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102316-Manual 3128 WEB PDF
102316-Manual 3128 WEB PDF
ADMINISTRATIVO.
REDACCIN DE DOCUMENTOS.
Autores:
Fernando Snchez Alonso
Los contenidos de este manual estn bajo una licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento No
Comercial Sin Obra Derivada. Se permite su copia y distribucin por cualquier medio siempre que mantenga el
reconocimiento de sus autores, no haga uso comercial de las obras y no realice ninguna modificacin de ellas.
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Lenguaje y estilo
administrativos. Redaccin de
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documentos
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Manual del curso
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Fernando Snchez Alonso
INTRODUCCIN
PARTE PRIMERA
UNA REGULACIN LEGAL DEL USO DEL
LENGUAJE EN LA ADMINISTRACIN?
Ya hemos visto que en los pases del entorno de Espaa hay una vivificante
corriente a favor de que no solo el lenguaje de su Administracin sino incluso el
de las leyes se someta a una revisin que pasa necesariamente por la
simplificacin y la claridad. Existe realmente en nuestro ordenamiento jurdico
un derecho del ciudadano a recibir comunicaciones de calidad, que estn
redactadas en un lenguaje sencillo, claro y, sobre todo, adaptado a las
caractersticas de los destinatarios a quienes van dirigidas?
Intentar responder a esa pregunta es el objeto de este apartado.
de simplificacin
modernizacin.
de
trmites,
de
profesionalizacin,
accesibilidad
EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO
1. QU ES EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO?
Comencemos por el principio. Podemos definir el lenguaje administrativo como el
uso de la lengua que ha ido creando la burocracia administrativa para la gestin
de los servicios pblicos en sus relaciones internas y externas. 8
Esta definicin nos permite conocer qu es el lenguaje administrativo, por qu es
as y tambin nos permitir al final preguntarnos si ha de seguir siendo as.
En primer lugar, destaca el hecho de que el lenguaje administrativo es emitido
por los rganos de la Administracin y no es interactivo, sino unidireccional: va de
la Administracin al ciudadano.
La segunda conclusin es que se trata de un lenguaje que se ha ido haciendo,
en cuyo desarrollo han tenido mucho que ver la tradicin jurdica y la costumbre,
como veremos.
Finalmente, este lenguaje es el medio de comunicacin entre la Administracin y
los ciudadanos y entre las Administraciones.
RAMN SARMIENTO en
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su carcter institucional;
su estrecha relacin con los lenguajes forense, legal y jurdico (los
denominados lenguajes del poder);
su condicin de lenguaje tcnico, especializado.
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5. CONCLUSIONES
La caracterizacin que acabamos de esbozar nos permite alcanzar una primera
conclusin: el lenguaje administrativo, como instrumento para la comunicacin
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2. Eficiencia y economa para conseguir cumplir los objetivos con los menores
recursos por parte de la Administracin y esfuerzos por parte del destinatario.
3. Accesibilidad e inteligibilidad para la ciudadana en general.
4. Desde el punto de vista del uso del lenguaje, es necesario que se adapte al
destinatario y que, adems, rena las siguientes caractersticas:
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PARTE SEGUNDA
CMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIN ESCRITA
ACCESIBLE Y EFICAZ
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ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR
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ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR
DESARROLLLO DE OBJETIVOS
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Este enunciado est construido como respuesta a una pregunta inicial qu plazo
tiene para resolver la Administracin? La informacin nueva aparece por lo
general despus de la conocida.
Por eso, es importante que a la hora de redactar un documento se disponga la
informacin de acuerdo con los intereses informativos del destinatario, que no
siempre coinciden con los de la Administracin. Saber ponerse en su lugar
ayudar a decidir cunta informacin necesita y en qu orden.
Veamos el siguiente ejemplo:
De conformidad con el art. XX del Real Decreto, la documentacin
necesaria para obtener la exencin del impuesto es la siguiente:
- Certificacin R-104 (para las personas jurdicas residentes en Espaa).
- Certificacin EUR 276 (para los ciudadanos de la CEE).
Con este orden, la importancia informativa recae en la norma antes que en la
situacin concreta de las personas que tendran derecho a la exencin de un
impuesto, segn su nacionalidad. En el ejemplo estas posibilidades de exencin
se disponen en funcin del tipo de documento (este es el punto de vista de la
Administracin), lo que obliga al ciudadano a leerlas todas para saber en qu
grupo se encuentra y cules son los documentos que necesita presentar.
En este otro ejemplo, hay una disposicin distinta:
La documentacin necesaria para obtener la exencin del impuesto es la
siguiente:
- Para las personas jurdicas residentes en Espaa: certificacin R104
- Para los ciudadanos de la CEE: certificacin EUR 276
(Art. XX del Real Decreto)
Aqu la clasificacin de los documentos se ordena a partir de la categora de las
personas afectadas. De este modo, el interesado no tiene que leer ms que la
lnea que le afecta. En este segundo ejemplo la informacin est orientada ms
hacia el inters del lector
De igual modo, en la formulacin de situaciones o requisitos, necesario ver con
los ojos del lector. Para ello se puede utilizar la estructura Si Y, entonces haga X,
en lugar de Haga X si Y.
Por ejemplo:
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ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS
El uso de las palabras est sometido a dos condiciones que es necesario tener
en cuenta:
1. La propiedad o correccin. Las palabras deben utilizarse con el significado
registrado en los diccionarios, que es el aceptado por todos los hablantes, y
cumplir la funcin gramatical (adjetivos, sustantivos, adverbios) que les
corresponde.
2. La oportunidad. Una palabra puede ser idnea en un contexto determinado,
pero inadecuada en otro. En todo caso, el vocabulario debe adaptarse a las
caractersticas del intercambio comunicativo, del emisor y del destinatario.
La seleccin de las palabras de un texto o un documento ser acertada si
combina precisin y claridad.
Un texto claro es el aquel cuyo destinatario especfico es capaz de comprenderlo
sin dificultad. No conviene olvidar que un texto no tiene que ser comprendido por
todo el mundo, sino por quienes sean sus destinatarios o las personas a las que
afecte.
Esta segunda estrategia se despliega en los siguientes objetivos:
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ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS
DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
contemplar
conferir
expirar
Alternativa
Comentarios
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constituir
ser
por ende
Trmino
Alternativa
Comentarios
mbito
parmetro
Punto de referencia,
criterio, valor constante
problemtica
problema
por el gusto hacia la novedad y por las voces cultas no afectadas an por
el desgaste de las palabras ms comunes.
Palabra ya existente
Comentarios
intencionalidad
intencin
cumplimentar
cumplir
obligatoriedad
obligacin
concretizar
concretar
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utilizacin
uso
con anterioridad
a
antes de
aproximamiento
acercamiento o
aproximacin
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mejor
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inspeccionar
autorizar
usar/utilizar
aplicarse
dar aviso
introducir modificaciones
estar en condiciones de
avisar
modificar
poder
Latinismos
Traduccin alternativa en
espaol
gratis
grosso modo
aproximadamente, ms o menos
inclusive
y lo dems
motu proprio
condicin indispensable
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Cultismos
Alternativa en espaol
obrante
xenofobia
computar
contar, calcular
delinquir
cometer delito
dbito
deuda
prelacin
preferencia
constatar, verificar
comprobar
3.2. La imprecisin
Consiste en usar palabras con un significado impreciso o distinto del que tienen
registrado en el diccionario. No es exclusivo del lenguaje administrativo, pero
demuestra que los usuarios descuidan o desconocen el significado preciso de las
palabras que emplean. A continuacin se exponen algunos ejemplos de uso
impropio:
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Trmino
Significado
Comentarios
asequible
detentar
desempear
ilegtimamente algn cargo
o empleo
cesar
adolecer
padecer un vicio, un
defecto o una enfermedad
deleznable
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Como norma general, para formar una abreviatura debern suprimirse, al menos,
dos letras.
Las abreviaturas son tiles si se usan moderacin y con oportunidad. Para evitar
malentendidos, debemos emplear las ms usuales o en caso de utilizar alguna
poco frecuente, explicar su significado la primera vez que aparezcan.
4.2. Siglas y acrnimos
Se denomina sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los trminos que
integran una denominacin compleja, como a cada una de esas letras iniciales.
En la lengua escrita funcionan como una sola palabra que sustituye a la secuencia
entera. Por lo general, las siglas se forman solo con las iniciales de las palabras
que constituyen una expresin: DNI (documento nacional de identidad), ONG
(organizacin no gubernamental), aunque pueden tomar tambin nexos y
artculos.
Hay varios tipos de siglas, segn su lectura:
1. Las que por las iniciales que la componen permiten una lectura silbica:
(OTAN, AMPA), aunque muchas de ellas se han incorporado plenamente como
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Escritura. Las siglas se escriben sin puntos ni separacin entre las letras.
Solo se escribirn los puntos en el caso en que las siglas vayan
integradas en textos enteramente en maysculas, con un fin de resaltar
su condicin de siglas: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.
Las siglas no deben darse por supuestas. La primera vez que se usen en un
escrito deben acompaarse de su significado: art. 1123 del Cdigo Civil (en
adelante, CC).
4.3. Smbolos
Un smbolo es la representacin de una palabra cientfica o tcnica con una o
varias letras o signos no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y
han sido creados, no por las autoridades lingsticas de cada pas, sino por
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a la atencin
Administracin
apartado
artculo
atentamente
avenida
Ayuntamiento
barrio
Boletn Oficial del Estado
Boletn Oficial de la Regin de Murcia
calle
cargo de contabilidad/calle
Comunidad Autnoma
captulo
cuenta
cuenta corriente
correo electrnico
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cntimo
compaa
comisin
cada uno
cdigo postal
don, doa
derecha
delegacin
departamento
direccin // director/a
documento
doctor, doctora
duplicado
envo
entresuelo
etctera
excelentsimo-a
expediente
firmado
general
hora (s)
ibdem (en el mismo lugar)
dem (lo mismo)
Ilustrsimo-a
izquierda
limitada
Magnfico/a
minuto-s
nuestro/a
nuestra referencia
nmero
negociado
orden ministerial
pgina-s
por autorizacin o ausencia
prrafo
por delegacin
Presidente
por ejemplo
plaza
por orden
principal
provincia
real decreto
real orden
recursos humanos
referencia
segundo-s (de tiempo)
sociedad annima
sociedad
seccin
servicio
salvo error u omisin
siguiente
sociedad limitada
Su Majestad
sin nmero
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S. P.
Sr.; Sra.; Sres., Srs., Sras.
S/Ref.
S. T. C. (plural SS. T. C.)
S. T. S. (plural (SS. T. S.)
tel.; tfno.; telf.
tt.
U. o Ud. (plural Uds.)
v/
V. B.
V. o Vd. (plural Vds./Vdes.)
servicio pblico
seor-a y plurales
su referencia
sentencia del tribunal constitucional
sentencia del tribunal supremo
telfono
ttulo
usted-es
visto
visto bueno
usted-es (es preferible la anterior)
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ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE
ORACIONES
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ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE ORACIONES
DESARROLLO DE OBJETIVOS
1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIN
Una oracin ser ms fcilmente comprensible si sus constituyentes estn
ordenados de acuerdo con el siguiente criterio bsico:
sujeto + predicado en las oraciones simples;
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punto final
abreviaturas
Separacin de cifras
Decimales
Expresin del
tiempo
Expresin numrica
de las fechas
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Cdigos postales
Numeracin de
pginas
Nmero de decretos,
leyes o artculos
Ttulos y subttulos
Usos de la coma
La coma indica generalmente alguna anomala que afecta a la linealidad de la
oracin. Esta incidencia puede ser de varias clases:
omisin de verbos;
1. Para separar los elementos de una enumeracin, salvo los que vengan
precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u:
Es un chico reservado, estudioso y de buena familia.
Acudi toda la familia: abuelos, padres, hijos, primos, etc.
Si la enumeracin entera acta como sujeto de la oracin o complemento verbal
y va antepuesta al verbo, no se pone coma detrs del ltimo: El perro, el gato y el
canario son animales domsticos.
Dos oraciones coordinadas con y o ni se separan por coma si tienen distintos
sujetos: Se me hacen muy largos los das, y temo no verte ya.
Si el sujeto es el mismo, normalmente no se pone coma, aunque podr colocarse
si la primera oracin es muy larga o cuando hay posibilidad de ambigedad:
Mi hermana estuvo con Ins y Elena y tus primos llegaron despus.
(Quin lleg despus?)
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3. Se pone punto y coma detrs de cada uno de los elementos de una lista o
relacin cuando se escriben en lneas independientes y se inician con minscula,
salvo detrs del ltimo, que se cierra con punto.
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que sea posible, debern utilizarse las comillas angulares, alternando las dems
en ese orden, cuando dentro de un texto entrecomillado sea necesario utilizar de
nuevo comillas:
Al llegar al coche deportivo, Lola susurr: Vaya "cacharro" se ha
comprado Toms.
Se utilizan las comillas en los siguientes casos:
1. Para reproducir citas textuales: Sus palabras fueron: Por favor, el pasaporte.
Cuando la cita es extensa y constituye uno o varios prrafos, puede aparecer
sangrada y con un cuerpo de letra menor, pero ya sin comillas; no obstante,
tambin puede usarse la letra cursiva cuando la cita sea larga.
Un texto literal dentro de un enunciado indirecto es aceptable siempre y cuando
no se incumpla alguna de las condiciones impuestas por el estilo indirecto, como,
por ejemplo, la correlacin de tiempos verbales. No sera aceptable un enunciado
como el siguiente: La resolucin indicaba que no hay indicios de infraccin en la
actuacin de la mercantil.
2. Para expresar que una palabra o expresin es impropia, vulgar o de otra
lengua, o que est usada con sentido irnico o figurado.
3. Para destacar sobrenombres, alias o apodos.
4. Para enmarcar el significado de una palabra, cuando se comenta o se aclara:
Tirar la toalla significa rendirse.
5. Para enmarcar los ttulos de artculos, noticias o trabajos: Nuestro trabajo se
llama Dieta mediterrnea y salud.
6. No es aconsejable entrecomillar los nombres propios de instituciones,
organismos, etc., pues estos se escriben siempre con mayscula y esta marca
hace innecesarias las comillas.
Los signos de puntuacin correspondientes al perodo en el que va inserto el
texto entre comillas se colocan siempre despus de las comillas de cierre.
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1. La memoria a corto plazo, que registra el sentido del mensaje. Esta memoria
tiene una capacidad y una duracin limitadas: de 8 a 20 segundos, durante los
cuales procesa una cantidad de palabras que oscila entre quince y veinticinco,
segn la capacidad del lector y su nivel cultural. Ms all de esos lmites, la
informacin se pierde. Para evitar esa prdida, es aconsejable ceirse a esas
longitudes de la oracin.
2. Una vez percibido el mensaje, la secuencia se almacena en la memoria a largo
plazo. El lector retendr e incorporar esa informacin a sus conocimientos si
puede relacionarla con los que ya posee.
Por estas razones, las oraciones deben ser cortas y bien construidas (lo que
favorece la accin del primer nivel de la memoria), y las palabras, sencillas y
precisas y adaptadas al lector (para conseguir que el segundo nivel de la
memoria las incorpore a sus conocimientos generales).
Son varios los recursos que, por descuido o costumbre, alargan las oraciones,
muchas veces sin necesidad: palabras largas en sustitucin de ms concisas
(que hemos visto en el captulo anterior); adjetivacin innecesaria; locuciones
preposicionales que sustituyen a las preposiciones sencillas; frmulas y muletillas
caractersticas del lenguaje administrativo; y abuso del gerundio que empalma
oraciones que deberan ser independientes.
2.1. Adjetivos innecesarios
El uso del adjetivo en el lenguaje administrativo debera caracterizarse por la
sobriedad, puesto que se trata de un lenguaje tcnico y objetivo, en el que no
tienen lugar la subjetividad ni la implicacin personal del redactor.
Sin embargo, dado que el adjetivo se ajusta bien al afn detallista y minucioso del
lenguaje administrativo, no siempre se utiliza con moderacin. Puede aparecer
solo o agrupado con otros adjetivos sin nexos, cuya reiteracin acaba por
consolidarlos en un orden fijo e inalterable: autoridad administrativa competente;
da siguiente hbil; junta general extraordinaria; normas legales aplicables,
procedimiento administrativo comn
La proliferacin de sustantivos, consecuencia del estilo nominal, atrae a los
adjetivos, cuyo uso a veces es superfluo, debido a la inclinacin del lenguaje
administrativo por la amplificacin: autoridad competente, legislacin vigente.
La falta de sobriedad en el empleo de los adjetivos tambin se manifiesta en la
anteposicin de adjetivos normalmente especificativos, con lo que el texto tiende
a la expresividad ms que a la objetividad y acaban por convertirse en frmulas
invariables: preceptiva autorizacin, oportuno expediente, vigente legislacin, el
debido trmite, urgente necesidad, cumplida cuenta...
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ALTERNATIVA
segn
segn
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en materia de
en virtud de
a efectos de
caso de
como consecuencia de
con el fin de
en funcin de
en orden a
sobre
por
para
si
por
para
segn
para
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3. LA IMPERSONALIDAD
Nuestra lengua dispone de un conjunto de posibilidades que permiten ocultar
parcial o totalmente al agente de las acciones. Este ocultamiento del agente se
produce cuando no es conocido, es irrelevante mencionarlo o interesa destacar
ms otro elemento de la oracin.
Los recursos lingsticos de que pueden servirse los hablantes son
esencialmente tres: la voz pasiva, la pasiva refleja y la impersonalidad. A
continuacin comprobaremos cmo se produce la gradual desaparicin del sujeto
real, desde la oracin activa hasta la pasiva refleja.
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ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO
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ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO
DESARROLLO DE OBJETIVOS
UNIVERSIDAD DE MURCIA
N. Ref.: SCA-23/2012
Asunto: exclusin de solicitud
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3.1. Encabezamiento
Es la parte superior del documento. Desde el punto de vista de la atencin visual,
es el lugar donde primero se fija la vista del lector; por esa razn se reserva este
espacio para la informacin bsica que sintetiza elementos fundamentales del
documento: identificacin corporativa del emisor, informacin sinttica del
contenido e identificacin del destinatario.
El encabezamiento aparecer en todos los documentos que deban estar
formalizados, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos.
En l debe constar el ttulo y el nmero clave de identificacin del expediente.
Partes del encabezamiento
1. Cabecera impresa. Es la franja superior del documento donde aparecen el
escudo o el logotipo que identifican corporativamente al emisor, as como
informacin referida a los organismos y rganos de segundo orden, direccin
postal y electrnica, segn las normas de imagen institucional de cada
Administracin.
2. Ttulo. El ttulo es el resumen del documento. Es obligatorio en los documentos
que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios
sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de documento,
su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
Caractersticas del ttulo
Resumir de forma concisa el tipo de documento y su contenido esencial.
Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes
Informe sobre compatibilidad de puesto en el sector privado
Oficio de subsanacin de la solicitud
Debe estar situado en sitio visible y fcilmente identificable. El lugar idneo
ser inmediatamente despus de la cabecera
Destacar del cuerpo por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).
Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes
OFICIO DE SUBSANACIN DE LA SOLICITUD
No ocupar ms de una lnea, si es posible; de lo contrario, pierde eficacia.
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No se utilizarn abreviaturas.
b) Rbrica.
c) Nombre y apellidos. Tras la rbrica se escribirn los nombres y apellidos de la
persona que ocupa el cargo. En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura
Fdo.; tampoco se debe colocar punto tras el nombre.
d) Delegacin. Cuando se acta por delegacin de competencias, de firma u
otras circunstancias, el orden ser el siguiente:
- Cargo que tiene atribuida la competencia
- Circunstancias concretas de la delegacin, indicada con la abreviatura que
corresponda (P. D.)
- Cargo de quien formaliza el documento
- Norma que atribuye la delegacin
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El Consejero
P.D., la directora general del Medio Rural
(Orden de 13 de febrero de 2012)
Rbrica
Nombre y apellidos
e) Sello. Es un signo con fin validador. Se estampa por lo general junto a la firma
del autor jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella por la
izquierda. La introduccin de firmas electrnicas y otros cdigos han modificado
su forma, pero no su funcin.
DOCUMENTOS
DE LOS CIUDADANOS
DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN
solicitudes,
recursos,
AL
DIRIGIDOS A LA
ADMINISTRACIN
DIRIGIDOS
CIUDADANO
DOCUMENTOS
NORMATIVOS O DE
DECISIN
Genricos o dispositivos
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Individuales
de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS
de juicio
de transmisin
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE INICIACIN
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE INSTRUCCIN
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE TERMINACIN
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DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, rganos o entidades
resoluciones
acuerdos
notificaciones
publicaciones
oficios
notas interiores
cartas
citaciones
convocatorias
actas
diligencias
certificados
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento
administrativo
informes
propuestas
dictmenes
Junto con los elementos comunes vistos en apartados anteriores, sus elementos
estructurales son:
a) Antecedentes. Introducen de forma resumida informacin sobre la forma de
inicio del procedimiento, solicitud externa u rgano que lo inicia, cuando sea de
oficio. Ejemplos:
b) Hechos (o tambin parte expositiva, relacin de hechos). Contiene los
diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripcin minuciosa de los hechos aparecer solo en las resoluciones o
acuerdos que deban ser motivados.
c) Valoracin jurdica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la
valoracin de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos,
doctrinales o jurisprudenciales que les son aplicables.
Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivacin, un requisito
con que se garantiza que la decisin adoptada se ajusta a derecho y posibilita el
control jurisdiccional de los actos de la Administracin.
d) Competencia. Esta parte identifica las normas que atribuyen la competencia al
rgano administrativo para poder actuar y decidir, y suele acompaar a la
mencin de las normas en la motivacin.
e) Decisin (parte dispositiva). Expresa la declaracin de voluntad concreta que
adopta el rgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.
La decisin puede incluir tambin una serie de condiciones cuyo cumplimiento es
esencial para la eficacia de la resolucin. Segn su extensin, podr incluirse en
la misma parte dispositiva o en un apartado especfico convenientemente
destacado.
f) Recursos. Informan al ciudadano de cmo puede impugnar la decisin
adoptada si no est conforme con ella. La informacin expresar con la mayor
claridad posible y con orden la naturaleza del acto (definitivo o no en la va
administrativa), qu tipo de recurso puede interponer, ante qu rgano, en qu
plazo y otros posibles efectos.
4.2. Documentos de transmisin
Son documentos de transmisin todos aquellos que comunican actos, la
existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a otras personas,
rganos o entidades.
Se pueden clasificar teniendo en cuenta el contenido normativo o no del acto
comunicado. De acuerdo con esto, se pueden dividir en dos subcategoras:
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Notificacin
Comunican actos de decisin
Publicacin
Comunican actos no
decisivos
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SALUDA
al profesor ........ y le agradece la colaboracin prestada por
la institucin que preside, en las Jornadas sobre Agua y
Medioambiente, organizadas en Murcia, los das 22 y 23 de
noviembre de 2005.
Nombre
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La certificacin
Es el documento con que el funcionario responsable da fe de un hecho, del
contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos,
registros, libros de actas, etc.
Consta de las siguientes partes:
Ttulo descriptivo del objeto de la certificacin y el encabezamiento donde
se identificar el nombre y los apellidos, el cargo y el organismo al que
pertenece quien la emite.
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ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO
1. APROVECHAR LOS MEDIOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS
Se pueden aprovechar los distintos recursos tipogrficos (cuadros, listas, tablas,
distintos tipos de letra [negrita, cursiva,], subrayados, maysculas para
destacar partes del texto
Qu es lo que debe destacarse?
Lo que pueda ayudar al lector a comprender mejor el texto.
Pero con mesura: si se destaca todo, el efecto pierde eficacia.
Mejoran la memorizacin
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ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO
DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
Los documentos no solo se leen: tambin se ven. Ello obliga a considerar de
manera complementaria la composicin formal de los documentos para que su
lectura sea cmoda y atractiva para el lector.
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Tipos de letra
Los tipos de letra son los recursos diacrticos tipogrficos o variaciones que una
familia de letra puede experimentar, por su forma, figura, tamao o grosor, en
relacin con la letra redonda normal. Los ms comunes en la composicin de los
textos son:
1. Redonda. Es el tipo normal no marcado. Se escribe derecho y circular, y se
utiliza para componer el texto general.
2. Cursiva. Letra inclinada, a imitacin de la escritura manual. Conviene evitar el
uso de la cursiva en todo el texto porque deja menos espacio entre caracteres y
dificulta su legibilidad.
Sus usos principales son:
Reproducir una cita textual que, por su extensin, vaya
destacada en prrafo independiente.
Este uso es alternativo, pues en las citas extensas pueden
emplearse tambin otros mtodos como las comillas, el
aumento del sangrado y la reduccin del tamao de la letra.
Escribir las palabras extranjeras o los trminos no recogidos
en el Diccionario de la Real Academia.
Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una funcin
especial dentro del texto. Ejemplo:
el trmino resolucin se emplea en este caso con
el sentido de forma de terminacin de un
procedimiento.
Indicar alguna advertencia en los textos que, adems,
debern ir entre parntesis; ejemplo: contina en la pgina
siguiente.
La denominacin completa de las leyes y normas que se
citan, para destacarlas as del resto del texto.
Para destacar los ttulos de publicaciones (diarios oficiales,
diarios, obras literarias, cientficas, tcnicas, revistas, etc.).
Las letras a), b), c) que encabezan los apartados dentro de
un prrafo.
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3. Negrita. Del mismo tamao que la redonda mayscula o minscula, pero con
trazo ms grueso. Sus usos ms comunes son los siguientes
Para destacar los ttulos, subttulos y epgrafes, siempre que no coincida
con otros recursos tipogrficos (p. ej. mayscula y negrita, negrita y cursiva,
negrita y subrayado).
Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime
necesario (plazos, palabras claves
Para destacar la accin principal del documento.
4. Versalita. Letra mayscula de igual tamao que la minscula, normalmente un
tamao dos puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del
escrito. En los documentos administrativos su uso est restringido a los casos en
que se haya de utilizar numeracin romana o bien para algunos casos de
antefirma e identificacin con nombre y apellidos del firmante en documentos de
transmisin como las notificaciones. En el campo bibliogrfico tiene otros usos.
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Las palabras o frases que aparecen en las cubiertas y las portadas de los
libros impresos, as como los ttulos de cada una de sus divisiones internas
(partes, captulos, escenas, etc.).
En textos jurdicos y administrativos, el verbo que representa el objetivo
fundamental del documento: CERTIFICA, EXPONE, SOLICITA...
Tras los dos puntos que cierran los epgrafes o subttulos de un libro
o documento, o los elementos de una enumeracin en forma de lista,
cuando el texto explicativo que los sigue comienza en la misma lnea:
Son tres las caractersticas que debe reunir la comunicacin eficaz:
Claridad: Se trata de un requisito esencial que consiste en que lo
escrito se entienda sin dificultad.
Precisin: Un requisito exigido por el contexto formal de la
comunicacin administrativa.
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6. FORMATO DE LA PGINA
Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los
contenidos y al tono del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en
blanco son tan importantes como en texto en s porque, segn los dispongamos,
el texto ser ms esttico y su legibilidad ser ms alta.
Los mrgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una
pgina y la parte escrita o impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para
dar un aspecto desahogado y limpio al documento.
Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. As,
el izquierdo oscila entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3
cm. El margen superior es algo menor que el inferior.
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DESPUS DE LA REDACCIN
1. RELEER EL TEXTO
Despus de dejarlo reposar, aparecen ms claras cosas que corregir o que
redactar de nuevo.
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EL CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico es un medio de comunicacin que se extiende en las
comunicaciones formales como sustituto de las notas interiores y otros
documentos de transmisin.
Merece la pena dedicarle atencin para manejarlo convenientemente.
1. DESCRIPCIN Y CARACTERSTICAS
Es una herramienta electrnica que permite enviar y recibir cualquier tipo de
informacin por Internet. Una de sus ventajas es que junto al texto escrito como
mensaje, se pueden acompaar documentos, imgenes, archivos sonoros...
Este medio ha adquirido gran importancia en las relaciones personales y
profesionales, desbancando a otros medios hasta ahora habituales como el fax,
el correo postal o el telfono.
Sus caractersticas son tambin sus ventajas:
Rapidez y velocidad: el correo puede llegar en cuestin de segundos a
cualquier parte del mundo.
Coste: una vez extendida la banda ancha, su coste es mnimo en
comparacin con las llamadas convencionales de telfono o el correo
normal.
Adaptabilidad: permite adjuntar archivos de texto de imagen o de otro tipo.
Tambin se puede enviar un mensaje a una persona en concreto o a un
grupo de personas (mediante las listas de distribucin) y reenviar un
mensaje.
2. CRITERIOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRNICO
Es preferible un correo electrnico que una llamada o un escrito?
La eleccin de un medio u otro de comunicacin depende, en la actividad
profesional, del grado de formalidad de la informacin que queremos enviar, de la
materia, de la conveniencia de su constancia por escrito o de la posibilidad de
interactuar con el destinatario. La ponderacin de estas circunstancias
determinar que nos inclinemos por facilitar la informacin en un documento
escrito de tipo convencional, que formulemos una llamada telefnica para
intercambiar opiniones o que recurramos al correo electrnico.
Hasta que no se generalice la implantacin de los sistemas electrnicos de
autenticacin de firma, el correo electrnico queda limitado a las comunicaciones
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