Gestin de Inventarios

GESTIN DE INVENTARIOS
La gestin de inventarios se relaciona con la planificacin y el control de inventarios. La planificacin de
inventarios busca responder dos preguntas bsicas:
Cundo hacer los pedidos - Esta pregunta se relaciona con el concepto de momento de pedidos. Este es un
sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena cuando su nivel de inventario baja de cierto
nivel. El nivel usualmente es una funcin del plazo de entregas, la demanda diaria, y las existencias de
seguridad.
Cunto ordenar - la cantidad que se pide es determinada por la Cantidad econmica a ordenar.
Por otro lado, los sistemas de control de inventarios estn diseados para supervisar los niveles de inventario y
para disear sistemas y procedimientos para la gestin efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de
gestin de inventarios, hay dos reas importantes de decisin - (1) la clasificacin de inventarios y (2) la
exactitud de los registros de inventario[1].
La exactitud en los registros de inventario, dependen en gran medido del almacenista encargado y de las
polticas que este maneje para controlar el inventario.
Funciones del almacenista

Hacer inventario
Tener al da las existencias, tanto en el sistema como en el inventario fsico.
Hay 2 tipos de inventario:

Inventario Fsico

Inventario Lgico
Cuando el inventario fsico coincide con el sistema de informacin se le llama exactitud del inventario; este
sistema de inventario se puede llevar de forma manual o en computador.
La mayora de los casos los dos tipos de inventarios no coinciden, esto puede suceder por mltiples razones,
mala organizacin, no se realizan algunos registros de entrada o de salida, robos etc. Es por esto que el
inventario fsico sea mayor que el lgico o viceversa.
La mejor solucin para controlar o disminuir la diferencia entre inventarios es organizarlos, para esto, se
presentan las siguientes recomendaciones:

Cada uno de los elementos guardados en el inventario (tem) deben identificarse con un cdigo
seal

Tener cdigos, de identificacin y de localizacin (alfanumricos).

Como se dijo anteriormente, el control de inventarios depende en gran medida del almacenista, es por esto que
presentamos las siguientes Reglas de oro:
1.
2.

Todo tem deba estar debidamente codificado y localizado.

Todo movimiento de inventario, de entrada y salida o saldo debe estar debidamente documentado y firmado
por la persona responsable (requisicin de material)
3. Los documentos de entrada y salida deben diferenciarse por un cdigo o color, para evitar confusiones.
4. En cuanto sea posible el lugar de salida debe estar en otro lugar que en el de entrad o recepcin o en diferentes
horarios; esto para evitar robos.
5. En cuanto sea posible los tems de un mismo cdigo deben estar almacenados en un mismo lugar.
6. En una auditoria cada tem debe ser contado 3 veces por personas diferentes en tarjetas diferentes; si dos
tienen lectura iguales se coloca ese valor, si las 3 son diferentes las 3 personas cuentan en presencia du un
auditor externo.
7. Los tems de mayor masa y peso se almacena en los primeros niveles
8. Los tems que tuvieron movimiento en el da debe verificarse su saldo antes que se cierre este; verificar
inventario fsico e inventario lgico.
9. Nadie se va hasta verificar los saldos de los tems que tuvieron movimiento en el da.
10. No recibir comisiones ni premios de los proveedores, esto, por tica profesional.

11. Los reportes de inventario se entregan mximo 3 das despus de cerrado el mes.
SISTEMAS DE CONTEO
El sistema de conteo es un elemento fundamental, ya que esto puede significar ahorro en tiempo y dinero.
Hay dos tipos de sistemas de inventario:

Sistema de inventario peridico

Sistema de inventario permanente

SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la
realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el
caso.
El inconveniente de este sistema de inventario es que es necesario cerrar el negocio para hacer el conteo, lo
cual ocasiona prdidas econmicas y disgusto de los clientes al no prestarles el servicio por un periodo de
tiempo.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin
necesidad de realizar un conteo fsico, por que los movimientos de compra y venta de mercancas se registran
directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo[2].
El inconveniente es que con el tiempo el inventario va perdiendo exactitud, es por esto que en la actualidad se
est utilizando un sistema de conteo en el que no es necesario cerrar el negocio y reduce la variacin del
inventario con el tiempo, este sistema de conteo es el conteo cclico.
En este sistema de conteo, se aplica la el principio de Wilfrido Pareto o regla del 80-20, el 20% de las causas
originan 80% de las consecuencias; en el caso de los inventarios se interpreta como: el 20% de los tems
ocasionan el 80% de los errores en los inventarios.
El criterio de priorizacin es el costo de los productos y se clasifican as:

Clasificacin

Descripcin

Clase A

Costo es alto normalmente y representa cerca del 20%

del total de los artculos de inventario pero representa
el 80% de los costos totales de inventario.

Clase B

El costo es moderadamente alto y representa alrededor

del 35% de artculos pero el 15% del valor.

Clase C

Costo es bajo y representa alrededor del 45% de

artculos pero solo el 5% del valor.

Esta clasificacin implica que los artculos de clase A deben tener medidas de control de inventario fsico ms
estrictas.

El conteo cclico implica una auditoria continua de los artculos de inventario. Esto utiliza la clasificacin de los
artculos de inventario del anlisis ABC[1].
El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la
clasificacin de los artculos de inventario, como sigue:

Clasificacin

Frecuencia del conteo de ciclos

Clase A

Mensual; 30 das

Clase B

Bimensual; 60 das

Clase C

Trimestral; 90 das

De esta manera, no se necesita cerrar el negocio y la variacin de los inventarios con el tiempo disminuir, se
evitar robos y los artculos ms importantes se controlarn de manera ms frecuente.