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Manual Del Sistema Integrado de Gestion V 2.0 PDF
Manual Del Sistema Integrado de Gestion V 2.0 PDF
Integrado de Gestin - UN
Objetivo
Establecer las condiciones generales en las cuales se enmarca la
Implementacin del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad
Nacional de Colombia, con el propsito de garantizar adecuados niveles
de calidad y control en la prestacin de sus servicios para lograr la
satisfaccin de las necesidades de la comunidad universitaria y la
sociedad.
Vicerrectora General
calidad_nal@unal.edu.co
V i c e3 r1r 6e 5c 0t o0 r0 ae xG te n1 e8r2a 1l 8 M a y o
calidad_nal@unal.edu.co
de 2015
3165000 ext 18218 Mayo de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................ 5
1. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................................ 6
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................................. 6
1.2 CONTROL DE CAMBIOS Y DIVULGACION DEL MANUAL ................................................................. 6
1.3 TRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................ 6
1.4 ABREVIATURAS ............................................................................................................................... 7
1.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y NORMATIVOS ........................................................................... 8
2. GENERALIDADES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ............................................................................. 10
2.1 LOCALIZACIN DEL CAMPUS ........................................................................................................ 10
2.2 ANTECEDENTES HISTRICOS UN LNEA DE TIEMPO ................................................................... 13
2.3 ESTRUCTURA ORGNICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA .................................. 14
2.4 RGIMEN LEGAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL........................................................................ 15
3. MARCO ESTRATGICO ........................................................................................................................ 17
3.1 PLATAFORMA ESTRATGICA ........................................................................................................ 17
3.2 PLAN GLOBAL DE DESARROLLO .................................................................................................... 18
3.3 GESTIN ETICA ............................................................................................................................. 18
3.3.1 VALORES INSTITUCIONALES .................................................................................................. 19
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ACADEMICA, ADMINISTRATIVA Y AMBIENTAL .......................... 22
4.1 ANTECEDENTES DE LA IMPLEMENTACIN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .. 22
4.2 MODELOS DE GESTIN QUE ORIENTAN EL SIGA UN................................................................. 23
4.3 ARTICULACIN DE LOS ELEMENTOS DE GESTIN QUE ORIENTAN EL SIGA UN ........................ 26
4.4 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN................................................................ 28
4.5 GESTIN DE CAMBIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .................................................. 28
5. INSTANCIAS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .............. 30
5.1 POLTICA ....................................................................................................................................... 30
5.2 OBJETIVOS .................................................................................................................................... 30
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5.3 POLITICA AMBIENTAL ................................................................................................................... 31
5.4 POLITICA DE RIESGO ..................................................................................................................... 31
5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIN ................................................................................................. 32
5.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ............................................................................................. 32
5.7 ESTILO DE DIRECCIN .................................................................................................................. 33
5.8 MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES .......................................................................... 34
5.9 GRUPOS DE INTERES (STAKEHOLDERS) ........................................................................................ 35
5.9.1 CARACTERIZACIN DE LOS GRUPOS DE INTERES ................................................................. 36
5.10 COMUNICACIN INTERNA ......................................................................................................... 38
5.11 RENDICIN DE CUENTAS ............................................................................................................ 39
5.12 TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIN ..................................................................................... 40
6. EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y SUS COMPONENTES TRANSVERSALES ................................ 41
6.1 GESTIN POR PROCESOS.............................................................................................................. 41
6.1.1 MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................. 41
6.1.2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS ......................................................................................... 43
6.1.3 CORRELACIN ENTRE PROCESOS Y REQUISITOS DE MODELOS DE GESTIN ....................... 45
6.1.4 SIMPLIFICACIN DE PROCESOS ............................................................................................. 45
6.2 GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................................... 46
6.2.1 SISTEMA DE INFORMACIN EN LA UN SOFTEXPERT ...................................................... 48
6.2.2 RELACIN DE COMPONENTES OBLIGATORIOS DE CALIDAD ................................................ 48
6.3 GESTIN DEL RIESGO ................................................................................................................... 49
6.4 DISEO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS MISIONALES ................................. 51
6.5 GESTIN DEL SERVICIO................................................................................................................. 52
6.5.1 ENFOQUE AL USUARIO .......................................................................................................... 52
6.5.2 TRATAMIENTO DE FALLAS EN EL SERVICIO (CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO
CONFORME) ................................................................................................................................... 52
6.5.3 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS .............................................................. 53
6.5.4 MEDICION ANALISIS Y MEJORA - MEDICIN DEL SERVICIO .................................................. 54
6.6 INSTALACIONES FSICAS Y CONDICIONES AMBIENTALES ............................................................. 54
6.7 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN........................................... 55
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6.8 EVALUACIN Y AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN ................................................................... 56
6.8.1 REVISIN POR LA DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN................................. 56
6.8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS ................................................................... 57
6.8.3 AUDITORA INTERNA ............................................................................................................ 57
6.9 MEJORAMIENTO DE LA GESTIN ................................................................................................. 58
6.9.1 CICLO PHVA Mejora Continua ........................................................................................... 59
6.9.2 PLANES DE MEJORAMIENTO ................................................................................................. 60
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INTRODUCCIN
El Manual del Sistema Integrado de Gestin forma parte de la gestin documental de la Universidad
Nacional de Colombia y de su estructura documental, por lo tanto cumple con los requisitos
especificados en el procedimiento documentado U-PR-11.005.020 Elaboracin y control de
documentos y registros UN y de los lineamientos atributos para su divulgacin mediante el aplicativo
de SoftExpert implementado en la entidad.
Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del presente manual, se
utilizarn los trminos definidos en el captulo 3 de la norma tcnica NTCGP 1000:2009, adoptada por
el Gobierno Nacional mediante el Decreto 4110 de 2004.
1
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C., 2009. Pgina 10
2
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C., 2009. Pgina 12
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xito de una entidad.3
Poltica de la calidad de una entidad: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una
entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de la
entidad.4
Sistema Integrado de Gestin (SIG): Es un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y
alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestin de
Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, Gestin Ambiental, Gestin de Desarrollo
Administrativo, entre otros).5
Sistema Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad
Nacional - SIGA: Sistema de Gestin de la Universidad Nacional.
Normograma: Es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su mbito de
responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus
actuaciones, evidenciar las actuaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su
gestin, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes
pblicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.6
Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las caractersticas
generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso
generalmente es la entrada de otro.
Procedimiento: Documento que describe la forma especfica de llevar a cabo un proceso y las
caractersticas de la misma, definen l quien hace que, como, porque, cuando y donde.
Programa Curricular: Es un sistema abierto y dinmico compuesto por actividades, procesos,
recursos, infraestructura, profesores, estudiantes, egresados, mecanismos de evaluacin y
estrategias de articulacin con la sociedad, mediante el cual se desarrolla un proceso que
busca cumplir ciertos objetivos de formacin en los estudiantes a travs de sus planes de
estudio.
1.4 ABREVIATURAS
ISO: International Organization for Standardization
MECI: Modelo estndar de control interno
NTC: Norma Tcnica Colombiana
3
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C., 2009. Pgina 13
4
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C., 2009. Pgina 13
5
Gua Nacional Para Racionalizacin de Trmites. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Bogot D.C., 2009.
Pgina 17
6
Manual de implementacin, Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005,
Pagina 77.
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NTC GP: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica.
SGA: Sistema de Gestin Ambiental
SIG: Sistema Integrado de Gestin.
SIGA: Sistema de gestin en la Universidad Nacional de Colombia, el nombre de: Sistema
Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de
Colombia SIGA; Articulo 1, Resolucin de Rectora No 1602 de 2014.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo, adoptado por la Ley 489 de 1998. Modelo de
Planeacin y Gestin.
SG-SST: Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Consiste en el desarrollo de
un proceso lgico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la poltica, la
organizacin, la planificacin, la evaluacin, la auditoria y las acciones de mejora con el
objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo. Articulo 4, Decreto 1443 de 2014.
SoftExpert: Copyright SoftExpert Software for Performance Excellence. Aplicativo Web que
Automatiza la creacin y revisin de los documentos a lo largo de todas sus etapas [edicin,
consenso, aprobacin y homologacin] con integracin directa a sus aplicativos de origen
tales como editores de texto y planillas, herramientas CAD, etc. Adems, todas las acciones
realizadas sobre los documentos en todo su ciclo de vida son 100% monitoreadas. automatiza
los procesos de indexacin, almacenaje, publicacin y distribucin de documentos, garantizando alta
7
productividad y eficacia en su gestin y operacin.
UN: Universidad Nacional de Colombia
De acuerdo con la Resolucin 1602 de 2014 por la cual se otorga la denominacin para el Sistema
de Gestin en la Universidad Nacional de Colombia; se armonizan los actos administrativos que la
Rectora ha expedido en materia de gestin institucional, de tal forma que su contenido se
adecue a la nueva dinmica legislativa que en materia de gestin pblica se ha promulgado, como
son entre otras:
7
http://168.176.5.178/se/common/baseclass/view_frame.php?help=1 Conociendo SE Documento
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Tipo de Numero de
Titulo
Documento documento
LEY 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan
otras disposiciones y los Decretos que la reglamenten
DECRETO 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno
MECI
DECRETO 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacin del
Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST)
DECRETO 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la
Estrategia de Gobierno en Lnea, se reglamenta parcialmente la
ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones
DECRETO 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012
LEY 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin
de datos personales
LEY 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes
en la Administracin Pblica
LEY 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica - Plan
anticorrupcin y atencin al ciudadano
DECRETO 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integracin de la planeacin y la gestin (por la cual se adopta
el Modelo Integrado de planeacin y Gestin
DIRECTIVA 4 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la poltica cero papel
PRESIDENCIAL en la administracin pblica
LEY 1437 de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo
DECRETO 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualizacin de la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
LEY 489 de 1998 SISTEDA: Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden
las disposiciones, principios y reglas generales
LEY 30 de 1992 por el cual se organiza el servicio pblico de la Educacin
Superior
RESOLUCIN DE 1602 de 2014 Por la cual se otorga la denominacin para el Sistema de Gestin
RECTORIA en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comit y se
dictan otras disposiciones
NORMA TECNICA NTC GP 1000-2009 Norma tcnica de calidad en la gestin pblica
COLOMBIANA
NORMA TECNICA NTC ISO/IEC 17025-2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios
COLOMBIANA de ensayo y calibracin
NORMA TECNICA NTC ISO 14001:2004 Sistemas de gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para
COLOMBIANA su uso.
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2. GENERALIDADES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
La Universidad Nacional de Colombia cuenta con ocho (8) sedes distribuidas en el territorio
colombiano, como lo indica el mapa. Pese a esto, se habla de un solo Campus Nacional; el mismo que
es un centro donde se encuentran diferentes corrientes de pensamiento y expresiones urbanas que
acentan su carcter de representante de la nacin colombiana. Ver detalle en Grfico 1. Ubicacin
geogrfica Localizacin del Campus; Tabla 1. Descripcin de las sedes
Grfico 1. Ubicacin geogrfica Localizacin del Campus
http://www.manizales.unal.edu.co/
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SEDE UBICACIN DETALLE
Sede Medelln Calle 59 No 63 - 20 Se ubica una edificacin diseada por
Medelln, Colombia - Pedro Nel Gmez, donde hoy funciona la
Facultad de Minas
Ncleo El Volador
Medelln Colombia
http://medellin.unal.edu.co/
http://www.palmira.unal.edu.co/
Fuente: http://www.unal.edu.co/contenido/trayectoria_historica.html
Fuente: http://unal.edu.co/la-universidad/historia/
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2.3 ESTRUCTURA ORGNICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Es el componente de la organizacin que hace referencia al diseo interno de la entidad, esto es,
la creacin y establecimiento de los niveles y dependencias necesarias para gestionar los procesos
que se desarrollan para cumplir con su Misin y atender a la Comunidad Universitaria.
En la Universidad Nacional de Colombia la competencia para crear y organizar sedes,
dependencias o cualquier otro tipo de unidad administrativa es del Consejo Superior Universitario
y lo hace a partir de los parmetros definidos en el Estatuto General como son las instancias de
gobierno, los principios de la organizacin y los tres niveles de la organizacin: Nacional, Sedes y
Facultades, entre otros.
El diseo de la estructura interna y funcional corresponde al Consejo Superior Universitario quien
slo tiene gobernabilidad para introducir modificaciones y ajustes sobre este aspecto, mientras
que los cambios de la estructura orgnica slo proceden mediante el trmite de un proyecto de
Ley.8
En este orden de ideas, la estructura orgnica de la Universidad Nacional de Colombia en sus tres
niveles se presenta a continuacin:
I. Estructura Organizacional Nivel Nacional: Acuerdo No 113 de 2013 Por el cual se
establece la estructura interna acadmico - administrativa del Nivel Nacional de la Universidad
Nacional de Colombia. Ver Grfico No 6 Estructura Nivel Nacional
II. Estructura Organizacional Sede Bogot: Acuerdo No 164 de 2014 Por el cual se
establece la estructura interna acadmico administrativa de la Sede Bogot
III. Estructura Organizacional Sede Medelln: Acuerdo No 166 de 2014 Por el cual se
establece la estructura interna acadmico administrativa de la Sede Medelln
IV. Estructura Organizacional Sede Manizales: Acuerdo No 165 de 2014 Por el cual se
establece la estructura interna acadmico administrativa de la Sede Manizales
http://www.enfermeria.unal.edu.co/descargas/Plan%20de%20desarrollo%202013/MODERNIZACION%20DE%20LA%20ESTRUCTURA%2
0ORGANIZACIONAL%202012.pdf, pgina 15 estructura interna del Nivel Nacional.
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Fuente: http://unal.edu.co/la-universidad/estructura/
Naturaleza: La Universidad Nacional de Colombia, creada por la Ley 66 de 1867, es una comunidad
acadmica cuya misin esencial es la creacin, desarrollo e incorporacin del conocimiento y su
vinculacin con la cultura. Es un rgano pblico estatal, autnomo e independiente, de rango
constitucional, organizado en desarrollo del inciso 2 del artculo 113 de la Constitucin Poltica, no
perteneciente a ninguna de las ramas del poder pblico, con personera jurdica especial, no
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identificable ni asimilable a ninguna de las que corresponden a otras modalidades o tipos de entes
pblicos, con capacidad de designar sus directivas y de regirse por sus propios estatutos de
acuerdo con la ley especial que lo regula. La Universidad Nacional de Colombia cumple, en nombre
del Estado, funciones no administrativas orientadas a promover el desarrollo de la educacin
superior hasta sus ms altos niveles, fomentar el acceso a ella y desarrollar la docencia, la
investigacin, las ciencias, la creacin artstica y la extensin, para alcanzar la excelencia y los fines
sealados en el artculo 2 del Decreto Extraordinario 1210 de 1993 y en este Estatuto.
Por su carcter nacional y para un mejor cumplimiento de su misin de contribuir a la identidad de
la Nacin en su diversidad, la Universidad Nacional de Colombia est constituida por las Sedes
creadas a la fecha de vigencia del presente acuerdo y por aquellas que se creen o integren en el
futuro, en armona con sus planes y programas de desarrollo.9
La Universidad Nacional de Colombia a partir de la legislacin aplicable emite su normatividad,
lineamientos y directrices a travs de Acuerdos y Resoluciones, y con el nimo delimitar su
mbito de responsabilidad y tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan
sus actuaciones, ha implementado el aplicativo denominado RGIMEN LEGAL, el cual contiene el
ordenamiento jurdico de la Institucin y permite la consulta gil de las normas actualizadas que le
son aplicables en la Universidad Nacional de Colombia, administrado a travs de la Secretaria
general en el siguiente sitio Web:
http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp
9
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, Consejo Superior Universitario, Acuerdo No 011 de 2005
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3. MARCO ESTRATGICO
Fuente: http://unal.edu.co/la-universidad/mision-y-vision/
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3.2 PLAN GLOBAL DE DESARROLLO
DIALOGO
PERSONAL Y COMUNITARIA
RESPONSABILID
HONESTIDAD
AD COMPROMISO
ETICO
PERMANENCI
RESPETO
A
Respeto: Este valor se aprecia en aquellos comportamientos en los que se reconoce que
todas las personas son fines en s mismos y no solo medios. Esto significa que todos los seres
humanos poseen dignidad, ya que son sujetos y no objetos, y por lo tanto merecen atencin y
cuidado. Dentro de este valor se incluye la tolerancia, que es el respeto activo por el otro, en
el sentido de comprender, aceptar y abrirse a otros mundos as no se compartan
considerando en las personas caractersticas, intereses y sentimientos que las hacen nicas. En
la Universidad Nacional de Colombia, el respeto responde al principio de la convivencia y el
buen trato, que se asocia con el pluralismo y el consentimiento de las diferencias de los
miembros de la comunidad universitaria, basado en derechos fundamentales como dignidad,
libertad e igualdad.
El Sistema Integrado de Gestin se rige por normas de carcter constitucional, legal, reglamentario
y de autorregulacin que le son aplicables.
De acuerdo a la normatividad vigente que rige el Sistema de Gestin de la Calidad para entidades
Pblicas, de su Plan Global de Desarrollo y dems disposiciones y lineamientos, desde el ao 2007
la Universidad ha venido desarrollando el sistema con el objetivo de mejorar su gestin. En el
siguiente grfico se resume el proceso de implementacin del Sistema Integrado de Gestin hasta
su certificacin ante ente externo y su proceso de mejoramiento continuo.
10
Gua Nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y
tramites, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Pgina 17
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Grfico 6. Antecedentes de la Implementacin y mejora del SIGA-UN
Competencia
SISTEMA Modelo
de laboratorios INTEGRADO Estandar de
control Interno
NTC ISO/IEC
17025
DE GESTIN MECI 2014
- SIGA
Sistema de Sistema de
Gestin Gestin de la
Ambiental Seguridad y
NTC ISO Salud en el
14001:2004 Trabajo
Sistema de la
seguridad de la
informacin
11
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C., 2009. Pgina 14
12
MANUAL TCNICO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014, DAFP 2014, Pgina 13
13
LEY 489 de 1998, Articulo 15, Pgina 6
Cdigo: U-MG-15.001.001
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a la entidad a demostrar su gestin ambiental, considerando el aseguramiento de requisitos
legales y reglamentarios aplicables hacia la gestin de los aspectos ambientales significativos
que son controlables por la entidad y sobre los cuales puede tener influencia.
o Competencia de los laboratorios de Ensayo y calibracin: La Universidad contando con un
sistema Nacional de laboratorios adopta los requisitos especificados en la Norma Tcnica
Colombiana NTC ISO / IEC 17025:2005, norma en la cual La Universidad Nacional ha
participado con el ICONTEC en su estudio y adaptacin a nivel nacional (Laboratorio de
ensayos elctricos industriales Fabio Chaparro), y que permite asegurar los requisitos
generales para la competencia en la realizacin de ensayos y/o calibraciones, incluido el
muestreo.14
o Acreditacin Institucional: Segn lo definido en la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992, por el
cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior, establece en su Capitulo V,
articulo 53, Crase el Sistema Nacional de Acreditacin para las instituciones de Educacin
Superior cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las instituciones que hacen
parte del Sistema cumplen los ms altos requisitos de calidad y que realizan sus propsitos y
objetivos. Es voluntario de las instituciones de Educacin Superior acogerse al Sistema de
Acreditacin. La acreditacin tendr carcter temporal. Las instituciones que se acrediten,
disfrutarn de las prerrogativas que para ellas establezca la ley y las que seale el Consejo
Superior de Educacin Superior (CESU).
Artculo 54. El Sistema previsto en el artculo anterior contar con un Consejo Nacional de
Acreditacin integrado, entre otros, por las comunidades acadmicas y cientficas y depender
del Consejo Nacional de Educacin Superior (CESU), el cual definir su reglamento, funciones e
integracin.
Artculo 55. La autoevaluacin institucional es una tarea permanente de las instituciones de
Educacin Superior y har parte del proceso de acreditacin.
El Consejo Nacional de Educacin Superior (CESU), a travs del Instituto Colombiano para el
Fomento de la Educacin Superior (ICFES), cooperar con tales entidades para estimular y
perfeccionar los procedimientos de autoevaluacin institucional.
Artculo 56. Crase el Sistema Nacional de Informacin de la Educacin Superior el cual tendr
como objetivo fundamental divulgar informacin para orientar a la comunidad sobre la
calidad, cantidad y caractersticas de las instituciones y programas del Sistema. La
reglamentacin del Sistema Nacional de Informacin corresponde al Consejo Nacional de
Educacin Superior (CESU).15
o Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste en el desarrollo de
un proceso lgico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la poltica, la
organizacin, la' planificacin, la aplicacin,la evaluacin, la auditora y las acciones de mejora
14
NORMA TCNICA COLOMBIANA 17025:2005, Requisitos Generales para la Competencia de los laboratorios de Ensayo
y Calibracin, ICONTEC 2005, Objeto y campo de aplicacin, pgina 15
15
LEY 30 de 1992, Articulo 54, 55 y 56, pgina 12
Cdigo: U-MG-15.001.001
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con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo. Decreto 1443 de 2014
o Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin SGSI
parte del sistema de gestin global, basada en un enfoque hacia los riesgos globales de un
negocio, cuyo fin es establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y
mejorar la seguridad de la informacin. El sistema de gestin incluye la estructura
organizacional, polticas, actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas,
procedimientos, procesos y recursos.
5.1 POLTICA
5.2 OBJETIVOS
Los objetivos se desarrollan a partir de la poltica con los cuales se asegurar el mantenimiento y el
mejoramiento continuo del Sistema integrado de Gestin que permita dirigir y evaluar el
desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de sus
servicios, as:
1. Proyectar la Universidad Nacional de Colombia para convertirla en la primera universidad
colombiana de clase mundial.
2. Consolidar el liderazgo de la Universidad en el Sistema de Educacin Superior Colombiano.
3. Dotar a la Universidad de una infraestructura fsica, tecnolgica y de soporte para el
cumplimiento de la misin institucional.
4. Consolidar el Sistema de Bienestar Universitario, que facilite el desarrollo de actividades
acadmicas en ambientes adecuados, la sana convivencia, la inclusin social, el auto
cuidado y la promocin de hbitos de vida saludable, para los integrantes de la comunidad
universitaria.
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5. Mejorar la gestin administrativa y la cultura organizacional de la Universidad y establecer
mecanismos de sostenibilidad financiera para lograr una mayor efectividad en el
cumplimiento de la misin institucional.16
Lo anterior, en el marco del plan global de desarrollo vigente 2013-2015 Calidad Acadmica y
Autonoma Responsable
La Formacin Ambiental,
La Gestin Administrativa Ambiental y
El Manejo Adecuado de los Recursos Ambientales.
Fuente: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=43766
16
Poltica y objetivos de Calidad, Universidad Nacional
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Acuerdo del CSU 070 de 2006 "Por el cual se delega al Rector para la implementacin del Sistema
de control interno de la Gestin y de evaluacin de resultados"
Resolucin 1428 del 14 de diciembre de 2006 "Por la cual se establece el Sistema de Control
Interno de la Universidad Nacional de Colombia, se reglamenta el Comit Nacional de
Coordinacin del Sistema de Control Interno y los Subcomits de las Sedes"
Resolucin de Rectora 096 del 5 de febrero de 2007 "Por la cual se delega en el Vicerrector
General la funcin de implementar la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica al interior de
la Universidad Nacional de Colombia".
17
Extrado de http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=76056
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Acuerdo 113 de CSU de 2013: Atribuye funciones a la Vicerrectora en el Articulo 4 Vicerrectora
general, literal
o Formular polticas en materia de desarrollo organizacional, personal acadmico y
administrativo, bienestar, gestin de calidad, e informtica y comunicaciones, para
consideracin del cuerpo colegiado correspondiente.
o Literal 2. Orientar y coordinar la ejecucin de las polticas de su competencia en los
diferentes niveles de la Universidad.
Resolucin de Rectora 1602 de 2014: Por la cual se otorga la denominacin para el Sistema de
Gestin en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comit y se dictan otras disposiciones;
ARTCULO 2. Crear el Comit para el Sistema Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA, el cual quedar integrado de la
siguiente manera:
a) El Vicerrector General, quien lo presidir.
b) El Vicerrector Acadmico, quien presidir en ausencia del Vicerrector General.
c) El Vicerrector de Investigacin.
d) El Gerente Nacional Financiero y Administrativo.
e) El Director Nacional de Planeacin y Estadstica, quien ejercer la Secretara Tcnica.
La estrategia de desarrollo gerencial para todos los servidores pblicos de la Universidad Nacional
de Colombia cumplen funciones de direccin, jefaturas y/o coordinacin, permitiendo la
consolidacin de un estilo de direccin propio, nacido de la concepcin de las organizaciones
abiertas al aprendizaje y de la definicin de las competencias de los cargos de jefaturas acadmico
administrativas, como los decanos y administrativos como jefes de direcciones, oficinas, divisiones
entre otras, en los cuales se encuentran elementos comunes que permiten caracterizar el estilo de
direccin que debe propiciar la universidad, definida como Lideres idneos, integros,
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participativos y comprometidos, con capacidad de Liderazgo, Comunicacin, Servicio y
Pensamiento Estratgico.18
El estilo de direccin se caracteriza por las competencias de: Dominio personal, comunicacin,
liderazgo, servicio, trabajo en equipo, conciencia organizacional y adaptacin al cambio. De este
modo consolidar un estilo de direccin propio, idneo y comprometido con el crecimiento y
desarrollo institucional y se consolida a travs de estrategias de desarrollo gerencial.
La matriz de asignacin de responsabilidades o Matriz RACI, asigna el ROL a una actividad dada,
considerando las siguientes variables:
R: Responsable de Ejecucin
A: Autoridad
C: Consultado
I: Informado
C
C
C
C
C
C
18
Extrado de http://www.simege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=236
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1. Estudiar las polticas que en materia de gestin institucional se han venido desarrollando al
interior de la Universidad, recomendando o no, de acuerdo con las normas constitucionales,
legales y reglamentarias vigentes, su pertinencia.
2. Entregar lineamientos y directrices que incorporen de manera unificada, para consolidacin en
todas las Sedes de la Universidad Nacional de Colombia, la implementacin, evaluacin y
seguimiento del Sistema Integrado de Gestin, Acadmica, Administrativa y Ambiental.
3. Entregar lineamientos para que se ejecuten actividades unificadas de sensibilizacin que
permitan a la comunidad universitaria, la aprehensin integral del propsito y la importancia
del Sistema Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad
Nacional de Colombia.
4. Recomendar para los planes de desarrollo institucional, polticas inherentes para el desarrollo
de la gestin acadmica, administrativa y ambiental.
5. Asesorar sobre la definicin de la informacin clasificada y reservada de la Universidad, segn
lo previsto para tal fin en la Constitucin Poltica, la ley y los reglamentos.
6. Conceptuar sobre los procesos y procedimientos que surjan con ocasin de actividades
inherentes a la gestin acadmica, ambiental y administrativa en la Universidad, velando por
que los mismos se enmarquen dentro de estructuras, objetivos y formas de implementacin
unificada y afines a todas las Sedes.
7. Conocer y conceptuar sobre el ejercicio de auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin
Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia.
8. Estudiar permanentemente las normas y jurisprudencias inherentes a la gestin pblica,
velando por su adecuada y oportuna articulacin con el Sistema Integrado de Gestin
Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia.
9. Entregar lineamientos que coadyuven en la construccin de polticas de riesgo institucional,
estratgico y de procesos.
10.Informar a la comunidad universitaria sobre los avances del Sistema Integrado de Gestin
Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia.
11.Evaluar los resultados de su gestin y recomendar acciones de mejora.
12.Dictar su propio reglamento19
19
Extrado de http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=76056
20
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogot D.C.,
2009. Pgina 9
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La Universidad Nacional de Colombia con sus comportamientos y estilos de trabajo proyecta su
compromiso frente a las partes interesadas derivando de ello en el incremento de valor agregado
y de la satisfaccin permanente.
Grfico 11. Identificacin de Grupos inters - UN
Responsables:
La coordinacin y realizacin del proceso estar a cargo del Rector, los Vicerrectores y los
Directores Nacionales y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. La Direccin Nacional de
Planeacin y Estadstica - DNPE, y la Unidad de Medios de Comunicacin - UNIMEDIOS, o quien
haga sus veces en las sedes, prepararn y organizarn el proceso permanente de rendicin de
cuentas, que implica el diseo y definicin de la metodologa, preparacin y presentacin de
informes y documentos, gestin de opiniones y sugerencias (a cargo de la DNPE), organizacin y
realizacin de los eventos principales y la preparacin del informe final; as mismo, UNIMEDIOS
coordinar e implementar la estrategia de comunicacin, la organizacin logstica, la contratacin
y organizacin del personal de apoyo necesario, la disposicin de los suministros requeridos y el
control general de los espacios de interlocucin. Finalmente, la Oficina de Control Interno estar a
cargo de la evaluacin y retroalimentacin del proceso.
Se realiza cada ao a travs de los medios de comunicacin de la Universidad Nacional de
Colombia como canal de televisin Prisma Televisin y posteriormente queda divulgada en la
pgina Web. http://rendiciondecuentas.unal.edu.co/
Para mayor informacin consulte Servicios de informacin al ciudadano
http://www.unal.edu.co/informacion_ciudadano.html
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En cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 Ley de transparencia y del derecho de
acceso a la informacin pblica nacional, la Universidad Nacional de Colombia pone a disposicin
de la ciudadana la informacin:
Estructura
Presupuesto
Normativa
Metas e indicadores
Adquisiciones y compras
Tramites y Servicios
Planes
Procedimientos y lineamientos, Sistema Integrado de Gestin
Mecanismos de supervisin, notificacin y vigilancia
Peticiones, solicitudes, quejas y reclamos.
Formulacin Participativa
Gestin Documental
En la Universidad Nacional de Colombia ha hecho explicita su vocacin para realizar la gestin por
procesos, fundamentada en el principio de calidad en entidades pblicas enfoque basado en los
procesos, para ello se encuentra implementada una red de procesos, la cual, trabaja
articuladamente, permite generar una Cadena de Valor. Los resultados se alcanzan
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
Con el enfoque a los procesos se da cumplimiento a los requisitos normativos relacionados con la
Gestin por procesos.
Para la elaboracin de un mapa de procesos, y con el fin de facilitar la interpretacin del mismo,
es necesario reflexionar previamente en las posibles agrupaciones en las que pueden encajar los
procesos identificados. La agrupacin de los procesos dentro del mapa permite establecer
analogas entre los procesos, al tiempo que facilita la interrelacin y la interpretacin del mapa en
su conjunto.
El tipo de agrupacin puede y debe ser establecido por la propia organizacin, no existiendo para
ello ninguna regla especifica. 21
21
Gua para una Gestin Basada en los Procesos, Instituto Andaluz de tecnologa. Pgina 20 y 21
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Con base de lo anterior, la Universidad Nacional define el mapa de procesos donde evidencia la
interrelacin que existe entre los procesos, donde generalmente las salidas de unos procesos se
constituyen en las entradas de los siguientes procesos, lo que permite desarrollar una gestin
sistmica y enfocada en procesos. Para ms detalle ver Grfico 13 Mapa de Macroprocesos.
Fuente: Proceso de Mejoramiento de Gestin Contiene 50 procesos (En etapa de actualizacin documental).
Son aquellos que permiten cumplir la misin y los objetivos para el cual
fue creada la Universidad Nacional de Colombia, al desarrollo de la
Procesos Misionales: prestacin del servicio. La cadena de valor de la Universidad se identifica
en la lnea de procesos misionales.
La identificacin de los rasgos distintivos del proceso se conoce como Caracterizacin de Procesos, que no
es otra cosa que establecer la relacin con los dems procesos internos o externos, los insumos y salidas del
proceso, los proveedores y usuarios, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar
de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestin de sus procesos.
La caracterizacin de los procesos en la Universidad Nacional contiene como mnimo:
Objeto del proceso y responsable del mismo,
Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios,
Recursos asociados a la gestin del proceso,
Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso,
Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del mismo.
Dando respuesta a la Ley 962 de 2005, en la cual se dictan disposiciones sobre la racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos, y del proceso de mejoramiento contino la
Universidad define su estrategia para la implementacin de la Poltica anti trmites, con la
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Fuente: Gua Metodologa para implementacin del modelo integrado de Planeacin y Gestin, DAFP,
diciembre de 2012, pagina 40.
La administracin del riesgo est compuesto por de siete (7) fases mnimas que garantizan una
adecuada implementacin.
Definicin por parte de la alta Direccin de polticas para el manejo de los riesgos: La
Formulacin de las Polticas de Administracin de Riesgos est a cargo de la Vicerrectora General
de la Universidad Nacional de Calidad y Control Interno, y se basa en el mapa de riesgos
construido durante el proceso; la poltica seala qu debe hacerse para efectuar el control y su
seguimiento, basndose en los planes estratgicos y los objetivos institucionales o por procesos.
Se define y adopta en la Universidad por medio de acto administrativo o documento, su
divulgacin est a cargo de la Vicerrectora General. Ver poltica en la pgina 30:
Divulgacin del mapa de riesgos institucional y sus polticas: La Universidad Nacional de
Colombia Divulga su mapa de riesgos institucional el cual identifica, Clasifica, Analiza sus riesgos
por procesos. Los Riesgos Institucionales sern consolidados por la Vicerrectora General (Equipo
Tcnico de Calidad) y publicados en la pgina Institucional del Sistema Integrado de Gestin de la
Universidad Nacional
Se puede consultar en el Aplicativo SoftExpert, en el primer panel, modulo Riesgo en Carpeta de
Consulta, Subcarpeta Matriz de riesgo, y a continuacin ver segundo panel donde se
despliegan las carpetas de cada uno de los procesos, ah conduce al tercer panel donde se puede
ver el contenido documental de riesgos.
o Procedimiento de Administracin del Riesgo
Respecto a la creacin de un programa curricular, el cual es el acto por el cual el Consejo Superior
Universitario CSU- aprueba la creacin de un programa curricular determinado en la Universidad
Nacional de Colombia. Dicho programa podr ser ofrecido por una o varias facultades
(interfacultades), sedes (intersedes) o instituciones (interinstitucional). Una vez el CSU aprueba la
creacin de un programa, entra en vigencia el acuerdo del Consejo Acadmico mediante el cual
aprueba la apertura del plan o planes de estudios. El detalle para la creacin de los programas
curriculares en la Universidad Nacional de Colombia se puede encontrar en el procedimiento
Creacin de un Programa Curricular cdigo U-PR-05.001.001.
Hacer Gestin de
Verificar
Caracterizacin Identificacin y peticiones, Medicin de la Gestin del
de trmites y reporte de fallas quejas, reclamos satisfaccin de mejoramiento
servicios en la prestacin y sugerencias usuarios
del servicio
Planear Hacer Actuar
La Universidad Nacional de Colombia defini los siguientes procedimientos para asegurar las
Peticiones, Quejas, reclamos y sugerencias de la comunidad universitaria, as:
La universidad Nacional de Colombia, para todos sus laboratorios dispone del sistema de
informacin HERMES, el cual se encuentra en implementacin desde el ao 2013 para
administrar la informacin relativa a:
o Personal competente en operacin de equipos y dispositivos.
o Inventario de laboratorios acreditados
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La Universidad cuenta con sistemas de evaluacin y autoevaluacin que le permiten orientar las
correcciones estructurales u ordinarias y evidenciar oportunidades de mejora que apoyen la
toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos tanto de gestin de los procesos como
institucionales.
La mejora continua es el objetivo principal del Sistema Integrado de Gestin. Para el efecto, la alta
Direccin ha determinado llevar a cabo revisiones del SIG peridicamente mnimo una cada ao o
cuando se requiera; que permitan evaluar el funcionamiento, la conveniencia, adecuacin,
eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y su sostenibilidad. As mismo, la Direccin a travs de
las Revisiones por la direccin, evala las oportunidades de mejora, las necesidades de realizar
cambios en el sistema de gestin de la calidad, para lo cual dise el procedimiento Revisin por
la Direccin Cdigo U-PR-14.002.002.
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Se realiza seguimiento y medicin de los procesos a travs de los indicadores de gestin con la
finalidad de demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados planificados as como el
manejo de los recursos disponibles, los cuales provienen de diferentes fuentes como:
Plan Global de Desarrollo Reportes BPUN (Banco de Proyectos):
http://rendiciondecuentas.unal.edu.co
Indicadores de Proceso: http://www.unal.edu.co/control_interno/infinternos.html
Informes de Gestin- http://rendiciondecuentas.unal.edu.co/informes.html
Informes de Seguimiento resultado de la evaluacin independiente ONCI -
http://www.unal.edu.co/control_interno/infinternos.html
Los parmetros para el diseo, construccin, aprobacin, reporte, anlisis y mejora de los
indicadores de gestin estn a cargo de la Direccin de Planeacin Nacional y estadstica de la
Universidad Nacional de Colombia y se encuentran definidos en el Manual de Indicadores de
Gestin U-MN-15.001.003.
La Universidad Nacional de Colombia determina y toma acciones para eliminar las causas de las no
conformidades para prevenir o vuelvan a ocurrir, acciones que se asegura que sean apropiadas a
los efectos de las no conformidades reales o potenciales, as mismo identificando oportunidades
de mejora de los procesos, servicios y productos que presta la entidad.
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El instrumento inicial para abordar el trabajo fue el ciclo PHVA dado que la complementariedad de
los sistemas se encontraba especialmente en la dinmica del proceso de gestin, acompaado de
una mirada de mejoramiento. Su diseo facilita la creacin de una propuesta integral a la que
concurrieron las normativas. As, en el sistema de Mejor Gestin se articularon los requisitos
generales de las normas; en concordancia, en el ciclo PHVA.
Estos planes deben cumplir con el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora
U-PR-15.001.005. Los planes de mejoramiento se administran desde el Mdulo Acciones del
aplicativo Soft Expert, en el cual se generan los planes de mejoramiento que arrojan las no
conformidades, Oportunidades de Mejora y Observaciones que se generan en la institucin. Se
excluyen del procedimiento los planes de mejoramiento derivados de procedimientos acadmicos
de autoevaluacin y acreditacin de programas.
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VICERRECTORA
CARGO VICERRECTORA GENERAL CARGO VICERRECTORA GENERAL CARGO
GENERAL