Estudio Tcnico

UNIDAD TEMTICA: VI. ORGANIZACIN LEGAL Y

ADMINSITRATIVA
Tema 2. Organizacin Funcional
V.1 Objetivo de aprendizaje: Determinar la estructura organizacional
adecuada al tipo de proyecto.
ORGANIZACIN
Se define como "Acuerdo sistemtico entre personas para llevar a cabo
un objetivo especfico" Sistema que permite una utilizacin equilibrada
de los recursos. El propsito que se persigue es establecer una relacin
entre el trabajo (incluyendo sus herramientas y localizacin), y el
personal que lo debe ejecutar.
Es obvio que uno de los elementos importantes en la fase de la
formulacin y evaluacin de un proyecto de inversin es, la forma de
cmo quedar organizado el proyecto. O sea quienes y como van a
delegar la autoridad y responsabilidad, cuales son las funciones que le
corresponden a cada una de las reas administrativas, cual es el perfil
que debe tener cada uno de los elementos humanos que ocuparn un
puesto dentro de la estructura administrativa. Estos y otros elementos
no menos importantes son los que debe contener un manual de
organizaciones.
MANUAL DE ORGANIZACIN
La idea de contar con un manual de organizacin es la de describir en
forma sencilla, rpida y entendible; el funcionamiento de la empresa
que genera el proyecto. Entonces, "el manual de organizacin es un
registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los
esfuerzos humanos"

responsabilidad y la descripcin de puesto de los altos niveles de

mando
OBJETIVOS DEL MANUAL
A continuacin se muestran objetivos de un manual de procedimientos:
-

Presentar una visin de conjunto de la empresa segn sea su giro.

Determinar las funciones que le corresponden a cada una de las
unidades orgnicas con que cuenta la empresa con el propsito de
delimitar responsabilidades, evitar duplicidad de mando y evitar, en
lo posible omisiones.
Integrar la ejecucin correcta del trabajo encomendado al personal
en sus diferentes puestos y propiciar la distribucin adecuada de las
tareas encomendadas.
Reducir el tiempo y el esfuerzo en la ejecucin del trabajo para
propiciar la productividad.
Facilitar el reclutamiento, la seleccin, la capacitacin y la
induccin del personal de nuevo ingreso.
Aprovechar en forma ptima el empleo de los recursos humanos,
materiales, tcnicos y financieros.

Los objetivos aqu planteados son para un manual de organizacin en

general. Sin embargo, habr que considerar que pueden haber
diferentes manuales de organizacin. Por ejemplo para un proyecto de
ampliacin de la planta, para una planta nueva, para un rea especfica
de actividad, etc.
Tomando en cuenta esta situacin, enseguida se proponen los puntos
bsicos mnimos que debe contener un manual de organizacin:

"El Manual de Organizacin es un documento que contiene la

informacin sobre las atribuciones y la estructura de las unidades
administrativas que integran cada empresa, los niveles jerrquicos, los
sistemas de comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad y
Material basado en el manual del profesor (Antologa)

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ELEMENTOS
MNIMOS
ORGANIZACIN

DE

UN

MANUAL

DE

A continuacin se muestran los elementos recomendados que

conforman un manual de organizacin.
1) IDENTIFICACIN
En esta parte del documento se debern indicar como mnimo los
siguientes elementos:
- El logotipo de la empresa o en su caso del organismo pblico de la
administracin federal, estatal o municipal.
- Nombre de la empresa o del organismo pblico centralizado o
descentralizado, segn sea el caso.
- En caso de que no sea un manual general, el nombre de la unidad
administrativa a la que est dirigido.
- Nombre completo del manual.
- Nombre de la unidad administrativa bajo cuya responsabilidad se
emite el manual.
- En caso de que as se requiera, registrar el nmero de revisin.
- Lugar y fecha de su publicacin.
Estos datos de identificacin se deben registrar en la portada del
manual.

3) INTRODUCCIN
La introduccin es una presentacin muy breve del contenido del
manual. Pero la introduccin debe estar redactada de tal manera que
desde un principio llame la atencin y el inters del lector o quien
consulte el documento. Es por eso que el manual, en esta parte, debe
plantear en forma precisa cules son los propsitos fundamentales que
se desean lograr, en que rea (s), departamento(s) o seccin se va a
aplicar su contenido, quin lo autoriz, cmo se va a usar el manual y
cada qu periodo de tiempo debe ser actualizado.
Los textos sobre metodologa de la investigacin recomiendan que esta
parte del documento sea escrita una vez terminada, revisada y
corregida la redaccin del manual, ya que a estas alturas ya se tiene
una visin general de su contenido.
4) DIRECTORIO
En una hoja se hace una relacin de los funcionarios principales y los
nombres de los puestos que ocupan. Se incluyen a funcionarios que
estn al frente de las unidades administrativas en las que se aplicar el
manual.
5) ANTECEDENTES HISTRICOS

2) NDICE
Se hace una relacin de cada una de las partes que integran el
documento. Se anotan en el orden en el que se van redactando los
captulos, los subcaptulos y los apartados de cada subcaptulo. La idea
es que toda persona que consulte el manual se le facilite el hallazgo del
tema de inters. Por eso tambin es importante que el paginado sea
correcto.

Material basado en el manual del profesor (Antologa)

En esta parte del documento se hace una sntesis histrica de lo ms

sobresaliente desde la fundacin de la empresa hasta la fecha en que se
elabora el manual. En especial se tiene que especificar por qu se cre
la empresa o sea qu objetivos se propusieron lograr con su creacin,
cul ha sido su evolucin, qu cambios y por qu se han hecho desde
su creacin a la fecha; cules han sido sus xitos y fracasos y cmo se
han superado stos.

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6) NORMATIVIDAD JURDICA

7) ORGANIGRAMA

En este apartado del manual se hace una presentacin de los Decretos,

Leyes, Reglamentos y otros instrumentos legales que dan soporte
jurdico a la creacin y operacin de la empresa.

El organigrama es una representacin esquemtica de la forma en que

est diseada la estructura administrativa de una empresa. De esta
seala el nmero de niveles jerrquicos que la integran, el nmero de
unidades administrativas as como la posicin que ocupan dentro de la
estructura, la interrelacin entre unidades administrativas, los canales
de comunicacin y las lneas de autoridad y responsabilidad
establecidas para un mejor funcionamiento de la empresa.

Se recomienda que la presentacin de las normas jurdicas se haga en

un orden jerrquico (de mayor a menor).
As, en primer lugar est la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos, Leyes Federales y Reglamentos, etc. Tambin se hacen
breves comentarios sobre instrumentos normativos internos de la
empresa. Aqu se incluyen el acta constitutiva de la empresa, los
estatutos, el contrato colectivo de trabajo, etc.

Consejo de
Administracin
Direccin
General
Asesora
Jurdica

Gerencia de
Ventas

Gerencia
Administrativa
Departamento
de sistemas

Jefatura de
Refacciones
Chofer

Material basado en el manual del profesor (Antologa)

Jefatura de
Taller
Promotor A

Mecnico A

Promotor B

Mecnico B

Promotor C

Mecnico C

Departamento
de Contabilidad

Secretaria

Caja

Intendencia

Auxiliar
Contable

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8) ESTRUCTURA ORGNICA
Una vez aprobado el organigrama lo que sigue es describir las
actividades que deben realizar cada una de las unidades administrativas
que integran al organigrama para de esta manera evitar en lo posible la
evasin de responsabilidades y obligaciones que corresponda a cada
unidad administrativa.
Para realizar la descripcin de actividades es recomendable que se
empiece por el planteamiento de los objetivos de cada unidad
administrativa. Que se usen los mismos nombres de las unidades
administrativas que se usaron en el organigrama y que la descripcin
de las funciones sea de los niveles jerrquicos y unidades
administrativas superiores hacia los inferiores.
9) ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
Aunque las atribuciones y funciones deben incluirse en la descripcin
de actividades que corresponde a la estructura orgnica, en esta
ocasin se estn separando porque juegan un papel importante en una
estructura administrativa.
En primer lugar las atribuciones se refieren a todo un conjunto de
actividades que legalmente le estn permitidas realizar a la empresa.
En este caso, cada uno de los funcionarios o empleados que ocupan un
puesto dentro de la estructura administrativa, tienen atribuciones que
deben realizar, siempre y cuando estn dentro de la normatividad
jurdica establecida para el giro de la empresa.
En segundo lugar las funciones se refieren a la ejecucin de las
actividades que tiene permitido realizar la empresa. As se tiene que
hacer una descripcin de todas las funciones relevantes de cada unidad
administrativa. Entonces, cada unidad administrativa debe conocer con
precisin cul es el conjunto de funciones que le corresponde realizar a
la unidad administrativa en su conjunto y a cada uno de los puestos que
la integran. De esta manera a cada unidad administrativa se le facilitar
la consecucin de sus objetivos. Un ejemplo de funcin que
Material basado en el manual del profesor (Antologa)

corresponde a la Direccin de Administracin y Evaluacin de

Proyectos es planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que
estn asignadas a esta unidad administrativa.
LA DESCRIPCIN DE PUESTOS INCLUYENDO OBJETIVOS
Y FUNCIONES Y EL PERFIL DEL PERSONAL PARA
OCUPAR EL PUESTO.
Esta parte del documento est completamente relacionada con el
organigrama, la estructura orgnica y las atribuciones y funciones;
punto que ya fue abordado en lneas arriba. Por lo tanto, aqu solo
agregaremos algunos puntos como los siguientes:
- Que la descripcin de puestos se inicia desde el nivel jerrquico
ms alto, como puede ser el Consejo de accionistas hasta llegar al
ms bajo que puede ser una jefatura de departamento.
- Que para cada puesto se redactan sus objetivos, sus funciones y el
grado acadmico que debe tener la persona que debe ocupar el
puesto. En este ltimo caso se especifica cul es el rea que se va a
ocupar, el nombre del puesto, la ubicacin del puesto dentro del
nivel jerrquico de la estructura organizativa, la ubicacin fsica
dentro de la institucin y la dependencia directa de la unidad
administrativa o sea quien es el jefe inmediato superior de quien va
a ocupar el puesto directivo en la unidad administrativa.
COMO USAR EL MANUAL
Esta es una de las partes importantes del manual porque contiene los
lineamientos a que tiene que sujetarse el usuario. Por eso estos
lineamientos por lo comn se registran en la introduccin, en la cual se
pueden dar indicaciones como las siguientes:
- Que el manual contiene una descripcin detallada de la estructura
de la unidad administrativa a la que est dedicado el documento y
lo mismo se har en el caso de un manual general.
- El nombre del puesto o la persona a quien dirigirse en los casos en
que se tengan observaciones con respecto a correcciones, cambios
y recomendaciones para actualizar y mejorar el manual.
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En aquellos casos en que se usen claves o smbolos explicar cul es

el significado de cada uno de ellos.
La responsabilidad que tiene los usuarios de que el manual debe
permanecer siempre en la unidad administrativa a la que
corresponde, etc.
Actividad VII.2 Estructura organizacional. En equipos (integrantes del
equipo de trabajo para el proyecto de inversin) determinar el organigrama
del proyecto as como la descripcin de las funciones que realiza cada
persona.
Realcelo en formato de REPORTE.
http://marcelrzm.comxa.com/Rubricas/Rubricas.htm
Enviar por correo a: marcelrzm@hotmail.com, marcelrzm@yahoo.com.mx;
marcelusoacademico@hotmail.com; marcelrz2002@yahoo.com.mx
Y con copia a todos los integrantes del equipo incluyendo a la persona que
enva el correo. En Asunto colocar VII.2. Estructura organizacional.

Material basado en el manual del profesor (Antologa)