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ESTOMATOLOGIA-TECNOLOGIA MEDICA
PRACTICA DIRIGIDA
1.
a. La barra de Ttulo
Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo
de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
, Imprimir
Deshacer
. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que
quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los
comandos ms frecuentes para elegir.
Ejercicio 1: Active las siguientes opciones en la barra de acceso rpido: Nuevo, Abrir, Cerrar base de
datos y Actualizar Todo.
c. La banda de opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden
crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales
podramos aadirlas a la barra de acceso rpido. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te
sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
d. El botn de office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como
Guardar, Imprimir... A este men tambin puedes acceder pulsando Alt + A.
e. La barra de estado
datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro
botones que aparecen a la derecha.
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. Desplegando la
Ejercicio 2: Crea una base de datos llamada Biblioteca. Y gurdela en una carpeta llamada 10-X
(Reemplace X por el nmero de su grupo) ubicada en el disco duro D o E segn sea el caso.
b. Cerrar una base de datos
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access, hacer clic sobre el
botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access: En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos
Desde los documentos recientes del Botn de Office: Despliega el Botn de Office donde
aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz
clic en la que quieras abrir.
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Ejercicio 4: Abra la base de datos Biblioteca utilizando cualquiera de las opciones anteriores.
3.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En
el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y
segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos a continuacin.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este
tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo
sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en
definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones como claves, etc.
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es
seleccionando la vista desde la pestaa Hoja
de datos, o haciendo clic en el botn de Vista
de Diseo en la barra de estado:
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Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un
campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla. En la primera
fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto
nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Ejercicio 5:
Cree una tabla con el nombre Usuarios y vaya a la vista Diseo.
En la primera fila escribe el nombre del primer campo, IdUsuario. Pulsa la tecla ENTER para ir a la
segunda columna del campo. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como
tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Nmero.
Pulsa la tecla ENTER. Ubcate bajo el campo IdUsuario y escribe Nombre como nombre del segundo
campo de la tabla. Deja el tipo texto y posicinate en la tercera columna. En la columna Descripcin
de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del usuario. Abajo, en las propiedades del campo,
establece el Tamao del campo en 35.
Crea un nuevo campo llamado Apellidos. Asgnale el tipo de datos Texto de tamao 35.
Crea a continuacin el campo FechaNacimiento de tipo Fecha/Hora. En la propiedad Formato,
selecciona Fecha corta.
Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Telefono y CorreoElectrnico, que sern
todos ellos de tipo Texto. Establceles un tamao acorde a su contenidoAhora vamos a definir el
campo IdUsuario como Clave principal ya que no podremos tener dos usuarios/as con el mismo ID.
De todas formas, puede que Access haya puesto automticamente el primer campo como clave
principal. Haz clic sobre el nombre del campo IdUsuario. Haz clic sobre el botn Clave principal
de la pestaa Diseo. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave
indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Ya podemos guardar la tabla. Despliega el Botn de Office. Elige la opcin Guardar.
Ahora cerraremos la tabla.
Haz clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla. En el men desplegable selecciona
Cerrar.
De la misma forma, crea cada una de las siguientes tablas, teniendo en cuenta el tamao o formato
adecuado para cada uno de los campos:
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Libros
Campo
IdLibro **
Titulo
IdAutor
Editorial
IdTema
FechaEdicion
Tipo de Datos
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha/hora
Ejemplar
Campo
IdEjemplar **
IdLibro
NoEjemplar
Precio
Estado
Tipo de datos
Nmero (Entero)
Texto
Nmero
Moneda (Moneda)
Texto
Autor
Campo
IdAutor **
Apellidos
Nombre
Tipo de datos
Texto
Texto
Texto
Tema
Campo
IdTema **
Tema
Tipo de datos
Texto
Texto
Prestamos
Campo
IdPrestamo **
IdEjemplar
IdUsuario
FechaPrestamo
FechaDevolucin
FechaEntrega
Tipo de Datos
Autonumrico
Texto
Nmero
Fecha/hora
Fecha/Hora
Fecha/hora
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PRACTICA DIRIGIDA II
1. TIPOS DE DATOS DE UN CAMPO
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese
campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene
una longitud por defecto de 255 caracteres. Se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o
cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
mxima de 65.536 caracteres.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao
del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda
del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de
hipervnculo.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basndose en los valores seleccionados en l.
2. MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar
una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo
haciendo clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el
campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo: ir al final de la tabla y escribir
la definicin del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los
campos ya creados y hacer clic en el botn
de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo
se insertar delante del que estamos posicionados.
Ejercicio 1:
Abra la base de datos Biblioteca, desarrollada en el taller anterior.
Abra tabla Usuarios de la base de datos Biblioteca en vista diseo
Agregue un nuevo campo llamado Sexo, antes del campo direccin. Defnalo como tipo texto
Agregue un nuevo campo llamado Estrato, despus del campo direccin. Defnalo como tipo Numrico
Guarde los cambios en la tabla.
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Lugares decimales
o Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Numrico o Moneda.
Mscara de entrada
o Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir.
Ttulo
o Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Valor predeterminado
o El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos
ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las
veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se
introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Regla de validacin
o Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que
escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Texto de validacin
o En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un
campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un
mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error
y pueda solucionarlo.
Requerido
o Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor
S, en caso contrario el valor ser el de No.
Indexado
o Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y
agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos
filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
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Ejercicio 2: Defina las siguientes propiedades a los campos de las tablas que a continuacin se listan
Tabla: Usuarios
Campo
IdUsuario
Nombre
Apellidos
Sexo
Fecha_Nacimiento
Estrato
Tamao
Entero Largo
30
30
1
Formato
Regla de Validacin
Ttulo
CC o TI
="M" o ="F"
Fecha Corta
Fecha de Nacto.
>0 Y <6
Requerido
Si
Si
Si
Si
No
Si
Indexado
Si (sin duplicados)
No
Si (con duplicados)
Si (con duplicados)
No
Si (Con duplicados)
Tabla: Libros
Campo
IdLibro
Titulo
IdAutor
Editorial
IdTema
Fecha Edicin
Tipo
Texto
Tamao
25
60
15
20
15
4
Ttulo
Sig. Topogrfica
Requerido
Si
Si
Si
Si
Si
No
Indexado
Si (sin duplicados)
Si (con duplicados)
No
No
No
No
Tamao
Entero
25
2
Moneda
50
Ttulo
N Inventario
Sig. Topogrfica
N Ejemplar
Requerido
Si
Si
No
No
Si
Indexado
Si (sin duplicados)
Si (con duplicados)
No
No
No
Ttulo
N Inventario
CC o TI de Usuario
Fecha de Salida
Fecha de Devolucin
Fecha real de entrega
Requerido
Si
Si
Si
Si
Si
Indexado
Si (con duplicados)
Si (con duplicados)
No
No
No
Autor
Tema
Ao Edicin
Tabla: Ejemplar
Campo
IdEjemplar
IdLibro
NoEjemplar
Precio
Estado
Tipo
Texto
Moneda
Tabla: Prstamos
Campo
IdEjemplar
IdUsuario
FechaPrestamo
FechaDevolucin
FechaEntrega
Formato
Tamao
Entero
Entero Largo
Fecha corta
Fecha corta
Fecha corta
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista
Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
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