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AB PR 01 Mantenimiento
AB PR 01 Mantenimiento
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.1/8
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento describe las actividades que se deben seguir con el fin de garantizar el
permanente funcionamiento y/o adecuado estado de los equipos e instalaciones locativas
del COPNIA. Incluye los pasos para programar, ejecutar, controlar y registrar los
mantenimientos preventivos o correctivos (identificacin
de daos o necesidad de
reparacin) su control y registro.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Nmero
Titulo
Fecha
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
3. DEFINICIONES
3.1 Mantenimiento preventivo
Actividades programadas que se realizan anticipadamente, para evitar que se presente
deterioro o dao en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo sugerido en las
garantas de los proveedores de equipos o contratistas de adecuaciones de oficinas.
3.2 Mantenimiento correctivo
Actividades de reparacin, correccin o ajuste, realizadas en el momento de presentarse
algn dao en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.
3.3 Hoja de vida
Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida til de los mismos por la
Entidad.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales, es el responsable de elaborar la hoja de
vida de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA segn el formato Hoja de
vida equipos o inmuebles AB-fr-04 (ANEXO 6.1) del programa de activos.
4.2 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales, es el responsable de identificar las
necesidades de mantenimientos para realizar el requerimiento al Profesional de
Gestin de Contratacin quien de acuerdo a los procedimientos aplicables tramitara
contratos requeridos.
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.2/8
1101: Inmuebles
1403: Fotocopiadoras
1409: Alarmas
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
1601: Servidores
1602: Computadores
1603: Porttiles
1605: Escners
1607: Monitores
1608: CPU
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.3/8
5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Mantenimiento Preventivo
No.
1
Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento
Descripcin
Responsable
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Nombre de la
actividad
Descripcin
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.4/8
Responsable
contratos
de
mantenimiento
Elaborar cronograma
de mantenimiento
Revisar y aprobar el
cronograma de
mantenimiento
Programar actividades
Contratar actividades
de mantenimiento
Hacer seguimiento al
servicio
Profesional de
Profesional de
Profesional de
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Nombre de la
actividad
Descripcin
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.5/8
Responsable
Supervisar el servicio
Secretario
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como Seccional,
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si Profesional de
Gestin
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
Administrativa
de
de
Seccionales
Confirmar el servicio y
registrar
de
Calificar servicio
11
de
Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento
Identificar necesidades
de actividades de
mantenimiento
Descripcin
Responsable
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Nombre de la
actividad
Descripcin
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.6/8
Responsable
de
garantas
sobre
mantenimientos
Programar actividades
- Verifica solicitud
proveedores.
4
Contratar actividades
de mantenimiento
documentacin
de
posibles
Profesional de
Hacer seguimiento al
servicio
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Nombre de la
actividad
Descripcin
supervise el mantenimiento contratado.
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.7/8
Responsable
Gestin
Administrativa
Supervisar el servicio
Secretario
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como Seccional,
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si Profesional de
Gestin
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
Administrativa
Profesional
de
Gestin de Compras
y
Presupuesto /
Auxiliar de Caja
Confirmar el servicio y
registrar
Tcnico
- Actualiza Hoja de vida equipos o Inmuebles AB-fr-04 Almacn
(ANEXO 6.1), y si aplica, archiva informes de Servicios
mantenimiento.
Generales,
Profesional
Calificar servicio
10
Tcnico
Evala servicio prestado por el proveedor en programa de
Almacn
activos, de forma que se refleje en el kardex de
Servicios
proveedores AB-fr-06 (ANEXO 6.3)
Generales,
6. ANEXOS
6.1 Hoja de vida equipos o inmuebles AB-fr-04
6.2 Cronograma de mantenimiento AB-fr-05
6.3 Kardex de proveedores AB-fr-06
7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
Fecha
de
y
de
de
y
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Fecha
Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.8/8
Sep/09
Primera emisin
Sep/12
Actualizacin
ACTUALIZ
APROB
ANEXO 6.1
AB-pr-01
140300001
EQUIPO O INMUEBLE:
RESPONSABLE:
PROVEEDOR:
ECONTA S.A.
NIT 860029451
N CONTRATO
05-2007
SEDE:
DESCRIPCION
FECHA INICIO
GARANTIA:
0 MESES
/ /
TIEMPO DE
GARANTIA
/ /
MARCA
Fotocopiadora XEROX, WORKCENTRE PRO 128, multifuncional CARACTERISTICAS TECNICAS: alimentador duplex, automatico, scanner,
con estabilizador de 2000 w, UN TELFONO Panasonic KXTS500 LX serie:7BBAC123788 y accesorios para la instalacin.
NACIONAL
VALOR ADQUISICIN:
140300001
$19,955,499
SERIALES
UNF 071980
XEROX
MODELO
NO APLICA
OBSERVACIONES:
HISTORIAL DE MANTENIMIENTO:
M. M.
C. P.
Fecha
17/08/08
10/09/08
23/12/08
30/03/09
5
6
Descripcin
Realizado
Verificado
ECONTA S.A.
GARANTIA
ECONTA S.A.
GARANTIA
ECONTA S.A.
GARANTIA
ECONTA S.A.
GARANTIA
14/05/09
ECONTA S.A.
GARANTIA
14/05/09
ECONTA S.A.
GARANTIA
Cantidad:
29/09/09
Costo
Recuento total:
Total:
Pgina 1
Subtotal:
AB-fr-04
v.1 Sep.09
ANEXO 6.2
AB-pr-01
CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
AO XXXX
Fecha de elaboracin:
NOMBRE
DESCRIPCIO
N DE LA
ACTIVIDAD
CODIGO
INVENTARIO
COPNIA
UBICACIN
DEL BIEN
SEG.
RESPONSABLE
FORMA DE
CONTRATO
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
AO XXXX
JUN
Q
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
1/1
AB-fr-05
v.1 Sep.09
ANEXO 6.3
AB-pr-01
KARDEX DE PROVEEDORES
09/29/09
NIT o CC:
ADOLFO GALINDO -
CC 40,034,503
CONTACTO: JUAN
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
PERIODO:
DEL: 01/01/2009 AL: 30/06/2009
FECHA INS:
08/13/08
TELFONO:
60
TEL:235485
FAX:2111111
PROMEDIO: 2.50
OBSERVACIN: NINGUNA
ADPOSTAL -
NIT 899,999,486
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
12/27/07
37
TEL:2358941
FAX:
PROMEDIO: 2.75
OBSERVACIN: NINGUNA
ALADINO -
CC 830,098,957
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 2.75
03/22/07
TEL:2593305
FAX:
PROMEDIO: 2.47
OBSERVACIN: NINGUNA
ALEXANDER PAEZ WILLIAMS -
CC 79,696,086
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 2.20
05/15/08
51
TEL:2358941
FAX:
PROMEDIO: 2.60
OBSERVACIN: NINGUNA
ALIANZAS ESTRATEGICAS & BUSSINES LTDA. -
NIT 900,064,127
DIRECCION: -
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
PROMEDIO: 3.00
OBSERVACIN: NINGUNA
ALMACENES EXITO S.A. -
NIT 890,900,608
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
PROMEDIO: 3.00
OBSERVACIN: NINGUNA
AMARCOL LTDA -
NIT 830,012,799
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
04/01/07
10
TEL:3179737
FAX:
PROMEDIO: 3.00
OBSERVACIN: NINGUNA
ANDES COPIAS -
CC 8,300,954,477
CONTACTO:
EVALUACION GENERAL:
CUMPLIMIENTO: 3.00
01/20/09
76
TEL:3104080
FAX:
PROMEDIO: 3.00
OBSERVACIN: NINGUNA
Pgina 1
AB-fr-06
v.1 Sep.09