INFORME

CONCEPTO:
Gestin de Cambios de Ingeniera.

1. Stephen C. Armstrong
1. 1. 4 Paso en la ejecucin de un Programa
Existen tres componentes en la gestin de un programa que deben mantenerse
equilibrados a lo largo del programa: el alcance, la programacin y los recursos. Si
cualquiera de estos elementos cambia, uno de los otros tambin cambiar. El reto del
gestor es mantenerlos equilibrados, estando al tanto de cualquiera de los cambios que
ocurran en cualquiera de estos elementos.
Debido a que la mayora de programas sufren muchos cambios antes de llegar a
completarse, se requiere tratar metdicamente los cambios en el momento de estructurar
el programa. Durante la ejecucin del programa, es importante asegurar que se siguen
estos procedimientos de gestin de cambio de ingeniera, de forma que la direccin y la
perspectiva puedan mantenerse de cara a un cambio rpido. Este mecanismo de gestin
de cambio de ingeniera tambin permite tratar pedidos conflictivos desde diferentes
reas de usuario y equilibrar aquellas demandas con la programacin del programa y el
coste de las restricciones.
Las herramientas PDM proporcionan una potente herramienta para ayudar a los
gestores a sobrellevar los cambios de ingeniera.

1. 2. Gestin de Cambios de In geniera

Uno de los aspectos ms desafiantes de un de un programa avanzado de
ingeniera de producto, especialmente desde la perspectiva de un gestor de programas,
es la gestin de cambios. Aunque la mayora de cambios son en ltima instancia por el
bien del programa, algunos pueden parecer frvolos, mientras otros pueden causar
retrasos que lleven a dudar de los beneficios reales que supongan al programa.
Un plan claro para la gestin de cambios del programa, permitir que la gestin
sea significativamente ms fcil.

1. 2. 1. Qu es un Cambio de Ingeniera?
Un cambio de ingeniera es la adicin, eliminacin, o modificacin de un
producto durante su diseo, desarrollo o fabricacin. Se da durante el progreso del
programa, la mayora de veces causado por un entorno de desarrollo o un avance en la
tecnologa del producto. A pesar de las razones que lo respaldan, un cambio puede
tener un serio impacto sobre el alcance, el coste y la programacin del programa.
Los cambios no son sinnimos de los problemas. Un cambio es una alteracin de
las especificaciones o del diseo del producto, mientras que un problema es una

variacin entre el resultado esperado y el observado. Un problema es un defecto que

debe ser corregido. Un cambio, por otro lado, puede evaluarse antes de decidir su
incorporacin en la definicin del producto.

1. 2. 2. Cmo tratar los cambios de ingeniera?

En un amplio programa de ingeniera de desarrollo de producto avanzado (de un
ao o ms), es inevitable que un cambio en las necesidades del mercado afecten a los
requerimientos del producto.
Durante la Fase de Definicin Preliminar, se deben esperar e incorporar cambios
en los requerimientos. Estos cambios pueden requerir de un trabajo adicional, pero
resulta mucho ms barato incluirlos en esta fase, que incluirlos ms tarde cuando la fase
de definicin detallada se ha casi completado. Si un pedido de cambio durante la fase de
Definicin Preliminar amenaza con expandir el alcance del programa, debe ser
cuidadosamente evaluado, y debe determinarse su impacto en el programa. Esto es
especialmente importante si el programa fue ofertado segn un presupuesto fijo.
Se pueden usar plantillas creadas durante la estructuracin del proyecto para
evaluar su impacto.
Estos cambios pueden ser inevitables, pero pueden minimizarse. Primero habra
que asegurar el anlisis minucioso de los objetivos y los requerimientos de marketing.
Hay muchos cambios que ocurren simplemente a causa de un inadecuado esfuerzo de
los ingenieros que recogen los requerimientos del producto. Una estrategia es que sean
los ingenieros que tengan un conocimiento slido de hacia dnde va el mercado, los que
entrevisten al cliente. Esta aproximacin no debera olvidarse del personal de ventas y
de marketing. La implicacin del equipo en este paso permitir al equipo integrado de
producto poder anticiparse a los cambios en lugar de tener que reaccionar ante ellos.
Despus de que se completen los esfuerzos de Definicin Preliminar, los
cambios deben gestionarse de acuerdo a los procedimientos prescritos de gestin de
cambios de ingeniera.

1. 2. 3. Gestionar los Cambios de Ingeniera a travs de Diseos

congelados.

Congelar
Diseo
Final

Congelar
Diseo
Inicial
Revisin
del Diseo
Preliminar

Desarrollar la
Definicin
Preliminar

Desarrollar la
Definicin
Detallada del
Producto

Revisin
del Diseo
Crtico

Durante el proceso el diseo se ha de congelar en dos ocasiones, para la revisin

del Diseo Preliminar y para la revisin del Diseo Crtico.

Un programa no debera sufrir cambios importantes despus de la revisin del

Diseo Preliminar, que tiene lugar despus del Desarrollo Preliminar, ya que un cambio
en los materiales o interfaces del componente alteraran las especificaciones
fundamentales del producto. Los cambios de esta envergadura podran incrementar el
presupuesto del programa y hacer retroceder o retrasar la programacin. Los
responsables de gestin deberan revisar cuidadosamente los cambios de esta magnitud.
La congelacin del Diseo final o crtico tiene lugar tras la fase de definicin de
producto detallado. Tras este punto del programa, no debera admitirse ningn cambio a
menos que sean revisados y aprobados en el contexto de los procedimientos formales de
gestin de cambios de ingeniera.

1. 2. 4. Los procesos de Gestin de Cambio de Ingeniera.

Las tareas de gestin del programa te ayudan a establecer un procedimiento de
gestin de cambios efectivo. Lo que se pretende es que el gestor funcional o de producto
trate los cambios proactivamente, no reactivamente.
El timing es crtico para los procedimientos de gestin de cambio de ingeniera.
Si se llega a la Fase de Definicin Detallada sin establecer un procedimiento de Gestin
de Cambio formal, cabe la posibilidad de perder el control del programa.
Para establecer el proceso, el gestor del producto debera reunirse con el socio
/cliente. Aprobado el procedimiento, el cliente/socio, suministrador, y cada miembro del
equipo integrado del producto deberan recibir copias.
Un procedimiento de gestin de cambio viable debera incluir mecanismos para
solicitar, rastrear, evaluar, aprobar, e implementar los cambios.

1. 2. 4. a. Solicitar un cambio de ingeniera.

Aunque la mayora de cambios deberan solicitarse por un socio o cliente,
cualquier miembro de la organizacin del programa puede presentar un pedido de
cambio en cualquier momento completando un formulario de pedido de cambio, que
debera contener la siguiente informacin: nombre del solicitante y del programa,
descripcin del cambio propuesto, razn del cambio, listado de documentos relativos a
la evaluacin del cambio, prioridad de la propuesta, y debiendo completar el equipo del
programa, el nombre del revisor, la fecha, el impacto, las horas estimadas, el impacto
sobre la programacin y el coste estimado.

1. 2. 4. b. Registrar la gestin del cambio de ingeniera.

Una vez el pedido de cambio se ha propuesto, debera ser registrado para
permitir realizar un seguimiento de su existencia y el estado a travs del programa. El
registro debe mantenerse y debe contener la siguiente informacin, gran parte de la cual
ya se incluye en el formulario de pedido de cambio y otra se proporciona ms tarde en
el proceso: n de pedido de cambio, fecha de recepcin, prioridad, breve descripcin del
cambio propuesto, tems afectados, estado actual del cambio, recomendacin,
disposicin final y comentarios.

1. 2. 4. c. Evaluacin del pedido de cambio de ingeniera.

Investigar y actuar sobre los pedidos de cambio supone un aspecto importante
del proyecto que debera gestionarse como cualquier otro aspecto del proyecto. La
persona responsable de la investigacin debera rellenar los siguientes campos del
3

formulario: Investigador, fecha, impacto, horas estimadas, coste estimado, impacto

sobre la programacin.

1. 2. 4. d. Disposicin/realizacin del pedido de cambio de ingeniera.

El siguiente paso del proceso es aprobar y priorizar el pedido. Se recomienda
establecer el mecanismo especfico para la disposicin/realizacin de los pedidos de
cambio durante la planificacin del programa.
El impacto en la programacin y presupuesto de los cambios solicitados, es el
principal factor en determinar el nivel de gestin necesaria para revisar un pedido de
cambio. Cambios menores, por ejemplo, pueden revisarse por el socio/cliente, director
del producto, que tiene autoridad para tomar decisiones de acuerdo a la disposicin de
tales cambios.
La determinacin de lo que constituye un cambio mayor o menor puede cambiar
de un programa a otro. Por ejemplo, un cambio que requiere de 20 horas de trabajo
puede considerarse un cambio menor en un programa de 5.000 horas, pero mayor en
uno de 200. Ser el gestor del producto el encargado de determinar si constituye un
cambio mayor o menor. Todos los cambios en el presupuesto y la programacin del
programa, deben comunicarse al socio/cliente independientemente del impacto del
cambio.
Un mecanismo que priorice los cambios, ayudar en el caso de que exista un
gran nmero que amenace el presupuesto del programa. En un programa pequeo, esta
priorizacin puede realizarla el gestor del proyecto. En un programa largo y complejo,
puede ser necesario establecer un cuerpo formal de gestin del cambio. Generalmente
este grupo estara compuesto por el sponsor del programa, socios clave, e individuos en
la organizacin cliente que tengan autoridad para tomar decisiones.

2. cPDM de CIMdata: Control de Cambios

Todos los datos que gestiona una solucin cPDm estn sujetos a cambio, las
especificaciones, los archivos CAD, las Listas de Materiales, las rutas, el producto o la
planta, o cualquier otro tipo de datos. Las funcionalidades de la mayora de las
soluciones cPDm proporcionan gestin de revisiones y lneas bsicas, las cuales
permiten realizar un mantenimiento y seguimiento de las actualizaciones. Pero gestionar
los cambios en un entorno de calidad controlado requiere algo ms.
Las aplicaciones de control de cambios se construyen sobre las capacidades
clave de la solucin cPDm, proporcionando un paquete de soluciones que gestione lo
procesos y de soporte a la informacin, y que contenga funcionalidades tales como
Pedidos de Cambio, Notificaciones de Cambio, y rdenes de Cambio, as como las
reglas que controlan cuando los datos pueden modificarse y por quin. El rigor con el
que se aplica el Control de Cambios vara durante el Ciclo de Vida del Producto, as, en
la Fase de Definicin del Diseo Conceptual existe una aproximacin menos restrictiva
que la que es necesaria cuando se promociona informacin para fabricacin.
La capacidad de determinar el impacto que supone realizar un cambio, resulta
bastante crtica, siendo necesario evaluar el tiempo, los costes, y los recursos requeridos
para completar la implementacin del cambio. Sin esta informacin no puede realizarse
la correcta evaluacin de la forma, ajuste y funcin. Con ella, las implicaciones que el
cambio pueda suponer en otros productos sern completamente entendidas.

Los detalles de cmo se implementa el cambio estn sujetos a las rdenes de

Cambio, las cuales se asignan a un equipo para implementarlas.
El workflow electrnico proporcionado como una de las funciones clave del
cPDm, elimina la necesidad de que circule una gran cantidad de papel, y permite
realizar un seguimiento y control del estado de la informacin sin ningn esfuerzo
adicional.
cPDm permite visualizar el intercambio de informacin en un entorno
Colaborativo, de forma que las modificaciones en planos y documentos puedan
mostrarse grficamente mediante anotaciones y notificaciones en la informacin. Se
proporcionan indicaciones visuales del cambio en tiempo real, donde dos o ms
participantes pueden ver el mismo plano o documento e intercambio de ideas,
subrayando y remarcando los datos de forma interactiva.
Mediante la aplicacin de control de cambios el usuario puede conocer el estado
del cambio, o ubicar cualquier cambio a aplicar, o conocer todos los cambios del
producto que estn en progreso y que pueden afectar a la lista de materiales, a los
documentos vinculados, o a cualquier otro tipo de informacin y de datos.
El histrico retenido de los cambios y las aprobaciones llevan a constituir una
base de conocimiento del producto.

3. mySAP PLM
Las funciones clave de mySAP PLM son:

Gestin del Ciclo de Vida de la Informacin. Proporciona un entorno

para la gestin de especificaciones, facturas de materiales, datos sobre
direccionamiento y recursos, estructuras de proyecto y toda la
documentacin tcnica relacionada a lo largo del ciclo completo del
producto.

Gestin de programas y proyectos. Proporciona funcionalidades

avanzadas para la planificacin, gestin y control del proceso completo
de desarrollo del producto.

Colaboracin en el proceso completo. Hace posible una ingeniera

colaborativa y gestiona el proyecto utilizando estndares XML basados
en la web para transmitir a todos los equipos de desarrollo cualquier tipo
de informacin: Planes de proyectos, documentos, estructuras de
productos, etc.

Gestin de Calidad. Proporciona una gestin integral de la calidad para

todos los sectores del ciclo de vida completo de un producto.

Gestin del Ciclo completo de los activos. Gestiona los activos fsicos y
el equipo, abarcando todos los componentes de un sistema de gestin de
activos de una empresa.

Medioambiente, salud y seguridad. Proporciona una solucin para las

cuestiones de medioambiente, salud y seguridad, mejorando, de esta
forma, los procesos de negocio con el fin de cumplir las normas dictadas
por las autoridades.

Es la funcin de Gestin del Ciclo de Vida de la Informacin la que

contempla la aplicacin de Gestin de la Configuracin y del Cambio, que a su vez
utiliza las herramientas de Notificacin de Cambios y Gestin de Reclamaciones,
Gestin de Cambios de Ingeniera, rdenes de Cambio de Ingeniera y Gestin de la
Configuracin.
La Gestin de Cambios de Ingeniera permite cambiar distintos aspectos de la
informacin maestra de produccin (por ejemplo, Listas de Materiales, listas de tareas,
materiales, documentos y otros objetos que se encuentren en una fase temprana de su
desarrollo), que tengan un histrico (con fechas de validez) o que dependan de unas
determinadas condiciones (con efectividad de parmetros). Los cambios afectarn a las
condiciones definidas con precisin (fechas precisas o valores de parmetros de
efectividad especficos). El objeto modificado se guarda dos veces: en su estado anterior
y despus con los cambios. Un registro maestro de cambios u rdenes de Cambio de
Ingeniera y Pedidos de Cambio de Ingeniera controla y documenta los cambios. A los
materiales y documentos se les puede asignar revisiones.
Para mejorar la gestin de los procesos de cambio, mySAP PLM provee de
flexibilidad para el diseo de procesos de cambio especficos de la empresa que pasan a
formar parte integral de las operaciones de mejores prcticas.
MySAP PLM ofrece un proceso de gestin de cambio integrado, que se requiere
para asegurar la calidad y permitir la gestin eficiente de las rdenes y pedidos de
cambio de ingeniera, no slo en la fase de diseo, sino tambin en todas las fases del
ciclo de vida.
Los procesos clave que dan soporte a las capacidades de gestin del cambio y la
configuracin son las siguientes:

Gestin de reclamaciones y Notificacin de los Cambios. Las

notificaciones de cambio pueden lanzar el proceso de cambio va una
descripcin simple del problema. Pueden vincularse a Pedidos de
Cambio de Ingeniera, para procesar un cambio si fuese necesario. Las
reclamaciones son un tipo de notificacin usadas para lanzar y controlar
acciones correctivas. Adems se realizan clculos del coste, para dar
soporte a los Pedidos de Cambio de Ingeniera.

Procesos de Gestin de Cambios de Ingeniera. Se han explicado

anteriormente.

Procesos de Gestin de rdenes de Cambio. Pueden simularse efectos

de cambio e identificar los elementos de aprovisionamiento existentes,
tales como rdenes de produccin, de planificacin o de compras, que se
veran afectadas, bien por un cambio de ingeniera o un cambio en las
rdenes de venta para un producto configurable.

Gestin de la Configuracin. Se recopila en una carpeta de

configuracin los objetos que describen un producto en una fase
particular del ciclo de vida. La carpeta de configuracin permite a la
empresa gestionar la configuracin de los productos y proyectos a travs
de las fases del ciclo de vida.

Los cambios del producto pueden ser mayores o menores. Las capacidades de
cambio y configuracin pueden tratar cualquier cambio, no importa lo complejo o
simple que sea. Estos cambios pueden simularse paso a paso, lo que ayuda a las reas

individuales de la empresa a determinar el coste del cambio antes de que el producto

conlleve un proceso de produccin modificado.
Son pasos del Cambio:

Se solicita un cambio. Las personas tanto internas como externas a la

empresa (socios externos o compaeros internos) pueden informar
fcilmente de cualquier tema, creando una notificacin de cambio en la
web.

Se considera el cambio. El workflow de mySAP PLM inmediatamente

dirige la notificacin de cambio al responsable de la gestin de la
configuracin, quien comprueba la factibilidad del cambio.

Se aprueba el cambio. Si se toma la decisin de realizar el cambio y

modificar el producto, se crea una Peticin de Cambio de Ingeniera
(ECR), y se asignan los objetos que van a ser afectados.

Se realiza el cambio. Usando el workflow, se ejecuta rpidamente el

proceso de cambio, sin problemas y eficientemente. Se trata de un
proceso flexible. Tras lanzarse el cambio, las rdenes de produccin
pueden adaptarse rpidamente para adecuar el cambio en el ltimo
minuto.

Entre los mapas de Escenarios de SAP:

Proceso de Diseo dirigido a CAD.

Ingeniera Especfica del cliente.

Gestin de Documentos.

Gestin de Cambio de Ingeniera.

Desarrollo de Nuevo Producto.

Gestin de rdenes de Cambio.

Copia de Datos en un entorno distribuido.

Ingeniera de Procesos.

Desarrollo de recetas.

3. 1. Mapa de Gestin de Cambio de Ingeniera

Los Mapas de escenarios de mySAP PLM se disean para todas las industrias.
Se muestra como los ingenieros y la gestin de la configuracin estn vinculados en los
procesos de cambio de ingeniera.
Tambin se muestra que los socios externos, por ejemplo los clientes, pueden
lanzar y realizar un seguimiento del proceso. Tras tomarse la decisin de realizar el
cambio, el proceso de cambio interno se ejecuta rpidamente usando el workflow. Se
determina todo el personal involucrado y se le notifica automticamente. Despus del
lanzamiento final del cambio, se adoptan las rdenes de produccin necesarias para
entregar los productos de acuerdo a los cambios sucedidos en el ltimo minuto. El
resultado es una gestin eficiente de los cambios de ingeniera para la empresa

extendida, que proporciona un valor potencial, especialmente en las reas de tiempos de

ciclo reducidos y aumento de la satisfaccin del cliente.
La Gestin del Cambio de Ingeniera se considera como un proceso de las
soluciones PLM por las siguientes razones:

La historia de los objetos, tales como documentos o Listas de Materiales

que tienen que ser almacenados.

Los cambios deberan nicamente ser efectivos bajo unas condiciones

definidas (parmetros de efectividad).

El proceso de cambio tiene que ser documentado.

La consistencia de los productos puede ser garantizada si se usan

procesos de cambio formales y documentados.

Todas las personas afectadas tienen que involucrarse en los procesos de

cambio.

Esto es por lo que la Gestin de Cambios de Ingeniera flexible, comprensiva y

dirigida por workflow, es una pieza central de la solucin mySAP PLM. Primero, los
diferentes meta-objetos son necesarios para el control y la gestin de los procesos de
cambio. En un primer nivel las Notificaciones de Cambio de Ingeniera son necesarias
para informar de los distintos aspectos que pueden llevar a un cambio de ingeniera. La
Notificacin de cambio se disea para usuarios u ocasionales que necesitan de una
manera sencilla de comunicar distintos aspectos desde la web. La notificacin de
cambio se dirige mediante workflow al responsable de la gestin de la configuracin,
quien usar la notificacin de cambio para comprobar el aspecto de que se trata y
decidir sobre las actividades apropiadas que deben sucederse. Si se toma la decisin de
realizar un Cambio de Ingeniera, se crea un Pedido de Cambio de Ingeniera (ECR) en
base a la Notificacin de Cambio, y ambos quedan vinculados. Finalmente se inicia el
proceso de cambio interno para los objetos seleccionados (documentos, Listas de
Materiales, etc.) En el siguiente paso, la viabilidad y necesidad de cambio para todos los
objetos afectados se comprueba por los responsables. Si dichos objetos pueden
cambiarse, el proceso de aprobacin puede iniciarse, de forma que todos los
departamentos afectados por el cambio pueden ser involucrados. Las actividades de
visionar y anotar o subrayar pueden usarse para ver los documentos y proporcionar
realimentacin electrnica durante el proceso. Si se aprueban los cambios, los ECR
pueden convertirse en rdenes de Cambio de Ingeniera (ECO) para el cambio fsico de
los objetos afectados. Adems los objetos se enviarn a los responsables que deban
hacer los cambios. Los cambios no pasan a ser efectivos hasta que el responsable de
Gestin de la Configuracin promociona o lanza la ECO. El lanzamiento puede darse en
un nico paso, como en los lanzamientos generales o como un lanzamiento que se da en
fases, permitiendo el lanzamiento en diferentes reas como coste o produccin, paso a
paso.
Si se lanzan cambios que afectan a procesos de produccin que se estn
ejecutando, se requiere de procesos de Gestin de rdenes de Cambio (OCM).
La Gestin de Cambios de Ingeniera (ECM), proporciona todo lo necesario para
establecer de forma rpida, efectiva y segura los procesos de cambio, lo cuales aseguran
la precisin y consistencia de la informacin.

Escenario de Gestin de Cambios de Ingeniera

Valores

Beneficios

Cliente

Gestor de la
Configuracin

Ms de un
10% de
incremento
en la
satisfaccin
del cliente.

Ingeniera

Los socios externos, por

Enviar Cambio
ej., los clientes
requerido
como
(iniciadores del cambio),
Notificacin
de
Cambio
envan los ECR rpida y
fcilmente va web como
Comprobar, crear ECR
ECN. El wf las dirige al
y asignar los objetos a
responsable de CM.
ser cambiados
Comprobar viabilidad
Ms de un Diseo e ingeniera
de los cambios a los
20% de
aseguran que los
objetos afectados
mejora en la objetos afectados
precisin de pueden ser cambiados.
Aprobar y Convertir en
los datos.
ECR
Llevado a cabo por
Cambiar los objetos
Diseo e Ingeniera
afectados con ECO
Ms de un El gestor del proyecto y
Lanzar ECOs para las
el gestor de la
20% de
subsiguientes reas
configuracin,
lanzan
las
reduccin
del tiempo ECO a las reas
posteriores, como
Hacer un seguimiento
global.
Planificacin, Coste y
del estado
Produccin.
Proceso de OCM si
fuese necesario
Aumenta la satisfaccin
Recibir el producto de
del cliente al recibir el
acuerdo al cambio
producto siempre con
requerido
los cambios de los
ltimos minutos.

Terminologa:
ECR Pedido de Cambio de Ingeniera
ECN Notificacin de Cambio de Ingeniera
CM Gestin de la Configuracin
ECO Orden de Cambio de Ingeniera
OCM Gestin de los Cambios de las rdenes

Beneficios

Valores

Ms de un
El gestor de la
configuracin y el gestor
50% de
del proyecto
reduccin
comprueban las ECN
en lo
para lanzar las
tiempos de
ciclo de
actividades apropiadas.
Por ej. creacin de ECR
cambio
y se determinan los
objetos afectados.
El gestor de la
configuracin y el gestor
del proyecto a travs del
wf dirigen los objetos
afectados de
modificacin a los
responsables de las
diferentes reas.
Realizado por el
iniciador del cambio.
El gestor del proyecto y Ms de un
50% de
gestor de la
configuracin, va OCM, reduccin
de las
adaptan la produccin
rdenes
que se est ejecutando a
los cambios. Para ello se relativas a
rehacer
transfieren los cambios
en la estructura del
trabajo
producto a rdenes de
produccin.