Evidencia 6: Simulacin negociacin clientes y proveedores
La negociacin es un esfuerzo de interaccin orientado a generar beneficios.1
Sus objetivos pueden ser resolver puntos de diferencia, ganar ventajas para una persona o grupo, disear resultados para satisfacer varios intereses, mejorar situaciones actuales, resolver conflictos o llegar a un punto neutral de la informacin PLANEACION DE LA NEGOCIACION La planificacin como primera fase del proceso de negociacin, se caracteriza por ser una fase fundamentalmente informativa. En ella, las partes van a elaborar una estrategia que va a ser definitiva a la hora de llevar a cabo con xito la segunda fase del proceso de negociacin, esto es, la interaccin o ejecucin. En cuanto a la primera fase, hemos de tener en cuenta una serie de consideraciones. En primer lugar, hemos de tener presente que nuestro principal objetivo (as como el de la otra parte) es la de llegar a un acuerdo eficaz. Un acuerdo eficaz es aquel que mejor distribuye los beneficios entre las partes, y mejor representa nuestros intereses. Por lo que la primera cuestin a tener en cuenta en la elaboracin de nuestra estrategia o plan, debe ser precisamente, la elaboracin de una lista con nuestros intereses. Antes de entrar a conocer los intereses de la otra parte, hemos de conocer bien cules son los nuestros, y hacernos una serie de preguntas. Hasta dnde podemos llegar? Cules son los lmites mnimos o mximos en los cules podemos garantizar el cumplimiento del pacto? Cunto estoy dispuesto a pagar? stas y otras preguntas, nos van a permitir definir mejor nuestros intereses, y nos van a ayudar a elaborar nuestra estrategia. El punto de partida para la planeacin es la correcta definicin del problema o de la situacin conflictiva que se vive o que se avecina, as como de los antecedentes que la originaron, para definir despus los objetivos que se quiere alcanzar en la negociacin. La preparacin requiere de un gran nmero de habilidades que se deben explotar para su planteamiento. Indagacin Planeacin Acertividad Flexibilidad Tolerancia Creatividad Conocimiento Reformulacin Anlisis Capacidad de anticipacin Al definir los objetivos que pretendemos lograr, se debe tomar en cuenta que la contraparte tambin tiene los suyos y que ambos deben reconciliarse armoniosamente. Al preparar esta fase, el negociador debe preguntarse en cules de estos objetivos coinciden las partes, lo que tendr que confirmarse en la negociacin, para evitar perder el tiempo en cosas en las que se est de acuerdo.
Todos los expertos coinciden en que el elemento ms importante en una
negociacin es su cuidadosa planeacin. La experiencia demuestra que debe dedicarse un tiempo mayor a esta fase que al proceso de interaccin propiamente dicho. El punto de partida para la planeacin es la correcta definicin del problema o de la situacin conflictiva que se vive o que se avecina, as como de los antecedentes que la originaron, para definir despus los objetivos que se quiere alcanzar en la negociacin. Definir los objetivos de la contraparte es una tarea difcil que requiere meditar sobre muchos aspectos. Muchas de las decisiones que debe tomar el ejecutivo se caracterizan porque no cuenta con toda la informacin que se deseara tener. En conclusin, el objetivo de la planificacin en el proceso de negociacin, es la obtencin del mayor volumen de informacin posible, porque eso me permitir llevar a cabo una mejor estrategia y contemplar varias alternativas, de cara a conseguir un acuerdo lo ms satisfactorio posible, teniendo en cuenta los intereses en juego de las partes. ESTRATEGIAS DE NEGOCIACION El diamante negociador es el resumen de los factores clave en una negociacin. Estrategia se define como los principios y rutas fundamentales que orientarn el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar bien, acertada pero y estrategia comercial Partiendo de esta definicin podemos suponer que estrategia comercial seran los principios y rutas fundamentales que nos orientarn en el proceso administrativo con el objetivo de alcanzar nuestros objetivos comerciales POLITICAS SOBRE LA NEGOCIACION Cuando el nico objetivo de la negociacin es el de maximizar el beneficio propio a costa del contrario, o el de imponer nuestra solucin, es muy fcil llegar a un enfrentamiento personal que dae las relaciones para siempre. Sin embargo muchas veces el mantener unas buenas relaciones es tan importante como el resultado de la negociacin. Claro que tampoco se trata de plegarse a los intereses del contrario, porque entonces, adems de resultar perjudicados, nos sentiremos pisoteados. El objetivo de toda reunin debe ser el de maximizar el beneficio propio sin daar las relaciones. Pero para preservar las relaciones no basta con emplear buenos modales. Si el contrario piensa que ha sido engaado, o que sus intereses no han sido tenidos en cuenta, habremos ganado un enemigo, dispuesto a tomarse la revancha en la primera ocasin. El contrario tiene que salir de la negociacin convencido de haber alcanzado un acuerdo razonable; y nosotros, de haber logrado todo lo que estaba a nuestro alcance. OBJETIVOS DE LA NEGOCIACION
En la fase de preparacin es fundamental definir con precisin qu resultado se
pretende alcanzar. Este objetivo debe ser ambicioso. Est demostrado que mientras ms ambicioso es uno a la hora de afrontar una negociacin, mayor empeo pondr en la misma y mejor ser el resultado que obtenga. Uno no debe fijarse un nico resultado objetivo ya que probablemente no lo obtenga. Es preferible determinar un posible rango de resultados vlidos. Este rango vendr determinado por los siguientes valores: Resultado ptimo: es el mejor resultado posible. Resultado aceptable: por debajo del resultado ptimo pero suficientemente bueno para cerrar el acuerdo. Resultado mnimo: marca el mnimo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningn acuerdo. Si el negociador no se fija este mnimo aceptable es posible que acuda a la negociacin con la conviccin de que hay que cerrar un acuerdo a toda costa (como si no cerrar ninguno fuera el mayor de los fracasos). El modo de determinar este mnimo aceptable es valorando cual sera nuestra mejor alternativa en caso de no llegar a ningn acuerdo. Por otra parte, resulta interesante intentar determinar cuales pueden ser los objetivos que persigue la otra parte. Busca un precio barato, calidad, garanta en los plazos de entrega, busca un buen servicio post-venta, etc. Esto nos permitir adecuar mejor nuestra oferta a sus intereses. Tambin resulta conveniente estimar cual podra ser su mejor alternativa en caso de que no hubiese acuerdo. TCNICAS DE LA NEGOCIACIN Lo primero que se debe tener en cuenta es si la negociacin se realiza basndose en posiciones o intereses. Por lo general, cuando la negociacin se centra en un proceso de regateo sobre la base de posiciones, los negociadores se aferran tanto a ellas que es difcil que lleguen a un acuerdo. Una alternativa a esta opcin es la propuesta por el proyecto de la Universidad de Harvard que consiste en resolver los problemas de acuerdo a sus mritos. Este mtodo se basa en cuatro puntos: Separar a las personas del problema evitando la intervencin de factores emocionales ya que esto le dara un carcter rgido, apasionado y conflictivo. No centrarse en las posiciones de las partes sino en sus intereses. Generar una amplia variedad de alternativas antes de pasar al diseo del acuerdo. Si la negociacin se complica es porque se ha vuelto a centrar en posiciones. Se debe insistir en retomar criterios objetivos. METODOS DE NEGOCIACION Negociar con eficacia implica aprender, desarrollar, asumir y poner en prctica una serie de habilidades, tcnicas y capacidades de imprescindible cumplimiento:
Querer Negociar.- A veces, una determinada posicin de fuerza hace
innecesaria la negociacin y obtenemos nuestros objetivos por imposicin, pero en muchas ocasiones se evita negociar por una mal entendida posicin de debilidad (miedo), por que no vale la pena y por desidia. Quieres algo? Ve por ello! Aprender de la Experiencia.- Todos conocemos a alguien que tiene la habilidad de cometer siempre los mismos errores. Para lo nico que sirve la experiencia es para aprender de ella. Un error es bueno si somos capaces de analizar sus causas y aprender la leccin que de l se desprende. Y aprender de los aciertos. Tambin stos se olvidan con el tiempo. Saber Escuchar.- A todos nos gusta hablar. Y hablamos mucho, ms de lo que deberamos. En cambio, escuchar nos ayuda a conocer ms y mejor a la otra parte, obtener informacin til y apreciar mejor sus necesidades y motivaciones. La Escucha Activa es una de las herramientas fundamentales en la negociacin. Saber Observar.- El lenguaje no verbal nos dice ms cosas que las propias palabras. Conocerlo nos ayuda a determinar actitudes, sinceridades y disposiciones, en cada momento, de nuestro oponente. Y cuando tenemos dos o ms personas enfrente, nos informa muy claramente de las contradicciones que entre ellas puede haber. Conocer a la otra parte.- Una buena preparacin de la negociacin es el primer paso (como en todo) hacia el camino del xito. Conocer los datos de inters, las fortalezas y las debilidades de la otra parte va a ser de gran ayuda para la consecucin de nuestros propsitos. Tener Objetivos concretos.- No siempre se tienen los objetivos claros. Muchas veces vamos a la negociacin como a una prueba de hasta donde podemos llegar: "Voy a ver que le saco". La ambigedad es mala compaera de la negociacin. Tenemos que tener muy claro cules son nuestros objetivos y -por descontado- qu estamos dispuestos a ceder para obtenerlos. Espritu Positivo.- Posiblemente tendremos que negociar ms veces con nuestro oponente y difcilmente lo conseguiremos si en la presente ocasin lo machacamos o, simplemente, termina con la sensacin de haber perdido. La actitud "Yo gano - Tu ganas" predispondr a la otra parte y favorecer la relacin futura. Flexibilidad.- Sabido es que el rbol rgido es el que ms pronto cae. En la negociacin es necesario hacer ms "fintas" y "quiebros" que en un partido de ftbol. Cada situacin tiene una forma de actuar ms adecuada, y cada posicionamiento de la otra parte tiene su tcnica de neutralizacin. En una negociacin es vital, por lo tanto, saber adaptar la propia estrategia a cada situacin. Imaginacin y Creatividad.- La negociacin es un arte y, como tal, se nutre de estos dos factores esenciales. Desarrollar esta faceta es imprescindible para todo buen negociador
Asumir Presiones y Saberlas Ejercer.- En toda negociacin existen presiones,
tanto a nivel interno como externo. Asumir y saber convivir con las propias y ejercer las tcnicas para crearlas en la otra parte favorecer nuestra accin negociadora.