MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BODEGA CENTRAL HOSPITAL DE PUERTO MONTT

PUERTO MONTT, 2013

Actualizacin y modificacin
Srta. Jocelyn Saldivia Jefe de Bodega Central HPM

Revisin y ajuste Ing. Ral Correa Balczar

Adm. Pblico Abastecimiento HPM

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INDICE

1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS ............... 4 1.1. Antecedentes

Generales ....................................................................... 4 1.2. Recepcin Fsica de
Artculos .............................................................. 6 1.3. Ordenamiento
Logstico ....................................................................... 7 1.4. Recepcin en Sistema
Informtico ...................................................... 8 1.5. Recepcin de
Servicio .......................................................................... 9 2. PROCEDIMIENTO DE
PAGO ..................................................................... 10 2.1. Recepcin de

Facturas ....................................................................... 10 2.2. Certificado de Recepcin

Conforme .................................................. 10 2.3. Refrendacin
Presupuestaria ............................................................. 11 2.4. Resolucin de
Pago ............................................................................ 11 3. POLTICA DE
INVENTARIOS ..................................................................... 14 3.1. Objetivo
General .................................................................................. 14 3.2. Objetivos
Especficos ......................................................................... 14 3.3.
Contenido ............................................................................................. 14 3.3.1. Identificacin de nmero, tipo,
localizacin y responsable asociado a bodega ....................................................................................... 14 3.3.2.
Consumo .................................................................................... 15 3.3.3. Preparacin de
Inventario ............................................................ 16 3.3.3.1. Registro de Vencimiento y
Lote ............................................ 16 3.3.3.2. Control de Inventario.............................................................. 16 3.3.3.3.
Disponibilidad de Inventario .................................................. 17 3.3.3.4. Medicamentos e insumos no
disponibles ............................ 18 3.3.3.5. Armarios Digitales: Recargas, Informes, Inventarios......... 19 3.3.4.
Definicin de Stock Crtico ........................................................... 21 3. GESTIN DE CONTRATOS CON
PROVEEDORES .................................. 25 3.1 Unidad de gestin de facturas y contratos ........................................ 26
3.2 Unidades Involucradas en el Proceso de Contratos ......................... 27 3.3 Registro del
Contrato ........................................................................... 28 3.4 Polticas de
Gestin: ............................................................................ 29 4. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INCIDENTES
INTERNOS Y EXTERNOS ........................................................................................................... 30 4.1. Manejo
Incidentes Internos ................................................................ 30 4.2 Manejo de Incidentes
Externos ........................................................... 31 5.
ANEXOS ...................................................................................................... 34 5.1. Anexo 1: Planilla recepcion de
bultos ............................................... 34 5.2. Anexo 2: Flujo refrendacion presupuestaria ..................................... 35
5.3. Anexo 3: Resolucin de pago............................................................. 36

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5. 4. Anexo 4: Flujo de contrato de proveedores ..................................... 37 5.5. Anexo 5: Formulario devolucin a
proveedores ............................... 38

1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS

1.1. Antecedentes Generales

Se hace necesario definir los conceptos y documentos bsicos que se manejan en Bodega:

Conceptos:

1.- Artculos o bienes: Se denomina as a las mercaderas que las bodegas almacenan.

2.-Artculos en Existencia: Nmero determinado de artculos que estn registrados en el sistema de informacin de
control de inventario y que se mantienen fsicamente en existencia en las bodegas.

3.-Bodegas: Son los lugares de almacenamiento de bienes. Puede existir dos tipos de bodega: Bodegas Centrales y
Trnsito: 3.1.-Bodegas Centrales: Son las bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes. 3.2.Bodegas en Trnsito: Son bodegas temporales donde se almacenan los productos por un corto perodo de tiempo o,
en algunos casos, se reciben los bienes, se verifican las cantidades y caractersticas y se entregan de inmediato a los
servicios que los requirieron, este proceso se denomina Recepcin de Entrega Inmediata.

4.-Administrativos Bodegueros: Personas encargados de realizar las funciones de bodega, esto es, recibir los bultos
de los transportistas, revisarla, codificarla, ordenarla y, despacharla a los distintos Servicios del Hospital. Son ellos
los responsables de la mercadera fsica, por lo que deben velar por la correcta codificacin, orden y limpieza de las
bodegas. Adems deben realizar trabajo administrativo y registros en el sistema computacional para mantener la
informacin actualizada y certera.

5.- Administrativos Recepcionistas: Persona encargada de registrar, en el

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sistema computacional, las entradas de mercadera, ya sea como "Recepcin de Proveedores" o "Recepcin de
Entrega Inmediata".

6.- Cdigo: Conjunto de nmeros por medio del cual se clasifican los productos, segn su caracterstica: insumos,
comprimidos, antispticos, sueros, vacunas, oncolgicos, inyectables, etc. Este cdigo permite guardarlos y
ubicarlos rpidamente.

7.- Control de Inventario: Revisin cuantitativa de los saldos contables con los saldos fsicos.

8.- Control: Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas estn siendo observados. La
retroalimentacin de este proceso debe hacerse permanentemente para evitar costos de realizar procesos de
reingeniera, lo que implicara modificar actividades, funciones y procesos por completo.

9.- Control Interno: Evaluacin de mtodo y procesos que se interrelacionan en una entidad para la proteccin de sus
activos, la obtencin de informacin veraz y oportuna, la medicin de eficacia en las operaciones y la observacin de
polticas dictadas as como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas. Para realizar control interno debe
existir plena conciencia de los procesos, capacidad del recurso humano para detectar errores o desvos en las
operaciones diarias y sistemas computacionales Software y Hardware apropiados para el monitoreo constante.

10.- Costo total anual de Inventario: Es igual al costo total de las rdenes ms el costo total fijo por ordenar, ms el
costo de almacenamiento.

11.- Costo de almacenamiento: Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.

12.-Costos de mantenimiento: Costos relacionados con el hecho fsico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de
oportunidad de mantener un cierto nivel se stock. Para el caso del Hospital de Puerto Montt, este costo es relevante
dado el espacio fsico con el que se cuenta, por lo que la decisin de mantener inventario en Bodega depender de
la demanda actual y del stock crtico a considerar, tomando en cuenta el espacio reducido de Bodegas.

13.- STOCK MINIMO: Es la cantidad mnima que se puede mantener en stock, considerando el consumo mensual,
para evitar quiebre de stock.

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14.- STOCK CRTICO: Es el stock que debe tenerse de los insumos, para satisfacer una necesidad fuera de la
programacin normal de las compras. Esta cantidad debe cubrir el tiempo de reposicin de los artculos.

15.- STOCK MAXIMO: Es la cantidad de mercadera mxima que se debe tener en stock considerando el promedio de
consumo, la estacionalidad y las caractersticas inherentes del producto, debera ser equivalente al total de insumos
que se consumir en un periodo igual a un mes por los Servicios o Unidades del Hospital.

16.- SOBRESTOCK: Es mantener en el stock de Bodegas una cantidad mayor a la consumida por la totalidad de los
Servicios Clnicos, en un periodo de 2 meses. Son recursos inmovilizados que aumenta el valor del inventario.

18.- Prstamos y Devoluciones: Transacciones comunes entre los distintos Hospitales, Clnicas, Servicios internos del
Hospital. Consiste en pedir mercadera que no se tiene en stock y que an no se recibe del proveedor, y luego al
contar con el stock se devuelve al prestamista.

1.2. Recepcin Fsica de Artculos

La recepcin fsica de los artculos es de responsabilidad de los Bodegueros Administrativos o de Apoyo, quien
deber:

Recibir los bultos provenientes de los proveedores, los cuales llegan en distintos medios de transportes. Anotar la
Recepcin en Planilla creada para tal efecto, en la cual se anota el proveedor y la cantidad de bultos recibidos ms
alguna observacin. Se adjunta formato creado para tal efecto. (Anexo N1) Verificar que los bultos pertenecen al
Hospital Base, para ello revisar las rdenes de Compra Pendientes. En el caso de artculos en transito por Bodega
(Recepcin de Entrega Inmediata) que llegan para servicios tales como Equipos Mdicos, Pabelln, Mantencin, etc.
se debe verificar los embalajes, la cantidad de bultos, segn Orden de Compra y firmar el documento de recepcin
(factura, gua o boleto de transportista). Luego proceder a llamar al Servicio respectivo para que hagan retiro de
los artculos. Si no viene la cantidad de bultos de acuerdo al boleto del transportista; o los embalajes no son los

ptimos, debe avisar de inmediato al Jefe de Bodega, para la coordinacin con el Servicio respectivo, para la
devolucin al Proveedor.

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Si la recepcin corresponde a productos que quedan almacenados en Bodega, debe corroborar que las cajas y
embalaje sean los apropiados y vengan los artculos en perfectas condiciones de higiene, sin rupturas. Verificar si
el producto viene con cadena de fro. Para asegurarse que la cadena de fro es la correcta, revisar las
especificaciones que el proveedor enva etiquetada a la caja en forma inmediata, frente al transportista. Para ello
deber utilizar el termmetro respectivo. Generalmente la caja debe estar entre 2 y 8 grados Celsius. Si la cadena
de fro es la correcta debe dar prioridad a estos productos, revisarlos cotejando con la gua, verificando
caractersticas y cantidad y guardarlos en el refrigerador. Avisar al Bodeguero Administrativo correspondiente la
recepcin de stos artculos para su conocimiento. Si no cumple con la cadena de fro necesaria indicada por el
proveedor en el embalaje, deber avisar al Jefe de Bodega para la devolucin inmediata y coordinar con el Dpto. de
Abastecimiento para poner en conocimiento al proveedor de la devolucin. Si los bultos no son refrigerados, se
debe proceder abriendo las cajas. Si el bulto no llega en condiciones ptimas, procede a informar al jefe de
bodega para realizar la devolucin respectiva , en caso necesario, avisar a abastecimiento para que se comuniquen
con el proveedor. Si los embalajes estn correctos, debe contar los bultos, firmar conforme el documento
respectivo (gua, factura boleto de transportista) Cotejar la informacin de la orden de compra con gua de
despacho o factura, segn corresponda. Entregar los bultos a la bodega que corresponda para su posterior orden y
almacenaje. Entregar los documentos que correspondan (orden de compra con gua de despacho o factura) al
Bodeguero Administrativo. Indicar si existe alguna observacin con la mercadera recibida. Informar al Bodeguero
Administrativo, segn corresponda si son productos inventariables. En la recepcin de mercadera proveniente de
la CENABAST, al momento de la revisin se encuentran diferencias debe informarlas al Jefe de Bodega dando copia
de la gua para que se reclame a travs de la pgina web.

1.3. Ordenamiento Logstico

Corresponder al Bodeguero Administrativo o Administrativo de Apoyo la

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logstica relacionada al ordenamiento de la mercadera, esto es:

Una vez recibida la mercadera debe reordenarla logsticamente segn criticidad de los mismos, volumen, peso,
caractersticas de higiene y segn sistema FIFO (First in First out), es decir, los primeros artculos en llegar sern los
primeros artculos que deben salir de la bodega a los servicios, considerando para ello las fechas de vencimiento y el
estado de los artculos. Si se han recibido Artculos inventariables que corresponde a artculos que pertenecen al
Activo Fijo del Hospital, es decir que son bienes de valores significativos, que se compraron para el uso como Ej.
muebles, herramientas, etc. debe avisar al Jefe de Bodega dndole una copia de la gua, para que ste, a su vez
avise al Dpto. de Contabilidad para que realicen la verificacin y el registro inventariable. Si, se recibe mercadera
slo transitoria, avisar a la unidad respectiva para que se acerquen a la Bodega para su revisin y luego se lo lleven
al Servicio correspondiente.

1.4. Recepcin en Sistema Informtico

Todos los artculos que llegan a bodega, ya sea para su almacenaje o para su entrega inmediata deben ser
recepcionado mediante el Sistema Informtico y luego entregado a los servicios, as se puede mantener un control y
orden en las bodegas.

Existe 2 tipos de recepciones: Recepciones de Proveedores y Recepciones de Entrega Inmediata. Es de

responsabilidad del Administrativo Recepcionista quien deber hacer ingreso al sistema informtico segn
corresponda:

A. Recepcin de Proveedores

Se denomina as a las recepciones que se hacen por aquellos artculos que viene de proveedores y se almacenan en
las bodegas hasta su entrega a los diferentes servicios, a travs de pedidos extraordinarios o por el Plan de
Consumo.

Los encargados de las recepciones deben hacer la recepcin computacional cotejando la correspondiente orden de
compra y factura o gua de despacho. El recepcionista debe verificar las cantidades y si las caractersticas del
producto corresponden a lo indicado en la orden de compra. Si existe diferencia entre el documento de llegada y la
orden de compra se

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procede a informar dicha diferencia al Departamento de Abastecimiento.

B. Recepcin Entrega Inmediata

Existen productos que no pasan directamente a almacenarse en las Bodegas, sino que se hace entrega inmediata a
los usuarios de dichos artculos dadas las caractersticas de los mismos. Estos productos no se ingresan a las
bodegas como parte del stock sino que se hace una recepcin por entrega inmediata, ya que tienen la caracterstica
de artculos transitorios. Ej. Mantencin, equipos industriales, productos especiales entre otros, servicios, pasajes,
etc. Tambin se le hace este tipo de recepcin a las cuentas de gasto como el correo, el telfono, el gas, etc. y
tambin artculos que vienen destinados a un servicio.

1.5. Recepcin de Servicio

Cada unidad del Hospital, mediante documento interno solicita el requerimiento de compra de servicio a la unidad
de Abastecimiento, la que con este documento como respaldo emite la orden de compra.

El proveedor enva la factura a Oficina de Partes y luego de su estada en Contabilidad y en Gestin de Facturas y
Contratacin esta ltima unidad entrega el documento en planilla a Bodega Central, quien debe gestionar el visado
del Certificado de Recepcin Conforme.

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2. PROCEDIMIENTO DE PAGO

2.1. Recepcin de Facturas

Tanto en la recepcin de Proveedores como en la Recepcin de Entrega Inmediata se recepcionan facturas.

En la Recepcin de Proveedores se emite el documento desde el Sistema Informtico y se adjunta a una fotocopia de
la factura para luego ser entregados ambos la Unidad de Gestin de Facturas y Contratos con una planilla. La factura
original es enviada a la Oficina de Partes del Hospital previo ingreso en el Sistema INTRANET de Trazabilidad de
Facturas que posee el Hospital, con una nmina que emite este sistema.

En la Recepcin de Entrega Inmediata se presentan los siguientes pasos: Recibir desde la Unidad de Gestin de
Facturas y Contratos la factura boleta. Anotar en libro o registro habilitado para tal efecto los documentos
recibidos desde Unidad de Gestin de Facturas y Contratos para hacer la recepcin. Imprimir y revisar la Orden de
compra que realiza Abastecimiento. Cotejar la orden de compra con la factura, gua, recibo, boleta, etc. Revisar si
dichos documentos adjunta los respaldos necesarios para realizar la recepcin, como ser: 1. En caso de las Boletas
de Servicios, registro de prestaciones. 2. En caso de facturas o documentos vinculados a prestaciones mdicas
realizadas fuera del hospital, la Hoja de Atencin emitida por Coordinacin de Recaudacin. Realizar la cuadratura
necesaria, haciendo todas las actividades que esto conlleva, consultas, verificaciones, etc. Si existe diferencias
consultar en Abastecimiento. Una vez realizada la recepcin debe entregarse la factura con la recepcin en cada
Servicio para que identifiquen el gasto y lo firme conforme.

2.2. Certificado de Recepcin Conforme

En el caso de la Recepcin de Proveedores el documento emitido por el Sistema Informtico y que se entrega a
Gestin de Facturas y Contratos lleva la firma y timbre con los datos del funcionario de bodega que da conformidad.

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En el caso de la Recepcin de Entrega Inmediata se dan los siguientes pasos: Cada servicio devuelve la factura a
bodega con la firma correspondiente, este plazo no puede exceder de 72 horas, segn disposicin del Departamento
de Contabilidad. Pasado las 72 hrs. Jefe de Bodega solicitar la devolucin de la Recepcin entrega inmediata y si no
fue firmada por el jefe del servicio correspondiente, deber ser visado por el Coordinador del Centro de
Responsabilidad respectivo. Bodega deja una copia de la recepcin en su archivo y hace entrega de la factura a la
Unidad de Gestin de Facturas y Contratos, para que este Dpto. luego la entregue a Contabilidad para su
devengacin.

2.3. Refrendacin Presupuestaria

Antes de realizar cualquier compromiso de pago que est relacionado con la contabilizacin del subtitulo 22 se debe
realizar previamente la refrendacin presupuestaria, es decir se debe tener la certeza que el departamento de
contabilidad y finanzas contara con los recursos necesarios para cumplir dicho compromiso y previamente se debe
certificar que este gasto se encuentra bajo el marco presupuestario del servicio o centro de responsabilidad el cual lo
est solicitando. Se entrega a la Unidad de Abastecimiento.

Compromiso Presupuestario IDE Resolucin Interna

Ver Anexo N 2

2.4. Resolucin de Pago

Control de Existencia

Unidad encargada de revisar todo documento que ingresa al departamento de contabilidad para pago con el fin de
certificar que dicho documento cuenta con todos los antecedentes necesarios exigidos como norma nica del
establecimiento que respaldan su contabilizacin y posterior pago.

Orden de Compras Resolucin Interna

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Recepcin conforme Factura Documentacin del servicios facturado.

Presupuesto

Devengado: El devengado es el acto de administracin mediante el cual se reconoce una obligacin de pago,
derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditacin documentaria ante el rgano
competente de la realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligacin debe
afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de gasto.

Documentos que sustentan los Devengados Factura Boleta de Venta Convenio Suscrito Recibo por Honorarios
Profesionales Planilla de Viticos Rendicin de Cuentas Registro del Devengado.El Gasto Devengado es registrado en el Sistema de Informacin para la Gestin Financiera del Sector Pblico (SIGFE)
afectando en forma definitiva la Especfica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligacin de
pago.

Tesorera.- Esta unidad una ves de haber revisado que se encuentra el egreso con toda su documentacin de
respaldo y el documento tributario procede a girar el cheque de los ingresos generados por el establecimiento.

Jefa de Contabilidad.- Revisin de Documentos para Pagos: Unidad encargada de revisar todo documento que
ingresa al departamento de contabilidad para pago con el fin de certificar que dicho documento cuenta con todos los

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antecedentes necesarios exigidos como norma nica del establecimiento que respaldan su contabilizacin y
posterior pago. Revisar, registrar y clasificar todas las transacciones contables que se generan en el
establecimiento en el sistema de Informacin de gestin financiera del Estado (SIGFE), de acuerdo con la legislacin
vigente. Refrendacin y Control presupuestario del Gasto respecto del presupuesto aprobado para el

Establecimiento. Revisar la refrendacin presupuestaria de las rdenes de compra. Tramitar el pago de

proveedores, remuneraciones, viticos, programas PAD e Impuestos. Secretaria.- Una vez que el documento recrece
a la unidad de Tesorera firmado un el Jefe de Finanzas se proceder a depositar los documentos. De esta manera
finaliza el proceso de pago.

Ver ANEXO N3