ANALIZA CALIDAD ASESORES

EL PROCESO DE UNA AUDITORA

La Auditora de Calidad debe constar de 4 etapas. Estas deben aplicarse
rigurosamente en las auditoras externas pero pueden ser tambin aplicables,
con las modificaciones necesarias, en las auditoras internas.
Estas cuatro etapas son las siguientes:
1.- Recopilacin de informacin.
2 .-Reunin previa
3 .- Proceso de la auditora
4 .- Reunin Final

ETAPA 1. RECOPILACIN DE INFORMACIN

Mediante

llamadas

telefnicas,

cartas,

cuestionarios,

visitas

de

reconocimiento o cualquier otro medio de comunicacin o combinacin de

ellos se obtienen la siguiente informacin:
. Tamao, complejidad y alcance de la organizacin a auditar en lo que
respecta a su superficie, fuerza y rango de productos.
. La propia opinin de la organizacin respecto a cmo cumple los
requisitos de Calidad normalizados objeto de la auditora.
. Certificaciones de homologaciones de clientes o Certificaciones de
organismos independientes.

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Para

las

auditoras

es

til

disponer

previamente del Manual de Calidad, de forma

que pueda prepararse la misma con anterioridad
a la visita del equipo auditor a la organizacin.
Toda la informacin obtenida de esta
manera permitir al auditor conocer qu es lo
que se hace y planificar las actividades de la auditora en funcin de la
cantidad de trabajo a desarrollar.

ETAPA 2. REUNIN PREVIA

Habindose preparado el grupo auditor, la primera actividad de la
auditora es la reunin de introduccin. En ella el jefe auditor deber exponer
varios puntos:
. Presentarse a s mismo y a su equipo
. Explicar el alcance de la auditora y asegurarse de que sta es
comprendida, incluyendo:
Determinacin de la norma a usar como base de la auditora y acordar
la secuencia de la realizacin.
Explicacin de las diferencias entre los diferentes tipos de desviaciones,
si se va a utilizar esta clasificacin. En las auditoras por una tercera parte esta
clasificacin adquiere especial importancia, puesto que una desviacin de
gran alcance puede impedir la certificacin.
Dar detalles del objetivo de la reunin final.
Conocer la documentacin que constituye la aplicacin del Sistema de
Calidad de la organizacin auditada y que ser utilizada durante la auditora
de cumplimiento.

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Asegurarse de que los interlocutores de nivel suficiente estn disponibles

y que han sido debidamente informados.
Confirmar que se han hecho los arreglos oportunos como disponer de la
oficina a utilizar, lugares a visitar, comidas, etc.
Verificar que los niveles directivos de la organizacin han sido
informados de que la auditora est teniendo lugar.
Preparar una visita a las instalaciones o un mapa de ellas, para el
equipo auditor.
Invitar a preguntar dudas acerca de la auditora.
Una vez completadas estas actividades, el equipo se trasladar a su
oficina, o local reservado para ello, para poner en orden la informacin y para
preparar los horarios a los que debern reunirse para comentar la planificacin
de los trabajos.

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ETAPA 3. PROCESO DE LA AUDITORA

Si el Manual de Calidad de la organizacin no fue recibido para preparar
la misma, antes de comenzar este punto un miembro del equipo deber
revisar el mismo.

Mientras dure la auditora, el jefe de equipo ser responsable de asegurar

varios aspectos:
Se cubren todos los objetivos de la auditora.
Se elaboran informes claros y precisos de las desviaciones detectadas.
Todas las desviaciones se basan en evidencias objetivas.
Las reuniones de enlace con su equipo y reuniones de revisin se
mantendrn regularmente durante la auditora.
La auditora marcha de acuerdo al plan establecido y los recursos son
conducidos segn las necesidades para alcanzar los objetivos.
Si se utiliza la clasificacin de desviaciones/observaciones, que los
responsables de la organizacin estn informados de las desviaciones
detectadas.
Prdida de tiempo
Por muchas razones, los auditados tratan a menudo de hacer perder
tiempo a los auditores. Puesto que un da de auditor es de, aproximadamente,
6 horas quizs convengan pocos retrasos, para ello habr que tener en cuenta
lo siguiente:

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Introduccin
Es mejor que sta se realice slo una vez, por parte del jefe del grupo
auditor, pidiendo que todas las personas representativas de la organizacin se
encuentren presentes durante la reunin inicial.
Los participantes en esta reunin pueden variar segn la importancia de
la auditora, pero deben estar, al menos, el Director de Calidad, los
responsables de las reas funcionales a auditar y los interlocutores designados.
Es deseable que el Director Gerente, como responsable ltimo de la Calidad
se encuentre tambin presente.

Descansos para refrigerios y comidas.

Una comida sencilla tomada en la propia oficina y combinada con las
reuniones de coordinacin, puede ser ms beneficiosa que una comida
copiosa e interminable. Si se necesita tomar algn refrigerio, ste puede ser
tomado sin necesidad de interrumpir la auditora.
En algunos lugares, la comida del medioda suele ser demasiado
abundante como para poder continuar por la tarde con plenas facultades.
Este es un peligro real para el auditor que debe evitarse con la mayor cortesa.

Charlas sobre materias de inters comn.

La relacin entre el auditor y los responsables de las reas auditadas es
esencial para el buen flujo de comunicacin, pero sta no debe interferir con
el trabajo que se est realizando. No hay que permitir que el auditado
distraiga del camino que se ha fijado, llevando al auditor por donde l quiere.

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Desplazamientos durante la auditora.

El desplazamiento entre las reas a auditar puede ocasionar prdidas de
tiempo importantes. El recorrido debe ser organizado por el Jefe auditor,
teniendo esto en cuenta.
Discusiones sobre los puntos no conformes detectados.
El tiempo perdido en discusiones puede evitarse por el auditor, haciendo
constar las desviaciones y observaciones por escrito al mismo tiempo que
aparecen teniendo al interlocutor como testigo. Debe tenerse en cuenta que
haciendo esto, el interlocutor no est aceptando la situacin observada como
una desviacin, pero constata la evidencia objetiva observada por el auditor.

ETAPA 4. LA REUNIN DE CIERRE

La reunin de cierre se desarrollar normalmente al final de la auditora,
pero si se est utilizando el sistema de desviacin/observacin y se encuentra
alguna desviacin, la reunin puede celebrarse en ese momento, a no ser que
la gravedad resulte de la conjuncin de varias observaciones. A estas
reuniones debern asistir las mismas personas convocadas a la reunin de
apertura inicial.

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En la preparacin de la reunin de clausura el equipo auditor deber:

Permitir

cada

miembro

del

equipo

relatar

las

desviaciones

detectadas.
Evaluar y revisar estas desviaciones.
Decidir la accin correctiva a tomar para corregir las desviaciones
detectadas. En el caso de auditora para una tercera parte habra que decidir
adems si se otorga la certificacin o registro.
Informar de las observaciones detectadas.
Realizar un borrador del informe final.
Posteriormente se mantiene la reunin de clausura para cerrar la
auditora de forma concluyente, para acordar datos sobre la toma de la
accin correctiva y para establecer las acciones de seguimiento oportunas.