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LICEO JORGE ALESSANDRI R.

CALAMA
MODULO VERIFICACION DE EXISTENCIAS
PROF. RICARDO PIZARRO G.
NIVEL 4 G SECRETARIADO DUAL Y 4H VENTAS DUAL

UNIDAD II
EL CICLO DE LOS MATERIALES Y EXISTENCIAS EN LA EMPRESA
2.1 Medicin de Existencias: cada rea de la empresa, ya sea bodega de MP, las diversas
secciones productivas, o el depsito de PA, tiene inters en aumentar sus niveles de
existencias para garantizar su seguridad y reducir los riesgos de que falte material para
trabajar.
Medir o calcular las existencias significa establecer los niveles de existencias adecuados
para el abastecimiento de la produccin sin caer en los extremos: existencias excesivas o
insuficientes.
Las existencias excesivas provocan desperdicio de dinero y prdidas financieras
consecuencia de los costos ms elevados. Las existencias insuficientes, por otro lado,
producen detenciones e interrupciones de la produccin por inexistencias de materiales, lo
que provoca perjuicios a la empresa. Ambos extremos deben evitarse.
El clculo de existencias se fundamenta en los siguientes supuestos:
a) Cules son los materiales que deben permanecer en existencia?
b) Qu existencia sern necesarias para un determinado periodo?, o sea cul es el
nivel de existencias de cada artculo?
c) Cundo deben restablecerse las existencias?, es decir, cul es la periodicidad de
las compras y el giro de las existencias?
El gran desafo consiste en saber cules son los materiales, cunto y cundo debern estar
disponibles para abastecer la produccin. Cada tipo de material almacenado se llama
artculo de existencias. Cuando mayor es el nmero de artculos de existencias, mayor ser
la complejidad de la administracin de materiales.
En realidad, el clculo de los niveles de existencia se fundamenta en la previsin del
consumo de materiales. La previsin del consumo, llamada tambin previsin de demanda,
es una estimacin a priori de qu cantidad de determinado material ser consumido o
necesario durante un determinado perodo.
Las principales tcnicas cuantitativas que se utilizan para calcular la previsin del consumo
son: mtodo del consumo del ltimo perodo, mtodo del promedio mvil y mtodo del
promedio mvil ponderado.
2.1.1 Mtodo del consumo del ltimo periodo: es el mtodo ms simple y realista.
Consiste en prever las ventas o el consumo del prximo perodo, basndose en el consumo
o demanda del perodo anterior. Muchas veces se adiciona una cierta cantidad, cuando el
consumo es relativamente creciente de un perodo a otro.
Por ejemplo, si en el periodo 1 se vendieron 100 unidades de artculo X, se espera que para
el prximo perodo se venda la misma cantidad ms un leve incremento del 10%. Entonces
tendramos lo siguiente:
Ventas Perodo 1: 100 unidades
Incremento de Ventas Esperado: 10% sobre las ventas del perodo 1 = 10 unidades
Ventas Esperadas Perodo 2 = 100 + 10 = 110 unidades
La empresa deber contar con al menos 110 unidades para abastecer la demanda por ventas
o consumo interno del producto X

2
Artculo
WWW
XXX
YYY
ZZZ
X57
007
513
299

Venta
Periodo 1
100.000
200.000
800.000

%
Incremento
proyectado
10
15

%
Disminucin
proyectado

5
10
25
30

Variacin
unidades

Ventas
Proyectadas
Perodo 2

80.000
250.000
50.000

200.000
100.000

180.000
115.000

2.2 Mtodo del promedio mvil: en la prctica es un mtodo semejante al anterior, pero
algo perfeccionado: la previsin del prximo perodo se calcula a partir de los promedios de
consumo de los periodos anteriores. Si la tendencia fuese de consumo creciente, el
promedio futuro ser mejor. Si la tendencia fuese de un consumo decreciente, la media
futura ser menor.
La ventaja de este mtodo radica en lo simple y fcil de su clculo. Las desventajas residen
en el hecho de que los promedios mviles son influenciados por valores extremos y de que
los perodos ms antiguos tienen el mismo peso que los actuales.
El perodo promedio depender de lo que se quiera proyectar, pueden incluirse dos, tres,
cuatro, cinco o seis meses y hasta un ao para efectuar la proyeccin.
Ejemplo:
Las ventas del artculo X presentan la siguiente informacin histrica:
Enero: 100 unidades
Febrero: 150 unidades
Marzo: 200 unidades
De lo anterior, se desprende que el promedio de ventas es de 150 unidades en el trimestre
Enero-Marzo, el aumento mensual ha sido de 50 unidades, por lo que para el perodo de
Abril se espera una venta de 250 unidades. En este caso hay una clara tendencia a la baja.
Ejercicios: Calcula el promedio de los siguientes datos y a la proyeccin de ventas para el
mes 7 basndose en un, dos, tres, cuatro y seis meses anteriores.
Artculo
Abc1
XXX
RTH

Mes 1
100
450
1005

Mes 2
105
470
1406

Mes 3
110
480
1807

Mes 4
115
490
2208

Mes 5
120
500
2609

Mes 6
125
520
3010

2.3. Mtodo del Promedio Mvil Ponderado: Se trata de una variacin del mtodo anterior.
Los valores de los perodos ms recientes reciben un peso mayor que los valores de los
perodos ms antiguos.
El clculo de existencias depende, por lo tanto, de la previsin de consumo de material. Al
calcular las existencias se pretende atender a una parte del consumo previsto y no a su
totalidad, pues el consumo no sucede de una sola vez, sino que a lo largo de un perodo.
As, existe una cantidad necesaria y una cantidad mnima atendida por las existencias. De
aqu la necesidad de una cierta rotacin (IR), basado en la siguiente ecuacin.
ndice de Rotacin (IR) = consumo promedio en el perodo / existencias promedio
El IR representa el nmero de veces que las existencias giran en el perodo considerado en
relacin con consumo promedio del artculo. Ese periodo puede ser un da, mes o ao. As,
el consumo promedio de un artculo es de 1000 piezas por ao y las existencias promedio
en el perodo son 200 piezas, el IR ser 5. en otras palabras, las existencias del artculo
giraron 5 veces al ao. Cuando mayor sea el IR, tanto menor ser la inversin financiera
efectuada en existencias en funcin de su consumo promedio

3
Ejercicio completa la siguiente tabla:
Artculo
003
897
777

Consumo Promedio
1597000
900000

Existencia Promedio
55000
600
7
4.5

IR

2.4. Proyeccin de Ventas: entenderemos por proyeccin de ventas la cantidad de productos

o servicios que la empresa pretende o espera vender y colocar en el mercado durante un
determinado ejercicio.
La proyeccin de ventas debe especificar cada producto o servicio de la empresa y las
ventas previstas para cada mes del ao. Esta cantidad de ventas prevista representa la
cantidad que debe ser producida y puesta a disposicin del departamento de ventas para la
entrega a los clientes.
Este es el compromiso de la administracin de la produccin:
Producir y entregar al Departamento de ventas la cantidad correcta y en el momento
oportuno los productos o servicios acordes con la proyeccin de ventas.
La proyeccin de ventas funciona como una brjula o elemento orientador para la
produccin y en general para la administracin general de la empresa
Esta proyeccin debe ser efectuada por el Departamento de Ventas o de marketing de la
empresa, de acuerdo con las ventas histricas y las respectivas de futuro. Esta proyeccin
va corrigindose dependiendo de las circunstancias del entorno, como por ejemplo:
variaciones de la demanda, ventajas o desventajas repentinas para la entrega de productos,
ingreso de productos sustitutos, etc.
2.5 Determinacin de requerimientos de produccin o salidas por ventas: como observamos
en el apartado anterior, la proyeccin de ventas por tanto ahora veamos la relevancia de los
inventarios.
El inventario inicial es la cantidad de productos terminados en un proceso productivo
anterior y/o de compras, que permanece en el centro de almacenaje, esperando para ser
entregado a los clientes, por lo tanto, rebaja la cantidad que se necesita producir.
Por otra parte, cada empresa define una cantidad mnima de productos terminados que
deben permanecer en sus bodegas para efectos de entregar a los clientes que soliciten en
forma inmediata dichos productos, por lo que la produccin debe asegurar la mantencin de
dicho inventario al final de una venta.
De lo anterior, se deduce que el requerimiento de produccin esta dado por la siguiente
formula:
Cantidad a producir = proyeccin de ventas inventario inicial en bodega + inventario
inicial deseado
Por ejemplo, tenemos el caso de una empresa que planea vender 600 unidades y desea que
al final del perodo queden en la bodega al menos el 5% de lo que se planea vender el mes
siguiente. Las ventas del mes subsiguiente se proyectan un 2% ms altas que las del mes
inmediatamente anterior. Se desea saber que cantidad debe producirse.
Proyeccin de Ventas mes 1 :600 unidades
Inventario Inicial mes 1 : 600*5%=30 unidades
Inventario Final mes 1 : (600*1.02)*% = 31 unidades
Cantidad a producir 600+31-30 = 601

2.6 Determinacin de requerimientos de compra: Una vez definido la produccin y los

materiales necesarios para su ejecucin, se han de revisar las existencias en bodega para
determinar la cantidad exacta de materiales a adquirir de forma tal que se minimicen los
costos por almacenamiento y mantencin de materiales detenidos.
El requerimiento de compra, se determinar de acuerdo a la siguiente formula:
Cantidad a Comprar = Cantidad Requerida por Produccin Inventario en Bodega +

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Inventario Final Deseado
De aqu se desprende que es muy relevante mantener una informacin adecuada y oportuna
respecto de las existencias en bodega de los materiales necesarios para la produccin.
Asimismo, es importante la definicin de la cantidad de Inventario Final Deseado, el cual
se refiere a la cantidad que permite asegurar una afluencia continua de materiales al proceso
productivo, de forma que si no est no se estanque por carencia de material.
Ejercicios: con los datos de los ejercicios desarrollados en la seccin anterior 2.5, determina
los requerimientos de Compra de materiales, considerando los siguientes supuestos:
Por cada artculo se necesitan 10 litros de materiales MTV y 5 de WWF.
La poltica de Inventario Inicial para el material MTV es 20% de lo que se necesitar el
periodo siguiente. Para WWF es 15% de lo que se utilizar en el periodo siguiente:
2.7 Ejecucin de pedidos de renovacin o reposicin: Una vez determinada la cantidad tipo,
y calidad de materiales a comprar, se debe ejecutar un pedido a un proveedor externo, por
medio de una orden de compra u orden de pedido, como t ya conoces.
2.8 Aspectos generales de la reposicin de materiales: la recepcin de materiales es
efectuada por el Departamento de Compras, cuando recibe del proveedor el material
solicitado en la orden de compra:
Al momento de recibir el material se debe verificar si las cantidades estn correctas y
realizar junto al organismo de control de calidad, cunado corresponda, la inscripcin para
comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra.
Una vez confirmada la cantidad y calidad del material, el departamento de compras autoriza
a la bodega a recibir el material y enva el Departamento de Finanzas la autorizacin para
el pago de la factura al proveedor, en las condiciones de precio y plazo de pago convenidas
con el proveedor.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N 2
Ejercicio1 completa la siguiente tabla: (16 puntos)
Mtodo del consumo del ltimo periodo
Artculo
Venta
%
%
Periodo 1
Incremento Disminucin
proyectado
proyectado
WWW
100.000
10
0
XXX
200.000
15
0
YYY
800.000
0
5
ZZZ
200.000
0
10
X57
500.000
25
0
007
200.000
30
0
513
200.000
0
10
299
100.000
15
0

Variacin
unidades
10.000
30.000
40.000
80.000
50.000
50.000
20.000
15.000

Ventas
Proyectadas
Perodo 2
110.000
230.000
760.000
720.000
250.000
550.000
180.000
115.000

Ejercicio2: Calcula el promedio de los siguientes datos y a la proyeccin de ventas para el

mes 7 basndose en un, dos, tres, cuatro y seis meses anteriores. (6 puntos)
Mtodo del promedio mvil
Artculo
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
Mes 5
Mes 6 Mes 7
Abc1
100
105
110
115
120
125
130
XXX
450
470
480
490
500
520
530
RTH
1005
1406
1807
2208
2609
3010
3411
Ejercicio3 completa la siguiente tabla: (6 puntos)
Mtodo del Promedio Mvil Ponderado
Artculo
Consumo Promedio Existencia Promedio
IR
003
1597000
55000
29036
897
4.200
600
7
777
900000
20.000
4.5
Realiza los ejercicios en un solo archivo Word y lo envas al
ricardojartp@hotmail.com

correo

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28 puntos. FECHA DE ENTREGA VIERNES 23 SEPT.

UNIDAD III
GESTION DE BODEGA E INVENTARIOS
5.2. MTODOS DE CLASIFICACIN DE EXISTENCIAS
Los productos pueden ir en ms de una categora, ya que un producto puede
ser utilizado directamente por el consumidor o puede servir para producir
nuevos bienes.
Las existencias pueden ser separadas o clasificadas de acuerdo a distintos
criterios, puede ser de acuerdo a su grado de importancia en el proceso
productivo o tambin por clase de productos.
Cada empresa decide qu tipo de clasificacin realizar de sus materiales,
generalmente depende mucho del rubro en que se desempee.
5.2.1. CLASIFICACIN POR EXISTENCIAS

Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega,

las empresas utilizan sistema de codificacin de materiales.
Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos,
etc. Para facilitar la administracin de materiales se deben clasificar los
artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos
de almacenaje adecuado, operacionalizacin de la bodega y control
eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de
artculos, a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin,
esquematizacin, y codificacin de todos los materiales que componen
la existencia de la empresa.
Catalogacin significa el inventario de todos los artculos
existentes sin omitir ninguno. La catalogacin permite la presentacin
conjunta de todos los artculos proporcionando una idea general de la
coleccin.
Simplificacin significa la reduccin de la gran diversidad de
artculos empleados con una misma finalidad. Cundo existen dos o ms
piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin: la eleccin de
slo uno para su uso. La simplificacin favorece la normalizacin.
Especificacin significa la descripcin detallada de un artculo,
como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. cuando mayor es la
especificacin, se contara con ms informaciones sobre el artculo y
menos dudas con respecto a su composicin y caractersticas. La
especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la
inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto.
Etc.
Normalizacin indica la manera en que el material debe ser
utilizado en sus diversas aplicaciones, la palabra deriva de normas, que
son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarizacin significa establecer idnticos estndares de peso,
medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas
variaciones entre ellos. La estandarizacin hace, que por ejemplo los
tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que
cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias.
As, catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin y
estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la
clasificacin. A partir de la clasificacin se pueden codificar los
materiales.

Clasificacin

Catalogacin
Simplificacin
Especializacin
Normalizacin
Estandarizacin

Codificacin

As, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con sus

dimensin, forma, peso, tipo caractersticas, utilizacin, etc. la
clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material
ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin en
la bodega.
5.3. OPERACIN ES BSICAS DE BODEGA
Las necesidades de materiales no siempre son inmediatas y casi nunca son
constantes. Cuando los materiales no son necesarios para el proceso
productivo, deben ser almacenados. En el momento oportuno, cuando son
necesarios, los materiales deben estar inmediatamente disponibles para la
utilizacin en el proceso productivo.
A travs de este tem se pretende conocer los procedimientos bsicos de
bodega, lo cual reviste una gran importancia, ya que constituye el
almacenamiento de los materiales requeridos para que la empresa funcione.
5.3.1. Recepcin y Revisin:
Es cuando el organismo de compras de una empresa recibe del proveedor el
material solicitado en el pedido de compra. En la recepcin del material, el
organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y realiza junto
con el organismo de control de calidad, la inspeccin o revisin para comparar
el material con las especificaciones determinadas en el pedido de compra. Es
lo que se llama revisin de calidad en la recepcin del material.
Confirmadas la cantidad y calidad del material, el organismo de compras
autoriza a la bodega recibir el material y encamina al organismo de tesorera o
cuentas a pagar la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro
de las condiciones de precio y plazo de pago.

3. Codificacin de materiales.
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas
utilizan sistema de codificacin de materiales.
Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos
por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de
materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita
procedimientos de almacenaje adecuado, operacionalizacin de la bodega y control
eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos, a la catalogacin,
simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin, y codificacin de todos los
materiales que componen la existencia de la empresa.
Catalogacin significa el inventario de todos los artculos existentes sin omitir
ninguno. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todos los artculos
proporcionando una idea general de la coleccin.
Simplificacin significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados
con una misma finalidad. Cundo existen dos o ms piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificacin: la eleccin de slo uno para su uso. La simplificacin
favorece la normalizacin.
Especificacin significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas,
formato, tamao, peso, etc. cuando mayor es la especificacin, se contara con ms
informaciones sobre el articulo y menos dudas con respecto a su composicin y
caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el
material, el trabajo de ingeniera del producto. Etc.
Normalizacin indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones, la palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarizacin significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La
estandarizacin hace, que por ejemplo los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo
cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias.

7
As, catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin y estandarizacin
constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se
pueden codificar los materiales.

Clasificacin

Catalogacin
Simplificacin
Especializacin
Normalizacin
Estandarizacin

Codificacin

As, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con sus dimensin, forma, peso,
tipo caractersticas, utilizacin, etc. la clasificacin debe hacerse de tal modo que cada
gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin en
la bodega.
La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar
significa representar cada articulo por medio de un cdigo que contiene las informaciones
necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms
usados son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico.
El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras cada una de
las cuales identifica determinadas caractersticas y especificaciones. El sistema alfabtico
limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema
poco utilizado.
El sistema Alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor
nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase,
mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del articulo.

AB
..
..
..

286
.....
.....
.....
Cdigo indicador
Grupo
Clase

El sistema numrico es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de

informacin e ilimitado numero de artculos que abarca. Comnmente se denomina sistema
decimal, porque las informaciones bsicas son proporcionadas por medio de varios
conjuntos de dos nmeros. La primera decena, es decir, el primer par de nmeros, clasifica
las principales clases de materiales:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Materias Primas
Materiales en procesamiento
Materiales semiacabados
Materiales acabados o componentes
Productos acabados
Materiales de oficina
Materiales de limpieza
Materiales inflamables
Combustibles, aceites y lubricantes
Materiales diversos.

8
La segunda decena clasifica los principales grupos de materiales en cada clase representada
por la primera decena. Mientras la primera decena indica la clasificacin general, la
segunda decena indica los diversos grupos de materiales en cada clase. Considere la clase
06, materiales de oficina, con los siguientes grupos de materiales:
6

materiales de oficina
1
papel de apuntes
2
block de carta
3
papel tamao carta
4
plumas
5
lpices
6
gomas
7
clips
8
sobres
9
otros materiales
La segunda decena representa la codificacin individualizadora. Muchas veces es necesario
contar con una tercera decena para definir mejor los diversos tipos de materiales.
Considere, por ejemplo, la codificacin individualizadora 04, plumas, que debe ser definida
mejor:
6

- 04 1
2
3
4
etc.

marca Bic, color azul, punto fino

marca Bic, color rojo, punto fino
marca Bic, color negro, punto fino
marca Faber, color azul, punto fino

La tercera decena representa la codificacin definidora. As:

00
..
..
..
..
..

00
..
..
..
..

00
..
..
..

0
.
.
dgito de control

clasificacin definidora (identificacin)

Clasificacin individualizadora (grupo)
Clasificacin general (clase)
El sistema decimal permite una enorme amplitud de variaciones, pues puede ser dividido en
clases, grupos, subclase y subgrupos conforme las necesidades de cada empresa.
La codificacin debe sustituir el nombre del material en todos los documentos de la
empresa, principalmente en las materias RM.
EJEMPLO: Imagina tu sala de clases, esta compuesta por mesas, sillas,
puertas, basurero, escobilln, pizarra, canaletas de luz, tubos
fluorescentes, etc. no te olvides que se clasifica por familia, es decir,
muebles, artculos elctricos, artculos de aseo, etc.
Desarrollo.
01 le daremos a la sala de clases, para identificarla, no te olvides que
son muchas salas (02,03,04)
Clasificamos por familia:
Muebles: mesas, sillas, puertas, pizarras
Artculos de aseo: escobilln y basurero
Artculos elctricos: canaletas y tubos fluorescentes
Ahora a codificar
01 muebles
01 mesas

9
02 sillas
03 puertas
04 pizarras
02 artculos de aseo
01 escobilln
02 basurero
03 artculos elctricos
01 canaletas
02 tubos fluorescentes
Entonces, si quiero saber el cdigo de las puertas tenemos (01 sala, 01
mueble y 03 puertas), en resumen el cdigo es (010103).
Si quiero saber el cdigo del basurero tenemos (01 sala, 02 artculos de
aseo y 02 basurero), en resumen el cdigo es (010202).
Cualquier consulta al correo ricardojartp@hotmail.com
4. Inventario Fsico.
Se da el nombre de inventario de materiales a la verificacin o confirmacin de la
existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario
es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con las
existencias anotadas en los ficheros de existencias o en banco de datos sobre los materiales.
Algunas empresas dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica
fsica o palpable de aquello que hay en existencia en la empresa y para diferenciarlos de las
existencias registradas en las FE.
El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace
en toda la empresa: en la bodega, en las secciones, en el depsito, etc.
El inventario fsico es importante por las siguientes razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias fsicas (cantidad real de existencias).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas y las existencias contables,
en valores monetarios.
c) Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efecto
de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamentan en dos razones:
a) El inventario cumple con las exigencias fiscales, pues debe ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislacin
b) El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad la
existencia del material y la aproximacin del consumo real.
A) Tipos de inventario.
Existen dos tipos de inventarios: los inventarios generales y los inventarios rotativos.
Los inventario generales son aquellos efectuados al final del ejercicio fiscal de la empresa,
que abarcan la totalidad de los artculos de existencias de una sola vez. Por el volumen de
conteos que se realizan demoran algn tiempo y exigen la paralizacin de cada rea
inventariada. No permite compensaciones o ajustes, ni el anlisis de las causas de las
diferencias entre las existencias de las FE y las existencias realmente contadas.
Los inventarios rotativos son aquellos efectuados a travs de un programa mensual, que
involucran determinados artculos de material por mes. Con la menor cantidad de artculos,
el inventario no exige la paralizacin del rea inventariada y permite condiciones de
anlisis de las causas de las diferencias, as como mejor control. Los artculos de clase A se
programan para ser inventariados tres veces por ao, los de clase B dos veces al ao y los

10
de clase C slo se inventaran una vez al ao. Es obvia la superioridad de los inventarios
rotativos sobre los inventarios generales.
B) Planeacin del inventario
Para que pueda realizarse dentro del menor tiempo y de la mejor manera posible, el
inventario debe ser bien planeado. La planeacin del inventario debe incluir las siguientes
etapas:
1. convocatoria de los equipos para inventariar: quienes hagan el inventario deben ser
escogidos y agrupados en dos equipos: el equipo del primer conteo, o de
reconocimiento, y el equipo del segundo conteo o de revisin. Cada equipo debe ser
convocado con cierta anticipacin, con todas las aclaraciones y suficiente
motivacin, para la buena realizacin del conteo.
2. Arreglo fsico: Los artculos que sern inventariado debern ser adecuadamente
arreglados, agrupando artculos iguales, identificndolos con las respectivas tarjetas,
desobstaculizando los corredores para facilitar el movimiento, aislando los artculos
que no sern inventariados de manera de facilitar los trabajos de conteo. El arreglo
fsico de los materiales que se van a inventariar permite un trabajo ms rpido e
inteligente del conteo.
3. Tarjeta del inventario: tambin se llama ficha de inventario y constituye el medio
del registro del conteo de cada artculo, la tarjeta de inventario puede ser impresa en
diferentes colores para identificar los tipos de existencias y tener partes destacables
hasta para tres conteos del mismo artculo. Cuando el control de existencia se hace
por procesamiento de datos, las marcas identificadoras pueden ser preimpresas por
la computadora, definiendo el cdigo del artculo, la descripcin del material, la
localizacin y fecha del inventario. Slo la cantidad deber ser anotada por quienes
realizan el inventario.
(Modelo de tarjeta de inventario)
Cdigo:
Descripcin:
Local:
Cantidad:
2 Conteo
Cdigo:
Descripcin:
Visto
Cotejado
Local:
Cantidad:
Cdigo:
1er. Conteo
Descripcin:
Local:
Cantidad:
Visto
Cotejado
4. Actualizacin de los registros de existencias: Los registros de entradas, salidas y
saldos de existencia debern ser actualizados hasta la fecha del inventario. Todos los
documentos emitidos un da antes de la fecha del conteo debern ser timbrados con
identificacin antes del inventario, mientras documentos emitidos al da siguiente
del inventario debern ser timbrados con despus del inventario. El saldo
actualizado el la FE debe ser subrayado, indicando la cantidad disponible en la
fecha del inventario para fines de compensacin con el inventario fsico y posible
reajuste.
El da del inventario no debe haber movimiento de materiales: las entradas de
materiales (entregas de proveedores) y las salidas de materiales (RM) debern
suspenderse para evitar el riesgo de doble conteo de un mismo material.
5. Conteo de existencias: cada artculo de las exigencias que ser inventariado deber
contarse obligatoriamente dos veces. El primer conteo lo har el equipo
reconocedor, que fijara la tarjeta de inventario de cada artculo, anotando el conteo
en la respectiva zona destacada de la tarjeta, destacndolo y entregndola al jefe del

11
equipo. El segundo conteo lo har el equipo revisor, que anotar en la respectiva
zona destacada de la tarjeta, destacndolo y entregndolo al jefe de equipo. El
coordinador del inventario deber verificar si el primer conteo esta de acuerdo con
el segundo. Si es positivo, el inventario de este artculo estar correcto. Si hubiese
diferencias, se deber realizar un tercer conteo hecho por otro equipo. La manera
identificadora deber permanecer inamovible en el material como prueba de su
conteo y ser retirada slo cuando se d por terminado el inventario.
6. Compensaciones y ajustes: en los casos de diferencias, las secciones involucradas
en el control de existencias debern justificar las variaciones ocurridas entre las
existencias contables y las inventariadas, mediante un reporte de diferencias de
inventario. La finalidad del reporte de diferencias del inventario es permitir un
anlisis de las diferencias ocurridas entre las existencias tericas de las FE y las
contabilizadas mediante el inventario.
Generalmente, el reporte de las diferencias de inventario tiene la siguiente
composicin.
Cdigo

Descripcin Valor
Unit.

Coordinador
inventario

Existenci Existenci Diferenci Valor de Observ.

as FE
as
del as
la
inventario
diferencia

de Cotejado por:

Auditoria
Interna
(Reporte de las diferencias de inventario)

Aprobado por:

Teniendo en consideracin las enormes inversiones en materiales y mercaderas

almacenadas, se toma vital un estudio cuidadoso del almacenamiento y de las tcnicas y
tipos de almacenamiento, como acabamos de verificar.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N 2
- Realizar una presentacin en Power Point, la cual explique la clasificacin de
existencias (catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin y
estandarizacin), mencionando un ejemplo de cada una, con imgenes.
- En el mismo Power Point anterior incluir las tcnicas de almacenamiento
(carga unitaria, cajas o cajones, estanteras, columnas, apilamientos,
contenedores flexibles), mencionando un ejemplo de cada uno, con imgenes.
- la primera hoja, es la portada con nombre y curso.
Enviar el archivo a ricardojartp@hotmail.com para ser evaluado.

FECHA DE ENTREGA VIERNES 14 DE ACTUBRE

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N 3
ARTCULOS INFORMATICOS
IMPRESORAS
EPSON EPL 5700
OLIVETTI JP-450
HP 3535

CANTIDAD
10
7
6

VALOR UNITARIO
$29.990
$24.990
$39.990

MOUSE
ALAMBRICO
OLIVETTI
GENIUS
NEC
INALAMBRICO
NEC
HP

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

CD ROM
GRABABLES
TDK
SONY
HP
REGRABABLES
TDK
SONY
HP
DVD
GRABABLES
TDK
SONY
HP
REGRABABLES
TDK
SONY
HP

CANTIDAD

20
30
40

$1.990
$1.490
$2.450

25
45

$5.500
$6.500
VALOR UNITARIO

50
150
100

$490
$590
$690

70
91
56

$890
$780
$650

50
150
100

$490
$590
$690

70
91
56

$890
$780
$650

ARTCULOS DE ASEO
LIMPIAVIDRIO
VIRGINIA
LIDER
SHELL
AROMATIC
EL LIMPIO
A CUENTA

CANTIDAD
40
70
60
30
73
47

VALOR UNITARIO
$1.920
$1.740
$1.450
$1.670
$1.590
$1.790

ARTCULOS DE OFICINA
LAPICERA BIC
PASTA AZUL

CANTIDAD
70

VALOR UNITARIO
$150

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PASTA NEGRA
PASTA ROJA

80
90

$150
$150

SE PIDE.
- Codificar los productos (43 puntos)
- Calcular el Total (cantidad*valor unitario) (29 puntos)
- Calcular el Total General (3 ptos)
- Una vez terminado el ejercicio, creas la plantilla en un archivo en Word y lo mandas al
correo ricardojartp@hotmail.com para ser evaluado.
FECHA DE ENTREGA VIERNES 04 NOVIEMBRE
PLANTILLA
NOMBRE:
CURSO:
Cdigo del
producto

Descripcin

Cantidad

Valor unitario

Total

14

Total General $