquetas
Ingrese en la ficha Crear y haga clic sobre el botn Etiquetas, del apartado Informes.
Elija las dimensiones que desee para las etiquetas y presione el botn Siguiente,
para continuar con el asistente.
165
Seleccione la fuente, el color y el tamao que desee para el texto de las etiquetas
y active/desactive las opciones Cursiva y Subrayado. Para continuar, pulse Siguiente.
Elija los campos que desee mostrar en la etiqueta: seleccinelos en la lista Campos disponibles
y pulse el botn que muestra el singo >. Para continuar, presione Siguiente.
166
Las etiquetas
Seleccione el/los campos en los cuales se basar el orden de las etiquetas: pulse el botn
que tiene el signo >. Para continuar, haga clic sobre Siguiente.
Escriba el nombre que desee asignarle al informe de etiquetas, active la opcin

Ver las etiquetas tal y como se imprimirn y presione Finalizar.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear otro elemento de una base de datos: los infor-
mes. A travs de ellos, podemos realizar la impresin de la informacin almacenada en
tablas o en consultas, de forma rpida y atractiva para el usuario.
167
Multiple choice
1 Qu opcin de la ficha columnas 4 Cul de las siguientes opciones

nos permite que los valores de Ancho y Alto permite acceder a todos los controles
se adapten a la seccin Detalle del informe? del informe para modificar su diseo?
a- Nmero de columnas. a- Vista Informes.
b- Diseo en columna. b- Vista Preliminar.
c- Igual que en detalle. c- Vista Presentacin.
d- Espacio entre columnas. d- Vista Diseo.
2 Qu opcin permite indicar la forma 5 Cmo se llama la distribucin

en que se distribuirn los registros en que los datos se muestran en diferente fila
en las columnas? con respecto al campo que se utiliza
a- Nmero de columnas. como nivel de agrupamiento diferenciado?
b- Diseo en columna. a- En pasos.
c- Igual que en detalle. b- Bloque.
d- Espacio entre columnas. c- Esquema.
d- Ninguna de las anteriores.
3 Cul de las siguientes vistas posibilita

acceder a los controles que conforman 6 Cmo se llama la distribucin en que
el informe y a los datos en forma simultnea? los datos se muestran en el mismo nivel?
a- Vista Informes. a- En pasos.
b- Vista Preliminar. b- Bloque.
c- Vista Presentacin. c- Esquema.
d- Vista Diseo. d- Ninguna de las anteriores.
Respuestas: 1- c, 2- d, 3- c, 4- d, 5- a, 6- b.
168
Captulo 8
Consultas
de seleccin
Veremos cmo crear consultas,

guardarlas y modificarlas con el fin
de seleccionar solamente los datos deseados.
8.Consultas de seleccin
Consultas utilizarlos para llevar a cabo operaciones como la

visualizacin o la realizacin de clculos.
de seleccin
Llamaremos clculo a toda operacin que se
En este captulo, aprenderemos a crear otro ele- efecte por medio de operadores lgicos tales
mento fundamental en el trabajo con bases de da- como sumar, restar, multiplicar o dividir. Por ejemplo,
tos: las Consultas. Estos elementos son de gran podemos calcular sueldos sobre la base de horas
utilidad, ya que permiten realizar diferentes opera- trabajadas y precio por hora, la sintaxis sera as:
ciones con los datos almacenados en una o varias [Horas trabajadas]*[Precio por hora].
tablas de la base de datos. Teniendo en cuenta lo
anterior, aprenderemos a identificar las consultas A travs de distintos tipos de clculos, obtenemos
de seleccin, a crearlas, modificarlas, asignarles diferentes valores que no estn escritos actual-
criterios y visualizar sus resultados. mente en las tablas, sino que se calculan. Sin embar-
go, debemos comprender que no todas las consultas
permiten realizar clculos. Por ello, en la siguiente
seccin, conoceremos cules son los diversos tipos
Qu es de consultas que existen y cul es la utilidad que
le compete a cada una.
una consulta?
Recordemos que, a travs de las tablas, almacena-
mos la informacin de manera organizada para
llevar a cabo el registro de la actividad que dese-
amos desarrollar. Para facilitar esta tarea, Access
ofrece la posibilidad de crear otro elemento en la
base de datos: las Consultas, mediante las cuales
podemos seleccionar registros que cumplan una
o varias condiciones, con el objetivo de poder
AGREGAR CAMPOS A LA GRILLA

La inclusin de campos en una grilla determina los datos que se consultarn.
Otra forma de agregar campos en la grilla es hacer clic sostenido desde el campo
deseado hasta la primera columna vaca de la grilla.
170
Qu es una consulta?
Llamaremos clculo Por otra parte, las consultas de accin son aquellas
que, adems de permitir la seleccin de datos,
a toda operacin que posibilitan efectuar operaciones sobre stos, con
se efecte por medio el objetivo de obtener resultados que modifiquen
la informacin o estructura de la base de datos.
de operadores lgicos
tales como sumar, restar, Consultas de creacin de tablas: permiten
crear nuevas tablas con base en el contenido de
multiplicar o dividir otras. El contenido de las nuevas puede incluir
parcial o completamente el contenido de otra tabla.
TIPOS DE CONSULTAS Consultas de referencias cruzadas: posibilitan
Existen distintos tipos de consultas que permiten se- realizar clculos con los datos existentes en las
leccionar datos y las podemos clasificar en dos grupos: tablas. Se pueden llevar a cabo clculos de totales,
consultas de seleccin y consultas de accin. con base en los valores de un cierto campo,
agrupndolos tanto en columnas como en filas.
Las consultas de seleccin son aquellas que posi- Consultas de datos anexados: permiten
bilitan la eleccin de un conjunto de registros, con agregar datos en tablas existentes. Debe existir
el objetivo de exhibirlos o disponer de ellos para la tabla original (que es la que contiene los
futuras operaciones. Para esto, se establecen crite- datos) y la tabla destino (la cual recibir los nue-
rios sobre los datos, para que solo se presenten vos datos). Es decir que se copiarn los datos de
aquellos que los cumplan. Por ejemplo, podemos in- la tabla original en la tabla destino.
dicar que se muestren el nombre y el cdigo de los Consultas de eliminacin: eliminan registros de
productos que cuesten ms de $390. En este caso, una tabla que cumplan con los criterios especifica-
tenemos un nico criterio, que el precio sea mayor dos. Este tipo de consultas permite supresiones
a $390. Sin embargo, podemos asignar ms de giles, pero debemos tener cuidado ya que luego
uno. Por ejemplo, podemos seleccionar aquellos no es posible recuperar los datos borrados.
productos que cuesten ms de $390, pero que se Consultas de actualizacin: posibilitan cambiar
hayan vendido solamente en la sucursal 2. total o parcialmente los registros de una tabla, de
FILTROS Y CONSULTAS DE SELECCIN SON SIMILARES

La sintaxis empleada en los criterios de seleccin es exactamente igual a la de los crite-
rios de los filtros. Por lo tanto, esto significa que los filtros que hemos conocido en los pri-
meros captulos de este libro son, en definitiva, consultas de seleccin.
171
forma automtica. Esto evita prdidas de tiempo Al pulsar el botn Diseo de consulta, se mues-
en la modificacin de los datos y disminuye la pro- tra el cuadro Mostrar tabla. All, debemos hacer
babilidad de errores en la escritura de algn valor. doble clic sobre la/s tablas que contienen los datos
que deseamos consultar, para agregarlas a la pesta-
En este captulo, centraremos nuestra atencin en a de la consulta. A medida que agregamos tablas,
las consultas de seleccin. las vamos visualizando en la pestaa de la consulta.
Luego de ingresar la/s tablas deseadas, pulsamos el
DISEO DE CONSULTAS botn Cerrar, del cuadro de dilogo (Figura 2).
Las consultas se pueden crear manualmente o con
un asistente. Para comenzar a trabajar con consul- Agregar campos en las consultas
tas, aprenderemos a hacerlo en forma manual, a tra- Despus de agregar las tablas al diseo de la con-
vs de la llamada vista Diseo. La vista Diseo sulta, debemos indicar cules son los campos que
de una consulta es la que permite establecer su es- participarn en la seleccin de datos. Es posible aa-
tructura, indicando cules son las tablas que poseen dir desde uno hasta todos los campos de la/s tablas
los datos que vamos a seleccionar, as como tambin que hemos agregado. En la fila Campo, irn todos los
el/los criterios que utilizaremos para filtrar los datos. campos que participarn de la consulta.
Para crear una consulta en su vista Diseo, hay que En este ejemplo, consultaremos los nombres y
ingresar en la ficha Crear y hacer clic en el botn apellidos de los empleados que tengan el nmero
Diseo de consulta -apartado Otros - (Figura 1). de identificacin mayor a 6. Por lo tanto, los que
FIGURA 1.
El apartado Otros tambin
permite crear consultas
de seleccin
con un asistente.
MODIFICAR DISEO DE CONSULTAS

Una de las grandes ventajas que ofrece Microsoft Access es la posibilidad de modificar el
diseo de las consultas sin necesidad de volverlas a crear. Debido a esto, podemos crear una
consulta e ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados.
172
Qu es una consulta?
necesitaremos son los siguientes: Nombre, Apellido e Para ajustarla manualmente, debemos hacer clic
Id. Empleado, ya que son los nicos que contienen sostenido desde el borde derecho superior hasta la
la informacin que deseamos seleccionar. nueva posicin (ya sea para aumentar o reducir
Para poner los campos en cada columna de la gri- el tamao). Para ajustarla automticamente, debe-
lla, podemos desplegar la lista Campo y seleccionar mos hacer doble clic sobre dicho borde, y Access
el deseado, o hacer doble clic sobre el que quere- aumentar o disminuir el ancho de la columna,
mos, en la ventana de la tabla que corresponda. dependiendo de su contenido (Figura 3). La
segunda fila de la grilla es la fila Tabla, la cual
Muchas veces, suceder que el nombre de algn muestra automticamente el nombre de la tabla
campo sea ms ancho que la columna. Por eso, que contiene el campo elegido en cada columna
Access permite modificar el ancho de las columnas y no es posible modificarlo, ya que lo presenta
de la grilla, ya sea manual o automticamente. de forma predeterminada.
FIGURA 2.
Cada columna de la fila
Campo posee una lista
desplegable con
el nombre de todos
los campos que contienen
las tablas agregadas.
FIGURA 3.
Cuando el cursor
del mouse muestra
una flecha de doble punta,
estamos listos
para ajustar el ancho
de la columna.
173
El criterio de seleccin
es uno de los campos
ms importantes
de una consulta
con los valores que deseamos ordenar. Para ello,

desplegamos el men de la celda correspondiente
a la fila Orden y seleccionamos la opcin deseada
Para cambiarlo, habra que modificar el nombre de la (Ascendente o Descendente).
tabla directamente (la grilla muestra el nombre ac-
tual de la tabla). En este ejemplo, todos los campos Por ejemplo, si queremos que los datos de los em-
derivan de la misma tabla. pleados que posean nmero de identificacin mayor
a 5 se muestren ordenados de forma descendente
Mediante la tercera fila de la grilla, la fila Orden, segn su apellido, debemos indicar el orden en la
podemos indicar que los datos resultantes de la columna que contiene el campo Apellido (Figura 4).
consulta se ordenen de forma ascendente o des-
cendente, segn uno o varios campos. Debemos Al crear consultas, tambin disponemos de la posibili-
elegir el orden en la columna que contiene el campo dad de mostrar u ocultar los campos en el resultado de
FIGURA 4.
Cada columna posee
una lista desplegable
independiente
para elegir el orden
deseado (ascendente
o descendente).
174
Qu es una consulta?
la consulta. Para ello, utilizaremos la fila Mostrar, CRITERIOS DE SELECCIN

de la grilla. Esta fila posee una casilla de verificacin El criterio de seleccin es uno de los campos
en cada columna, que podemos activar o desactivar. ms importantes de una consulta porque permite es-
Cuando la casilla correspondiente a un campo tablecer una o varias condiciones que deben cumplir
se encuentra activada, significa que dicho campo se los registros para ser visualizados en el resultado de la
mostrar en el resultado de la consulta, de lo contra- consulta. Es decir que, si aplicamos criterios de selec-
rio, no. En nuestro ejemplo, vamos a desactivar la cin, solamente se mostrarn como resultado de la
casilla correspondiente al campo Id.Empleado ya consulta aquellos registros que cumplan con las con-
que, aunque lo necesitemos en el diseo para esta- diciones especificadas. En este ejemplo, visualizaremos
blecer el criterio, no deseamos visualizarlo en el nicamente los datos de los empleados que tengan su
resultado. Para activar/desactivar las casillas, simple- nmero de identificacin superior a 5, por lo tanto,
mente debemos hacer clic dentro de ellas. su criterio de seleccin es: >5 (Figura 5).
FIGURA 5.
Los criterios deben
escribirse en la columna
que representa al campo,
de lo contrario, no se
mostrarn correctamente
en los resultados
de la consulta.
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que, para realizar una consulta, debe mostrarse al
menos uno de los campos. Para ello, siempre debemos verificar que est activada,
aunque sea, una casilla de la fila Mostrar, de los campos existentes en la grilla.
175
Debemos tener en cuenta que es posible asignar

ms de un criterio de seleccin en cada consulta. Los
resultados que se mostrarn son solamente aquellos
que cumplan con todos y cada uno de los criterios
indicados. Es decir que deben cumplir con absoluta-
mente todas las condiciones impuestas para que po-
damos verlos en el resultado.
Hay criterios que pueden tener sintaxis ms com- Access tambin nos ofrece la posibilidad de seleccio-
plejas, dependiendo de los datos que se deseen nar registros que cumplan con una u otra condicin,
seleccionar. Por ejemplo, podemos visualizar ni- es decir, no es excluyente que ambas condiciones se
camente las fechas de ventas de la sucursal 2, en den, bastar con que se respete, al menos, una de
las cuales la cantidad de artculos vendidos sea ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar
superior a 6. En este caso, dos campos llevarn las fechas de las ventas de la sucursal 3, y otro, el de
criterios, el campo Sucursal (ya que solo visuali- visualizar ventas que superen las 9 unidades. As, se-
zaremos las ventas de la sucursal 2) y el campo rn vlidos tanto los registros de la sucursal 3 como
Cantidad (ya que la cantidad de artculos vendi- los que superen las 9 unidades (sin importar a cul su-
dos debe ser superior a 6). Los criterios deben cursal pertenezcan). Cuando los criterios son opciona-
escribirse en la misma fila para que Access verifi- les, como en este caso, debemos escribir uno de ellos
que si ambos cumplen con lo establecido. en la fila O de la grilla (Figura 6).
FIGURA 6.
La fila O de la grilla
permite aadir criterios
opcionales en todos
los tipos de consultas.
ASISTENTE PARA CONSULTAS

El asistente para consultas permite generarlas mediante una serie de pasos que guan el
proceso. El ltimo paso del asistente permite ingresar directamente en la vista Diseo, para
agregar criterios o realizar cualquier modificacin en el diseo de la consulta.
176
Qu es una consulta?
Hay criterios que pueden visualizar las ventas realizadas despus del 21 de no-
viembre de 2009, tenemos que escribir la siguiente ex-
tener sintaxis ms presin en la fila Criterios de la columna Fecha de
complejas, dependiendo la venta: >#21/11/2009#. En cambio, si deseamos
que los resultados muestren los registros de varias
de los datos que fechas, debemos incluirlas con la expresin In y
se deseen seleccionar separarlas por comas. De este modo, Access recono-
cer cada fecha por separado y podr compararlas
Por otro lado, los criterios tambin posibilitan selec- con los registros existentes en el campo de tipo
cionar datos mediante la comparacin de igualdad, fecha/hora de la tabla que contiene esos datos.
la cual consiste en ver nicamente los registros que
se identifican con un mismo criterio de consulta. Por Por ejemplo, si queremos visualizar las ventas rea-
ejemplo, si deseamos visualizar solamente los registros lizadas los das 23, 24 y 26 de noviembre de 2009,
correspondientes a la sucursal 1, debemos escribir tenemos que escribir la siguiente expresin:
en la fila Criterios del campo Sucursal el nme- In(#23/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#
ro 1. De esta forma, Access tomar como resultados . El resultado de la consulta solamente mostrar las
vlidos todos los registros que tengan el valor 1 en ventas de las fechas mencionadas.
el campo Sucursal. Cuando la expresin de un cri-
terio necesita comparacin de igualdad, no hace fal- Tambin es posible que los criterios hagan referen-
ta escribir el carcter =, simplemente bastar con cia a datos establecidos entre dos valores. Para ello,
escribir el texto que debe ser igual en la tabla, para tenemos que utilizar el operador Y, que permite incluir
que se muestren los resultados en la fila Criterios dentro de un mismo campo dos o ms condiciones.
del campo correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar las ventas en las que
la cantidad de unidades vendidas est entre 4 y 8,
Cuando los criterios deben estar en un campo de tenemos que escribir la siguiente expresin en la
tipo fecha/hora, la fecha que se tomar de referen- fila Criterios del campo Cantidad: >4 Y <8.
cia debe estar escrita entre numerales para que Esta expresin representar los valores mayores a
Access la reconozca como tal. Por ejemplo, para 4 y menores a 8 en un mismo campo.
VISTA SQL DE LAS CONSULTAS

Las instrucciones SQL se generan automticamente cuando creamos consultas en la vista
Diseo. Si deseamos profundizar sobre las diferentes opciones que brinda el lenguaje, pode-
mos ingresar en la Ayuda del programa, categora Referencias SQL.
177
GUARDAR CONSULTAS forma, por lo tanto, analizaremos las distintas maneras

Para visualizar los resultados de una consulta, no es de hacerlo, sin importar si ya se encuentra guardada o
necesario guardarla previamente. Sin embargo, para no, y sin importar de qu tipo sea sta.
conservarla y poder utilizarla ms adelante, s debe-
mos hacerlo. Para guardar una consulta, tenemos VISTA HOJA DE DATOS
que pulsar el botn Guardar, de la barra de acceso De igual forma que en las tablas, las consultas poseen
rpido, o presionar la combinacin de teclas la vista Hoja de datos, a la cual podemos acce-
CONTROL+S. Aparecer un cuadro de dilogo en el que der al desplegar las opciones del botn Ver, de la
debemos indicar el nombre que deseamos asignarle a ficha Diseo (Figura 8).
la consulta, en la opcin Nombre de consulta. Lue-
go, pulsamos el botn Aceptar para guardarla, ya Cuando visualizamos el resultado de una consulta,
que de lo contrario se cancelar el proceso. los datos se muestran en el orden que establecimos
Al guardar una consulta automticamente, se mues- en su diseo. En nuestro ejemplo, se presentan
tra un icono representativo de sta en el Panel de
Exploracin. Por lo tanto, podemos afirmar que to-
das las consultas o elementos de una base de datos
que sean guardados se encontrarn siempre en el
Panel de Exploracin (Figura 7).
Ejecucin
y resultados
FIGURA 7. Cada tipo de consulta posee
Para visualizar los resultados de una consulta, debe- un icono representativo diferente.
mos ejecutarla o utilizar la vista Hoja de datos. En esta imagen, se muestra el icono
Todos los tipos de consulta se ejecutan de la misma correspondiente a una consulta de seleccin.
BENEFICIOS DE GUARDAR CONSULTAS

Cuando almacenamos consultas, en realidad guardamos sus diseos y no los resultados.
Debido a ello, cada vez que ejecutemos los datos, stos se actualizarn con base en los
registros actuales de las tablas que participan en la consulta.
178
E j e c u c i n y re s u l t a d o s
FIGURA 8.
En la vista
Hoja de datos,
veremos los registros
que cumplen
con los criterios
establecidos.
ordenados alfabticamente segn el apellido de los mite la filtracin de datos y no impide realizar
empleados, debido a que hemos establecido el or- operaciones con los registros.
den Descendente en el campo Apellidos. Tambin
es posible ordenar los datos en esta vista con los bo- Por otra parte, es posible que, al visualizar el resul-
tones Orden ascendente u Orden descendente, tado de una consulta, no se muestre ningn registro.
del apartado Ordenar y filtrar. Esto no significa que exista un error en el diseo de
la consulta, sino que simplemente no existen regis-
Mediante la vista Hoja de datos, visualizamos tros que cumplan con los criterios establecidos.
los resultados de una consulta, es decir, aquellos re-
gistros que cumplen con los criterios especificados. Tambin debemos tener presente que no es necesa-
Sin embargo, esto no significa que la estamos ejecu- rio que una consulta tenga criterios. Por ejemplo,
tando, solamente estamos visualizando sus registros. sencillamente podemos visualizar los nombres y
Cuando trabajamos con las consultas de seleccin, apellidos de todos los empleados. En este caso, no
no existe diferencia alguna entre ejecutarla y existe un criterio, tan solo agregamos los campos
visualizarla, ya que este tipo de consulta solo per- Nombre y Apellido en la grilla.
Para visualizar
los resultados de
una consulta, debemos
ejecutarla o utilizar
la vista Hoja de datos
179
FORMAS DE EJECUTAR CONSULTAS Para ejecutar una consulta desde el Panel de

Todos los tipos de consulta, pueden ejecutarse de Exploracin, no es necesario que sta se encuen-
dos formas: con la cinta de opciones y con el tre abierta, pero s guardada previamente. De lo con-
Panel de Exploracin. Para ejecutar una contrario, no se mostrar el icono que la representa en
sulta con la cinta de opciones, primero dicha consulta el Panel de Exploracin, y es solamente al hacer
debe encontrarse visualizada en la vista Diseo. doble clic sobre el icono que podemos ejecutarla
Luego, pulsamos el botn Ejecutar, situado en la de esta forma (Figura 10).
ficha Diseo, apartado Resultados, para ejecutar
la consulta, es decir, para aplicar todos los clculos TIPOS DE VISTA
y acciones que hayamos configurado. En el caso Todos los objetos de una base de datos poseen
de las consultas de seleccin, la ejecucin diferentes vistas, es decir, diferentes formas de vi-
solamente mostrar los registros que cumplan con sualizar su contenido o estructura. El tipo de objeto
los criterios establecidos (Figura 9). Consulta posee cinco tipos de vista a travs del
FIGURA 9.
El botn Ejecutar
se muestra en la ficha
Diseo de todos
los tipos de consultas.
EJECUTAR DOS VECES UNA MISMA CONSULTA

El Panel de Exploracin permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre
su icono correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de seleccin, Access
no abrir una nueva pestaa, sino que activar la que se encuentre abierta actualmente.
180
E j e c u c i n y re s u l t a d o s
FIGURA 10.
Cada vez que hagamos
doble clic sobre una
consulta diferente en el
Panel de Exploracin,
se abrir una nueva
pestaa para mostrar
los resultados.
botn Ver, de la ficha Inicio. stas son: Hoja de datos se actualizan automticamente al seleccionar
datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y SQL. aquellos que deseamos visualizar.
Cuando alternamos entre las diferentes vistas de La vista Grfico dinmico permite crear, rpida-
las consultas, no las estamos ejecutando. mente, una grfica con los elementos de la consulta
que arrastramos hacia el esquema creado en la
La vista Hoja de datos es la que utilizamos para pestaa. Estos datos se actualizan al modificar
ver los resultados de la consulta. El tratamiento la posicin de los campos en el grfico. Adems,
sobre los datos es igual al que vimos sobre los los grficos dinmicos poseen, en los ejes, ttulos
registros de una tabla, es decir, podemos ordenar- que podemos personalizar.
los, cambiarles la fuente, el color, el tamao,
modificar el ancho de las columnas, etctera.
El formato de las consultas es independiente de
las tablas donde estn almacenados los datos. Todos los objetos
La vista Tabla dinmica funciona igual que con
las tablas: debemos arrastrar los campos de la
consulta sobre el esquema y veremos que los poseen diferentes vistas
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar uno de los principales elementos de
las bases de datos: las Consultas de seleccin. Mediante ellas, seleccionamos registros de
una o varias tablas que cumplan o no con criterios de seleccin.
181
Multiple choice
1 Cul de las siguientes opciones posibilita 4 Cul de las siguientes

cambiar total o parcialmente los registros vistas es la que utilizamos para ver
de una tabla de forma automtica? los resultados de la consulta?
a- Consultas de referencias cruzadas. a- Vista Tabla dinmica.
b- Consultas de datos anexados. b- Vista Hoja de datos.
c- Consultas de actualizacin. c- Vista Diseo.
d- Consultas de eliminacin. d- Vista SQL.
2 Cul de las siguientes opciones 5 Cul de las siguientes vistas muestra

posibilita realizar clculos con los datos el diseo de la consulta en el lenguaje de
existentes en las tablas? programacin Structured Query Language?
a- Consultas de referencias cruzadas. a- Vista Tabla dinmica.
b- Consultas de datos anexados. b- Vista Hoja de datos.
c- Consultas de actualizacin. c- Vista Diseo.
d- Consultas de eliminacin. d- Vista SQL.
3 Cuntas vistas posee 6 Con cul de las vistas podemos crear

el tipo de objeto consulta? consultas de seleccin?
a- Dos. a- Vista Tabla dinmica.
b- Tres. b- Vista Hoja de datos.
c- Cuatro. c- Vista Diseo.
d- Cinco. d- Vista SQL.
Respuestas: 1-c, 2-a, 3-d, 4-b, 5-d, 6-c.
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parte, por ningn medio actual o futuro sin el permiso previo y por escri-
to de Fox Andina S.A. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y
25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier con-
secuencia derivada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de
los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas
mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos
dueos. Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impre-
sin realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en II, MMXI.
ISBN 978-987-1773-11-4
Access / coordinado por Daniel Benchimol. - 1a ed. -

Buenos Aires: Fox Andina;
Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2011.
v. 14, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero)
ISBN 978-987-1773-11-4
1. Informtica. I. Benchimol, Daniel, coord.

CDD 004.1
Prlogo
Prlogo al contenido
Cada vez que recuerdo mi adolescencia, me renace con el resto de las personas as, descubr mi voca-
el deseo imperioso de tener una computadora, ya cin por la escritura. Por ello paso largas horas de mi
que eran muy difciles de obtener en aquel entonces, vida redactando contenidos para los ms diversos
debido a su costo elevado, aunque mi deseo creca cursos de informtica, disfrutando de cada instante,
da a da. Era tan difcil decidir qu carrera universi- y con todo el afn de que los lectores comprendan y
taria seguir cuando mi verdadera vocacin no se apliquen los conocimientos brindados. Esto hace
desarrollaba en una facultad, sino entre letras. que mi vida est llena de armona e inspiracin para
Gracias al esfuerzo invalorable de mis padres seguir adelante en la tarea que tengo el placer de
(Susana Rodrguez y Miguel Fleitas) logr cumplir mi realizar cada da. Sin duda, se es mi gran logro y mi
deseo de tener una computadora, a travs de una meta en la vida: trasmitir mis conocimientos y que
joven compaera de trabajo de mi padre. aquellos que los reciben puedan aplicarlos.
Fui a buscar la gran computadora con las ms Gracias a la educacin que me brindaron mis
enormes ilusiones que pueda tener cualquier adoles- padres y a la paciencia infinita de mi hermana
cente, y por lo tanto, recuerdo cada detalle de ese (quien es un eje esencial en mi vida), puedo disfru-
viaje interminable desde el momento que mir el escri- tar de los xitos y aprender de los errores valoran-
torio donde la situara y salimos, hasta el instante que do el esfuerzo realizado en cada proyecto. Hoy es
lleg a casa y se puso en funcionamiento luego de una la primera vez que se reconoce la autora de mis
larga jornada llena de cables y miedos. textos, sin embargo, todos aquellos libros que han
quedado en el anonimato estn realizados con
Desde ese da hasta hoy, ha crecido mi pasin por el mismo esmero y pasin que el que usted posee
las computadoras y por intercambiar conocimientos ahora en sus manos.
3
PRELIMINARES
El libro de un vistazo
Este manual le ensea al lector a trabajar en Microsoft Access 2007, por lo tanto no se necesitan conocimientos pre-
vios para comprenderlo y aplicarlo. El objetivo central es que el lector sea capaz de crear y administrar informacin en
una base de datos, para ello presentaremos los temas ordenados de menor a mayor complejidad.
CAPTULO 1 CAPTULO 3
BIENVENIDOS A ACCESS 2007 TIPOS DE DATOS
Para comenzar el trabajo en Microsoft Access 2007, Y SUS PROPIEDADES
es importante que el lector conozca la utilidad de las Luego de aprender a crear tablas, es importante cono-
bases de datos y las diversas formas de crearlas as cer los procedimientos para modificar sus propiedades
como tambin pueda reconocer el entorno del progra- ya que cada una de ellas establece un aspecto diferen-
ma para facilitar la realizacin de tareas posteriores. te de los datos por introducir, y debemos establecer los
tipos de datos adecuados para cada campo.
CAPTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR
CON ACCESS
En este captulo, aprenderemos a crear uno de los
elementos fundamentales en una base de datos:
las Tablas. A travs de las tablas, ingresamos y
organizamos la informacin de tal forma que se
faciliten las tareas de manejo y bsqueda de datos
en las hojas de datos, las cuales permiten introdu-
cir y visualizar los datos de una tabla.
CAPTULO 4
MANEJO DE DATOS
Para lograr un manejo fluido de los datos, debemos
conocer las diferentes formas de ordenarlos o filtrarlos
para obtener un conjunto acotado de registros.
Tambin es importante que el lector conozca el proce-
dimiento que permite recopilar datos va e-mail para
que pueda, por ejemplo, realizar encuestas en red.
4
E l l i b ro d e u n v i s t a z o
CAPTULO 5 personalicen el aspecto del informe y la creacin de

RELACIONES ENTRE TABLAS etiquetas, mediante las cuales realizaremos la impre-
Sin dudas, la posibilidad de relacionar datos es una sin de datos de forma sistemtica y organizada.
gran herramienta que ofrece Microsoft Access 2007
que permite conectar informacin de tal modo que no
se produzcan prdidas indeseadas de datos, y se pue-
dan actualizar datos automticamente para evitar
posibles errores y agilitar el trabajo.
CAPTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIN
En este captulo, centraremos la atencin en aprender
a realizar consultas que permitan seleccionar datos
sobre la base de uno o varios criterios de seleccin.
Aprenderemos a crearlas, guardarlas y modificarlas
CAPTULO 6 para seleccionar solamente los datos deseados.
FORMULARIOS
Una manera de atraer la atencin de los usuarios
es mostrar la informacin de forma agradable a la
vista, esto es posible gracias a los Formularios. En
este captulo, aprenderemos a crearlos e identifi-
car su estructura y los controles que lo componen.
CAPTULO 7
INFORMES Y ETIQUETAS
En este captulo, aprenderemos a crear Informes.A tra- SERVICIOS
vs de estos elementos organizamos la informacin AL LECTOR
existente en la base de datos con el objetivo de visua- En este apartado final incluimos el ndice temtico,
lizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est acom- que nos permitir acceder a cualquiera de los temas
paada de la posibilidad de agregar elementos que tratados en este manual en forma rpida y precisa.
5
PRELIMINARES
Contenido del libro
Prlogo al contenido 003 Guardar tablas 034

El libro de un vistazo 004 Panel de Exploracin 035
Introduccin a Access 010 Copiar objetos 037
Modificar el nombre de los objetos 038
Eliminar objetos 038
Hoja de datos 039
CAPTULO 1 Insertar datos en las tablas 039
BIENVENIDOS Eliminar datos insertados 040
A ACCESS 2007 011 Crear listas predeterminadas 041
Crear listas
Bienvenidos a Access 2007 012 con datos existentes 044
Qu son las bases de datos? 012 Organizar datos 044
Conocer el programa 013 Buscar y reemplazar datos 044
La interfaz 014 Multiple choice 054
Botn de Office 016
Barra de acceso rpido 018
Cinta de opciones 020
Barra de estado 021
Abrir bases de datos 027
Ayuda de Microsoft Office 029
Multiple choice 030
CAPTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR CAPTULO 3
CON ACCESS 031 TIPOS DE DATO
Y SUS PROPIEDADES 055
Comenzar a trabajar con Access 032
Las tablas 032 Tipos de dato y sus propiedades 056
Crear tablas 032 Propiedades particulares 056
Tipos de dato 033 Reducir el tamao del campo 056
6
C o n t e n i d o d e l l i b ro
Formato: apariencia de los datos 057 Filtros por formulario 082

Valores predeterminados 059 Avanzadas 083
Validar datos 059 Recopilar datos va e-mail 084
Mensaje de validacin 060 Configurar Microsoft Outlook 2007 085
Datos obligatorios 062 Crear la tabla de destino 085
Crear formatos predeterminados 064 Enviar el formulario 089
Numerar registros automticamente 065 Multiple choice 094
Trabajar con fechas 066
Insertar imgenes 066
Evitar duplicaciones de datos 066
Vnculos en los datos 069 CAPTULO 5
Crear hipervnculos 069 RELACIONES ENTRE TABLAS 095
Eliminar vnculos 070
Multiple choice 072 Relaciones entre tablas 096
Clave principal 096
Qu es una clave principal? 096
Creacin de claves principales 097
Quitar la clave principal 099
Relacionar datos 099
Tipos de relaciones 099
Proceso de relacin 101
Opciones para la relacin entre tablas 105
Trabajar con relaciones 106
Pestaa Diseo 106
Eliminar relaciones 106
Informes de relaciones 108
CAPTULO 4 Propiedades de los informes de relaciones 111
MANEJO DE DATOS 073 Multiple choice 112
Manejo de datos 074

Ordenar registros 074
Orden personalizado 074 CAPTULO 6
Reorganizar columnas 075 FORMULARIOS 113
Filtros 078
Filtrar registros 078 Formularios 114
Seleccin de registros: criterios 080 Creacin de formularios 114
7
PRELIMINARES
Formularios express 116 Encabezado de pgina 152

Formularios con asistente 118 Detalle 152
Datos en formularios 125 Pie de pgina 153
Eliminar registros 126 Pie del informe 155
Agregar registros 129 Contar registros 155
Controles de formularios 132 Preparar la impresin de datos 157
Elementos generales 132 Tamao y orientacin del papel 157
Vistas de formularios 134 Opciones de impresin 161
Estructura de un formulario 135 Las etiquetas 164
Multiple choice 138 Multiple choice 168
CAPTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIN 169
Consultas de seleccin 170

Qu es una consulta? 170
Tipos de consultas 171
Diseo de consultas 172
CAPTULO 7 Agregar campos en la consultas 172
INFORMES Y ETIQUETAS 139 Criterios de seleccin 175
Guardar consultas 178
Informes y etiquetas 140 Ejecucin y resultados 178
Creacin de etiquetas 140 Vista Hoja de datos 178
Informes express 140 Formas de ejecutar consultas 180
Informes con el uso del asistente 142 Tipos de vista 180
Origen de datos 142 Multiple choice 182
Nivel de agrupamiento 143
Criterios de ordenacin 144
Distribucin de datos 145
Finalizacin del asistente 147 SERVICIOS
Vistas de los informes 149 AL LECTOR 183
Personalizar el diseo 150
Secciones de un informe 150 ndice temtico 184
Encabezado de informe 151 Catlogo 187
8
COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Oct 10.indd 1 13/10/2010 12:59:39
PRELIMINARES
Introduccin a Access
Existen muchas maneras de organizar la informacin a sus necesidades. Luego seguiremos nuestro reco-
relevante de una determinada gestin por medio de rrido por todos y cada uno de los temas fundamen-
una PC. Sin embargo, la forma ms eficiente de lograr- tales que el usuario necesita saber o conocer para
lo es a travs de la herramienta ms potente llamada administrar la informacin creando tablas, consultas,
Microsoft Access 2007. sta permite almacenar y informes, formularios y macros.
organizar los datos de tal forma que el usuario
pueda controlarlos en todo momento y realizar Cada captulo ofrece la compleja informacin organi-
diversas tareas segn necesite. zada gradualmente para que el lector pueda compren-
der sin problemas los temas tratados, y su capacitacin
A travs de este manual, podr comprender el funcio- vaya en aumento en cuanto al manejo de bases de
namiento de este programa de una forma rpida y datos. Esto garantiza al lector que, al finalizar la lectu-
sencilla con el objetivo de aplicarlo en su vida cotidia- ra del manual, tendr todos los conocimientos necesa-
na ya sea para registrar informacin simple o adminis- rios para gestionar la informacin de una actividad
trar por completo los datos de una empresa. que desee desarrollar creando todos los elementos
disponibles en Access 2007.
Las explicaciones estn acompaadas de ejemplos
oportunos, gua de pasos a seguir y guas visuales para Le recomendamos leer y observar cada captulo a su
una mayor comprensin. Comenzaremos aprendiendo ritmo, de tal forma que pueda recordarlo y luego apli-
a crear bases de datos de diversas maneras para que car los conocimientos en su vida cotidiana. Bienvenido
el usuario pueda elegir cul de ellas se adecua mejor al mundo fascinante de Microsoft Access 2007.
10
Access_Servicios_183_192.qxp 10/01/2011 03:57 p.m. Pgina 183
Servicios
al lector
Encontraremos informacin adicional

relacionada con el contenido que servir
para complementar lo aprendido.
SERVICIOS AL LECTOR
ndice temtico
A Consultas 170
Contar registros 155
Abrir 16/18/27 Controles 134
Access 12/20 Correo 17
Crear formatos predeterminados 64
Actualizar datos automticamente 105 Criterios 78/81
Administrar 17 Cuadros de texto 161
Agregar registros 129
Asistente 123
Autofiltro 74 D
Autonumrico 85
Datos obligatorios 62
Detalle 152
B Diseo 150/172
Barra de acceso rpido 34/41

Barra de estado 21
Base de datos 21/28
Bloque 146
Botn de Office 16
C
Distribucin de datos 145
Campo 56 Duplicaciones de datos 66
Campos clave 99
Campos ocultos 175
Casillas de correo 70 E
Categora 27/177
Cerrar bases de datos 17 Ejecucin 178
Cinta de opciones 20/180 Elementos generales 133
Clave principal 96 Eliminar en cascada 101
Columnas 70/75/162 Eliminar registros 127
184
ndice temtico
Eliminar vnculos 70 H
E-mail 82/84
Entorno 116 Hipervnculo 34/69
Enviar formulario 89 Hoja de datos 178
Esquema 146
Estructura 13/135
Etiquetas 140/164 I
Imgenes 66
Impresiones satisfactorias 100
Imprimir 110
Informes 140/142/153
Excel 107
Expresiones 60/67
F Informes express 140

Interfaz 14
Fechas 66/70
Filtrar 78
Formato 57/64 L
Formulario 82
Funciones 75/85 Legibilidad 56/61
Licencia 24
Listas 41/44
G Logotipos 131
Generador de expresiones 60
Grilla 170 M
Guardar 18/34
Guardar como 16/18 Mscara de entrada 64
185
SERVICIOS AL LECTOR
N R
Niveles de agrupamiento 148 Recopilar datos 84
Nuevo 16/18/27 Registrar fechas 70
Numerar registros 65 Registros 65/74
Nmero de copias 111 Relacionar datos 99
Relaciones 99/100
Reorganizar columnas 75
O Resultado 50/178
Objetos 132/134/181
Opciones de impresin 161 S
Secciones 150
Software 24
SQL 177
T
Tablas 32/56/61/96
Ordenar 74 Tamao 157
Orientacin 157 Tipo de dato 56/65
Outlook 82
V
P
Validar datos 59
Panel de exploracin 34 Vista 32/49
Papel 157
Personalizar 116
Pie de pgina 153
Plantillas 14/16
Proceso de relacin 101
Programa 84
Propiedades 56
186
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catlogo.
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presenta de manera clara y prctica to- para tener en cuenta al momento de la conocer las caractersticas de Linux,
dos los conceptos necesarios, desde la composicin, hasta la mezcla y el mas- desde su instalacin hasta las opciones
captura digital hasta las ms avanzadas terizado, as como la distribucin final del de entretenimiento, con todas las venta-
tcnicas de retoque. producto. jas de seguridad que ofrece el sistema.
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Tipos de datos y sus propiedades | Validar datos | Evitar duplicaciones de datos | Manejo
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rpido y sencillo de datos | Filtros | Recopilar datos va e-mail | Relaciones entre tablas | Clave principal |
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>> SEGURIDAD / HOME

Logremos conocer la utilidad de las bases

1.Bienvenidos a Access 2007

Disponer de informacin importantes de una base de datos, gran parte de

IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA

1.Bienvenidos a Access 2007

Para comenzar, veamos la barra de ttulo, que

1 Botn de Office: permite acceder a funciones principales para el manejo de archivos.

1.Bienvenidos a Access 2007

Botn de Office Nuevo: abre la pantalla de bienvenida para que

CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO

1.Bienvenidos a Access 2007

1.Bienvenidos a Access 2007

De forma predeterminada, se muestran las cuatro

MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

Barra de estado La lista de opciones que se muestran al hacer clic

1.Bienvenidos a Access 2007

PASO A PASO /1 (cont.)

1.Bienvenidos a Access 2007

LICENCIA DEL SOFTWARE

Haga clic sobre la plantilla que desee utilizar en la pantalla de bienvenida,

1.Bienvenidos a Access 2007

PASO A PASO /2 (cont.)

Mediante el botn Descargar, nos conectamos con ABRIR BASES DE DATOS

TRABAJO CON PLANTILLAS

1.Bienvenidos a Access 2007

Luego de abrir una base de datos (sin importar el

Si se muestra vaco, no significa que exista algn

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Microsoft Access 2007 De esta manera, aparecer la ventana que pode-

1.Bienvenidos a Access 2007

1 Cul de las siguientes fichas 4 Cul de las siguientes plantillas

2 Cul de las siguientes opciones permite 5 Cul de las siguientes fichas

3 Cul de las siguientes plantillas

Respuestas: 1-c, 2-b, 3-d, 4-a, 5-a, 6-d.

Aprenderemos a crear tablas.

2.Comenzar a trabajar con Access

VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas TIPOS DE DATO

IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO

2.Comenzar a trabajar con Access

Una de las innovaciones

2.Comenzar a trabajar con Access

1 Men de categoras: permite indicar la

ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS

FIGURA 3. A medida que ingresamos Nombre de la tabla: aqu debemos indicar el

2.Comenzar a trabajar con Access

Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que desea-

Sin embargo, podemos modificar el nombre de to-

Para cambiar el nombre de un elemento situado

importantes en la elaboracin de una base de datos

En la hoja de datos (tambin llamada grilla) vamos

ORGANIZACIN DE LOS REGISTROS

2.Comenzar a trabajar con Access

Editar datos insertados Si deseamos ajustar el ancho de las columnas manual-

Para modificar un campo,

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PASO A PASO /1 (cont.)