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Microsoft
Excel 2010
INTRODUCCION
1.1.- Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas
prcticas.
Desde el men Inicio
1. Botn Office
2. Barra de Herramientas de acceso rpido
3. Barra de Ttulo
4. Barras de desplazamiento
5. Vista del Documento
6. rea de Trabajo
7. Zomm (Acercar o Alejar)
8. Barra de estado
9. Insertar nueva hoja de clculo
10. Hojas de Trabajo
11. Filas
12. Columnas
13. Celda activa actual
14. Cinta de Opciones
15. Barra de Frmulas
16. Asistente para funciones
17. Ayuda
La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior
Los comandos relacionados a la cinta de opciones estn organizados en
grupos.
Microsoft Excel 2010
Ejemplo Tpico:
a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican ttulos, nombres propios, apellidos
o direcciones, es decir pueden estn formados por letras o combinacin de letras y nmeros,
Truco: Para poder escribir dos o mas lneas dentro de una misma celda, se puede usar la
combinacin de teclas ALT ENTER.
b.- DATOS NUMERICOS.- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser escritos
directamente como tales, es decir NO acompaarlos de ningn texto o smbolo adicional.
Por defecto los datos numricos se alinean a la: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ de lo contrario, nos
significa que es un dato numrico NO valido:
c.- FORMULAS O RESULTADOS.- Para obtener los resultados, las frmulas en Excel se inician por lo
general con el signo igual = y luego las operaciones correspondientes:
Por Ejemplo:
= A2 + A5
= g7 /(h5+r8)
d.- FECHAS.- Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o tambin podra ser; mm/dd/aa
dependiendo de la configuracin de Windows. Posteriormente sobre esas fechas se podr aplicar
un formato diferente de presentacin.
#####
#NUM!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NUM!
#NULO!
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
Primera celda de la columna activa
ltima celda de la columna activa
CTRL+INICIO
FIN + FLECHA ARRIBA
FIN + FLECHA ABAJO
Ir a la celda indicada
F5
de
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
Para lograrlo, primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se
mantienes presionada la tecla _ _ _ _ _ _ _ antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4.
(Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas).
Truco: Para seleccionar toda una columna entera, nos situamos en cualquier lugar de la
columna y luego usamos la combinacin de teclas CTRL Barra Espaciadora.
Y con la combinacin SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa
Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja.
Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeo botn que presenta
la ficha de Alineacin en su zona inferior derecha.
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Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, y
luego seleccionar la categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos
escribir el cdigo del formato que deseamos crear.
Para definir un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos
para crear un formato.
La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el
nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
Punto decimal.
Smbolo porcentual.
Separador de millares.
E- E+ e- e+
Notacin cientfica.
$-+/()
Deja un espacio
"texto"
[color]
[valor condicion]
mm
mmm
0
#
[color n]
13
mmmm
mmmmm
dd
ddd
dddd
yy o yyyy
h o hh
Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros
(00-23).
Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con
ceros (00-59).
Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con
ceros (00-59).
Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se
muestra la hora en formato 24 horas.
m o mm
s o ss
AM/PM
$#,##[Azul];(0,00$)[Rojo];"Cero";""
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada seccin.
Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1 seccin) se escriben en
azul, llevan el signo del dlares $ delante, no se muestran los ceros no significativos y solo
se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis
con el $ detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra
cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto
desaparecer.
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Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos, separados por una coma.
Primero, Segundo, Tercero,
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Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso
de soltar el botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus
pasar
el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de
celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.
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2. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresin. Se incluyen como
ejemplos el nmero de copias, la impresora, el intervalo de pginas, la impresin por una o
dos caras, la orientacin vertical y el tamao.
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Adems, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de
pgina. En ella encontrars la pestaa Diseo que te permitir incluir elementos muy utilizados: la
fecha actual, el nmero de pgina, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imgenes, por ejemplo
para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.
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FORMULAS Y FUNCIONES
4.1.- Ingreso de una formula (Operadores Aritmticos)
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
Las frmulas por lo general empezaran con el signo =
correspondientes con las celdas a operar.
TIPOS DE OPERADORES:
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frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda
a derecha.
Orden
Operador
Descripcin
1.
: (dos puntos)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
2.
Negacin (como en 1)
3.
Porcentaje
4.
Exponenciacin
5.
*y/
Multiplicacin y divisin
6.
+y-
Suma y resta
7.
&
8.
=
<
<=
>=
<>
>
Comparacin
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer
lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que
la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin,
multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule
B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
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General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.
Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en
la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin
permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger
el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en
una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre
diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de
hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna
el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2
decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de
decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn
nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono,
etc.
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Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato. Aprende cmo definir formatos numricos
personalizados en el siguiente avanzado
Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la
Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato
que deseamos crear. Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de
los cdigos para crear un formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma).
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0
#
?
.
%
,
E- E+ e- e+
$-+/():
\
*
_
"texto"
@
[color]
[color n]
m
mm
mmm
mmmm
mmmmm
d
dd
ddd
dddd
yy o yyyy
h o hh
m o mm
s o ss
AM/PM
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Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es nico para
todos los empleados. 23,.5 En consecuencia la formula creada es errnea o nos traera problemas
pues dice: B5-B14 y el momento de arrastrar para el copiado resultaran las formulas B5-B15
B6-B16 .
El procedimiento correcto para crear la formula sera: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos
dlar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente.. Este signo dlar, determina la celda B14
como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato
B14 NO cambiara.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en
filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se
ajusta.
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Ejemplo prctico.
1.- Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:
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Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte
superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos.
Luego que el nombre esta establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de
seccin de celdas B2:B7, por ejemplo podramos escribir la formula: =suma(costos)
NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos,
ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES
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2.- Funcin
= PRODUCTO( ).- Nos permite calcular la multiplicacin de todos los valores
contenidos en el rango de celdas sealado. El uso de esta funcin es verdaderamente escaso,
ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos nmeros entre s son muy pocas. Para
multiplicar dos o ms factores se usa el operador multiplicacin *
Ejemplos:
= PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a =
A4*B4 que resulta mucho ms prctico.
= PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5.
Sintaxis
PRODUCTO(rango de celdas1; rango de celdas2;...)
3.- Funcin = POTENCIA( ).- La funcin POTENCIA nos sirve para elevar un nmero a una
potencia. La funcin requiere dos (2) argumentos:
Numero:
Potencia:
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Sintaxis
PRODUCTO(Numero, Potencia)
Ejemplo de operacin: Cual es el resultado de elevar 16 a la sptima potencia.?
La funcin sera entonces:
=POTENCIA(16,7)
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la funcin
POTENCIA para indicar a qu potencia se eleva el nmero base,
por ejemplo =16^7.
(alt 94)
4.- Funcin = RAIZ( ).- Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado.
Sintaxis
=RAIZ(Numero)
Ejemplo:
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Rango: C3:D11
PERA
Rango D3:D11
Ejemplo:
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= CONTARA( ): Cuenta el nmero de celdas que tienen algn valor. Es decir, las no-vacas.
Sintaxis
=CONTARA(Rango de celdas)
2.- Funcin = CONTAR.SI( ).- La funcin CONTAR.SI cuenta
el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen el
criterio especificado. Por ejemplo, puede contar todas las
celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las
celdas que contienen un nmero mayor o menor que un
nmero especificado por el usuario.
.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterios)
3.- Funcin = PROMEDIO( ).- La funcin PROMEDIO nos permite calcular el valor medio o media
aritmtica del grupo de celdas sealado en el argumento
Sintaxis
PROMEDIO(Rango de Celdas)
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4.- Funcin = MAX( ).- La funcin MAX nos permite calcular el valor mas alto o mximo del rango
de celdas sealado en su argumento.
Sintaxis
=MAX(Rango de Celdas)
5.- Funcin = MIN( ).- La funcin MIN nos da como respuesta el valor mas bajo o mnimo del
rango de celdas sealado.
Sintaxis
=MIN(Rango de Celdas)
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2.- Funcin =AHORA( ).- La funcin AHORA devuelve el nmero de serie de la fecha y hora
actuales. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el
formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora
especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda
mediante los comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de
clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice
cada vez que se abra la hoja de clculo.
La sintaxis de esta funcin es la siguiente:
AHORA()
3.- Funcin =MES( ).- La funcin MES da como respuesta el nmero de mes de una celda que
contiene una fecha.
Sintaxis
= MES(nm de serie)
= MES(referencia a una celda que contiene una
fecha)
4.- Funcin =DIAS360( ).- Nos calcula la diferencia de das que hay entre dos fechas basndose
en un ao de 360 das, normalmente se utiliza para clculos financieros.
Sintaxis
=DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)
En Fecha inicial pondremos la menor de las
fechas y en Fecha final la mayor para as poder
conocer la diferencia que existe entre ellas
teniendo en cuenta un ao de 360 das.
Sintaxis
=MAYUSC(Celda Texto)
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2.- Funcin = IZQUIERDA( ).- La funcin =IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres
determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Sintaxis
= IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
NOTA.- La funcin =DERECHA( ) opera de forma semejante, es decir permite extraer los ltimos
caracteres, del argumento indicado.
3.- Funcin =MED ( ).- La funcin =MED ( ) devuelve un nmero especfico de caracteres de una
cadena de texto, comenzando en la posicin
que especifique y en funcin del nmero de
caracteres que especifique.
Sintaxis
MED(texto; posicin_inicial; nm_de_caracteres)
Sintaxis
HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial)
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2.- Funcin =Y ( ) .- Esta funcin devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan
como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
3.- Funcin
=O( )
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO..
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
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2.- Funcin =CONSULTAH( ).- La funcin CONSULTAH ( ) Busca un valor dentro de una fila y
regresa el valor en la misma posicin de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del
rango especificado.
Sintaxis
= CONSULTAH(valor_buscado,
rango, valor_regresado)
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Paso 1.- Seleccin con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los ttulos. es decir solo las
celdas A2 hasta B6.
Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, all dispondremos de una gran variedad de modelos o
tipos de grficos estadsticos
Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos
a seleccionar el modelo clsico de Columna.
Paso 3.- Establecer las Opciones del Grafico, ingresando a la ficha de PRESENTACION
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Apuntes adicionales.
- Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar
usando el botn derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.
- Usando el botn derecho del mouse tambin podemos establecer algunas propiedades
adicionales al grafico ya creado.
Podemos
grfico.
cambiar
le
tipo
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de
CASO 2.Cuando los datos se encuentran prximos y estn formados en mas de dos columnas.
Ejemplo:
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la nica diferencia en este caso es el bloque inicial de seleccin. En este caso tendremos que partir
seleccionando incluyendo los ttulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el
grfico. Los ttulos de INGRESOS y tambin EGERESOS ahora forman parte del grfico, se muestran
en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la nica diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial.
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