TEMA 5: La evaluacin y el control en las organizaciones.

DEFINICIONES DE CONTROL
Segn la RAE, control es comprobacin, inspeccin, fiscalizacin, intervencin. Por otro lado,
tenemos otras definiciones como: Es la funcin administrativa que consiste en observar y registrar
el desarrollo de la ejecucin de los programas a fin de mantener una comparacin continua entre lo
planificado y lo ejecutado y aplicar, si es necesario, medidas correctoras y Es la apreciacin del
resultado de la ejecucin en comparacin con el plan. Establece causas de las desviaciones y las
medidas para su correccin.
DEFINICIONES DE EVALUACIN
Segn la RAE, evaluacin es accin y efecto de evaluar. Por otro lado, tenemos otras definiciones
como: La recogida sistemtica de informacin sobre las actividades, caractersticas e impacto de
los programas, el personal y los productos, que ser utilizada por personas especficas para reducir
su incertidumbre, mejorar la efectividad, y tomar decisiones sobre le funcionamiento y los efectos
del programa, del personal y de los productos y Conjunto de actividades que sirven para dar un
juicio, hacer una valoracin, medir algo (objeto, situacin, proceso) de acuerdo con determinados
criterios de valor. El sentido de la evaluacin viene dado porque queremos valorar los resultados de
algo, con la idea de mejorarlo
CONTROL VS EVALUACIN
Aunque los trminos evaluacin y control se usan indistintamente en muchos manuales de
Administracin conviene que los diferenciemos. Veamos algunas diferencias entre ambos
conceptos.

Toda institucin puede ser interpretada como un gran sistema que interacta con el medio
(entorno), a travs de dos subsistemas:

Un subsistema que capta insumos, los procesa y entrega productos (bienes o servicios),
con los cuales se espera atender las demandas de los clientes.

Un subsistema ms amplio, que comprende al anterior, que se propone generar

impactos en la comunidad de usuarios y en el medio exterior, como consecuencia del
aprovechamiento de los productos que entrega.

El primer subsistema se focaliza en los procesos y tiene como objetivo fundamental entregar
eficientemente los productos destinados a los clientes. Su mbito de control es sobre los insumos,
los procesos y los productos. Digamos que su preocupacin principal es la eficiencia, entendida
como la maximizacin de los productos sobre los insumos. Para el ejercicio del control se basa en
metas de produccin y maneja indicadores como unidades de producto, unidades de producto por
unidad de tiempo, unidades de producto por unidad de insumo, disponibilidad y rendimiento de los
insumos, calidad y racionalidad de los procesos, etc.
Este subsistema interno, centrado en los procesos, se preocupa fundamentalmente por verificar
que se hagan bien las cosas, que se generen los productos, que se cumplan los procesos con una
racional utilizacin de los insumos. A la intervencin de la gerencia sobre este subsistema la
llamaremos Control de Procesos.
En la otra dimensin, el subsistema externo se nutre de los productos del sistema interno y su
salida es la verificacin de la finalidad, unida a la generacin de determinados efectos en el medio
externo (en los usuarios, en la comunidad, en la sociedad, en la economa, en el sistema ecolgico,
en otros actores afectados).
Generalmente se espera que, como consecuencia del uso de los productos que entrega el primer
subsistema, se den ciertos resultados en el entorno. La verificacin del logro de dichos resultados
deseados, as como la medicin de otros tipos de efectos externos que resulten de la accin
institucional, constituyen la preocupacin bsica del subsistema externo.
Decimos que el sistema institucional es eficaz, en la medida en que se obtengan los resultados
esperados.
El subsistema externo se focaliza en la eficacia (medida del logro de los efectos deseados) y a la
intervencin gerencial que se preocupa por este mbito, la llamaremos Evaluacin de Resultados.
QU ES CONTROLAR?
Asegurar que lo que planificamos se va cumpliendo. Disponer de informacin sobre el grado de
ejecucin de las tareas. Conocer las desviaciones sobre los objetivos y sus posibles causas y
conocerlo a tiempo, de tal manera que podamos tomar medidas para corregir la situacin.
Aprovechar las oportunidades de mejora que se van presentando.
EL PROCESO BSICO DEL CONTROL
El proceso bsico del control incluye tres pasos:
1. Establecer estndares.
2. Medir el desempeo con dichos estndares.
3. Corregir las variaciones de los estndares y los planes.
Es importante tener en cuenta la importancia de:
Participacin, que dar transparencia al proceso y disminuir las resistencias de los trabajadores a
este proceso. Busca comprobar que las cosas suceden conforme al plan previsto y como corregirlas
si no es as, no es una suerte de vigilancia policial.
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Algunas caractersticas del proceso de control son:

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Deben dirigirse hacia los aspectos clave de la produccin y adecuarse al nivel donde se
realiza.
Las responsabilidades deben de estar clara e individuamente establecidas.
El coste del control debe ser adecuado a sus posibles beneficios. Deben ser factibles de
aplicar sin muchas complicaciones.
Deben se flexibles para adaptarse a situaciones nuevas. Deben ser giles y alertar con
rapidez de las desviaciones.

TIPOS DE CONTROL
En cuanto al tiempo:
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Previo: Se realiza al inicio y suele buscar que todo (recursos y organizacin) est dispuesto
como se prev en el plan.
Peridico: Se desarrolla en momentos y tiempo definido previamente.
Continuo: Medidas de valoracin inmediata de la actividad realizada.
Espordico: Se estima conveniente hacer ante la aparicin de una seal de alarma.
Final: Etapa que cierra el ciclo administrativo. Mide lo realizado Etapa que cierra el ciclo
administrativo. Mide lo realizado.

En cuanto a la forma:
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Control interno: Cuando lo realiza el personal integrado en la propia organizacin.

Expertos: Hace referencia al supervisor o sujeto de mayor cualificacin.
De pares o colegas: Sujetos del mismo nivel y responsabilidad profesional.
Control externo: Cuando lo realizan instituciones o personas de fuera de la organizacin

En cuanto al medio pueden realizarse a partir de:

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Observaciones directas.
Observacin indirecta: anlisis de registros (indicadores, encuestas, etc.).
Los mandos intermedios: supervisores, adjuntos, etc. Auditorias: cortes transversales o
retrospectivos.
Inspeccin: supone una fiscalizacin muy formal que puede terminar en sancin.

MBITOS DEL CONTROL

Pueden realizarse controles o evaluaciones:
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Sobre los objetivos: seguimiento de los contratos-programa de las instituciones o de los

acuerdos de gestin de las unidades clnicas.
Sobre el gasto: suelen estar incluidos en los anteriores, aunque pueden ser realizados
especialmente sobre aquellas partidas del gasto ms importantes.

Sobre el personal: para evaluar las competencias profesionales, y se suelen centrar en sus
actitudes, aunque tambin se pueden referir a sus conocimientos y habilidades.
Sobre los recursos materiales: sobre su adecuacin, utilidad clnica, funcionamiento
correcto o costo.