Implementacin Exitosa del Sistema de Gestin de la Calidad

Cmo implementar un Sistema para la Calidad til para su Negocio?

ENERO 14, 2012 GESTIN DE CALIDAD
ABSTRACT
Cmo tener xito implantando un Sistema ISO 9001:2008; que sea til para Mejorar los
resultados del Negocio
Cmo implementar un Sistema para la Calidad til para su Negocio?
En este artculo propondremos algunas estrategias para implementar, de forma exitosa, el
Sistema de Gestin para la calidad y la Mejora.
Dificultades tpicas, en la implantacin de Sistemas de Gestin de Calidad
Las dificultades para la implantacin de Sistemas de Gestin de la Calidad no son especficas
para algn tipo de organizacin el particular.
La dificultad mayor de cualquier sistema, es que la direccin no se comprometa realmente en
la implantacin del mismo, para demostrar el compromiso no basta con estar a favor del sistema
o aparecer pblicamente como patrocinador del sistema, ni autorizar el presupuesto.
El compromiso de demuestra participando personalmente en el proyecto, formando parte del
sistema y del proyecto de implantacin del mismo.
Otro problema que existe, que por desgracia muy frecuente, es que se busca la implantacin del
sistema con el objetivo principal, (si no el nico), de obtener una certificacin.
El xito de un Sistema de Gestin de la calidad depende, casi exclusivamente, de: Si el Sistema
de Calidad se dise para ser el sistema con que la organizacin va a trabajar para cumplir sus
objetivos de negocio, o si se hizo con el objetivo de lograr un certificado.
Acciones para la implementacin exitosa del Sistema para la Calidad y la Mejora
La implementacin de un Sistema de Gestin para la Calidad y la Mejora, debera ser una
decisin estratgica de la organizacin
La mayora de los nuevos usuarios pueden obtener beneficios tangibles de su sistema de calidad,
pero la estrategia de implementacin del mismo, tiene un impacto importante para alcanzar los
beneficios esperados.
Para una implementacin exitosa de su Sistema de Gestin para la Calidad con base en ISO
9001:2008, recomendamos seguir estos pasos:
1. Obtener el compromiso y participacin de la Alta direccin para:
a. Definir porqu y para qu quieren implementar el Sistema de calidad
b. Definir la Misin, Visin, Principios y valores de la Organizacin
c. Definir las partes interesadas, del Negocio (Accionistas, Clientes, Proveedores, Empleados,
Sociedad, etc.)
d. Definir y alinear los Objetivos de Calidad del Sistema con los Objetivos estratgicos del
Negocio para satisfacer a cada una de las partes interesadas. Los objetivos tpicos pueden ser:
Ser ms eficaz y eficiente
Producir productos y servicios que, de forma consistente, satisfagan los requisitos del cliente
 Aumentar la satisfaccin del Cliente
Mantener e Incrementar la participacin de mercado
Mejorar la comunicacin y moral en la organizacin
Reducir los costos y riesgos
Incrementar la confianza, de las partes interesadas, en el sistema de Gestin de la
Organizacin
2. Identificar los Procesos Clave, necesarios para lograr los objetivos de negocio y de calidad
definidos, y defina sus interacciones. Para ello se recomienda:
a. Revisar el Modelo de Negocio de la organizacin
b. Asegurarse que los procesos, los indicadores y los objetivos estratgicos que se plantearon
como parte del Sistema de Calidad, sean realmente los Procesos, Indicadores y Objetivos que
aportan valor y soportan el cumplimiento de la Misin de la organizacin
3. Construir el sistema de calidad, con base en ISO 9001:2008. No construya el sistema
alrededor de la Norma, para ello se recomienda:
a. Mapear los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 vs. los Procesos y actividades del sistema de
Gestin del Negocio.
b. Hacer un anlisis de brecha, identificar dnde y cmo, en el sistema, se satisfacen dichos
requisitos
c. Cerrar las brechas detectadas, incluya los requisitos faltantes en los Procesos, Actividades,
Indicadores, Registros y Procedimientos
d. Obtener gua en temas especficos del sistema de calidad, usando los documentos disponibles
(ISO y No ISO).
4. Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad y sus procesos, en toda la organizacin,
analizando los resultados de la implantacin:
a. Analizar si el sistema es til para el negocio
b. Analizar si el diseo del sistema es prctico para los usuarios.
c. Corregir las brechas, para garantizar la ergonoma del sistema, desde el punto de vista de los
usuarios
5. Gestionar el Sistema y medir los resultados,
a. Medir los resultados de los objetivos del negocio y los de calidad
b. Concentrarse en la capacidad del sistema de satisfacer a los clientes y las dems sus partes
interesadas
c. Concentrase el uso del sistema como herramienta de mejora continua
d. Medir la madurez del sistema
e. Mantener el Sistema vivo, actualizado y til para el logro de sus Objetivos de Negocio, para
medicin y evaluacin de resultados, se pueden usar las siguientes herramientas:
Seguimiento Operacional, Con base en indicadores
Auto evaluacin
 Auditorias Internas o por una organizacin externa
6. Una vez usted ha hecho el anterior, si tiene sentido de Negocio para su empresa
a. Certifique el Sistema!, pero recuerde: Nunca construya su Sistema para propsitos de
certificacin!
b. Constryalo para mejorar los resultados de Negocio de su organizacin!
7. Comience a pensar el los prximos pasos:
Inicie el proyecto de evolucin a un sistema con base en ISO 9004:2009 o a un modelo de
excelencia (Premio Nacional de Calidad, Malcom Baldbridge, EFQM, etc.)
Si usted sigue las estrategias para el xito, en el corto plazo, usted empezar a percibir los
beneficios por adoptar un sistema de calidad con base en ISO 9001:2008
Cul es el costo-beneficio al implementar un Sistema de Calidad?
Siempre debe de existir un anlisis costo-beneficio y esta es otra responsabilidad de la direccin,
antes siquiera de poner a alguien a trabajar a alguien en el Proyecto de Implantacin del
Sistema.
De lo contrario es lo mismo comprar un mquina sin saber para qu se va a usar y, adems, sin
saber cunto cuesta, si hay que darle mantenimiento, cuanto combustible consume, si se debe
capacitar a la gente para su operacin, etc. Y luego esperar que despus de que empiece a
funcionar con una relacin costo-beneficio razonable.
Para poder estimar el beneficio se debe saber cmo est la organizacin ahora y cmo se quiere
estar en el futuro. Y, cunto se va a ganar con ello, (no slo en dinero). As aparecen los
beneficios automticos del sistema.
Para el costo, hay que planificar un proyecto, que cubra el diseo, implantacin, soporte y
mantenimiento del sistema, como se hace para cualquier tipo de sistema.
El costo-beneficio aparece expresado en el tiempo en que se recuperar la inversin y el tiempo
en el cual el sistema empieza a producir beneficios tangibles.
El Costo de tener un sistema de gestin de la calidad bien diseado es realmente bajo, es la
gente haciendo su propio trabajo, diseando como hacer mejor su propio trabajo.
El beneficio es alto y se expresar en como se van a mover los indicadores actuales de la
organizacin.
Como cualquier otro sistema su comportamiento no es esttico, por lo tanto o se lo mejora o se
vuelve menos eficaz.
Se recomienda obtener datos de las varias fuentes, internas y externas, para evaluar la
adecuacin de las metas de sistema de calidad. Esta informacin tambin puede usarse para
mejorar la actuacin de los procesos.
Rafael A. de Arrascaeta F.
rafael-arrascaeta@hotmail.com
https://rafaelarrascaeta.wordpress.com/article/sistemas-de-gestion-de-la-calidad-iii-
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