UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE

DIVISIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA
CARRERA DE AGRONOMA
CURSO DE ADMINISTRACIN DE SISTEMAS DE PRODUCCIN AGRCOLA
DOCUMENTO NUMERO DOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la
administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que
constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo se
integra por cuatro funciones fundamentales, PLANEACION, ORGANIZACIN,
EJECUCION Y CONTROL.
1. PLANEACION
La planificacin se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes
y proyectos de diferente ndole.
El proceso de planeacin sigue un conjunto de pasos que se establecen
inicialmente, y quienes realizan la planificacin hacen uso de las diferentes
expresiones y herramientas con que cuenta la planeacin. La planificacin
ejecuta los planes desde su concepcin y, si es el caso, se encarga de la
operacin en los diferentes niveles y amplitudes de la planeacin.
La planificacin de trabajos realiza acciones basndose en la planeacin de
cada uno de los proyectos. De manera inicial, concibe el plan para que
posteriormente sea llevado a cabo.
Para un gerente y para un grupo de empleados, es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de Que trabajo necesita hacerse?
Cundo y como se har? Cuales sern los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos? En esencia, se formula un plan o
un patrn integrado, predeterminando las futuras actividades; esto requiere la
facultad de prever, de visualizar el propsito, de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Elementos de la planeacin:
A continuacin mencionamos los diferentes elementos de la planeacin:
Los propsitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo
social.
La investigacin: Aplicada a la planeacin, la investigacin consiste en la
determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos,
as como de los medios ptimos para conseguirlos.
Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades. Representan
no solo el punto final de la planeacin, sino tambin el lugar hacia donde se
encaminan la organizacin, integracin, direccin, liderazgo y control; as que,
los objetivos y metas son considerados como planes.
Las estrategias: Cursos de accin general o alternativas que muestran la
direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones ms ventajosas.
Las Polticas: Son enunciados generales que guan o canalizan el
pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el
rea dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo
con los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen
autoridad a la vez que mantienen el control.
2. ORGANIZACIN.
Las organizaciones son sistemas sociales diseados para lograr metas y
objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Estn compuestas
por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Se
fundan en un convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito
especfico.
La organizacin est conformada por un grupo social, el cual a su vez esta
compuesto por personas, tareas, recursos y elementos administrativos, que
forman una estructura sistemtica de relaciones de interaccin, tendientes a
producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad
dentro de un entorno y as poder satisfacer su propsito distintivo que es su
misin.
La organizacin es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de
comportamiento deben sujetar a todos sus miembros. La organizacin es el
acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido
dispuestas para estos propsitos.

Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido

determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o
sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participacin de cada uno de ellos. Esta distribucin del trabajo esta
guiada por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que
un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o
que se alcance algn objetivo similar; si el grupo es deficiente, ya sea en l
numero o en la calidad de los miembros administrativos, debern procurarse
nuevos miembros que permitan satisfacer las necesidades. Cada uno de los
miembros asignados a una actividad componente, se enfrenta a su propia
relacin con el grupo y a la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)

Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

Principios de organizacin:
Unidad de mando Un subordinado slo deber recibir ordenes de un solo jefe.
Cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se
genera confusin y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especializacin Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su
naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la ejecucin
de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Direccin Control Consiste en disear una estructura de tal
forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los
resultados de la misma.
Definicin de puestos Se debe definir con claridad el contenido de los
puestos en relacin a los objetivos de los mismos.
3. EJECUCIN.
La ejecucin de un proyecto tiene por objetivo lograr resultados, realizar el fin
de la accin y contribuir efectivamente a su objetivo global. Se trata, adems,
de gestionar eficientemente los recursos disponibles, supervisar e informar
sobre el estado de avance de la accin.

Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin estn: dirigir, desarrollar, instruir, ayudar a los
miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad.
La suma de todo esto recibe el nombre de ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN.
a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la
decisin.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
4. CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que
s esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en
forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin
exitosa de cada miembro, no asegura que la empresa ser un xito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados, y
habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una
accin correctiva.
Control en el Proceso Administrativo:
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las
metas y los planes. Muestra donde existen desviaciones con los estndares y
ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la
planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos;
stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
especificas. Despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan
a los planes. El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente
garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos
al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones
indeseadas reales o potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar
que los planes trazados se implanten en forma correcta.

La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:

1. Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para
los vendedores.
2. Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes,
ao, etc.)
3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
4. Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales
como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna
variacin, continuar con la actividad.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a.
b.
c.
d.
e.

Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medicin.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES
En la practica real, las cuatro funciones fundamentales de la administracin
estn de ntimamente entrelazadas e interrelacionadas. El desempeo de una
funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente y por lo
general, no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca
exigirlo la situacin.
Al establecer una nueva empresa, el orden de las funciones ser quizs como
se indica en el proceso; pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y
luego planear. La secuencia debe ser adecuada al objetivo especfico.
Tpicamente, el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en
diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin
de deficiencia o falta de orden. -