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Guia de Usuario Implementacion NPCGE Concar CodeBase PDF
Guia de Usuario Implementacion NPCGE Concar CodeBase PDF
al P.C.G.E. 2011
Sistemas: Codebase
INDICE
I. INTRODUCCION .................................................................................................................................................... 2
II. ADAPTACIONES DEL SISTEMA CONCAR CODEBASE (V.2010.09 O SUPERIOR) AL PCGE 2011.......................... 3
2.1. CREACION DE COMPAAS EN CONCAR ....................................................................................................... 3
2.1.1.
CARACTERISTICAS GENERALES ........................................................................................................... 3
2.1.2.
OPCIN 1: COMPARTIR EL PLAN DE CUENTAS COMN DE UNA COMPAA EN COMUN ................... 6
2.1.3.
OPCIN 2: CREAR UN PLAN DE CUENTAS TOTALMENTE NUEVO PARA INGRESAR TODAS LAS
CUENTAS CONTABLES ......................................................................................................................................... 9
2.1.4.
OPCIN 3: NUEVO PLAN DE CUENTAS, COPIANDO COMO MODELO EL DE OTRA COMPAA ......... 12
2.1.5.
OPCIN 4: NUEVO CON EL PCGE DEL 2011, COPIANDO LAS TABLAS GENERALES DE LA CA. [CA.
MODELO] DEL 2010 ........................................................................................................................................... 15
2.1.6.
CREACIN DE COMPAAS (EJERCICIOS MENORES AL 2011).......................................................................... 18
2.2. CREACION DE UN EJERCICIO EN CONCAR ................................................................................................... 19
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
III. ADAPTACIONES DEL SISTEMA SISPAG CODEBASE (V.7.19 O SUPERIOR) AL PCGE 2011 ............................... 39
3.1. INTEGRACIN CONCAR CB CON SISPAG CB .............................................................................................. 39
3.1.1.
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I. INTRODUCCION
De acuerdo a los ltimos cambios suscitados por la entrada en vigencia del Nuevo Plan Contable
General Empresarial (P.C.G.E.) hemos lanzado nuevas versiones de nuestros software los cuales han sido
especialmente diseados para facilitar el uso del sistema contemplando todos los posibles casos segn su
grado de avance en la preparacin o aplicacin del nuevo P.C.G.E.
Para ello hemos incluido opciones adicionales para la creacin de compaas y creacin de ejercicios.
En ambos casos, el sistema identificar el ejercicio que se est creando para mostrarle los pasos a seguir. A
partir del ejercicio 2011 el sistema le consultar en que caso desea ubicarse incluyendo la opcin de iniciar
el ejercicio con el nuevo P.C.G.E. En cambio hasta el ejercicio 2010, el sistema no contemplar la opcin de
usar el nuevo PCGE, ya que su uso es obligatorio a partir del 2011.
Debe tener en cuenta antes de realizar cualquier accin las siguientes recomendaciones (Ver Pg.21):
1.
2.
3.
Para la creacin de compaas los casos contemplados son (Ver 2.1 Creacin de Compaas):
1. Compartir el plan de cuentas comn de una compaa
2. Crear un plan de cuentas totalmente nuevo para ingresar todas las cuentas contables
3. Nuevo plan de cuentas copiando como modelo el de otra compaa
4. Nuevo con el PCGE del 2011 copiando las Tablas Generales de otra compaa
Mientras que para la creacin del ejercicio los casos contemplados son estos (Ver 2.2 Creacin de un
ejercicio):
1. Ya trabaje el 2010 con el PCGE
2. Voy a comenzar a configurar el PCGE para el 2011
3. Ya configure mi PCGE para el 2011 en otra compaa
Asimismo, hemos agregado un proceso adicional llamado Tabla de Equivalencias que servir para
hacer el enlace entre el Plan de Cuentas Revisado y el Empresarial (Ver 2.3 Tabla de Equivalencias).
Considerando stos parmetros debe definir cul de los casos es el que se acomoda a su situacin,
para que con la ayuda del ndice se pueda ubicar en la parte del manual que detalla el proceso para sus
necesidades. (Vanse IV. Anexos en la Pg.40)
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II. ADAPTACIONES DEL SISTEMA CONCAR CODEBASE (V.2010.09 O SUPERIOR) AL PCGE 2011
CARACTERISTICAS GENERALES
La creacin de una compaa se utiliza cuando se va a dar inicio a los registros contables
en el Concar. Esta opcin permite la creacin de los archivos correspondientes segn la
forma elegida.
El sistema cuenta con 4 diferentes formas de crear una compaa:
1. compartir el plan de cuentas comn de una compaa,
2. crear un plan de cuentas totalmente nuevo para ingresar todas las cuentas contables,
3. nuevo plan de cuentas copiando como modelo el de otra compaa
4. nuevo con el PCGE del 2011 copiando las Tablas Generales de otra compaa.
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compaa, la cual podr ser con el nuevo P.C.G.E. o con el plan de cuentas que se tome como
referencia. Despus de llenar todos los datos pulse el botn Aceptar.
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Si ingresa el ejercicio 2011 o un ejercicio superior, en la siguiente ventana podr continuar con el
proceso de creacin de compaa de acuerdo a su avance en la configuracin del nuevo P.C.G.E. para
lo cual deber escoger una de las siguientes opciones:
Observaciones adicionales:
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2.1.2.
Al elegir esta opcin todos los cambios que hagamos en el plan de cuentas, Anexos y Tablas
Generales de la nueva compaa modificar los mismos datos de la compaa comn, no hay
forma de modificar en una sin que se afecte la otra cuando se ha elegido sta opcin.
Paso 1: Marcar la primera opcin y seleccionar el cdigo de la compaa comn. Esto indica
que ambas empresas compartirn la informacin de las tablas generales, Anexos y Plan de
Cuentas
Atencin:
! Si va a utilizar la opcin 1 srvase verificar que la compaa
comn tiene creado el mismo ejercicio.
! En caso desee manejar las compaas
independiente debe elegir la opcin 3.
de
manera
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Si
est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario,
Paso 3: Luego de apretar el botn Continuar el sistema le mostrar una segunda ventana
de confirmacin con el mensaje:
Seleccion el proceso que crea una nueva compaa compartiendo el Plan de Cuentas de
la compaa [Ca. Comn].
Si est seguro de continuar con la creacin de compaa, con la opcin
1. Compartir el plan de cuentas comn de la compaa [Ca. Comn].; presionar el botn
Aceptar Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso
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Del mismo modo que en la ventana previa puede retroceder con el botn Anterior, si todo es
correcto, puede pulsar el botn Aceptar y luego de ejecutar el proceso de creacin de la compaa,
el sistema mostrar en la misma ventana las tablas creadas, seguido del mensaje: Creacin de
Compaa termin correctamente debe reingresar al sistema
Se debern crear las
siguientes tablas:
-
Archivo de Control
Archivo Cabecera de
Comprobantes
Archivo Detalle de
Comprobantes
Archivo Balance
Histrico
Archivo Movimiento
Mensual
Archivo Centro de Costos
Archivo Anlisis
Resumen
Archivo Anlisis Anexo
Otros archivos
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2.1.3.
Al elegir esta opcin se crearn las tablas correspondientes para la nueva compaa y ejercicio,
con un plan de cuentas totalmente vaco para que el usuario ingrese su plan de cuentas desde
cero.
Paso 1: Marcar la segunda opcin y hacer clic en Continuar.
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Si
est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario,
seleccionar el botn Anterior para regresar a la ventana anterior o el botn Salir para
abandonar el proceso.
Paso 3: Luego de hacer clic en el botn Continuar el sistema le mostrar una segunda
ventana de confirmacin con el mensaje:
Seleccion proceso que crea una nueva compaa para comenzar a configurar un Plan de
Cuentas nuevo
Si est seguro de continuar con la creacin de compaa, con la opcin
2. Crear un plan de cuentas totalmente nuevo para ingresar todas las cuentas contables;
presionar el botn Aceptar.
Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso
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Al pulsar Aceptar, el sistema mostrar en la misma ventana las tablas creadas, seguido del
mensaje: Creacin de Compaa termin correctamente
Debe reingresar al sistema
Cuentas Bancos
Archivo de Control
Archivo Cabecera de Comprobantes
Archivo Detalle de Comprobantes
Archivo Balance Histrico
Archivo Movimiento Mensual
Archivo Centro de Costos
Archivo Anlisis Resumen
Archivo Anlisis Anexo
Numeracin de Comprobantes.
Estados de Cuentas Cabecera
Estados de Cuentas Detalle
Saldos de Bancos
Movimientos contables conciliados.
Conciliacin Bancaria
Presupuesto x Centro Costo.
Otros archivos
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2.1.4.
Al elegir esta opcin deber seleccionar el cdigo de compaa que servir como modelo para
copiar el Plan de Cuentas y Tablas Generales. Es decir, la nueva compaa se crear copiando
las tablas generales y el plan de cuentas de la compaa que se elija como base exactamente
como estn en ese momento, y a partir de ese momento se podrn hacer modificaciones en
ambas compaas sin que una afecte a la otra.
El botn de Ayuda
permitir consultar el
plan de cuentas de la
empresa modelo.
Al marcar la casilla
Migrar Anexos se
cargarn los anexos de
la Ca. Modelo a la
Nueva Ca.
Atencin:
! Esta tercera opcin est enfocada a aquellos usuarios que en
versiones anteriores del Concar CB han configurado su nuevo
P.C.G.E. en una empresa aparte.
! El sistema tomar el plan de cuentas de la compaa modelo sea
ste el nuevo P.C.G.E. o el P.C.G.R.
! La compaa modelo deber contar con el ejercicio 2011.
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Si
est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario,
Paso 3: Luego de hacer clic en el botn Continuar el sistema le mostrar una segunda
ventana de confirmacin con el mensaje:
Seleccion proceso que crea una nueva compaa copiando el modelo de Plan de Cuentas
de la compaa [Ca. Modelo].
Activ el check Migrar Anexos, copia tambin los registros de la Tabla Anexos (opcional)
Si est seguro de continuar con la creacin de compaa, con la opcin
3. Nuevo plan de cuentas, copiando como modelo el de la compaa [Ca. Modelo].;
presionar el botn Aceptar
Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso
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Al pulsar Aceptar, el sistema mostrar en la misma ventana las tablas creadas, seguido del
mensaje: Creacin de Compaa termin correctamente debe reingresar al sistema
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2.1.5.
Al elegir esta opcin se crear una nueva compaa, copiando el nuevo P.C.G.E. Las tablas
generales se copiarn desde una compaa modelo. Para este proceso deber contar con los
archivos CPLXX.dbf y CTAXX.dbf en la ruta donde se ha instalado el programa, generalmente
C:\Concar80
El botn de Ayuda
permitir consultar el
plan de cuentas de la
empresa modelo.
Al marcar la casilla
Migrar Anexos se
cargarn los anexos de
la Ca. Modelo a la
Nueva Ca.
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Si
est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario,
Paso 3: Luego de apretar el botn Continuar el sistema le mostrar una segunda ventana
de confirmacin con el mensaje:
Selecciono proceso que crea una nueva compaa con el PCGE 2011 considerando rescatar
Tablas Generales de Subdiarios, Tipos Documentos, Centros de Costos, entre otros de la
compaa [Ca. Modelo].
Activ el check Migrar Anexos, copia los registros de la Tabla Anexos (opcional)
Si est seguro de continuar con la creacin de compaa, con la opcin
4. Nuevo con el PCGE del 2011, copiando las Tablas Generales de la Ca del 2010 0031
EMPRESA DEMO S.; presionar el botn Aceptar
Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso.
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Al pulsar Aceptar, el sistema mostrar en la misma ventana las tablas creadas, seguido del
mensaje: Creacin de Compaa termin correctamente debe reingresar al sistema
Se debern crear las siguientes
tablas:
-
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2.1.6.
En este caso a diferencia del proceso anterior (cuando crea compaas para el ejercicio 2011),
aqu solo se muestran tres opciones, ya que la obligatoriedad del uso y aplicacin del nuevo
P.C.G.E. es a partir del ejercicio 2011.
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Para la creacin del nuevo ejercicio deber entrar a la compaa a la que desea crearle
el nuevo ejercicio y luego realizar lo siguiente: entre a Utilitarios Mantenimiento
Compaas Seleccione una compaa Pulse el tercer botn
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en la compaa seleccionada, el cual podr ser con el nuevo P.C.G.E. o con el plan de cuentas que se
tome como referencia. Despus de ingresar el ejercicio, haga clic en Aceptar. A diferencia de
versiones anteriores al pulsar Aceptar no se crear el nuevo ejercicio hasta confirmar todo el
proceso.
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La siguiente ventana mostrar tres opciones para empezar a crear el ejercicio. Ms adelante se
mostrarn los pasos para cada opcin.
! Re indexe todas las compaas en el ejercicio 2010. Ejecute las cuatro opciones una por
una. De esta forma validar el buen estado de sus archivos.
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!
Imprima las Tablas Generales, stas le servirn para comparar que todos los datos se
han transferido satisfactoriamente as como tambin para verificar si le falta agregar
manualmente alguna cuenta.
No seleccione
ninguna tabla para
que el sistema las
imprima todas.
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2.2.3.
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Paso 2: Luego de pulsar Continuar aparecer una ventana de confirmacin que mostrar el
siguiente mensaje:
Si Seleccion opcin 1.Ya trabaj con el 2010 con el PCGE.
Al crear el ejercicio 2011 se copiaran las siguientes Tablas trabajadas el 2010 al nuevo
ejercicio 2011 Plan de Cuentas, Tablas Generales, Tabla Transferencia, Tablas Cierre,
Cuenta Bancos.
Si
est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario,
seleccionar el botn Anterior para regresar a la ventana anterior para cambiar la seleccin
o el botn Salir para abandonar el proceso.
Paso 3: Al pulsar Continuar, el sistema mostrar una ltima ventana de confirmacin, con
el mensaje:
Seleccion opcin 1.Ya trabaj con el 2010 con el PCGE.
Al crear el ejercicio 2011 se copiaran las siguientes Tablas trabajadas el 2010 al nuevo
ejercicio 2011 Plan de Cuentas, Tablas Generales, Tabla Transferencia, Tablas Cierre, Cuenta
Bancos
Si est seguro de continuar con la creacin del ejercicio, con la opcin
1. Ya trabaj el 2010 con el PCGE presionar el botn Aceptar.
Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso.
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Al hacer clic en Aceptar, el sistema mostrar en la misma ventana los archivos creados, seguido del
mensaje: Creacin del nuevo Ejercicio [Nro. Ejercicio] termin correctamente
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Al elegir esta opcin el sistema crear las tablas del plan de cuentas con el contenido del
nuevo P.C.G.E. incluyendo las cuentas de los elementos 1 a 8 y agregar las cuentas
correspondientes al elemento 9 desde el P.C.G.R. que tenga la empresa para el ejercicio
2010. Para ello verifique la existencia de los archivos CPLXX.dbf y CTAXX.dbf en la ruta
donde se ha instalado el programa, usualmente C:\Concar80.
Paso 1: Marcar la segunda casilla . Esto indica que tomar el plan de cuentas de los
archivos CPLXX.dbf y CTAXX.dbf. Luego pulse el botn Continuar.
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de confirmacin que
Si est conforme con el proceso, haga clic en el botn Continuar; caso contrario, seleccionar el
botn Anterior para regresar a la ventana anterior y cambiar la seleccin o el botn Salir para
abandonar el proceso.
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Al elegir esta opcin el sistema tomar como base para el nuevo ejercicio el plan de
cuentas configurado en el ejercicio 2011 de otra compaa la cual debe ser especificada
como modelo.
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El botn de Ayuda
permitir consultar el
plan de cuentas de la
empresa modelo.
Atencin:
! Esta tercera opcin est enfocada a aquellos usuarios que en
versiones anteriores del Concar CB han configurado su nuevo
P.C.G.E. en otra empresa.
! El sistema tomar el plan de cuentas de la compaa modelo as
sea diferente al nuevo P.C.G.E.
! La compaa modelo deber contar con el ejercicio 2011.
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Paso 3: Luego de apretar el botn Continuar el sistema le mostrar una segunda ventana
de confirmacin con el mensaje:
Seleccion la opcin 3.Ya configur mi PCGE en la compaa [Ca. Modelo]
Al crear el ejercicio 2011 se copiarn las siguientes Tablas de la compaa [Ca. Modelo]:
Plan de Cuentas, Tablas Generales, Tablas Transferencias, Tablas Cierre, Cuentas Bancos.
Si est seguro de continuar con la creacin del ejercicio, con la opcin
3. Ya configur mi P.C.G.E. en la compaa [Ca. Modelo] presionar el botn Aceptar.
Caso contrario presionar el botn Salir para abandonar el proceso
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Al pulsar Aceptar, el sistema mostrar en la misma ventana los archivos creados, seguido del
mensaje: Creacin del nuevo Ejercicio [Nro. Ejercicio] termin correctamente
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Como se menciona anteriormente, para su seguridad, el sistema bloquear las opciones del men a
excepcin de las que servirn para hacer el enlace entre el P.C.G.R. y el nuevo P.C.G.E. las cuales
aparecern en una nueva opcin llamada Nuevo PCGE para efectos de configuracin.
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2.3.2.
!
Re indexe todas las compaas en el ejercicio 2011. Ejecute las cuatro opciones una
por una. De esta forma validar el buen estado de sus archivos.
! Los parmetros de configuracin de las cuentas del P.C.G.R. deben ser los mismos en la
cuenta equivalente del nuevo P.C.G.E. Para verificar esto puede abrir dos sesiones del
Concar: una con el ejercicio 2010 y otra con el 2011.
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2.3.3.
Presione Enter o doble clic en las cuentas analticas para habilitar, en la parte inferior, un
campo donde podr digitar la cuenta correspondiente en el nuevo P.C.G.E.
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Paso 2: Si trabaja con una cuenta en su P.C.G.R. que no tenga equivalencia en el Nuevo
P.C.G.E. entre a Archivos Plan de Cuenta Mantenimiento de Plan de CuentasHaga clic
en el botn
y cree la cuenta. Asegrese que tenga la misma configuracin de su plan de
cuentas revisado.
Paso 3: Vaya a la opcin Nuevo PCGE Actualizacin Parmetros. Cuando todas las cuentas
tengan su equivalencia el reporte aparecer vaco, en ese momento cierre el sistema.
Paso 4: Asegrese que nadie se encuentre en el Concar y vuelva a ingresar al ejercicio 2011,
el sistema actualizar en forma automtica el contenido de todas las tablas generales
considerando las cuentas equivalentes que se configuraron en la tabla respectiva,
ANTES DE
CONFIGURAR TODAS LAS
CUENTAS
Presione ste botn y el sistema le
mostrar las cuentas que deben
ser configuradas obligatoriamente
como mnimo para poder empezar
a utilizar el sistema.
Este reporte lo podr imprimir
para facilidad en la configuracin
de la tabla de equivalencias.
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Paso 5: Vaya a la opcin Nuevo P.C.G.E. Asiento de Apertura 2011 con equivalencia
Cuentas del 2010, para generar el asiento de apertura.
! Se recomienda escoger la
segunda opcin para que se
genere un solo asiento.
! Este paso no es obligatorio para
empezar a usar el sistema.
El sistema verificar si las equivalencias han sido registradas al 100%, de no ser as emitir un
reporte de texto indicando exactamente cules son las cuentas que no se han configurado.
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III. ADAPTACIONES DEL SISTEMA SISPAG CODEBASE (V.7.19 O SUPERIOR) AL PCGE 2011
Al cerrar la ventana se cerrar el sistema. Para poder usar el SISPAG, como mnimo las cuentas
que figuran en el reporte deben contar con su equivalente en el CONCAR.
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IV. ANEXOS
4.1. ESQUEMA GENERAL: CREACIN DE NUEVO EJERCICIO 2011 EN CONCAR CODEBASE 2010.09
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El nivel de Saldo 3 es el ideal para las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
Nunca deben indicar Nivel de Saldo 3 a las cuentas de Caja, Bancos y resultados.
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