Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Diagnostic o
Diagnostic o
TTULO
Informe de diagnstico: situacin de los archivos institucionales en
Organismos del Estado.
PROPIEDAD
Esta publicacin es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusin citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMIT TCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisin de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012
Tabla de Contenidos
RESUMEN EJECUTIVO
INTRODUCCIN
11
11
11
2. CONTEXTO
13
15
15
15
15
16
16
16
17
19
19
19
20
21
21
32
65
73
73
73
74
75
75
75
76
76
77
77
78
78
79
79
79
80
81
83
84
85
8. CONCLUSIONES
87
8.1 Conclusiones
8.2 Conclusiones Generales
87
91
93
95
95
99
105
110
127
145
129
137
140
140
140
141
142
142
142
143
143
RESUMEN EJECUTIVO
Resumen Ejecutivo
TIPO DE PERFIL
UNIVERSO
N ENCUESTADOS
Jefe de Servicio
743
190
Encargado de Archivo
743
310
Encargado de Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin
743
384
RESUMEN EJECUTIVO
d) Infraestructura fsica:
Atributos de los depsitos de archivo.
e) Recursos humanos:
Perfil Ocupacional.
Competencias.
Polticas.
f) Aspectos organizacionales:
Planificacin Estratgica.
Presupuesto.
Coordinacin interna.
g) Uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin:
reas o procesos automatizados.
Caractersticas de Infraestructura.
h) Normativas y procedimientos:
Legislacin aplicada en archivos.
Gestin de los documentos de archivos.
Existencia de archivos centrales o intermedios.
El plan de anlisis de la informacin cualitativa se orient a caracterizar el discurso predominante en los actores y contextos, para luego elaborar una interpretacin global de
la informacin.
A partir de la informacin obtenida en las fases cuantitativa y cualitativa del estudio, se elaboraron sntesis para cada una de las etapas y conclusiones en temas de caracterizacin y gestin
de los archivos de las instituciones pblicas en Chile, las que se presentan en el informe.
Como conclusiones generales del estudio, se pueden sealar las siguientes:
1. Diferencias importantes por tipos de institucin (Servicios pblicos, Municipalidades) y por ubicacin geogrfica, Regin Metropolitana y otras regiones. Se destaca la
diferencia entre las Subsecretaras y otros servicios pblicos, los primeros sealados
se encuentran en mejores condiciones de desarrollo.
2. En el estudio cualitativo, se levanta la necesidad de definir claramente las funciones
de una oficina de partes y de un archivo.
3. Falta de personal especializado en archivstica y dado las diferencias presentadas en
regiones, es necesario analizar un plan de capacitacin a nivel nacional.
4. Desconocimiento de normas, procedimientos archivsticos y aplicacin de los mismos
versus manejo de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. En general, se detecta un
menor conocimiento de materias archivsticas, en temas tales como: tablas de retencin,
cuadro de clasificacin, transferencia, etc. y software de archivos.
5. En cuanto al cumplimiento de normativas en materia de archivos, tan importantes como la eliminacin de documentos y la transferencia de los mismos al Archivo
Nacional, la mayora de los organismos pblicos, no cumplen con lo estipulado en la
forma y en los plazos, sin embargo existen diferencias entre ellos, destacando el grado
de cumplimiento de las Subsecretaras con respecto al resto de las instituciones. En
cuanto al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica,
con respecto a los documentos secretos y reservados, la mayora seala que cumple
con lo sealado en la ley.
INTRODUCCIN
Introduccin
El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto Diagnstico y Recomendacin de Buenas Prcticas en Gestin Documental en Organismos Pblicos, financiado por
el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con
la Comisin de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretara General de la Presidencia
y el Archivo Nacional de Chile. La finalidad de este documento es presentar los resultados
del levantamiento efectuado a los archivos de los rganos Pblicos de la Administracin
del Estado en Chile, que permite tener una visin integrada de la situacin nacional archivstica en tres perfiles de encuestados: Encargado de Archivos, Jefe de Servicio, Encargado
de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, de manera tal, que se pueda analizar
el tema desde distintas perspectivas. El estudio se efectu sobre el universo completo de
los organismos pblicos y fue efectuada durante los meses de Marzo a Julio del ao 2012,
cuyo objetivo general fue realizar un diagnstico integral que aborde la caracterizacin de
los archivos pblicos en Chile, normativa legal aplicable, procesos archivsticos involucrados
y la aplicacin de buenas prcticas.
Se efectuaron dos estudios, uno cuantitativo, va correo electrnico a travs de una herramienta para encuestas en plataforma web y un estudio cualitativo que se efecto a travs
de entrevistas grupales con grupos seleccionados del universo analizado de la Regin
Metropolitana, Cuarta Regin de Coquimbo y Octava Regin del Biobo.
Este informe refleja por lo tanto los resultados obtenidos en la fase cuantitativa y cualitativa
acompaados de las sntesis y conclusiones pertinentes.
1. OBJETIVOS DE LA FASE DIAGNSTICO DE LA SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO
11
13
2. CONTEXTO
2. Contexto
El presente estudio intenta recoger el estado de los archivos de los rganos de la Administracin del Estado, y del personal que se desempea en ellos, lo que permitir poder
detectar las fortalezas y debilidades existentes.
Esto facilitara el diseo de polticas dirigidas a mejorar las condiciones actuales, las que tienen
una importancia estratgica para nuestro pas, adicionalmente, al menos por tres razones:
Facilitar el Acceso a la informacin Pblica.
Facilitar las funciones que le son propias al rgano de la Administracin del Estado.
Preservar la memoria histrica de la gestin pblica de nuestro pas.
En otros pases se han efectuado diversos estudios sobre el estado de los archivos y la archivstica, cabe sealar alguna documentacin importante como la Gua para la encuesta
sobre los sistemas y servicios de la gestin de documentos y la administracin del archivos
confeccionada por la Unesco y encuestas tales como:
Report on Archives Survey 2007 del Council of Australasian, Archives and Records
Authorithies;1
Taking Our Pulse: The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives
OCLC Research2
Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de
la Universidad de Zaragoza3
Informe de situacin de los archivos universitarios espaoles (2010) Conferencia de
Archiveros de Universidades Espaolas4
En Chile se han desarrollado herramientas tales como el Cuestionario de autoevaluacin
de archivos pblicos5 confeccionado por el Archivo Nacional de Chile y el Cuestionario de
Diagnstico Gestin Documental y de Archivos en Instituciones Pblicas elaborado por la
Comisin de Probidad y Transparencia.6
Estos y otros estudios se constituyeron en una base importante, para la elaboracin de la
actual encuesta y entrevistas grupales.
COUNCIL of Australasian, Archives and Records Authorithies. Report on Archives Survey 2007 [en lnea] [S.l. :s.n.],
2007. 232 p. Disponible en Web: http://rielac.cujae.edu.cu/files/normas_bibliograficas.pdf
2
OCLC. Taking Our Pulse:[en lnea] The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives. DUBLIN : Ohio:
OCLC,2010.153 p. Disponible en Web: http://www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-11.pdf
3
UNIVERSIDAD de Zaragoza. Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de la
Universidad de Zaragoza. [en lnea]. Zaragoza :Universidad de Zaragoza,[20--] Disponible en Web: http://wzar.unizar.
es/uz/arch/encuestaelectronica1.pdf
4
15
16
17
JEFES DE SERVICIO
ORGANISMOS PBLICOS
UNIVERSO
% DE UNIVERSO
N COMPLETAS
% COMPLETAS
Corporacin Municipal
53
7,1
15,1
Fuerzas Armadas
12
1,6
50,0
Hospital
59
7,9
22
37,3
345
46,4
35
10,1
Servicio Pblico
247
33,2
105
42,5
Superintendencias
11
1,5
63,6
Universidades
16
2,2
43,8
Total
743
Municipalidad
8
190
ENCARGADOS DE ARCHIVO
ORGANISMOS PBLICOS
UNIVERSO
% DE UNIVERSO
N COMPLETAS
% COMPLETAS
Corporacin Municipal
53
7,1
11,3
Fuerzas Armadas
12
1,6
58,3
Hospital
59
7,9
31
52,5
Municipalidad
345
46,4
108
31,3
Servicio Pblico
247
33,2
144
58,3
Superintendencias
11
1,5
72,7
Universidades
16
2,2
37,5
Total
743
310
18
UNIVERSO
% DE UNIVERSO
N COMPLETAS
% COMPLETAS
Corporacin Municipal
53
7,1
12
22,6
Fuerzas Armadas
12
1,6
58,3
Hospital
59
7,9
35
59,3
Municipalidad
345
46,4
167
48,4
Servicio Pblico
247
33,2
149
60,3
Superintendencias
11
1,5
81,8
Universidades
16
2,2
31,3
Total
743
384
Como se puede ver en las tablas anteriores, las Superintendencias, Fuerzas Armadas y Servicios Pblicos son los estratos que, en mayor porcentaje, completaron la encuesta. Adems
de esto es necesario hacer notar la diferencia en las tasas de respuesta entre perfiles de
encuestados, alcanzando, los Jefes de Servicio un 25%, los Encargados de Archivo un 41%
y los Encargados de TIC un 52%.
El presente apartado muestra las caractersticas de la fase cualitativa de levantamiento de informacin, abarcando desde el diseo del instrumento hasta el anlisis de
los datos recogidos.
Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se aplic un instrumento semi estructurado a una muestra de Encargados de Archivo de unidades archivsticas situadas en rganos
del Estado.
4.1 TIPO DE ENCUESTADO O PERFILES DE ENCUESTADOS
Se dise un instrumento semi estructurado, considerando como actor principal a los Encargados de Archivo de las instituciones en cuestin.
4.2 DISEO MUESTRAL
Para aplicar las entrevistas se han considerado tres regiones de inters:
1. Regin de Coquimbo.
2. Regin Metropolitana.
3. Regin del Biobo.
En cada una de ellas se seleccion casos que destacaron por su buen nivel de gestin e
implementacin de iniciativas interesantes en trminos de gestin de archivos. Para esto se
utiliz la informacin recabada por la encuesta adems de juicio de informantes calificados,
de modo de poder elaborar un discurso informado, que diera cuenta de la situacin de los
archivos de los distintos organismos en las regiones en cuestin.
Los casos seleccionados fueron acordados con la contraparte tcnica.
Actividades para aplicacin de las entrevistas
A continuacin se presentan las actividades realizadas para cumplir con los objetivos de
esta fase del estudio.
Diseo de la pauta de entrevista.
Seleccin de casos.
Produccin administrativa de las entrevistas.
Invitacin a los actores seleccionados.
Realizacin de la entrevista.
Transcripcin de las entrevistas.
Anlisis.
19
20
ENCARGADOS DE ARCHIVO
REGIONES
N ASISTENTES
FECHA DE REALIZACIN
Regin de Coquimbo
20 julio 2012
Regin Metropolitana
14
29 junio 2012
17 julio 2012
Los resultados de asistencia para las tres reuniones son satisfactorios en nmero, puesto
que cuentan con al menos 4 participantes, nmero que permite que la cantidad de relaciones
entre los participantes del grupo (6) supere al nmero de miembros (4).
21
En el grfico siguiente, en tanto, se puede ver que la mayor parte de los Encargados de Archivo
pertenece al estamento profesional, seguidos, en partes casi iguales, por administrativos y directivos. Puede decirse entonces, que hay una situacin de heterogeneidad en la
composicin de este grupo en cuanto a su jerarquizacin en sus respectivas instituciones.
22
OTRAS REGIONES
Administrativo
24,5%
30,1%
Directivo
15,0%
34,4%
Profesional
49,0%
22,7%
Tcnico
4,8%
7,4%
Otro
6,8%
5,5%
Total
100,0%
(147)
100,0%
(163)
Al revisar ahora la distribucin segn tipo de institucin9, se puede apreciar que las instituciones de servicio pblico concentran en mayor proporcin que los municipios a administrativos
y profesionales, mientras que las municipalidades tienden, en ms de un 40% a declarar
que el Encargado de Archivos es un funcionario con cargo directivo.
Debido al bajo nmero de casos pertenecientes a otras instituciones se ha optado por trabajar slo con los tipos de
instituciones en que se cuenta con al menos 100 casos, lo que sucede con los municipios e instituciones de servicio
pblico en general. Se han excluido entonces: Corporaciones municipales, Fuerzas armadas, Hospitales, Superintendencias y Universidades. Esta decisin afecta, como es indudable el n total para este tipo de cruces.
23
SERVICIO PBLICO
Administrativo
20,4%
27,8%
Directivo
44,4%
11,8%
Profesional
16,7%
51,4%
Tcnico
8,3%
5,6%
Otro
10,2%
3,5%
Total
100,0%
(108)
100,0%
(144)
24
OTRAS REGIONES
Nivel Capacitacin
28,6%
19,6%
4,8%
1,8%
Nivel Profesional
23,8%
17,2%
Nivel Tcnico
6,8%
9,8%
No tiene
32,7%
48,5%
Otro
3,4%
3,1%
Total
100,0%
(147)
100,0%
(163)
Al analizar ahora el nivel de formacin por tipo de institucin se puede ver que la formacin a
nivel de capacitacin y profesional es mayor en las instituciones correspondientes a servicio
pblico, mientras que los municipios declaran que ms de la mitad de sus Encargados de
Archivo no tiene formacin en Archivstica. Por su parte, las subsecretaras tienen, con mayor
frecuencia, encargados de archivo con formacin en archivstica a nivel de capacitacin, y
luego a nivel profesional.
TABLA N 4: Nivel de formacin archivstica del Encargado de Archivos, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD
SERVICIO PBLICO
SUBSECRETARAS
Nivel Capacitacin
13,9%
31,2%
36,8%
2,8%
3,2%
5,3%
Nivel Profesional
14,8%
22,4%
31,6%
Nivel Tcnico
13,0%
5,6%
5,3%
No tiene
52,8%
34,4%
15,8%
Otro
2,8%
3,2%
5,3%
Total
100,0%
(108)
100,0%
(125)
100%
(19)
En cuanto al Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin de las instituciones, el 54% de ellos pertenece al estamento profesional. Un 21% pertenece al estamento
directivo y 18% al tcnico.
Respecto del personal que trabaja en los archivos podemos apreciar, al revisar el promedio
de nmero de personas trabajando en archivos segn estamento, que la mayor parte de
ellos corresponde a tcnicos, seguidos por administrativos y luego profesionales. Tambin
es posible encontrar, en algunas instituciones, personal de nivel directivo desempeando
funciones en los archivos institucionales. El alto nmero alcanzado en los valores mximos
se debe al alto nmero de archivos de gestin existentes en las oficinas, que son administrados por los mismos funcionarios que se desempean en dichas oficinas. Esto, sumado
al hecho de que algunos organismos respondieron por todas sus dependencias a nivel
nacional, explica los valores mximos.
25
26
TABLA N 5: Nmero de personas que trabaja en los archivos institucionales para cada estamento10
N
MNIMO
MXIMO
MEDIA
DESVIACIN
TPICA
Directivos
198
17
1,10
2,26
Profesionales
219
877
7,47
61,06
Administrativos
280
1396
15,95
96,96
Tcnicos
192
4500
26,07
324,70
Auxiliares
202
29
1,49
3,34
N
DIRECTIVOS
N
PROFESIONALES
N
ADMINISTRATIVOS
N
TCNICOS
N
AUXILIARES
Media
0,82
12,63
27,51
4,51
1,60
92
112
134
91
92
Desv. tp.
1,83
85,13
139,10
12,83
3,65
Media
1,35
2,06
5,34
45,50
1,40
106
107
146
101
110
Desv. tp.
2,55
4,52
10,10
447,68
3,08
ZONA
Regin
Metropolitana
Otras
regiones
En relacin con el tipo de institucin, en promedio, hay una mayor cantidad de profesionales
y administrativos en el servicio pblico, y una muy baja cantidad de funcionarios trabajando
en los archivos institucionales en las municipalidades; situacin que est relacionada con
la estructura de las plantas de funcionarios de ambos tipos de organismos.
10
Los estadsticos de esta tabla y las dems similares son: N, nmero de casos que responden a la pregunta; Mnimo, mnimo valor respondido por algn encuestado en esta pregunta; Mximo, mximo valor respondido por algn
encuestado en esta pregunta; Media, promedio de valores de todos los encuestados que respondieron a la pregunta;
Desviacin tpica, desviacin estndar de los valores de la pregunta.
27
Municipalidad
Servicio
Pblico
N
DIRECTIVOS
N
PROFESIONALES
N
ADMINISTRATIVOS
N
TCNICOS
N
AUXILIARES
Media
1,39
1,30
4,56
1,73
1,83
79
73
98
74
77
Desv. tp.
2,36
3,00
8,02
3,55
3,79
Media
0,71
11,78
26,77
3,66
1,37
85
108
130
86
86
Desv. tp.
1,57
85,31
141,17
12,91
3,57
En cuanto a la formacin profesional del personal que se desempea en los archivos institucionales destaca el hecho de que ingenieros, abogados y administradores pblicos superan
en proporcin a bibliotecarios, como personal que realiza labores de archivstica (no necesariamente el encargado de archivos). Para acceder a esta informacin se pregunt a los
Encargados de Archivo por el tipo de profesionales que se desempeaban en los archivos,
presentndoseles varias opciones. Cada Encargado de Archivo poda marcar cuantas opciones correspondiera a la situacin de su institucin. Por esta razn, la suma del porcentaje
de casos (instituciones) en que se da la presencia de un tipo de profesional es mayor que
100%, puesto que en cada institucin puede trabajar ms de un tipo de profesional. El alto
porcentaje de No Aplica corresponde a archivos en que no trabajan profesionales.
TABLA N 8: Formacin profesional del personal que
se desempea en los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE
Ingenieros
18,5%
Abogados
16,7%
Administradores pblicos
15,9%
Bibliotecarios
14,8%
Historiadores
4,1%
Periodistas
6,3%
No aplica
43,0%
Otro
18,1%
28
En relacin al tipo de capacitacin con la que cuenta el personal que se desempea en los
archivos institucionales quienes presentan una mayor proporcin de capacitacin en archivstica son los administrativos, seguidos por los profesionales, siendo estos ltimos los que
ms se han capacitado en bibliotecologa, y en conservacin y restauracin. En este caso,
al igual que en el anterior, la suma total supera el 100%, puesto que para un mismo tipo de
rea de especializacin, puede haber sido capacitado ms de un estamento.
TABLA N 9: Tipo de personal de los archivos
institucionales capacitado en distintas reas (n=310) (*)
GESTIN
PBLICA
ARCHIVSTICA
BIBLIOTECOLOGA
CONSERVACIN Y RESTAURACIN
TECNOLOGAS
DE LA INFORMACIN Y LA
COMUNICACIN
OTRO
SIN ESPECIALIZACIN
Directivos
37,2%
14,8%
10,4%
5,3%
18,3%
33,3%
29,3%
Profesionales
60,3%
35,8%
72,9%
55,3%
67,6%
37,8%
32,5%
Tcnicos
24,4%
14,8%
14,6%
15,8%
23,9%
26,7%
38,9%
Administrativos
37,2%
60,5%
14,6%
39,5%
42,3%
77,8%
82,2%
Auxiliares
6,4%
12,3%
2,1%
7,9%
9,9%
35,6%
51,6%
(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata de una pregunta de
respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo
MNIMO
MXIMO
MEDIA
DESV. TP.
Funcionarios
dedicacin parcial
257
2330
19,38
147,16
Funcionarios
dedicacin exclusiva
231
39
2,81
4,85
En cuanto a los funcionarios con dedicacin parcial y exclusiva segn zona geogrfica hay
una mayor cantidad de funcionarios con dedicacin parcial en la Regin Metropolitana que
en el resto de las regiones, mientras que la cantidad de funcionarios con dedicacin exclusiva
no presenta grandes diferencias.
29
N FUNCIONARIOS
DEDICACIN EXCLUSIVA
Media
35,04
3,77
119
121
Desv. tp.
215,27
5,36
Media
5,87
1,75
138
110
Desv. tp.
12,44
3,97
ZONA
Regin Metropolitana
Otras regiones
Al considerar el conocimiento especfico del personal que trabaja en archivos se puede ver
que casi tres cuartos de ellos, a juicio del Encargado de Archivos, posee conocimientos sobre
la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, aspecto clave para la gestin de
archivos en el marco de la Ley de Transparencia, siendo el aspecto en que mayor conocimiento se aprecia. Luego se encuentra el conocimiento sobre Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos e ndice de actos y documentos calificados
como secretos o reservados. Para todo el resto de los aspectos consultados, menos de la
mitad de los Encargados de archivo seal que el personal que trabaja en archivos tiene
conocimientos sobre ellos.
TABLA N 12: El personal que trabaja en los archivos
institucionales, tiene conocimientos en los siguientes aspectos? (n=310)
ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIN DE ARCHIVOS
NO
NS/NR
72.3%
27.5%
0.3%
57.1%
42.6%
0.3%
53.2%
46.5%
0.3%
43.9%
55.8%
0.3%
Cuadro de Clasificacin
43.5%
56.5%
0%
34.5%
64.8%
0.6%
25.5%
74.2%
0.3%
23.5%
76.1%
0.3%
20.3%
79.4%
0.3%
17.1%
82.6%
0.3%
11.0%
88.7%
0.6%
30
Para todos los aspectos consultados, los Encargados de Archivo de la Regin Metropolitana
declaran tener conocimiento en mayor medida que los Encargados de Archivo de las otras
regiones, y en todos los casos las diferencias son notables.
TABLA N 13: Personal que trabaja en los archivos institucionales que s
tiene conocimientos en los siguientes aspectos, segn zona (n RM=147 / n OR=163)
RM
OTRAS
REGIONES
84,4%
61,7%
67,3%
48,1%
59,2%
48,1%
53,7%
35,2%
Cuadro de Clasificacin
55,1%
33,1%
48,3%
22,4%
31,3%
20,4%
26,5%
21,0%
31,3%
10,5%
23,8%
11,1%
13,6%
8,6%
Respecto de las diferencias por tipo de institucin, quienes declaran en mayor medida
conocer los aspectos consultados son los Encargados de Archivo de las instituciones de
servicio pblico, presentndose una diferencia, con los municipios, an mayor que es la
que es posible notar entre zonas geogrficas.
31
MUNICIPALIDAD
SERVICIO
PBLICO
SUBSECRETARAS
57,0%
84,0%
78,9%
39,3%
61,6%
68,4%
37,4%
37,4%
60,8%
31,8%
46,4%
63,2%
Cuadro de Clasificacin
22,2%
51,2%
78,9%
11,3%
50,4%
84,2%
15,9%
30,4%
42,1%
16,8%
26,4%
47,4%
7,5%
24,8%
63,2%
9,3%
20,0%
47,4%
9,3%
8,8%
15,8%
INTERMEDIO
BSICO
NO RESPONDE/
NO SABE
Sistemas operativos
44.2%
30.3%
5.2%
20.4%
Software ofimticos
(Word, Excel, etc.)
37.7%
45.2%
7.4%
9.7%
Internet
32.6%
49%
9%
9.4%
20%
15.8%
6.5%
57.8%
22.9%
18.1%
7.4%
51.6%
30%
28.4%
4.8%
36.8%
SOFTWARE
32
MNIMO
MXIMO
MEDIA
DESV. TP.
Archivos
de Gestin
310
2450
19,08
141,36
Archivos
Central
310
20
0,65
1,60
Archivos
Intermedio
310
126
1,08
7,50
Archivos
histrico
310
28
0,42
1,88
Oficina
de Partes
310
300
4,04
20,98
Respecto del nmero de archivos institucionales segn zona geogrfica es posible afirmar
que en la Regin Metropolitana hay un menor nmero de archivos de gestin en promedio,
siendo las otras regiones adems, mas variadas respecto del nmero de archivos de gestin
disponibles. La Regin Metropolitana, adems, presenta un mayor nmero de archivos intermedios y oficinas de partes, a travs de esto se puede inferir que los archivos se manejan
de manera ms centralizada en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
N ARCHIVOS
CENTRAL
N ARCHIVOS
INTERMEDIO
N ARCHIVOS
HISTRICO
N OFICINA
DE PARTES
15,19
0,67
1,82
0,45
6,14
147
147
147
147
147
Desv. tp.
37,58
1,39
10,78
1,42
28,85
Media
22,59
0,63
0,41
0,40
2,14
163
163
163
163
163
191,87
1,77
1,22
2,22
9,02
ZONA
Regin
Metropolitana
Otras
regiones
Media
N
N
Desv. tp.
33
En cuanto al nmero de archivos segn tipo de institucin, se puede ver en la tabla siguiente
que los servicios pblicos tiene un mayor nmero de archivos de gestin y oficinas de partes
que los municipios, esto puede estar asociado al carcter nacional de algunos servicios,
versus la jurisdiccin local de los municipios.
N ARCHIVOS
CENTRAL
N ARCHIVOS
INTERMEDIO
N ARCHIVOS
HISTRICO
N OFICINA
DE PARTES
Media
6,01
0,36
0,19
0,23
1,06
108
108
108
108
108
Desv. tp.
12,30
0,48
0,42
0,47
1,64
Media
12,00
0,69
0,73
0,28
5,22
144
144
144
144
144
34,86
1,38
2,36
0,48
27,32
Municipalidad
Servicio
Pblico
N
Desv. tp.
TABLA N 19: Tipo de soporte de los documentos de los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE
Papel
96,9%
Electrnico
61,0%
Fotografas
16,4%
Audiovisuales
14,7%
Microforma (microficha
o rollo de microfilm)
6,2%
Otro
2,7%
Con respecto a las series documentales ms utilizadas, se pidi a los Encargados de Archivo
que asignaran un nmero en orden de importancia a las series documentales ms utilizadas,
donde 1 era la ms importante y 10 la menos importante.
34
El set de series documentales era de 15 tipos de documentos, por lo que, cada Encargado
de Archivo deba dejar fuera de este orden a 5 series documentales: las menos utilizadas.
De esta forma, al observar la posicin promedio de cada serie, se puede ver que son cuatro
las ms nombradas en primera posicin: oficios, resoluciones exentas, decretos y comunicaciones recibidas.
Las series documentales menos utilizadas son Hojas de vida de funcionarios, certificados y
circulares. Esta situacin se confirma al observar el porcentaje de casos en que cada serie
documental fue nombrada en primera posicin, lo mismo que al observar el porcentaje de
casos en que la serie fue nombrada en dcima posicin. Por ltimo, se presenta el porcentaje
de casos en que cada serie fue ubicada entre los valores 1 y 10.
% CASOS EN
POSICIN 1
% CASOS EN
POSICIN 10
% CASOS CON
POSICIN
1 A 10
Oficios
3,26
35,8%
7,7%
89,7%
Resoluciones Exentas
3,94
30,6%
14,2%
80,0%
Decretos
4,28
25,8%
10,6%
67,7%
4,52
25,8%
13,2%
86,8%
Memos
4,93
13,2%
10,0%
78,4%
4,98
17,1%
11,6%
69,7%
Contratos
5,25
14,8%
11,9%
79,7%
Expedientes
5,36
12,9%
10,6%
66,1%
Actas
5,58
12,9%
11,6%
68,4%
Providencias
5,63
10,0%
10,3%
49,0%
5,94
5,8%
11,0%
65,5%
Formularios
5,96
7,7%
10,6%
66,1%
Circulares
6,02
6,5%
12,9%
65,5%
Certificados
6,05
6,5%
14,5%
71,3%
6,17
9,4%
16,8%
72,6%
35
TABLA N 21: Volumen de documentos en distintos tipos de soporte de los archivos institucionales
SOPORTE
MEDIA
Audiovisuales (unidades)
20
478
Electrnico (unidades)
48
150.465
Microforma (unidades)
105.952
96
1.536
No sabe No responde
181
En cuanto al almacenamiento de los documentos en papel, la mayor parte de ellos se encuentran en cajas y archivadores. La mitad de los casos seala que sus documentos estn
empastados y/o en carpetas.
TABLA N 22: Forma de almacenamiento de los
documentos en papel en los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE
En cajas
76,6%
En archivadores
69,6%
Empastados
51,8%
En carpetas
48,8%
No sabe
3,0%
Otro
8,6%
36
En cuanto al estado fsico de los documentos en papel declarado por los Encargados de
Archivo segn zona es posible apreciar que hay una mayor cantidad de documentos en buen
estado en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones, las que se concentran
ms fuertemente en el estado regular.
TABLA N 23: Estado fsico general de los documentos,
en soporte papel, existentes en los archivos de la institucin, segn zona
REGIN
METROPOLITANA
OTRAS REGIONES
Malo
1,4%
5,7%
Regular
37,7%
56,1%
Bueno
58,9%
31,8%
No sabe No responde
2,1%
6,4%
Total
100,0%
(146)
100,0%
(157)
Ahora, respecto del tipo de institucin, son las instituciones del servicio pblico las que
declaran mayoritariamente tener documentos en buen estado, mientras los municipios se
concentran en regular. Adems llama la atencin que casi un 10% de los Encargados de
Archivo municipales declara no saber cul es el estado de sus documentos en papel.
37
SERVICIO
PBLICO
Malo
4,9%
4,2%
Regular
59,8%
37,8%
Bueno
25,5%
55,9%
No sabe No responde
9,8%
2,1%
Total
100,0%
(102)
100,0%
(143)
Con respecto a las condiciones estructurales de los depsitos en que se almacenan los
archivos es posible afirmar que casi en el 60% de los casos la loza del lugar es adecuada
para el peso de los documentos, y en un porcentaje similar las condiciones de la red elctrica
tambin lo son. En poco ms de la mitad de los casos la red de agua potable est en buen
estado y slo en un 23% de ellos pisos, muros, techos, puertas y pinturas son incombustibles. Llama la atencin adems que en un porcentaje relevante el Encargado de Archivos
no conoce la situacin de los depsitos de documentos, pues marca la opcin No sabe/No
responde. Todos estos datos configuran un escenario precario en cuanto a las condiciones
fsicas de los lugares dispuestos para la conservacin de los documentos.
38
NO
NS/NR
58,4%
21%
20,7%
57,1%
19,7%
23,3%
54,5%
17,1%
28,4%
22,6%
47,4%
30%
En relacin con las condiciones estructurales de los depsitos segn zona geogrfica, los
Encargados de Archivo de la Regin Metropolitana declaran tener mejores condiciones que
en el resto de las regiones para todos los aspectos consultados.
TABLA N 26: Condiciones estructurales existentes en los depsitos,
segn zona (n Regin Metropolitana=147 / n Otras regiones=163)
RM
OTRAS REGIONES
69,2%
52,6%
65,1%
53,9%
67,8%
46,1%
31,5%
15,8%
Cuando se revisan las diferencias por tipo de institucin son los servicios pblicos los que
presentan mejores condiciones que los municipios, con mucha mayor fuerza que la que se
apreciaba entre zonas geogrficas, salvo en el caso del uso de materiales incombustibles.
TABLA N 27: Condiciones estructurales existentes en los depsitos,
segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
MUNICIPALIDAD
SERVICIO PBLICO
43,6%
70,7%
49,5%
67,1%
47,5%
64,3%
20,8%
27,1%
39
NO
NS/NR
41,9%
43,9%
14,2%
36,5%
42,6%
21%
35,8%
50,3%
16,3%
27,1%
57,4%
15,5%
26,8%
57,4%
15,8%
21,9%
56,5%
21,6%
OTRAS REGIONES
53,4%
34,2%
49,3%
27,0%
43,8%
30,9%
71,2%
48,7%
38,4%
17,8%
17,1%
28,3%
40
En relacin con las diferencias que se pueden encontrar segn tipo de institucin, se puede
apreciar que las instituciones de servicio pblico se encuentran en mejores condiciones que
los municipios, en todos los aspectos consultados.
TABLA N 30: Condiciones medioambientales que se dan en los depsitos
de archivo, segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
RM
OTRAS REGIONES
27,7%
54,3%
28,7%
41,4%
29,7%
44,3%
46,5%
67,9%
14,9%
34,3%
26,7%
12,9%
NO
NS/NR
62,6%
21%
16,5%
48,1%
37,7%
14,2%
43,5%
44,5%
12%
40,3%
41%
18,7%
33,2%
57,1%
9,7%
16,8%
72,6%
10,7%
41
Respecto de las diferencias que es posible encontrar entre zonas geogrficas en cuanto a
las condiciones de almacenamiento disponibles en los depsitos de archivos, en la Regin
Metropolitana estas condiciones son mejores que en el resto de las regiones. Sin embargo
se puede destacar que el espacio disponible para el crecimiento de las colecciones es bajo
para los archivos de todo el pas.
TABLA N 32: Condiciones de almacenamiento que se dan en los
depsitos de archivos institucionales, segn zona (n RM=147 / n OR=163)
RM
OTRAS REGIONES
77,4%
53,5%
58,2%
42,1%
62,3%
28,9%
48,6%
35,5%
41,1%
28,3%
21,2%
13,8%
SERVICIO PBLICO
50,5%
76,4%
32,7%
61,4%
32,7%
53,6%
29,7%
50,0%
22,8%
43,6%
10,9%
22,9%
42
NO
NS/NR
56,1%
31,9%
12%
19,7%
61,9%
18,4%
En cuanto a las diferencias por zona geogrfica, es posible ver que las condiciones de seguridad son mejores en los archivos de la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
TABLA N 35: Condiciones de seguridad existentes en los depsitos de
archivos, segn zona (n Regin Metropolitana=147 / n Otras Regiones=163)
RM
OTRAS REGIONES
68,5%
48,7%
30,8%
10,5%
Al observar las diferencias por tipo de institucin, es posible apreciar una fuerte diferencia
entre las condiciones disponibles en los archivos de instituciones de servicio pblico respecto
de las condiciones de los municipios, mantenindose la tendencia ya revisada, los servicios
pblicos estn en mejores condiciones.
TABLA N 36: Condiciones de seguridad existentes en los depsitos de
archivos, segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
MUNICIPALIDAD
SERVICIO PBLICO
38,6%
70,7%
8,9%
26,4%
Respecto de los siniestros, el 34% de los casos seala que sus archivos han sufrido daos
por efecto de terremoto, y 31% por inundaciones o filtraciones de agua en los ltimos 5
aos. El resto de los siniestros presenta un bajo nivel de ocurrencia.
43
Terremoto
34,4%
30,6%
Tsunami - Maremoto
4,1%
Incendio
3,8%
NS/NR
9,3%
No aplica
37,5%
Otro
5,2%
PORCENTAJE
Computador
98,2%
Scanner
94,5%
Impresora
93,7%
Fotocopiadora
89,4%
19,5%
Lectora de microformas
2,9%
Otro
7,1%
44
Respecto del cuadro de clasificacin utilizado por las instituciones, el 53% de los Encargados
de Archivo manifiesta no tener cuadro de clasificacin. En cuanto al tipo utilizado, ste se
concentra en el orgnico funcional, seguido por el orgnico y luego por el funcional, y slo
un 4% seala tener otro tipo de cuadro.
GRFICO N 8: Tipo de cuadro de clasificacin utilizado en la institucin (n=310)
En cuanto al tipo de cuadro de clasificacin usado por los archivos de las instituciones de
las distintas regiones, es posible apreciar que el de tipo orgnico funcional se utiliza ms
en la Regin Metropolitana, mientras que el resto de las regiones ms de la mitad de los
archivos no utilizan cuadro de clasificacin.
RM
OTRAS REGIONES
Funcional
14,4%
10,5%
Orgnico
13,7%
15,0%
Orgnico - Funcional
22,6%
12,4%
No tiene
45,2%
58,2%
Otro
4,1%
3,9%
Total
100,0%
(146)
100,0%
(153)
Respecto de las diferencias que se pueden encontrar segn tipo de institucin, en los archivos de servicio pblico se declara con mayor frecuencia que en los municipios el utilizar
cuadros de tipo orgnico y orgnico funcional. En los municipios, en cambio, casi el 70%
no utiliza cuadro de clasificacin.
45
TABLA N 40: Tipo de cuadro de clasificacin utilizado en la institucin, segn tipo de institucin
TIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIN
MUNICIPALIDAD
SERVICIO PBLICO
Funcional
9,9%
11,3%
Orgnico
8,9%
19,9%
Orgnico - Funcional
12,9%
22,7%
No tiene
67,3%
40,4%
Otro
1,0%
5,7%
Total
100,0%
(101)
100,0%
(141)
PORCENTAJE
Numrico
67,1%
Cronolgico
66,8%
Materia
43,5%
Alfabtico
21,9%
Otro
39,0%
Respecto de la disposicin de un sistema integrado de gestin de archivos (de tipo tecnolgico), el 37% de los Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin declara
contar con un sistema de este tipo.
11
Dentro de los otros (12 casos) encontramos: por colores, por departamento, por serie documental (este es un
error conceptual).
46
En cuanto a la existencia de un sistema integrado de gestin de archivos segn zona geogrfica se puede apreciar que estos sistemas son ms utilizados en la Regin Metropolitana
que en el resto de las regiones.
TABLA N 42: La institucin, tiene un sistema integrado
de gestin de los archivos institucionales?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA
OTRAS REGIONES
No
56,1%
68,2%
43,9%
31,8%
Total
100,0%
(164)
100,0%
(220)
Si se abordan ahora las diferencias segn tipo de institucin es posible apreciar que en el
servicio pblico est ms extendido el uso de sistemas integrados de gestin de archivos
que en los municipios.
47
MUNICIPALIDAD
SERVICIO
PBLICO
No
67,7%
56,3%
32,3%
43,7%
Total
100,0%
(167)
100,0%
(151)
Respecto a los procesos que se encuentran automatizados, los que tienen una mayor frecuencia de automatizacin son la gestin de documentos y la generacin de los mismos.
Procesos relevantes para la gestin de archivos, como la gestin del sistema de clasificacin
estn automatizados slo en el 13% de los casos.
48
MUNICIPALIDADES
SERVICIO
PBLICO
SUBSECRETARAS
21,7%
41,8%
47,1%
Generacin de documentos
23,5%
32,8%
41,2%
10,8%
13,4%
11,8%
Elaboracin de Estadsticas
8,4%
10,4%
35,3%
9,0%
12,7%
17,6%
10,2%
9,7%
5,9%
4,8%
10,4%
17,6%
Otros
4,2%
7,5%
5,9%
No se encuentran automatizados
51,8%
35,1%
23,5%
No sabe/No responde
12,7%
6,7%
23,5%
49
46,7%
Eliminacin de documentos
40,3%
Conservacin documental
38,7%
37,7%
Digitalizacin de documentos
33,7%
31,3%
Creacin de documentos
29,7%
Cuadros de clasificacin
26,7%
22,7%
Transferencia de documentos
22,0%
15,7%
9,7%
Otro
5,0%
No existen
28,3%
Planillas Excel
45,2%
28,1%
Listas impresas
27,4%
Otro
29,4%
12
Las otras herramientas ms utilizadas son la bsqueda manual, respaldo electrnico y software interno.
50
En relacin a las distintas actividades y funciones realizadas por los archivos se hizo una
serie de preguntas que dan cuenta de las funciones que efectivamente estn cumpliendo
los archivos institucionales. En primer lugar, y tal como lo muestra el grfico 11, slo un
tercio de los Encargados de Archivo declara manejar documentos secretos o reservados.
GRFICO N 11: Los archivos de la institucin,
manejan documentos secretos o reservados? (n=310)
OTRAS REGIONES
37,0%
29,3%
No
50,7%
49,0%
No sabe No responde
12,3%
21,7%
Total
100,0%
(146)
100,0%
(157)
En cuanto a las diferencias por tipo de institucin, se puede apreciar que la proporcin de
instituciones de servicio pblico que cuenta con documentos secretos o reservados triplica a
la proporcin de municipalidades que maneja este tipo de documentos. Adicionalmente, poco
ms de un cuarto de los municipios declara no saber si cuentan con estos documentos o no.
51
SERVICIO
PBLICO
11,8%
36,4%
No
61,8%
49,0%
No sabe No responde
26,5%
14,7%
Total
100,0%
(102)
100,0%
(143)
En cuanto a la transferencia al Archivo Nacional, en el 28% de los casos existe una planificacin al respecto13.
13
Se han considerado slo los organismos que tienen la obligacin de hacer transferencias al Archivo Nacional.
52
OTRAS REGIONES
No
73,0%
92,8%
27,0%
7,2%
Total
100,0%
(141)
100,0%
(153)
En cunto a la realizacin de una planificacin de transferencias peridicas al Archivo Nacional, el comportamiento segn tipo de organismo de dismil. Mientras en los servicios
pblicos la planificacin de transferencias alcanza un 19,7%, en las subsecretaras el valor
sube a 73,7%. Las superintendencias, por su parte, planifican las transferencias en un
37,5% de los casos.
TABLA N 50: Su institucin, realiza una planificacin que establezca
transferencias peridicas al Archivo Nacional?, segn tipo de organismo
SERVICIO PBLICO
SUBSECRETARAS
SUPERINTENDENCIAS
19,7
73,7
37,5
No
80,3
26,3
62,5
Total
100
(122)
100
(19)
100
(8)
53
En trminos de las transferencias efectivamente hechas, el 23% de los archivos han realizado
estos procesos en los ltimos 5 aos.
GRFICO N 14: Su institucin, ha realizado algn proceso de
transferencia al Archivo Nacional en los ltimos 5 aos? (n=149)
Al revisar la distribucin por zona geogrfica de los organismos, se puede apreciar que en
la Regin Metropolitana se transfiere en mayor proporcin que en las otras regiones, que
slo transfieren en un 8,5% de los casos. Sin embargo, se debe hacer notar que en la Regin
Metropolitana slo un tercio de los organismos obligados a transferir lo hacen.
TABLA N 51: Su institucin, ha realizado algn proceso de
transferencia al Archivo Nacional en los ltimos 5 aos? (n=149), segn zona
REGIN
METROPOLITANA
OTRAS REGIONES
33,3%
8,5%
No
66,7%
91,5%
Total
100,0%
(90)
100,0%
(59)
En trminos del tipo de institucin hay diferencias notorias en cuanto a la realizacin de transferencias, siendo las subsecretaras las que ms transfieren (68%). Las superintendencias
transfieren en un 38% de los casos, mientras los Servicios Pblicos lo hacen slo en un 16%.
54
SUBSECRETARAS
SUPERINTENDENCIAS
15,6%
68,4%
37,5%
No
84,4%
31,6%
62,5%
Total
100,0%
(122)
100,0%
(19)
100%
(8)
43,7%
43,3%
22,9%
20,5%
17,7%
Otro
9,2%
34,1%
14
Los principales otros criterios o actividades para la eliminacin de documentos son: consultas a contralora, eliminacin de documentos en mal estado y eliminacin por antigedad (5 o 10 aos segn sea la norma).
55
OTRAS REGIONES
48,8%
32,7%
No
39,6%
54,1%
No sabe/No responde
11,6%
13,2%
Total
100,0%
(164)
100,0%
(220)
En cuanto a las diferencias por tipo de institucin, quienes casi alcanzan el 50% de casos
en que se han realizado proceso de digitalizacin, son las instituciones de servicio pblico,
mientras en los municipios esta cifra llega slo al 35%. Las subsecretaras, por su parte,
presentan la ms alta tasa de presencia de proyectos de digitalizacin, con un 65%.
56
SERVICIO PBLICO
SUBSECRETARAS
35,3%
45,5%
64,7%
No
50,9%
43,3%
23,5%
No sabe/No responde
13,8%
11,2%
11,8%
Total
100,0%
(167)
100,0%
(134)
100%
(17)
57
Acceso
68,3%
Respaldo
65,1%
Conservacin
40,5%
Preservacin
34,1%
Interoperabilidad
31,0%
32,5%
No existen
20,6%
Otro
3,2%
Al observar las diferencias por zona geogrfica es posible apreciar que el manejo de firma
electrnica est ms extendido en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
58
OTRAS REGIONES
41,5%
28,2%
No
58,5%
71,8%
Total
100,0%
(164)
100,0%
(220)
SERVICIO PBLICO
SUBSECRETARAS
47,9%
23,1%
58,8%
No
52,1%
76,9%
41,2%
Total
100,0%
(167)
100,0%
(134)
100
(17)
En relacin al tipo de documentos que utilizan firma digital avanzada son los certificados
lo que alcanzan el mayor porcentaje de casos, seguidos de lejos por los formularios y las
resoluciones exentas, el resto de los documentos utiliza firma digital avanzada en menos
del 10% de los casos. Los otros documentos que usan firma digital avanzada son: correos
electrnicos, documentos de evaluacin ambiental, facturas electrnicas, rdenes de pago,
permisos de circulacin.
59
TABLA N 59: Tipos de documentos que usan firma digital avanzada (n=384) (*)
PORCENTAJE
Certificados
24,2%
Formularios
10,9%
Resoluciones exentas
10,2%
Oficios
9,4%
7,0%
4,7%
Actas
3,9%
3,9%
Expedientes
3,1%
Circulares
3,1%
Contratos
2,3%
Decretos
2,3%
Memos
2,3%
15
Otro
59,4%
60
Al revisar las diferencias por zona geogrfica, es posible ver que la adscripcin a la base
de esquema de metadatos de la Administracin del Estado, si bien es baja en general, es
mayor en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
TABLA N 60: Su institucin, est adscrita a la base de
esquemas de metadatos de la Administracin del Estado?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA
OTRAS REGIONES
23,8%
11,8%
No
76,2%
88,2%
Total
100,0%
(164)
100,0%
(220)
SERVICIO PBLICO
SUBSECRETARAS
6,0%
31,3%
41,2%
No
94,0%
68,7%
58,8%
Total
100,0%
(167)
100,0%
(134)
100%
(17)
Por ltimo, en trminos de la difusin de las funciones y servicios de los archivos, en el 20%
de los casos se seala hacer actividades de difusin.
GRFICO N 20: En su institucin, se realizan actividades
de difusin de las funciones y servicios de los archivos? (n=310)
Ahora en cuanto a los usuarios de los archivos, la mayor parte de ellos son funcionarios
pblicos (84,2%), seguidos de lejos por investigadores y estudiantes, con poco ms de un
20%. Los usuarios que se mencionan en la categora otros corresponden a ciudadanos
en general, prensa, estudios jurdicos, sindicatos, tribunales de justicia, polica, fiscala,
organismos pblicos contralores.
61
62
Funcionarios pblicos
84.2%
Investigadores
21%
Estudiantes
21%
Otros16
16,8%
No sabe/No responde
6,5%
Respecto a la magnitud de las consultas recibidas por los archivos, el 38% declara que son
menos de 2.500 en el ao, y slo el 17% declara recibir ms de 2.500 consultas. Es importante destacar, sin embargo, que el 16% de los Encargados de Archivo no respondi esta
pregunta y un 30% declar que la cifra no se puede determinar por falta de informacin.
GRFICO N 21: Rango de consultas anuales de los archivos institucionales (n=310)
16
63
TABLA N 63: Forma en que los usuarios realizan consultas (n=310) (*)
PORCENTAJE
Presencial
78,4%
Correo electrnico
56,8%
Telefnico
36,8%
Formulario web
34,5%
Otro
6,4%
NS/NR
7,1%
Es imposible localizarlos
25,4%
20,1%
14,4%
Otro
14,4%
Fueron destruidos
por fuerza mayor
12,1%
Fueron transferidos al
Archivo Nacional
7,6%
NS/NR
34,5%
64
De quienes sealan tener mediciones de satisfaccin de usuarios el 65% seala que el nivel
de satisfaccin es superior al 80%. Los niveles de satisfaccin ms bajo aparecen en una
menor parte de los casos. Llama la atencin, sin embargo, que el 24% de los Encargados
de Archivo no conoce los resultados de esta medicin.
GRFICO N 23: Porcentaje de satisfaccin de acuerdo a la ltima medicin (2011) (n=34)
65
39,5%
35,3%
34,7%
14,7%
No existen
30,0%
No sabe/No responde
2,1%
66
TABLA N 66: Indicadores de gestin del mbito archivstico existentes en los servicios (n=190) (*)
INDICADORES DE GESTIN
35,8%
32,6%
Satisfaccin de usuarios
25,3%
Eliminacin de documentos
25,8%
16,3%
Transferencias de documentos
18,4%
17,4%
Otros
6,3%
No existen
36,8%
Como se puede apreciar en la tabla siguiente, si bien algunos de los indicadores de gestin
son similares entre distintos tipos de organismos, otros presentan algunas diferencias. As,
el nmero de documentos existentes y los ndices de satisfaccin de usuarios se utilizan
con mayor frecuencia como indicadores de gestin en los servicios pblicos que en los
municipios. Adems, los servicios pblicos declaran utilizar otros indicadores de gestin,
mientras ningn municipio declara usar otro adicional a los consultados, lo que se suma a
que el 60% de los municipios seala no contar con indicadores de gestin, situacin que se
da slo en un 31% de los servicios pblicos.
67
MUNICIPIOS
SERVICIO PBLICO
28,6%
36,2%
31,4%
30,5%
Satisfaccin de usuarios
14,3%
34,3%
Eliminacin de documentos
22,9%
21,0%
14,3%
10,5%
Transferencias de documentos
17,1%
19,0%
11,4%
15,2%
Otros
0%
8,6%
No existen
60%
31,4%
MEDIA
166
61,1
163
1,6
168
12,6
167
35,7
68
Por otro lado, la evaluacin de la gestin de los archivos que hace el Jefe de Servicio sobre
su propia institucin es bastante buena: un 50% de ellos declara que la gestin de archivos
es buena o muy buena y slo un 14% la declara deficiente. Un 9% respondi esta pregunta
declarando que no sabe.
GRFICO N 24: Evaluacin de la gestin de los archivos de la propia institucin (n=190)
Al revisar la distribucin de la evaluacin de la gestin de los archivos que hacen los Jefes
de servicio segn tipo de institucin se puede apreciar una leve polarizacin. En el caso de
los servicios pblicos, la calificacin de buena o muy buena suma un 53,3%, mientras que en
los municipios alcanza slo a un 40%. Por otro lado, el porcentaje de jefes de servicio que
considera que la gestin de archivos en su institucin es deficiente, en los servicios pblicos
es de un 13%, mientras que en los municipios es de un 29%. Es decir, la percepcin de la
gestin de archivos es mejor en los servicios pblicos que en los municipios.
TABLA N 69: Evaluacin de la gestin de los
archivos de la propia institucin segn tipo de institucin
EVALUACIN
MUNICIPIOS
SERVICIO PBLICO
Muy buena
8,6%
7,6%
Buena
31,4%
45,7%
Regular
31,4%
33,3%
Deficiente
28,6%
13,3%
Total
100%
(35)
100%
(105)
69
Fotocopia
30,4%
Almacenamiento
19,9%
Digitalizacin
13,9%
Tratamiento documental
5,1%
Restauracin
3,7%
Vigilancia
8,1%
Otro
4,7%
No aplica
45,3%
NS/NR
7,1%
Fotocopia
33,2%
Almacenamiento
19,6%
Vigilancia
11,4%
Digitalizacin
8,2%
Restauracin
4,3%
Tratamiento documental
1,1%
Otro
7,6%
No aplica
42,4%
NS/NR
1,6%
70
Al observar la distribucin de la importancia asignada a la gestin de archivos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia segn tipo de institucin se puede apreciar que los jefes
de servicio de instituciones de servicio pblico asignan una mejor evaluacin que los jefes
de servicio de municipios, concentrndose con mayor frecuencia en la categora muy alta.
TABLA N 72: Importancia que le asigna a la gestin de archivos
para el cumplimiento de la Ley de Transparencia segn tipo de institucin
IMPORTANCIA
MUNICIPIOS
SERVICIO PBLICO
Muy alta
48,6%
63,8%
Alta
37,1%
28,6%
Media
8,6%
5,7%
Baja
5,7%
1,9%
Total
100%
(35)
100%
(105)
71
POSICIN
PROMEDIO
% DE CASOS
EN 1 IMPORTANCIA
% DE CASOS
EN 7 IMPORTANCIA
Gestin de archivos
4,03
16,8%
15,8%
Gestin de infraestructura
4,21
13,7%
16,8%
Gestin de proyectos
4,79
11,1%
29,5%
5,17
1,6%
27,4%
Compromisos gubernamentales
5,46
7,9%
42,6%
Gestin financiera
5,63
1,6%
41,1%
Gestin de usuarios/clientes
5,72
3,7%
51,6%
73,2%
61,6%
58,4%
Personal insuficiente
52,6%
38,4%
Otros
6,8%
Al observar la distribucin de las debilidades declaradas por los Jefes de Servicio segn tipo
de institucin es posible notar algunas diferencias. Si bien la infraestructura es la debilidad
ms sentida para los dos tipos de instituciones es ms fuerte en el servicio pblico que en
los municipios, donde, en cambio, toma fuerza el dficit presupuestario, as como la falta
de personal, adems de otros problemas especficos.
72
MUNICIPIOS
SERVICIO PBLICO
68,6%
77,1%
65,7%
57,1%
57,1%
59%
Personal insuficiente
65,7%
47,6%
40%
39%
14,3%
4,8%
En trminos de los planes de desarrollo contemplados por los Jefes de Servicio hacia los
archivos, destacan varios. En primer lugar, casi el 60% de los consultados declara que hay
planes de capacitacin del personal que desarrolla funciones en archivos. Luego tenemos
el mejoramiento de infraestructura tecnolgica, digitalizacin y mejoramiento de la infraestructura fsica.
TABLA N 76: Planes de desarrollo o iniciativas relativas a la
gestin de archivos contempladas para los aos 2012 2014 (n=190) (*)
PORCENTAJE
57,7%
49,2%
Proyectos de digitalizacin
43,4%
42,9%
36,0%
16,9%
13,2%
No se contemplan en el perodo
14,3%
NS/NR
5,8%
Otro
4,2%
73
En este captulo se presentan los resultados de la fase cualitativa del estudio, es decir, se
presenta el discurso de los Encargados de Archivo entrevistados en las tres regiones seleccionadas (IV, RM y VIII). Para esto se han analizado once temticas que tratan los aspectos
que surgieron como ms relevantes en las entrevistas realizadas. Se comenzar por describir
la forma en que se organizan los archivos en las distintas instituciones, para luego pasar
a la descripcin de las condiciones de infraestructura y los recursos disponible. Se sigue
con la descripcin de los Recursos Humanos y por ltimo se presentan las necesidades y
demandas declaradas por los Encargados de Archivo.
6.1 GESTIN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES
Se est instalando a nivel nacional un levantamiento de la situacin archivstica de los organismos pblicos, esta situacin est ms presente en los rganos de la administracin
del estado con cobertura nacional y con una dependencia central en Regin Metropolitana.
Se iniciar un recorrido por el pas, haciendo un diagnstico de los archivos institucionales.. (Encargado de Archivo, RM).
Este ao est planificado un viaje a regiones para identificar los archivos locales, analizar
la gestin, y entregar informacin, para que empiecen a trabajar, pues se est en fase de
implementacin y actualizacin de los procedimientos, que durante 12 aos y ms fueron
tcitos, pero que, durante este ao, en la implementacin del PMG se ha propuesto hacerlos explcitos.
se hizo un diagnstico de todas las direcciones regionales y del nivel central. Como resultado se decidi trabajar con las Direcciones Regionales catalogando toda la informacin y
dejndola en base de datos, trabajando con alrededor de 1.900 metros lineales. As, todas
las Direcciones Regionales tienen toda su documentacin catalogada hasta el 2009 o 2010.
Adems se capacit a parte del personal para que siguiera el proceso.
Se detecta la dificultad de envo de documentos entre el nivel central y regiones:
La informacin queda en Santiago y no baja a regin, entonces hay que ponerse de acuerdo
con ellos (Encargado de Archivo, VIII Regin).
Las actividades llevadas a cabo en regiones, distan mucho del nivel de avance que hay en la
Regin Metropolitana, instalndose una brecha que se mantiene constante a travs de los
distintos aspectos consultados en regiones.
6.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES
A partir de las entrevistas realizadas se puede sealar que los archivos institucionales
de los organismos de la administracin del Estado, se organizan de distinta manera
entre instituciones.
Hay organismos que tienen la siguiente organizacin:
74
75
76
sirven respecto al tema de archivos, los periodos que se tienen que ir al Archivo Nacional,
qu documentos se pueden ir al Archivo Nacional, cules se pueden guardar, cules destruir.
Otra tarea que se est realizando es una descripcin de los documentos existentes, para
construir una base de datos con esa informacin. Adems, se normaliz la numeracin de
los archivos, unificndola en una numeracin nica para las resoluciones exentas.
Desde hace tres aos se est montando un proyecto de gestin de documentos y archivos, que
se inici con un diagnstico, luego se hizo un diseo de los procesos ideales que se debieran
implementar en base a la norma 15.489, y luego se dise un manual de procedimiento, con
los procedimientos estandarizados para los archivos locales y el archivo central. Actualmente
se est en proceso de cambio de sistema, codificando los documentos desde el nacimiento.
La Oficina de Partes est trabajando en los flujos documentales, desde el momento en
que llega el documento hasta que sale al departamento de informtica, en el tema de implementacin de un sistema digital, que permita verificar lo que pasa.
Se ha hecho una revisin del trazado del documento, hasta que llega a archivo, para definir
los flujos que todos manejan de los documentos.
Los documentos a veces se pierden fuera de la Oficina de Partes o del Archivo, por lo cual se
produce una reproduccin innecesaria de los documentos por falta de organizacin, como
lo que se seala en la siguiente aseveracin:
. todo lo que viene de la Contralora me dejo fotocopias y todo lo que viene de los tribunales, tambin, porque, sabes que lleg un documento y se perdi, saben que tengo copias,
porque mantengo mis archivos y documentacin.
6.3.3 Cuidado de los documentos
Del proceso de entrevistas se detect la importancia del cuidado de los documentos para
la gestin del archivo, en trminos de no producir daos en estos por los generadores o
usuarios de los mismos (rayado, uso de corchetes, manchas, etc.) identificando una iniciativa
novedosa en esta tema:
Se hicieron 3 videos que retrataban malas prcticas con los documentos, en una de ellas,
la persona rayaba el documento, mientras hablaba por telfono le dibujaba cosas, en el otro,
deca este documento me sirve mucho, el original lo voy a tener, lo corcheteaba, lo guardaba
y se le perda, en el ltimo; la persona mandaba el documento, tena que dar la respuesta que
haba generado ese ingreso y no vena el original como respaldo y empezaba a llamar a la
persona, de repente pasaban dos semanas, y a la persona la haban echado y el documento
se perdi. Estos videos fueron exhibidos en la institucin con muy buenos resultados en
trminos de modificacin de la conducta de los funcionarios. (Encargado de Archivo, RM).
6.4 USO DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN
La disponibilidad de un sistema informtico que permita hacer seguimiento de los documentos, aparece como una restriccin. Actualmente los documentos se ingresan en distintos
formatos: en un libro, en una planilla Excel, por ejemplo, lo que impide saber en todo momento el lugar en que est el documento. Esta demanda se percibe como importante por
los Encargados de Archivo, pero a juicio de ellos no es percibida con la misma importancia
por los Encargados de Informtica ni por los Jefes de Servicio.
Nosotros tenemos una unidad de informtica, hay muchos, incluso he hablado con ellos,
una vez la Directora me dijo que les pidiera cual era el sistema que yo requera, habl con
ellos, dijeron vamos a trabajar, pero ah qued todo, no vi resultados (Encargado de Archivo, IV Regin).
77
78
6.5.2 Transferencias
Una situacin similar se da en el caso de las transferencias. Los organismos operan de
distinta manera y varios de ellos no tienen claridad respecto de los procesos de transferencia
al Archivo Nacional. Mientras algunos realizan transferencias de manera sistemtica, hay
otros que nunca han enviado sus documentos al Archivo. Un tema no menor, que entorpece
las transferencias al archivo es el costo de los empastes, ya que los archivos cuentan con
presupuestos muy reducidos, sobre todo fuera de la Regin Metropolitana y en Municipios.
lo que pasa es que para mandar a Archivo, igual hay que encuadernar y es gasto, es plata que no
hay, por eso no se enva, y lo otro que tengo entendido yo, hay que comunicarse con el Archivo, ver
si ellos tienen disponibilidad de espacio para poder recibir (Encargado de Archivo, IV Regin).
6.6 SERVICIO Y USUARIOS
Respecto de los usuarios, no hay mucha variabilidad, y para todos es un tema importante,
sobre todo a partir de la Ley de Transparencia: El usuario es muy importante desde la ley de
Transparencia, desde la Constitucin Poltica, desde que tiene el derecho a saber (Encargado
de Archivo, RM).
Los tipos de usuarios no son muy variados, principalmente usuarios internos, Contralora,
luego ciudadanos, empresas, agrupaciones como Ciudadano Inteligente, y en tiempo de
elecciones, sobre todo, diputados, senadores, candidatos a concejales, juzgados, ISAPRES,
FONASA.
Si bien se reconoce la importancia de los usuarios, el registro de las consultas an no se
ha extendido, y lo que hay es bastante precario.
Se cre la OIRS, que se fundi con la Oficina de Transparencia, la Oficina de Partes y atencin
de pblico, y se atiende al pblico en un stand, en el que el personal ingresa el requerimiento en
una plataforma virtual, se le hace la ficha a la persona, y la encargada de la oficina, lo destina,
y llega al Departamento va correo electrnico, donde ven la ficha y el expediente adjunto, no es
necesario que se enve el documento en papel para que lo vean, porque se digitaliza. Todo lo que
ingresa y se digitaliza se guarda en un box que se compr con ese fin. En el sistema en lnea se
pueden adjuntar notas en que se puede indicar por ejemplo, el nmero de das en que se espera
una respuesta, por ejemplo. Este sistema es desarrollo propio de la institucin basado en otro
software que tiene aplicaciones similares. La implementacin de este sistema ha permitido
fijarse metas y avanzar de un 20% de cumplimiento a un 70%.
6.7 INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS
En relacin a la infraestructura y los recursos disponibles para los archivos la situacin
es compleja, sobre todo en regiones. El primer punto crtico es la disponibilidad de espacios adecuados, en trminos de metros cuadrados, habilitacin y en condiciones medioambientales. Se reportan lugares con plagas de ratones, humedad excesiva, inundaciones,
y malas condiciones en general ese es el nombre, botadero (Encargado de Archivo, VIII
Regin). Adems se reportan situaciones en que no hay un espacio destinado para guardar
documentos por lo que se deben almacenar en las mismas oficinas u otras dependencias
como escaleras, closets o baos.
En los casos de construccin de nuevos edificios hay situaciones dismiles, en algunos casos
se reconoce la construccin de espacios destinados al archivo, pero en otros, el diseo del
edificio no considera espacio de bodegaje: en el nuevo edifico que se est construyendo para
el Servicio, el archivo no ha sido considerado, el depsito (Encargado de Archivo, RM).
79
80
81
82
83
84
85
86
87
8. CONCLUSIONES
8. Conclusiones
88
8. CONCLUSIONES
5. Procedimientos y normativas:
La caracterizacin de procedimientos y normativas existentes en los archivos pblicos permite
conocer el grado de maduracin de los mismos. Al respecto las principales conclusiones
que se pueden observar, son las siguientes.
a) La gran mayora de las instituciones pblicas no dispone de un cuadro de clasificacin (53%).
b) Con respecto a la existencia de normas, polticas o instructivos creados especficamente por la institucin, un 46,6% dice tener normas con respecto al acceso y seguridad
de los documentos y un 40,3% seala poseer normas o polticas sobre eliminacin de
documentos. Bajo el 40% se encuentran polticas de conservacin, criterios de ordenacin
de documentos y digitalizacin.
c) Sobre los aspectos ms destacables, un 72,3% tiene conocimiento sobre la Ley
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, sin embargo, en normativas de
carcter tcnico archivstico, tales como cuadros de clasificacin y tablas de retencin
documental, entre otros, se detect un nivel menor de conocimientos, bajando incluso
hasta poco ms del 10%. Con respecto al cuadro de clasificacin utilizado, el ms comn
es el orgnico funcional (17%).
d) Un 32 % de instituciones disponen de documentos secretos o reservados. De este total
un 13% declara que el tratamiento de este tipo de documentacin (confeccin y publicacin de ndice y administracin) no se ajusta a lo establecido en la Ley de Transparencia
y un 32% responde no sabe/o responde.
89
90
e) Es relevante destacar que el 50,7% de los organismos pblicos que realizan procesos
de eliminacin de documentos no da cumplimiento a las normativas vigentes, tales como
la elaboracin de un acta de eliminacin y la resolucin respectiva firmada por el Jefe
de Servicio y un 12,3% responde: no sabe/no responde.
f) De los resultados obtenidos en la fase cualitativa, se hace evidente la falta de limitaciones de las funciones entre la oficina de partes y los archivos institucionales. En efecto,
se evidencia que las instituciones que carecan de un archivo, tendan a traspasar a la
oficina de partes funciones que le son propias al archivo.
g) Fundamentalmente en la fase cualitativa, los entrevistados manifestaron la necesidad de contar con un ente rector nacional que cumpla un rol central en la definicin de
polticas, procedimientos y elaboracin de propuestas legislativas.
h) Un tema preocupante es el porcentaje de instituciones que no ha realizado procesos
de transferencia de documentacin al Archivo Nacional, dando incumplimiento a lo establecido en D.F.L. N 5.200 de 1929. La existencia de documentacin que podra reunir
condiciones para ser transferidas queda en evidencia al analizar los datos recolectados
en la fase cuantitativa correspondiente a los aos de inicio de los documentos de archivo
existentes en los organismos pblicos. Al respecto, es interesante sealar que en las
entrevistas realizadas a los encargados de archivos, se mencion las dificultades econmicas que deben enfrentar los Servicios para cumplir con los procedimientos establecidos
para la transferencia al Archivo Nacional y las dificultades asociadas para el traslado de
los documentos desde regiones. Sin embargo, al abrir el proceso de transferencia, nos
encontramos con realidades muy diferentes por tipo de Organismo Pblico Las subsecretaras sealan, en un 68,4%, haber efectuado transferencias al Archivo Nacional en
los ltimos cinco aos, mientras que un 15,6% del resto de los servicios pblicos han
realizado dicho proceso en el mismo perodo de tiempo.
8. CONCLUSIONES
91
92
ANEXOS
95
96
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
INDICADORES
Nombre
Correo
Fono
Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento
Nombre
Dependencia
jerrquica
Dependencias
subordinadas
Porcentaje
por Tipo de
organismo
Identificar:
Datos personales
del contacto
Identificar al
contacto
Datos
corporativos
del contacto
Identificacin
de la unidad
administrativa
Datos de
Contacto
Datos unidad
administrativa
Identificar:
Identificar
la unidad
administrativa
Datos de la
unidad
Identificacin del
tipo de rgano de
la administracin
del estado
Datos de
la unidad
administrativa
Identificar la
existencia de:
Planta definida
para el archivo
Identificar
polticas para
los RRHH
del archivo
Porcentaje de
existencia de:
Planta para
archivo
Descripciones
de cargo del
personal de
archivo
Poltica de
desarrollo de
conocimientos/
competencias
del personal
Polticas
para RRHH
Poltica de
desarrollo de
capacitacin
Manuales,
polticas y
procedimiento
explcitos y
conocidos
por todos
Manuales y
procedimientos
Existencia o
inexistencia de:
Existencia de
indicadores
de Gestin en
los archivos en
las reas de:
Servicios
Servicios
Confirmar la
Existencia de
indicadores
de Gestin
Descripciones
de cargo
Organizacin
documental
Fondo
documental (tasa
de crecimiento,
eliminacin, etc.)
Transferencias
Organizacin
documental
Organizacin
documental
Fondo
documental
Transferencias
97
OBJETIVOS
GENERALES
Identificar
inversin y
gasto en gestin
de archivos
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
INDICADORES
Distribucin
de la inversin
y el gasto en
la gestin
Identificar la
inversin en M$
en la gestin de
archivos en:
Remuneraciones
CONCEPTOS
Presupuesto
Distribucin del
presupuesto
Capacitacin
Montos
promedios por:
Remuneraciones
Infraestructura
Capacitacin
Tecnologa
Infraestructura
Tecnologa
Digitalizacin
Identificar el tipo
de asistencia
tcnica externa
contratado por
los archivos
Identificar por
tipo de servicio
externo
Externalizacin
de servicios
Almacenamiento
(Bodegas)
Repositorios
(Almacenamiento
documentos
electrnico)
Descripcin
documental
Tipos de
servicios
externalizados
Porcentajes
de tipos de
servicios
externalizados
Seguridad
Restauracin
Personal
Identificar las
debilidades
en el Servicio
en la gestin
de archivos
Medir las
debilidades
existente en
el Servicio
Gestin
Competencias
profesionales
Tecnologas
Recursos
presupuestarios
Porcentaje de
distribucin en
las debilidades
existentes en:
Personal
Competencias
profesionales
Tecnologas
Recursos
presupuestarios
Identificar la
importancia,
que se le asigna
a la gestin
de archivos en
el marco del
cumplimiento
de la ley de
transparencia
Medir la
importancia de
los archivos en
el cumplimiento
de la ley de
transparencia
Identificar la
importancia
de la gestin
de los archivos
en los Servicios
pblicos, dentro
de la gestin
del Servicio
Ordenar por
importancia
los mbitos
de Gestin
del Servicio
Ley de
transparencia
Porcentaje de
importancia que
se le da a los
archivos para el
cumplimiento
de la ley de
transparencia
Orden de
importancia de
los de la gestin
de los archivos
en los Servicios
Pblicos
98
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
INDICADORES
Porcentaje de
existencia de:
Capacitacin
del personal
Implementar
un sistema
de gestin
automatizada
de archivo
Contratar nuevo
personal
Identificar
planes de
desarrollos
futuros
Planes de
desarrollo
para los aos
2012-2014
Planificacin
estratgica
a futuro
Implementar/
Ampliar
infraestructura
fsica
Mejorar
infraestructura
tecnolgica
(Redes, software
y hardware)
Proyectos de
digitalizacin
Proyectos de
difusin y
vinculacin
con el medio
99
100
101
102
103
104
105
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
Nombre, correo,
cargo, fono,
pgina web
Identificar al
contacto
Datos personales
del contacto
Datos de
Contacto
Gnero del
encuestado
Estamento al
cual pertenece
el encuestado
Formacin
archivstica
INDICADORES
Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento
Porcentaje por
Gnero de los
encuestados
Porcentaje por
tipo de estamento
que contesta
la encuesta
Porcentaje por
tipo de formacin
archivstica de
quin contesta
la encuesta
106
OBJETIVOS
GENERALES
Identificar
la unidad
administrativa
OBJETIVOS
ESPECFICOS
Datos de la
unidad
DIMENSIN
Datos de
la unidad
administrativa
CONCEPTOS
rgano de la
Administracin
del Estado
Regin, Comuna
Tipo de
organismo
Clasificacin
de la unidad
Unidades
dependientes
Nmero de
unidades
dependientes
INDICADORES
Nombre del
organismo
pblico
Porcentaje por
regin y comuna
de las unidades
Porcentaje por
tipo de organismo
Porcentaje por
clasificacin
de la unidad
Porcentaje de
organismos
pblicos con
unidades
dependientes
Nmero de
unidades
dependientes
Porcentaje de tipo
de estamento que
se desempea
en archivos
Estamento
Identificar
aquellos
factores que
determinan
el trabajo del
personal de
archivos
Tipo de
especializacin
Caracterizar la
situacin laboral
del personal
de archivos
Perfil
ocupacional
RRHH
Competencias
RRHH
Dedicacin
laboral
Procedimientos
archivsticos y
normas legales
Conocimiento
de programas
o software
Porcentaje
por tipo de
especializacin
archivstica
Porcentaje
de dedicacin
laboral exclusiva
y parcial a
labores de
archivo
Porcentaje de
conocimiento de
los principales
procedimientos
archivsticos y
normas legales
Porcentaje
de nivel de
conocimiento
en programas
o software
107
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
INDICADORES
Porcentaje
por medios
de soporte
disponibles
en fondos
documentales
Nmero de
metros lineales
destinados a
almacenamiento
fsico de
documentos
Nmero de
unidades
soportados en
microformatos
Soportes y
dimensionamiento
Origen de los
documentos
Diagnosticar
la situacin
de los fondos
documentales
en diversos
organismos
pblicos
Cobertura
cronolgica de
los documentos
Caracterizar
los fondos
documentales
del organismo
Fondos
documentales
Estado fsico de
los documentos
Medios de
almacenamiento
de los
documentos
Documentos
secretos y
reservados
Series
documentales
ms utilizadas
Nmero de
registros
almacenados
en formato
electrnico
Porcentaje de
produccin de
documentos
segn su origen
Porcentaje
por rangos de
aos de inicio
y trmino
de fondos
documentales
Porcentaje de
calificacin de
estado fsico de
documentos
Porcentaje
por medio de
almacenamiento
fsico de los
documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
manejan
documentos
secretos o
reservados
Porcentaje de
cumplimiento
de la normativa
legal vigente
con respecto
a documentos
secretos o
reservados
108
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
INDICADORES
Porcentaje
de series
documentales
ms utilizadas
Porcentaje por
tipo de procesos
documentado
a travs de
manuales de
procedimiento
Porcentaje
por tipo de
herramientas de
tipo archivstico
utilizados en
archivos
Procedimientos
documentados
por proceso
Herramientas
archivsticas
Identificar la
organizacin
documental
Caracterizacin
de los procesos
de organizacin
documental
Gestin y
organizacin
documental
Tipo de cuadro
de clasificacin
Transferencia y
eliminacin de
documentos
Polticas
Cuadro de
clasificacin
Sistemas de
clasificacin
Medio de
recuperacin de
documentos
Transferencia
Eliminacin
Cumplimiento
de normativa
Porcentaje
por reas
archivsticas
con existencia
de polticas
Porcentaje por
tipo de cuadro
de clasificacin
utilizado
Porcentaje por
tipo de sistemas
de clasificacin
utilizados
Porcentaje por
tipo de medio de
recuperacin de
los documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han realiza
transferencias de
documentos al
Archivo Nacional
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han eliminado
documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han dado
cumplimiento a la
normativa vigente
en procesos de
transferencia y
eliminacin de
documentos
109
OBJETIVOS
GENERALES
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
CONCEPTOS
Cumplimiento
de condiciones
estructurales
Identificar
aspectos de la
infraestructura
de los archivos
Caracterizar las
condiciones de
infraestructura
fsica
Cumplimiento
de condiciones
medioambientales
Atributos de
depsitos de
archivos
Cumplimiento
de condiciones
de
almacenamiento
Cumplimiento
de condiciones
de seguridad
Tipologa
de daos
INDICADORES
Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
estructurales
Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
medioambientales
Porcentaje de
cumplimiento de
condiciones de
almacenamiento
Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
de seguridad
Porcentaje de
dao por siniestro
Porcentaje por
tipo de usuarios
que utilizan
los servicios
de archivo
Tipo de usuarios
Consultas
Usuarios
Identificar
factores del
servicio de
los archivos
Caracterizar
factores respecto
a tipologas
de usuarios,
consultas y nivel
de satisfaccin
en archivos
Causas de
denegacin
de acceso
Tipificacin de
causas para
la denegacin
de acceso
Existencia de
mediciones
Satisfaccin
de usuarios
Nivel de
satisfaccin
Mecanismos
de consulta
Medio de
consulta
utilizado por
los usuarios
Difusin
Existencia de
mecanismos
de difusin
Nmero anual
de consultas
Porcentaje
de causas
reconocidas para
denegar acceso
Porcentaje de
organismos
pblicos en que
se dispone de
mediciones de
satisfaccin
ciudadanos
Porcentaje de
satisfaccin
de calidad
de servicio
Porcentaje
por tipo de
mecanismo de
consulta utilizado
por usuarios
Porcentaje de
organismos
pblicos que
realizan difusin
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
OBJETIVOS
ESPECFICOS
DIMENSIN
Datos personales
del contacto
Identificar al
contacto
Datos
corporativos
del contacto
Identificacin
de la unidad
administrativa
Identificar
la unidad
administrativa
Identificacin del
tipo de rgano de
la administracin
del estado
INDICADORES
Nombre
Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento
Correo
Datos de
Contacto
Datos unidad
administrativa
Identificar tipo
de formacin
Datos de la
unidad
CONCEPTOS
Fono
Estamento al
cual pertenece
el encuestado
Gnero del
encuestado
Formacin
Nombre
Datos de
la unidad
administrativa
Dependencia
jerrquica
Dependencias
subordinadas
Identificar
sistemas
automatizados
para archivos
Identificar
infraestructura
tecnolgica de
los archivos
Porcentaje de
tipo de formacin
Distribucin por
Regin y comuna
Porcentaje
por Tipo de
organismo
Porcentaje
de procesos
automatizados
Identificar
procesos
Automatizados
Identificar
los procesos
tecnolgicos
del archivo
Porcentaje por
Gnero de los
encuestados
Procesos
Automatizacin
Infraestructura
Sistema de
automatizados
Digitalizacin
Porcentaje de
tipos de sistemas
para archivo
Porcentaje de
proyectos de
digitalizacin
Porcentaje
de procesos
automatizados
Porcentaje de
infraestructura
tecnolgica
128
De este modo, las dimensiones y subdimensiones a abordar con la totalidad de los cuestionarios son las siguientes:
DIMENSIN
SUBDIMENSIN 1
SUBDIMENSIN 2
Fondos documentales
Gestin y organizacin
documental
Transferencia y eliminacin
de documentos
Organizacin documental
Asistencia Tcnica
Caractersticas
Usuarios
Denegacin de acceso
Satisfaccin
Mecanismos de consulta
Difusin
Infraestructura
Atributos de los
depsitos de archivos
Perfil ocupacional RRHH
Competencias RRHH
Recursos Humanos
Existencia de Automatizacin
Caractersticas de
Infraestructura
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
Documento Electrnico:
toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida
por medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.
Eliminacin documental:
Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe
realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de
los documentos
Expediente:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.
Fechas extremas:
Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusin de un expediente, [serie y/o
fondo documental].
Fondo:
Corresponde a la unidad ms grande de organizacin, el primer nivel de descripcin y que
a su vez genera el primer y ms amplio punto de acceso a los documentos producidos por
una institucin.
Metadatos:
datos que proporcionan informacin o documentacin acerca de otros datos administrados
en alguna aplicacin o ambiente informtica.
Microforma:
Trmino genrico que designa todo tipo de soporte fotogrfico (microfilm, microficha, etc.)
utilizado para reproducir microimgenes, y que designa tambin cada uno de los ejemplares
realizados.
Ordenacin [Documental]
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales
cronolgicas y/o alfabticas.
Puntos de acceso:
nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza para buscar,
identificar y localizar una descripcin archivstica
Repositorios:
estructura electrnica donde se almacenan los documentos electrnicos.
Serie documental:
Conjunto de documentos con caractersticas estructurales en general homogneas, de
actuaciones nicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas por un determinado
rgano, unidad o persona con competencia para ello. [Se distinguen por sus caractersticas
fsicas como mapas, planos, fotografas y /o intelectuales como decretos, actas, minutas,
memorndums, resoluciones].
Las series pueden estar constituidas por unidades documentales compuestas o simples.
Se entiende por unidad documental compuesta, al conjunto secuencial de documentos
producto de una tramitacin administrativa o proceso judicial, que sirve como antecedente
139
140
141
142
143
145