PRESUPUESTOS

COSTOS Y PRESUPUESTOS
AUTOR: Jaime Rafael Castro Hurtado

NDICE

Acceso rpido

GENERALIDADES

DESARROLLO

BIBLIOGRAFA
Este material pertenece al Politcnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.

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NDICE

INTRODUCCIN

Introduccin
Recomendaciones acadmicas
1. Presupuesto
1.1. Etimologa del presupuesto
1.2. Definicin de presupuesto
1.3. Acercamiento al presupuesto
1.4. Variables a considerar en el proceso presupuestal (endgenas y exgenas)
1.5. Planificacin y control de actividades
1.6. Ciclo presupuestal
1.7. Clases de presupuesto
Referencias

Apreciados estudiantes, en la presente semana se dar inicio al tema de presupuestos y

encontrarn la definicin de presupuesto, las variables exgenas y endgenas que pueden
afectar las decisiones de la empresa, el ciclo presupuestal y las clases de presupuesto que
podemos encontrar en las diferentes clases de empresas. El estudiante estar en condiciones de
planear un presupuesto global y por cada uno de los departamentos, identificando las variables
controlables y no controlables que se puedan dar. El estudiante deber estudiar el material de la
cartilla y desarrollar los ejercicios expuestos para afianzar los conocimientos.
RECOMENDACIONES ACADMICAS
Estimados estudiantes bienvenidos a la semana cinco del mdulo de Costos y Presupuestos, en
esta semana inicia el tema de presupuesto, se abordarn temas como las variables exgenas y
endgenas, el ciclo presupuestal y las clases de presupuesto que existen, teniendo en cuenta la
toma de decisiones en las organizacin para el cumplimiento de los objetivos y las metas
presupuestadas; es importante resaltar que el trabajo autnomo es de vital importancia para el
entendimiento de los temas propuestos adems que los tutores estn para resolver las dudas
que salgan del estudio del material de la unidad.

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DESARROLLO DE CADA UNIDAD TEMTICA

Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto, es la determinacin de los

ingresos que se pretenden obtener, as como de los gastos que se van a producir. Esta
informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible.

1. Presupuesto
1.1. Etimologa del presupuesto
La palabra presupuesto viene del latn prae, que denota antelacin, precursor de la palabra
supuesto que significa suponer por hiptesis. En otras palabras, significa que con antelacin se
supone lo que va a suceder en un futuro.

Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa debe planear
los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra bsicamente con
la planeacin financiera, que incluye: presupuesto de efectivo y presupuesto de adiciones de
activos (inventario, cuentas por cobrar, activos fijos).
Dentro de un perodo futuro determinado: un presupuesto tiene que estar en funcin de
cierto perodo.

1.2. Definicin de presupuesto

Es un sistema integral donde se fijan unos objetivos que se toman como base para la
planificacin y control de las diferentes actividades a desarrollar para alcanzar esos objetivos, se
tiene en cuenta los recursos con los que cuenta la entidad. Para desarrollar el presupuesto se
debe pensar en si es tctico, operativo y estratgico. En estas tres versiones tenemos en cuenta
los recursos y el tiempo, cuando un plan es tctico es a corto plazo (un ao), el plan operativo
es a mediano plazo y el estratgico es a largo plazo. Los principales elementos de la definicin
de un presupuesto son:
Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administracin tratar de realizar, de
tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado perodo.
Integrador: indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Es un plan
visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una de las reas, de forma que contribuya
al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la
empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo global de la organizacin. A este
proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo
integran.

1.3. Acercamiento al presupuesto

Vamos a suponer que el departamento de recursos humanos planea un viaje para final de ao
en las vacaciones colectivas. Los integrantes acuerdan la salida a un hotel en el Caribe
colombiano en este momento eligen un comit organizador, el cual se formula las siguientes
interrogantes: Cuntos van a ir al viaje?, qu sitios se visitan en la ciudad a vacacionar?,
cunto es el monto de transporte por persona?, cunto cuesta el hotel y la alimentacin?,
cuntos das durara el viaje?
El comit delibera y concluye lo siguiente: asistirn 20 personas, el viaje es en Avianca, la
permanencia son 5 noches, hay sitios tursticos a visitar y se estima el costo por persona.
Tabla 1. Presupuesto de viaje
Costo por persona

Coordinador: significa que los planes, para varios departamentos de la empresa, deben ser
preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto
maestro no ser igual a la suma de las partes y crear confusin y error.
En trminos financieros: indica la importancia que el presupuesto sea representado en la
unidad monetaria para que sirva como medio de comunicacin, ya que de otra forma surgirn
problemas en el anlisis del plan maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisicin
de materia prima, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, despus en
pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en horas, despus en pesos.

Valores

Transporte areo ida y vuelta

700.000

5 noches de hotel

500.000

Sitios tursticos a visitar

500.000

Total presupuesto por persona

1.700.000

Fuente: Elaboracin propia

En este presupuesto inicial se debe tener en cuenta las preguntas expuestas anteriormente, por
ejemplo las personas que asistirn al viaje, en este caso se concluy que viajarn 20 personas,
los sitios que se visitaran en la ciudad a vacacionar tienen un costo por persona de $500.000, el
costo de transporte por persona es de $700.000 sin contar con el transporte al interior de la

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ciudad vacacional, el hotel tiene un costo de $500.000 por las 5 noches que no incluye la
alimentacin.

flexibles en la implementacin de las acciones y el desarrollo de las actividades, teniendo en

cuenta que las situaciones econmicas son dinmicas y en los planes es necesario adaptarse a
los cambios que se puedan presentar.

En este presupuesto no se tienen en cuenta todas los costos que se pueden incurrir en el viaje
por ejemplo no se tuvo en cuenta la alimentacin en el hotel y los gastos de transporte al
interior de la ciudad por esta razn es necesario la planeacin con los datos e informacin
suficiente del entorno en donde se presupuesta, el conocimiento del proyecto a desarrollar. Por
ejemplo, al interior de una empresa el conocimiento de las variables internas y externas que
puedan afectar la disposicin y uso de los recursos asignados. Es importante la planeacin de
cada una de las personas para que se cumpla el presupuesto y se pueda llevar a cabo el viaje.
Al interior de una empresa es similar la planeacin y parte del mismo principio que se puede
expresar en la figura siguiente

Organizar: Es la etapa donde los funcionarios de la empresa se interrelacionan para llevar a cabo
las actividades, los departamentos deben estar articulados con la informacin suministrada y
planes de trabajo. Es necesario en este paso establecer la direccin para organizar a las
personas o departamentos en la realizacin de las actividades.
Suministro de personal: Este paso se refiere a la idoneidad de los empleados seleccionados para
elaborar las actividades.
Motivacin y direccin de personas: En este paso es importante la motivacin de los actores
del proceso que incluye la direccin y gua de los empleados.
Controlar: En esta etapa se revisa el logro de los objetivos y se cuantifica los resultados. Todo
esto con miras a retroalimentar la planeacin

Planear

Controlar

Motivacin y
direccin de
personas

Estos pasos ayudan a retroalimentar la planeacin en una empresa, ayudan a tomar medidas e
incorporar posibles cambios para el logro real de los objetivos.

1.4. Variables a considerar en el proceso presupuestal (endgenas y exgenas)

organizar

Se define como variable a una magnitud que puede cambiar ante cualquier estmulo. Para
elaborar los presupuestos de una organizacin, habr que considerar ciertas variables como son
las variables endgenas y las variables exgenas.
Variables endgenas: Son aquellas que se suceden dentro de la empresa y pueden ser
planificadas y controladas por la administracin. Ejemplo: la economa del negocio, el nivel de
produccin, el tamao de la planta, de las ventas, etc.

Suministro de
personal

Figura 1. Funciones de la administracin

Fuente: Elaboracin propia

En este proceso es importante la retroalimentacin del proceso administrativo con el planear.

Las funciones administrativas estn interconectadas y se articulan una con otra. A continuacin
se describen cada una de ellas.

Variables exgenas: Son aquellas que se suceden fuera de la empresa y no pueden ser
controladas por la administracin. Ejemplo: la economa nacional e internacional, la
competencia, la fijacin de precios por parte del estado, la celebracin de tratados
internacionales de libre comercio, etc.
En estas variables podemos encontrar las controlables y las no controlables.

Planear: Se plantean objetivos y se decide el curso de las acciones para lograrlo, para esto se
establecen los objetivos teniendo en cuenta el entorno donde se plantean, se deciden las
acciones a implementar y se inician las actividades; en esta clase de planes es importante ser

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Controlables

Calidad del producto.

Canales de distribuccin.
Campaas publicitarias.
Objetivos.

Reconocer un
problema

Identificar
alternativas

Identificar los
nichos de
incertidumbre

Escoger el
criterio

Considerar el
riego

Evaluar
alternativas

se elige la
mejor
alternativa

implantacin
de la accin
seleccionada

No controlables

Comportamiento de la economia.
Gusto del consumidor .
Ingresos del consumidor.

Figura 2. Variables controlables y no controlables
Fuente: Elaboracin propia

Las variables controladas son las endgenas y las variables no controladas son las exgenas, las
variables exgenas influyen de manera significativa en el desarrollo del presupuesto y el
cumplimiento de las metas establecidas; por ejemplo, una coyuntura poltica puede cambiar el
comportamiento econmico de un pas o una regin, que puede cambiar las prioridades de
decisin de los consumidores, estas variables por lo general no se pueden controlar, es
necesario ser flexibles en estos presupuestos por la naturaleza de la economa. La toma de
decisiones se elabora con los recursos de la empresa incluyendo la informacin. A continuacin
se muestran los pasos en el proceso de toma de decisiones.

Figura 3. Toma de decisiones
Fuente: Elaboracin propia

La figura 2 muestra los pasos a seguir para la toma de decisiones, se debe reconocer el
problema, se identifican las alternativas para resolver el problema, se identifican y analizan los
sucesos que pueden ocurrir, se escoge el criterio a utilizar para evaluar la alternativa, se
considera la alternativa de acuerdo al riesgo y si la solucin del problema lo justifica. Se evalan
las alternativas, se escoge la mejor alternativa y se implanta la accin que debe ser eficiente y
eficaz.

1.5. Planificacin y control de actividades

Es un enfoque sistemtico diseado para el control de las responsabilidades de la

administracin, comprende lo siguiente aspectos:
Los objetivos generales de la empresa.
Las metas especficas de la empresa.
Plan de utilidades a largo plazo.
Plan de utilidades a corto plazo.
Informes peridicos de resultados.

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Ejecucin. Es la puesta en marcha del presupuesto para alcanzar los objetivos
propuestos.

Procedimientos de seguimiento.
Con estos pasos se logran la planificacin y control de utilidades que es el desarrollo y la
aceptacin de los objetivos y metas que se lograron con los recursos y acciones eficientes de la
organizacin para alcanzar los objetivos y metas.

Evaluacin. Consiste en comparar lo realmente ejecutado con lo presupuestado, para

establecer las variaciones que se tuvo en su ejecucin.
Control. Consiste en establecer los correctivos necesarios, con el fin de lograr los
objetivos.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA
GENERALES Y LARGO PLAZO

1.7. Clases de presupuesto

Economicos.

Los presupuestos se clasifican desde diferentes puntos de vista y pueden ser:

Productos .

Segn la clase de empresa

Empleqdos

Presupuesto pblico: Es aquel elaborado por las entidades que tienen el carcter pblico. Su
objetivo es prestar servicios para un mejorar el nivel socio econmico y cultural de la comunidad
(Beneficio social).

ESPECIFICOS Y A CORTO PLAZO

Presupuesto privado. Es aquel que es elaborado por las entidades que tienen carcter privado.
Su objetivo es el de obtener utilidades de carcter econmico.

lineas del prpoducto

lineas del servicio

Segn el procedimiento de elaboracin

Porcin del mercado

Presupuesto histrico. Es aquel que para su elaboracin, tiene en cuenta el comportamiento

estadstico de un perodo determinado.

PLANES DE UTILIDADES
Estrategico y tactico de la empresa
Figura 4. Niveles de planificacin
Fuente: Elaboracin propia

1.6. Ciclo presupuestal

El ciclo presupuestal tiene los siguientes pasos:
Planeacin. Consiste en programar todas las actividades a realizar en un futuro,
teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las polticas establecidas por la
administracin.
Formulacin. Consiste en expresar en trminos monetarios las diferentes actividades a
realizar.

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Presupuesto base cero. Se define como aquel que es elaborado sin tener en cuenta datos
estadsticos, realizando un anlisis de las actividades que se van a proyectar para un perodo
determinado.

Segn su cubrimiento
Presupuesto sectorial. Es el que se hace a un departamento, a una divisin de una empresa, o a
una lnea de producto, por distrito o por zonas, por perodos intermedio de tiempo.
Presupuesto integral. Es aquel que integra a toda la empresa, como un todo.
Segn los niveles de produccin
Presupuesto fijo o rgido. Es aquel que considera para su elaboracin, un solo nivel de
produccin en un perodo proyectado.

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Presupuesto flexible. Es aquel que se puede elaborar teniendo en cuenta el volumen de

produccin y se puede ir ajustando de acuerdo con los diferentes niveles de produccin.

Dar al accionista rendimiento en sus acciones.

Crear y mantener un ambiente en la empresa que permita cumplir con los objetivos
propuestos.

Segn el campo de aplicacin

Operacional. Es el que se elabora teniendo en cuenta las diferentes cuentas que integran el
estado de resultados, con el objetivo de calcular la posible utilidad o prdida del perodo
proyectado.

Objetivos especficos
La empresa debe crecer en las ventas en un x% en el mercado.
La utilidad marginal debe aumentar de un ao a otro en x%.

Financiero. Es el que se elabora teniendo en cuenta las diferentes cuentas del balance general,
con el objetivo de establecer la situacin econmica y financiera, en un perodo proyectado.

Se deben ganar x nmero de estudiantes en el transcurso de 1 ao.

El presupuesto debe generar rendimientos a los accionistas en un x% en un periodo de
un ao.

Segn el perodo que cubre

A largo plazo. Es aquel que para su elaboracin considera perodos superiores a un ao (1 a 5
aos).
A corto plazo. Es aquel que se elabora para cubrir un perodo de un ao. Se elabora por
trimestre y el primer trimestre por meses.
Etapas a seguir en la preparacin del presupuesto
Las etapas a utilizar para la preparacin del presupuesto son las siguientes:
Pre iniciacin

Los diferentes departamentos de la empresa.

Los objetivos deben estar articulados con las estrategias fijadas, por ejemplo, en el incremento
de las ventas, en aspectos como distribucin, precios competitivos, distribucin eficiente,
calidad del producto y los vendedores. Debe haber un estudio de mercado y conocimiento de
los competidores. Tambin deben estar articulados con los planes tcticos de todos los
departamentos que intervienen en la estrategia, la comunicacin debe ser fluida y los informes
deben ser claros y autorizados para el cumplimiento de los objetivos generales.
Elaboracin

Control

La elaboracin del presupuesto inicia mes y medio antes de empezar el ao, con el informe de la
gerencia donde los directores de departamento preparan su informe y lo dirigen al director de
presupuesto de la empresa, es importante que los informes se vean reflejados en los estados
financieros.

Evaluacin

Ejemplos de algunos departamentos y los informes que deben presentar.

Elaboracin del presupuesto

Ejecucin

Ejemplo: Pre-iniciacin: Se analiza el comportamiento de la empresa Andamios Ltda teniendo

en cuenta las variables internas y externas, con el propsito de fijar los objetivos y metas que
pretende alcanzar la empresa, en consecuencia se enumera los objetivos generales a alcanzar.

El tesorero: el presupuesto de efectivo en un estado de flujo de caja, la necesidad de

endeudamiento y los pagos que se puedan presentar.
El director de compras: debe elaborar el presupuesto de compras segn las
cotizaciones y condiciones ofrecidas.

Objetivos generales

El director de produccin: debe presupuestar la cantidad a producir segn las ventas

presupuestadas y considerar la disposicin de almacenamiento

La produccin de los artculos deben tener buena demanda en el mercado y los precios deben
ser competitivos con una buena utilidad marginal.

El director de personal: debe presupuestar los empleados a contratar segn

informacin de los dems departamentos.

Aumentar zonas de distribucin de los productos.

Ganar nmero de clientes.

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Estos son algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta los departamentos, para el
cumplimiento de los objetivos de la empresa tanto generales como especficos. Se establecen
los valores por cada departamento y se consolida la informacin en los estados financieros
presupuestados.

REFERENCIAS

Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeacin y control de recursos.
Bogot D. C., Colombia: McGraw Hill.

Ejecucin
Se pone en marcha los planes y se materializan los objetivos, teniendo en cuenta las
responsabilidades adquiridas por los departamentos, es importante la direccin en este paso
para llevar a cabo el plan de trabajo.

Rincn, S. C. (2011). Presupuesto empresarial. Bogot D. C., Colombia: Ecoe ediciones.

Control
El control sirve para comparar las actividades desarrolladas por cada uno de los departamentos,
con el presupuesto que expresan las metas que se propusieron. Para esto es importante los
informes intermedios de las metas alcanzadas y en qu porcentaje van los objetivos propuestos,
para la toma de medidas y correctivos.
Evaluacin
Terminado el periodo presupuestado se elabora un informe global de los resultados obtenidos,
donde se analizan las funciones y actividades de cada uno de los departamentos de la empresa.
Se analizan las fallas y aciertos en grupo y en forma individual. Estas experiencias se deben
utilizar para implementarlas en el prximo ao.

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