PGI-9 1lWSl3

La evaluacin archivstica
de los documentos que
contienen informaciones
personales:

un estudio del RAMP

con directrices

ProgramaGeneralde Informacin y UNISIST

Organizacib de las NacionesUnidas
para la Educacin,la Ciencia y la Cultura

Pars, 1991

original: Ingles

PGI-9 l/wS/3
Paris, abril de 1991

LA EVALUACION ARCHIVSTICA DE LOS DOCUMENTOS

QUE CONTIENEN INFORMACIONES PERSONALES:.
UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

Preparadopor
Terry Cook

ProgramaGeneralde Informacin y UNISIST

Organizacinde las NacionesUnidas
para la Educacin,la Ciencia y la Cultura

Asiento recomendado:
Terry Cook
La evaluacin archivhtica de los documentos que contienen informaciones personales: un
estudio del RAMP con directrices / preparadopor Terry Cook [para el] Programa General de
Informacin y UNISIST. - Par&, UNESCO, 1991. - 84 pginas,30 cm. - (PGI-91/WS/3)
1

- Ttulo

II

- UNESCO. ProgramaGeneral de Informacin y UNISIST

III - Programa de Gestin de Documentosy Archivos (RAMP)

0

- UNESCO, 1991

PREFACIO
A fin de ayudar a los Estados Miembros, especialmentea los paises en.desarrollo, a
atender sus necesidadesen los campos especializadosde la Administracin de Archivos y la
Gestin de Documentos, la Divisin del Programa General de Informacin ha organizado un
Programa de Gestin de Documentosy Archivos @AMP).
Los objetivos generalesdel RAMP son:
- crear conciencia y fomentar el conocimiento, entre los gobiernos de los Estados
Miembros, de los valores y la utilidad de los registros y archivos como recursos de
informacin bsicos;
- ayudar a los paisesy a las regiones,previa solicitud, a organizar y elaborar sistemasde
gestin de registros y archivos asf como los servicios necesarios para una plena
utilizaci6n efectiva de estosrecursosde informacin bsicos;
- promover el progreso y la difusin de conocimientos, y colaborar en esta labor,
mediante la formacin de profesionales especializadosen la gestin de archivos y
registros, que es la base de una poltica adecuadade archivos y de un desarrollo
armonioso de estaciencia.
Las actividades del RAMP giran en tomo a las siguientes materias: desarrollo de
infraestructuras;formacin y educacin;proteccin del patrimonio de archivos; promocin del
desarrollo y la aplicacin de tecnologfas modernas de informacin asf como investigaciones
sobre la teorfa y la practica de la gestin de archivos.
El presente estudio se ha preparado por contrato con el Consejo Internacional de
Archivos (CIA) y est destinado a ayudar a los especialistasencargadosde documentos que
contienen informaciones personales.Se define la expresin informaciones personales y se
anahzanlas caracterfsticasde los documentosque las contienen,prestndoseespecialatencin
a los documentos de personal de los funcionarios gubernamentales.La evaluaci6n de esta
parte importante de nuestra memoria colectiva tropieza con numerososproblemas para los
que se brinda en el estudio una orientacin general. Se presentan un modelo conceptual
(macroevaluaci6n) y su aplicacin en la labor practica de archivos. El estudio concluye con
un resumenmuy til de las directricesy una bibliografa selecta.
Cualquier comentario o sugerencia respecto del presente estudio deber& dirigirse a:
Divisin del Programa General de Informacin, UNESCO, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris,
Francia. Otros estudios preparadospor el Programa RAMP pueden solicitarse tambin a la
.
misma direccin.

INDICE
l?&im
PROLOGO.................................................................................................................

iv

INTRODUCCION .....................................................................*......................

1.

- Importancia de los documentosque contieneninformaciones personales

- Problemasque planteanlos documentosque contieneninformaciones
personales
- La evaluaciny susdificultades
- Finalidad del presenteestudio
- Limitaciones del estudio
2.

LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIONES

PERSONALE: DEFINICIONES, CARACTERISTICAS
Y CATEGORIAS ESPECIALES .........................................................~.....~......

10

- Introduccin
- Terminologa archivsticautilizada en el estudio
- Definicin de informacionespersonales
- Caracterfsticasde los documentosque contieneninformaciones
personales
- Categorfasespeciales,I: Documentosesencialesque contienen
informaciones personalesy requierenuna conservacinpermanente
- Categorasespeciales,II: La evaluacinde los ficheros de personal
de los funcionarios
- CategorasEspeciales,IIk Polftica de evaluacin,
genealogay valor informativo
3.

UN MODELO TEORICO ...................f.............................................................

- Introduccin
- El fracasode la evaluacin tradicional de archivos
- La evaluacin: de lo material a lo conceptual
- Hacia la elaboracinde un modelo: dinmica de la evaluaciny
dinmica societal
.
- Modelo de evaluacin para la interaccin ciudadano-Estado
- Conclusin

24

4.

METODOLOGIAS, CRITERIOS Y OPCIONES DE EVALUACION .............

41

- Introduccin
- El mtitodo de evaluacinglobal
- Evaluacin de ficheros de casos:Normas generales
- Evaluacin de ficheros de casos:Criterios especificos
- Evaluacin de ficheros de casos:Asuntos practicosy de conservacin
- Opcionesde evaluacin
- El muestreo: rasgosgenerales
- Conclusin

.. .
-lll-

5.

DIRECTRICES .................................................................................................

61

APENDICE:
EL PROYECTO DEL FBI DESDE EL PUNTO DE VISTA
DE LA EVALUACION .............................................................................................

69

BIBLIOGRAFIA SELECTA ......................................................................................

71

- iv PROLOGO
Este estudio contiene orientaciones para que los archiveros y administradores de
documentos, en especial del sector pblico, puedan efectuar la evaluacin archivstica de los
documentos que contienen informaciones personales. Su objetivo en proponer medidas
apropiadas para limitar una de las causasprincipales de la acumulacin de documentos a que
deben hacer frente los administradoresy documentalistas,sin,atentarpor ello contra la calidad
de sus archivos. As pues, el estudio se centra casi exclusivamenteen los documentosen papel
(o textuales) que, generalmentereunidos en series de ficheros de casos, constituyen la masa
documental ms voluminosa de las administracionespblicas del siglo XX.
El estudio se refiere a un aspectode la administracinde archivos y documentos que no
cuenta con una teora y una practica bien desarrolladas.Por consiguiente, se ba procurado
preparar un modelo y unas directrices aplicablesuniversalmente.Las normas presentadasno
estaranal alcancede todos los archivos, en especialde los que carecende fondos suficientes y
tienen una masa de documentos atrasadosen espera de tratamiento, pero la aplicacin del
modelo y las directrices debiera permitir a todos los archivos, cualquiera sea su nivel, elaborar
criterios de evaluacin,metodologfasy opcionesaplicablesa suscircunstanciasconcretas.
El estudio se divide en cinco partes principales. En un captulo de introduccin se
pone sucintamente de relieve el valor que tienen para la investigacin los documentos con
informaciones personalesy los problemas que plantea su tratamiento. Tambi6n se aclaran el
tema especfico y las limitaciones del presenteinforme. El segundo capitulo comienza con la
definicin de los principales t&minos archivfsticos utilizados en el estudio, que puede ser
especialmente til para los lectores que no pertenecen a una comunidad archivstica de
Amrica del Xorte o de lengua inglesa. En la parte principal de este captulo se definen las
informaciones personales y las caracterfsticas de los documentos que las contienen. Se
examinan tambin tres categorasespecialesde estos documentos:los registros de personal de
los funcionarios pblicos; los tipos esenciales de documentos que deben conservarse
permanentementey en todos los casos; y los documentos frente a los cuales el archivero se
encuentra con las manos atadas por razones polfticas o de otro tipo. En el Capftulo 3 se
presenta un modelo terico o conceptual para evaluar todos los dems tipos de documentos
con datos personalesque los archiverosdebencategorizar para establecerel valor que puedan
tener en el futuro. Este modelo constituye el eje del presenteestudio; al situar los documentos
que contienen informaciones personalesen un contexto social ms amplio, permite que los
amhiveros efecten una especie de macroevaluaci6n con objeto de seleccionar los
documentos ms importantes entre los miles que produce una administraci6n pblica moderna.
Sin este marco conceptual, las directrices practicas de evaluacin camcerian de una base
slida. En el Capitulo 4 se ofrecen criterios de evaluacin, metodologas y opciones que
permiten poner en prctica el modelo conceptual. Tambin figuran cuestionespmcticas y de
conservacin relacionadascon la evaluacin de los documentos que contienen informaciones
personales.Por ltimo, en el Captulo V se resumenlos aspectosesencialesdel estudio en una
serie de directrices y se menciona la seccin del texto donde se las estudia. Por ltimo, se
incluyen un ap6ndicey una bibliografa
Muchas personas participaron en el nacimiento de este estudio. Michael Roper,
Secretario Generadel Consejo Internacional de Archivos, organiz6 y presidi una reunin de
un grupo de expertos en Coblenza, Repblica Federal de Alemania, que bajo su presidencia

-V-

debati, durante ms de dos dfas, en marzo de 1989, los problemas que plantean los
documentos con informaciones personales. Siegfiied Bttner prepar para esa reunin un
documento de base, La evaluacin de los documentospblicos que contienen informaciones
personales:Ensayo sobreun problema por resolver. Terry Cook fue el relator de la reunin de
Coblenza. Participaron en los debates los siguientes archiveros: Siegfiied Bttner,
Bundesarchiv, Repblica Federal de Alemania, Ten-y Cook, National Archives of Canada;
Joergen Marthinsen, Riksarkivet, Noruega; Gerard Naud, Archives nationales de France;
Trudy Peterson,National Archives and RecordsAdministration, EstadosUnidos de Amrica; y
Michael Roper, Public Record Office, Reino Unido. Henning Bauer, socilogo de la
Universidad de Colonia, Repblica Federalde Alemania, asisti tambin a los debates.
Los archiverosque participaron en los animadosdebatesde Coblenza no ~610aportaron
muchasde las ideas que figuran en el presenteinforme, sino que tambin comentaron las notas
que tom durante las reuniones,me facilitaron ejemplaresde diversos informes y bibliograffas
pertinentes y examinaron el manuscrito. A todos ellos, mi profundo agradecimiento por las
ideas, consejos y aliento que me prodigaron. Trudy Peterson, en especial, me proporcion
materiales y amplios comentarios. Michael Roper describi adecuadamenteel ambiente de la
reunin en los siguientes t&mi.nos: Resulta muy alentador que un grupo integrado por un
norteamericano,un canadiense,un ingk?s,un francs,un alemny un noruego pudiera resolver
la contradiccin que pare& existir entre el pragmatismopropio de inglesesy norteamericanos
por una parte y, por otra, las aspiracionestericas de los representantesde Europa continental,
y producir asi directrices universalmenteaplicables1.En efecto, se trat de una reunin muy
positiva y esperoque el afan de cooperacinque la presidi se refleje en el presenteinforme.
Deseo expresarademasmi gratitud a otros cinco colegasque leyeron el manuscrito en su
primera versin y me formularon valiosos comentarios y sugerencias: Gordon Dodds,
Provincial Archives of Manitoba, Canad; Luciana Duranti, Univt~sity of British Columbia,
Canad; Robert Hayward, Treasury Board Secretariat, Gobierno de Canad; Tom Nesmith,
National Archives of Canada; y Helen Samuels, MassachusettsInstitute of Technology,
Estados Unidos de Amrica. Sus comentarios profundos y estimulantes me permitieron
introducir muchascorreccionesen la versin definitiva. La segundaversi6n fue examinadapor
tres colegas de los National Archives of Carrada,quienes a su vez formularon comentarios
sobre el fondo y el estilo: Ed Dahl, CandaceLoewen, y Sheila Powell. Tambin quiero dar las
gracias a Lee McDonald, de los National Archives of Canada, por la oportunidad que me
brind de representar a Canad en la reunin de Coblenza, y a Eldon Frost, de la misma
institucin, por conseguirmedos semanasde vacacionespara que pudiera redactar la primera
versin del estudio.
Pero mis expresionesde agradecimientopor la valiosa ayuda que he recibido quedarian
incompletas sin la mencin especial de Siegfried Bttner. Su documento de base, al que se
sumaron numerososy atinadoscomentariosdurante la reunin de Coblenza y despusde ella,
constituye la fecunda semilla del presente informe. Las ideas de Siegfried Biittner sobre el
contexto social en que se efectala evaluacinarchivstica se reflejan en muchasde las p&inas
que siguen.
Terry Cook
Ottawa
Agosto de 1990

-ti.

1.

Michael Roper, Intemational Developments in Records Management, Records

ManagementBulleti 31 (abril de 1989), pg. 4.

1. INTRODUCCION
.
.
portanua de los documentos aue contienen informaciones personales

1. Un destacado archivero canadienseha dicho que de todos los bienes nacionales, los
archivos son los mas valiosos. Son el regalo que una generacinhace a otra, y el cuidado que
les prodiguemos es fndice de nuestro grado de civilizaci6n~. En este siglo, el volumen de ese
regalo se ha acrecentadode manera espectaculary en proporcin directa al aumento de las
interacciones entre el ciudadano y el Estado moderno. Debido al auge de la administracin
pblica, en los registros de nuestra poca aparecenconstantementeinformaciones sobre los
ciudadanos,creadaspor ellos o relativas a los mismos. La historia de nuestra civikaci6n no
puede escribirsesin estos registros que contienendatos personales;de ah la necesidadde que
los archiveros conserven los documentos ms importantes que son nuestro regalo a las
generacionesfuturas. Ademas de su valor administrativo primordial en el organismo que les
dio origen, esosdocumentostienen valor para los archivos por cuatro razonesprincipales.
2. Algunas categorfasde documentoscon informacionespersonalesprotegen los derechos
de los ciudadanos. Los archivos empezaron a constituirse hace milenios con el objeto de
garantizar los derechos del soberano, pero en nuestras actuales sociedadesdemocrticas, el
soberano es el pueblo. Cabe citar numerosos ejemplos de utilizacin de archivos con
informaciones personalesen apoyo de los derechosfundamentalesy jurfdicos del pueblo: las
reclamacionesterritoriales de los pueblosindgenas,la compensacina las vctimas de guerra u
otros excesosestatales,la documentacin de intrusiones ilegales o contrarias a la tica por
parte del Estado moderno en las vidas de los ciudadanos(experimentossecretosdelavado de
cerebro, exposicin de soldados o ciudadanosdesprevenidosa riesgos nucleareso qufmicos,
mtodos inaceptables de policia o de espionaje, etc.). Los archivos que contienen
informaciones personalespermiten tarnbien desenmascararla tirana o las actividades ilegales
de los dirigentes; las actividades de Kurt Wakiheim y de Ferdinando Marcos durante la
Segunda Guerra Mundial se descubrieron gracias a los ficheros que les concernan. Esos
documentos constituyen una fuente valiosa para demostrar la responsabilidad de la
administracin pblica y resultan por tanto indispensablespara el proceso democrtico. Ello
quiere decir que, aun habiendodesaparecidola funcin primaria u original para la que fueron
creados,esosdocumentostienen un valor administrativo. Los archivos creadospor un motivo
puedenser necesariospara la administraci6npblica por otros motivos totalmente imprevistos.
Limitemonos a citar un ejemplo: los documentos producidos en Canad para controlar la
reinstalacin forzosa de ciudadanosde origen japons durante la SegundaGuerra Mundial han
servido cuarentaaosdespuspara pagarcompensacionesa las personasas desplazadas*.
3. Los documentos que contienen informacionespersonalesson el eje de la nueva historia
social basada en las teoras de la escuela de los Annales3. Hasta ahora, la labor de los
historiadores y de especialistasde otras disciplinas se ha centrado en sociedadesdel pasado
recurriendo a archivos (mucho menos voluminosos) que contienen informaciones personales
procedentes de otras pocas. Los estudiosos de maana llevaran a cabo investigaciones
similares gracias a documentos que se estn produciendo en la actualidad. Las pautas y los
temasque se descubranen esasinvestigacionesno ~610enriquecernnuestravisin del pasado,
sino que, ademas,nos pondr& al corriente de la dinmica y los mecanismosde la sociedaden
que vivimos. De ah la necesidadde que los archiveros conservenen cantidad suficiente los
documentos de ese tipo para que las generacionesfuturas puedan utilizarlos como parte de su

PGI-91/WS/3 - pag. 2
patrimonio. Sin estos tipos de registro se podr contar la historia de los gobiernos, pero no la
del pueblo. En una palabra, algunas categoras de archivos que contienen datos personales
poseen, desde el punto de vista de la investigacin histrica, un potencial extraordinario que
las convierte en parte esencialde nuestramemoria colectiva en una era democrtica.
4. Los documentos que contienen informaciones personalespueden tambin adquirir gran
importancia para el desarrollo y la evolucin de las polticas pblicas. Los ficheros de casos
constituidos con el paso del tiempo proporcionan los datos longitudinales y demognficos
necesariospara evaluar la validez del cambio y la necesidadde modificar las polticas, los
programas y las actitudes. La actitud de la administracin pblica con respecto a la mujer, los
jvenes, los emigrantes, los presos, los pueblos indfgenas,los pobres y los diferentes grupos
tnicos, tribales y religiosos, por ejemplo, ha experimentado grandescambios en los ltimos
decenios. La investigacin sociol6gica sobre esos cambios puede contribuir a mejorar las
actitudes y los servicios relativos a esos grupos, reducir la discriminaci6n y los prejuicios y
poner a prueba, naturalmente, las hiptesis acadmicasbsicas acerca del origen de esas
actitudes y servicios4. Ms en general, la influencia de las polticas estatales de impuestos,
subsidios econmicos y becas de investigacin puede evaluarseanalizando los amhivos que
contienen informaciones personaW.
5. Esos archivos son tambin, evidentemente,la base de las investigacionesgenealgicas.
En un mundo cada vez ms annimo, la gente se interesacada vez ms por descubrir sus races
y establecer un vinculo personal con el pasado; la importancia creciente-de esa bsqueda
obligara a los archivos a conservar un numero mayor de documentos que contengan
informaciones personales.
6. Hemos reseadoel valor social mltiple de los documentosque contienen informaciones
personales.Empero, los archiveros de organismos pblicos no han tenido la costumbre de
conservar los ficheros de casos,juzgando que era suficiente conservar una muestra de los
documentos. El valor que esos documentos presentan para la investigacin y las maneras
nuevasde tratar la informacin que brinda la informtica constituye un desafo para que los
archiverosestablezcannuevoscriterios de adquisicin y selecci6n6.
Problemzggaue m

.
.
.
los documentos aue contienen
mformaaones
perso~

7. En la definicin de esos nuevos criterios de evaluacin, el problema principal es la

enorme cantidad de documentoscon informacionespersonales.En la actualidad, el nmero de
documentos de todo tipo ha aumentadode manera explosiva, contengan o no informaciones
personales.Los archivos nacionalesde Francia han decidido conservardocumentosdel periodo
1945-1960, cuyo numero iguala el de los documentos procedentes de los cuatro siglos
precedentes.En Estados Unidos de Amrica y Canad, la cantidad de registros pblicos se
duplica cada decenio. En el Reino Unido, los documentos conservadosen 1979 en quince
departamentos principales, que ocupaban casi 1,5 millones de metros lineales de estantes,
aumentaban60 mil metros al ao. A mediadosdel decenio de 1980, se estimabaque el Estado
canadienseconservaba2,5 millones de metros de documentos escritos activos e inactivos, es
decir, unos 20 mil millones de pginasde informacin. Tambin en Canad,la totalidad de los
ficheros de casos de inmigracin posteriores a 1945 representan el triple de todos los
documentos conservados en los archivos nacionales de Canad relativos a todas las
dependenciasdel Estado durante ms de un siglo. Y el crecimiento se acelera:los documentos
de los gobernadoresdel Estado de Illinois en el siglo XIX ocupan 280 decimetros cbicos; los

PGI-91nVSI3 - pg. 3
gobernadoresrecientes han acumulado ms de 75 veces ese volumen7. Estas cantidades de
documentos superan la capacidad de cualquier archivo. Y aunque los archivos pudieran
conservarlos,los investigadoresno apreciaranel nwtltado: una montaade papelesimposible
de describir y controlar, donde sera muy difkil o imposible ubicar informaciones tiles para
una investigacin.
8. A los descomunalesproblemas de cantidad se suman los problemas de calidad. Las
interaccionesdel ciudadano y el Estado moderno son sumamentecomplejas, estn tepartidas
en los archivos de numerososorganismosy correspondental vez a diferentesjurisdicciones de
archivos (nacional, provincial, municipal, universitario, etc.). De por s, el numero, las
dimensiones y el alcance de los organismospblicos han crecido en este siglo en grado tan
asombroso como el numero y la complejidad de los documentos que producen. Tambin
ocurre que los documentos correspondientesa un solo organismo o programa, que tienen su
origen en centenaresde oficinas, no se conservenen la sede central del organismo. Es decir
que la modificacin de los procedimientosafecta tambin a la gestin y la documentaciny, en
definitiva, a la homogeneidadde los registros*. Teniendo en cuenta ademasque en un sistema
descentralizadode ese tipo no se procede a una ubicacin sistem&ica de los documentos, se
comprende la dificultad de obtener muestras estadsticamentevalidas. Por otra parte, los
archivos modernos que contienen informaciones personalessuelen integrarse en forma de
ficheros de casos que quedan asi llenos de fotocopias, copias de circulares, formularios e
impresos de orgenesdiversos,muchasvecesprocedentesde basesde datos informatizadas.En
los ficheros de polftica se observa una carencia de documentos, pues muchas decisiones
importantes se toman por telfono, en conversacionespersonaleso de otro modo9;los ficheros
de casos, por el contrario, suelen presentar un exceso de documentacin escrita. En este
contexto, se tendr un exceso de documentacin; las decisiones esencialesrelativas a un
ciudadano estaranregistradas,pero los motivos realesen que se basala decisin (por ejemplo,
impedir que un extranjero entre en el territorio) puedenno estarlolo. Se tiene asf un resultado
contradictorio: en medio de una masaexcesivade informaciones,faltan algunasinformaciones
esenciales.
9. Se plantea otro problema de importancia que dependede la tensin fundamental entre la
conservacinen los archivos y, sobre todo, la utilizacin pblica de los documentosrelativos a
personas por un lado y, por otro, la creciente preocupacin por la proteccin de la vida
privada. Hay que recordar que las informaciones sobre las personasson informaciones que
los propios ciudadanossuministran sobresi mismos; se observauna restriccin crecientede esa
informacin y de su utilizacin por la administraci6n pblica..Un nmero creciente de paises
cuenta con leyes sobre la vida privada que limitan dr&.icamente el acopio (y mucho ms la
utilizacin) de ciertos tipos de informaciones personales por parte del Estado y, por
consiguiente, de sus archivos. Se ha llegado a prohibir la interconexin de informaciones
existentes en distintos fondos o bases de datos para obtener un perfil ms amplio del
ciudadano. Las leyes sobre la proteccin de la vida privada prohiben tambin la utilizacin de
las informaciones personalescon fines administrativos que no sean los que motivaron su
acopio. E incluso cuando se autoriza la creacin de ciertos tipos de registros de informaciones
sobre las personas, se obstaculiza la actividad del archivero porque la ley prohibe
explcitamente la transferenciade esosregistrosa los archivos.
10. Todos los archivos son, en mayor o menor grado, objeto de presiones polfticas,
explcitas por parte de los legisladoreso implcitas por parte de los grupos de presin, para que
conserven un nmero mayor de informaciones sobre las personas del que seria necesario

PGI-91nVSI3 - pg. 4
exclusivamenteen funcin de los archivos.Por ejemplo, en EstadosUnidos de AmCrica, donde
hay una fuerte tradicin militar y patritica, la administracin nacional de archivos y registros
tiene grandesdificultades, y a vecestropieza con una imposibilidad polftica, para destruir los
ficheros militares personales,por ms voluminosos y repetitivos que sean. Tambin en los
Estados Unidos, un vigoroso movimiento en favor de las libertades cvicas dio origen a la
revaluacin de los documentosdel FBI. En Canad,los archiverosfueron vfctimas de ataques
en la prensa y tuvieron que comparecer ante una comisin real creada por el Parlamento al
sospechar(equivocadamente,como luego se descubri) que se haban destruido importantes
documentos sobre inmigraci6n12.En un pals donde exista un vivo inter& por la genealogano
ser fcil destruir documentos que contengan datos importantes sobre personasaun cuando,
con arreglo a otros criterios amhivsticos, se estimara que esos documentos no presentan
mucho inters. Los archiveros de todos los paises y jurisdicciones deben prestar atencin a
estas polticas de descarte y mantener una actitud equilibrada que se apoye en una buena
teora y prctica de los archivosl3. Al mismo tiempo, deben tener presenteque, en pocas de
recursos limitados, cada documento que conserven sin necesidad en los archivos ser un
obstculo para la adquisicin y conservacinde otro documento dotado de autntico valor.
ll.
Los archiveros que deben resolver estos problemas han perdido en muchos casos el
apoyo de sus comunidadesde usuarios.No son muchos los socilogos que, con el argumento
de que un archivero no puede prever las necesidadesfuturas de la investigacin, sostienenque
correspondeconservartodos los documentos;pero muchos lamentanno disponer, por motivos
prcticos, de un registro archivstico completo. En siglos precedentes,la interaccin entre el
ciudadano y el Estado y el nmero de documentosproducidos eran mucho menoresy resultaba
posible e incluso deseableconservartodos los documentosque contenfandatos personales;la
sociedad actual consideraraque esa amplitud de espfritu constituye un despilfarro, si no una
tonterfa. Los archiveros, al igual que todos los habitantes del mundo real, deben elegir y
seleccionar14.
.,

IJII evaluaclon v sus dificultado

12. Pero esaseleccinno resulta fcil. El autor de un importante texto sobre el tema sostiene
que la evalucin es el mayor desafo profesional con que se enfrentan los archiveros15.Con
todo, la evaluacin se lleva a cabo muchas veces en forma err&ica, fragmentaria, no
coordinada e incluso accidental, con el resultado de que los documentos de archivo dan una
imagen parcial y deformada16.Ello se debe a que, al menos en el mundo de habla inglesa, la
teora de la evaluacin archivsticaest en paales.Esa teora no ha ido mucho ms al.hSde la
fase taxonmica, es decir de la categorizacindescriptiva del distinto valor de los documentos
(informacin o prueba, primario o secundario, etc.). No se ha Ilegado a un nivel donde la
investigacin de la dinmica social permita elaborar un modelo terico de la evaluacin. Por lo
tanto, la evaluaci6n se efecta muchasvecesen forma aisladamediante la aplicacin sucesiva
de esos valores taxonmicos a cada serie de documentos. (En este estudio se procura aplicar,
en cambio, un enfoque global o generaldonde las seriesse comparanen un nivel macro para
determinar cuales son las ms importantes, antes de evaluar en s cada serie de documentos.)
A causa de este vaco conceptual, los autores de un reciente estudio norteamericano sobre
teorfa archivfstica renunciaron a ocuparse del tema, sealando al mismo tiempo que la
elaboracin de un corpus de teora de la evaluacin es tal vez la necesidadms urgente que
existe en el mbito de la archiv&ica*7. Esta afirmacin, que se aplica a todos los documentos
de archivo, resulta especialmentevalida para los que contienendatos personales,habida cuenta
de los problemas que plantean. Es necesarioocuparsedel problema de la evaluacin de todos

PGI-91/ws/3 - pg. 5
los documentos,pero se afirma con razn que las informaciones personales,sobre todo cuando
se acumulan en voluminosos ficheros de casos,plantean un problema aparte que requiere un
_
tratamiento especial18.
13. Cuando se trata de evaluar documentos modernos que contienen informaciones
personales,el archivero ve su tarea considerablementefacilitada si el organismo productor de
los documentos practica una polftica de gestin adecuada.Conviene alentar a los organismos
productores de documentosen este sentido, pues un buen administrador de documentos es el
aliado natural del archivero. Uno y otro se ocupan del mismo documento en diferentes etapas
de su ciclo vital. Ambos tienen un inten?sesencial en la conservacin de documentos que
poseen un valor administrativo permanente. Ambos necesitan encuestas e inventarios de
registros fiables para establecerun cuidadosocontrol centrahzadode los documentos,definir el
diseo y la gestin de los formularios y clasificar cadadocumentoen el correspondientefichero
de manera clara, lgica y coherente. Y los dos se preocupan por lograr un tratamiento
econmico y oportuno de los documentos, ya se trate de transferirlos a un archivo o de
destruirlos (en ambos casos, tal vez despusde un periodo de almacenamientopasivo en un
centro de documentacin). Por otra parte, existen diferencias entre el administrador de
documentos y el archivero en cuanto a su inter+s dominante y su orientacin. El primero se
interesa por todos los documentos producidos; el segundo ~610puede interesarseen ultima
instancia por un 5% del total. El administrador slo debe rendir cuentas a su propia
organizacin y aplica criterios econmicosy de gestin; el archivero, sin olvidar esosfactores,
debe adoptar una perspectivamucho ms amplia teniendo en cuenta factores culturales y de
patrimonio. Pero es evidente que el archivero puede utilizar muchos de los instrumentos que
usa el administrador de documentospara contribuir a la identificacin y el traslado de un mejor
documento de archivor9.
.Finalidad del gresente estudio
14. El presente informe est destinado a proporcionar a los archiveros orientaciones para
evaluar los documentos con informaciones personales. Estas directrices constituyen una
orientacin generaly no ofrecensolucionesdefinitivas. Fijan una direccin, establecenel marco
terico para abordar y pensarpaso a pasoel diffcil problema de la evaluacin.A nuestrojuicio,
las solucionesconcretasy normas fijas relativas a los numerososaspectosde la evaluacin de
documentos con informacionespersonalespodrn llegar a establecerseen el futuro. En primer
lugar, la evaluacinde seriesde documentosde cualquier tipo, y mucho ms los que contienen
datos personales,representauna actividad subjetiva para la que no hay respuestasabsolutas
ciendficas. La evaluacin consiste muchas veces en elegir la menos mala de varias
posibilidades.En segundolugar, la situacin de cada pais ha de influir en la aplicacin de estas
directrices en funcin de las condiciones existentes en materia de tipos de registros y sus
creadores y de las tradiciones nacionales en materia de elaboracin y utilizaci6n de los
archivos, aunquelos marcos tericos y principios archivfsticosdebanen teora trascenderesos
factores. Habiendo introducido todos estos matices, subrayemosuna vez ms que, ademasde
ayudar a los archiveros a resolver de manera inmediata un problema difkil, estas directrices
estn destinadasa abrir la va a soluciones ms permanentesa medida que se las aplique y
revise a la luz de la experienciapractica.

PGI-91/WS/3 - pg. 6
~imitac!iones del estudio
15. Este estudio presentadiversaslimitaciones en cuanto a los aspectosque abarcay los que
no aborda:
.

1.

2.

a)

Se refiere exclusivamentea los documentos producidos por las administraciones

pblicas. Las observacionesy conclusionesdel estudio pueden resultar tiles para
los archiveros que evalen documentos con datos personales producidos por
empresasprivadas, universidades,sindicatos, iglesias o particulares, pero no se
refiere especfficamentea los mismos. La argumentaciny los ejemplos se refieren
siempre a archivosnacionales.

b)

Se ocupa casi exclusivamentede los documentosque contienen datos personalesy

se presentan en formato de papel (o textual). Las versiones micrograficas o
electrnicas de esos documentos ~610se mencionan en su intenelaci6n con los
documentos en papel. Asimismo se mencionan brevemente de pasada las
informaciones personalesconsignadasen mapas,fotograffas y pelculas.

Se centra nicamenteen la evaluacinde documentosque contienen informaciones

personales.No se abordan directamente cinco temas pertinentes y estrechamente
relacionados,a saber,la evaluacinen general, la gestin de los documentos y los
procedimientosde gestin, los registros legibles por m@tina, el respeto de la vida
privada y el muestreo,todos ellos tratadosen otros estudios del RAMP que no nos
proponemos repetir. Para facilitar la lectura se resumen algunas conclusiones de
dichos estudios, sobre todo en materia de muestreo, pero no se vuelven a
considerarlos analisis o argumentacionescontenidosen esosinformes.

d)

En el captulo siguiente se sealan otras limitaciones relativas a los tipos de

documentos con informaciones personalescomprendidos en el presenteestudio y
se presentandefiniciones que facilitaran el manejo del tema.

.
.
.
Arthur G. Doughty, en The Ca~&an Arclnves and ns Acttvities (Ottawa, 1924), (citado
en Archives: Mbr of C@a Past/Miroir du ws du C&
(Ottawa, 1972). La frase
de Doughty es citada con frecuenciapor los archiveroscanadiensesy est grabadaen el
pedestalde la estatuaque se le erigi en Ottawa.
Para un estudio general, veaseJudith Robert+Moore, The Gffice of the Custodian of
Enemy Property: An Gverview of the Office and Its Records, 1920-1952, khivaria 22
(verano 1986), pgs. 95-106. El programa de compensacionesa los ciudadanos de
origen japons y la intervencin de los Archivos Nacionales de Canad fueron
examinados por Nancy McMahon, Coming Full Circle: Contemporary uses of the
Records of the Gffice of the Custodian of Enemy Property, ponencia ante la
Conferencia Anual de la Asociacin de Archiveros de Canad,Victoria, B.C. 1 de junio
de 1990.

PGI-91/WS/3 - pg. 7
3.

El tema fue muy bien examinado por Tom Nesmith, Archives from de Bottom Up:
Social History and Amhival Scholarship,Archiva 14 (verano 1982), pgs. 5-26. Tom
Nesmith fue invitado a dirigir ese nmero temtico de Atchiv& que lleva el titulo de
Archives and Social History, donde figuran artfculos sobre la utilizacin de los
documentos que contienen informaciones personalesen la investigacin de problemas
sociales.Cabe citar otros dos importantes estudiosdestinadosa los archiveros:G.J. Parr,
Case Records as Sourcesfor Social History, Atchivaria 4 (verano 1977), pgs. 122136; y Peter Gillis, The CaseFile: Problemsof Acquisition and Accessfiom the Federal
Perspective,Archivaria 6 (verano 1978), pgs. 32-39. Otros artculos han versadosobre
el valor y la utilizacin de tipos especialesde documentos personalesen un contexto
archivstico; as, por ejemplo, R. Joseph Anderson, Public Welfare Case Records: A
Study of Archival Practices, Arnerican Archivist 43 (primavera de 1980), pgs. 169179; David J. Klaassen, Achieving Balanced Documentation: Social Services from a
Consumer Perspective, The Midwestem Archiy& ll (1986), pgs. 112-124, y en
especiallas pginas 118 y 119; y John C. Rumm, Working Through the Records: Using
Business Records to Study Workers and the Management of Labour, Archiva& 27
(invierno 1988-1989), pgs. 67-96. Otra perspectiva sobre la utilizacin de los
documentos de archivo figura en Michel Duchein, Jos obsm
oue se oponen al
.. .
xceso. a la um6n
y a la mferen&
de la infomci6n conservadaen los archivos,.
un estudio del RAMP (Pars, 1983), pgs. 8-10.

4.

Danielle Laberge, Information, Knowledge, and Rights: The Preservationof Archives as

a Political and Social Issue, Archiva 25 (invierno 1987-1988), pgs. 44-50. El
artculo examina estos problemas mediante documentos relativos a los delincuentes
juveniles._

5.

Cabe subrayarque las investigacionesde las polfticas pblicas se basanen su mayonlaen

las informaciones personales tomadas de esos documentos y se interesan ms, por
consiguiente,en las seriesde datos que en las seriesde documentos.De maneraanaloga,
los mtodos de investigacinque utilizan los socilogos, los encargadosde formular las
polticas pblicas y los investigadores de la escuela de los ,4nn& en materia de
evaluacin de las informaciones personales no son equivalentes a los mtodos de
investigacin y evaluacin que utilizan los archiveros; el intercambio podrfa resultar,
_
empero, fecundo.

6.

Parr, Case Records,,&&ivaria, pg. 136.

7.

Con respecto a Francia, Estados Unidos y Canad, vase Caro1 Couture y Jean-Yves
Rousseau, Les Archives au XXC si$cle, 1982); en lo relativo a Gran Bretaa, ver
Sampling Particular Instance Papers, RAD Gccasional Paper N 8 (Londres: Public
Record Office, 1984), pag. 2; y en lo relativo a Illinois, ver F. Gerald Ham, Archival
Choices: Managing the Historial Record in an Age of Abundance, en Nancy E. Peace,
.
compiladora, Archival Choices:MananE the Historical Record 111
an Aze of Abundance
(Lexington Mass., 1984), pg. 133. En cuanto a los documentos canadiensesde
inmigracin y las cifras correspondientesa metros y pginas,vaseTen-y Cook, Billions
of Records: What to Keep - What to Destroy? The Archivist 13 (marzo-abril 1986),
pgs. l-2. Tambi6n hay ejemplos de estecrecimiento explosivo en Fehx Hull, The Use o.f
. .
.
Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Studv With Gurdelmes
(Pars, 1981), pg. 2.

PGI-91/wS/3 - pg. 8
8.

Ese fue el eje de la discusin en el caso de los ficheros de la Oficina Federal de

Investigaciones(FBI). Finalmente sedemostr que no era cierto lo declaradopor el FBI,
en cuanto a que la informacin sobre personasacopiadaen los registros de casos en la
oficina sobre el terreno era duplicada en la sede o incorporada a informes fichados en la
sede. La mejor sntesis sobre este importante caso se encuentra en James Gmgory
Bradsher, The FBI Records Appraisal, The mestern Archi& 13 (1988), pgs. 5166.

9.

F. Gerald Ham, The Archival Edge, en Maygene Daniels y Timothy Walch, compil.,
AModem Archives Re& (Washington, 1984) p8gs. 330-331 (artfculo publicado
inicialmente en 1975).

10. El ejemplo y la importante distincin me fueron comunicados por Trudy Peterson en

carta del 19 de marzo de 1990.
.
.. .
ll. VCase Duchein, Los obstculos que se oponen al acceso. a la utrhzacin v a la
.
rencia de la mformacln conservadaen los archivos que constituye una excelente
sintesis del problema. Se encontrara una buena introd&ci6n al problema en D.H.
H*ertyl frokctine svme
Sceties: ne Fede& Wubhc 0 *mar

Sweden. Erance.Qnuh and the Urdted%& (Chape1Hill, NC y Londres, f989).

12. En cuanto al enjuiciamiento de los criminales de guerra, vaseTerry Cook, Nazi Cases
Not a Factor. For the Record: Archivist Honorable, The Globe and Mail, Toronto,
ll de agosto de 1986, pag. A7; y Robert Hayward, Working in Thin Air: Gf Archives
and the DeschnesCommission, Archiva 26 (verano 1988), pgs. 122-136.
13. La frase citada y muchasde las ideas de este parrafo pertenecena Trudy Peterson,en la
carta que me envi el 19 de marzo de 1990.
14. Ham, Archival Choices, Archival Cho&, pg. 133.
. ,
. .
.
15. Maynard J. Brichford, Archives and Mvpts.
Apprarsal& Accessiomng> Society of
Ameritan Archivist Basic Manual Series(Chicago, 1977), pg. 1.
_
16. Esta es la acusacin que formula, a mi juicio con razn, Gerald Ham, The Archival
Edge, mdem Archives Reader,pag. 326. Ham aade(pg. 328) que los archiveros no
han logrado establecer una polftica de adquisicin coherente y amplia debido a los
obstculos y tradiciones que existen en la profesin procedentesde las viejas funciones
de conservaciny custodia.
. .
.
. .
17. Richard C. Bemer, Archival Theory and Pracuce m the Umted States.. A mtorrcal
Am&& (Seattle y Londres, 1983), pgs. 6-7. El subdesarrollorelativo de la teoria de la
evaluacin archivstica, al menos en Amrica del Norte, aparece,en ocasionesde modo
implfcito, en dos estudios sobre el tema: Harold T. Pinkett, Ameritan Archival Theory:
The State of the Art, Ameriw Archiv& 44 (verano 1981), pgs. 217-219; y Nancy E.
Peace, Deciding What To Save: Fifty Years of Theory and Practice, en Nancy E.
.
Peace, compil., ArchivaI Choices: Manthe Histprical Record m an %eepf
Abundance (Lexington, 1984), pgs. 1-18. En el Captulo 3 del presente estudio se
sealaaue la teora en Eurona estms avanzada.

PGI-91/WS/3 - pg. 9
18. Michael Cook, Archives Administration: A Manual for Intermediate and Smaller
d for Local Govemment (Londres, 1977), pg. 64.
19. Una excelente introduccin sobre esta relacin y sobre la gestin de documentos en
general se encuentra en el libro de Ira A. Penn, Anne Morddel, Gail Pennix y Kelvin
Smith, Records Mwent
Handbook (Brookfield, VT. y Aldershot, 1989). Tambin
.
.
en Eric Ketelaar, Lep&&i6n v replamentos e matena de archivos v gesu6n de
.
documentos.. un estudio del RAMP con dnectr& (Par& 1985); y en Derek Charman,
Parfs,
1984).

PGI-91/ws/3 - pg. 10
2. LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIONES PERSONALES:
DEFINICIONE!3, CARACTERISTICAS Y CATEGORAS ESPECIALES
..
tmducuon
1. En estecaptulo se empiezapor definir los principales t&minos archivsticosutilizados en
el estudio, con objeto de procurar evitar las dificultades terminolgicas con que podrkn
tropezar los lectores pertenecientesa tradiciones archivsticasdistintas de la del autor. Se
explican por consiguiente la indole de las informaciones personales de que se trata y las
caracterfsticas de los documentos que las contienen. Los documentos y colecciones de
documentos tienen caracteristicasmaterialese intelectuales.En la ltima parte del capitulo se
presentanlos criterios de evaluacinrelativos a tres categorfasespecialesde documentos con
informaciones personales:los documentos esencialesque todo archivero debe conservar; los
ficheros del personal de la administracinpblica; y los documentos que conllevan problemas
especiales,polticos o de otro tipo.
Terminoloea archivstica utiliza& en el estudo.
2. Los mismos tkminos archivsticos pueden utilizarse con sentido diferente en distintos
pases.S610al final del capitulo quedara patente el significado de los t&minos archivisticos y
se presentara una definicin completa de los documentos que contienen informaciones
personales. Pero es preciso definir de entrada algunos &minos bsicos necesariospara el
buen entendimiento del estudio. Los ms importantes se presentana continuacin.
3. Fichero de casa: Un fichero de casos no es un documento en s, sino un conjunto de
registros y documentos que se conservan juntos porque presentan rasgos conceptuales
comunes. El fichero de casos puede consi& en uno o varios elementos materiales de
clasificacin (carpeta, caja, sobre, cajn, etc.). En el plano conceptual, el fichero de casos se
relaciona casi siempre con un tema concreto (hecho, persona, lugar, proyecto, contrato o
transaccin). En este estudio, la expresin genrica fichero de casos es el t&mino genrico
que se emplea para referirse al formato ms corriente y voluminoso en el que archiveros y
administradores de archivos conservan los documentos que contienen informaciones
personales. En diferentes paises se puede dar al fichero de casos el nombre de fichero de
proyecto, fichero de casos individual, fichero de transaccin, carpeta personal, etc. Cabe
diferenciar dos tipos de fichero de casossegn la funcin conceptual de los documentos que
contengan:

al

El fichero de caso particular: se refiere a un acontecimientoo transaccinsingular.

A vecesse les da el nombre de documentosde un caso particular. En esefichero se
pueden incluir todos los documentos relativos a la obtencin de un puesto de
trabajo, la presentacina un concurso o la obtencin de una beca o un subsidio,
por ejemplo.

El fichero de casos evolutivo: contiene documentos relativos a ms de un

acontecimiento o transaccinreferentestodos a la misma persona. Tambin se le
da el nombre de fichero de casos permanente. Puede contener los documentos
relativos a la situacin policial, de salud, los seguroso la condicin de empleado o
estudiante.

PGI-91/ws/3 - pg. 15
fichero temtico y luego en un fichero de poltica, segn la importancia del problema y la
persona de que se trate; es posible sacar informacin contenida en el fichero original para
incorporarla a algn tipo de registro; podrn existir fndices relativos a algunos o todos estos
formatos de documentacin;adems,buena parte de la informacin puede estar disponible en
registros infonn&icos, cuyas hojas impresas o informes estadfsticos pueden volver como
documentos que se incorporaran al fichero original. Naturalmente, estas interconexiones y
duplicaciones parciales o completas de la informacin deben identificarse materialmente y
entenderseintelectualmenteen el procesode evaluacin.
18. En el fichero de caso es posible encontrar otro medio que contenga informaciones
personales,o una referencia a un medio que puede encontrarsematerialmentealmacenadoen
otro lugar por las dificultades que plantean su tamao, formato o fragilidad. Cabe mencionar
las radiografas, las grabacionessonoraso cintas de escuchastelefnicas, las fotografas de la
polica, el material cartogrfico, las pelculasde vigilancia, etc. Es posible tambien que existan
objetos (muestrasmklicas, armas,ropa) relacionadoso con referenciaen el fichero de casos;
pero estosmaterialesno documentalesno son de la responsabilidaddel archivero.
19. Por ltimo la evaluacin puede verse muy influida por la disposicin material de los
registros que contienen informaciones personales. Las cartas de protesta contra medidas
estatalesimportantes (la legislacin sobre el aborto, la captura de animales para obtener su
piel, la poltica de inmigraci6n, por ejemplo) puedenservir para documentarlas oscilacionesde
la emocin pblica si se las disponeen orden cronolgico. Si es por orden alfabetice de autores
o por orden geografico, la dimensin cronolgica resultara mucho menos evidente tanto para
el archivero como el investigador. Los mtodos de indizado pueden deformar u ocultar tanta
informacin cqmo la que revelan.
20. Tipologia del contex& . Dejando de lado su contenido temtico (inmigraci6n, impuestos,
etc.), las caracterfsticascontextualesde un documento que contengainformaciones personales
debernincluir su foco principal (alcanceo exhaucin) y las circunstanciasy el emplazamiento
de su creacin. Cabe consideraraqu numerososaspectos:

a)

Foco (alcance y exhaucin)

- Correspondeconsiderarque la serie de ficheros de casostiene su foco principal
en las medidas e ideas de: a) el funcionario que administra el programa, b) el
ciudadano que interacta con el programa, c) una tercera entidad o persona, o
d) una combinacinde los mismos?
- $e refiere la informacin a la totalidad de la poblacin adulta del pafs o est
limitada a grupos especiales (fuerzas armadas, inmigrantes, tribus), clases o
grupos profesionales (ficheros de salud de los mineros, licencias de pilotos),
grupos divididos por sexo (asignacionesfamiliares), edad (pensioneso subsidios
de educacin)o regin (subsidiosagrcolaso de pesca)?
- Seincluyen en el material tanto los casosrechazadoscomo los aceptados?
- $e incluyen todos los casosdisponibles y documentadosen forma normal o se
han eliminado deliberadamentealgunosdocumentos(no se cre ningn fichero) o
se han perdido o descartado?

PGI-91/WS/3 - pg. 16
- $omprenden los ficheros en su conjunto el mismo lapso que el programa para el
que fueron creadoso ~610una parte del mismo?
- @stAn los ficheros vinculados con otras seriesy otros programas?

b)

Circunstancias de creacin
- La documentacin ha sido producida directamente por el funcionario ylo el
ciudadano, o indirectamente por un tercero (abogado,traductor, juez, relator)?
- La participacin en el programaes obligatoria o voluntaria?
- Se ha mantenido la documentacinen su forma primaria no tratada, o ha sido
sustituida o complementadapor otros datos acumulados?
- En el curso normal de las operaciones,iha sido la informacin que figura en el
documentode papel trasladadaa microfilm o formato electrnico?
- Con respectoa una personaen un programa, iexisten varios ficheros o uno solo?
- Los casosexcepcionales,polemices o que sientenun precedente,sedocumentan
aparte de los casos normales y de rutina por medio de carpetas, nmeros o
colores diferentes para el fichero, o del indizado o el resumen de los datos
pertinentes, o de la creacin de ficheros adicionales (tal vez en el nivel de
apelacino & audienciaespecial)?
- Respetanel funcionario o el ciudadano,las normas de discrecin al producir los
documentoso interactuar con el programa?
_
- LESposible decir si el programa, y por lo tanto los ficheros de caso, tienen una
funcin nica (jurdica, normativa, de investigacin, de patentes, de impuestos,
subsidios,becaso premios, servicio social, etc.) o tienen funciones mltiples?
- Una serie de fichero puede haber conservado a lo largo del tiempo una
homogeneidadaparentede contenido, formato y aspecto, pero cabe preguntarse
si el contenido de los ficheros no ha sufrido cambios importantes debidos a la
estructura administrativa, el mandato y las polticas y la manera en que el
personallos aplica, e incluso de la legislacin relativa al programa.
- Han sido utilizados los ficheros por la administracinque los cre, o tal vez otra
dependencia,para msde una finalidad?

Localizacin
- Cabe preguntarsetambin si la administraci6nque cre los documentos sobre la
interaccin del individuo con el programa esta repartida en diferentes sitios (la
sede, la regin, en el terreno) y si cuenta con un fichero en cada uno de ellos o
con un fichero centralizado.

PGI-9 l/WS/3 - pg. 13

15. Puedenaparecerinformacionespersonalesprcticamenteen cualquier forma material de
documento o conjunto de documentos en papel6. En el presente estudio introducimos una
distincin importante, a saber, que slo definimos como documentos que contienen
informaciones personales los que han sido organizados y recuperados en virtud de un
identificador personal: nombre, numero de seguridad social u otro numero de identificacin,
etc. Por ejemplo, a los fines de la evaluacin, los ficheros temticosy de poltica no deben ser
consideradoscomo documentoscon informacionespersonales.Puede haber excepciones,pero
las informaciones personalesconsignadasen los ficheros temticos y de poltica aparecenen
forma secundariaa la finalidad principal y deben ser evaluadosen el marco de los sistemasy
series ms amplios de registro de ficheros a que pertenecenmediante la aplicacin de una
teora y unos criterios de evaluacindiferenteso, al menos, moditicados7.De manera anliloga,
los ficheros de casos dispuestos, mamados y recuperados segn nombres de grupos,
asociacionesy empresasy no de individuos deben evaluarse tambin independientemente,
aunque incluyan (como muchas veces sucede) documentos que contienen informaciones
_
personales*.
16. Tipologa fsica. Con estasexcepciones,se enunciana continuacin en orden crecientede
complejidad las tipologas materiales de los documentos o colecciones de documentos que
contienen informaciones personales,es decir, los diversos tipos de documentos donde puedan
figurar informaciones personales identificables. Hemos procurado establecer una lista
ilustrativa y no exhaustivaya que, como se indic en el pkrafo 12, existen decenasde distintos
tipos de documentoscon infamaciones personales:

a)

Formularios. El formulario es un documento impreso o producido de manera

ar@oga donde figuran espacios para insertar informaciones o datos. Algunos
presentanun espacioabierto para comentariosu observaciones,pero en generallos
espaciosdel formulario estn estrictamentedefinidos con una gama de respuestas
predeterminadas.Por lo general,el formulario se refiere a un individuo (y a vecesa
su familia) y resulta asi muy similar al fichero de caso particular. Es posible reunir
formularios relativos a varios o muchos individuos para constituir un fichero nico
o disposicin serial (con frecuencia se conservande este modo los certificados
financieros). Se constituye as una informacin personalmuy homogneaque cada
vez con mayor frecuenciase trasladaa registros informatizados. Hay que recordar
que los formularios pueden ser rellenados fntegramente por el ciudadano
(cuestionarios, censos modernos, algunas instancias), por el ciudadano y el
funcionario en asociacin (asuntos impositivos, aprobaciones de hipotecas,
numerosos tipos de solicitud), o exclusivamentepor el funcionario (documentos
policiales, evaluacindel candidatoo el cliente, etc.).

b)

Listas y registros. Se trata de documentos donde el ncleo esencial de

informacin, procedentemuchas vecesde otros documentos, se resume y unifica
por oposicin a las informacionesque se mantienendispersas.(La lista o el registro
contiene un conjunto de informaciones;un fichero o volumen contiene un conjunto
de documentos.) Las listas y los registros estn cada vez ms informatizados y se
llevan por lo general en orden cronolgico o numrico, por ejemplo, los registros
de nacimientosy muertes,las listas militares, electoralesy de pagos. A veces,esas
informaciones se registran en tarjetas. (Los registros y listas pueden tambin
ayudar a encontrarotros documentos;vasems adelantela seccin Indices.)

PGI-91lws/3 - pg. 14

CarpetaNolumen. Al igual que los ficheros, los vohmenes son conjuntos de

documentos donde se reunen las cartas enviadasy recibidas, por lo general por
orden alfab&ico o cronolgico. Suelen utilizarse una carpeta para las cartas
enviadasy otra para las recibidas.A diferencia del fichero temtico, en el volumen
la correspondencia se recupera directamente o por medio de mdices anexos,
gracias a un identfcador personal. En una organizacin moderna se recurre cada
vez menos a estetipo de registro, que ha sido reemplazadopor la informtica.

d)

Fichero de caso particular. Se trata de un fichero relacionado con un hecho

determinado o una transaccin y, por lo general, con un solo individuo. Suele
haber tm numero elevado de ficheros de este tipo, que tienen un contenido
homogneo, no son muy grandesy abarcanun lapso breve (semanaso mesesy, a
veces, hasta dos aos). Por consiguiente, resulta fcil pasar estos documentos al
formato electrnico. Cabe mencionar los ficheros relativos a becas, premios y
subsidios; los subsidios de educacin profesional; los registros de inmigracin; y
muchos documentos de tribunales (el Estado contra Juan Prez, la quiebra de
Marfa Gonzlez).

el

El fichero de caso evolutivo. En este tipo de fichero se documenta la interaccin

del individuo con el Estado en varios casosconexos pero separados,que pueden
abarcar aos o decenios. En comparacin con los ficheros de casos particulares,
los ficheros de casosevolutivos son ms gruesos,tienen un contenido ms variado
y abarcanun periodo mas largo. Podran incluirse en esta categoralos ficheros de
personal, los registros policiales y mdicos, los documentosrelativos a estudiantes,
etc.

f)

Indkes. Es posible preparar uno o ms ndicesrelativos a todos los documentos o

conjuntos de documentosque contienen informacionespersonalesmencionadosen
los prrafos precedentes. Se trata de instrumentos de bsqueda que pueden
adoptar la forma de registros, ftrdicesde registros, listas, mdices en tarjeta, tarjetas
de historia del fichero o diversos tipos de ndices informatizados. Estos ndices
deben considerarse tambin como documentos que contienen informaciones
personales.

Hemos examinado estos seis formatos desde el punto de vista de la tipologia ffsica, pero no
hay que olvidar que tambin presentan caractersticas conceptuales o intelectuales. El
archivero debe entenderel amIlisis,el diseo y la normalizacin que han guiado la preparacin
de un formulario o un sistemade clasificacin de ficheros; de ese modo, la tipologia fisica del
documento adquiere su importancia contextual. En estos asuntos, la utilizaci6n de un tipo
moderno de an&sis diplomtico9 permite que el archivero comprenda que la forma y la
estructura de los documentosque contienen informacionespersonalesguardan relacin con el
contenido temtico, por lo que contribuyen a la evaluacinde los documentos.
17. Cabe formular varias observacionessobre la tipologa aqui expuestade los documentos
que contienen informaciones personales. En primer lugar, tanto los administradores de
documentos como los archiveros deben reconocer las interconexionesque existen entre estos
diferentes formatos de documentos con informaciones personales. Es posible encontrar
informaciones personales conexas en dos o ms lugares: el fichero de un caso particular
relativo a un individuo puede existir en paralelo con un fichero temtico o ser convertido en

PGI-91/WS/3 - pg. ll
.
4. Fichero temtico: Se trata de un fichero en el que se conservandocumentosrelacionados
con un tema especfficoo un asunto temtico. Puedehaber 20.000 ficheros de casosrelativos a
la concesin o denegacin de becas a 20.000 estudiantescada ano; el fichero tematico se
referir%a los procedimientos operativos generales,los mtodos y los problemas con que se
tropez en todos ellos, informes generales sobre los resultados del programa y las
modificaciones que se recomendaronal respecto.
,. : Se trata de un caso especial de fichero temtico relativo a la
5. Fichero de pohtica
experiencia de una actividad de programa. En el ejemplo del punto precedente,el fichero de
poltica puede referirse primero a la creacin de las becas, luego a la asignacin de un
presupuestopara el programa, las modificacionesimportantes de las normas de admisin y la
decisin de proseguirlo o no. Los documentosque podrfan constituir el fichero de politica se
conservanpor lo general en el fichero temtico correspondiente;pero una buena tcnica de
administraci6n & documentosaconsejaconservarlosen un fichero de polftica aparte vinculado
de manera evidente en el sistema de clasificaci6n (por lo comn en un bloque secundario
dentro de la clasificacin numricaprimaria).
6. Ficheros de personak Se trata de ficheros de casos evolutivos que una organizacin
mantiene para cada uno de sus empleados,con datos personalesrelativos a sus antecedentes
laborales y desempeoen el servicio. En algunos pasesse les da indistintamente los nombres
de fichero de personalo fichero personal.
7. Ficheros de administraci6n: Serefieren a una funcin (personal,locales, finanzas,equipo,
etc.) compartida por todas las dependenciasdel Estado, a diferencia de las funciones
operacionalesparticularesde cadauna.
8. Serie: Se da el nombre de serie a los ficheros, volmenes, registros o documentos
organizados como un conjunto orgnico nico por estar relacionados con un tema o una
funcin determinados, resultar de actividades idnticas, tener un formulario comn o estar
relacionados entre si por la ndole de su creacin, recepcin o utilizacin comn. Su
interrelacin implica que se debenevaluarcomo una entidad nica.
9. Evaluacin: En el presente estudio utilizamos este termino (0, indistintamente, el de
seleccinr) para designar el proceso de determinar en un archivo qu documentos se
conservaranpermanentementecon arreglo a una serie de valores. Esos valores se examinanen
el presenteestudio.
10. Muestreo: Se trata de la seleccinde unidadeso ficheros de una serie de maneraque los
ficheros o unidadeselegidos seanrepresentativosdel conjunto o reflejen alguna caracterstica
importante del conjunto del que fueron tomados. En el Captulo 4 se examinanvarios mtodos
de muestreo.
Pefinicin de informaciones Dersonalq
ll.
Se da el nombre de informaciones personales a todas las relativas a un individuo
identificable, consignadasen cualquier tipo de formato. Por ejemplo, en Canad la ley de
proteccin de la vida privada define en sentido amplio las informacionespersonales,entre las
que incluyen: las informaciones relativas a la raza, el origen nacional 0 tnico, el color, la
religin, la edad y el estado civih la historia o la situacin de una persona en los aspectos

PGI-91/WS/3 - pg. 12
educativo, mdico, penal y laboral, las transaccionesfinancierasen que participa; todo nmero,
smbolo o cdigo de identificaci6n que se asigneal individuo; la direccin, las huellas digitales
y el grupo sanguineo; las opiniones y los criterios personales (con algunas excepciones
limitadas en el mbito de las becas y los premios); la correspondenciaque la persona haya
enviado a una dependenciaestatal y tenga implcita o explcitamente una fndole privada o
confidencial y las respuestasque puedan revelar el contenido de la correspondenciaoriginal;
los juicios y opiniones emitidos sobreeseindividuo por otra persona;y el nombre de la persona
cuando aparezcaen un contexto general que revele implcitamente informaciones sobre ella2.
En una perspectivams general,tambin debenincluirse entre las informacionespersonaleslas
peticiones, quejas y observacionesrecibidas de una persona acerca de cualquier programa
estatal, las informaciones sobre casos de aplicaci6n de la ley o sobre toda transaccin del
individuo con el Estado en materia de programassocialeso de otros beneficios,informaciones
estadsticaso informatizadassobre un individuo y ficheros sobre empleadosestatalespresentes
o pasado@.
12. Las informaciones personalesque se acabande mencionar puedenapareceren diferentes
tipos de documentos, entre los que figuran instancias, declaraciones, peticiones y quejas,
apelaciones,demandas,reclamaciones,informes, contratos, listas, registros, nminas, premios,
subsidios, becas,facturas, certificados, p&amos, pagos, exmenes,cuestionarios,audiencias,
acuerdos, testamentos, cesiones, licencias y permisos, patentes, registros, pasaportes,
asignacionesy muchfsimos otrosa.Estos tipos de documentos suelen ser formularios; pero su
funcin puede aparecertambin en cartas y notas que por lo general se acumulan en ficheros
de casos. El administrador de documentos tiene la funcin de identificar, describir y proteger
los documentos que contienen informacionespersonalescon arreglo a la ley de proteccin de
la vida privada-de la jurisdiccin de que se trate y con una buena practica de gestin de los
documentos.
13. Los documentos con informaciones personalesproceden de mltiples contextos que de
nada servira enunciar aqu. Lirnitkmonos a mencionar las categorfasprincipales; definidas en
un estudio del RAMP sobre la cuestin: estado civil y filiacin (nacimientos, matrimonios,
divorcios, defunciones,adopciones);salud (los registros del mdico, hospital, seguridadsocial,
asilo y consumo de medicamentos);fortuna y rentas (impuestos,bancos,inversiones,sueldosy
salarios); procedimientos penales (los juicios son pblicos; pero no ocurre lo mismo con los
expedientesjudiciales, las piezas del sumario, las actas, las sentencias,las amnistas y los
perdones,que en la mayora de los pasesestnexcluidos de la libre difusin durante periodos
prolongados); los documentossobre la vida profesional (ficheros de personal, de estudios y de
algunos clientes); las opiniones personales,en especiallas formuladas bajo promesaexplcita o
implcita de confidencialidad; las informaciones estadisticasbsicas(censos,encuestas);y los
registros policiales en sus diversasformas (en la mayorfa de los pafsesson los documentos que
despiertanel mayor recelo en materia de informacionespersonales)s.
, .
Caracterxstwas de los documentos que conbenen informaciones uersonales
14. Los documentos que contienen informaciones personales presentan diversas
caracterfsticastanto por su formato material como por las circunstanciasy el contexto de su
produccin. El conjunto de esas caractersticasdemuestra la riqueza y diversidad de esas
informaciones. En esta seccin se describenalgunascaractersticasde esos documentos. Ms
adelante se vera la importancia de comprender la complejidad y la interrelacin de estos
factores para evaluar estetipo de documentos.

FGI-91/WS/3 - pg. 17
- Cuando existen varios ficheros y/o varias sedesadministrativasque interactan
con el ciudadano, seestablecenlaxos formales o informales entre los distintos
fragmentosde informacin?
21. Los archiverosdebenidentificar y evaluar las caracterMicasmaterialesy contextualesde
los ficheros de caso, pues como se vera en los dos capitulos siguientes,esas caracterkticas
influyen directamente en la determinacin de su valor potencial permanente dentro de un
modelo terico de evaluacin. Ahora bien, esascaractenlsticasno saltan a la vista, sino que
deben ser descubiertaspor el archivero graciasa una investigacin minuciosa de la naturalezae
historia de los documentosy suscreadores.
,

Categonas

.
.
.
L Jhxumentoses~onInformaeoneS
una conserv&n.

.
pegmmm&

22. De los documentosque contienen informacionespersonales,algunasdas& o categorfas

deben ser conservadassiemprepor los archiveros,cualquiera sea el lugar en que acten. Esos
documentos pueden no estar materialmenteconservadosen los archivos nacionalesy pueden
proceder de administracionesestatales,provinciales, locales o municipales. De todos modos
presentanuna importancia indiscutible desdeel punto de vista de los derechosjurdicos de la
persona, de los intereses de la administracin y de los objetivos de la investigacin, pues
permiten establecerun perfil demogrfico bsico del pafs. La comunidad de archiveros debe
ocuparse de la preservacinde las siguientes categorfas de documentos con informaciones
personales:

al

Los documentos relativos al estado civil. Se trata por lo generalde formularios y

registros que deben conservarse pues documentan nacimientos, defunciones,
bodas,divorcios, adopciones,ciudadanfay naturalizaci6n.

Documentos del registro de propiedad inmobiliaria. Se trata de documentos

relativos a la delimitacin de las tierras y otros bienes inmuebles y las
transformacionesy transaccionesrelativas a los mismos.

c>

Documentos que deben conservarsepermanentemente en virtud de requisitos

legales. En algunos pases, la ley obliga a conservar permanentemente los
documentos de los tribunales, los testamentosy las decisionesde diversos tipos
adoptadas por rganos, organismos y tribunales semijudiciales de carcter
normativo. La conservacinpermanentede todos los documentosde los tribunales
plantea problemas muy serios; los archiveros deben verificar qu documentos
deben conservarpermanentemente(el problema de la selectividad se examina ms
adelante,en el prrafo 43).

d)

Censos de poblacin. El censo nacional es el documento de mayor valor en

materia de informaciones personalespara las investigacionesde diversasdisciplinas
como para los genealogistasy para el Estado en relacin con sus principales
programas, pues suministran la informacin demogr&ica esencial necesariapara
disear, ejecutar y modificar sus principales programas. Los archiveros deben
respetar el carcter confidencial de los datos obtenidos en los censos y evitar su
difusin pblica en un plazo razonable.

PGI-9 l/WS/3 - pg. 18

23. Hay que insistir en que no es necesarioconservartodos los documentosrelacionadoscon
estascuatro categorfas.Por ejemplo, los datos primarios de un censo son indispensables,pero
no lo son, en cambio, los cuestionarios en que se acopiaron esos datos, los diversos
formularios y documentos de tratamiento y los ficheros tematicos conexos, que deben ser
evaluados con arreglo a otros criterios. Lo mismo se puede decir con respecto a los
documentos de tribunales: las sentenciasy los antecedentesdel caso son indispensables,pero
no lo son las actas de procedimiento del tribunal, las transcripcionesni los ficheros de casos.
En sntesis,debido a su corto nmero, las categorfasde documentosesencialesque contienen
informaciones personales cuya conservacin no se discute, no plantean a los archiveros
problemas de evaluacin sino de conservacin (costo y espacio de almacenamiento,
confidencialidad y utilizacin; y la posibilidad de pasarlosa microfilm, medios electrnicos o
disco ptico). Pero estos problemas prkticos y tcnicos pueden influir en la decisin final
sobre la adquisicin de los documentos y la constitucin de un elemento, aunque sea
secundario en el proceso de evaluacin (la distincin entre evaluacin y conservacin se
analiza con ms detalle en el Capitulo 4).
.
, esgeual~
Categgums
:

.,
IL La evaluauon de los ficheros de perso~&
gie los funcionar&

24. Los ficheros de personal de los empleadosdel Estado (que comprendendos subgrupos:
los miembros del ejercito y de la polica) constituyen una categoriaespecialde documentoscon
informaciones personales. Ya se dijo que los ficheros de personal son ficheros de caso
evolutivos, pero convieneexaminarlosaqu por separado.Los ficheros de personalconstituyen
normalmente la nica categorfa de documentos internos o administrativos que contienen
informaciones personalesimportantes. La conservacinde esos documentos durante el lapso
de su utilizacin primaria, administrativa,jurfdica y fiscal (por lo general, la carrera activa del
empleado y su jubilacin que da derecho a pensin) no constituye un problema de evaluacin
archivstica aunque dicho lapso pueda durar 70 o ms aos. El valor permanente de esos
documentos radica fundamentalmente en la informacin cuantitativa y estadstica que
contienen, que apareceren la manipulacin de la versin electrnica del documento. Esos
datos son necesarios,por ejemplo, para las investigacioneshistricas y sociolgicas sobre el
absentismolaboral, las pautas de enfermedad,los problemas ligados a la edad y el sexo, los
sueldos,las polfticas de recursoshumanosy la movilidad de carreraro.
25. Ademas de esta informacin primaria cuantitativa o acumulada, que es preferible
conservar en formato electrnico y no en los voluminosos ficheros originales de papel, puede
ser necesario por motivos cualitativos conservar algunas categorasde ficheros de personal
civil (es decir, no militar) en su formato original en papel. En todos los pafseshay al servicio
del Estado personaseminentescuyos ficheros debenconservarseen beneficio de la biograffa, la
historia de la administraci6n y las areastemticas de que se ocupaban (ciencias, agricultura,
transportes, etc.). Ademas de las informacionescontenidasen papel que puedan trasladarseal
medio electrnico, figuran a menudo en los ficheros de esaspersonalidadesrecortes de prensa
de sus actividades, discursos y publicaciones, noticias sobre premios, cartas de felicitacin,
curriculum vitae, cursos a los que asisti6, bibliografas, etc. Cabe sealarque en el decenio de
1980 el valor de esta informacin cualitativa tiende, por dos motivos, a ser menor que en los
deceniosprecedentes.Primero, las leyes de proteccin de la vida privada limitan drAsticamente
la cantidad y el tipo de informacionespersonalesque puedenconservarlos empleadoresacerca
de susempleados;incluso exigen que al cabo de lapsosrelativamentebrevesse proceda a sacar
de los ficheros y destruir ciertos tipos de informacin (por ejemplo, las evaluaciones de

PGI-91/WS/3 - pg. 19
rendimiento en el trabajo). En segundolugar, la informacin demograficabsicarelativa a anos
recientes que figura en el documento en papel se encuentra tambin ahora en formato
electrnico.
26. Algunos ficheros de personalcontienen,no obstante,informacionesvaliosas,sobre todo
los que fueron constituidos hace aos. No resulta fcil decidir cuales son las categorlas del
personal pblico cuyos ficheros hay que conservar. En este sentido citaremos el ejemplo
canadiensea titulo de orientacin, puesno olvidamos que las circunstanciasvatan de un pafs a
otro. En Canad se conservanlos ficheros de las siguientescategorfasde personal civil: los
cuatro niveles superioresde la jerarqufa administrativade todos los departamentos(es decir, el
fichero de toda persona que en un momento de su carrera haya llegado a la categota de
viceministro, ministro auxiliar, director general o director); los niveles superioresde todos los
consejosy comisiones (presidentey comisionado); todos los embajadores,cnsulesgeneralesy
jefes de misin del servicio exterior; los cuatro niveles superiores(hastael grado de inspector)
de la polica nacional; los capitanesde todos los buquesde propiedad estatal; los supervisores
e ingenierosque participan en las obras pblicasde importancia; todos los jueces federales;los
funcionarios superiores relacionados con la cumbre del Estado (Gobernador General), la
funcin legislativa (Parlamento)y la funcin judicial (Tribunal Supremoy Tribunal Federal).
27. En Canadse conservanotros ficheros de importancia cuya identificacin no resulta tan
sencilla: los ficheros de ciudadanos que no han llegado a los puestos eminentes de la
administracin federal enunciadosen el pArrafo anterior, pero cuyas carrerasdentro o fuera de
la administracin pblica los han llevado a puestos destacadosen los mbitos universitario,
cientfico, econmico, mdico, jurfdico y de otro tipo; los deportistas de relieve nacional o
internacional, l-aspersonasque han recibido premios o distinciones importantes, nacionales o
internacionales,civiles o militares; los miembrosdel Parlamentoo de legislaturasprovinciales y
los alcaldesde las ciudadesimportantes;y todos los funcionarios fallecidos en actos de servicio
(los guardianesde prisin, vigilantes, rehenes).Cabe considerar,ademas,para su conservacin
en el archivo los ficheros de empleadosque han ocupado posiciones singularesen el aparato
del Estado o han cumplido carreras de duracin excepcional y toda persona que haya
participado en un hecho o acontecimientode gran inter& hist6rico*i. Otras consideracionesde
evaluacin de las series de documentos de personal relativas a su tratamiento conjunto con
otros documentosque contienen informacionespersonalesse examinaranen los dos prximos
capftulos. Aqu nos ocupamos de esos documentos slo desde el punto de vista de su
evaluacin.
28. Una categora especialde documentosde personalse refiere a las fuerzas armadasde la
nacin. Algunos pasestienden a conservartodos los documentosde ese tipo que se producen
en periodos de guerra activa en calidad de memorial de todas las personasque sirvieron a su
pas (y a veces murieron) y en calidad de ficheros que puedan tener un valor intrinseco de
investigacin. En cuanto a los ficheros del personal militar en tiempo de paz, adems de
conservar un perfil de todo el personal de las fuerzas armadas gracias a los registros
electrnicos de las basesde datos,se recomiendaun enfoque similar al indicado en los prrafos
precedentescon respectoal personalcivil: conservartodos los ficheros de todo el personal que
haya llegado a un cierto nivel en las fuerzas armadas(nivel que podr variar de un pas a otro)
y los de las personasque hayan alcanzadouna posicin eminente,premios, distinciones, etc.,
en el ejkito.

PGI-91/WS/3 - pg. 20

29. En el parrafo 10 del Captulo 1 se indic que en virtud de presiones polfticas, la

evaluacin puede no quedar en manos del archivero. Cuando se trata de destruir algunas
categoras de documentos, los archiveros tropiezan con grandes dificultades si se refieren a
ciertos problemas nacionales,por ejemplo, los documentos del periodo nazi en Alemania, los
ficheros del personal militar en los Estados Unidos de Amrica y los documentos financieros
relativos a los indios del Canad.En estos casosno se trata de criterios de evaluacin sino de
un problema de recursos para que los archivos puedan responder a esas-presiones.En los
ltimos aos se tiene el ejemplo notable de la genealogfacuyo resurgimiento impone a los
archivos una exigencia particular. En t&ninos de evaluacin archivfstica, la orientacin es
clara: en un archivo nacional, los ficheros de casos de la mayora de los programas
operacionales no deben conservarse exclusivzunente por motivos genealgicos. Esto no
significa que la genealoga no sea importante, ni que las personas que investigan las
genealogasno encuentreninformaciones tiles en las muestraso seleccionesde las series de
ficheros de casos conservadospor otros motivos, sino que ~610 se conserva un pequeo
nmero de esasseriespor motivos exclusivamentegenealgicos.De lo contrario, los archivos
de todo el mundo deberfanconservarpermanentementetodos los ficheros de casos pues por
definicin tienen todos un valor genealgico. El nmero de ficheros y series rwlmente
conservadospor los archiverosdependerade la presin que ejerza el pblico. Naturalmente la
informacin genealgica a gran escala se conserva efectivamente en las cuatro categotas
esencialesde documentos mencionados en el parrafo 22 que, combinados con las fuentes
impresas locales @fas telefnicas, listas de impuestos, etc.), proporcionaran informacin
genealgica bsica sobre todos los ciudadanos. Conservar exclusivamente por su valor
genealgico cualquier otro detalle sobre la vida de las personasprocedente de ficheros de
casosespecfficospuedeconsiderarseun lujo que no todos los archivos se puedenpermitir.
30. Otras series de ficheros de casos que contienen informaciones personales pueden
presentar un interks archivstico primordial o exclusivo por su valor informativo en relacin
con ciertos individuos, lugares o acontecimientos. Se considera el documento en una
perspectiva que no se refiere a su valor de prueba sobre la Indole de la dependencia
administrativa que lo produjo ni a su valor colectivo como parte de un todo. El valor
informativo existe en s y de por s, sin relacin con las pruebasque el documento aporte sobre
las gestiones administrativas. Los resultados de un censo o los documentos de llegada de
inmigrantes constituyen ejemplos clsicos12.Tambin son ejemplos del valor informativo las
pequeasseriesde ficheros relativos a la adquisicin de obras de arte por una galerla nacional
o a los subsidios de investigacin a cienBicos eminentes; la importancia de esos ficheros
consistira ante todo en la informacin que contienen sobre cada uno de los donantes,obras de
arte, ciendficos y sus proyectos, sin olvidar que ambasseries (o una muestra de cada una de
ellas) podrn contener tambin pruebas del funcionamiento de dependenciasestatales. En
cambio, una serie de ficheros donde se documenten los subsidios otorgados para la
capacitaci6n profesional de centenaresde miles de obreros no tiene valor por la informacin
que contiene sobre cada obrero, sino en forma colectiva (por lo general en una pequea
muestra), por las pruebas que aporta sobre el funcionamiento y la acogida del programa. La
evaluacin de los documentosque contieneninformacionespersonales,desdeel punto de vista
del valor informativo que presentansobre determinadaspersonas,debe realizarsedirectamente
con arreglo a los criterios generalesde evaluacin que se expondAn en el- Captulo 4 (y ya
mencionadosen parte en el examende los documentosde personal).

PGI-9 llWSf3 - pg. 21

31. Hay que recordar empero, que el presenteestudio se centra en un problema mas difkil, a
saber, la evaluacin de los documentos que contienen informaciones personalespor su valor
documental colectivo. Para comprender mejor la misin del archivero en la evaluacin de una
serie de documentos de este tipo (que naturalmente constituyen la gran mayorfa de los
documentos que contienen informaciones personales)es necesario situarlos en un contexto
te6rico, relativo a cmo la sociedadlos producey utiliza.

1.

Reconozco que esta equivalencia no es correcta desde el punto de vista tcnico. En

teora, correspondea los archiveros decidir en primer tkmino qu6 grupos o fondos de
documentos trataran de conseguir por medio de una estrategia de adquisicin o
documentacin.A continuacin efectuaranla evaluacin,es decir, elegir& de los fondos
que les interesan series de documentos o conjuntos de ficheros de una serie y los
transferir& temporalmenteal archivo. Ya en el archivo tiene lugar la seleccina medida
que el archivero distribuye y describelos documentos,descartalos que carecende valor
y designa los que conservarapermanentemente.En la realidad practica y hasta no hace
mucho, no exista una orientacin estratgica en el polo de admisin y, dentro del
archivo, se efectuabamuy poca seleccin.En el tratamiento generalde ficheros de casos,
la doble evaluacin sela un lujo, por lo que se procede a efectuar simultneamentela
evaluacin y la seleccin.

2.

Canad, pivacy Act 29-30-31 Elizabeth II, c. ll 1, seccin 3. La ley canadiensede

proteccin de la vidaprivada pareceser una de las pocas leyes nacionalesque presentan
una definicin exhaustivade la informacin personal o privada; sobre este punto, vase
. .
.
Michel Duchein, Los obstculos oue se ODO nen al acceso. a la utthwn v a 4
.
. .
.
.
e la mfomn
conservadaen los atchivos. un estudio del RAMP (Pars,

3.

Canad, Minister of Supply and Services,Personal Information In&x 1988 (Ottawa,

1988), pg. iii.

4.

Se trata de una lista parcial extrafda del documento canadienseElersQnalInforuI.ation

Index, pgs. SI-l a SI-33 y siguientes. Para una lista muy completa de las diferentes
categoras de documentos personales, vase Maynard J. Brichford, &chives &
. .
.
. .
ManuscnDts.
and Accessronmg(Chicago, 1977),pgs. 22 y 23.

5.

Estas categorashan sido tomadasde Duchein, Los obstculosaue se oponen al acceso,

.. .
.
B la wct6n
y a la transferenciade la mformacin conservadaen los archivos pgs.
21-25. En el documento canadiensePersonal Information Inda se enumeran mas de
4.000 seriesde documentosque contienen informacionespersonales,desdelos subsidios
agrkolas a los veteranos,de los pr&amos inmobiliarios a los contratos postales, de las
solicitudes de trabajo estival presentadaspor estudiantesa los formularios mdicos de
inmigracin, y de la supervisin de las quiebras a las pensionesde los ancianos.En ese
documento, los administradores y archiveros encontraran material excelente de
identificacin, descripci6n y control de los documentoscon informaciones personales.

PGI-91/WS/3 - pg. 22
6.

En el plano tcnico, corresponde distinguir entre los documentos en s (formulario,

tarjetas) y los conjuntos de documentos (ficheros, volmenes). Para no sobrecargar el
texto, en la tipologia incluyo ambos grupos bajo el t6rmino de documentos, aunque
reconozco que este uso no es correcto desdeun punto de vista tcnico.

7.

Con respecto a los ficheros temticos y de polftica, la informacin personal se encuentra

por lo general en notas, formularios, informes, cartas y otros documentoscontenidos en
esos ficheros. Se trata de una informacin personal ms cualitativa y subjetiva que
cuantitativa y estadstica, aunque tambien es posible ubicar en esos ficheros informes
tiles de resmenesestadfsticosy conjuntos de informaciones personales.En cuanto a
los casos que sientan precedente en los procedimientos y las practicas, los
administradotes de documentos suelen transformar el fichero de caso particular en
fichero temtico, o bien mencionan el tema del fichero de caso en los documentos del
fichero tematico. Las informaciones personales que se encuentran en los ficheros
tematicos y, ms raramente, en los ficheros de polftica, no son homogeneas,aparecen
con frecuencia dispersasy en forma episdica y no es posible recuperarlasmediante un
identificador personal(nombre, numero de identidad, etc.).

8.

Las informaciones personalesdispersasen los ficheros temticos conservannaturalmente

su carcter de tales, en el sentido de que los administradores de documentos y los
archiveros deben respetar las condicionesde seguridady confidencialidad adecuadas,es
decir, siguen comprendidas en las disposicionesde las leyes de proteccin de la vida
privada.

9.

La diplo.mtica es una ciencia poco conocida en los crculos archivsticos de Amrica

del Norte, que estudia la forma real de los documentos para establecersu validez y su
valor como fuentes histricas. La ciencia archivistica se centra en el contexto de
procedencia de los creadores de documentos, de los propios documentos y de su
contenido informativo; la diplomtica, de manera mucho ms estricta, se centra en la
forma de un documento para descubrir su autenticidad, categorfa (original o copia),
autorfa formal, calidad de documento privado o pblico, etc. Para ms detalles sobre el
origen europeo de la diplomtica, su ndole y su posible aplicacin a los problemas
modernos de documentos, vase Luciana Duranti Diplomatics: New Uses for an Old
Science,Archivaria 28 (verano 1988), pgs.7-27, que es el primero de una serie de seis
artfculos. Vase tambi6n Don C. Skemer, Diplomatics and Archives, Ameritan
&&&.& 52 (verano 1989), pgs. 376-382.

10. En relacin con los registros electrnicos de personal y su evaluacin, vase Harold
.
. . estudio del
Naugler, Evaluacin nor los archivos de los repistros kplbles a ti.
con direcaices (Pars, 1984) pgs. 36-37.
ll.

Estas categoras proceden de las directrices operativas contenidas en el documento

oficial canadiense, General Records Dis~osal
Schedule Schedule 5: Persormel,
publicado peridicamentepor los Archivos Nacionalesde C&ula. Las directrices figuran
en National Archives of Canada, operational file 9440-5, memorandum of Federal
Archives Division to National Records Centre, 10 May 1982. El Personnel Records
Centre se ocupa de aplicar los criterios de evaluacinelaboradospor los archiverosde la
Divisin de Archivos Federalesa los ficheros de personal de todas las dependenciasdel
Estado.

PGI-9lfWSl3 - pg. 23
12. Esta afirmacin es cierta en el plano conceptual; en la realidad no es posible establecer
una distincin tajante ni siquiera en los casos ms exQemos.Por ejemplo, en el censo
nacional, la indole y el diseo del cuestionario, los diferentes tipos de datos acopiados a
lo largo del tiempo y las calificacionesaplicadaspor los funcionarios son todos ejemplos
del valor de prueba..Pero si los documentos del censo tuvieran ~610ese valor, bastara
con que el archivo conservarauna pequeamuestra.

PGI-9l/WS/3 - pg. 24
3. UN MODELO TEORICO
.,
troducuo n
1. En este capftulo se propondr un modelo para ayudar a comprendercmo se producen y,
por consiguiente,cmo se evalanlos documentosque contieneninformacin personal. Si bien
el contexto en que se aplicara este modelo se define con ms detalles en el Capitulo 4, es
posible hacer ya una presentacindel mismo y destacarque la evaluacinde seriesde ficheros
de casosdeberarealizarseen el siguiente orden:
- Primero, deberan evaluarse las series de ficheros temticos del organismo a que
compete la informacin o el programa documentados en los ficheros de casos que
contienen informacin personal,desdelos niveles ms altos de formulacin de polfticas
y coordinacin de programashastalos sectoresoperacionalesms amplios.
- En segundo lugar, habra que evaluar los sistemasy documentoselectrnicos conexos,
en particular todos los sistemasde suministro y anklisis de programas.
_
- En tercer lugar, convendrfa evaluar los documentos de informacin personal que
pertenecena la categorfade documentosesenciales(vea la seccin2.22 ms arriba).
- En cuarto lugar, evaluar las seriesde ficheros de casosque tienen valor, esencialmente,
a nivel colectivo o por su contenido testimonial, y que constituyen la gran mayorfa de
los documentos generadospor las administracionespblicas (que es el tema central de
este captulo).
- Por ultimo, proceder a la evaluacin de determinadosbicherosde una serie con valor
geneal6gico o informativo particular (tema que se tratara en el Capftulo 4).
Si bien el modelo presentadoy la investigacin propuesta en este capitulo para la evaluaci6n
colectiva de ficheros de casos,as como el esquemaantesexpuesto,puedenservir para evaluar
otros tipos de registros antes de llegar a las seriesde ficheros de casosmencionadas(es decir,
ficheros temticos, documentos electrnicos, etc.), las aplicaciones alternativas del modelo
desbordanlos lfmites del presenteestudio.
. .
0 I,tradmona
EI fracaso de la evaluaclon
1,I dearch ivos
2. Desde siempre, cuando los archiveroshan tenido que evaluar una serie de documentos,
han realizado tres actividadesintelectualesprecisaso, mejor aun, se han planteado tres tipos
distintos de preguntas:
- cmo evaluar los documentos por su contexto, forma y contenido (factores como la
antigedad, el periodo de tiempo que abarcan, su singularidad, su extensin, la
estructura interna, la relacin con otros documentos, datos sobre las actividades, las
ideas y el contexto de organizacin en que trabaj su autor, informacin suplementaria
sobre personas,lugaresy cosas);
- cmo analizar si los documentospueden servir en investigacionesen curso o previstas
(mas problemticas),en una o variasdisciplinas;

PGI-91/wS/3 - pg. 25
- cmo resolver las cuestionesprcticasy tknicas relacionadascon el costo de ordenar y
describir el documento, preservarlo y tal vez copiarlo, almacenarlo y facilitarlo a los
investigadores, ya que estos factores pueden modificar negativamente una decisin
previa de evaluar el documento.
3. En este mtodo tradicional de evaluaci6n falta una visin terica general de la
produccin de documentosdentro de la sociedad.Dicha visin es fundamental para permitir a
los archiveros decidir, en primer lugar, a qu series de documentos debieran aplicar los tres
niveles o conjuntos citados de preguntas relativas a la evaluacin*. Cuando se trata de
documentos que contienen informacin personal,tal como han sido definidos en este estudio,
el proceso conlleva la elaboracibn de un modelo o paradigma sobre la forma en que el
ciudadano interacta con el Estado. Naturalmente,algunasde estasinteraccionesresultan mas
tiles que otras para reflejar la naturalezade la sociedad,la dinmica del gobierno, la vida de
los ciudadanos y las preocupaciones ideolgicas predominantes. Por ello, es necesario
identificar los principales factores coadyuvantesy las variablesms significativas de cada uno,
para determinar cualesde esasinteraccionesciudadano-Estadoson ms importantes y en que
circunstancias se producen. S610 despues de haber determinado por este medio las
interacciones ms significativas, el archivero se concentrara en la serie de documentos que
contienen informacin personal generadospor esasinteracciones,para aplicar algunos de los
criterios de evaluacintradicionalesantesmencionados.En primer lugar, dehe procedersea la
macroevaluacin basadaen este modelo terico, fundamental para hacer frente a la gran
complejidad y manejar la enorme cantidad de documentos modernos que contienen
informacin personal. El archivero que intente aplicar un mtodo particular a cada serie de
documentos, sin un contexto terico, terminara por sumirse en una confusin total. Sm
embargo, como se seal antes, en la literatura de archivos hay muy poco escrito sobre este
enfoque terico de la evaluacin de documentos, y los archiveros admiten que ello lleva a
tomar decisionesfortuitas e inadecuadasen materia de evaluaci6n2.

.,
La evdwuon. . de lo material a lo conceDQ@
4. Al menos en un primer momento, la evaluacindebe considerarsecomo una cuestin de
predominio del intelecto sobrela materia. Para el archivero, el contexto de la informacin y los
procesos de produccin de documentosque engloban una serie de registros deben trascender
el medio de almacenamientoque sustentala informacin o, incluso, su contenido tematico3.
Los archiveros no deben dejarse distraer, en un primer momento, por la forma material o la
organizacin esquemtica del documento, sino que deben examinar los procesos y las
funciones subyacentesen su produccin. En esta primera y crucial etapa de-la evaluacin, los
profesionalesdebencomprenderlas razonespor las que se produjeron los documentosy no su
contenido, cmo fueron creadosy utilizados originalmente, en vez de su posible aplicacin en
el futuro, y qu6 funciones y mandatos formales del productor reflejan, ms que las
caracterfsticas fsicas que pueden o no presentar los documentos. Los archiveros deben
centrarseen el fondo de la comunicacin entre el ciudadanoy el Estado,ms que en el mensaje
propiamente dicho. Este vnculo intelectual con el productor hace que lo fundamental en la
procedencia del documento no sea su origen ffsico, en la oficina de su productor, sino la
finalidad conceptual original que tenfan los documentos en esa misma oficina4. Una vez
entendido esto, el archivero puede identificar los documentos o grupos de documentos con
mayor valor potencial y evaluarlosm& detalladamente.

PGI-91/WS/3 - pg. 26
5. Este enfoque conceptual de la evaluacin de los documentos con informaciones
personalesno resta importancia a los pasosde evaluacintradicionalesenunciadosantes en la
seccin 2: determinar el valor testimonial e informativo de los documentos, su utilidad para la
investigacin, y otros factores prkticos y t.kcnicos.En cambio, este enfoque postula que el
archivero debe analizar estos aspectos~610despus de que la macroevaluacinhaya puesto
claramentede manifiesto qu seriesde documentosvale la pena evaluar en una segundaetapa
o, an mejor, convendra que se las considerara como elementos constitutivos del enfoque
terico. En ambos casos, no deben ser analizadasaisladamente,como sucedea menudo, por
considerkselas los nicos factoresimportantes5.
6. Este metodo de evaluacin conceptual obliga a los archiveros a establecerun plan de
investigacin en sus actividadescotidianas. La evaluacin no es un mero procedimiento o
proceso, sino una labor de anlisis minucioso y exige conocimientos especializados en
archivos, diplomacia e historia La aplicacin de directrices o el empleo de listas de
comprobacin en el proceso de evaluacin, asf como el desarrollo de estrategiasms amplias
de adquisicin, nicamentedan resultadospositivos si se basanen w1 cabal entendimiento de la
historia del productor de los documentos, sus funciones oficiales y mandatos jurklicos, su
estructurade organizacin interna, sus procesosde adopcin de decisiones,sus procedimientos
de produccin de documentos y la evolucin de todos estos factores a lo largo del tiempo; el
archivero debe entender tambin pefectamentelas caractersticas,a menudo sutiles, de los
documentos propiamente dichos. Estos factores son particularmente complejos cuando la
informacin personal que contienen los documentos esti repartida en varias jurisdicciones o,
peor aun, en dos o ms pafses.El trabajo intelectual que suponedescifrar las-complejidadesde
la interaccin ciudadano-Estadoen funcin de estos factores es por cierto ambicioso y se basa
en una cuidadosay fundamentadainvestigaci6n6.En este mtodo, la bsquedade aplicaciones
concretas y posibles de los documentos en la investigacin no forma parte del trabajo del
archivero. De hecho, la adquisicin de documentospara utilizarlos en investigacionesen curso
o previstasno encajacon la finalidad de los archivosy atentacontra una evaluacin eficaz.
7. Este nuevo mCtododebe ir acompaadode una dinmica actividad de archivos, en la que
se preste especialatencin a la gestin de documentosy su disposicin (aspectoque se tratar
con ms detalle en el Captulo 4). En un contexto de evaluacincentrado en los archivos, los
archiveros se concentranactivamenteen el 5 por ciento (o menos) de los documentosen poder
de la administracin pblica que tienen valor permanente,en vez de aprobar pasivamentela
destruccin del 95 por ciento del material de valor efmero. El volumen y la naturaleza de los
documentos modernos exigen una reorientacin de la labor del archivero de un principio de
ehminaci6n negativo a uno de seleccin positiva7. Este nuevo enfoque es particularmente
importante cuando se trabaja con la enorme cantidad de docwnentos que contienen
informacin personal.
8. Hay otros aspectosconceptualesque afectana la teora de la evaluacin.Si bien se salen
de los lmites del presente estudio de evaluacin de los documentos que contienen
informaciones personales,los archiveros deben tenerlos tambin en cuenta en el contexto de
sus respectivassituacionesnacionalese institucionales.Ademsde evaluar determinadasseries
de documentos, a fin de decidir cuales se conservarany cuales se eliminaran -segn criterios
tradicionales de seleccin de archivos (vasela Seccin 2 ms arriba)-, los archiveros deben
incorporar al marco de evaluacin las polticas y los mandatos institucionales de adquisicin,
ya que stos contribuirn a definir (y a menudo delimitar) el campo en que pueden obtenerse
los documentos. Con frecuencia, estas polticas reflejaran tambin las presiones (antes

PGI-91/WS/3 - pg. 27
mencionadas)que se ejercen sobre los archiveros. En resumidascuentas, en el momento de
desarrollar una estrategia de adquisicin es necesarioconciliar los criterios de evaluacin de
documentos con las polfticas institucionales. Naturalmente, en la practica de enunciar o
equilibrar estaecuacin,lasjurisdicciones institucionalesvariarande un pas a otros.
9. Un enfoque conceptual muy interesante de la evaluacin es la estrategia de
documentacin enunciadaen los ltimos aos en Estados Unidos de Am&ica. Esa estrategia
postula que la evaluacin debe trascender los criterios de evaluacin de documentos y las
respectivas polticas de adquisicin de los organismos de archivo (aunque debe tambi6n
incorporarlos) y adoptar un enfoque pluriinstitucional que combine numerosas actividades
archivsticas, a fin de documentar los principales temas de intert?spara la sociedad. En su
analisis, la estrategia de documentacin integra documentos oficiales y otros registros
institucionales,manuscritosprivados y material grAfico especiale informacin publicada. En un
primer momento, no se analiza la procedenciadel material, sino los temas que abarca (0, ms
exactamente,sus funciones en la sociedad),como la formacin de estudiantesuniversitarios o
el desarrollo de la industria inform&.ka; otra posibilidad es centrarseen una zona geogr&ica
muy limitada, pero documentandodentro de ella una gran variedad de temas. Se ha sealado
acertadamenteque la finalidad de la estrategia de documentacinconsiste en complementar,
mas que en sustituir, los mtodos de evaluacin tradicionales y que no es lo mismo que la
evaluacin universal de archivos, aunquelamentablementeha sido utilizada de esa forma. Por
consiguiente,la estrategiade documentacinrebasacon creceslos lfmites del presenteestudio
de evaluacin de los documentos con informaciones personales generados por las
administracionespblicas. La estrategia de documentacin entraa tambin el riesgo de una
considerable duplicacin de temas o funciones -a no ser que se aplique de manera muy
circunscrita o en el plano local-, con la consiguienteposibilidad de que se produzca duplicacin
de la labor de investigacin y adquisicin de documentos de los archiveros. En muchos
sentidos,la estrategiapareceratener ms pertinenciaen el mbito de los manuscritosprivados
que en el de los documentosadministrativoso institucionales.No obstante,la nueva tendencia
de la estrategia de documentacin para la macroevaluacin,consistenteen comprender las
funciones sociales antes de evaluar un determinado grupo de documentos y en basar ese
entendimiento en una investigacin y un an4lisis minuciosos, es complementaria y anA.logaal
enfoque adoptadoen esteestudiog.
fhicia la elaboracin de un modelo: dinmica de la evaluacin v djn&nidea
10. Los archiveroseuropeoshan propugnadodurantemucho ms tiempo que sus homlogos
norteamericanosque era necesariocomprender cmo funciona la sociedad y de qu forma
genera documentos antes de proceder a una evaluacin concreta de estoslO.La dinmica
societal deberfa ser un elemento central de la evaluacin. Si bien debe admitirse la
imposibilidad de eliminar el caracter subjetivo e incluso artstico de la evaluacin, desde el
punto de vista europeo los archiveros deben especular menos sobre posibles.usos de los
documentos en el futuro y centrarsems en la elaboracinde criterios para garantizar que los
documentos adquiridos reflejen los valores, los esquemasy las funcionesde la sociedaden que
viven sus productores.Sin embargo,esteenfoqueno debeconfundirsecon un hegelianismosin
sentido crtico. Los esquemasy funcionesdebenreflejar las complejasrealidadesde la sociedad
actual y no amoldarse a una ideologa dominante, en virtud de la cual se buscarfan y
considerarkn con valor archivfstico tan ~610 aquellos documentos que, por ejemplo,
demuestrenla preeminenciadel materialismo dialctico o del liberalismo capitalistal*.

PGI-$WWS/3 - pg. 28
11. Sin embargo, persisteel problema de que los historiadores,los archiveroso, incluso, los
filsofos nunca pueden determinar objetivamente esta plena realidad de los esquemasy las
funciones sociales (y que los documentos deberfan reflejar). Por lo tanto, icmo pueden
seleccionar los archiveros un trozo de vida representativo para reflejar una realidad
insondable?La solucin estriba en centrarsemenosen dicha realidad y ms en las modalidades
y los medios fiu&.rnentaIes por los que se conforma dicha realidad. Mediante la investigacin
y la reflexin, el archivero puede determinar dnde habti ms posibilidades de encontrar los
mejores testimonios documentales(en contraposicina la verdad histrica) de esa malidai. As
como los factoresprincipales o los agentesque moldeandichos testimonios. En Alemani& na
definido esteenfoque como una concentracinen la imagen de la sociedad,es decir, no rn la
realidad objetiva de la sociedad propiamente dicha -que nunca puede conocerse totalmentesino, ms bien, en los mecanismoso lugares dentro de ella donde el ciudadano interacta con
el Estado para producir las percepcionesms agudasy transparentesde la dinknica social y las
cuestiones que interesan a la sociedad12. Es en esos niveles donde se hallaran los mejores
testimonios documentales.La cuhninaci6n de esa evidencia, si la seleccionansobre esta base
incluso centenaresde archiverosen una multiplicidad de lugares,compondr con el tiempo una
kalidad en los niveles ms vastosde la metahistoria,el mito y los idealesdel contrato social,
incluso aunque ningn archivero pueda percibir esta realidad global mientras trabaja en sus
partes. Si el mtodo utilizado en el trabajo parcial es correcto, la totalidad en el resultado
final se reflejara. Adems, hay que destacardesde el principio que dichas percepcionesde la
imagen no deben forzosamente ajustarse a las ideologas dominantes, las practicas y las
instituciones del Estado (y, a menudo, no lo harzk); de hecho, como se ver, estas
percepcionesresultan a menudo ms valiosascuando se desvande las normas prevalecientes.
Por tanto, la evaluacin consiste para cada archivero en garantizar una elevada calidad de la
imagen reflejada en los documentos seleccionadospara conservaren los archivos. El resto
del captulo estara dedicado a estudiar el concepto de imagen y su funcin en la seleccin de
los documentosque contienen informacin personalpara ser archivados.
12. Es fundamental entender esta nocin clave de imagen. La palabra imagen evoca
percepcin, imitacin, metfora y reflejo especular.Cuando se dice de una mujer que es la
imagen de su madre, ciertamente no se esta afirmando que esa mujer es su madre en una
realidad objetiva sino, ms bien, que en determinados aspectos esenciales de su
comportamiento y su aspectorefleja suscaracterfsticasms importantes. Lo mismo sucedecon
las instituciones del Estado.Aunque no cotidianamenteni en un momento aislado en el tiempo,
las administraciones pblicas y dependenciasgubernamentalesterminaran por reflejar la
imagen de la sociedad, es decir, las esperanzas,aspiraciones,actividades y frustraciones
articuladas por los ciudadanos,reflejo que ser ms patente donde la interaccin ciudadanoEstado seams fuerte. Esto no suponeque estereflejo o imagen seauna realidad objetiva de la
sociedad, sino que contiene las caractersticasy los rasgos principales de dicha realidad. La
imagen ser ms ntida y estarams abierta al cambio en las sociedadesdemocr&icas, pero en
todas ir establecindosegradualmentela dinmica aquf expuesta.
13. Para los archiverosresulta imposible percibir la imagen total, global de la sociedad,as
como no puede captarsela realidad objetiva de la sociedadpropiamente dicha. Aunque puede
conservarsecomo un ideal la percepcinde estaimagen holstica, no ser un elemento przctico
de la realidad de trabajo13. Esta totalidad debe permanecercomo elemento sensible en la
conciencia del archivero y no como una metodologfa formal. Por un lado, es evidente que
existe un aspecto mterno de la vida humana que se mantiene relativamente al margen de las
funciones de la administraci6n pblica y no esta documentadoen los registros administrativos,

PGI-91lWSI3 - pg. 29
incluso en esta poca de considerable injerencia estatal y de gran interaccin ciudadanoEstado. Por otro, siemprehay gente que se deslizapor las grietas de la sociedad.En los paises
occidentales,por ejemplo, el consensodemocmtico suele ser blanco, masculino y capitalista, y
los grupos marginadosque no forman parte de ese consensoni estn facultados por 61apenas
aparecen reflejados (si es que alguna vez sucede) en los programas y las instituciones del
Estado. No obstante,como se ver, la voz de estos grupos marginados~610puede hacerseoir
(y, por lo tanto, ser documentada) -ms all de la supervivenciacasual de papeles privados
diseminados- a travs de su interaccin con el Estado. Por ello, el archivero debe escuchar
atentamente,para cerciorarsede que estasvocespuedanoirse.
14. Ahora bien, aunque esta imagen holfstica colectiva sea demasiadovasta para poder ser
aprehendidapor un solo archivero, existe realmente. No es una construccin artificial ni un
salto de fe idealista. La funcin del archivero es garantizarno ~610que la imagen reflejada en
los documentos seleccionadospara su preservacinen archivos sea exacta y lo ms amplia
posible, sino que debe poder trabajar tambin con fragmentos ms pequeos, discretos y
manejablesde esta imagen total, en vez de arremeter contra molinos de viento. Cuando se
trata de documentosque contieneninformacin personal,esa parte serfanlas dependenciasy
organismos estatalesque producen dichos documentos y reflejan esa porcin de la imagen
social formada por la relacin ciudadano-Estado vinculada a la/s funcinks de dicho
organismo. En ese sentido, la imagen de la sociedadse construye inductivamente a partir de
la experiencia humana real por conducto de las instituciones (y, por lo tanto, de los
documentos) que colectivamente producen sus ciudadanos, y no deductivamente,
adhirindose o ajustndosebien a algn ideal abstracto insondable o a las doctrinas sociales
prevalecientesdel Estadol4. Por consiguiente,la imagen colectiva u holfstica se ir& formando
gradualmente mediante una evaluacin de sus partes, si bien dicha evaluacin avanzara sin
duda de conformidad con las dimensionesde la totalidad conocidas hasta ese momento. A
diferencia de la estrategia de la documentacin, que se centra primero en los temas y las
funciones -que siempre suscitancontroversiassobre el nmero que se elegir& su prioridad y su
considerable duplicacin-, el enfoque de la imagen aqu propugnado ofrece la ventaja
suplementariade enraizar su origen, en primer lugar, en instituciones concretasy existentesy
en los documentosque stasproducen.
15. En una poca en la que, forzosamente,los archiveros conservaranun porcentaje cada
vez menor de la enorme cantidad de informacin que se genera-y esto resulta particularmente
valido para los voluminosos ficheros de casos que contienen documentos con informacin
personal- se acrecienta por ende la importancia de la convergencia entre la imagen de la
sociedad y la exactitud con que aquella se refleja en los documentosde archivo. El archivero
no intenta conocer o comprender la imagen propiamente dicha, ya que ello exigirfa una vida
entera de estudio, es filosficamente imposible e impedira completar cualquier evaluacin
(io cualquier otro trabajo!). En cambio, el archivero orienta su investigacin, dentro de este
modelo de macroevaluacin,a la determinaci6nde mecanismosy lugares (el cmo y el dnde)
de la formacin de la imagen -que constituyen los centros clave o puntos crfticos de la
interaccin ciudadano-Estado-a fin de poder realmente individualizar y evaluar las mejores
series.
16. La interaccin del ciudadano con el Estado y, por consiguiente, los documentos que
contienen informacin personal en los que queda constanciade esa interaccin, tienen gran
importancia en esta imagen. La dial&ica central de la sociedad es la tensin entre las
principales corrientes ideolgicas y el fenmeno masivo de la vida colectiva de la poblacin, y

PGI-91/ws/3 - pg. 30
suele interactuar con ms dinamismo a travt?sde las dependenciasestatales.Prcticamenteno
hay ningn aspecto de la vida humana que se sustraiga a esta diaktica (es decir,
colectivamenteen la imagen, si no individualmentepara cada ciudadano). Como se observ en
el primer captulo del presenteestudio, los ciudadanosdefiendencadavez ms celosamentesus
derechos, tratan de conseguir ms privilegios sociales, econmicos y jurdicos, cuestionan o
respaldan medidas estatales en un vertiginoso espectro de funciones, y son objeto de
imposiciones fiscales, recuentos y registros que se realizan de mltiples formas. Rellenan
formularios, escriben cartas, firman peticiones y se los evala y entrevista continuamente. La
obsesinmoderna con las burocraciasimpersonalesy el papeleo atestigua el alcancede esta
interaccin y de las tensionesresultantes.Por lo tanto, es necesariotrabajar con mayor detalle
para comprender la naturalezade esa interaccin, los factores o agentescentralesque influyen
en ella y sus repercusionesen la evaluacin de los documentos con informacin personal
resultantes de la interaccin, es decir, qu efectos tienen sobre el archivero y su mejor
entendimiento de la manera y el punto en que se conforma la imagen de la sociedad y, por
consiguiente, la manera de ubicar los mejores testimonios documentalesde este proceso y
_
centrarseen ellos.
. . audadano-Es@&
.
Modelo de evaluacin para la interacuon
17. Tres factores definen la interaccin ciudadano-Estado:el programa, el organismo y el
ciudadano15. A partir de esta interaccin se producen los documentos que contienen
informacin personal y que debe evaluar el archivero. El anilisisde estos tres factores por
separadoy la investigacin de las variablesfundamentalesde cada uno de ellos, muchasde las
cuales harn referencia a las tipologas materiales y contextuales de los documentos que
contienen informaci6n personaldescritasen el Captulo 2, permitinln proponer en las secciones
siguientes un mtodo de macroevaluacin adecuado para proceder a la seleccin de los
documentos. Esta explicaci6n de la interaccin entre programa, organismo y ciudadano
demostrara que la mecnica,la ubicacin o la naturalezade la formacin de la imagen social
que debe analizar el archivero vara considerablementede un conjunto de interacciones
ciudadano-Estadoa otro y, por consiguiente,entre dos series resultantesde documentos con
informacin personal. Segnel tipo de variacin que se produce, los documentostienen ms o
menos valor permanente.
18. JZl proprama. El programa es el objetivo, la intencin, la idea e incluso la teora o
ideologfa subyacentesen una funcin determinada de la administracin. Se-articula mediante
leyes, reglamentos,directivas y normasde orientacin, manualesde procedimiento operacional
y relacionesde mandatospublicadas,as como en los debatesparlamentariosy en comentarios
de la prensa El programa rebasa la mera enunciaci6n de una ideologa polftica o de una
polftica partidaria; se extiende al designio intelectual de los funcionarios pblicos, por el que se
interpretan y modifican tanto la ideologa como las polticas en el quehacer prctico de la
administracin pblica. La importancia del programadependede su repercusinen la sociedad,
en parte determinada por su continuidad, permanencia,alcance y cobertura de la poblacin
interesada y, tambin, de su pertinencia para abordar los principales problemas sociales o
cuestiones polfticas importantes, su influencia y el grado de cambio que produce en
comparacin con programas similares. No obstante, existe la idea bsicade que un programa
es un impulso, un agente o un reflejo del cambio social. Si los archiveros se limitaran a
documentar el programa propiamente dicho, bastara con obtener los documentos antes
mencionados(leyes, reglamentos,procedimientos,manuales,etc.) junto con todos los ficheros
de poltica conexos y los principales ficheros temticos. Pero nunca se deberadocumentar el

PGI-91nVs/3 - pg. 31
programa utilizando los ficheros de casoscon informacin personal que tanto abundan en la
basede la piramide de la informacin.
19. Pero esto nunca es fcil. En la practica, el programa no siempre alcanza sus objetivos.
A menudo se observauna considerablediscrepanciaentre la intencin y la articulacin formal
de un programa y la manera en que ste funciona en la realidad. Cuanto mayor es esta
discrepancia, ms importantes son los documentos conexos que contienen informacin
personaP6.Cuando se trata de programas controvertidos, como la ayuda mdica para la
prctica del aborto en algunospaseso la introduccin de normaspara la entrada de refugiados
econmicos, en otros, la divergencia entre el objetivo de la poltica gubernamental o del
programa y su resultado es obvia y da lugar a un amplio y a menudo apasionadodebate. En
asuntospol6micos como stos, cada fichero de caso (ya se trate de la consulta mdica de una
mujer encinta o una audiencia de apelacin de un inmigrante ilegal) contendr vestigios de
estos conflictos ms amplios entre la teora y la ideologia del programa, por un lado, y su
practica y recepcin (esta ltima no exenta de factores ideolgicos). (Como se ver, eso no
significa que cada uno de estos ficheros deba ser conservadoen archivos) Incluso en mbitos
menos discutidos, como el pago del impuesto sobre la renta, existen reglamentacionesfijas y,
paralelamente,una realidad en la que la mayora de los contribuyentes tergiversan la ley en
provecho propio. Pero incluso aqu hay un entendimiento ticito, por parte del Estado y del
ciudadano,de la diferencia existenteentre manipular un poco las cifras para redondearlasy el
fraude impositivo delictivo. Sin embargo, de este modo, & facto hay una modificacin del
programa; la imagen ms exacta de la sociedad apareceren aquellos aspectosen que se
produce un cambio ms radical.
20. Ese an&li$s de un programa tiene tambin un aspectonegativo: cuando su fracaso refleja
o pone de manifiesto una importante realidad social, a saber,que los ciudadanosafectadospor
dicho programa no participaron en absoluto en el mismo o del mbdo previsto. Incluso un
programa sin repercusiones considerables para la sociedad refleja en su intencin una
ment&#& o ideologa predominante o un paradigma intelectuaVfilos6fico/cultural y, por
consiguiente, tambin puede tener importancia. Cuando los programasfracasansuelen quedar
considerablementemenos rastros de ellos en los ficheros temticos, por lo que las razonesde
este fracaso o del incumplimiento de los objetivos fijados ~610aparecerarr_claramente en los
ficheros de casos.
21. La divergencia entre el objetivo y los resultadosde un programa dependede mltiples
factores, algunos de los cuales se observanen toda la sociedad; otros, como se vera, estn
vinculados con la naturalezadel organismo y del ciudadanoy otros son inherentesal programa
mismo. En este ltimo caso, jconsiste el programa en reglas inflexibles rgidamente
aplicadas, o es dctil y deja un margen al libre arbitrio y la flexibilidad en su ejecucin?
Permite el programa al ciudadano (as como al funcionario pblico) intervenir segn su
criterio para decidir sus aportaciones cualitativas e interaccin? Est estipulada por ley la
participacin o es voluntaria? De que manera se obtiene la informacin para el programa:
directamente del ciudadano o indirectamente?&a operacin de acopio de informacin es
pblica o confidencial?Hay que decidir si el programa tiene una aplicacin directa o indirecta:
si es indirecta, los documentos con informacin personal del programa de aplicacin directa
seranms importantes que los otros (como las subvencionespara la construccin de viviendas
o la investigacin medica concedidas a las provincias o estados por el gobierno central;
despus,las provincias o los estadospuedenasignarlasdirectamentea propietarios locales o a

PGI-9UWSI3 - pg. 32
investigadores;en ese caso, la documentacin sobre esta distribucin resultara ms til para
documentar la interaccin ciudadano-Estado).
22. Con respecto a la evaluacinarchivsticarelativa a las variablesdel programa, si bien se
volversla tratar el tema, cuanto mayor seael libre arbitrio y la variacin que permita ste, ms
posibilidades habti de que los ficheros de casos personalesdelimiten una imagen social ms
exacta, que no se refleja en los ficheros de polfticas y tematicos ni en los documentos que
definen el programa propiamente dicho (leyes, directrices, etc.). Por supuesto, esto es
importante exclusivamente en la evaluacinde aquellos programasque tienen una repercusin
considerable sobre la sociedad y cuyos objetivos y finalidades cambian, se modifican o se
abandonan con frecuencia, poniendo de manifiesto que, en ese programa en particular, la
dialectica de la interaccin ciudadano-Estadotena una influencia concreta. El archivero debe
tener presenteeste factor de imagen en relacin con el programa, para decidir si los ficheros
de casospersonalesque lo componen tienen valor permanente.Asf pues, la flexibilidad de un
programa no confiere automticamentea susdocumentosvalor atchivfstic~~~.
23. .El or@mo. En la claridad de la imagen influye algo ms que la distorsin o la
flexibilidad del programa correspondiente. Los organismos pblicos tambin pueden ser
tendenciosos. Mientras que programa se refiere a un proyecto intelectual general e
ideolgico en sentido amplio, organismo designa las estructuras administrativas
(comprendidos los administradores) creadas por el Estado para aplicar o concretar dicha
ideologa o programa. Los organismosde la administracin pblica estn integrados por seres
humanosque tienen su propia lealtad, sus prejuicios e ideologfas, no siempre coincidentescon
las polticas oficiales y los objetivos enunciados por la administracin. La orientacin
antidemoctitica de los funcionarios pblicos en la Repblica de Weimar, en Alemania, es un
conocido ejemplo; otro serfan las tendencias proliberales de la administracin canadiense
de+us de 1957, durante la gestin del primer gobierno conservadoren el poder en 22 aos.
La oposicin decidida de los funcionarios pblicos en organizaciones cuya cultura da al
personal un importante margen de maniobra puede socavar, acelerar, retardar o, incluso,
paralizar complicados programas. En este sentido, al analizar los procesos de adopcin de
decisiones, las prkticas de contratacin y de ascensosdel personal, el carcter de la
administraci6n (profesional, administrativa, tcnica) y la jerarqua y organizacin internas, el
archivero puede determinar qu tipo de naturaleza o cultura de funcionamiento tiene el
organismo. $s bsicamente negativa (es decir, que se interpretan estrictamente normas
inflexibles, como sucedeen muchos organismosimpositivos, de asignacinde pensioneso de
seguro de desempleo), positiva (el organismo fomenta activamente el desarrollo
socioeconmico a travs de normas dctiles que permiten la flexibilidad y el libre arbitrio,
como sucedeen muchos organismosregionalesde desarrollo o culturales), o ms bien neutral
(se realizan investigacionesy se trabaja bsicamenteen la reunin de datos, por ejemplo, los
organismos de estadfsticas)?No es que estos tres tipos de naturaleza tengan mayor o menor
importancia en la evaluacinarchivstica,pero contribuyen a determinar si los ficheros de casos
de un organismo pondr&nde manifiesto variacionesimportantes con respecto al programa o a
la poltica oficial, segn el grado de iniciativa, interpretacin, discriminaci6n y margen de
maniobra que permita el organismo a sus funcionarios y administradores.Debe tambi6n tenerse
en cuenta que los funcionarios pblicos puedenser tendenciosospor razonespersonales,como
las oportunidades de carrera, las posibilidadesde ascensoo la preferenciao discriminaci6n de
algunos ciudadanos por razones de raza, color, pertenencia tnica, religin y sexo. En la
medida en que estos factores se dan en un organismo de manera significativa, se plantea la

PGI-?l/wS/3 - pg. 33
posibilidad de que haya desviacionesdel programa oficial (que se reflejaran en los ficheros de
casosindividuales de dicho organismo).
24. Existen otros factoresimportantes que afectanal organismo**.Con respecto al programa
propiamente dicho, ies Cstala funcin primaria o secundariaauxiliar del organismo?E.seste
organismo el motor principal del programa en comparacin con otros? (Cuatro importantes
dependencias de la administracin pblica canadiense crearon ficheros de casos sobre
subvencionesa ciudadanospara realizar obrasde aislamientotrmico durante los aos de crisis
energtica)~Qu grado de descentralizacintiene el organismoy en qu nivel de la jerarqua se
produce la interaccin clave ciudadano-organismo? Qu nivel tiene mayor margen de
maniobra en la aplicacin de la polftica y las directrices enunciadas?En Canad,por ejemplo,
un inmigrante puedepasarpor ms de doce niveles buroctiticos distintos, comprendidos varios
tribunales de audienciasy de apelacin, hasta llegar a la oficina del Ministro; por ello es sin
duda esencial que el archivero comprenda cmo funciona el organismo en cada nivel y qu
relaciones existen entre los distintos niveles, a fin de determinar el o los mbitos clave de
adopcin de decisiones. Por ultimo, debe analizarse tambin en qu medida el organismo
agrega informacin (que el ciudadanoquiza desconoce)a los datos ya recibidos de la persona,
por ejemplo, informacin positiva sobre el ciudadano, antecedentespenales-uotros controles
de referencia que se sumaran a los registros de personal. La regla general de estos factores
administrativos es que cuanto menor y menos flexible sea el espacio de interaccin entre el
ciudadano y el administrador (u organismo), menos significativos resultarAn los ficheros de
casos que contienen informacin personal para definir la imagen social (o aquella parte en la
que se produce la interaccin ciudadano-Estado).
25, El organismo influye tambin considerablementeen la organizacin y estructura de los
documentosy sistemasde conservacinde stos.Es fundamentalcomprenderla naturalezadel
medio que sustentael mensaje,ya que la calidad de la imagen reflejada por los documentos
siempre esta modelada, y a menudo deformada, por las limitaciones de los diversos sistemas
documentales.Por consiguiente,deben investigarsedetenidamentelas practicas del organismo
en ese sentido, a fin de determinar la naturalezae importancia de las tipologias materialesy el
contexto de cada documento con informacin personal (c6mo se produce, archiva e indiza).
Como ya se indic en el Captulo 2, estos sistemasdocumentalespueden, por su estructura
misma, aumentar o reducir la distancia entre el ciudadano, por un lado, y el organismo y el
programa, por otro. Volviendo al ejemplo del organismode inmigracin canadiense,aunqueun
inmigrante que agota todas las vas de apelacin podra interactuar con ms de doce
dependenciasadministrativasdistintas, muchas de 6stas comparten el mismo fichero de caso
individual: le agregan informacin y luego lo transmiten verticalmente dentro de la jerarqua
para continuar el proceso incorporando as nueva documentacin. En ese caso, la distancia
entre las diversas dependenciasadministrativasy el ciudadano -algunas son muy abordables,
otras muy distantes y difkiles de abordar- resulta menos significativa para el archivero que
evala el documento con informacin personal, ya que el fichero de caso reflejara la
interaccin ciudadano-Estado,si no a todos los niveles, al menos en la mayorfa de Cstos.En
organismosen los que cada nivel burocrtico mantengasu propio fichero de caso, sucedersin
duda lo contrario. Y aunqueen la interaccin entre un individuo y el organismo se creen uno o
ms ficheros, los archiveros deben determinar tambin si los ficheros no habituales, que
suscitan poknicas o sientan precedentes,reciben un tratamiento especial dentro del sistema
documental del organismo: si se los archiva por separado,se les asignaun cdigo, un color o
una clave especialo se resumey clasifica por separadola informacin esencial.Por lo tanto, de
esta forma y de otras ya descritasen el Captulo 2, la funcin del organismo en la creacin y la

PGI-9l/WS/3 - pg. 34
conservacinde documentostiene una repercusinindirecta, pero importante, en la naturaleza
de la imagen de la interaccin ciudadano-Estado.
26. Al tratar de documentar el organismo propiamente dicho y su modo de funcionamiento,
el archivero investigara y a menudo obtendra organigramas,informacin sobre los programas
(enunciado de mandatos, manualesde procedimiento, reglamentos,etc., ya enumeradosantes
en la seccin 18), informes anuales,documentosy ejemplos sobregestin de formularios, guas
de clasificaci6n de documentos, historiales internos e informacin sobre el personal
(capacitacin, promocin, estructuras de carreras, etc.). Nuevamente, parte de esta
informacin podr localizarse en los ficheros de polfticas y ficheros tematicos. No obstante,
como ha observado acertadamente un comentatistaig, la difusin de informacin en
publicaciones o documentos de la administmci6n pblica (presupuestos,verificaciones de
cuentas, perfiles estadsticos,informes de investigaciones,audienciaspblicas) es tan grande
que los archiveros, en esta Cpoca de sobrecarga de informacin, deben ser sumamente
selectivoscon respectoa la cantidad de documentosque obtienen de cada organismo ~610para
mostrar su modo de funcionamiento (valor testimonial de los documentos). Si esto es valido
para los archivos de polfticas y los archivos temticos se infiere que, como regla general, los
ficheros de casosque contienen informacin personal no deberfanadquirirse nicamente por
su valor testimonial (excepto una muestra reducida cuya finalidad es demostrar qu tipos de
formularios y procedimientos se utilizaron, cuando estos son importantes y no pueden
documentarse por ningn otro medio). En resumen, el archivero no debe utilizar estos
elementos del organismo para determinar si los documentos que contienen informacin
personal pueden servir para documentar la historia de aqul, sino ms bien para sealar la
capacidaddel organismo -por su naturalezaintrfnseca-de influir de modo signific,ativosobre la
dialectica ciuda&no-Estado y precisaras an ms la imagen social derivada.
27. El ciudu.
Es obvio que el ciudadano cumple una funcin central en la interaccin
ciudadano-Estado y en los documentos resultantes que contienen informacin personal; sin
embargo, los archiveros -y por consiguientelos investigadores-pasanpor alto este factor con
demasiada frecuencia2O.Ademas, puesto que la importancia histrica del organismo y del
programa queda mejor documentada, como ya se dijo, por otras fuentes, el principal valor
archivstico de los ficheros de casoscon informacin personal se pone de manifiesto cuando
reflejan las actitudes y el comportamiento de los ciudadanos sobre los que tratan los
documentosy no por la forma en que revelanla naturalezade las operacionesgubernamentales
propiamentedichas.
28. Es importante, en este punto, considerar tanto la cantidad de la informacin producida
(si se obtuvo mediante participaci6n obligatoria o voluntaria -que constituye un aspecto del
programa en s mismo-) como su calidad: su grado de integridad y de exactitud, la distancia
mental entre el ciudadanoy el programaconcreto (cuantomayor la distancia, ms significativa)
y la duracin de la interaccin entre el ciudadanoy el organismo (una aplicacin puntual versus
una funcin permanente, como registros mdicos o policiales). iEs la contribucin del
ciudadano endgena (creada directa o indirectamente por la persona. a travs de un
mediador/traductor/funcionario que rellena el formulario/abogado) o es el organismo quien
crea el documento (con o sin conocimiento del ciudadano)?Las transaccionesen que participa
el ciudadano, le permiten expresar opiniones y emociones a travs de una redaccin libre
(cartasindividuales o una seccin observacionesen los formularios, con espaciosuficiente) o
debe limitarse a rellenar casilleros previamente definidos y elegir entre varias opciones
determinadasde antemano?Si en cambio (o adems)el administrador documenta las opiniones

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de ese mismo ciudadano, se formularan preguntas similares pero, en ese caso, debe tambin
analizarsela prosa libre para verificar si se utilizan estereotiposo si hay prrafos en los que
se han repetido modelos, en vez de recurrir a una prosa ms original y expresiva para reflejar
las opiniones del ciudadano. Y en todo esto, ~cuntasideas, emociones y opiniones del
ciudadano figuran en los documentos en comparacin con las realmente documentadasen el
programa 0 el organismo? &M.eractaconscientemente el ciudadano con el organismo y el
programa y tiene margen para intervenir, puede ejercer su libre arbitrio e influir sobre las
decisionesque se adoptan?La significacin de los documentosdependen4tambin del grado en
que el ciudadano esta predispuestoa ser exacto y exhaustivoy de su capacidadpara formular
observacionesde manera precisa y completa. Por supuesto, tambin lo contrario puede ser
cierto ya que si algunos ciudadanosconsideranque un programaes errneo o injusto, procuran
arruinarlo suministrando informacin inexacta e incompleta. Por ltimo, debe sopesarsela
distancia que tiene el sujeto con la comunicaci6n que suministra: hablar de uno mismo, un
familiar, un vecino o un conocido -por citar cuatro gradosde lejanfa- pone de manifiesto que la
exactitud objetiva disminuye a medida que se acrecientala lejanfa, aunqueno forzosamentela
importancia archivstica
.
29. mortancra evaluadora de este modeb . Si bien el programa, el organismo y el
ciudadano han sido tratados por separado en los prrafos anteriores, y los archiveros
probablemente anahzaranindividualmente estos factores en sus trabajos de investigacin, los
tres deben combinarse en el momento de decidir la evaluacin. Los documentos que
contienen informacin personal derivados de la interaccin ciudadano-Estado son
importantes para documentar la interaccin propiamente dicha y na el programa, el
organismo o el ciudadano por separado. Como ya se dijo, existen fuentes ms eficaces y
menos volumnosas para hacerlo, sin tener que recurrir a la obtencin de ficheros de casos
individuales. No obstante, es en el ncleo de este modelo terico -en el que interactan
programa, organismo y ciudadano- donde tiene lugar la dial&ica fundamental, es decir, en la
interaccin misma y no en sus tres elementos separados.Es aqu donde la imagen es ms
exacta.Ello no significa que todaslas imgenesreflejadasen los ficheros de casosformados en
ese punto de coincidencia o de interaccin sean significativas. Algunas son bastantetriviales;
otras excesivamente rutinarias. Es posible que reflejen o se adhieran estrechamente al
programa estructurado y a los objetivos y mandatos del organismo. Algunas, aunque sean
significativas, pueden documentarseutilizando fuentes menos voluminosas.Pero cuando otras
fuentes no pueden kn.inar suficientemente la imagen, por ejemplo, si hay una diferencia
considerableentre los objetivos del programa y sus resultadosconcretos, los acontecimientos
son tan excepcionales a los ojos de los contemporaneos (por ejemplo, el Holocausto,
contingentesde refugiados, etc.) que convienedefinir la imagen con ms detalle o los grupos
marginados encuentran una voz (aunque esta repercuta quedamentea travt?sde otros), los
documentos de ficheros de casosgeneradosen dicho punto de interaccin pueden tener valor
permanente.Las importantes variables en los tres componentesdel modelo que transforman
dicha virtualidad en valor real dependen totalmente, como se mencion antes en varios
contextos diferentes, de la flexibilidad y el libre arbitrio admitidos durante el programa, as
como de la posibilidad que se d a los ciudadanosde manifestar sus opiniones y reflejar sus
actividadessinceramentey no de manerademasiadoformal, deformadao indirecta.
Conclusin
30. Como se ver en el captulo siguiente, hay otros factores que pueden matizar y, de
hecho, modificar una decisin en principio positiva de proceder a una evaluacin, tomada a

PGI-91lWSl3 - pg. 36
partir del modelo relativo a los documentoscon informacin personal. Sin embargo, como se
observ antes,estos critmios de evaluacin tradicionales intervienen despus de aplicarsela
macroevaluacin basadaen el modelo de la interaccin ciudadano-Estado.Dicho modelo es
genrico y no dependede funciones particulams (inmigracin, aplicacin de la ley o atencin
sanitaria), ms bien, puede aplicarse a todas las funciones y es un mamo de evaluacin que
deberla preceder al analisis de las funciones especificas. Ademas, este enfoque no busca
explcitamente valores en los documentos propiamente dichos -ya sean testimoniales o de
informacin- sino que procura sabercon que grado de exactitud estos documentosproyectan y
clarifican la imagen de la dialctica ciudadano-Estado. Naturalmente, ello incl~ valores
testimoniales y de informacin, aunquelos combinara y, en cierto sentido, trascended.
3 1. En resumen,este enfoque terico permite soslayarun dilema insoluble con que tropiezan
los archiveros del mundo entero: resultar&imposible proceder a una evaluacin adecuadaa no
ser que el archivero pueda abarcarel universo informativo de documentos administrativos en
su totalidad y conjeturar sobre todos los temas clave, los movimientos y la poblacin de la
sociedad, requisito evidentemente inasequible. Este modelo ofrece un punto de partida y,
tambin, una justificacin terica del mismo. Al aceptar el modelo de la dial&ica ciudadanoEstado, el archivero puede centrarsecon seguridaden una parte manejabledel todo, sin verse
obligado a conocer el universo en su totalidad. As, trabajara en el plano del documento que
contiene informacin personal en busca de indicios de variaciones,deformaciones y cambios
significativos entre los objetivos y los resultados. Es aqu donde la imagen de la sociedad es
ms exacta.La responsabilidaddel archivero en la evaluacines garantizar una elevadacalidad
de la imagen en los documentoscon informacin personalseleccionadospara archivo. Vale la
pena reiterar que ello no implica que estos documentos deban constituir la totalidad de la
imagen. Como se vera, otros tipos de documentosde archivo y muchos vestigios patrimoniales
y artsticos desempeantambin un papel importante. Este modelo se aplica nicamente al
fragmento de la imagen reflejada en los ficheros de casosque contienen informacin personal
producidos durante la interaccin ciudadano-Estado.

1.

Como se vera en este captulo y en el siguiente,no debenaplicarsetodos los aspectosde

la evaluacin tradicional; se citan aqu como elementosdel debate y a ttulo informativo.
El ar&isis de los posibles usos de los documentos, por ejemplo, deforma
considerablementela evaluacin,mientras que otras varias cuestionesestn relacionadas
con la conservacin y el acceso a los documentos y no, en primer t&mino, con su
evaluacin.

2.

Vase ms arriba Capitulo 1, seccin 12 y, en particular, las referenciasen nota de pie de

pgina a Bemer y Ham.

3.

Un enunciado anterior de esta postura se encuentraen Terry Cook, The Tyranny of the
Medium: A Comment on Total Archives, Archiva& 9 (invierno 1979-1980), pgs.
141-150. Ello dio lugar a un debatecuyo resumenculmin en el trabajo de Terry Cook,
.
Media Myopia, Archivaria 12 (verano 1981), pgs 146-157.

4.

Mi concepcin al respecto se vio considerablementeinfluida por David Bearman, quien

me dijo una vez que la mejor manerade enfocar la evaluacino de describir documentos

PGI-91NvSI3 - pg. 37
era cubrirlos con una bolsa, no mirarlos y concentrarseen las funciones y los mandatos
de su productor. Vase tambin su ponencia (que se publicar prximamente) sobre
Multi-Sensory Data and Its Management, presentadaen el Symposium on Current
Records,Consejo Internacional de Archivos, Ottawa, Canad,15-19 de mayo de 1989; y
David Bearman y Richard Lytle, The Power of the Principie of Provenance(invierno
1985-1986), pgs. 14-27. Si bien las investigacionesde Bearman derivan a menudo
explfcitamente de un debate sobre descripcin de archivos, es indudable que se pueden
aplicar a la evaluacin. He tratado este tema ms detenidamente en Terry Cook,
Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivists, Archivana 23 (invierno
1986-1987), pgs. 124-125.
5.

Comparesecon la importante afirmacin de David Klaassende que un archivero debe

empezar por conceptualizar un universo compuesto por los documentos escritos
generadoso acumuladospor los participantes y los observadoresdel mbito definido.
Dicho de otra forma, a la pregunta qu se ha escrito? debe anteponerseotra Lquin
hubiera tenido razones para escribir, a causa de su inter& y su participacin en este
mbito? (en el caso de los documentos administrativos, en lugar de mbito, podra
decirse un organismo o un programa definidos.) En cambio, a los bibliotecarios les
interesa lo que se ha escrito sobre un programa ms que lo que los participantes (es
decir, los productores de documentos) han creado en el marco de ste. Vase David J.
Klaassen, Archieving Balanced Documentation: Social Services from a Consumer
Perspective,The Midwestem Archivist ll (1986) pg. 116.

6.

Vanse los antecedentesde este enfoque en Ten-y Cook, From Information to

Knowledge: An Intellectual Paradigm for Archives, Archiva& 19 (invierno 19841985), pgs. 40-42 y e
Tom Nesmith, The Archival Perspective,Archiva 22
(verano 1986), pgs. 10-l 1; y B;rbaraL. Crag, Meeting the Future by Returning to the
Past: A Commentary on Hugh Taylors Transformations, Archi@ 25 (invierno 19871988), pgs. 7-11. Dentro de la misma tradicin de investigacin, pero desde otra
perspectiva,el intento de revivir en Amrica del Norte una centenariaciencia auxiliar de
la Historia, la diplomacia, derivadade Ia Historia y actualizaday aplicada a los archivos,
lleva Ia compleja riqueza de la investigacin diplomtica, directamente y por analogia,
hacia las funciones archivsticasmodernas; vase Luciana Duranti, Diplomatics: New
Uses for an Old Science, Archiva 28 (verano 1988), en particular las pgs. 7-l 1.
Hugh Taylor, en su imaginativa forma habitual, hace avanzaran ms las fronteras de Ia
investigacin archivstica y pide a los archiveros que consideren parte de su labor la
investigacin en teora y tecnologfa de la comunicacin; entre varios trabajos recientes,
pueden consultarseMy Very Act and Deed: Some Reflections on the Role of Textual
Recordsin the Conduct of Affairs, -can
Archivist 5 1 (otoo 1988), pags. 456-469.
Por ultimo, la totalidad del numero doble invierno-primavera de 1988 de &a&can
Archivist (Volumen 51) esta dedicado al establecimiento de un calendario de
investigacin para archiverosen todas las funciones de Ia profesin; para la evaluacin,
vase Richard J. Cox y HeIen W. Samuels, The Archivists First Responsibility:
A ResearchAgenda to Improve the Identification and Retention of Records of Enduring
Value, pgs. 28-42 y las observacionessubsiguientes,por Frank Boles y Frank J. Burke.

7.

Vase Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in
the Appraisal of ArchivaI Sources, Archivana 24 (verano 1987), pg. 95 y m
(se
trata de una traduccin de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer, quienes

PGI-91lWSl3 - pg. 38
redactaron la breve introduccin del artfculo originahnente publicado en 1972 por
Booms en &&&&e
7eie,
Volumen 68).
8.

Frank Boles explica bien este punto en Mix Two Parts Interest to One Part Information
and Appraise Until Done: Understanding Contemporary Record Selection Processes,
.
encan Archivist 50 (verano 1987), pgs. 356-368.

9.

La afirmacin original pertenece a Helen Willa Samuels, Who Controls The Past,
.
encan Archiv& 49 (primavera 1986), pgs. 109-124. El artculo de Samuelsy Cox
citado en la nota 6 (Archivists First Responsibility) es una panormica actualizada y
sus notas de pie de pgina contienen tiles referencias suplementarias. Vase, en
particular, Larry Hackman y Joan Warnow-Blewett, The Documentation Strategy
Process:A Model and a Case Study, Ameritan Archiv& 50 (invierno 1987), pgs. 1247; y Richard J. Cox, A Documentation Strategy Case Study: Westem New York,
encan Archivist 52 (primavera 1989), pgs. 192-200, de donde se tomaron las citas
que aparecenen el texto (pg. 193).

10. La afirmacin ms importante (originalmente de 1972, que refleja en su texto y notas el

debate que tena lugar en Europa en aquel momento) pertenecea Booms, Society and
the Formation of a Documentary Heritage, Archiva pgs. 69-107. Es sta una
brillante conceptualizacinterica de la funcin del archivero en la sociedad.Considero
que nadie ha reflexionado con mayor profundidad que Booms sobre la postura filosfica
e incluso Cticadel archivero.
ll.

w. Booms seala esto en su crtica de la orientacin marxista de las practicas de

evaluacinarchivsticaen Alemania Griental.

12. El t&mino y el argumento pertenecena Siegfried Bttner, y se utilizan en su documento

de antecedentespreparado para el presenteestudio (The Appraisal of Public Records
Containing Personal Data: An Essay on an Unsolved Problem); en mi Prefacio figuran
ms detalles sobre este documento y sobre mi deuda de gratitud hacia l. La metfora de
la imagen especularde la sociedad ha interesado a otros autores, insatisfechoscon la
evaluacin tradicional: vase F. Gerald Ham, The Archival Edge, en Maygene F.
.
Daniels y Timothy Walch, eds., A Modem Archives Reader (Washington, 1984),
pgs. 334-335; y Cook, Leaving Safe and Accustomed Ground, &hiv@,
pgs. 124125.
13. Anlogamente, la estrategia norteamericana de documentaci6n se concentra
inductivamente en temas concretos y en zonas geograficasreducidas,en vez de intentar
aislar y documentar en un ejercicio nico cada tema y funcin concebibles para los
EstadosUnidos de Amrica (oel mundo?) en su totalidad. Como se observaen el punto
3.14, ello se debe a cierta endeblezconceptualdel enfoque propiamentedicho.
14. Se admite que esto acta ms sutiente de lo que se indica en el texto. Mientras que los
ciudadanos crean efectivamente documentos, directa o indirectamente, ~610
indirectamenteparticipan en la creacin de instituciones. Las nuevasinstituciones o, ms
bien, los nuevosprogramasiniciados en organismosms antiguos, necesitantiempo para
desarrollarse.Asimismo, las instituciones ms antiguas pueden seguir existiendo mucho
desnus de haber disminuido su utilidad. nor lo aue la inercia aue arrastran nuede

PGI-91fWs/3 - pg. 39
empanarlas realidadespresentes.Estos intervalos de tiempo y filtros socialesdeforman
la dial&ica aqu propuesta, pero no atentan contra ella. Tambin, como se ver, los
documentos pueden fusionarse,descartarse,enmendarseo volver a clasificarse, lo que
altera la evidencia de la interaccin original o prevista del ciudadano con el Estado.
Naturalmente, al efectuar los juicios de evaluacin,el archivero debe ser consciente de
estasdeformacionesy tenerlasen cuenta, y lo hace mediante una investigacin rigurosa
de la historia de los documentosy de susproductores.
15. El modelo aparece esbozado en SozialwissenschaftlicheDatenkunde fr prozessproduzierte Daten: Entstehungsbedingungenund Indikatorenqualitt, en Wolfgang
Bick, Reinhard Mann, y Paul Mller, eds., Morschung
und Verwdtungsdaten
(Stuttgart, 1984), pgs. 123 y siguientes.
16. Un lector del borrador del manuscrito consider que el estudio de esta distincin (como
sugierenlos prrafos siguientes)convierte al archivero en un historiador social, lo que es
inadecuado.Por lo tanto, deseo aclarar este punto y, a la vez, mi objetivo. Mi hiptesis
es que en su trabajo de evaluacin, todos los archiveros deberfan investigar tanto las
funciones y los mandatos de los productores de documentos como la historia, la
evolucin y la finalidad de los programaspor ellos establecidos;los archiverosdeberan
entrevistar a los usuarios principales de estos documentos e intentar evaluar la
importancia del programa, independientementede que sus creadores lo consideren un
6xito o un fracaso, as como las modificacionesque deberanproducirse con el tiempo.
Es esta investigacin, en definitiva, la que permite a los archiveros determinar la
importancia de los documentos o su valor durante el proceso de evaluacin. Dicho
proceso lleva a emitir constantementejuicios sobre la importancia y la eficacia de un
programa y de sus documentos,juicios que, en mi opinin, constituyen el ncleo de
cualquier nocin de evaluacinarchivstica.No obstante,esto ditiere considerablemente
de cualquier intento de contraponer el contenido de los documentos a tendencias y
esquemassociales ms amplios, tarea que de hecho incumbe al historiador y a otros
investigadores.
17. Nuevamente, como a lo largo de todo el captulo, es necesario insistir en que una
generalizacinde este tipo se refiere nicamentea aquellas series de ficheros de casos
evaluadaspor su importancia colectiva o su valor testimonial. Como se indic al final del
Captulo 2, las series de ficheros que no tienen repercusionessobre el concepto de
imagen pueden, de todas maneras,tener valor informativo para los genealogistaso los
historiadoreslocales.
18. Michael A. Lutzker en Max Weber and the Analysis of Modem Bureaucratic
Organization: Notes Toward a Theory of Appraisal, Ameritan Archivist, 45 (primavera
1982), pgs. 119-130, facilita una gua excelente de algunos de los factores que los
archiverosdebierantener en cuenta para comprenderel funcionamiento de un organismo
y su procesode adopcin de decisiones.
19. F. Gerald Ham, Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of
Abundance, en Nancy E. Peace,ed., Archival Choices(Lexington, 1984), pg. 137.

PGI-91/WS/3 - pg. 40
20. Vase Klaassen,Achieving BalancedDocumentation, The Midwestem Archivi& pgs.
ll l- 124, en particular las pgs. 118-119. El autor utiliza cqnsumidor como
consumidor, usuario o cliente de los programasde los servicios socialesque analiza.

PGI-91/WS/3 - pg. 41
4. METODOLOGIAS, CRITERIOS Y OPCIONES DE EVALUACION
Introduccis
1. En este captulo se esbozan mtodos, criterios y enfoques pr&cticos que el archivero
puede adoptar para evaluar los documentos que contienen informacin personal. Esa
evaluacin operaen dos niveles:
_
- para la gran mayora de seriesde archivosde casosque tienen principalmente valor por
su carcter colectivo o testimonial y que por tanto se han seleccionado para una
evaluacinms detalladautilizando el modelo de macroevaluacindel Captulo 3, y
- para las series que ~610tienen cierto valor informativo acerca de personas,lugares y
cosas.
El captulo comienza recomendandoun enfoque global como nica forma lgica de adoptar
decisionesde evaluacincorrectas.A continuaci6n figuran criterios generalesy especfficosde
evaluacin utilizables tanto para archivos especialesde una serie (de valor informativo) y para
seriescompletas (de valor testimonial que arrojan mas luz sobre la imagen de la sociedad). Se
tratan despusdiversostemasprkticos y de conservacin,a los que siguen varias opciones de
evaluacin, con un breveresumende muestreo.
,

..
de evaluaclon Plobal

2. Los archiveros deberan evaluar las series de documentos que contienen informacin
personal como parte de un universo ms amplio de informacin*. No hacerlo equivale a
comenzar por la base de la piramide de archivos con los registros ms vlummososy ms
repetitivos que tienen un valor menor en lugar de empezarpor la cspide, con los archivos de
polticas, y seguir por la parte intermedia con los archivos temticos. El archivero debe
considerar el valor de los documentosproducidos por la formulacin de polfticas y luego los
que resultan de sus operacionesgenerales,su interpretacin y sus modificaciones (tal como lo
revelan los registros de polticas y de temas), antesde poder entendery evaluar correctamente
los documentos generadospor la aplicacin diaria de las polfticas (tal como lo revelan los
archivos de casos). Al tratar los archivos de casos en s, el archivero debiera considerar en
primer lugar el modelo de imagen de sociedady ulteriormente los temas de valor informativo
con independenciade los de valor colectivo y testimonial de la serie.
3. Como se indica en el Capitulo 3, ademas,los documentos que contienen informacin
personal deben por definicin evaluarseen relacin con un contexto ms amplio, sobre todo
cuando dichos documentos adquieren su principal importancia porque para determinada
funcin enriquecen la imagen de la interaccin entre el ciudadano y el Estado. Dicha imagen
ser la ms completa y por tanto la que ms debieratratar de documentar el archivero, cuando
hay prueba de cambios, variacionesy deformacionesconsiderablesentre los objetivos y los
resultados de un programa determinado y cuando el organismo deja suficiente margen al
ciudadano para que exprese sus propias opiniones2. As, el archivero puede determinar ipsp
facto la cultura operantedel programa y del organismo fijndose primero elas fuentes que la
revelan:

PGI-91/WS/3 - pg. 42
- archivos de polticas y de temascuya importancia para la imagen se explic en el ltimo
capitulo;
- registros electrnicosque agreganmucho ms precisamentela informacin ms amorfa
de los archivos de casos y aclaran los correspondientespatrones demogrficos y
estadsticos;
- fuentes del gobierno central (presupuestos, verificaciones de cuentas, encuestas,
informes, etc.);
- manualesde procedimientoy formularios;
- legislacin;
- informacin afin publicaday semipublicada,
Tras haber determinado qu6 registros de polfticas y de temasy qu baseselectrnicasde datos
preservaran los archivos y la disponibilidad de otra informacin pertinente (pero no de
archivos), y ~610entonces,podr evaluar el archivero la claridad de la imagen de la interaccin
entre el ciudadano y el Estado y el valor de los documentos de casos relacionados que
contienen informacin personal. Por ultimo, como ya se ha dicho, si las seriesde archivos de
casos no tienen valor para aclarar la imagen societal colectiva, hay que evaluarlas de todas
formas, en ultima instancia por el valor informativo que pueden tener acerca de personas,
hechosy lugares concretos. En este enfoque global, por lo tanto, considerarefectivamentelos
documentos que contienen informacin personal es paradjicamenteel ultimo paso y no el
primero de la evaluacin de esosdocumentos.Considerarlos archivosde casosde informacin
personal aisladamente de estos otros factores y documentos contribuye a una evaluacin
archivsticadeficiente.
4.
Sin embargo, la aplicacin de este marco de referenciade la evaluacin global puede no
coincidir con las prioridades de los organismos gubernamentalescon respecto.aI calendario
planeado de sus propios documentos.El calendariode registros es un calendario elaborado por
un administrador de documentosdonde se indica durante cuanto tiempo hay que conservarlos
archivos o grupos de archivos, dnde hay que conservarlos(si en el organismo o en el centro
de archivos), y su destino final (transferenciaa un archivo o destruccin). Si los archiveros
pueden registrar sus decisionesde evaluacinen calendariosdentro del proceso de aprobacin
de stos, el resultado ser un proceso de destino final ms eficiente y econmico, que reducir
considerablementeel trabajo de los archiveros y muy probablemente permitira que no se
pierdan ni se destruyan por inadvertenciadocumentos valiosos. En este proceso ha sucedido
tradicionalmente que todos los documentos pertinentes de un programa o una subunidad
administrativa determinados,conservadosen todo tipo de medios, no se anoten integramente
en calendario, aunque esto es convenientey debe favorecerse.Sin embargo, generalmentelos
voluminosos documentos que contienen informacin personal, que muchas veces tienen el
periodo ms corto de retencin, seran los primeros con los que se decide qu hacer, por la
sencilla razn de que el organismo no deseaque subanlos elevadoscostos de almacenamiento
que supone conservarlos mucho tiempo. Pero eso no significa que haya que evaluar dichos
documentos primero aisladamente:la anotacin en el calendario es un simple instrumento para
registrar una decisin de evaluacin, entre sus otras funciones. El archivero debiera entonces
evaluar dentro de un contexto global -como se dijo antes- todas las series y medios de los

PGI-91MrSI3 - pg. 43
documentos producidos en una determinadaoficina que guardenrelacin con la evaluacin del
modelo de imagen, incluso si ~610una pequeaparte de los documentos estn formalmente
anotadosen el calendario en un momento dado.
5. Dentro del mismo enfoque global de su tarea, los archiverosdeberanpensaren adoptar
el concepto de conjunto al evaluar los documentos.Si hay varias seriesinterrelacionadasde
documentoscon informacin personal-10sregistros militares de las personaspodrfan incluir el
archivo de personal, los archivos del tribunal marcial, los archivos de entierros, etc.-, esos
documentosdebenevaluarsejuntos de forma que la informacin repetitiva se pueda identificar
con ms facilidad y se pueda hacer una mejor evaluacin. La misma agrupacin se da en
archivos de inmigracin y naturalizaci6ny en algunosregistrosde los tribunales3.
6. El calendario de la evaluacinde seriesde ficheros de casoso documentos similams de
informacin personal variara. Por lo que respectaa los documentos esenciales,la decisin se
puede tomar inmediatamente.En cuanto a las seriesms rutinarias y homogneas,al igual que
sucede en la evaluacin de registros electrnicos en la fase de concepcin del sistema, los
documentos se pueden evahtar en el momento en que se elaboran o incluso antes. Se precisa
aqu un analisisdiplomtico para comprenderla forma, el proceso y la estructura que sustenta
los documentos en si lo que a la vez revelara mucho acercadel contenido informativo antes
incluso de que se produzcan los documentos.En tales casos,los archiverosdeben controlar la
situacin peridicamentepara decidir si con el tiempo hacefalta una nuevaevaluacin debido a
cambios en el programa, en el organismo o en la estructura de los documentos. Pero para la
mayorfa de las seriesque contienenficheros de casoscon informacin personal,el problema de
la retencin girara en torno a si los documentos reflejan una imagen societal que deforma,
altera, o niega-un proyecto determinado del programa o del organismo. Casi por definicin,
tales casos tendra.n que ver con temas pblicos o funciones gubernamentalesque son
conflictivas, causa de grandes debates en foros pblicos, y con una carga emocional para
muchos ciudadanos(comprendidoslos archiveros)en el momento en que se producen. En esos
casos,el tiempo dota de la necesariaperspectivaa la decisin de evaluacin.Ese tiempo puede
ganarsealmacenandolos documentospor periodos de uso espordico en centros de registro,
pero los archiverosdeben precaversecontra el uso excesivode esta estrategiapara no saturar
los centros con documentos intiles que conllevan costos cada vez ms altos de
ah-nacenamiento.El almacenamientoen centros no se justifica por el mero hecho de que los
que generan los documentos, los administradores y los archiveros no quieran adoptar
decisionesdiffciles. Sin embargo, una buena investigacin y un correcto anAisis archivfsticos
acortarn el tiempo necesariode permanenciaen el limbo de esos documentos. Incluso si se
retrasala evaluacinefectiva mientras se adquierela perspectivamencionada,el archivero debe
seguir todava acopiando la documentacin pertinente y entrevistando lo antes posible a los
funcionarios responsablesde los departamentos,antes de que una y otros desaparezcany
experienciae impresionesimportantesse pierdan.
7. El enfoque global de la evaluaciny la reorientacinde los archiverospara que pasende
una actitud de receptores pasivos a otra de seleccionadoresactivos, junto con el calendario
ideal de la evaluacin, pueden a veces entrar en conflicto con los objetivos de los
administradoresde archivoscon quieneslos archiverosdebencooperar. Todos ellos han tenido
la experiencia de recibir pronto toneladasde documentos sin previo aviso, con lo que no les
queda ninguna posibilidad de tratarlos ntegmmentecon los demasen su universo informativo
o activamenteen cuanto al aislamiento (de acuerdocon el Captulo 3) de los documentosclave
que merecela pena conservarpara mantenerla mas fiel imagen de la sociedad.Este dilema no

PGI-91/ws/3 - pg. 44
tiene fcil solucin, pero como la cantidad de documentosaumentasin cesary el espacio y los
otros recursos disminuyen tanto para los administradores de documentos de los diversos
departamentoscomo para los archiveros, es forzoso que stos rompan ese cculo vicioso y
recuperen el control del programa archivstico. Esto puede hacerseponiendo en practica un
enfoque planeadoy estrategicodel calendario de los documentoscon los organismos,o sea, un
plan basado en prioridades archivfsticasderivadasde la investigacin de todas las complejas
variablesmencionadasen los Captulos 2 y 3, pero que reconozcatambin la necesidadde que
los organismos tengan autoridad (generalmenterecibida del archivero nacional en la mayorfa
de paises)para destruir documentossin valor archivstico cuandoseaoportuno4.
., de ficheros de casos.. no~eneral~
Evaluaclon
8. La regla principaI de trabajo para los archiveros al evaluar todos los documentos es
destruirloss. Con la proporcin normal de 5 a 95% entre conservary destruir -que en muchos
pasesse acercams a 2:98 6 1:99- no es ni ciendficamenteconvenienteni econmicamente
justificable gastar la mayor parte de nuestro tiempo y nuestra energa en entresacar
minuciosamentecosassin valor de la enorme masade documentos6.Si esto se aplica a todos
los registros, se aplica especialmentea las grandesseriesde ficheros de casos que contienen
informacin personal. El archivero no debe tratar de dar explicaciones por lo que se va a
destruir, sino ms bien justificar de modo claro y perentorio lo que se va a guardar. De ese 5%
de los documentos de papel seleccionados,gran parte seran archivos de polticas o de temas
significativos, pero una gran cantidad puede ser ficheros de casos textuales en papel (sobre
todo cuando hay fuertes presiones para que se conserven documentos por su valor
informativo)7.
9. Los documentosesencialesque contieneninformacin personal,como ya se indic en las
secciones 22 y 23 del Captulo 2, no se rigen por estas reglas ni por las consideraciones
tericas del Captulo 3. Los archivos no adquierenesascategorasesencialesde documentos
para obtener una imagen ms clara de la sociedad(aunqueobviamentecontribuyan a ello), sino
ms bien para tener un perfil demogrfico de la nacin, proteger los derechos de los
ciudadanosy respaldaralgunosprocesosjudiciales.
10. Asimismo los documentos de personal se adquieren por derecho propio por su valor
testimonial e informativo (vaseel Captulo 2, secciones24 a 28) y por su contribucin a la
imagen societal general.
ll. Cuando el valor principal de los documentos importantes con informacin personal que
vienen del macroanalisisde la imagen societal es consideradopor el archivero como de valor
colectivo y cuantitativo ms que personal y cualitativo, por lo general se debe conservar el
documento en forma electrnica y no en papel, si existen ambasposibilidades.Las ventajasde
la versin legible por maquina del documento son muchas,ademasdel claro ahorro de costos
de espacio y almacenamiento:la facilidad de manejo de la informacin, la comodidad de lo
annimo que permite el accesopblico en virtud de leyes ms estrictas sobre la intimidad, la
vinculacin con otros datos para crear nuevas bases de informacin y el potencial de
agregacin y analisis estadstico8.Como se seal6 antes, esta regla puede aplicarse tambin a
los documentos esencialescon informacin personalal igual que a las seriesde documentos de
administraci6n de personal.

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12. Como se destacabaen el captulo anterior, los documentos que contienen informacin
personal no deben mantenersepara documentar el significado histrico de un programa o un
organismo en s (en oposicin al concepto de ilti
6n de la imagen societal). La nica
excepcin es que un pequeo ejemplo de ficheros de casos puede guardarse a veces para
mostrar los formularios empleados cuando el programa revestfa especial importancia.
Mantener muchos ejemplos o muestrasms formales simplementepara mostrar los procesos
del organismo o las caractersticasde su funcionamiento diario es rara vez justificable. Como
ya se ha dicho, la informacin sobre los procesos y las operaciones esta inmediatamente
disponible en todas partes del universo informativo y de la jerarqufa de los documentos. Esta
regla comprende tambin el mantenimientode aditamentoso de artefactos afines relacionados
con los ficheros de casos,como rayos X, huellas digitales, armas,muestrasde sangre,etc.
13. El uso primario de los documentos no se debe confundir con su uso secundario, usos
archivfsticos, aunque las caracterfsticasdel uso primario son evidentementeimportantes para
entenderel contexto de los documentosen el procesode evaluacin.El mero hecho de que un
departamento use un documento mucho tiempo e incluso a veces en forma permanente no
convierte esos ficheros de casos en documento archivfstico, a no ser que tengan tambitk
importancia en relacin con el modelo societal de que trata el Captulo 3 o posean valor
informativo para la investigacin. Tambin puede ser que, como se dijo antes, en algunos
pasesla presin polftica exija que se almacenenesos documentosen los archivos nacionales,
pero es sauna decisin pragmticay no basadaen la importancia archivfstica.
14. Ademas de estudiar y entendertodos los factores y las variablesenumeradosen los dos
ltimos captulos, los archiveros deben asegurarseque no estn dando una importancia
indebida a diversos tipos de documentos. No pueden evaluar una gran serie de ficheros de
casos con verificaciones en puntos dados o aceptando la palabra de los funcionarios del
organismo de que diversosdocumentosestnduplicados en otras serieso en otros niveles de la
jerarqua administrativa. Los archiveros pueden abordar la tarea de modo ms global y mas
cientffico. En la evaluacin de 135.000 pies cbicos de ficheros de cass de litigios del
Departamento de Justicia de los Estados Unidos, por ejemplo, los archiveros siguieron el
propio sistema de clasificacin del Departamento para desglosarlos casos en 194 categoras
diferentes (desde el secuestrohasta el fraude a las compafasde seguros) y utibzaron luego
una metodologa coherentede muestreopara seleccionarun numero equilibrado de ficheros de
cada categorapara estudiarlosdurante el procesode evaluacin.Se trataba en este caso de un
muestreo para evaluacinms que para adquisicin y transferencia.Como el numero de casos
iba desdems de 10.000 en cada una de las categorasde antimonopolio, terrenos e impuestos
hasta menos de 10 para las relacionadascon uso abusivo de insignias,violaciones del censo o
pr&arnos agrfcolas, esa categorizacin y ese muestreo cientficos son necesarios para
desentraar las caractersticasde los documentos involucrados y evitar que los casos que
tienen pocos ejemplos resulten descartados y los que tienen muchos resulten
hiperrepresentados.La metodologa del Departamento de Justicia no ~610es directamente
adecuadapara las series de ficheros de casos personalesde otras dependenciasjudiciales, de
tribunales, policfa y espionaje,sino tambin para todas las seriesque a primera vista parecen
ser homogneas,pero tienen en realidad diversascategorfaso funciones interna@.
.,
Evaluaron de fiche ros de casos. cr~tmos es~eaficos
.

15. No se trata en esta seccin de formular orientaciones completas con argumentos y

ejemplos exhaustivossobre los criterios de evaluacinarchivfsticaen generaFO,sino ms bien

PGI-91iWSl3 - pg. 46
de ofrecer un resumentan ~610de los factores que influyen en la evaluacinde los documentos
que contienen informacin personal. Si, de acuerdo con el modelo de macroevahwin, se
determina que una serie de ficheros de casos tiene valor permanente potencial, habr& que
considerar a continuacin una serie secundariade factores de evaluacin. Asimismo, las series
que carecende esevalor colectivo o testimonial para ihnninar la imagen de la sociedadpueden
tener valor informativo. En los siguientesprrafos se exponen los factores de evaluacin para
ambos casos: la identiicacin dentro de una serie de los ficheros individuales de particular
importancia (valor informativo) y el manejo de todos los casos de una serie como reflejo
colectivo de la interaccin entre los ciudadanosy el Estado (modelo de macroevaluacin).El
primer caso obliga a sacar los casos especialesde todo el conjunto, y el segundo hacer un
muestreo (cuando no es necesarioo no es posible guardar todos los archivos) para asegurarse
de que la parte que se conserva en el archivo es una representacino un_reflejo valido del
todo.
16. La serie como un todo . Sin negar la importancia de los casosexcepcionalesy pol&nicos
dentro de una serie de ficheros de casosni el valor informativo general de la serie, es la serie
como un todo, como un agregadode la relacin entre el ciudadanoy el Estado, lo que primero
debiera llamar la atencin del archivero. En dichos casos, tras determinar que la serie s es
claramenteidnea para iluminar la imagen de la sociedad,como se expuso en el Captulo 3, el
archivero que evale la serie de documentosque contienen informacin personal debera tener
en cuenta varios factores adicionalesque son comunesa toda evaluacin:

Integralidad de la serie. Cuanto ms completa sea una serie, comprendidos tanto

los casoscon buenosresultadoscomo los que tienen malos, los insumos regionales
y de la sede,mayor sersu valor.

b)

Autenticidad. Debe haber seguridadde que los documentos son genuinos, creados
en el proceso normal de actividad de acuerdo con los procedimientos establecidos,
y que tienen claros nexos de origen con el productor.

Unicidad. Hay que determinar si el documento esta materialmente duplicado en

todo o en gran parte en forma electrnica, microgrfica publicada, si la
informacin importante que contiene esta tabulada, resumida o extractada en
archivos de polftica y temticos, basesde datos o publicaciones, y, en tal caso,
como ya se dijo, si la versin impresa en papel del fichero debieran adquirirla los
archivos. Si el documento o la informacin son nicos, hay que determinar si
simplementeconfirman impresionesya registradasen otra parte, si complementan
lo que ya se sabeo si aportan un acervonuevo y no explotado de datos.

d)

Relacin con otros documentos. Si los documentos complementan o amplfan el

entendimiento o la importancia de otros documentoscustodiados en los archivos,
su valor aumenta. Igualmente hay que considerar la posibilidad de vincular los
documentoso los datos entre ellos y otros documentos.

el

Fechasy lapso de tiempo. Cuanto ms antiguos sean los datos de la serie, sobre
todo para los documentos de casos anteriores a 1945, cuando escaseabanotras
fuentesde informacin personal,ms valor puedetener la serie. Asimismo, para los
estudios comparativos y longitudinales, cuanto ms largo sea el lapso de tiempo

PGI-91/WS/3 - pg. 47
cubierto por una serie de documentos con informacin personal, mayor ser su
valor.
_
f)

Extensin. Evidentemente hay que considerar el volumen general actual de las

seriesy su fndice de acumulacinanual.

fa

Utilizabilidad. Los documentosdeben ser legibles, coherentes,ir acompaadosde

la correspondiente documentacin de apoyo y deben ordenarse o indizarse de
forma que resulten o puedanresultar utilizables a los investigadores.

h> Rigidez y flexibilidad. Como se dijo in extenso en el Captulo 3, la serie tendr su

mximo valor si su composicin (y el programa y el organismo de donde emana)

permite que la informacin de los ciudadanos se registre ditectamente y no
indirectamente,en prosa libre y no en formularios preestablecidos,y si refleja las
opiniones de los puntos de vista en vez de limitarse a la aplicacin rfgida de
procedimientospredeterminados.

17. Puede ser til para los archiverospensar en hacer una lista de evaluacin de preguntas
para evaluar los documentosque contieneninformacin personal.Como se ha dicho antes, esa
lista debe usarsetras una investigaci6nextensivapor parte del archivero de los antecedentesy
las caracter&icas de los documentos y el productor de los mismos y tras -haberrealizado la
macroevaluacin expuesta en el Captulo 3. Es evidente que las preguntas planteadas
variaran de un organismo a otro segn sus objetivos y funciones especificos. Se prepar una
lista de verificacin as, que comprendela mayora de los puntos, si no todos, basndoseen la
prestigiosa evaluacin de los ficheros de casos del FBI a cargo de la Administracin de
Archivos y RegistrosNacionales,que se reproduceen el Apndice de esteestudio.
18. Por ultimo, tras haber analizado la estrategia de la documentacin, los archiveros que
deben procedera la evaluacinde grandescantidadesde documentoscon informacin personal
deberfanorganizar redesnacionalespara que los documentosque se van a evaluar en su propia
jurisdiccin, siguiendo los criterios mencionados,sean realmente nicos y que la informacin
en ellos contenida no este reflejada o incluso duplicada en documentos parecidosconservados
en otras centrales de depsito de archivos11. Extendiendo las consideracionesms alh del
contenido de otros ficheros, los archiveros deben tener presente que la imagen societal es
tambin reflejada y preservadapor bibliotecarios, directores de museos y galeras de arte,
interpretes de sitios hist6ricos, registradoresde la historia oral y muchos otros profesionales
del patrimonio. Los resultados de su trabajo pueden perfectamente permitir al archivero
destruir determinados tipos de informacin que, en virtud de los otros testimonios, resultan
menos esencialespara la imagen global. Esasredesnacionalesno serlin fciles de establecerni
trabajaransiempre en armonfa,pero su necesidadsalta a la vista y hay que hacerel esfuerzo.
.
19. Casos esp&
dentro de una sene. No hay mejor manera de introducir la evaluacin
del valor informativo de una serieque citar las admirablesorientacionesexpuestasen el manual
de la Administracin de Archivos y Registros Nacionalespara evaluar ciertos ficheros de casos
con fines de conservacinpermanente:
Los seleccionadoscorrespondennormalmentea una o ms de las siguientescategoras:
casos: a) Sent un precedentey por tanto dio como resultado un cambio importante de
poltica o procedimiento; b) Estuvo involucrado en un litigio de envergadura;c) Recibi

PGI-91lWS/3 - pg. 48
muchsima atencin por parte de los medios de comunicacin social; d) Su singularidad
fue ampliamente reconocida por autoridades ajenas al gobierno; e) Fue examinado
extensamenteen el informe anual del organismo al Congreso; o f) Fue seleccionadopara
documentar los procedimientos del organismo ms que para obtener informacin
relacionada con el tema del fichero individual. Las categoras a) a e) establecen el
carcter excepcional de un determinado fichero de casos, mientras que el caso f) se
refiere a ficheros rutinarios escogidos para servir de ejemplo de las polticas y los
procedimientos del organismo que los produjo. Las clases de ficheros de casos
seleccionadospara su conservacin permanente segn los criterios antes establecidos
comprenden, pero no exclusivamente,becas de investigacin concedidas para realizar
estudios; proyectos de investigacin y desarrollo; ficheros de casos de investigacin,
aplicacin de la ley y litigios; ficheros de casosde servicios socialesy seguridad social;
ficheros de casosde relacioneslaborales;ficheros de casosrelacionadoscon el desarrollo
de los recursos naturales y la preservacinde estudios (isitios?) hist6ricos; ficheros de
casosde obraspblicas, y ficheros de casosde los tribunales federale@.
Como ya se indic antes, la categora f) (valor testimonial) ~610 debiera usarse muy
esporklicamente para los documentos que contienen informacin personal y nunca deberla
exceder de una pequea muestra Ahora bien, a no ser que el organismo productor desee
codificar materialmentelos archivos (con diferentesnumeraciones,marcasde colores, un sello
o una anotacin en la cubierta) para indicar que algn fichero de casos es realmente
excepcional y correspondea las categorasa) a e), hay pocas posibilidadesde que el archivero
pueda aislar esos ficheros utilizando estascategoras,sobre todo si hay centenaresde miles de
ficheros.
20. Hay tres alternativas. Una consiste en aislar los ejemplos importantes por fechas:
doculaentos militares en aos de guerra, registros de inmigracin de los aos de migraciones
especialeso evacuacionesforzosas, ya sea mundialmente o por paises concretos; todos los
ficheros producto de los aos iniciales, los comienzos o los periodos controvertidos de un
determinado programa. Una segundaalternativa,que sigue el ejemplo ampliado de los ficheros
de casos de personal mencionados en el Captulo 2 se centra en determinados niveles o
categorfasde individuos cuando esa organizacinjerkquica existe y salta claramentea la vista
en el sistema de clasificacin empleado para los documentos. Una tercera alternativa, ms
segura, consiste en centrarse en el archivo gordo o archivo de secciones o volmenes
mltiples13. Como los casos excepcionales, inhabituales o pol6micos generan casi por
definicin ms correspondenciaque los casoscorrientes,esosficheros sernvoluminosos y por
consiguiente fcilmente identificables, incluso dentro de series largas establecidas para su
conservacin en archivo. Evidentemente no todos los ficheros voluminosos siguen
necesariamente este patrn: puede que alguien haya estado pagando rutinariamente un
pr&amo en cuotas mensualesdurante treinta aos (generandode esta forma un grueso fichero
de 360 recibos). El archivero tendr que evaluar las razones de la voluminosidad de
determinadosficheros de una serie cuando se presenten,para cerciorarsede que son realmente
excepcionales. Tambin es 16gico que esos ficheros excepcionales puedan contener
perfectamentetodo lo que el archivero estime necesariopara documentar los puntos lgidos
de la dialctica de la relacin entre el ciudadano y el Estado. Despusde todo, esos ficheros
polemices y que sientan precedentesrepresentanpor sus caractersticaslos-cambios forzosos
de imagen del programa y las intencionesy los objetivos del organismo (vaselo relativo al
muestreo sistematice en la seccin 32 infru). En algunas situaciones el archivero puede

PGI-91lWS/3 - pg, 49
tambin querer seleccionarpara su conservacinuna base normal de informacin que sirva a
los investigadorespara comparary contrastarcon estoscasosespecialesy excepcionales.
.C
Els

.,

21. Hay algunos factores prkticos y de conservacinque pueden influir en la decisin final
de adquirir una serie de documentoscon informacin personal o bien ~610una parte de ella y
no toda. El archivero debe sopesarestos factores, pero ~610despus de haber seguido las
cuatro etapas de investigacin y aplicacin de la macroevaluacin, el analisis global, las
reglas generalesy los criterios especficosantesenunciados.Si despusde ese proceso llega a
la conclusin de que los documentosque contieneninformacin personaltienen valor y habra
que adquirir algunos de ellos o todos, hay que considerar entonceslos siguientesproblemas,
que no son de evaluacinsino de conservacin,distincin sutil pero importante. Aunque estos
factores prkticos y de conservacininfluyen a todas luces en las caracterfsticase incluso a
vecesen la posibilidad de la adquisicinde los documentos,no afectanen sf a la determinacin
intelectual de si Cstostienen o no valor permanente.Por ejemplo, los billones de bitios de datos
climticos recibidos cada da de centenaresde satlites y estacionesde teledeteccin de la
tierra tienen valor permanentepara el estudio ecol6gico a largo plazo, pero ningn archivo est
equipado para adquirirlos directamente.As, esosdatos se evalancomo de valor permanente,
pero los problemasprcticoso de conservacinimpiden su transferenciareal a un archivo.
22. El factor prctico mas patente es el costo de conservarlos documentos. Hay los costos
obvios del espacionecesariopara almacenarlos documentosy suscajasy ponerlos en estantes.
Menos visibles pero igualmenteimportantes son los costos relacionadoscon el tiempo salarial
y el material necesariopara ordenar y describir los documentos,conservarlosy posiblemente
copiarlos, y ponerlos a disposicin del pblico. Al conservarlo mejor posible los documentos
sin sobrepasarel presupuesto,muchos archivos observaranque no pueden guardar todas las
series deseablesde ficheros de casos y tendran que tomar algunas decisionesdr&icas. Si el
am8.isi.santerior se ha estudiado y documentadocuidadosamentey si es suficientementeglobal
en todo un organismo -como se defini en las secciones2 a 7 de este captulo- las prioridades
entre series que entran en concurrencia seran ms fciles de identificar para adoptar una
dec5sindefinitiva,
23. A veces hay prohibiciones legislativas o estatutariasque impiden a los archiveros ver
algunas series de documentos para evaluarlos o que legalmente prohiben la transferenciade
algunascategorasde ellos a los archivos, o ambascosas.En tales casos,los archiveros (y las
comunidadesexteriores que los apoyan) deben hacer presin en pro de enmiendaslegislativas
o disposiciones administrativas para superar esas prohibiciones. Tericamente, la propia
legislacin archivstica confiere a los archiveros el derecho de evaluar e incluso adquirir
documentosde contenido delicado.
24. Cuando los documentosoriginales en papel son demasiadoextensos,es posible convertir
la informacin, o partesclave de ella, en datoselectrnicos,microfilmes o discos pticos. A no
ser que el organismo productor haya hecho esta conversin, la mayorfa de archivos podrn
apreciar que los costos de conversin son superioresa los de almacenamientoy que ~610una
pequea parte de sus fondos sera tratada as. Incluso cuando se dispone de versiones en
microfilme o computadora del documento, los archiveros estn advertidos de que esa
miniaturizaci6n no sustituye una correcta evaluacin.Guardar documentosintiles, incluso los

PGI-91/ws/3 - pg. 50
que exigen poco espacio de almacenamiento,complica innecesariamentela descripcin y la
bsqueday confunde la buscadaimagen total de la sociedad.
25. Algunas consideracionespracticaspueden afectar el calendario de la transferenciade los
documentos que contienen informacin personal, aunque esto tiene poco que ver con la
evaluacin en comparacin con la adquisicin. Si los documentos se siguen utilizando
activamente en un organismo o pueden ser objeto de muchas peticiones de libertad de
informacin o respeto de la vida privada, puede ser convenienteampliar su periodo formal de
retencin y demorar as su transferenciaa los archivospara evitar una acumuIaci6nexcesivade
referencias. Inversamente, si el archivero teme que los documentos corran un riesgo de
destruccin o reordenacin que desbarateel orden original, los periodos de retenci6n deben
acortarse y los documentos se deben poner a salvo en los archivos lo antes posible. Esta
segundahiptesis se produce cuando los documentos son muy delicados o embarazosospara
el gobierno de turno o cuando el organismo tiene carcter transitorio (una comisin de
investigaci6n, una pequeaoficina) y estallegando al final de su existencia.
26. Otra estrategia de preservacinpuede ser compartir entre varios archivos de UM red
formal (o inclusive informalmente a travs de las fronteras nacionales)una serie voluminosa de
documentos que supera la capacidad de cualquiera de ellos para quedarse con todo. Por
ejemplo, en Gran Bretaa ms de 300.000 pies de registros de embarquesy marineros (~610
desde 1954) se trataron as: la Gicina de Registro Publico guard todas las listas de
tripulaciones hasta 1860 y, a partir de ese ao, una muestra del lo%, junto con las listas de la
tripulacin de ciertos buques bien conocidos. Una muestra de las dems listas de un ao de
cada diez fue conservadapor el Museo Martimo Nacional, algunas listas de tripulaciones se
entregaron a archivos locales (relativas a barcos registradosen puertos de la zona), y todo el
resto se transfiri al Atlantic Canada Shipping Project de la Memorial University de
Terranova14.Si bien los puristas pueden discutir acercadel orden original, o alegar que este
enfoque se limita a esquivar una decisin de evaluacin ms drastica, los investigadoresestn
contentos con esta soluci6n que no estabaal alcancede la capacidadde la Gficina de Registros
Pblicos.
27. Por ultimo, como se mencion en el Captulo 1, las leyes ms restrictivas sobre la vida
privada que entran en vigor en todo el mundo oponen restriccionesmuy estrictas a la entrega
de documentos con informacin personal a terceraspartes. Esas leyes pueden dictaminar que
no se acopien determinados tipos de informaciones personales o pueden exigir que los
documentos que contenganese tipo de informacin se destruyanal cabo de un breve periodo
de utilizaci6n primaria, o pueden prohibir la transferenciade esos documentos a los archivos
(vanselas restricciones legislativas anteriormente tratadas), 0 impedir que los investigadores
utilicen los documentos incluso si se transfieren. Los archivos deben aprender a vivir en este
nuevo medio, demostrandoa los gobiernosque los patrocinan que van a respetarlas leyes y no
van a librar documentoscon informacin personalen formas que atenten contra el derecho de
las personas a la vida privada. Los archiveros debieran tambin tratar de convencer a sus
patrocinadores y legisladoresde que la informacin personal acabarapor perder a la larga su
carcter delicado y que en tales circunstanciaslos documentos con informacin personal se
pueden poner a disposicin de las consultas pblicas. Por lo tanto, esos documentos no se
deben destruir con el mero objeto de proteger la intimidad personal. De este modo es posible,
como en la ley canadiensesobre la vida privada, determinar exencionesespecficasdel uso
archivstico de los documentos que contienen informaciones personales15.En la misma lnea,
manteniendo un fichero delicado de un ciudadano como parte de una muestra, sobre todo en

PGI-91/WS/3 - pg. 5 1
funcin del clima poltico del pas, los archivospuedenrealmenteperjudicar a ese ciudadano y
dejarlo a merced de un enjuiciamiento, la vergenzapblica o algo peor. Es esencialque los
documentos que contenganinformacin personaltan delicaday que se conservenen una serie
solamente por su importancia colectiva no resulten disponibles en virtud de instrumentos
descriptivos que permitan recuperarlos mediante un identificador personal para cualquier
propsito, ni siquiera la investigacin genealgica, durante toda la vida de la persona.
Asimismo, hay que tomar precaucionespara almacenar (y destruir, si conviene) de manera
seguraesainformacin delicada.
..
Ouciones de evaluauoq
28. Despu& de las etapasanalticascitadas,el archivero puede adoptar una de las siguientes
decisiones:

a>

Conservar permanentementetodos los documentos. Se guardamn enteros muy

pocos documentos con informacin personal aparte de las clases esenciales
definidas en el Captulo 2. Quizs una pequeaserie de ficheros de casos de un
programa en que los casosfueron objeto de apelaciny dirimidos en la oficina del
Ministro seran un ejemplo, o bien los ejemplos antes citados (vaseel Captulo
2.30) de los archivos de artistas de una galera nacional o de subvencionesde
investigacin a ciendficos superiores.Como regla generalen tales casos,por lo que
se refiere a seriesinterrelacionadasde documentos,es preferible guardar todos los
de una serie pequeaen vez de algunasmuestrasde una serie mas amplia.

b)

Sacar v conservardocumentosclave solamentede los ficheros. Los formularios de

registros de inmigracin o historiales medicos y laborales, una vez sacadosde los
ficheros de casos, despojan a lo que queda de su carcter archivstico. De todas
formas es una tareaenjundiosasacardichos documentosde una serie grande si esta
labor no la hace el departamentoproductor en el curso de su trabajo normal. Es
buena practica de administracin de documentos (donde los archiveros tienen
evidentementeun inter& natural) asegurarsede que los formularios clave puedan
separarsefcilmente del material eftinero.

Hacer una muestra de los documentas. El muestreo permite conservar las

caractersticasdel conjunto, tanto material como intelectualmente,en parte o en su
totalidad. Vase ms adelante la seccin especial sobre muestreo para mas
informacin.

Tomar un ejemplo de los documentos. Esto supone tomar un espcimen muy

pequeo (un fichero o una caja por ao tal vez) solamente para mostrar los
formularios y los procesos utilizados. Como ya se ha indicado, hay maneras
mejores de documentarel valor testimonial de un programa, y este mtodo debiera
usarse con gran mesura para los documentos voluminosos que contienen
informacin personal.

Destruir todos los doca

. Esta ser evidentementela deci$6n que se adopte
para la mayora de las series de ficheros de casos personalesproducidos por los
gobiernos modernos.

PGI-91/WS/3 - pg. 52
29. En cualquier fase de este proceso, los archiveros pueden considerar la posibilidad de
convertir los documentos o la informacin clave contenida en ellos en informacin electr6nica,
microgrfica o de disco ptico como alternativa al acopio de series extensasde voluminosos
documentos de papel, o pensaren adjudicar los documentosa otro centro de almacenamiento,
pero Cstasson opciones de conservacin,como ya se ha dicho, y no de evaluacin. En esos
casos, los documentos con informacin personal se han evaluado ya como informacin de
valor permanente antes de que se considerenlos aspectospr&cticos y de conservacinde la
transferenciay la adquisicin efectivas.
El muestreo: raspa Penerales
30. No es la finalidad de este estudio analizar detalladamentelas diferentes metodologas de
muestreo ni revisar casos reales de muestreo tomados de la practica archivfstica. Se ha
publicado un estudio del RAMP sobre muestreo, y los lectores pueden consultarlo para tener
ms detalles y ejemplos concretos16.Nos proponemosaquf tan ~610ofrecer un breve resumen
del muestreo como opcin de evaluacin para la adquisicin de documentos que contengan
informacin personal.Puedehaber quienesobjeten que ~610el muestreo aleatorio o estadfstico
es muestreo verdadero, y que los dems medios que se citan a continuaci6n deban
denominarsecon ms propiedad seleccin. Sin embargo, a diferencia del ejemplo, todos ellos
tratan de representaralgunaso todas las caractersticasdel conjunto en la parte escogida,y por
esta razn se denominan aqu muestreo. Aunque hay muchos mtodos de muestreo, la
mayorfa correspondena una (o a una combinacin) de las cuatro clasessiguientes*7.
3 1. Muestreo estadsticQ.Es una seleccinbasadaen tcnicasmaternaticasque determinan el
numero apropiado de casos(o sea el tamao de la muestra) y el medio mal -de seleccionarlos
casos concretos necesarios para conservar una muestra representativa (estadsticamente
valida) de toda la serie. A vecesse denomina muestreode probabilidades.
Ejemplo:

Seleccin basada en tablas aleatorias de nmeros o en un generador

automatizado de nmeros al azar, y sacando enseguida los ficheros que
correspondan a los nmeros identificados aleatoriamente. Hay tres tipos de
muestreo estadstico o aleatorio: el muestreo simple (en el que los nmeros
aleatoriosse aplican ciegamentea toda la poblacin, lo que a vecessignifica que
se pueden preterir por completo pequeascantidadesde archivos de un tipo
determinado); muestreo sistemtico (en el que el primer nmero se escoge al
azar y luego se va escogiendo cada numero enCsimo ulterior, metodo que
resulta particularmentetil para las seriesorganizadascronolgicamente y para
evitar el sndromede los espaciosno explorados) y el azar estratificado (en el
que el todo se descompone en partes 16gicas,como las categoras de los
ficheros de casosde litigios de la Justicia de Estados Unidos, y a continuacin
cada parte o cada oficina se muestrea aleatoriamente,lo que garantiza que no
quedaninguna parte sin explorar)ra.

Ventajas:

La muestra puede servir para reconstruir el todo y normalmente los resultados

seti estadsticamentevalidos. En teora no hay sesgoy por ello es fcilmente
explicable a los investigadoresla muestra. En caso de disposicin numkrica de
los ficheros, puede ser relativamente fcil para el personal administrativo
obtener la muestra. Por ultimo, los archiverospuedencontrolar el tamao de la
muestra, y normalmente ser bastantemanejable, ya que hasta en las grandes

PGI-91/ws/3 - pg. 53
seriesse puede asignarla ponderacinestadLsticaapropiada, incluso cuando se
selecciona una muestra relativamente pequea (mas o menos un mkirno de
1.500 casos en total es la experiencia de los Archivos Nacionales
estadounidensespara cualquier tamao de muestra, ya se trate de 10.000 6 de
10 millones de casos).
Desventajas: Existen evidentementepocas posibilidades de que se incluyan en la muestra
aleatoria o estadisticalos pocos casosexcepcionaleso sobresalientesde la serie,
aunque se puede compensar esta deficiencia utilizando un segundo metodo
(vase mas adelante) para complementar la muestra aleatoria. Los
investigadores tampoco pueden hacer un trabajo longitudinal; no se puede
seguir la pista de un condadoo una personaa lo largo del tiempo, puesto que lo
ms probable es que el condado o la persona no sean seleccionadosen cada
muestreo aleatorio anual o decenal de la serie. Para los archivos ordenados
alfab&icamente o de otro modo no numrico, la muestra estadstica es muy
difcil de sacar, ya que exigir4 un recuento y frecuentemente la costosa
numeracin de todos los ficheros antesde obtenerla.Y para las seriescomplejas
de archivos, puede ser necesariauna muestra estratificada (o sea, mltiple) para
tener la seguridadde que se muestreanlos diversostipos de acciones,cosa que
resulta muy cara y exige grandesconocimientos estadfsticos.Un alto nivel de
analisis tambin es preciso para determinar la homogeneidadde las series y la
naturalezade las caractersticasde los ficheros cada una de las cuales hay que
ponderar estadfsticamente.Los archiveros no debieran temer los analisis
complejos ni tener que capacitarsecon nuevos conocimientos, sino limitarse a
tener cuidado para que el tiempo dedicado a determinar estos factores no
sobrepaseel umbral de los beneficios decrecientes.De la misma forma en que
todo el univelso de informacin raramentees conocido al archivero por lo que
respecta a las grandes series de archivos continuos tal vez diseminados en
centenaresde oticinas sobre el terreno, es algo difcil y siempre caro aplicar
t&micas de muestreoestadstico:se puede,por supuesto,muestrearcada oficina
por separado o sumar el numero total de ficheros de cada oficina para
determinar el todo antes de iniciar el muestreo aleatorio. Ms diffcil de
determinar (y de defender) es cuando hacer la muestra: cadaao? y, en tal
caso,henqu fecha?,cadadiez anos?,cadaveinticinco aos?... Por ultimo, lo
que es ms problemtico para las series continuas organizadassin puntos de
corte lgico, como sucedecon la mayora de los programas operacionales,la
naturaleza sin fin del sistema de documentos significa que el universo de la
informacin es incognoscible. Los primeros ficheros de la serie estarn listos
para su destruccino conservacinmucho tiempo antesde que se haya iniciado
siquiera el ultimo fichero. Un universo de informacin incognoscible impide un
muestreo estadsticamente valido; solamente es adecuado para las series
cerradas o contenidas. Evidentemente,el archivero puede imponer fechas de
corte (para cerrar una serie abierta), o hacer muestras estadsticas a
intervalos de tiempo determinadosde todos los vohmenescerrados de ficheros
acumuladoshasta el momento. Pero con esastcticas el tamao de la muestra
total se vuelve incontrolable, y para toda la serie (cuando al final se detiene) no
hay seguridad de que la suma de las aproximadamente 20 6 50 muestras
tomadasde partes de la serie a lo largo de los aos seaigual (y estadsticamente
valida) a la muestrahipottica (pero imposible de obtener)de la serie entera.

PGI-$l/wS/3 - pg. 54
32. Muestreo sistemtico. Es una seleccin basada en una caracterstica material de los
documentos o ficheros sin tener en cuenta la informacin sustantiva de los ficheros
seleccionados.
Ejemplos:

Todos los archivos de los aos que terminan en 2 o de los apellidos que
comienzancon F; cadavigsimo o ensimoarchivo; cada seguro social o cada
numero de identidad terminado en 5; todos los ficheros que miden ms de una
pulgada de grosor o que tienen ms de determinadosvohmeneso seccionesde
formato (el mtodo denominado de fichero grueso), que evidentemente
variara de una serie a otra en la deftici6n de grueso.

Ventajas:

La muestra es relativamentefcil de sacary no necesitagrandesconocimientos

sobre el contenido sustantivoque cubre el fichero. As, pueden obtenerla con un
costo relativamente bajo los empleados de las oficinas de archivos o de los
centros de registros, sin necesidadde la intervencin directa (y costosa) de los
archiveros o de los funcionarios superioresdel programa de los departamentos
que tienen conocimientos sobre el contenido de los ficheros. Como se dijo
anteriormente (vase 4.20), si se utihza el m6todo del fichero grueso, hay
muchasposibilidadesde que el archivero pueda obtener la mayoria de los casos
que presentanverdaderadificultad.

Desventajas: Este mtodo no es estadsticamente valido y no se puede utilizar para

reconstruir el todo. Es difcil de explicar a los investigadores(o sea, justificar
por qu se guardanlos aosque terminan en 2 en lugar de los que terminan en
17,etc.). Es imposible controlar el tamao de la muestra (especialmentecon el
mtodo de fichero grueso) y por tanto es muy diffcil planificar el espacio. Y,
evidentemente,este mtodo (con la excepcin parcial del mtodo de fichero
grueso) no garantiza la conservacinde los casossobresalienteso pol6micos.
Inversamente el mtodo del fichero grueso puede dar como resultado que se
conservencasosque son la excepciny no la regla.
.
33. Muestreo ej. Seleccin que se hace cualitativamente para documentar alguna
caractersticao actividad o algn periodo de tiempo tipicos.
Ejemplos:

Todos los ficheros de una regin determinadapara mostrar cmo funciona una
oficina tfpica sobreel terreno; o todos los ficheros de los aos inmediatamente
anteriores y siguientes a la reorganizacin de un organismo o a un cambio
legislativo importante, para mostrar cmo repercuten en el funcionamiento en
si; o todos los ficheros de determinados tipos de actas de tribunales (por
ejemplo, todas las sentenciasde crmenes);o todos los ficheros de funcionarios
pblicos que llegan al grado de director o mas; como otro ejemplo, el archivero
podrfa guardar tambin todas las series de muchos organismos de una zona
geografica muy densa (una regin o una ciudad pequeas) que sea
representativade toda la nacin como para tener una fotograffa instantaneade
la sociedad. El fichero grueso tambin puede ser una muestra ejemplar,
aunque su caractersticamaterial lo sita primero en la categorfa de muestreo
sistemtico (vase4.32). Si el fichero es grueso porque alguna caracterktica
recurrente del programa hace que lo sea (ms que por su mero tamao),
entonces si es esa caracterstica la que el archivero considera que merece

PGI-91/WS/3 - pg. 55
conservarse por razones mas cualitativas que meramente cuantitativas, el
mCtododel fichero gruesoes tambin una muestraejemplar.
Ventajas:

El mtodo puede justificarse ante los investigadores, aunque con cierta

dificultad, y se puedeutilizar para seguir un programaa lo largo del tiempo.

Desventajas: El mCtodo no es estadsticamentevalido y no se puede utilizar para reconstruir

el todo. No tiene en cuenta los casos excepcionalesy no permite controlar el
tamao de la muestra.Exige conocimientossustantivospara tomar las muestras
adecuadas,puesto que la tipicidad de la caracterfsticao el rasgo aislado o del
periodo de tiempo podrn siempre ponerse en tela de juicio, y por lo tanto
exigir al archiveroun analisisy una explicacin minuciosos.
34. Muestreo excepcional. Seleccin de ficheros relativos a individuos significativos,
programasque sientan precedentesy casosseeros.
Ejemplos:

Sacar los casos individuales excepcionalesde una serie obedece a criterios

distintos en cada caso. Ahora bien, hay varios tipos de individuos que requieren
atencin y que se enunciaronen Wninos generalesen la seccin.4.19, y en la
seccin 2.27 se citaba un ejemplo concreto de ficheros de personal relativo a
cmo aislar los casosfamosos,polmicos y primeros de los casosordinarios y
rutinarios. Una vez mas, segn las razones a que se deba el tamao
inusitadamentevoluminoso de los ficheros, el fichero grueso es un mtodo
que en algunas series puede indicar casos excepcionales y que sientan
precedentes.

Ventajas:

Esta seleccin se puede justificar, aunque con cierta dificultad, porque suele
salvar los ficheros controvertidosque los investigadorespiden con frecuencia.

Desventajas: Evidentemente,el mtodo no es estadsticamentevalido y puede dar una falsa

impresi6n de cmo era la serie original entera (o sea, deformar la visin de un
caso tpico). Este mtodo requiere grandes conocimientos sustantivos y
relativamenteuna buenaidentificacin y ordenacinprevias de los ficheros para
que los casos excepcionales se puedan localizar y sacar. Est muy
estrechamentevinculado con las tendenciasactuales de la investigacin y por
tanto puede presentar mucho sesgo. El tamao de la muestra no se puede
controlar.
_
35. En el muestreoestratificado se empleael mismo mtodo de muestreopara adquirir dos o
mas muestrasde la misma serie a fin de proteger diferentescaracterMicasdel todo: tribunales
de primera instancia y tribunales de apelacin; oficinas sobre el terreno y oficinas regionales;
diferentes niveles de ingresos; o cualesquieraotros estratos en los que resulte til dividir los
ficheros.
36. El archivero puede tambin combinar, cuando convenga, dos o ms de los mtodos
anteriores. Si uno de los mtodos elegidos es el muestreo aleatorio o estadstico,
evidentemente tiene que aplicarse primero para que no se desvirte la validez estadstica
del todo. Puede ser convenienteutilizar primero el muestreoestadsticoo sistemtico y buscar
luego una muestraejemplar 0 excepcional.

PGI-91/WS/3 - pg. 56
.,

Conclwon
37. La mayora de decisiones de evaluacin de las series de documentos que contienen
informacin personal seran complicadasy estratificadassegn el organismo, el programa, los
ciudadanosy la naturaleza de los documentos. Un ejemplo concreto podfa ser til aquf a los
lectores. Volviendo al organismo canadiensede inmigracin antes citado en este informe, las
siguientes decisiones de evaluacin se adoptaron a finales de 1987 en relacin con un
programa de documentosde los ficheros de casosen papel situados en la sede,en las oficinas
regionales y en los centros de relacin sobre el terreno, as como los de numerosasjuntas de
apelacin y tribunales19. Otros tres tipos de documentos no quedaron comprendidos en el
programa presentadopor el organismo, pero esos documentos se tuvieron tambi6n en cuenta
en la decisin de evaluacin para conseguir una evaluacin ms global y precisa: los ficheros
temticos y de polfticas, los formularios microfilmados de la Ilegada de cada inmigrante y los
datos demogrficos electrnicos relativos a los inmigrantes. Aunque haba distinciones sutiles
entre los diferentes niveles de la jerarqufa, en general se identificaron para conservar en el
archivo los siguientesdocumentos:
.
- todos los ficheros de casos en los que los apellidos empezabanpor la letra F (apenas
una muestra de menosdel 4 por ciento de la serie), y
- todos los casosinusitados, controvertidos, histricos, o que sientanprecedentesegn
la defticiin del organismo;
- todos los ficheros de casosque todava subsistendesdeantesde una fecha significativa
en el desarrollo de los sistemas automatizados y los documentos electrnicos que
quedanen el organismo (1969);
- todos los ficheros gruesos(cuyasdimensionessehayan especificado);
- todos los casos que tienen un prefijo especial SF que indica una clasificacin de
secreto o considerado secreto (indicando de esta forma que se trata de informacin
delicada ajuicio del organismo);
- todos los ficheros de casos de quienes presentaron apelacin ante los niveles o
tribunales ms altos del sistema;
.
- todos los ficheros de casosde un determinado grupo tnico a lo largo de un periodo de
ocho decenios(que se hayan mantenido intactos en elorganismo);
- todos los ficheros de casoscon prefijos especiales(H para hind, etc.) que designen
un grupo Ctnico determinado o una persona de dicho grupo, apartados de las series
principales de ficheros de casos,y
- todos los fndices,registros, manualesde clasificaci6n de ficheros y demsinstrumentos
similares de localizacin.
Se escogi6 la letra F porque, tras un amplio estudio y analisis informatizado, se lleg6 a la
conclusin de que era una de las pocasletras que abarcacasi todos los patroneslingfsticos de
apellidos de grupos tnicos. No se consider posible el muestreo aleatorio estadsticamente

PGI-91rWSI3 - pg. 57
vlido debido a la forma en que estn organizados,numeradosy dispersoslos documentos y
debido a que la serie es sin fin y no delimitada. En esta decisin de evaluacinse recomend la
destruccin de ms de 95% del total de ficheros fo sealos que no estabanen la muestra de la
letra F o las demscategorasmucho ms limitadas), y prcticamentecasi todos los ficheros,
que eran muy voluminosos, relacionadoscon pr&amos o garandasde pasajesy transportes
(ficheros con los prefijos AP, TL, o W). Igualmente se reconoci al prepararla evaluacinque,
a medida que los Archivos Nacionalesde Canadvan teniendo un mejor control de las bases
electrnicas de datos del organismo de inmigracin; varias categodas de documentos que
actualmente se hallan en el programa de conservacinpermanenteen papel pueden no ser ya
necesarias:la muestraF y el grupo tnico aislado, por ejemplo. Asimismo, cuando los tramites
relacionados con el extranjero estn mejor ktegrados electrnicamente, tambin puede
suspendersela conservacin archivstica de los documentos microfhnados relativos a las
solicitudes y los casos del extranjero de los documentos del organismo independiente
encargado de las relaciones exteriores del Gobierno canadiense.La evaluacin debe seguir
siendo tambin un proceso din&nico, que cambia contantemente segn evolucionan las
circunstanciasde produccin de documentosy transformacinde los medios20.
38. En conclusin, al evaluar documentos que contienen informacin personal tal como se
han definido en este estudio, el archivero debe considerar cuatro factores en este orden:
investigar y analizar el modelo de macroevaluacin de la imagen societal; utilizar el
enfoque global de evaluacin y programacin de los documentos; aplicar las reglas generales
de trabajo y criterios especfficosde evaluacin; y ponderar la decisin, si todavfa es positiva en
este punto, con todas las dems consideracionespracticas, de conservacin o polticas
correspondientes.En la mayoria de los casos,las consideracionespolticas llevaran a alguna
forma de muestreocomo la mejor alternativa.

1.

Una excepcin, como se seala en el Capitulo 2, serfan algunas de las categorfas

esencialesde documentoscon informacin personal que los archiverosdeberanguardar
colectivamenteen cada psis. Como alh se decia, es 6ste un problema menos relacionado
con la evaluacinque con la preservacin:qu formato y qu6 medio guardar, separarlos
documentosesencialesde los de apoyo, etc.

2.

Por supuesto, puede haber datos valiosos en ficheros de casos en los que no hay
variacin o deformacin significativas del programay las intencionesdel organismo, pero
que deberfan acopiarse nicamente si se atienen a los criterios de valor informativo.
Dichos datos no contribuyen al valor testimonial o colectivista de la imagen, porque se
da por supuesta (y debe darse) dicha conformidad en la imagen, a menos que est
documentadade otro modo medianteel modelo que se trata en el Capitulo 3, y tambin
este bien descrita en otras muchas fuentes (ficheros temticos, publicaciones,manuales
de procedimiento, etc.); reunir ficheros voluminosos de casos simplementepara probar
dicha conformidad no tiene sentido.

3.

El concepto y el t&mino son de Trudy Petersons,en la carta que me envi el 19 de

marzo de 1990.

PGI-91IWS/3 - pg. 58
4.

Como se apunt anteriormente,tratar sobreel calendario de los documentosy su destino

va ms alhi del alcancede este estudio. Est a disposicin de los que deseenproseguir el
tema un informe extenso que analiza estos problemas y propone un enfoque activo y
planificado del destino de los documentos. Vase National Archives of Canada,
Scheduling Task Group, Strategic Planning Framework Study for the Disposition of
Government Records, (Estudio del marco de referenciade la planificacin estratgica
del destino de los archivos gubernamentales),30 de enero de 1989 (informe final del
grupo, redactado por Cynthia J. Durance). Un estudio anterior pero todavfa til del tema
es el de Task Forte on Appraisal and Disposition of Federal Records de los National
Archives and Records Service (ahora Administration), Appraisal and Disposition
Policies in NARS: A Report and Recommendationsto the Archivist of the United States
on Performanceof the Appraisal and Disposition Functions in the National Archives and
Records Service (Polticas de evaluacin y destino del Servicio de Archivos y
Registros Nacionales: Informe y recomendacionesa los archiveros de Estados Unidos
sobre el desempeode las funciones de evaluaciny destino en el Servicio de Archivos y
.
Registros Nacionales), de 1983.

5.

Tal vez esto est expresadoen t&minos ms contundentesen la declaracin de poltica

de los Archivos del Estadode Nueva York: Si hay cualquier principio archivfstico que
resuma nuestra actividad de evaluaci6n, es el de que todo documento debe rechazarsea
menos que haya justicaciones definidas e imperativas para su conservacin, citado en
F. Gerald Ham, Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of
Abundance en Nancy E. Peace, ed., Archival Choices (Lexington, 1984), pag. 136.
Ham titula acertadamenteestaseccinde su articulo evaluacindisciplinada.

6.

Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the
Appraisal of Archival Sources,Archivaria 24 (verano 1987), pg. 95. El comentario de
Booms se sita en el contexto de la defensa de un enfoque activo por parte de los
archiverosde seleccionarlos mejores documentosen vez de reaccionarpasivamentea los
programas de destino de documentos presentados por los departamentos, con la
principal intencin de almacenaren centros o destruir los menos importantes y los ms
voluminosos. A esterespectovasetambin el Capitulo 3.7.

7.

Por ejemplo, hay 80.000 pies cbicos de documentosde pensionesmilitares y afines del
siglo XIX bajo custodia de la Administracin de Archivos y Registros-Nacionales(carta
de Trudy Peterson al autor de 19 de marzo de 1990). Asimismo, el proyecto de
evaluacin del Departamento de Justicia de la Administracin de Archivos y Registros
Nacionales seleccion para conservacin permanente, tras muy cuidadoso analisis,
39.000 de los 135.000 pies de ficheros de casosde litigios que databande comienzos de
los aos 40, y conservar6en lo sucesivo 2.400 pies de los 5.800 pies que anualmente
acumula. (Vhse United States,National Archives and RecordsAdministration, Office of
.
.
Records Administration, mofent
of Justrce Case Frles.. Final w
(Washington, 1989), pgs. l-3.) En el encomiado y muy intenso analisis de evaluacin
del FBI se trataron ms de cinco millones de ficheros de casos, 500.000 pies, y cien
millones de fichas de fndice. De todo ello, casi 1,2 millones de ficheros de casos, la
NARA va a retener un total de 50.000 pies. (Vase JamesGregory Bradsher, The FBI
Records Appraisal, The Midwem
13 (1988), pgs. 53,61.) Ello constituye
para los archivos volmenesingentesde documentospara conservar.

PGI-91/Ws/3 - pg. 59
8.

Acerca de las caractersticasespecialesde los documentoselectrnicos

,
. y su importancia
para la evaluacin, vaseHarold Naugler, Evaluacin nor los arclnvos de los registros
.
.
bibles a mguina: estudio del RAMP con dnectrrceg(Pars, 1984), pgs. 37-41.

9.

Vase National Archives and Records Administmtion, B

of Dep-nt
of
.
.
.
ustrce Case Frles. D~SSKQ . Este informe de menos de cincuenta pginas es un ejemplo
conciso y excelentede evaluacinde documentosque contienen informacin personal, y
su metodologa serinteresantepara los lectoresdel presenteestudio. El modelo seguido
por la Justicia se inspir en el del FBI, que a la vez se basabaen el proyecto de actas de
tribunales de Massachusetts,dirigido por Michael Hindus. (Vase Bradsher, FBI
RecordsAppraisal, Midwestern Archivist, pgs. 55-56).

10. Como se dijo en el Capitulo 1, esto va ms alH del alcancedel presenteestudio. Ademas
de los demsestudios del RAMP citados en la bibliografa, el lector que deseetener una
visin general de la evaluacin puede remitirse a Maynard J. Brichford, tives
4
. .
.
Mmm.p@. &qmsd and Accessioning (Chicago, 1977). La Annotated Bibliography
on Appraisal de Julia Marks Young publicada en el A~Gx& At&i& 48 (primavera
1985), en las pgs. 190 a 216, enumera 128 artculos, libros y estudios que tratan de la
evaluacin y constituye una excelente introduccin a esta materia en general. Un
excelente resumen, que va ms alla de su nfasis particular en los documentos
universitarios y que se completa con grficos tiles y una lista de factores de evaluacin,
es Exploring the Black Box: The Appraisal of University Administrative Records de
Frank Boles y Julia Marks Young, en las pgs. 121 a 140 de la misma revista.
ll.

Se defiende vigorosamenteeste argumento en The Documentation Strategy Process:A

Model and a Case Study de Larry Hackman y Joan Warnow-Blewett en Ameritan
Amhivist 50 (invierno 1987), pgs. 15 a 17.

12. National Archives and Records Service, mosition of Federal Rec& (Washington,
1981), cuadro 4, citado en Leonard Rapport: In the Valley of Decision: What To Do
about the Multitude of Files of Quasi Casesen &rican An&&& 48 (primavera 1985),
pg. 178, nota de pie de pgina.
10. Rapport plantea dudas en su trabajo acercade si dichos criterios no dejan pasar todava
demasiadosdocumentosintiles a los archivos.
13. El concepto ha sido utilizado en el caso de evaluacindel FBI y en otras investigaciones
de muestreo. Para un am@& preciso del valor del sndrome del fichero grueso, vase
.. .
.
National Archives and Records Services,4ppr&al of Denment of Jushce m
Case Fi, pgs. 47 a 49. A travCsde la totalidad de las 194 categorlas de documentos
evaluadosy tras un cuidadosoanalisis del contenido y el valor de los ficheros, se hallaron
los siguientesrangosde valor archivstico:
Clasificacin del valor archivstico (%)
Ficheros de muestraregular
Ficheros de una sola seccin
Ficherosde varias secciones

MedianoEscaso
092

292

090
591

194
19,3

15,2
14,3
36,2

l9!dQ
82,2
84,l
39,2

PGI-91/WS/3 - pg. 60
14. El caso se describe con ms detalle en Michael Cook, en -ves
ABt9inistration,
(Londres, 1977), pgs. 73 y 74 y en carta que Michael Roper me dirigi el 16 de marzo
de 1990.
15. El efecto de la legislaci6n sobre la libertad de informacin y la vida privada en el trabajo
archivistico se analiza muy acertadamenteen Robert J. Hayward, Federal Access and
Privacy Legislation and the Public Archives of Canada, Archivatia 18 (verano 1984),
pgs. 47 a 57. Sobre un aspecto que influye directamente en la calidad de la imagen
disponible en los documentosque contienen informacin personal, vaseJamesGmgory
6 (primavera
Bradsher, Privacy Act Expungements: A Reconsideration, Prove1988), pgs. 1 a 25. Para un ejemplo de la creciente preocupacin por el suministro de
informacin personal especialmente delicada a terceras partes, vase Privacy
.
Commissioner of Canada, &DS & the Prwacy Act (Ottawa, 1989), pgs. 42 a 44.
.
VCase tambin Consejo Internacional de Archivos, Access to Arcb
and Privacy,.
.
.
Proceedhgs
of the Twenty-Thlrd
Table Conference.
.
ustm. 1985 (Pars, 1987); y nuevamenteMichel
.. .
weso. a la ~~cdn
y a la transferenciade la infomcr
un estudio RAMP (Pars, 1983).
16. Vase Felix Hull, mcin
de Tcnicas de Muestreo y la Conservacin de
.
.
Bocurwrtos: Estudro del RAMP y tictr ces (Paris, 1981). Los dos estudios de casos
ms conocidos son el de los National Archives and Records Service: &,praisal of ti
. .
Records of the Federal Bureau of Investm&on.. A Report to m Harold T. Greene,
. .
. .
Y.S.
(Washington, 1981), y el de Michael
Stephen Hindus, Theodore M. Hammett y Barbara M. Hobson: The F&s of the
.
(Boston,
achusettsSuperior Court. 1859-1959.. An Analvsrsand a Plan for a
1979). Vase tambin el caso de evaluacindel Departamentode Justicia descrito en la
nota 7.
17. Los siguientes prrafos siguen muy de cerca el texto de Trudy Huskamp Peterson:
.
Summary of Sampling Techniques, en sus &sic Archival Wo&&~p Fxercrses
(Chicago, 1982), pgs. 12 y 13, aunquese han aadido algunos puntosy se han ampliado
algunosdetallesy algunosejemplos.
18. Estoy muy reconocido a mi colega Tom Nesmith por esta subdivisin tripartita del
borrador (marzo de 1990) de su trabajo de poltica: Sampling Textual Archival Records
in the Govemment Archives Division, National Archives of Canada.
19. National Archives of Canada,RecordsRetention and Disposal Authority 881012.
20. Como ejemplo vase Rapport: In the Valley of Decision, man
Archivist,
pgs. 173-189, y su clsico anterior: No Grandfather Clause: ReappraisingAccessioned
.
Records, en Maygene F. Daniels y Timothy Walch, eds., Aern
Archives Re&
(Washington, 1984), pgs. 80 a 90, artculo que se public por primera vez en 1981.

IGI-91/WS/3 - pg. 61
5. DIRECTRICES
Las siguientes directrices esti encaminadasa resumir los puntos decisivos de este
estudio. Pueden servir de klice de los razonamientosy ejemplos ms completos presentados
en el informe, ya que cada directriz lleva, sealadascon corchetes,referenciasal capitulo y al
pArrafo o prrafos pertinentesdel propio texto. En general, las directrices siguen el orden de
los cuatro capitulos anteriores y se centran en las acciones0 instruccionesapropiadaspara el
archivero y el documentalista que se ocupan de los documentos con informacin de fndole
personal
En el presente estudio, dichos documentos se limitan nicamente a los registrados en
formato de papel (o textual) [vase 1.151 que se organizan o recuperan mediante
identificadores personales,como el nombre o el nmero de la seguridad social [2.15]. En el
estudio, los ficheros temticos y los ficheros de polftica, no han de considerarse como
documentos de informacin personal a efectos de evaluacin. Si bien puede haber
excepciones ocasionales, la informacin personal que figura en dichos documentos es
secundariaen lo que ataea su objetivo principal y se deberkmevaluar como parte de sistemas
y series ms amplios de registros por ficheros a los que pertenecen,utilizando criterios de
evaluacin un tanto diferentes o modificados. De modo similar, los ficheros de casos
clasificados, etiquetadosy recuperadospor nombresde grupos, asociacionesy empresas,y no
de individuos, se deberanevaluar tambin por separado.
Los archiveroscuya lengua maternano es el ingl& puedenremitirse a la seccinespecial
C2.3- 2.101en la que se definen los trminos archivfsticosutilizados en el presenteestudio.
Las principales directrices que se desprendende esteestudio figuran a continuacin:
1. Los documentos que contienen informaci6n personal tienen valor para los archivos
porque:
- protegen los derechosde los ciudadanos[ 1.21,
- fomentan las investigacioneshistricas y de otra ndole para poner de .manifiesto la
memoria colectiva de la sociedad[ 1.31,
- contribuyen al desarrollode las polticas de la administracin pblica [ 1.41,y
- respaldanlos interesesgenealgicos[ 1.51.
2. Existen varios problemas de envergadura en la evaluacin de los documentos que
contienen informacin personal:
- su enorme volumen [ 1.71,
- su calidad fragmentariay desigual [ 1.81,

PGI-91/WS/3 - pg. 62
- la creciente preocupacin por la violacin de la intimidad personal al permitir, en
primer lugar, el acopio de dichos datos o su difusin ulterior [ 1.91,y
- la presin poltica que se ejerce sobre los archivos para que acepten gran nmero de
documentos con informacin personal que, segn otros criterios, tendran un valor
archvsticolimitado o carecerkn de l.
3. En especial en Amrica del Norte los archiverosno han elaborado una teorfa idnea de
evaluacin y, en consecuencia,la adquisicin de documentos ha sido a menudo fmgmentaria,
inconexa y de poca calidad [ 1.121.Esta flagrante omisin terica, si bien es grave para todos
los tipos de documentos, es especialmente perturbadora para aquellos que contienen
informaci6n personal, debido a los problemas especiales que plantean (vase la antes
mencionadadirectriz 2).
4. La informacin personal se define como cualquier informacin sobre una persona
identificable registrada en cualquier formato [2.11]. Gran nmero de ejemplos de dicha
informacin figuran en esta seccindel estudio, as como muchos tipos de documentosen que
figura una informacin personal y muchos de los contextos o funciones gubernamentalesen
.
que se originan [2.11 - 2.131.
5.
Se presenta en detalle una tipologa material de las seis categorfas principales de
documentos o series de documentos donde se puede encontrar una informacin personal
identificable. Son las siguientes:
- formularios,
- listas y registros,
- compendiosde correspondenciay volmenes,
- ficheros de casosrelativos a acontecimientosespecffkos,
- ficheros de casosrelativos a acontecimientoscontinuos, e
- ndices C2.16:a. a f.].
Al evaluar los documentos de informacin personal, se debern tomar en consideracin los
nexos materiales entre los documentos [2.17], otros medios de difusin y aparatos conexos
[2.18], y la ordenacinde los documentos[2.19].
6. Los documentos con informacin personal contienen asimismo caracterfsticas
importantes basadasen su contexto, y dichos factorescontextualesson:
- su alcancey cobertura,
- las circunstanciasque acompaansu produccin, y
- su ubicacin en la jerarqufa administrativa [2.20].
7. Determinadas categoras de informacin personal son fundamentales y debetan ser
conservadaspor los archiverosdel mundo entero. Son las siguientes:
- los documentosque dan testimonio del estadocivil,
- los documentosde registro de tierras,
- determinadosdocumentosjurdicos y legislativos, y
- el censonacional de la poblacin [2.22 - 2.231.

PGI-91/WS/3 - pg. 63
8. Por razonesde eficacia, se trata por separadola evaluacinde los documentos relativos
al personal de la administracin pblica, si bien la mayoria de ellos figuran en los ficheros de
casos relativos a acontecimientos continuos. Aunque reviste suma importancia la versin
electrnica de dichos documentos,se deberanconservaren algunosde los ficheros de casosen
formato de papel. Se proponen criterios de seleccin,comprendidala utilizaci6n de los niveles
que existen dentro de la jerarqufa y de las categodasespecialesde empleadospara constituir
por separado ficheros importantes, as como otros factores para determinar su posible valor
informativo. Se propone que los documentosreferentesal personalde la polica nacional y de
las fuerzas armadasde cadapsis reciban un tratamiento an&logo[2.24 - 2.281.
9.
Se examinanlas polticas de evaluacin por las cualesse obliga a vecesa los archivos,
mediante presionespolticas o pblicas, a registrar determinadosdocumentosque, si no fuera
as, no conservarfan.El crecienteinten?spor la genealogfaconstituye en el presenteestudio un
tema principal de interk Si bien la informacin geneaI6gicase acopia mejor dentro de la
categorade documentosfundamentales(vasela directriz 7) o por mediacin de otras fuentes,
y puede aparecerde modo incidental en muchasseriesy muestrasde documentos de archivo
adquiridos por otros motivos, la inmensamayora de ficheros de casosprocedentesde la mayor
parte de los programas operacionalesno deberan ser conservadospor un archivo nacional
meramente por su valor genealgico. Si fuera ste su nico valor, debetian casi siempre
destruirse [2.29].
10. Es importante estableceruna distincin (como se haceen los Capitulos 3 y 4 del presente
estudio) entre los documentoscon informacin personal-primordialmente las seriesde ficheros
de casos y de ficheros de casosindividuales- que, por un lado, poseenun valor permanente,
por lo que revelan colectivamente acerca del fenmeno que describen o por los testimonios
que contienen acercade las operacionesgubernamentalesy, por otro, aquellos que poseenun
valor informativo por lo que ponen de manifiesto acercade personas,lugareso cosasconcretas
[2.30].
ll,
En el Captulo 3 se aborda el primero y el ms difcil de dichos problemas: cmo
determinar el valor colectivo y testimonial en las seriesde ficheros de casos. Se propugna un
modelo terico de macroevaluacin que se centra en primer lugar en las fuerzas sociales
dinmicas que intervienen en la creacin de los documentos con informacin personal. Es
necesario comprender la fndole de la interaccin entre el ciudadano y el Estado y las
numerosasvariablesque de ella se desprendenantesde que el archivero pueda determinar con
precisin la serie que seria mejor evaluar. Por lo tanto, en primer lugar, la.evaluacin de los
ficheros de casos que contienen informacin personal deberla pasar del plano material al
conceptual, de los documentosconcretos a las funciones y estructurasde la sociedada las que
obedecela produccin de dichos documentos[3.1- 3.51.
12. Este planteamiento conceptual de la evaluacin requiere que en sus actividades
cotidianas los archiverosse sometana un programa de investigacin.La evaluacinconstituye
una tarea de an&sis minucioso y de investigacinarchivistica, diplomtica e histrica, y no es
un mero procedimiento o proceso. La aplicacin de directrices o listas de verificacin en el
procesode evaluacin, as como la formulacin de estrategiasms ampliasde adquisicin, ~610
funcionan si esa aplicacin se fundamentaen un entendimiento cabal por parte del archivero
de:
los antecedentesdel autor de los documentos,
susfunciones oficiales y mandatosjurdicos,

PGI-91lVVSl3 - pg. 64
su estructuraorganizativa interna,
sus procesosde adopcin de decisiones,
susprocedimientos de produccin de documentos,y
las modificaciones en todos estospuntos con el pasodel tiempo [3.6].
13. Este planteamientoconceptualde la evaluacindebe complementarsecon la importancia
concedida, en funcin de los archivos, a la documentaciny a las actividadesde ordenacin de
los documentos. En un medio orientado hacia la evaluacin, los archiveros se concentran
activamente en 5% (o menos) de los documentosde los fondos gubernamentalesque poseen
valor permanente, en vez de dedicarse pasivamentea aprobar la destruccin del 95% que
carecede valor continuo [3.7 y 4.81.
14. Los archiverosdebenincorporar polticas y mandatosinstitucionalesde adquisicin en el
marco de su evaluacin,ya que stos tambin definen (y normalmenterestringen) el mbito en
que podran adquirirse los documentos[3.8].
15. La utilizacin actual y anticipada de los documentos, y, en consecuencia,las consultas
con los usuarios, no deberancumplir una funcin preponderanteen el proceso de evaluacin.
Sera mejor que los archiverosprestaranmenos atencin a los posiblesusos de los documentos
en el futuro y que se centraran ms en elaborar criterios para que los documentos que se
adquieranreflejen los valores,los modelos y las funciones de la sociedadcontempokrea de los
productores de los documentos [3.10,3.6].
16. A lo largo del tiempo, los departamentosy organismosdel gobierno han de reflejar la
imagen de la sociedad -es decir, reflejar las esperanzas,las aspiraciones,las actividadesy los
desengaosarticulados por sus ciudadanos,y todo ello ser evidente al m&ximo cuando sea
ms inttnsa la accin recproca entre el ciudadano y el Estado. El modelo presentadoen este
captulo trata de explicar los mecanismoso situacionesde la sociedad en que el ciudadano
acta en reciprocidad con el Estadocon objeto de conseguiruna visin ms clara (y, por tanto,
el mejor testimonio documental) de la dinmica y los problemasde la sociedad.La evaluacin
consistira as en asegurarun alto nivel de calidad de la imagen reflejada en los documentos
seleccionadospara su conservacinarchivstica [3.10 - 3.161.
_
17. En el modelo hay tres factores que definen la accin recproca entre el ciudadano y el
Estado:
.,
e

el programa [3.18 - 3.221,

el organismo [3.23 - 3.261,y
el ciudadano [3.27 - 3.281.

A partir de esta accin recfproca se crean los documentos que contienen la informacin
personal que debem evaluar el archivero. Observando uno tras otro estos tres factores y
analizando las variantes decisivas de cada uno, estas secciones del captulo estudian el
planteamiento de macroevaluacin adecuado para seleccionar dichos documentos. Esta
explicacin de la accin recproca del programa, el organismo y el ciudadano se centra en el
mecanismo, la ubicacin o la irdole de la formacin de la imagen de la sociedad que el
archivero debeti considerar. Esta accin recproca varia mucho de una a otra de las acciones
recprocas entre el ciudadano y el Estado y, por consiguiente, de una serie a otra de
documentos resultantescon informacin personal. Segn el tipo de variacin de que se trate,

PGI-91/WS/3 - pg. 65
los documentos poseen ms o menos valor permanente. En resumidas cuentas, la regla
general de evaluacin de este modelo consiste en que, cuanto ms restringido y menos
flexible sea el alcance de la accin recproca entre, el ciudadano, por un lado, y, por otro,
el administrador (u organismo) y el programa, menos importancia revestirn los ficheros
de casos con informacin personal en lo que atae a deslindar la imagen de la sociedad
[3.29 - 3.311.
18. Los archiverosdebernevaluar de modo global las seriesde documentos que contienen
informacin personal, como parte de un universo ms amplio de informacin. No hacerlo as
equivaldra a empezar por la base de la piramide archivstica con los documentos ms
voluminosos y reiterativos que poseenmenos valor, en vez de comenzar por la cspide. Hay
que establecertres fasesgeneralesde evaluacinde los ficheros de casos:
- Comenzar por los ficheros polticos, seguidos por los ficheros temticos, los
documentoselectrnicos,los documentosde la administracincentral, los manualesde
procedimiento y formularios, y la informacin publicaday casi publicada
- S610 tras determinar qu documentos polticos y temticos, y quC bases de datos
electrnicoshan de ser conservadosen los archivos,as como la disponibilidad de otras
informacionespertinentes,podr el archivero evaluar tanto la nitidez de la imagen en la
accin recproca entre el ciudadano y el Estado como el valor de los documentos
conexos de casos que contienen informacin personal para poner de relieve dicha
imagen de modo colectivo o global.
- Por ultimo, si la serie de ficheros de casoscarecede valor en lo que atae a poner de
relieve la imagen colectiva y social, no por ello debe dejar de evaluarse, en ltima
instancia, en aras del valor informativo que podria te,ler acercade personas,sucesosy
lugares concretos.
Por tanto, dentro de este planteamiento global, el hecho de examinar concretamente los
documentos que contienen informacin personalconstituye, irnicamente, el ltimo paso y no
el primero para su evaluacin [4.1 - 4.31.
19. Existe una estrecha relacin entre la evaluacin archivstica y un slido programa de
gestin de documentos.Aunque puede haber diferenciasen las prioridades que podrfan actuar
contra este planteamiento global de ordenacinde los documentosdescrito en la directriz 18,
la observanciade la planificacin estratgicadel proceso de programacin podra reducir esos
problemas [1.13,4.4,4.7].
20. Al evaluar los documentos,los archiverosdeben adoptar el concepto de ramificacin.
Si existen varias series interrelacionadasde documentos con informacin personal, hay que
evaluarlasconjuntamente para que la informacin redundantese pueda identificar con mayor
facilidad, y realizar as una mejor evaluacin[4.5].
21. El almacenamientoen centros de documentos podria servir para obtener distancia y
perspectiva al tomar decisiones de evaluacin, sobre todo para las series de. documentos
relacionadoscon asuntospblicos o funciones gubernamentalesde carcter polt?micoque son
objeto de acaloradosdebatesen los foros pblicos y que estn cargados de emotividad para
muchos ciudadanos (comprendidos los archiveros) en el momento en que se producen. Los

PGI-91/WS/3 - pg. 66
documentalistas y archiveros debern precaverse contra la utilizaci6n excesiva de esta
estrategiaa fin de evitar que se ocupen los centroscon documentosintiles e incurrir en costos
de almacenamientocadavez ms elevados.
22. La regla principal de trabajo de los archiveros para la evaluacin de todos los
documentos consiste en destruirlos. El inters del archivero no debe centrarse en explicar
lo que se destruye, sino ms bien en justificar lo que se conserva. [4.8, tambin 3.71.
23. Las series de ficheros de casos y otros documentos con informacin personal se deben
conservar habitualmente en formato electrnico en vez de formato de papel, cuando existen
uno y otro. Muchas son las ventajas de la versin de lectura automatizada del documento,
ademsdel evidente ahorro de espacioy de costosde almacenamiento:
la manejabilidadde la informacin,
la facilidad del anonimato que permite el accesopblico en la perspectivade una
legislacin ms rigurosa sobrela intimidad,
- la vinculacin con otros datospara crear nuevasbasesde informacin y
- el potencial de agregaciny analisis estadstico[4.11, vasetambin 2.241.
24. Los documentos que contienen informacin personal no deben conservarsenicamente
para registrar la importancia histrica de un programa o de un organismo per se (en oposicin
al concepto de -iluminar la imagen de la sociedado de conservarinformacin sobre personas,
lugares y cosasconcretos). La nica excepcinestriba en que a vecesse podrfa conservaruna
muestra reducida de ficheros de casos para indicar las formas utilizadas cuando el programa
revesta particular importancia y no se pueden obtener en ninguna otra parte,. lo cual, por
irona, podra ser particularmentecierto en el caso de programasmalogrados [3.20]. El hecho
de conservar amplios ejemplos o muestras ms formales nicamente para mostrar los
procedimientos del organismo o la ndole de sus operacionescotidianas rara vez esjustificable
[4.12, tambin 3.18,3.26,3.27].
25. Los archiveros deben asegurarsede que no concedendemasiadaimportancia a diversos
tipos de documentos. No pueden evaluar una serie voluminosa de ficheros de casos mediante
un sondeo puntual o aceptandola palabra de los funcionarios del organismo de que varios
documentos se duplican en otras seriesy/o en otros niveles de la jerarqufa administrativa. Se
propone como solucin una metodologa de muestreo con fines de evaluacin (mas bien que
de adquisicin) [4.15].
26. Una vez que se haya aislado una serie como valiosa por su valor colectivo y testimonial
para la imagen de la sociedad, se emplean criterios especficosde evaluacin con objeto de
estimar la serie en su conjunto [4.16 - 4.181:
- la integridad,
- la autenticidad,
- la singularidad,
- la relacin con otros documentos,

PGI-91/WS/3 - pg. 67
- las fechasy el lapso de tiempo,
- la extensin,
- la facilidad de uso,
- un factor de flexibilidad opuestoa la rigidez.
27. Para los documentos que ~610 tienen valor por el carcter informativo de casos
especiales dentro de una serie, se proponen asimismo criterios especficos de evaluacin.
Estos se refieren a casosque:
- al establecer un precedente, originaron un cambio importante de poltica o de
procedimiento;
- estabanimplicados en un litigio de envergadura;
- habanrecibido gran atencin por parte & los medios de comunicacin;
- haban sido ampliamente reconocidos por las autoridades establecidas fuera del
organismo debido a su singularidad, o hablan sido examinados detalladamenteen el
informe anual del organismo presentadoa su patrocinadorjurfdico.
Ademas de otros varios factores cualitativos propuestos para diferenciar los pocos
ficheros importantes de los muchos ficheros de rutina, tambin se examina y recomienda el
.
empleo del mtodo del fichero voluminoso [4.19 - 4.201.
28. Varias cuestionespticticas y de conservacininfluyen en la evaluacinarchivstica:
- los costosde almacenamientoy otros,
- las prohibiciones reglamentarias,
- la conversin a los mediosde comunicacin,
- la oportunidad de las transferenciasde documentos,
- las redesde archivos, y
- el accesoy las restriccionesen relacin con la intimidad [4.21 - 4.271
Las repercusionesde estos factores en la evaluacin se explica con cierto detenimiento
en estassecciones.
29. Si los documentos se siguen utilizando activamente en un organismo o pudieran ser
objeto de muchaspeticionesde libertad de informacin o de intimidad, es aconsejableextender
su periodo oficial de retencin y retrasar as su transferenciaa los archivos a fin de evitar una
carga excesiva de trabajo de referencia. A la inversa, si los documentos se encuentran
materialmente amenazadosde destruccin o por una reordenacin que hara desaparecersu
orden original, los periodos de retencin deben acortarse y los documentos deben gozar de
proteccin en los archivos lo antesposible 14.251.
30. Tras haber llevado a termino la investigacin y el an&lisisde evaluacin, el archivero
deberescogerentre las cinco opcionesde evaluacinsiguientes:
- conservartodos los documentos,
- conservar~610los documentosclave de los ficheros,

PGI-91lWS/3 - pLig.68
- tomar muestrasde los ficheros,
- seleccionarun ejemplo de los documentos,o
- destruir todos los documentos[4.28].
31. Para comodidad de los usuarios de este informe, se resumen los cuatro mtodos
principales de muestreo,con ejemplos y las ventajasy desventajasde ca& mtodo observado:
-

muestreoestadsticoal azar o muestreoprobabilstico,

muestreosistemticoo con basematerial,
muestreoejemplar 0 cualitativo, y
muestreoexcepcional [4.30 - 4.361.

32. La complejidad y la estratificacin de la mayora de las decisionesde evaluacinrelativas

a la serie de documentoscon informacin personaldependerandel organismo, el programa, los
ciudadanos y la ndole de los documentos. Se ofrece un ejemplo concreto basado en los
ficheros de casosde inmigracin en Canad,que podrfa ser til para los lectores [4.37].
33. En conclusin, cuando se evalan los documentos que contienen informacin personal
tal como se definen en el presenteestudio, el archivero debe tener en cuenta cuatro factores en
el orden siguiente:
- la investigaciny la aplicacin del modelo de macroevaluacinde la imagen de la
sociedad;
- la utilizacin de un planteamiento global de la evaluacin y programacin de los
documentos;
- la aplicacin de reglasgeneralesde trabajo y de criterios especficosde evaluacin;
- la moderacin de la decisin, si al llegar a este punto sigue siendo positiva, gracias a
todas las consideracionespertinentesde carcter prctico, poltico y de conservacin
que puedanexistir.
En la mayoria de los casos, estas ltimas podrfan dar por resultado-alguna forma de
muestreocomo la mejor opcin.

PGI-91lWS/3 - pg. 69
APENDICE
EL PROYECTO DEL FBI
DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA EVALUACION
En el conocido caso de los archivos de la Oficina Federal de Investigacin (FBI), los
criterios de evaluacin archivktica fueron formalmente presentadospor la National Archives
and Records Administration (Administraci6n de Archivos y Registros Nacionales) en su
Informe Final. Aunque no abarcantodos los factores que figuran en el presente estudio, se
reproducen aqu dichos criterios como directriz complementaria o lista de control para los
archiveros que evalan los documentos que contienen informaciones personales (vase
National Archives and Records Service, s
of the Records of the Federal Bureau
. . of
. . Coufi for ae Dlsmct
on. A ReDwold
T kene U S DBof
Columbia (Washington, 1981), Volumen 2, Apndice D, sin numeracinde pginas).
, .
Caractersticas materrales e intelectuales de la chsifica~n
- LContiene la clasificacin investigacionesde un solo tipo o de mltiples tipos de
violaciones?
- Qucambios se han producido en la clasificacin con el pasodel tiempo?
- Cual es el volumen actual de los documentos?Cu&les el ndice de acumulacin?
- Qualcancetiene la destruccin?
- Qu nivel de valor de investigacin existe en la sede? $obre el terreno y en las
legaciones?*
- Existeuna correlacinentre el tamaodel fichero y el valor de la investigacin?
- ~Existe una correlacin entre cualquier otra caractersticaidentificable del fichero y el
valor de la investigacin?
- @e encuentrala oficina de origen en la sedeo sobreel terreno?
- iExiste una diferencia entre el valor de la investigacinde los ficheros de la oficina de
origen y los de la oficina auxiliar?
- @on excepcionalmenteimportantes determinadasoficinas sobre el terreno para este
tipo de investigacin?
- Es viable conseguir una muestra procedentede todas las oficinas sobre el terreno?
LDe una sola?$e varias?

Legaciones
esel tthuiuo con que se conocenlas oficinas del FBI en el exrranjero.

PGI-91/wS/3 - pg. 70

- LConservanlos Archivos Nacionalesotros documentossobrela misma actividad?

- &Ml es la disposicin, segnel programa, de los documentosde otro organismo que
registrala misma actividad?
- @ueden vincularselos documentos del PB1 con los documentos de otro organismo?
Con qu6 grado de facilidad?
- iTiene el FBI jurisdiccin primaria, compartida o secundariaen lo que se refiere a esta
violacin?
- Constituyen estos documentos una fuente principal o una fuente secundaria de
informacin sobre la violacin? Si es secundaria,son necesariospara documentar la
violacin?
- Existen otras fuentes en los archivos de la Gficina referentesa la informacin sobre
sus actividades en esta esfera de investigacin? @tal es la disposicin de dichos
documentos? iExiste suficiente documentacin por la Gficina que se encuentre
estrechamentevinculada con la violacin en la clasificacin considerada?
Informacin en el fichero de casos
- Quimportancia reviste la violacin que constituyeel tema de estosficheros?
- iQu importancia tiene la informacin que figura en estos ficheros acerca de la
violacin?
- Quimportancia atribuy la Oficina a la violacin?
- iQu6 tipos de informacin figuran en esosficheros?
- Cmo se comparan los ficheros de casos, que reflejan el modo en que se llevan a
cabo concretamentelas investigaciones,con las polticas declaradasacerca del modo
en que se suponeque se llevan a la practica?
- ~Documentanlos ficheros la utilizaci6n por la oficina de tcnicas extraordinarias o
discutibles ylo violacionesde los derechosconstitucionales?
- Qu tipos de investigacin se pueden efectuar a partir de estos ficheros? Qu
probabilidad existe de que se lleven a cabo?
- LESsusceptiblela informacin de analisisestadstico?
- A falta de dicha informacin, resultar&nperjudicadoslos estudiosen una determinada
esfera?

PGI-9 llWSl3 - pag. 7 1

BIBLIOGRAFIA

SELECTA

En la siguiente bibliograffa se enumeranfuentes selectivasque el lector podra consultar

para investigar con mayor detenimiento algunos de los temas mencionados en el texto (no
figuran referenciasa cadauno de los puntos citados en las notasadjuntasa cadacapitulo). Para
disponer de bibliografias ms detalladas sobre la evaluacin y otras cuestiones conexas, el
lector debera consultar la excelente Annotated Bibliography on Appraisal (Bibliograffa
anotada sobre la evaluacin),de Julia Marks Young, -can
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pginas 190-216, donde se enumeran y resumen 128 ardculos, libros y estudios que
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