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GUA No. 2. UNIR BASES DE DATOS La funcin Unir Bases de Datos toma cada registro del archivo primario y busca su coincidencia en el archivo secundario a travs del campo clave elegido La funcin Unir Bases de Datos se utiliza para: Combinar campos de dos bases de datos en una base de datos. Realizar pruebas para los datos coincidentes o no coincidentes dentro de una unin. Puede unir bases de datos slo si las mismas poseen un enlace en comn (es decir la clave). El campo en comn no necesita tener el mismo nombre pero si debe ser del mismo tipo. De ser necesario, modifique los tipos de campo para poder efectuar la coincidencia. Slo puede unir dos bases de datos a la vez. IDEA unir la base de datos secundaria a la base de datos primaria. COMO UNA "REGLA GENERAL": Si existen mltiples registros en un archivo para una clave especificada, pero slo un registro para dicha clave en el archivo secundario, el archivo que contenga esos mltiples registros debe ser normalmente el archivo primario. IDEA proporciona 5 opciones para la unin de archivos: Debe prestar especial atencin a estas opciones para asegurarse de que la opcin correcta sea la elegida. 1. Slo coincidencias Al marcar la opcin Slo coincidencias, IDEA procesar cada registro de la base de datos primaria (en el orden de la clave), confrontndolos contra la base de datos secundaria en base a la clave. Si hay coincidencia, se escribir un registro en la base de datos de salida. Si no hay coincidencia, IDEA pasar al siguiente registro de la base de datos primaria. Si ha unido las siguientes bases de datos mediante el campo PROVEEDOR:

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Base de datos primaria: Pagos

PROVEEDOR FECHA A100 A100 B200 C100 C100 H100 1999/09/01 1999/12/20 1999/11/03 2000/02/01 2000/03/02 2000/03/02 MONTO 100 50 20 200 1000 100

Base de datos secundaria: Archivo maestro de Proveedores

PROVEEDOR A100 C100 C200 H100 S300 NOMBRE Andrew's Software CaseWare International Inc. Veros Pets Horwath Software Services Veronicas Pet

Base de datos resultante unida con los Proveedores

PROVEEDOR FECHA A100 A100 C100 C100 H100 1999/09/01 1999/12/20 2000/02/01 2000/03/02 2000/03/02 MONTO NOMBRE 100 Andrew's Software 50 Andrew's Software 200 CaseWare International Inc. 1000 CaseWare International Inc. 100 Horwath Software Services

Observacin:

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IDEA no escribir un registro para el PROVEEDOR B200 en la base de datos de salida debido a que el PROVEEDOR B200 no est en ningn registro del archivo maestro de proveedores. IDEA no escribir registros para el PROVEEDOR S300 o el PROVEEDOR C200 en la base de datos de salida debido a que no hay registros coincidentes en la base de datos de pagos. 2. Registros sin coincidencias secundarias Al seleccionar la opcin Registros sin coincidencias primarias, IDEA procesar cada registro de la base de datos primaria, cruzndolo con la base de datos secundaria en base a la clave. Slo se escribir un registro en la base de datos de salida si la clave existe en el archivo primario pero no en la base de datos secundaria. En el ejemplo siguiente, se ponen en coincidencia cruzada la columna de pagos (primario) con la columna de los proveedores autorizados que identifica los pagos a los proveedores no autorizados. Base de datos primaria: Pagos
PROVEEDOR FECHA A100 A100 B200 C100 C100 H100 2000/09/01 2000/12/20 2000/11/03 2001/02/01 2001/03/02 2001/03/02 MONTO 100 50 20 200 1000 100

Base de datos secundaria: Archivo maestro de Proveedores

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PROVEEDOR A100 C100 C100 H100 S300

NOMBRE Andrew's Software CaseWare International Inc Veros Pets Horwath Software Services Veronicas Pet

Base de datos resultante unida con los Proveedores

PROVEEDORES FECHA B200 2000/11/03 MONTO 20 NOMBRE

IDEA no escribir registros en la base de datos de salida para los PROVEEDORES A100, C100 y H200 debido a que hay claves de coincidencia en las dos bases de datos. IDEA no reportar al PROVEEDOR S300 debido a que existe en la base de datos secundaria, pero no en la primaria. 3. Registros sin coincidencias primarias Al seleccionar la opcin Registros sin coincidencias primarias, IDEA procesar cada registro de la base de datos primaria, cruzndolo con la base de datos secundaria en base a la clave. Slo se escribir un registro en la base de datos de salida si la clave existe en el archivo secundario pero no en la base de datos primaria. En el ejemplo siguiente, se cruzan para coincidencias el archivo de pagos (primario) con el archivo de proveedores autorizados, es decir proveedores no han realizado pagos. Base de datos primaria: Pagos
PROVEEDOR FECHA A100 A100 B200 C100 C100 H100 2000/09/01 2000/12/20 2000/11/03 2001/02/01 2001/03/02 2001/03/02 MONTO 100 50 20 200 1000 100

Base de datos secundaria: Archivo maestro de Proveedores

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PROVEEDOR A100 C100 C100 H100 S300

NOMBRE Andrew's Software Caseware International Veros Pets Horwath Software Services Veronicas Pet

Base de datos resultante unida con los Proveedores

PROVEEDOR FECHA S300 0000/00/00 MONTO 0 NOMBRE Veronicas Pet

4. Todos los registros en archivo primario En esta opcin de Unin de Bases de Datos, IDEA procesa cada registro de la base de datos primaria (en el orden de la clave), cruzndolos con la base de datos secundaria segn la clave. Cada registro de la base de datos primaria ser escrito en la base de datos de salida resultante incluyendo, si existe la clave, los campos seleccionados de la base de datos secundaria. Si la clave no existe en la base de datos secundaria, los datos de los campos Caracter de la base de datos secundaria estarn en blanco, los campos Fecha aparecern como 0000/00/00, y los campos numricos tendrn el valor 0 (cero). Si las siguientes bases de datos se unen en mediante el campo PROVEEDOR: Base de datos primaria: Pagos
PROVEEDOR FECHA MONTO

A100

2000/09/01

100

A100

2000/12/20

50

B200

2000/11/03

20

C100

2001/02/01

200

C100

2001/03/02

1000

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H100

2001/03/02

100

Base de datos secundaria: Archivo maestro de Proveedores

PROVEEDOR NOMBRE

A100

Andrew's Software

C100

CaseWare International Inc.

C200

Veros Pets

H100

Horwath Software Services

S300

Veronicas Pet

Base de datos resultante unida con los Proveedores

PROVEEDOR FECHA MONTO NOMBRE

A100

2000/09/01

100

Andrew's Software

A100

2000/12/20

50

Andrew's Software

B200

2000/11/03

20

C100

2001/02/01

200

CaseWare International Inc.

C100

2001/03/02

1000

CaseWare International Inc.

H100

2001/03/02

100

Horwath Software Services

Cada registro en el archivo primario ser escrito en la base de datos de salida, incluyendo la informacin coincidente de la base de datos secundaria. Sin embargo,

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como no hay ninguna coincidencia para el PROVEEDOR B200 en la base de datos secundaria, el nombre del campo est en blanco. Los registros para el PROVEEDOR S300 y el PROVEEDOR C200 no sern escritos en la base de datos de salida debido a que no hay registros coincidentes en la base de datos de pagos. 5. Todos los registros en ambos archivos Al utilizar la funcin Unir Bases de Datos con la opcin Todos los registros en ambos archivos seleccionada, IDEA procesar las bases de datos en el orden de la clave, escribiendo un registro en la base de datos de salida por cada registro de cada una de las bases de datos, buscando la coincidencia de registros a travs de la clave. Si las bases de datos siguientes se unen en el campo del PROVEEDOR:

Base de datos primaria: Pagos

PROVEEDORES FECHA A100 A100 B200 C100 C100 H100 2000/09/01 2000/12/20 2000/11/03 2001/02/01 2001/03/02 2001/03/02 MONTO 100 50 20 200 1000 100

Base de datos secundaria: Archivo maestro de Proveedores

PROVEEDORES A100 C100 C200 H100 S300 NOMBRE Andrew's Software CaseWare International Inc Veros Pets Horwath Software Services Veronicas Pet

Base de datos resultante unida con los Proveedores

PROVEEDORES FECHA MONTO PROVEEDOR1 NOMBRE

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A100 A100 B200 C100 C100

2000/09/01 2000/12/20 2000/11/03 2001/02/01 2001/03/02 0000/00/00

100 50 20 200 1000 0 100 0

A100 A100

Andrew's Software Andrew's Software

C100 C100 C200 H100 S300

CaseWare International Inc CaseWare International Inc Veros Pets Horwath Software Services Veronicas Pet

H100

2001/03/02 0000/00/00

Cada registro de ambos archivos ser escrito en la base de datos de salida, coincidiendo los datos cuando sea aplicable. Sin embargo: No hay coincidencia para el PROVEEDOR B200 en el archivo maestro de proveedores, por lo tanto el NOMBRE estar en blanco. No hay pagos para el PROVEEDOR S300, por consiguiente el campo FECHA ser mostrado como 0000/00/00 y el campo MONTO tendr un valor de 0 (cero).

Paso por paso Antes de ejecutar la funcin Unir Bases de Datos, asegrese que la base de datos primaria se encuentre activa. 1. Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos.... 2. Especifique los campos de la base de datos primaria. Por defecto, se extraern todos los campos de la base de datos activa a la base de datos resultante (para los registros que satisfagan el criterio y el rango dado). El nmero de campos seleccionado afectar al tamao de la base de datos resultante. Seleccione slo los campos requeridos para minimizar el tamao de la base de datos de salida. Para seleccionar un bloque de campos: a. Haga clic en Campos. Aprecer el dilogo Campos . b. Marque o desmarque los campos requeridos. Por defecto, son seleccionados todos los campos. c. Haga clic en Aceptar. 3. Opcionalmente ingrese un criterio. El Criterio ser expresado como una ecuacin y podr ser ingresado directamente en el campo Criterio. Sin embargo, se recomienda usar el

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Editor de Ecuaciones pues cuenta con ayuda para ingresar ecuaciones y se comprueba la validez de las expresiones. Para ingresar un criterio: a. Haga clic en el botn Editor de Ecuaciones a la izquierda del cuadro Criterio para activar el Editor de Ecuaciones. b. Ingrese la ecuacin requerida. c. Una vez que haya ingresado un crierio, haga clic en el botn Validar y salir. Si la expresin es vlida, se mostrarn slo los registros que satisfagan el criterio en la ventana de Base de Datos. Si la expresin es incorrecta, aparecer un mensaje. Modifique su ecuacin hasta que sea correcta. 4. Seleccione la base de datos secundaria. a. Haga clic en Seleccionar. Aparecer el dilogo Seleccionar Base de Datos con un listado de las bases de datos disponibles. b. Localizar y seleccionar la base de datos requerida. c. Haga clic en Aceptar. 1. Especifique los campos de la base de datos secundaria . Por defecto, se extraern todos los campos de la base de datos activa a la base de datos resultante (para los registros que satisfagan el criterio y el rango dado). El nmero de campos seleccionado solo afectar al tamao de la base de datos resultante. Para seleccionar un bloque de campos: a. Haga clic en Campos. Aprecer el dilogo Campos . b. Marque o desmarque los campos requeridos. Por defecto, son seleccionados todos los campos. c. Haga clic en Aceptar. Nota: Los nombres de campo deben ser nicos dentro de una base de datos. Por consiguiente, si un campo seleccionado de la base de datos secundaria tiene el mismo nombre que un campo de la base de datos primaria, IDEA renombrar al campo con un sufijo numrico. 6. Especifique la clave de coincidencia. La clave de coincidencia especifica los campos en comn entre la base de datos primaria y la base de datos secundaria por los cuales van a ser unidas. En este cuadro de dilogo deben identificarse los campos para las bases de datos primaria y secundaria. Ambas bases de datos sern secuenciadas de acuerdo con los campos especificados en el mismo orden (es decir Ascendente o Descendente), si no se han indexado u ordenado previamente. Los campos que componen la clave para las bases de datos primaria y secundaria no necesitan tener los mismos nombres, pero deben ser del mismo tipo y tener la misma longitud.

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Para crear la clave de coincidencia a. Haga clic en Coincidencia. b. Seleccione los campos clave de coincidencia. c. Haga clic en Aceptar. 7. Seleccione la opcin de unin requerida. 8. Haga clic en Aceptar.