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Manual Normalizacion
Manual Normalizacion
NDICE
PRESENTACIN..................................................................................................5
CAPTULO
ESTRUCTURACIN Y DISEO DE DOCUMENTOS.........................................7
1. Criterios para la elaboracin de documentos impresos........................9
1.1. Aspectos generales de configuracin.............................................9
1.2. Criterios de paginacin.................................................................11
2. Contenido bsico de los documentos administrativos.........................11
2.1. Estructura......................................................................................11
a) Encabezamiento........................................................................11
b) Cuerpo.......................................................................................12
c) Formalizacin............................................................................12
d) Pie.............................................................................................15
2.2. Peculiaridades de algunos documentos administrativos.............15
a) Motivacin.................................................................................15
b) Requisitos concretos de las notificaciones..............................16
CAPTULO
RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA EXPOSICIN Y REDACCIN
DE LOS TEXTOS................................................................................................19
CAPTULO III
CATLOGO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS......................................37
- Acta de calificaciones............................................................................40
- Acta de reunin de rganos colegiados................................................43
- Acuerdo..................................................................................................50
- Carta......................................................................................................53
- Certificado..............................................................................................55
- Certificado acreditativo de silencio administrativo................................59
2
- Circular...................................................................................................63
- Contrato.................................................................................................67
- Convenio................................................................................................71
- Convocatoria de reunin de rganos colegiados.................................79
- Declaracin jurada.................................................................................82
- Diligencia...............................................................................................84
- Informe...................................................................................................87
- Memoria explicativa...............................................................................96
- Nota interior...........................................................................................99
- Notificacin..........................................................................................101
- Oficio....................................................................................................105
- Portada de fax......................................................................................108
- Requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud................111
- Resolucin...........................................................................................114
- Solicitud (modelo normalizado)...........................................................118
- Solicitud (modelo genrico).................................................................123
expresiones
frmulas de
tratamiento........................................................................................................129
1.
2.
Tratamientos honorficos.......................................................137
2.1. Universidades..........................................................................137
2.2. Comunidad Autnoma..............................................................138
2.3. Poder ejecutivo. rganos de gobierno y administraciones
3.3Ppblicas....................................................................................138
3.
PRESENTACIN
El Libro blanco para la mejora de los servicios pblicos, elaborado por el
Ministerio de Administraciones Pblicas, destaca que la nueva administracin del
siglo XXI, orientada fundamentalmente a satisfacer las necesidades y expectativas
de sus usuarios, debe tener como estrategia prioritaria de actuacin la mejora de
la atencin a los ciudadanos en todas sus vertientes, as como el establecimiento de
un sistema de comunicacin recproca entre aqullos y la Administracin . Y para
mejorar la calidad y accesibilidad de la informacin y facilitar la comunicacin con
los destinatarios de los servicios, seala la conveniencia de desarrollar una serie de
medidas concretas, entre las que se encuentra la de mejorar la presentacin y el
lenguaje de los impresos empleados en las relaciones con los ciudadanos.
La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) comparte estas
mismas preocupaciones, y por ello ha puesto en marcha el Plan de Calidad de los
Servicios y la Gestin en el marco del Plan de Calidad Institucional. Se trata de
desarrollar, de forma coordinada e integrada, un conjunto de actuaciones
encaminadas a impulsar la modernizacin de la administracin universitaria, de
acuerdo con las tendencias que se estn apuntando en el mbito de la gestin
pblica, y propiciar un cambio en la cultura organizativa que permita acometer
procesos de mejora continua de la calidad con la vista siempre puesta en la
satisfaccin de las necesidades y expectativas de los miembros de la comunidad
universitaria y de la sociedad a la que nos debemos.
El Manual de normalizacin de documentos administrativos de la ULPGC,
como accin puntual del Plan de Calidad de los Servicios y la Gestin, pretende ser
un instrumento para mejorar la presentacin y el lenguaje de la produccin
documental de la administracin universitaria. Se trata de un manual prctico,
concebido para facilitar el trabajo cotidiano del personal que presta servicios en las
diferentes unidades de la Universidad (servicios centrales, administraciones de
edificios, centros, departamentos, etc.) y en el que se ofrecen tanto las indicaciones
generales como los formatos concretos que han de seguirse de ahora en adelante
para la elaboracin de documentos administrativos. Con ello damos un paso
importante para normalizar la variadsima produccin de escritos que utilizamos a
diario en nuestra comunicacin interna y externa, al tiempo que establecemos unos
mismos criterios de imagen institucional que permitirn la identificacin inequvoca
de los documentos administrativos de la ULPGC.
Pero la labor que queda por hacer en esta direccin es tanta que con este
manual damos tan slo el primer paso de los muchos que hemos de recorrer de
forma inmediata. En primer lugar, todava tiene la consideracin de manual
provisional, sometido a revisin en fase de prueba, de tal manera que su utilizacin
continuada durante los prximos meses permitir hacer el manual definitivo,
incorporndole las mejoras que resulten necesarias a partir de las aportaciones y
Manual de documentos administrativos
CAPTULO :
ESTRUCTURACIN Y DISEO DE
DOCUMENTOS
10
c) Formalizacin
Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de
mero trmite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la
voluntad del rgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita. La
formalizacin tambin se podr hacer por smbolos o cdigos que
garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios
electrnicos, informticos o telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin
de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin
General del Estado.
En los restantes documentos, especialmente en los de contenido
informativo, no se exigir formalizacin, porque es suficiente la constancia
del rgano autor del correspondiente documento.
En las resoluciones administrativas y comunicaciones oficiales,
internas o externas, ser obligatorio incluir:
Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio 1; la fecha es la del da en que se
formaliza el documento. Para el da y el ao (sin punto) se usarn los
nmeros; para el mes, la letra minscula.
La lnea del lugar y fecha llevar justificacin total, con una tabulacin
al comienzo y punto al final.
Antefirma
Expresar el cargo o puesto al que corresponda emitir el documento.
Ir en mayscula, centrado, sin coma al final y separado del prrafo de
lugar y fecha por una lnea en blanco.
11
12
13
Motivacin
Algunos documentos administrativos tienen como elemento esencial
de su contenido la motivacin, esto es, la exposicin de los hechos y
fundamentos de derecho en que se basa una decisin administrativa.
Segn establece el artculo 54 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, sern
motivados:
Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legtimos.
Los que resuelvan procedimientos de revisin de oficio de
disposiciones o actos administrativos, recursos administrativos,
reclamaciones previas a la va judicial y procedimientos de arbitraje.
Los que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes
o del dictamen de rganos consultivos.
Los acuerdos de suspensin de actos, cualquiera que sea el motivo
de sta, as como la adopcin de medidas provisionales previstas en los
artculos 72 y 136 de esta ley.
Los acuerdos de aplicacin de la tramitacin de urgencia o de
ampliacin de plazos.
Los que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, as
como los que deban serlo en virtud de disposicin legal o reglamentaria
expresa.
La motivacin de los actos que pongan fin a procedimientos selectivos
y de concurrencia competitiva, se realizar de conformidad con lo que
dispongan las normas que regulen sus convocatorias. En todo caso deben
quedar acreditados en el procedimiento los fundamentos de la resolucin
que se adopte.
b)
14
15
CAPTULO II:
RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA
EXPOSICIN Y REDACCIN DE LOS TEXTOS
16
Entre los lenguajes especiales empleados por todas las lenguas se encuentra
el utilizado por la administracin pblica. Como uso especfico de un idioma, el
llamado lenguaje administrativo debe ceirse a las normas generales de la lengua a la
que corresponda, al mismo tiempo que constituye un medio fundamental de difusin
de dicha lengua. Por consiguiente, los redactores de los diversos documentos
administrativos deben ser conscientes de su responsabilidad ante el buen uso de las
formas lingsticas. Esta correccin formal contribuir a una comunicacin ms
difana con los receptores y, simultneamente, podr convertirse en modelo de una
expresin de calidad.
La ULPGC tiene la intencin de publicar otro manual en el que se exponga
con ms profundidad y detalle una serie de criterios dirigidos a la correccin lingstica
de los textos administrativos. No obstante, parece imprescindible que de forma sucinta
se presenten en este Manual de documentos administrativos unos principios bsicos
que marquen unas pautas esenciales para la obtencin de dicho objetivo.
1. Uno de los requisitos fundamentales que deben presentar los documentos
administrativos es la claridad. Para alcanzar esa sencillez en la exposicin que
siempre debe estar presente a la hora de transmitir la informacin a los destinatarios,
aportamos una serie de recomendaciones:
1.1. Se ha de huir de formas arcaizantes o excesivamente tcnicas, que
pueden crear cierta incomprensin al ser poco habituales en la lengua general. Con
esto no se quiere decir que estas formas se consideren errneas y, por consiguiente,
sean rechazables; lo que se pretende con esta advertencia es que tengan un uso
limitado para alcanzar la claridad que debe perseguir este tipo de mensajes. Como
ejemplos de estos usos, citaremos los siguientes:
a) El futuro imperfecto de subjuntivo deber sustituirse por las formas del
pretrito imperfecto de subjuntivo o del presente de indicativo:
... sta procedi a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de
Justicia de Canarias, a los efectos que fueren pertinentes en el mbito de
sus competencias.
... sta procedi a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de
Justicia de Canarias, a los efectos que fueran pertinentes en el mbito de
sus competencias.
b) Las palabras tcnicas pueden reemplazarse por otros vocablos ms
usados. En los textos siguientes mostramos, como ejemplo, la sustitucin de los
trminos obrantes y extremos:
21
por
para
sobre
publicar
mencionar
referirse
23
dar aviso
dar uso
dar informacin
dar curso
avisar
usar
informar
cursar
llevar a cabo
efectuar
a nivel de
25
de inicio
en principio
por contra
No obstante, si, por las caractersticas de este lenguaje, se hace difcil alguna
de las soluciones propuestas y hay que usar las llamadas oraciones pasivas reflejas,
es conveniente tener en cuenta un error muy frecuente que ha de evitarse. Nos
referimos a que es necesario poner en el mismo nmero gramatical el sujeto y el
verbo. De esta manera, las frases que siguen se corregirn en el sentido que se
expone a continuacin:
*Se presentar las instancias a lo largo del mes de julio.
Se presentarn las instancias a lo largo del mes de julio.
*... por lo que se analiza prioritariamente aquellos casos que ingresan por
urgencias ...
... por lo que se analizan prioritariamente aquellos casos que ingresan por
urgencias ...
*Debajo de los datos personales se expondr las razones de la
reclamacin.
Debajo de los datos personales se expondrn las razones de la
reclamacin.
En otras ocasiones, en las llamadas impersonales concuerda el verbo con el
complemento en plural de forma errnea:
*Se identificarn a los intervinientes cuando sea procedente...
Se identificar a los intervinientes cuando sea procedente...
4. Como hemos indicado al principio, en este registro lingstico, adems de
las caractersticas propias que hemos comentado, se manifiestan unos rasgos que,
aunque pueden aparecer en otros lenguajes especficos y en el espaol general,
destacan de una forma especial en los textos administrativos. Esto hace que debamos
observar con sumo cuidado en la produccin de los textos de la ULPGC las normas
gramaticales que a continuacin se exponen.
4.1. Omisiones o adiciones de ciertos elementos gramaticales.
a) Hemos de procurar evitar la supresin de ciertos elementos lingsticos
que, con frecuencia se omiten en este tipo de lenguaje. Nos referimos sobre todo a la
conjuncin que y a los artculos. En cuanto a la primera, observamos que desaparece
tras ciertos verbos muy usados en los documentos administrativos:
Ruego se presente en ...
Solicito sea aceptada mi propuesta...
Es ms recomendable usar la conjuncin:
Ruego que se presente en ...
Solicito que sea aceptada mi propuesta...
b) Con respecto a los artculos, tambin hemos de evitar su supresin:
Debern presentarse en sobre aparte dos modelos de ...
Manual de documentos administrativos
27
y no
y no
y no
a grosso modo
de motu proprio.
de ex profeso
29
el acta firmada
el aula asignada para el examen
Conservarn su gnero femenino la y una cuando no precedan
inmediatamente al sustantivo ("la otra aula", "la misma acta") o cuando estn en plural:
"las actas", "unas aulas". Tambin se usar la forma femenina, de manera excepcional,
ante a y hache (nombres de letras): "la a", "la hache" y ante nombres propios, en usos
coloquiales como "la gata".
c) Los verbos ser, resultar, parecer y algunos otros requieren frecuentemente
un adjetivo, que es el que en realidad aporta el significado (es necesario, resulta
ocioso, parece claro...). En estos casos el adjetivo tendr que concordar en gnero y
nmero con el sustantivo al que se refiera, y en nmero con el verbo correspondiente:
*Ser necesario la presentacin de todos los documentos aludidos.
Ser necesaria la presentacin de todos los documentos aludidos.
*No pareci apropiado los trmites llevados a cabo.
No parecieron apropiados los trmites llevados a cabo.
d) En este apartado hemos de hablar tambin de las numerosas dudas que
ltimamente se suscitan en torno al llamado sexismo lingstico. Como somos
conscientes de las dificultades que supone este tema, se tratar con ms profundidad
en el manual de estilo. Sin embargo, es conveniente aportar ya desde estas pginas
algunos usos bsicos.
Cuando se hace una referencia individual, se ha de emplear el gnero que
corresponda en ese caso concreto; as, si un cargo est ocupado por una mujer, la
mencin de su ttulo debe hacerse en femenino (inspectora, directora, jefa, rectora).
Por ello es necesario distinguir el masculino y el femenino, por ejemplo en las
etiquetas utilizadas para la correspondencia, cuando se individualiza la mencin.
Sr. D. Jos Monedero Coronado
Decano de...
Sra. D. Fortunata Santa Cruz
Decana de...
Debe evitarse el siguiente uso:
Sr./Sra. D./D. Jos Monedero Coronado
Decano/a de...
Sr./Sra. D./D. Fortunata Santa Cruz
Decano/a de
Para resolver las posibles dudas en el uso de las referencias a las
titulaciones acadmicas, exponemos a continuacin una serie de trminos extrados
de la tabla de equivalencias publicadas en el BOE del 28 de marzo de 1995. Se
mantendrn los nombres genricos establecidos por el uso de ttulos como bachiller.
Manual de documentos administrativos
31
TITULACIONES ACADMICAS
masculino
femenino
diplomado
diplomada
ingeniero tcnico
ingeniera tcnica
arquitecto tcnico
arquitecta tcnica
graduado social
graduada social
maestro
maestra
Licenciado
licenciada
ingeniero
ingeniera
arquitecto
arquitecta
doctor
doctora
doctor ingeniero
doctora ingeniera
los
33
La colocacin del pronombre al final del verbo hace que se forme una sola
palabra y que, por lo tanto, se produzca un cambio en la acentuacin. Las palabras
esdrjulas que resulten de esta unin con el pronombre llevarn siempre tilde, como
ocurre con todas las esdrjulas: dgase, antese, abstnganse.
Las ltimas normas establecidas por la Real Academia Espaola de la Lengua
disponen que en todos los casos se apliquen las reglas generales de la acentuacin.
Hasta la publicacin de esta Ortografa era preceptivo respetar el acento ortogrfico
que el verbo presentaba antes de la adicin del pronombre. De esta manera, compr
mantena su tilde al convertirse en comprle. A partir de ahora esta palabra pierde su
acento porque se convierte en una palabra llana que, por acabar en vocal, n o s, no se
tilda: comprole. Lo mismo ocurre con formas como dele, dense, callose...
Habr de tenerse muy en cuenta esta innovacin acadmica, dado el
frecuente uso de estas formas lingsticas en los documentos administrativos.
b) En la grafa de las expresiones latinas ya incorporadas a nuestra lengua se
debe observar lo que seala la RAE en la ltima edicin de la Ortografa: "se
acentuarn grficamente de acuerdo con las reglas generales del espaol":
currculum, supervit...
c) En este apartado debemos recordar ciertos aspectos tipogrficos que
suelen plantear dudas y que son de frecuente uso en los documentos administrativos:
- No se ponen puntos en los aos, ni en los nmeros de telfono.
- Para expresar porcentajes, se emplear coma y no punto (9'75% y no
9.75%). Sin embargo, se usar el punto, y no la coma, para las referencias horarias
("el claustro tendr lugar a las 9.00 h.").
CAPTULO III:
CATLOGO DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
35
Concepto.
Normativa aplicable.
Estructura.
Ejemplo.
ACTA DE CALIFICACIONES
Concepto
Documento que recoge las calificaciones correspondientes a la evaluacin
de conocimientos de uno o varios alumnos sobre determinada materia.
Normativa aplicable
Aparte de la legislacin de carcter general, hay que tener en cuenta:
Estructura
1. Encabezamiento:
En el encabezamiento del acta deben figurar los siguientes datos:
-
Curso acadmico
Grupo
N: nmero de orden
DNI
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicada la unidad que
elabora el acta; la fecha es la del da en que se emite.
4. Firmas
Las actas de examen estarn firmadas en todas sus hojas.
39
ACTA DE CALIFICACIONES
CURSO ACADMICO 1999/2000
CENTRO Y TITULACIN: 120 1 E. U. DE INFORMTICA - I.T.I.SISTEMAS
ASIGNATURA: 12583 - BUSES Y PERIFRICOS
GRUPO: 01
CONVOCATORIA: ORDINARIA
PROFESOR RESPONSABLE: 11111111 - EJEMPLO DAZ, JUAN
Acta de las calificaciones correspondientes a la asignatura de referencia, obtenidas
por los alumnos que se relacionan:
N
1
2
CONV.
DNI
0 22222222
1 33333333
APELLIDOS Y NOMBRE
PREZ EJEMPLO, JUAN
REYES EJEMPLO, ANA
CALIFICACIN
NO PRESENTADO
APROBADO
PUNT.
---5,5
******************************************************************************************
Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de febrero de 2000.
(firma)
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Contendr el carcter de la reunin (ordinaria o extraordinaria) y la
denominacin del rgano colegiado.
2. Datos identificativos de la sesin
-
41
4. Orden del da
Contendr, tras el punto referido a la aprobacin del acta anterior, la
enumeracin de los asuntos que se abordarn en la reunin.
5. Deliberaciones y acuerdos
Se especificarn los puntos principales de las deliberaciones, as como el
contenido de los acuerdos adoptados y el nmero de votos con los que se
aprobaron. Se identificar a los intervinientes cuando sea procedente para la
correcta interpretacin del contenido del acta.
Asimismo figurar el sentido del voto favorable o desfavorable al acuerdo
adoptado, as como de la abstencin, de los que lo soliciten.
En el caso de que un miembro del rgano pida la transcripcin ntegra de su
intervencin o propuesta deber aportar el texto de la misma en ese momento o en
el plazo que determine el presidente. Dicho texto se incluir en el punto
correspondiente del acta o se adjuntar a la misma.
6. Pie
Figurar la siguiente frmula: Sin ms asuntos que tratar, el presidente
levanta la sesin a las X horas.
7. Firma y sello
El acta deber ser firmada en todas las pginas por el secretario del rgano
y en la ltima deber constar, adems, la firma del presidente como visto bueno.
Como excepcin a lo anterior, cuando el acta se refiera a acuerdos, pactos o
convenios derivados de la reunin de una comisin negociadora, firmarn tambin
todos los presentes o los representantes de cada una de las partes, identificados
con sus nombres y apellidos.
El sello del rgano correspondiente o de la ULPGC se estampar a la
izquierda de la firma del secretario.
Se firmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral izquierdo,
excepto la ltima, en la que las firmas figurarn al final del texto.
Otros elementos que se deben tener en cuenta
AUSENTES:
-
Julio Domnguez pregunta por los escritos de quejas que los trabajadores
han dirigido al Comit de Seguridad y Salud, sin concretar ninguno de
ellos en especial. La secretaria del comit contesta que todos y cada uno
de ellos han sido remitidos a las unidades encargadas de solucionar los
problemas (Unidad Tcnica, Unidad de Gestin de Patrimonio y
Contratacin, Servicio de Prevencin, etc.).
Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la sesin a las 10.30 horas.
45
V. B.
EL PRESIDENTE
LA SECRETARIA
(firma)
(firma)
ACUERDO
Concepto
El acuerdo refleja la determinacin de un rgano competente (unipersonal o
colegiado) para iniciar un procedimiento y resolver los aspectos relacionados con el
mismo antes de su resolucin (por ejemplo, el acuerdo de un decano de nombrar la
comisin de seleccin que adjudique una beca convocada por el centro).
Normativa aplicable
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Expresar de una forma clara y lo ms breve posible la decisin contenida
en el documento.
2. Cuerpo del escrito
Contendr la exposicin lgica de los elementos de juicio, las circunstancias
y los hechos que han llevado a adoptar la decisin final.
Para ello, ser necesario desarrollar los siguientes apartados:
2.1.
2.2
Hechos (sin
cronolgico.
2.3.
incluir
apreciaciones
juicios),
por
orden
47
3. Pie
Se indicar si el acuerdo pone fin o no a la va administrativa, con
expresin, en su caso, de los recursos que proceden contra el mismo, rgano ante
el que pueden interponerse y plazo para hacerlo. Se sealar, adems, que se
puede formular cualquier otro recurso que el interesado considere oportuno.
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que
acuerda; la fecha es la del da en que se adopta el acuerdo.
5. Firma y sello
5.1
5.2.
Firma.
5.3.
5.4.
Ejemplo de acuerdo
49
CARTA
Concepto
Documento que utilizan los rganos y unidades de la ULPGC para
comunicaciones externas no oficiales, es decir, que no se insertan en un
procedimiento administrativo.
Normativa aplicable
Estructura
1.
Lugar y fecha
Frmula introductoria
Por ejemplo: Estimado/a Sr./Sra..
4.
Cuerpo
Frmula de despedida
Firma y sello
Ejemplo de carta
Fecha
Importe
12345
12541
12.02.00
13.04.00
40.000 ptas.
25.000 ptas.
N/Ref. contable
1123
2234
(firma y sello)
51
CERTIFICADO
Concepto
Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un
hecho, circunstancia o situacin de los que existe constancia documental en los
expedientes que se encuentran en la ULPGC, con el fin de que produzca
determinados efectos jurdicos.
Por lo tanto, las certificaciones slo versarn sobre aquellos asuntos
concretos acreditados documentalmente en un expediente o sobre aquellos hechos
de los que haya constancia documental.
Normativa aplicable
Caractersticas
En general corresponde al responsable de la unidad correspondiente
certificar los expedientes que tramita o cuyos antecedentes custodia, siempre que
est autorizado para ello por la normativa vigente.
En la regulacin de determinados procedimientos administrativos est
establecida, de modo especfico, la forma de emisin de certificados, los cuales
sern extendidos y conformados, en su caso, por el cargo que corresponda segn
dicha normativa (por ejemplo, las certificaciones acadmicas son expedidas por los
secretarios de los centros y conformadas por los directores o decanos de los
mismos, las certificaciones de inventario de bienes adquiridos con cargo al
presupuesto de los edificios son expedidas por los administradores).
Estructura
1. Ttulo
Expresar de forma clara y precisa el contenido esencial del certificado (por
ejemplo, certificado acadmico personal, certificado de inventario,etc.).
2. Identificacin del emisor
Debern constar los siguientes datos, por este orden: nombre, apellidos y
cargo o puesto de la persona que certifica.
53
Ejemplo de certificado
Para que as conste a los efectos oportunos y a solicitud de doa Ana Vlez
Rodrguez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran Canaria, a
quince de febrero de dos mil.
(firma y sello)
V. B.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA POLITCNICA
Segn el plan de estudios de la titulacin de Ingeniera Tcnica en Obras Pblicas impartido en esta
Escuela, la carga lectiva de cada asignatura se especifica por horas. Se debe tener en cuenta que
diez horas constituyen un crdito y un curso acadmico se compone de treinta semanas.
Caractersticas
1) Segn la Ley 30/1992, corresponde expedirlo al rgano competente para
resolver.
2)
Estructura
1. Ttulo
Figurar la frase Certificado acreditativo de silencio administrativo.
2. Identificacin del emisor
Debern constar los siguientes datos, por este orden: nombre, apellidos y
cargo o puesto de la persona que certifica.
La certificacin se har en tercera persona (certifica), sin anteponer las
palabras don o doa.
En los casos de delegacin o suplencia, la frmula del certificado tiene las
siguientes peculiaridades: en el encabezamiento constar el nombre, apellidos y
cargo del firmante y a pie de pgina se har la siguiente aclaracin: Esta
certificacin se extiende por delegacin de (cargo del rgano que confiere la
delegacin o suplencia y, en su caso, la disposicin en que se ampara y el boletn
oficial en que se public).
3. Cuerpo del certificado
Manual de documentos administrativos
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57
(firma y sello)
CIRCULAR
Concepto
Es un documento administrativo mediante el cual se establecen unas
normas o instrucciones de carcter organizativo o de gestin aplicables en la
ULPGC y en materias que son competencia del rgano que las dicta
Normativa aplicable
Estructura
1. Numeracin de la circular
Se situar en la parte superior derecha de cada una de las pginas, en letra
cursiva arial tamao 10, con el siguiente formato:
Circular (n cardinal/ao)
Denominacin de la unidad administrariva que la elabora
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que elabora la circular; la fecha es la del da en que se emite.
5. Firma y sello
Manual de documentos administrativos
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5.1.
5.2.
Firma.
5.3.
5.4.
Ejemplo de circular
Circular 9/1999
U.G. de Organizacin y Recursos Humanos
1
Ejemplo de circular
Circular 9/1999
Manual de documentos administrativos
61
minutos a la salida.
b) Personal laboral y funcionario con horario de tarde: reduccin de 45
minutos a la salida.
c) Personal laboral con jornada rotatoria o jornada de maana y tarde:
CONTRATO
Concepto
Documento que recoge un acuerdo entre la ULPGC y otra persona fsica o
jurdica mediante el cual las partes consienten en obligarse a dar alguna cosa o
prestar algn servicio.
Normativa aplicable
Requisitos
A continuacin se enumeran los principales requisitos de los contratos:
1. Sujetos
El sujeto contratante ser el rector de la ULPGC u rgano en el que
delegue. La otra parte puede ser tanto una persona fsica como jurdica (pblica o
privada).
63
2. Objeto
El objeto de los contratos deber ser lcito y determinado y su necesidad
para los fines del servicio pblico correspondiente se justificar en el expediente de
contratacin.
3. Precio
Los contratos tendrn siempre un precio cierto, que se expresar en
moneda nacional. Los rganos de contratacin cuidarn de que el precio sea el
adecuado al mercado.
Estructura
1. Ttulo
Especificar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del
contrato.
2. Lugar y fecha
Se sealar la localidad en la que tenga lugar la firma del contrato y, a
continuacin, la fecha consignada en letra.
3. Identificacin de las partes
Se expondr a continuacin la identificacin de las partes con su nombre,
nmero del documento nacional de identidad, nmero o cdigo de identificacin
fiscal y representacin que ostenta.
Seguidamente se incluir la siguiente frmula introductoria: Ambas partes
se reconocen competencia y capacidad, respectivamente, para formalizar el
presente contrato.
4. Antecedentes administrativos
Se indicar la resolucin mediante la cual se aprueba el objeto del contrato
y el concepto presupuestario al que se imputa el gasto.
5. Cuerpo
Descripcin de los fines y contenido del contrato, bajo el epgrafe de
CLUSULAS DEL CONTRATO, que se numerarn correlativamente.
6. Consentimiento
El texto del contrato finalizar con la siguiente frmula: Para la debida
constancia de todo lo convenido se firma el presente contrato por duplicado, en el
lugar y la fecha al principio mencionados.
7. Firma de las partes
Se firmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral izquierdo,
excepto la ltima, en la que las firmas figurarn al final del texto, siendo procedente
su sellado por todas las partes.
Ejemplo de contrato
65
EL ADJUDICATARIO
(firma y sello)
(firma y sello)
CONVENIO
Concepto
Documento en el que se recoge el contenido de un pacto o acuerdo entre
dos o ms partes sobre asuntos de inters comn.
Constituye el instrumento idneo para regular los frecuentes intercambios
de ndole docente, cientfica, cultural, social, etc. que suscribe la ULPGC con otras
universidades, instituciones, empresas, asociaciones, etc.
Normativa aplicable
Estructura
1. Ttulo
Especificar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del
convenio.
2. Lugar y fecha
Se sealar la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y a
continuacin la fecha consignada en letra.
3. Identificacin de las partes
Bajo la frmula REUNIDOS se identificarn las partes con sus nombres,
nmeros o cdigos de identificacin fiscal (si procede) y domicilios legales. En caso
necesario se cumplimentarn los datos identificativos de la autoridad o
representante legal que acte en su nombre.
Se aadir una frmula en la que ambas partes se reconocen mutuamente
capacidad suficiente para otorgar este convenio y se mencionar el poder o norma
que acredita la representacin legal.
67
4. Cuerpo
Se estructurar en dos bloques:
a) Parte expositiva: ir precedida del epgrafe MANIFIESTAN y
contendr la expresin de los cometidos o competencias relacionados con el objeto
del convenio que tienen asignados legalmente cada una de las partes, as como la
mencin de los intereses comunes que justifican o fundamentan la adopcin del
convenio.
b) Parte dispositiva: comenzar con la frmula Por tales motivos, las
partes, de comn acuerdo, suscriben el presente convenio conforme a las
siguientes CLUSULAS y contendr, al menos, las relativas al objeto del convenio,
las obligaciones de cada una de las partes, la duracin, las causas de extincin y,
en su caso, la comisin de seguimiento y la jurisdiccin aplicable.
5. Consentimiento
Para finalizar se emplear la siguiente frmula: Y para que as conste, a
los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente
convenio, por (duplicado, triplicado, etc.), en el lugar y la fecha indicados en el
encabezamiento.
6. Firma
Se firmarn y sellarn todas las pginas y se identificarn tanto la persona
que firma como su cargo y parte a la que representa. Excepto la ltima pgina, las
dems se firmarn en los mrgenes laterales, preferiblemente en el izquierdo.
Ejemplo de convenio
1
Ejemplo de convenio
69
71
representante de cada una de las partes intervinientes, que tendr a su cargo las
funciones siguientes:
a)Planificar, fomentar, supervisar y evaluar los programas y acciones que se
emprendan al amparo del presente convenio.
b)Establecer las normas internas de funcionamiento de la Comisin de
Seguimiento, en concordancia con los estatutos de las entidades firmantes.
c)Crear las subcomisiones que fueran pertinentes para el desarrollo de los
diferentes programas de actuacin.
d)Elevar a los rganos de gobierno de las instituciones firmantes las
propuestas, informes, acuerdos o decisiones que exijan la sancin o ratificacin de los
mismos.
e)Cualesquiera otras conducentes al logro de los objetivos propuestos.
Sexta.- De la duracin del convenio
La duracin de este convenio se considera indefinida, por lo que estar
vigente mientras cualquiera de las partes suscribientes no proceda a su denuncia
formal, que habr de ser notificada fehacientemente a las otras con una antelacin
mnima de un mes a la fecha prevista de finalizacin del mismo.
Sptima.- De la colaboracin entre los firmantes
Las partes suscribientes del presente documento colaborarn en todo
momento, de acuerdo con los principios de buena fe y eficacia, para asegurar la
correcta ejecucin de lo pactado y para fomentar e impulsar el desarrollo de todo tipo
de actividades relacionadas con el colectivo de personas afectadas por el sndrome de
Down y su difusin entre la sociedad canaria.
5
Ejemplo de convenio
(firma y sello)
(firma y sello)
73
Caractersticas
Hay que tener en cuenta que, segn dispone el artculo 25.3 b) de la Ley
30/92, corresponde al secretario del rgano colegiado efectuar la convocatoria de
las reuniones del rgano por orden de su presidente.
Estructura
1.
Ttulo
Cuerpo
Contendr necesariamente la siguiente informacin:
-
75
Lugar y fecha
5.
Firma y sello
4.1.
4.2.
Firma.
4.3.
4.4.
Pie: destinatario
77
DECLARACIN JURADA
Concepto
Documento en el que una persona, por propia voluntad o por exigencia de la
administracin, manifiesta bajo su responsabilidad, hechos o circunstancias que en
ese momento no puede o no es necesario acreditar de otra forma.
La falsedad en este documento puede acarrear para el declarante
responsabilidades administrativas o penales.
Normativa aplicable
No hay normativa especfica que regule este tipo de documento; se aplicar,
en su caso, la que corresponda segn el procedimiento administrativo al que se
vincule.
Estructura
1. Datos del declarante
-
2. Encabezamiento
Figurar la frmula siguiente: DECLARO BAJO JURAMENTO.
3. Cuerpo
Se procurar disponer el texto de la declaracin de forma clara y concisa,
en prrafos breves y sin utilizar apartados cuya extensin o complejidad dificulte
innecesariamente la interpretacin de su contenido.
Se indicarn tambin los efectos concretos para los cuales se hace la
declaracin y se sealar, en su caso, la normativa correspondiente.
4. Lugar, fecha y firma
Por lugar se entiende el municipio donde se realiza la declaracin; la fecha
se especificar en letra.
Yo, Pedro Garca Garca, con DNI 42888999, profesor titular de escuela
universitaria adscrito al Departamento de Fsica de la Universidad de Las Palmas de
Gran Canaria,
DECLARO BAJO JURAMENTO:
No estar incurso en ninguna de las causas de abstencin recogidas en el
artculo 28.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
Esta declaracin se realiza a los efectos de formar parte del tribunal de las
pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad en la convocatoria de junio de
2000.
Las Palmas de Gran Canaria, a veinte de mayo de dos mil.
(firma)
79
DILIGENCIA
Concepto
Documento en el que se hace constar la realizacin efectiva de un trmite
administrativo o mediante el cual se verifica un acto o resolucin. Por ejemplo,
diligencias acadmicas o administrativas para modificar actas de calificacin.
Estructura
1. Encabezamiento
Solamente llevarn encabezamiento aquellas diligencias que tengan un
modelo normalizado debido a la frecuencia de su uso; por ejemplo, diligencias
acadmicas o administrativas de modificacin en las actas de examen.
En el encabezamiento deben figurar los siguientes datos:
-
2. Cuerpo
En el caso de que la diligencia lleve ttulo, el cuerpo del documento
comenzar con la frmula: SE HACE CONSTAR QUE ....; en caso contrario,
comenzar con la frmula: DILIGENCIA para hacer constar que . A continuacin
se detallar, de forma concisa, el trmite o acto administrativo en cuestin.
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la diligencia; la fecha es la del da en que se elabora.
4. Firma y sello
4.1.
4.2.
Firma.
4.3.
4.4.
Ejemplo de diligencia
administrativa
DILIGENCIA para hacer constar que el alumno don Juan Antonio Castel
Umpirrez, con DNI 43786652, tiene actualmente superadas ms del 85% de las
asignaturas que conforman el plan de estudios de la Diplomatura en Informtica
(plan de 1987), faltndole nicamente la asignatura Informtica de la gestin
empresarial y el proyecto de fin de carrera para terminar sus estudios.
Las Palmas de Gran Canaria, a 12 de febrero de 2000.
EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO
DE INFORMTICA Y MATEMTICAS
(firma y sello)
81
Ejemplo de diligencia
acadmica
CONVOCATORIA: __________________________
PROFESOR QUE LA FORMULA: ___________________________________
D.N.I. DEL PROFESOR: ____________________
ALUMNO AL QUE AFECTA: _______________________________________
D.N.I. DEL ALUMNO: ______________________
SE HACE CONSTAR QUE: el alumno indicado, que aparece en el acta con
la calificacin de ___________________________________, debe aparecer con la
calificacin de _____________________________.
Las Palmas de Gran Canaria, a _____ de ______________ de _____.
V. B.
EL SECRETARIO
EL PROFESOR
(firma)
(firma)
INFORME
Concepto
Documento emitido por una autoridad, rgano o experto, a iniciativa propia o
a solicitud de otra autoridad u rgano, que contiene informacin consistente en
datos y opiniones relativos a un asunto sometido a su consideracin.
La finalidad de los informes es presentar de forma esquemtica y resumida
todos los elementos disponibles sobre la cuestin planteada.
Normativa aplicable
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Especificar el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa
propia o por encargo de alguna autoridad u rgano de la ULPGC, as como el
asunto del informe.
2. Cuerpo
-
3. Conclusiones
Si los informes surgen por propia voluntad irn acompaados por las
propuestas que se consideren adecuadas. Igualmente, se incluirn propuestas o
conclusiones cuando as lo haya requerido el rgano o autoridad solicitante o
cuando lo considere de inters quien emite el informe.
Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o
desfavorable del rgano emisor respecto al asunto en cuestin se usar la siguiente
frmula: INFORMA: Favorablemente (o desfavorablemente).
4. Lugar y fecha
83
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
el informe; la fecha es la del da en que se elabora.
5. Firma y sello
5.1.
5.2.
Firma.
5.3.
5.4.
Ejemplo 1 de informe
85
Una gua que proporcione informacin sobre los fondos y servicios del
archivo.
87
6. -INSTALACIONES
6.1. Edificio
Debe cumplir con los requisitos siguientes:
-
capacidad para desplazarse en altura cada 25 mm., con los laterales cerrados y las
divisiones interiores abiertas. La altura ser de 1.90m. El ancho de cada mdulo
ser de 1 m. y el fondo de las baldas de 40 cm. Los bloques de estanteras tendrn
una separacin de 1.20 m., y entre cuerpos de 0.80 m. Si las estanteras son
mviles se ahorrar el espacio de los pasillos. El mayor volumen de la
documentacin ser papel, pero hay que prever la existencia de otro tipo de
material como pelculas o material magntico, que requerirn almacenaje especial.
Los envases y cajas que se utilicen sern de cartn no cido y resistentes, slidos y
de dimensiones normalizadas.
Las Palmas de Gran Canaria, a 19 de febrero de 1999.
LA DIRECTORA DE LA BIBLIOTECA GENERAL
Manual de documentos administrativos
89
(firma y sello)
Ejemplo 2 de informe
91
MEMORIA EXPLICATIVA
Concepto
Documento en el que se exponen hechos, datos o circunstancias referentes a
determinado asunto y que habitualmente se adjunta, como complemento aclaratorio,
a otros documentos (como, por ejemplo, facturas justificativas de gastos,
documentos presupuestarios, etc.).
Normativa aplicable
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Comenzar con la expresin: MEMORIA EXPLICATIVA seguida de un
breve resumen del objeto de la memoria (por ejemplo: LIQUIDACIN DE
ANTICIPO DE CAJA DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMTICA).
2. Cuerpo
En l se detallarn, de forma ordenada y concisa, los hechos, datos y
circunstancias relacionados con el asunto que se pretende fundamentar.
Cuando se trate de una memoria explicativa que acompaa a un documento
de gasto, obligatoriamente deber contener la justificacin de la necesidad de
realizar el gasto de que se trate, as como hacer referencia a la unidad de gasto
(UGA), al importe y al concepto, subconcepto o partida presupuestaria implicada.
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la memoria explicativa; la fecha es la del da en que se elabora.
4. Firma y sello
4.1.
4.2.
Firma.
4.3.
4.4.
93
NOTA INTERIOR
Concepto
Es un documento que hace referencia a cuestiones de funcionamiento o a
asuntos que no se insertan en un procedimiento administrativo y que se utiliza para
la comunicacin interna en la propia Universidad.
Normativa aplicable
Estructura
1. Cuerpo del documento
Su contenido se expondr de forma ordenada y coherente. Se iniciar con
la exposicin de las circunstancias o los hechos correspondientes y al final del texto
se incluirn la peticin, conclusin o el motivo principal de la nota.
2. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la nota interior; la fecha es la del da que se elabora.
3. Firma y sello
3.1.
3.2.
Firma.
3.3.
3.4.
95
SRA. DIRECTORA DE
CONTRATACIN
LA UNIDAD
DE
GESTIN
DE
PATRIMONIO
NOTIFICACIN
Concepto
Documento mediante el cual se comunica al interesado una resolucin o
acuerdo.
Los requisitos concretos de las notificaciones estn recogidos en el
apartado 2.2 b) del captulo primero de este manual.
Normativa aplicable
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Constar el trmino: NOTIFICACIN:.
2. Frmula introductoria
El documento se inicia con una frmula en la que se especifican la fecha y
la autoridad u rgano que dict la resolucin o adopt el acuerdo:
Con fecha. el/la (rgano, autoridad o cargo) ha dictado la siguiente
RESOLUCIN: (o ha adoptado el siguiente ACUERDO:).
3. Cuerpo de la notificacin
Contiene el texto ntegro de la resolucin o acuerdo que se notifica escrito
en letra arial 12, cursiva, entre comillas y con un sangrado de 1 cm.
4. Frmula de cierre
A continuacin se indicar: Lo que le notifico en cumplimiento del artculo
58 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (BOE de 27 de
noviembre ), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).
5. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
administrativa que emite la notificacin; la fecha es la del da que se elabora.
Manual de documentos administrativos
97
6. Firma y sello
6.1.
6.2.
Firma.
6.3.
6.4.
Ejemplo de notificacin
NOTIFICACIN
Con fecha 10 de enero de 2000 el Director de la Escuela Universitaria de
Informtica ha dictado la siguiente resolucin:
DIRECTOR DE LA
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMTICA POR LA QUE SE
RECONOCEN
EQUIVALENCIAS
DE
CRDITOS
DE
LIBRE
CONFIGURACIN
Vista la instancia presentada por don Vctor M. Martn Fernndez
mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por crditos de libre
configuracin del plan de estudios de la titulacin de Ingeniera Tcnica en
Informtica de Sistemas, impartida en la Escuela Universitaria de Informtica, y
considerando la propuesta emitida por la Comisin de Convalidaciones del
Centro, esta Direccin, en uso de las competencias atribuidas por el artculo 30
del Reglamento de Libre Configuracin, Optativas y Asignacin de Asignaturas
a reas de Conocimiento de esta Universidad (aprobado en Junta de Gobierno
de 12 de junio de 1997)
RESUELVE:
Acceder a su peticin, por lo que quedan reconocidas las equivalencias
que a continuacin se relacionan:
- Doce (12) crditos de libre configuracin, por haber superado las
siguientes actividades: Participacin, sin nimo de lucro, en el campo de
trabajo histrico - etnogrfico Museo del Campo, de 40 horas de duracin,
realizado durante el curso acadmico 1998/1999, con una valoracin de 4
crditos; Actividades deportivas, realizadas en la UCD Teror, con una
duracin total de 240 horas y con una valoracin de 4 crditos; Actividades
musicales, grado elemental de Msica (especialidad piano) y Armona,
realizadas en el Conservatorio Superior de Msica de Las Palmas de Gran
Canaria, con una valoracin de 4 crditos.
Para que esta resolucin de reconocimiento de equivalencias por
crditos de libre configuracin surta efectos, el interesado deber formalizar su
matrcula en el perodo oficial establecido y abonar los crditos de libre
configuracin reconocidos en el plazo de siete das naturales contados desde
el da de emisin del abonar.
1
Ejemplo de notificacin
99
OFICIO
Concepto
Documento mediante el cual un rgano o unidad de la ULPGC comunica
con carcter oficial hechos o actos que estn integrados en un procedimiento
administrativo.
Los oficios, segn su destinatario, pueden ser de dos clases:
-
Normativa aplicable
Estructura
1.
Lugar y fecha
Firma y sello
3.1.
3.2.
Firma.
3.3.
3.4.
101
Ejemplo de oficio
Ref. contable
N. factura
Proveedor
Importe
220000
2113
2233
111
783
103
PORTADA DE FAX
Concepto
Es el impreso que ha de preceder o acompaar a cualquier comunicacin
que se realice por telefax.
Su utilizacin permite la identificacin del emisor y del receptor, as como la
comprobacin de la fecha y del nmero de pginas de que consta el envo.
Normativa aplicable
Estructura
1. Ttulo
Figurar la palabra FAX, en letra Arial Black, tamao 48.
2. Remitente
Tras la preposicin De: se detallarn la persona y la denominacin de la
unidad administrativa que enva la comunicacin y, en caso de que resulte
procedente, los nmeros de fax, telfono y correo electrnico.
3. Destinatario
Tras la preposicin Para se especificarn los datos identificativos del
destinatario de la comunicacin: nombre y apellidos si es un particular y, si es un
ente administrativo, la denominacin de la unidad administrativa, cargo y organismo.
4. Nmeros de fax y telfono del destinatario
5. Asunto
Se incluir una breve descripcin del contenido de la comunicacin.
6. Fecha
7. Nmero de pginas
Se emplear la siguiente frmula: Nmero de pginas, incluida sta:
_______.
8. Carcter del envo
Se detallar si el envo es urgente o no, as como, en su caso, la necesidad
de confirmacin de la recepcin del mismo.
9. Cuerpo
Est encabezado por la palabra Texto.
Se utilizar para incluir cualquier aclaracin o dato adicional que se
considere oportuno. No ser preceptivo firmar la portada del fax cuando el
contenido del texto sea de carcter meramente informativo.
Cuando la extensin de la comunicacin lo permita se utilizar este espacio
para redactar el contenido de la misma. En este caso, para su confeccin se
atender a las normas establecidas en este manual para cada tipo de documento
(ttulo, cuerpo, firma y sello, etc.).
10. Pie
Se incluir la siguiente frmula: Por favor, en caso de problemas en la
recepcin avise al siguiente telfono: ____________.
Otros elementos que deben tenerse en cuenta
Aquellas unidades que lo precisen podrn utilizar un modelo bilinge.
105
Fax
De:
Unidad:
Para:
D. Alfonso Yufera
Organismo:
Consulado de Brasil
Fax:
928569420
Telfono:
928569421
24-02-2000
CheckIt Urgente
N. pginas.
(incluida sta)
CheckIt
Texto:
Estructura
1. Ttulo
Se iniciar con la frmula: REQUERIMIENTO DE SUBSANACIN DE
DEFECTOS EN LA SOLICITUD y a continuacin se detallar brevemente el asunto
de la solicitud.
2. Cuerpo
Contendr los siguientes datos:
Fecha de la solicitud.
107
en cumplimiento del
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que realiza el requerimiento; la fecha es la del da en que se emite.
4. Firma y sello
4.1.
4.2.
Firma.
4.3.
4.4.
109
RESOLUCIN
Concepto
Documento que refleja la determinacin tomada por el rgano competente
sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras
derivadas del procedimiento, al cual le pone fin.
Normativa aplicable
Caractersticas
La Administracin est obligada a dictar resolucin expresa en todos los
procedimientos y a notificarla cualquiera que sea su forma de iniciacin. En los
casos de prescripcin, renuncia al derecho, caducidad del procedimiento o
desistimiento de la solicitud, as como de la desaparicin sobrevenida del objeto del
procedimiento, la resolucin consistir en la declaracin de la circunstancia que
concurra en cada caso, con indicacin de los hechos producidos y las normas
aplicables.
Deben motivarse las resoluciones que se enumeran en el artculo 54 de la
Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn. Los informes o dictmenes aceptados se
utilizarn como motivacin cuando se incluyan en el texto de la resolucin.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Expresar de forma clara y lo ms breve posible la fecha, el rgano que
dicta la resolucin y el asunto de la misma.
2. Cuerpo del escrito
Contiene la exposicin lgica de los elementos de juicio y circunstancias
que han llevado a adoptar la decisin final. El orden que debe seguirse para esta
exposicin es el siguiente:
2.1.
Antecedentes.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
5.2.
Firma.
5.3.
5.4.
111
Ejemplo de resolucin
1
Ejemplo de resolucin
113
Estructura
1. Ttulo
Expresar de forma clara y resumida el objeto de la solicitud.
2. Datos del solicitante y, en su caso, del representante
-
Nombre y apellidos.
DNI.
Domicilio y telfono.
3. Exposicin de motivos
Se inicia con la palabra EXPONE: y a continuacin figurarn impresos los
hechos y las razones en que se fundamenta la solicitud. Cuando proceda, se
establecern los apartados necesarios para que el ciudadano seale los datos
relativos a la solicitud que sean requeridos por la correspondiente normativa o
resulten imprescindibles para la tramitacin del procedimiento.
4. Peticin
Se inicia con la palabra SOLICITA: y, a continuacin, figurar impresa la
peticin en que se concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas
115
E X P O N E :(3)
Que habiendo abonado en fecha _____________________ el importe de
____________ptas. correspondiente a la tasa de matrcula en la titulacin de
_____________________________________ en el curso _______/_______, y
considerndose con derecho a devolucin por el motivo que se seala a continuacin:
Ser becario del Ministerio de
Ayuda del Gobierno de Canarias curso
Educacin y Cultura
____/____
Convalidacin de asignaturas
Familia numerosa de ____
Otros motivos:
categora
_____________________________________
S O L I C I T A:
Que le sea devuelto el importe de ____________________ ptas.,
A cuyos efectos aporta la siguiente documentacin (4):
Copia del justificante de pago
Copia del documento que acredite el
Otros:
motivo de la devolucin y el original para su ______________________________
cotejo
______________________________
Copia del DNI
______________________________
DATOS BANCARIOS:
Entidad
Sucursal
DC
N cuenta
117
Estructura
1. Datos del solicitante y, en su caso, del representante
-
Nombre y apellidos.
DNI.
Domicilio y telfono.
2. Exposicin de motivos
Se inicia con la palabra EXPONE: . En el espacio inferior se expresarn
de forma concisa y, si es necesario, en prrafos separados (y eventualmente
numerados), las circunstancias y causas que motiven la solicitud.
3. Peticin
Se inicia con la palabra SOLICITA: y, al igual que en la exposicin de
los motivos, se expresa la peticin de forma resumida y esquemtica.
4. Relacin de documentos
Se inicia con la frmula A cuyos efectos aporta la siguiente documentacin
(en su caso) y, a continuacin, se dejar espacio suficiente para que el solicitante
relacione los documentos que presenta junto a la solicitud.
5. Fecha y firma
-
119
SOLICITUD
D./Da. ______________________________________________, con DNI
nmero ___________________ y domicilio en_____________________________
__________________________________________,localidad_______________________
________________________________,
C.P.
_________________,
telfono
_________________________, que prefiere como medio de notificacin(1)(2:
Correo electrnico: __________________________________________________
Fax:______________________________________________________________
Correo: ___________________________________________________________
E X P O N E :(3)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________
S O L I C I T A : (3)
________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________
A cuyos efectos aporta la siguiente documentacin (en su caso):
_________________________________
_________________________________
_________________________________
___
_________________________________
_________________________________
_________________________________
___
(firma)
121
APNDICE 1:
ABREVIATURAS, SIGLAS, EXPRESIONES Y
FRMULAS DE TRATAMIENTO
Concepto y uso
Por esta razn no conviene usar estas abreviaciones en los ttulos de los
documentos. Si esto fuera imprescindible tendra que expresarse en el cuerpo del
texto el nombre completo de la realidad a la que se refiere.
Las abreviaturas son acortamientos grficos de palabras corrientes (Sr., dcha.,
Sras., avda.) para conseguir una mayor rapidez. Como puede verse, las abreviaturas
no seleccionan nicamente las letras iniciales (por ejemplo, en dcha. aparecen la
primera y las tres ltimas de la palabra). Rasgos propios de estos signos son que
terminan siempre con un punto, admiten el plural y deben llevar tilde si en ellas
aparece la vocal que la tiene en la palabra originaria (nm., lm., apc.).
Para formar el plural de las abreviaturas se aade s o es: Sres., fols., avdas.
Cuando la abreviatura conste de una sola letra, la reduplicacin de sta sirve para
indicar la pluralidad, como ocurre en pp. (plural de p., pgina), ss. (de s, siguiente).
Manual de documentos administrativos
123
Abreviaturas ms usuales
admn.
a .m.
apdo.
art.
aum.
aut.
avda.
Ayto.
bibl.
bl.y n.
B.O.
cap.
c/c, cta. cte.
CC.AA.
Ca., C.
C.P.
D., D.
dcha.
depto., dpto.
dir.
Dir., Dir.
doc.
D.P.
Dr., Dra.
dupdo.
et al.
etc.
Excmo., Excma.
expte.
Fdo.
fig.
fol.
fra.
gral.
h.
ibd., ib.
d.
il.
Ilmo., Ilma.
imp.
izq., izqda.
lm.
Lic., Licdo., Ldo.
negdo.
N/Ref.
ntro., ntra.
administracin
ante meridiem (antes del medioda)
apartado
artculo
aumentada
autor
avenida
ayuntamiento
biblioteca
blanco y negro
boletn oficial
capitulo
cuenta corriente
comunidades autnomas
compaa
cdigo postal
don, doa
derecha
departamento
direccin
director, directora
documento
distrito postal
doctor, doctora.
duplicado
et alii (y otros)
etctera
Excelentsimo, Excelentsima
expediente
firmado
figura
folio
factura
general
hoja
ibdem, en el mismo lugar
dem
ilustracin
Ilustrsimo, Ilustrsima
imprenta, impresor
izquierda
lmina
licenciado
negociado
nuestra referencia
nuestro, nuestra
nm., n.
ob. cit., op. cit.
O.M.
p., pg
P.A.
P.D.
Pdte., Pdta.
p.ej.
p.m.
P.O.
Prof., Prof.
pta., pts.
R.D.
reg.
R.O.
Rte.
Rvdo.
S., Sto., Sta.
S.A.
sec.
secret.
serv.
sig.
S.L.
S.M., SS.MM.
s/n
s/o
Sr., Sra.
Sres., Sras.
S/Ref.
S.T.C.
S.T.S.
tel., tfno.
Ud., V., Vd.
Uds., Vds.
V.E.
v.g., v.gr.
V.I.
vid.
V.B.
1.3.
Adena
Aenor
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1.5.
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2.1.
Universidades
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Ejemplo: Excmo. Sr. Rector Magnfico de la Universidad de.. .o
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universitarias.
Subdirectores de escuelas tcnicas superiores y de escuelas
universitarias.
Decanos de facultades.
129
2.2.
Vicedecanos.
Directores de institutos universitarios.
Directores de departamentos
Comunidad Autnoma
131
APNDICE 2:
NORMATIVA DE REFERENCIA
133
BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA GENERAL
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BLNQUEZ,
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El
dardo
en
la
palabra,
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Biblograf, 1997.
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Diccionario ideolgico de la lengua espaola, Barcelona: Biblograf, 1995.
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Manual de documentos administrativos
149