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SISTEMA DE BODEGA
I N D I C E MAN U AL D E O PE R AC I O N E S
1. Generalidades
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2. Parmetros Generales
2.1 Parmetros Generales
2.2 Actualizacin de Artculos
3. Ingreso de Mercadera a Bodega
4. Traspasos Entre Bodegas o Salidas a Consumo
5. Listados
5.1
5.2
5.3
5.4
13. Salir
Seleccin de Mdulos
Seleccin de Artculos
Bsqueda de Transaccin de Inventario
3
3
3
3
4
4
5
6
6
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SISTEMA DE BODEGA
MANUAL DE OPERACIONES
1. Generalidades
1.1 Objetivos del sistema
El Sistema de Bodegas entrega a la Municipalidad y a los usuarios del mismo las herramientas para administrar
en forma ordenada todo el proceso relacionado al almacenamiento de artculos.
Adems es una eficiente herramienta de apoyo para los departamentos que requieren de suministros y una excelente
ayuda a las funciones administrativas y de control relacionadas.
Ordena la recepcin de mercadera, considerando siempre la calidad, rapidez y exactitud de ella.
Provee al sistema de contabilidad gubernamental los asientos de centralizacin necesarios para registrar este tipo de
activos.
En forma ms especfica se puede mencionar como objetivos los siguientes:
-
1.2 Potencialidad
Este sistema est definido de modo que:
-
Maneja la informacin actualizada de las existencias de los artculos en las diferentes bodegas
Est integrado con los dems sistemas del rea financiera, especialmente con Adquisiciones
Junto con efectuar las Recepciones y las Salidas de mercadera, los registra en forma automtica para su
control
Efecta captura de datos y consultas interactivas
Valida en lnea cada registro de informacin, considerando los parmetros definidos
Puede manejar una cantidad ilimitada de bodegas
1.3 Mdulos
Considerando proporcionar una utilizacin ptima del sistema se ha determinado los siguientes mdulos para
efectuar la generacin y mantencin de informacin:
1.4 Informes
La utilidad prctica de todo lo procesado, adems del control que proporciona, se obtiene con los informes. Se ha
diseado una gran variedad, de los cuales mencionaremos los ms importantes:
Todos los informes ofrecen la posibilidad de una vista preliminar en pantalla y pueden ser exportados a otras
aplicaciones como Word, Excel, HTML, etc., copiados a disco y ser enviados por correo electrnico (mail).
- Si la contrasea ha sido aprobada podr elegir el Sistema a utilizar. Para evitar escribir el nombre del sistema,
puede ubicarlo con el ratn en y le mostrar las alternativas posibles. De la lista desplegada deber elegir el
sistema deseado.
- Para ingresar al sistema deber Aceptar
- Si no desea continuar basta Cancelar
Nota: Debido a la confidencialidad de la informacin y a su importancia pueden ingresar al sistema, y a las
funciones determinadas, slo las personas autorizadas para ello. Esta autorizacin se define por la persona
identificada como el Administrador en el mdulo correspondiente: Administracin de Sistemas.
2. Parmetros Generales
El mdulo definido como de parmetros es el primero que se debe utilizar, pues conforma la informacin bsica que
debe tener registrada la base de datos para proporcionar el servicio adecuado.
Al efecto de este sistema se considera como parmetros los parmetros generales propiamente tales, la actualizacin
del maestro de artculos y la mantencin del registro de proveedores
Las dos ltimas mencionadas solamente en caso que se haya determinado utilizarlas. La seleccin se hace con el
botn de ayuda, que abrir un recuadro titulado Seleccin de Mdulos (Ver Anexo A 1).
Finalmente se debe indicar el Nombre y la Direccin de Bodega, as como el cdigo para el Departamento
relacionado, para cada una de las bodegas que participarn en el sistema.
2.2 Artculos
Este mdulo est especialmente preparado para ingresar la informacin correspondiente a cada uno de los
artculos que se manejarn con el sistema. Para ello se utiliza el formulario de la Figura 4.
Si desea crear el subgrupo, en Cdigo de Artculo, debe escribir el cdigo del grupo y los dos dgitos que
identificarn al subgrupo y pulsar Intro. Le permitir escribir o actualizar el nombre del Subgrupo.
Lo mismo sucede para la generacin de un rubro. En Cdigo de Artculo, debe escribir el cdigo del grupo, los dos
dgitos que identificarn al subgrupo, los dos dgitos para el rubro y pulsar Intro. Le permitir escribir o actualizar el
nombre del Rubro y Unidad(Rubro).
Cada creacin de artculo requiere de su clasificacin previa como grupo, subgrupo y rubro. Indicados estos en
Cdigo de Artculo, agregndole los tres dgitos que identifican al artculo, permite escribir su nombre en el casillero
Descripcin, la unidad de adquisicin en Unidad(Art.) y el Stock Crtico.
Cuando se trata de una actualizacin, para ubicar el artculo deseado, se puede auxiliar con la ayuda que proporciona
el sistema utilizando el botn situado a la derecha del casillero del Nmero de Artculo. Abre una ventana titulada
Seleccin de Artculos, que se puede apreciar en el Anexo A 2.
En la parte inferior del formulario simula un tarjetero con dos tarjetas: Saldos por Departamentos y, Movimientos
por Departamentos, que permiten efectuar los procesos que sus nombres indican.
Saldos por Departamento
Seleccionando esta tarjeta con el ratn, despliega una grilla que muestra los saldos que tiene el artculo elegido en
cada uno de los departamentos que lo han solicitado.
La primera informacin que debe indicar es el Tipo de Documento que acompaa a la mercadera que est
recepcionando. Se hace con la ayuda del botn adjunto. Luego pide ingresar el Nmero correspondiente a ese
documento y el nmero que dar al documento de Recepcin. Con ayuda del botn adjunto al casillero respectivo
deber dejar establecido el Departamento usuario de la mercadera que llega. Para completar este rengln, deber
confirmar la fecha de recepcin en Fecha Actual.
Tambin existe un casillero para dejar constancia del Nmero Gua y su Fecha y el R. U. T. y Nombre del
proveedor.
En la mitad inferior del formulario hay un recuadro que:
- Cuando se trata de mercadera comprada con Orden de Compra, Decreto Alcaldicio u otro que maneja documento
previo, muestra los antecedentes de cada uno de los artculos indicados en ella, para que el usuario especifique la
cantidad realmente recibida: Descripcin, Unidad, Cdigo, Cantidad y Valor(Precio). Slo ser necesario anotar la
cantidad y el valor.
- Cuando se trata de recepcin sin Orden de Compra, todos los antecedentes deben ser digitados. Se comienza
ingresando el cdigo, y, si es vlido, el sistema extraer la descripcin y la unidad de la base de datos. Slo ser
necesario anotar adems la cantidad y el valor. Cuando encuentra el cdigo, al pie se tiene un casillero denominado
Descripcin Segn el Cdigo, en el cual muestra la descripcin que de l mantiene registrada. Si desea efectuar la
recepcin con nombre distinto, slo es menester digitarlo en Descripcin. Cuando no recuerda el cdigo,
posesionndose con el ratn en el casillero Cdigo, utilizando el botn derecho del ratn abre una ventana de ayuda
titulada Bsqueda de Artculos (similar a Anexo A 2) en la cual puede ubicar el artculo deseado.
Emite el Formulario de Recepcin de Mercaderas, que contiene toda la informacin registrada en ella. (Ver Anexo B
1).
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Cuando desea revisar o actualizar alguna salida en particular, despus de confirmar en Fecha Actual la fecha en la
cual se efectu la salida o traspaso, puede ubicarla con el botn situado a la derecha del casillero Nmero de
Transaccin. Abrir una ventana de ayuda titulada Bsqueda de Transaccin de Inventario (Ver Anexo A 4). Ubique
la deseada, Aceptar y luego pulse Intro y le desplegar toda la informacin registrada.
Emite el Comprobante Movimientos de Bodega, que contiene toda la informacin registrada en este mdulo. (Ver
Anexo B 2).
5. Listados
Se ha elaborado la generacin de algunos informes que sirven de apoyo a la gestin de bodegas, como ser el
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9.
Figura 9 Listado de Recepciones/Consumos Mensuales
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Debe definir el Departamento para el cual necesita el listado, su Fecha Inicial y Final y el Artculo para el cual
requiere el informe.
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Requiere que el usuario defina el Direccin Inicial, Direccin Final, Fecha Inicial, Fecha Final y el Artculo que
desea. En caso que desee Totalizado, debe indicar la marca en el casillero.
Existe la posibilidad de obtener este listado ordenado por departamento o por cdigo.
El informe muestra el Cdigo, Fecha del Movimiento, el Nmero, Nombre de Artculo, la Unidad, Cantidad y
Cantidad Valorada. Totaliza para cada cdigo los movimientos diarios y el total del cdigo mismo.
Los Listados de Consumo por Departamento y Seccin estn en el formulario definido anteriormente y una muestra
de los informes se encuentran en los Anexos B 8 y B 9
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ANEXOS
Anexo A 1
Anexo A 2
16
Anexo A 3
Anexo A 4
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Anexo B 1
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Anexo B 2
19
Anexo B 3
20
Anexo B 4
21
Anexo B 5
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Anexo B 6
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Anexo B 7
24
Anexo B 8
Anexo B 9
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