UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN

FACULTAD DE ECONOMIA
ESCUELA DE ECONOMIA

ECONOMIA CUANTITATIVA II:

ADMINISTRACION EFICIENTE DEL
TIEMPO

INTEGRANTES
Zorrilla Mendoza, Gina

AREQUIPA PERU
2016

LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La administracin del tiempo es uno de los recursos ms apreciados. Sin
embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo,
tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y
planificacin del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan
tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.

El rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo.

Identificando los momentos de ms rendimiento se puede planificar mejor el
trabajo donde plantearemos pequeos ejercicios y dinmicas que nos lleven a
reflexiones muy concretas y precisas, permitiendo visualizar la deficiencia en
algunos espacios de nuestra vida.
1. DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO:
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y
una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los
recursos ms importantes y crticos de los administradores.
2. ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las
prioridades que se te asignen a las actividades diarias.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas
que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo
con el mximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

3. PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL

TIEMPO:

Haz una lista de las actividades que realizars en una semana completa,
tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin
efectiva del tiempo.
Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a
cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.
Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar
los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.
El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe
procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos.
Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, ms que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o
sea, deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus
actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas lmites para cumplir con
los compromisos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a
la indecisin y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y
concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones
con resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular,
ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo
que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito
que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la
presin de las fechas lmite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos
generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de
acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o
hacer llamadas telefnicas.
El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar
correctamente el tiempo.
El registro de cmo se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o
en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial
para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o
establecer metas irreales.

Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un

esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse
unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los
resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la

mayora de las personas que se lo propongan.
4. LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO, IMPACTO EN NUESTRO
TRABAJO.
Ms all del tiempo, de lo que ms se habla en la
cumplimiento. El tiempo, como es escaso, se
adecuadamente. Dentro de las organizaciones, existen
justo a tiempo, u otros modelos de gestin para
cronogramas.

actualidad es del
debe administrar
sistemas como el
cumplir con sus

Respecto al trabajo, los expertos en gestin empresarial se han dado

cuenta del estrs que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la
oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o
trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestin del tiempo que se suele
Antes de Ir La Administracin del Tiempo 3 tener en los trabajos, han salido
al paso tesis o ideas de gurs en recursos humanos que apuntan hacia la
necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una
planificacin adecuada para as, poder disfrutar mejor del tiempo de ocio,
que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el nimo
renovado.
5. LOS 4 CUADRANTES DE STEPHEN COVEY.
La gestin del tiempo es una filosofa de vida. Si adoptas esta filosofa te
dars cuenta que el tiempo es elstico y podrs hacer con l muchas ms
cosas de las que realizas en el momento presente. Uno de los autores con
mayor reconocimiento mundial en la gestin del tiempo es Stephen Covey
Covey ha desarrollado una herramienta muy famosa denominada Los 4
cuadrantes. Se trata simplemente de una matriz dividida en 4 cuadrantes. A
continuacin pasar a explicar el contenido de cada uno de esos
cuadrantes.
1) Cuadrante de la gestin del tiempo
Este cuadrante se compone de todas aquellas cosas que son
importantes y urgentes.
Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su
naturaleza. Son tareas que tienes que solucionar cuanto antes dejando
de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento.
Como ejemplo tenemos prcticamente cualquier accidente o tarea
domstica: el frigorfico deja de funcionar, se nos queda la llave dentro
de la cerradura, etc.
2) Cuadrante de la gestin del tiempo

Se compone de aquellas cosas que no son urgentes pero s

importantes.
Aqu encontramos la planificacin, la salud, el bienestar etc. Son tareas
que no son urgentes en el corto plazo pero s que tienen una gran
importancia a largo plazo. Establecer una planificacin de estudio a falta
de 4 meses para los exmenes no es una cosa de extrema urgencia,
pero conviene hacerlo cuanto antes ya que tiene una gran importancia.
Del mismo modo no es cuestin de vida o muerte practicar hoy mismo
algo de deporte, sin embargo adquirir el hbito de realizar ejercicio tiene
una gran importancia a largo plazo.
3) Cuadrante de la gestin del tiempo
Aqu encontramos aquellas cosas que no son importantes pero s
urgentes.
Tanto las interrupciones como las llamadas imprevistas forman parte de
este cuadrante. Tambin encontramos cualquiera de las tareas
superfluas que tu jefe decide encomendarte en lugar de realizarlas l
mismo. Seguro que encuentras mltiples ejemplos.
4) Cuadrante de la gestin del tiempo
Todo aquello que no es importante y tampoco es urgente.
Como por ejemplo ver la TV, perder el tiempo en Facebook, consultar el
correo cada 10 minutos, etc.
Si organizas tu agenda utilizando estos cuatro cuadrantes comprobars que
existe una tendencia a meterlo todo en el 1 y 3 cuadrante. Es decir, todo es
importante y urgente o no es importante pero s urgente. Siendo esto as,
parece que tenemos una predisposicin a considerar que todo lo que nos
sucede es urgente.
Como consecuencia sufrimos de estrs y cansancio. Adems nos enfocamos
en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo ms estructurado.
Cuando ya no podemos ms pasamos al 4 cuadrante en busca de
distraccin. Nos pasamos la vida saltando entre el 1, 3 y 4 cuadrante sin
apenas tiempo para el 2 cuadrante que es donde se esconde la felicidad.
Si por un momento nos sentamos y pensamos cuidadosamente en cada una de
nuestras tareas, seguro que podemos realizar un reparto ms equitativo entre
los 4 cuadrantes y sobre todo encontrar ms tiempo que invertir dentro del 2
cuadrante.

LOS 4 CUADRANTES DE STEPHEN COVEY.

6. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO EN EL AMBITO LABORAL

6.1.

METODO DE LAS 5 S

a. ORIGEN
El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra del nombre que en
japons designa cada una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin
japonesa basada en cinco principios simples. Se inici en Toyota en los aos
1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms
ordenados y ms limpios de forma permanente para conseguir una mayor
productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusin
y son numerosas las organizaciones de diversa ndole que lo utilizan, tales
como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros
educativos o asociaciones.

b. ETAPAS
1) Clasificacin (seiri):
Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son
necesarios en el rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y
desprenderse de estos ltimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se
comprueba que se dispone de todo lo necesario.
Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

Se desecha (ya sea que se venda, regale, recicle o se tire) todo lo que
se usa menos de una vez al ao. Sin embargo, se tiene que tomar en
cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente,
son de difcil o imposible reposicin. Ejemplo: es posible que se tenga
papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no
se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado
de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora elctrica slo
porque hace 2 aos que no se utiliza, y comprar otra cuando sea
necesaria. Hay que analizar esta relacin de compromiso y prioridades.
Hoy existen incluso compaas dedicadas a la tercerizacin de
almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son
movilizados a la ubicacin geogrfica del cliente cuando ste lo requiere.
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se
aparta (por ejemplo, en la seccin de archivos, o en el almacn en la
fbrica).
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por
semana se aparta no muy lejos (tpicamente en un armario en la oficina,
o en una zona de almacenamiento en la fbrica).
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por da se deja
en el puesto de trabajo.
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora est en
el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre
el operario.
6

Esta jerarquizacin del material de trabajo prepara las condiciones para la

siguiente etapa, destinada al orden (seiton).
El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.
2) Orden (seiton):
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos.
Se pueden usar mtodos de gestin visual para facilitar el orden, identificando
los elementos y lugares del rea. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv)
un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende
organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de
tiempo como de energa.
Normas de orden:

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos

pesados fciles de coger o sobre un soporte, ...)
Definir las reglas de ordenamiento

Hacer obvia la colocacin de los objetos

Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario

Clasificar los objetos por orden de utilizacin

Estandarizar los puestos de trabajo

Favorecer el 'FIFO' (en espaol, PEPS) primero en entrar primero en

salir

3) Limpieza (seis):
Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho
ms fcil limpiarlo (seis). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de
suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a
aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto
estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas
consecuencias, provocando incluso anomalas o el mal funcionamiento de la
maquinaria.
Normas de limpieza:

Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalas

Volver a dejar sistemticamente en condiciones

Facilitar la limpieza y la inspeccin

Eliminar la anomala en origen

4) Estandarizacin (seiketsu):
Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas
sencillas y visibles para todos.
Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera
puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el
orden y la limpieza deben mantenerse cada da. Para conseguir esto, las
normas siguientes son de ayuda:

Hacer evidentes las consignas cantidades mnimas e identificacin

de zonas.
Favorecer una gestin visual.

Estandarizar los mtodos operatorios.

Formar al personal en los estndares.

Metodologa

Involucrar a todos los niveles de la organizacin.

Disear un plan de accin a seguir, con reglas y lineamientos en

acuerdo al orden y limpieza que debe de existir.
Revisin constante por parte de los mandos.

Mtodos de gestin visual. Considerar colores formas e iluminacin.

Estandarizacin de los uniformes e higiene del personal.

5) Mantenimiento de la disciplina (shitsuke):

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las
normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y
elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar,
hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el
sistema 5S pierde su eficacia.
Establece un control riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese
control, comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos
establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican
los procesos y los estndares para alcanzar los objetivos.
Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobacin continua y fiable
de la aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin
olvidar que el mtodo es un medio, no un fin en s mismo.
En conjunto los puntos anteriormente indicados tienen como objetivo:
Mantener un ambiente de trabajo sano, limpio y agradable.
Obtener reas ms seguras.

Fortalecer el trabajo en equipo.

Mejorar ostensiblemente la gestin.
Orientar nuestros esfuerzos hacia la satisfaccin del Cliente.
Motivar y mejorar la moral de los trabajadores.
Incentivar la Creatividad.