ESTRUCTURACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

Al finalizar un perodo de actividades, el contador debe preparar los informes

financieros que demuestren la situacin econmica y financiera de la empresa, y
para este fin se utiliza el Balance de Comprobacin, libro en el cual se resume el
movimiento de todas las cuentas que participaron en el proceso y que estn listas
para ser agrupadas de tal forma que demuestren la ganancia o prdida y la
composicin de los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa.
Para ello, la Norma Internacional de Contabilidad 1 (N.I.C. 1), ha establecido la
obligatoriedad que tienen las empresas de preparar y presentar los siguientes
estados financieros al concluir un ejercicio econmico:
1. Estado de Prdidas y Ganancias.
2. Estado de Situacin Financiera.
3. Estado de Evolucin del Patrimonio.
4. Estado de Flujo del Efectivo.
QU ES EL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS?
Es un informe que demuestra el comportamiento de las rentas y los gastos y se lo
puede comparar como una pelcula que proyecta la capacidad del gerente de
generar utilidades con el uso adecuado de los activos y el endeudamiento.
Al iniciar el estudio de la Contabilidad habamos indicado que uno de les objetivos
de la i Contabilidad es dar a conocer a cunto ascienden las ganancias o prdidas
que la, empresa ha ob- ; tenido durante un perodo determinado, para lo cual es
necesario agrupar en un informe todas las j cuentas que significaron rentas y
gastos, establecindose dos posibles resultados para la empresa:
1. Cuando las rentas fueran mayores quedos gastos de la empresa, se declarar
una UTILIDAD DEL EJERCICIO.
2. Cuando los gastos fueran mayores que las rentas, el resultado ser una
PRDIDA DEL EJERCICIO.

Como todo informe financiero, cuenta con tres campos claramente especificados:
Encabezado.- Sector en el que se registra la informacin general de la empresa
como el nombre y el perodo al que corresponden los resultados.
Cuerpo del estado.- Este sector es el ms importante del Estado, porque en l se
demuestra en forma ordenada y clasificada la composicin de. Las rentas y de los
gastos empresariales.
Firmas de Legalizacin.- En todo estado financiero deben constar las firmas del
Gerente y Contador que dan fe de su autenticidad y confiabilidad.
Con qu otros nombres se le conoce a este informe?
Segn el criterio y lenguaje contable que se utilice, algunos autores lo denominan:

Estado de Resultados.
Estado de Situacin Econmica.
Estado de Operaciones.
Estado de Ingresos y Egresos.
Estado de Rentas y Gastos.

CMO SE DEBEN CLASIFICAR LOS GASTOS Y LAS RENTAS PARA

ESTRUCTURAR EL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS?
LOS GASTOS
Recordemos que los gastos son aquellos desembolsos en que la empresa debe
incurrir para cubrir la utilizacin de bienes y servicios necesarios para realizar sus
actividades. Desde el punto de vista de su importancia en las operaciones y en la
forma de generar las rentas de la empresa, podemos clasificarlos en tres grandes
grupos:

Gastos operacionales.
Gastos no operacionales.
Gastos extraordinarios.

Gastos operacionales.- En este grupo constan aquellos que son indispensables y

se relacionan directamente con la actividad para la cual fue creada la empresa.
Entre los principales tenemos:
Arriendos de locales comerciales y oficinas.
Publicidad y propaganda para promocionar los bienes y servicios que
presta.
Pagos a los empleados y trabajadores, y todas las prestaciones sociales
con las que debe cumplir un patrono.
Servicios bsicos, como consumo de agua, luz, telfono,
Servicios de seguridad, vigilancia, aseo y limpieza.
Consumo de suministros y materiales, etc.
Cmo diferenciar el gasto administrativo del gasto de ventas?
En una empresa existen algunos departamentos o unidades que componen su
estructura organizacional y, contablemente se distinguen bsicamente dos reas
hacia las cuales se cargan los gastos:
Administracin.
Ventas.
Gastos administrativos.- Son los gastos que sirven para cubrir servicios
utilizados por la empresa en todos sus departamentos de apoyo, directivo y
ejecutivo.

Sueldos del personal administrativo.

Servicios bsicos de la empresa.
Uso de suministros y materiales.
Seguridad y vigilancia de oficinas.
Alimentacin del personal administrativo.

Gastos de ventas.- En este grupo se consideran los gastos que afectan

directamente al departamento de ventas; es decir:
Sueldos de jefe de venta, agentes vendedores, impulsadores comerciales,
etc.
Publicidad, propaganda y promociones,
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 Seguridad y vigilancia de almacenes y locales comerciales, etc.

Alimentacin del personal de ventas.
Gastos no operacionales.- Este grupo est constituido por los pagos realizados
por el consumo de bienes y servicios ocasionales, de los cuales 1a empresa
puede prescindir sin afectar a las actividades propias de la empresa. Entre los ms
conocidos podemos mencionar los siguientes:

Intereses pagados por prstamos realizados en forma ocasional.

Prdidas generadas por robos, siniestros o catstrofes naturales.
Prdidas ocasionadas por multas, e intereses tributarios,
Gastos por mantenimiento de cuentas bancarias.
Pagos por honorarios a profesionales contratados en forma ocasional para
solucionar un hecho especfico, etc.

CMO SE CLASIFICAN LAS RENTAS EN EL ESTADO DE PRDIDAS Y

GANANCIAS?
QU ES UNA RENTA?
Desde el punto de vista contable se denomina rentas a todos los ingresos que ha
generado una empresa por la prestacin de servicios, por la venta de mercaderas
o por la inversin del capital en el sistema financiero.
Al igual que los gastos, las rentas tambin se clasifican segn las actividades de
las cuales se originan, en:
Rentas operacionales.
Rentas no operacionales.
Rentas extraordinarias.
Rentas Operacionales.- Constituyen las ganancias que provienen de las
actividades propias para las que fue creada la empresa; por ejemplo:
Los ingresos por servicios ser la renta operativa de una empresa dedicada
a este fin
Las ventas constituirn las rentas operacionales de una empresa comercial
o industrial
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 Las comisiones en ventas sern las rentas operativas de una intermediaria

de negocios que acte bajo comisin.
Los arriendos ganados sern rentas operativas para el propietario de un
edificio, un local comercial, etc.
Rentas

no

Operacionales.-

Estos

ingresos

provienen

de

actividades

complementarias u ocasionales que realiza una empresa; por ejemplo:

Si una empresa comercial, adems de sus ventas, posee una oficina que es
arrendada, recibir un ingreso adicional por este concepto.
Cuando una empresa recibe algn tipo de contribucin o donacin especial,
puede ser considerada como renta extraordinaria.
Si una empresa recibe intereses ganados por invertir dinero en el sistema
financiero, registrar esta renta como no operacional.
CUL ES LA ESTRUCTURA DEL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS?
La estructura que se presenta a continuacin puede ser adoptada por cualquier
empresa de servicios o comercial.
Se debe tomar en cuenta que para la empresa comercial, el sector destinado a los
ingresos operativos estar representado por la utilidad que provenga de las ventas
de mercaderas menos el costo de dichas mercaderas.
La empresa de servicios, en cambio, registra en este sector los ingresos
generados por la prestacin del servicio para la cual fue creada.
ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS - EXPRESADO EN $

El sector de los gastos notara sino nicamente en cuanto al nmero y tipos de

cuentas que intervienen en el proceso.
CMO SE ELABORA EL ESTADO DE RESULTADOS?
Su elaboracin es muy sencilla si se siguen los pasos que se describen a
continuacin:
1. Tome la informacin que se encuentra en el Balance de Comprobacin de
Sumas y Saldos;
2. Identifique correctamente las cuentas que denotan rentas y gastos; y,

3. Coloque las mencionadas cuentas con el valor de su saldo en el formato

indicado para este informe, tarjando con un (V) en el Balance de Comprobacin
las cuentas que han sido utilizadas.
ASIENTOS DE CIERRE
QU SON LOS ASIENTOS DE CIERRE?
Son asientos que se utilizan al finalizar un perodo contable para cerrar las
cuentas de rentas v gastos. Deben ser registrados tanto en el Diario como en el
Mayor de la siguiente forma;
Utilizamos una cuenta totalmente transitoria a la cual denominaremos
Resumen de Prdidas y Ganancias, que agrupar en l Debe y en el
Haber los gastos y las rentas totales del ejercicio.
Para que las cuentas de gastos se cierren (es decir tengan un saldo cero),
debern registrar en el Haber y, por partida doble en la cuenta Resumen de
Prdidas y Ganancias registrar en l Debe el monto total de estos gastos.
De la misma manera se procede con las rentas, que deben registrarse en el
Debe para cerrarlas utilizando la cuenta Resumen de Prdidas y Ganancias
como contrapartida en el Haber.
Una vez cerradas las rentas y gastos, nicamente queda abierta la cuenta
Resumen de Prdidas y Ganancias, que por ser transitoria debe cerrarse
a fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.
Cuando los ingresos sean mayores que los gastos, esta cuenta presentar
un saldo acreedor. Esto significa que la empresa ha obtenido una utilidad
durante el ejercicio, si este fuera el caso se procede a cerrarla acreditando
a la vez, a las cuentas: Participacin de Trabajadores, Impuesto a la Renta
Empresarial y Utilidad Neta del Ejercicio y estas cuentas al ser mayorizadas
se unen a aquellas del Balance de Comprobacin que an no se han
utilizado, para preparar el Balance General.
Cuando los gastos sean mayores que las rentas, esta cuenta presentar un
saldo deudor lo que denota que la empresa ha generado una prdida en el
ejercicio.

NOMBRE DE LA EMPUESA
Libro Diario

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

Pareca difcil, pero estamos llegando a la meta propuesta: culminar el ciclo
contable y conocer cmo se encuentra la empresa luego de haber operado
durante un perodo. Ya conocemos que ha obtenido una utilidad o una prdida,
ahora nos corresponde saber cunto tiene en su activo, pasivo y patrimonio, para
lo cual se deben agrupar todos estos rubros en un informe final denominado
Balance General.
QU ES EL BALANCE GENERAL?
Es el informe financiero que presenta ordenada y clasificadamente, todas las
cuentas del activo, pasivo y patrimonio empresarial al finalizar un ejercicio
econmico. Se puede decir que este informe es una especie de fotografa de la
empresa, y a la vez, demuestra la capacidad monetaria ($) que tiene la misma
para cubrir sus obligaciones.
QU SECTORES CONFORMAN ESTE INFORME FINANCIERO?
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 Encabezado.- Aqu constan los datos generales de la empresa.

Texto.- Es la parte medular del estado, porque aqu se presenta la
composicin de los tres elementos: activos, pasivos y patrimonio.
Firmas de legalizacin.- Son las firmas de los responsables de la
informacin que se presenta en el documento.
CON QU OTROS NOMBRES SE CONOCE A ESTE INFORME FINANCIERO?
Se lo identifica con los siguientes nombres:
Balance General.
Estado de Activos, Pasivos y Patrimonio y,
Estado de Situacin Financiera.
CMO SE ESTRUCTURA EE BALANCE GENERAL?
Generalmente se utiliza la forma de cuenta en T, se registra los activos en
el sector izquierdo, los pasivos y patrimonio en el sector derecho, y se
cumple as con el equilibrio de la ecuacin fundamental.
Tambin se lo presenta a manera de informe, que registra primeramente los
activos, luego los pasivos y el patrimonio.
Para elaborarlo, tomamos la informacin del Balance de Comprobacin
correspondiente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, a los cuales
se aaden los valores de las cuentas que aparecieron al determinar los
resultados en el Estado de Rentas y Gastos y los ubicamos en los sectores
sealados, segn el siguiente formato:

BALANCE GENERAL - $

CMO SE CLASIFICAN LOS ACTIVOS AL MOMENTO DE PRESENTARLOS

EN EL BALANCE GENERAL?
El activo de una empresa se lo puede dividir en tres grupos:
1. Activo corriente.- Compuesto por todos los bienes y valores que se encuentran
a disposicin inmediata, as como los derechos de cobro cuyo plazo de
vencimiento sea mximo de un ao, a este grupo, a la vez se lo clasifica en:
disponibles, exigibles y realizables, por ejemplo:
Disponibles.- Caja, Bancos, caja chica, fondo rotativo, inversiones financieras
inmediatas.

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Exigibles.- Cuentas y Documentos por cobrar, Prstamos y otros valores por

cobrar a corto plazo y, valores pagados por anticipado.
Realizables.- Inventarios de suministros, materiales, repuestos, herramientas,
materias primas, insumos, mercaderas.
2. Activo fijo.- En este grupo se registran los bienes muebles e inmuebles que
posee la empresa, a su vez podemos clasificarlos en depreciables y no
depreciables, por ejemplo:
Activos fijos depreciables.- Son aquellos bienes que sufren desgaste por el uso,
por el tiempo o la tecnologa, entre estos tenemos: Vehculos, Maquinaria y
equipo, Edificios, etc.
Activo fijo no depreciable.- Es el que no sufre desgaste alguno; por el contrario,
puede re- valorizarse segn su naturaleza, como por ejemplo: Terrenos.
3. Otros activos.- En este grupo se registran aquellas cuentas que por su
naturaleza no pertenecen a ninguno de los grupos anteriores, aqu tenemos:
Inversiones permanentes, cuentas por cobrar a largo plazo.
CMO SE CLASIFICA EL PASIVO EMPRESARIAL?
Se lo clasifica atendiendo al plazo de su vencimiento en:
Pasivos a corto plazo.- Son aquellas obligaciones que deben cumplirse en un
plazo mximo de un ao.
Pasivos a largo plazo.- Son las deudas que la empresa ha contrado para ser
canceladas en plazos mayores a un ao.
Otros Pasivos.- Son aquellas cuentas que representan ingresos precobrados, u
otras obligaciones no identificadas en los grupos anteriores.,
CMO SE PRESENTA EL PATRIMONIO EN EL BALANCE GENERAL?
El patrimonio se divide generalmente en tres grupos:
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Capital social.- Representado por las cuentas de aportes de los socios.

Reservas.- Aqu se registran las cuentas que representan provisiones que la
empresa crea por disposiciones legales o para realizar futuras capitalizaciones.
Resultados.- En este grupo se indican las utilidades o prdidas acumuladas de
las empresas y las del ejercicio presente.

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