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Guia de Auditoria Interna No. 09
Guia de Auditoria Interna No. 09
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CUENTAS POR PAGAR
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITO DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CUENTAS POR PAGAR
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LAS
CUENTAS POR PAGAR
FAMILIARIZACION
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9
CUENTAS POR PAGAR
INTRODUCCION
La Comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y
Auditores (IGCPA), desarrolla la presente gua relacionada a las Cuentas por pagar,
considerando la importancia que conlleva, su origen, control, administracin y evaluacin,
dentro de la estructura contable y sus efectos en los estados financieros en una entidad.
Este rubro tiene una significacin importante dentro de los anlisis financieros, derivado de
que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentacin suficiente y
competente, para considerar el compromiso contrado con terceras personas, por lo
consiguiente constituye un compromiso para las personas que administran y fiscalizan su
existencia.
Al Auditor Interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y polticas
inherentes a las obligaciones contradas, y que han sido dictadas por la administracin de la
empresa, como responsable de velar por el fiel cumplimiento de las mismas.
PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propsitos determinados son los siguientes:
a.
Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las
cuentas por pagar.
b. Definir los objetivos de Auditora Interna.
c.
Garantizar que los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que
integran la cuenta.
b. Promover la eficiencia operativa y la optimizacin de crdito obtenido como confianza
en la transaccin
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES
El Auditor Interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos contables y
administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administracin y
sirven de base en la toma de decisiones administrativos-financieras y para los programas de
desarrollo de auditoras.
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION
Dentro del programa de auditora, se debe contemplar peridicamente la realizacin de
pruebas de cumplimiento, en cuanto a la correcta aplicacin de los procedimientos y polticas
administrativas, al registro correcto de las obligaciones, registros y extincin.
Se debe observar como mnimo lo siguiente:
a. Que exista un funcionario responsable de la administracin autorizado para contraer
obligaciones en nombre de la empresa, as como definicin de tiempos de pago y montos
autorizados.
b. Verificar el correcto registro en el ingreso de la compra o servicio recibido que origina
la deuda.
c. Revisar los informes presentados por la administracin.
d. Comprobar que las transacciones han sido autorizadas previamente por el rgano
superior de la administracin.
e. Analizar los grados de riesgo en que se incurra, por incumplimiento en el pago oportuno.
f. Verificar que se manejen adecuadamente las obligaciones y las fuentes de
financiamiento.
g. Establecer si existen contratos que formalicen compromisos.
h. Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a dar
seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e informacin confiable.
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
Los sistemas de informtica, actualmente son una herramienta valiosa para la administracin,
en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el
control interno, por lo tanto, si la entidad cuenta con automatizacin se debe conocer la lgica
operativa tanto por su utilizacin, eficiencia y la seguridad que la informacin muestra.
Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente:
a.
b.
c.
FAMILIARIZACION
El Auditor Interno deber adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar,
con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las reas que tengan
relacin importante con los crditos como: Compras, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad,
tesorera, embarques, etc.
a. Estudiar las polticas y procedimientos que apliquen a la entidad.
b. Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la obtencin de
crditos y el control de las cuentas por pagar.
c. Establecer los puestos claves, relacionados con las personas autorizadas para poder
obtener los compromisos creditivos y de las cuentas por pagar.
d. Identificar la naturaleza e integracin de las cuentas por pagar y sistemas auxiliares
existentes para su control y administracin.
e. Visita a las instalaciones: El Auditor deber constituirse en el departamento de
Acreeduras y/o Proveeduras, si estos existieran especficamente, o si no lo hay, ser
en el departamento de contabilidad donde se desarrolle la actividad de cuentas por
pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operacin.
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS:
a. Por medio de las tcnicas de la entrevista y del flujograma, el Auditor Interno podr
conocer las funciones relacionadas con la obtencin de compromisos y el control de las
cuentas por pagar.
b. Conocer el personal que tiene a su cargo la operacin de las cuentas por pagar y la
forma en que se llevan a cabo las diferentes actividades.
c. Determinar si se estn cumpliendo con los objetivos y polticas establecida por la
empresa.
d. Podr tambin el Auditor considerar entrevistas a personal de otro departamento afn
a la operacin, para conocer si todos los pasos del procedimiento se estn llevando a
cabalidad.
e. Diagramar los diferentes procesos que componen la actividad de cuentas por pagar,
siguiendo un ordenamiento lgico con el objetivo de identificar la calidad del sistema.
f. El Auditor Interno deber de establecer si los procedimientos que se estn utilizando
son los apropiados de lo contrario redisearlos a efecto de hacerlos funcionales de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
ANALIIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:
a. El Auditor Interno deber obtener y analizar la informacin financiera necesaria para
formarse un juicio de los compromisos y de las cuentas por pagar.
b. Revisar la relacin existente con los proveedores y/o acreedores, tipos de empresa,
clasificacin de los crditos, montos, descuentos por pronto pago y dems costumbres
que tenga la empresa.
c. Examinar integraciones que incluyan el comportamiento de los pagos en relacin a
montos y plazos.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:
El Auditor Interno debe de revisar la documentacin en forma selectiva y realizar las
investigaciones especficas que estime conveniente. Algunos documentos que podr solicitar
son:
Manuales de procedimientos, archivos, registros, diagramas de flujo, informes de auditoras
anteriores, con el objeto de ampliar su criterio al opinar.
A continuacin, se detallan actividades a efectuarse:
a.
2.
3.
4.
5.
g.
h.
i.