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Validacin de datos
La Validacin de datos permite que Excel realice las verificaciones que defina el usuario y
segn el resultado puede emitir una alerta, mensaje de error o informativo.

Por ejemplo es el caso de una discoteca que no puede permitir el ingreso de menores de
edad. Hacer el clculo mental segn la fecha de nacimiento para determinar si tiene la
edad permitida o no, toma tiempo, as que Excel se encargar de ello y nos advertir de
forma automtica que esa persona no tiene la edad indicada para ingresar con slo
suministrar la fecha de nacimiento.

Validad un valor
Cualquier valor se puede validad para que Excel emita un mensaje o alerta en caso de que
sea invlido segn los criterios asignados:

En la imagen anterior se pueden ver las diferentes opciones de validacin, incluida la

personalizada mediante frmula, donde el usuario puede desplegar su imaginacin sin
lmite.

Para llegar all, vamos a Inicio -> Validacin de datos.

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Supongamos que se estn digitando facturas en Excel y queremos asegurarnos que slo se
ingresen facturas con fecha del 2011, as evitamos que por error se introduzcan facturas
de un periodo anterior, o que siendo del 2011 por error de digitacin se coloque un
periodo diferente.

Para ello seleccionamos el rango de datos a validar, elegimos Fecha, Permitir entre e
introducimos la Fecha inicial y la final:

Damos clic en Aceptar.

Al ingresar un dato que no corresponde a la validacin, Excel nos mostrar el siguiente

cuadro de dilogo:

Mensajes de error en la validacin de datos

Cuando se fija una regla de validacin y el usuario ingresa un dato o valor invlido, Excel
muestra un mensaje de error pero dicho mensaje es general, y en algunos casos resulta
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til personalizar ese mensaje de error para dar instrucciones a quien est ingresando los
datos.

Por ejemplo en el ttulo anterior creamos una regla de validacin para impedir que se
ingresen facturas con fechas diferentes a las definidas.

Podemos personalizar el mensaje de error para aclararle al usuario el por qu su dato es

rechazado como invlido.

Este mensaje lo definimos en donde definimos la regla de validacin:

All podemos definir un ttulo para el mensaje e incluso el nivel de la advertencia.

Al introducir un valor invlido Excel nos mostrar lo siguiente:

Muy til esta opcin para ir guiando al usuario en el proceso de ingreso de la informacin.

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Mensaje de entrada en la validacin de datos

La Validacin de datos impide consumar errores; los mensajes de error aclaran y pueden
dar instrucciones al usuario, pero podemos ir un poco ms all. Podemos evitar que el
usuario cometa el error en la medida en que antes de introducir los datos se dan
instrucciones al usuario, pudiendo hacer que este sea ms efectivo.

En las opciones de Validacin de datos est la pestaa que permite configurar el mensaje
de entrada, esto es el mensaje que se mostrar al activar una celda:

Al posicionarnos en cualquier celda tendremos el siguiente mensaje:

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Impedir el ingreso de datos duplicados o repetidos

En algunas bases de datos se requieren valores nicos, como el Nit de una empresa o la
cdula de un empleado, valores que no se pueden repetir, y podemos configurar a Excel
para que nos impida ingresar valores ya existentes en la base de datos o rango de celdas
en la que estamos trabajando, y as evitamos cometer algn tipo de error.

En algunos casos basta con resaltar los valores repetidos en un rango de datos, pero en
esta oportunidad la idea es impedir que se presenten datos repetidos en nuestro rango de
datos.

Para ello haremos uso de la Validacin de datos y utilizaremos una pequea frmula que
haga el trabajo.

Supongamos que queremos impedir que en el rango A2:A1000 se ingreses valores

repetidos.

Nos ubicamos en la celda A2, vamos a Inicio -> Validacin de datos -> Validacin de
datos:

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En Permitir Personalizada y en frmula escribimos la siguiente frmula:

=CONTAR.SI($A3:$A$2;A2)<2

Damos clic en Aceptar.

Ahora, seleccionamos la celda A2 a la que le hemos asignado esta validacin y la

arrastramos hasta la celda A1000 para copiar la regla de validacin.

Ntese que se debe hacer uso de las referencias absoluta y mixta.

En el archivo de Excel que acompaa esta gua hay un ejemplo del funcionamiento de esta
validacin.

Limitar longitud de datos a ingresar

La Validacin de datos permite limitar el nmero de datos que se deben o pueden
ingresar en una celda determinada.

Para ello seleccionamos el rango de celda a las que deseamos imponer lmites, luego
vamos a Inicio -> Validacin de datos:

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Como se observa, podemos exigir el ingreso de un mnimo nmero de datos o caracteres o

un mximo.

Listas desplegables
Excel permite desplegar listas para de ella elegir una opcin, como Pas, Provincia, Ciudad,
Mes, etc.:

Para ello utilizaremos la validacin de datos.

En primer lugar en una columna auxiliar se crea el listado de datos que se quiere mostrar
en la lista desplegable. Luego le asignamos un nombre a ese rango de datos. En nuestro
ejemplo le hemos llamado Meses a rango de datos que contienen los 12 meses del ao.

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Nos ubicamos en la celda que contendr la lista desplegable, vamos Inicio -> Datos ->
Validacin de datos:

El Criterio de validacin a elegir es Lista como se muestra en la imagen.

En Origen de datos a listar se coloca el nombre que le hemos asignado a nuestro listado,
en este caso Meses precedido por el signo =.

El Origen de datos puede ser tambin el rango de las celdas que contienen los datos a
listar:

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En este caso los meses del ao se encuentran en la columna I desde la fila 3 a la 14.

Por simplicidad se recomienda siempre trabajar con nombres de rango.

Listas desplegables dependientes

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, de manera tal que una lista depende
de la otra, o una lista muestra la informacin segn el contenido de otra de la que depende.

Muchos hemos visto que cuando se elige un departamento o pas, al lado hay otra lista para
elegir una ciudad de ese departamento o pas. En Excel esto se llaman listas dependientes,
ya que la lista de ciudades depende del departamento o pas seleccionado en la celda
adyacente.

Para lograr esto hay que recurrir a validacin de datos y a los nombres de rangos.

Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o pases, y un nombre de
rango para cada lista de ciudades de cada departamento o pas.

En nuestro ejemplo trabajaremos con tres listas principales relacionadas con los turnos que
tiene una empresa, y tres listas secundarias dependientes que contienen los listados de
empleados por turno o jornada:

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Al rango de jornadas le asignamos el nombre de Jornadas y creamos la lista desplegable

con dicho nombre de rango:

Y desde validacin de datos creamos una lista para desplegar las jornadas:

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Como nuestra lista es corta, en lugar de utilizar el nombre de rangos tambin se pueden
escribirlo directamente los componentes de la lista separados por punto y coma:

Ahora asignaros los nombres a los rangos que contienen los e mpleados de cada jornada:

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El nombre del rango de cada lista dependiente debe ser exactamente igual a su concepto
correspondiente en la lista principal. Recordemos que la lista principal tiene tres elementos
o conceptos: Diurna, Nocturna y Dominical, de modo que cada rango de empleados bebe
llamarse igual: Diurna, Nocturna y dominical.

Ya creada la lista principal en validacin de datos:

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Procedemos a crear la lista dependiente en la celda contigua.

En nuestro ejemplo en la celda B3 colocamos la lista desplegable para elegir el empleado

segn la jornada que se elija en la celda A3. Para ello en Validacin de datos, en Criterios
de validacin elegimos la opcin Lista, y en el Origen de datos colocamos la frmula
=INDIRECTO($A$3). De esta forma vinculamos la lista con el valor que haya en E2, el cual se
toma de una lista que creamos en el anterior paso.

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Como resultado tendremos lo siguiente:

En el archivo de Excel adjunto a este manual est el ejemplo que hemos trabajado aqu.

Reiteramos que los nombres de los rangos de las listas secundarias, deben corresponder
exactamente a los nombres de la lista desplegable principal. Importante anotar que un
nombre de rango no puede estar compuesto por dos palabras separadas. Si el nombre
requiere dos palabras estas deben estar unidas por un guin bajo: Jornada_Diruna, etc., y
as debe llamarse el concepto de la lista principal.

Listas desplegables con rangos dinmicos

Las listas desplegables vistas hasta ahora, se han realizado con un nmero fijo de datos;
12 meses, 5 aos, etc., lo cual supone una seria limitacin puesto que si agregamos un

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dato a esa lista, este quedar por fuera de la lista, o si eliminamos un dato, la lista
mostrar un campo vaci poco esttico.

Esta limitacin se resuelve utilizando listas desplegables con rangos dinmicos, es decir
que el nmero de datos mostrados en la lista pueda incrementarse o disminuirse
haciendo que el rango que los contiene cambie continuamente.

Para ello trabajamos con nombres con rangos dinmicos, lo que quiere decir que el rango
se adaptar automticamente a la cantidad de datos que haya.

Por ejemplo supongamos un listado de empleados, el cual puede aumentar o disminuir

cada mes segn los empleados que salen o ingresan.

En nuestro caso la lista de empleados estar en la columna G desde la fila 21 (G21), lista a
la que le asignaremos un nombre de rango el cual ser dinmico.

Para ello vamos a Inicio -> Frmulas -> Asignar nombre a un rango:

Le colocamos el nombre Empleados y la frmula:

=DESREF($G$20;1;0;CONTARA($G$1:$G$65536)), que automticamente tomar el
nombre de la hoja donde est el rango de los datos.

Ahora nos ubicamos en la celda en la que queremos crear nuestra lista desplegable de
empleados, vamos a Inicio -> Datos -> Validacin de datos y creamos una lista con el
nombre del rango dinmico que hemos creado:

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Con esto ya tenemos una lista desplegable que se ajustar automticamente segn la
cantidad de datos que existan.

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