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PLANEACION DE LA AUDI

NOMBRE DEL MACROPROCESO:


DESCRIPCIN DE LA AUDITORIA:

Nombre Punto Proceso (estrategico):

Objetivo del proceso(punto estrategico)

Justificacin de la Auditoria
Objetivo General Auditora

Objetivos especficos

Alcance de la Auditora

Documentos aplicables

Riesgo

Modelo Asociacion Seales al Rie


Instruccin: de acuerdo a su criterio, seleccione de la lista desplegable en l
S

Riesgos fraude

Ac

CUESTIONARIO DE C
Caracterizacion /Narrativa

Riesgo
Error

Causa
Ausencia
de
procedimientos.

normas

Fraude
Falta
de
polticasprocedimientos documentados.

1. Solicitar y obtener la
Fraude
documentacin para la vinculacin
de clientes (crdito o contado).
Responsable: Asistente tcnico.

2. Hacer anlisis cualitativo de la


informacin del cliente.
Decisiones
Responsable: Jefes Regionales de errneas
Cartera.

Riesgo legal

Alteracin de la informacin.

Deficiente
informacin.

insuficiente

Lavado de activos.
Financiacin de terrorismo.

3. Realizar consulta en bases de


datos de datacrdito y lista Clinton.
Falta de verificacin de la
Riesgo de crdito
Responsable: Jefe Regional de
informacin
Cartera.
Incumplimiento de
Riesgo legal
resoluciones, decretos, leyes.

4. Hacer anlisis cuantitativo y


Deficiencias
en
determinar
cupo
de
crdito
Riesgo de crdito otorgamiento de credito
sugerido.
Responsable:
fijacion del cupo.
Analiste de Planeacin Financiera.

el
y

5. Aprobar cupos de crdito.


Riesgo de crdito Deficiencias
en
el
Responsable: Jefe Regional de
otorgamiento de credito y
Cartera, Direccin Nacional de
fijacion del cupo. Inadecuada
Cartera, Vicepresidencia Financiera
informacin
financiera
o Comit Nacional de Cartera.
disponible.
Fraude

6. Solicitar y obtener las garantas


requeridas.
Responsable: Asistente tcnico
(pagar), Director de Zona o
Director Nacional de Ventas
((garanta real).

Alteracin de la informacin.

Castigo de cartera por falta de


garantas.
Riesgo de crdito
Deficiencia en los esquemas
de garantas.

Director Nacional de Ventas


((garanta real).

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Castigo de cartera por falta de


garantas.
Riesgo de crdito
Deficiencia en los esquemas
de garantas.

Riesgo legal

Incumplimiento
de
resoluciones, decretos, leyes

Error

Inadecuado
informacin.

Prdidas
econmicas.

Falta de plizas de seguro


(Traslado del riesgo).

7. Crear el nuevo cliente en SAP y


registrar su informacin bsica y
de cartera.
Responsable: Jefe Regional de
Cartera.

registro

de

8. Solicitar al cliente la constitucin


de una pliza de seguro Todo
Riesgo Daos materiales y
enviar al Jefe Regional de Cartera Riesgo de crdito Falta de verificacin de la
informacin
un certificado de la misma.
Responsable: Cliente y Director de
Zona o Director Nacional de
Ventas.

9. Administrar y custodiar la
informacin de vinculacin del
cliente, sus actualizaciones y
garantas. Responsable: Jefe
Regional de Cartera.

10. Autorizar los despachos a


clientes.
Responsable: Jefe
Regional de Cartera, Auxiliares de
Cartera.

Prdida
informacin.

Fraude.

de Deficiencias o ausencia de
normas de seguridad fisica de
activos,
sitemas
de
informacion, archivos, registros,
dinero.
Falta
de
organizacin
de
la
informacin.

Falta
de
restricciones
autorizaciones en software.

Falta de verificacin de la
informacin.
Riesgo de crdito
Violacin de los cupos de
cartera.

11. Autorizar sobrecupos a clientes


que no tengan cartera vencida.
Responsable: Jefe Regional de
Inadecuado procedimiento de
Riesgo de crdito
Cartera, Direccin Nacional de
aprobacin de sobrecupos.
Cartera, Vicepresidente Financiero
o Comit Nacional de Cartera.

Prdidas
econmicas.

Falta de gestin de cobro.

12. Gestionar el pago oportuno de


la cartera de los clientes dentro del
plazo otorgado.
Responsable: Jefe Regional de
Deficiencia en las acciones de
Cartera.
Riesgo de crdito.
gestin de cobro.

13. Adelantar diligencias para


cobro jurdico cuando hay
incumplimiento de pago por parte
del cliente.
Responsable: Jefe Regional de
Cartera, Secretara General.

Prdidas
econmicas.

Falta oportunidad en
reclamaciones.

Prdida de
informacin.

Deficiencias o ausencia de
normas de seguridad fisica de
activos, sitemas de
informacion, archivos, registros,
dinero.

Riesgo de crdito.

Incumplimiento en polticas
de crdito

Castigo de cartera por falta de


garantas.
Incumplimiento en
Riesgo de crdito.
polticas de crdito
Deficiencia en los
esquemas de garantas.

14. Solicitar al cliente renovacin


anual de informacin comercial,
financiera y de bienes.
Responsable: Jefes Regionales de
Cartera.

Decisiones
errneas

Deficiente
informacin.

insuficiente

15. Realizar comit regional de


cartera.
Responsable: Jefe Regional de
Cartera.

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Decisiones
errneas

Deficiente o insuficiente
informacin.

Error

Ausencia de normas, polticas


y/o procedimientos.

16. Obtener autorizacin para


manejar el cliente por Factoring

Riesgo de crdito

Falta de verificacin de la
informacin

17. Verificar el cupo del cliente en


Factoring

Riesgo de crdito Insolvencia de clientes

18. Informar las condiciones a los


centros logsticos para la
realizacin de la factura que se
cancelar por Factoring

Error

Falta de envio de informacin

19. Verificar las condiciones de


Falta de verificacin de la
pago de las facturas realizadas que Riesgo de crdito
informacin
se cancelarn por Factoring
20. Ingresar a Factoring las
facturas del cliente de acuerdo al
plazo estipulado (Las de contado
deben ser ingresadas antes del
medio da)

Pagos en exceso menores valores


Falta de registro de informacin
pagados

21. Verificar el pago de Factoring


de acuerdo a las condiciones
registradas

Falta de registro y/o


identificacin de
Riesgo de crdito
consignaciones realizadas por
clientes

22. Enviar a contabilidad el


extracto de Factoring

Fraude

23. Registrar el abono del cliente

Falta de registro y/o


identificacin de
Riesgo de crdito
consignaciones realizadas por
clientes

Falta de soportes para registro


de informacin

Acceso ilegal al
sistema

Ausencia de normas, polticas


y/o procedimientos.

Acceso ilegal al
sistema

Ausencia de normas, polticas


y/o procedimientos.

PROGRAMA DE AUDITO
Procedimiento

1. Realice la evaluacin del control interno


2. Evalue los hallazgos pendientes de auditoras anteriores

3. Obtenga resumen de cartera al cierre del mes anterior y seleccione los clientes que presentan cartera v
(Transaccin SAP ZFIAR014).

4. Solicite la carpeta individual de los clientes seleccionados y verifique la documentacin requerida para v
numeral 5.1.1 del procedimiento P-025 Administracin de Cartera.

5. Verifique que se est cumpliendo con la renovacin anual de informacin comercial, financiera y de bien

6. Revise que se est cumpliendo con el anlisis cualitativo, consulta de bases de datos y anlisis cuantita
vinculacin del cliente.

7. Verifique que los cupos de cartera se estn aprobando de acuerdo con los niveles de atribucin definido
procedimiento P-025 Administracin de Cartera.
8. Verifique en el certificado de existencia y representacin del cliente la vigencia de la sociedad.

9. Verifique que el representante legal de clientes persona jurdica no tengan limitacin de cuanta para en
ttulos valores por el valor del cupo otorgado.

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10. Solicite las garantas fsicas de los clientes de la muestra y verifique el cumplimiento del numeral 5.5 t

- Verifique la relacin de las garantas en SAP - ZFIAR002 (Num 5.5.4)


- Firma de pagars por deudor, codedor o avalista.
- Si el deudor es persona natural el pagar debe ser firmado por la misma persona que aparece en la factu
- Si el deudor es persona jurdica el pagar debe ir firmado por el Representante Legal que aparece en el c
representacin legal de la sociedad.
- Para cupos de crdito otorgados por un monto mayor a 500 SMMLV se debe exigir la constitucin de gara
150% del cupo de crdito.
- Para garantas reales certificado de Libertad y Tradicin con menos de un mes de expedido.
- Copia de la escritura de adquisicin del inmueble y avalo comercial, realizado por una firma de propieda
inscrita en la Lonja de Propiedad Raz

Con ayuda del rea de cartera, verificar en SAP si los clientes de la muestra tienen actualizada la informac
actualizaciones de estados financieros, declaracin de renta, estudios de BPR, pagars, hipotecas, etc.
11. Para los clientes de la muestra y con cupo mayor a 500 SMMLV que no tengan garanta real, solicite la
Comit Nacional de Cartera o Vicepresidencia Financiera.

12. Analice el cubrimiento de las garantas reales. En ningn caso el cupo de cartera otorgado al cliente pu
comercial.
13. Verifique que se cuente con el certificado de pliza "todo riesgo-daos materiales" que deben constitu
garanta forma parte de la actividad econmica que genera los recursos con los cuales se cancela la deuda
beneficiario a Solla.
14. Verifique que todos los clientes con saldo en cartera tengan cupo de crdito asignado.

15. Identifique los clientes que tienen sobrecupo en el total de la cartera, analizando que su aprobacion se
atribucin definidos en el numeral 5.4.1 del procedimiento P-025 Administracin de Cartera.

16. Verifique que los sobrecupso no superen los topes establecidos en el numeral 5.4.1. del procedimiento

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17. Obtenga el estado de cuenta de los clientes de la muestra y analice saldos antiguas pendientes de pag
saldos a favor o notas por devolucin pendientes de cruce.

18. Si se han registrado castigos de cartera en el periodo auditado, solicite la autorizacin dada por el Com
Vicepresidencia Financiera.

19. Verifique que los clientes que tengan facturas con ms de 40 das despus de su vencimiento se encue
menos en acuerdos de pago, como lo establece el numeral 5.7.1 y 5.7.2 del procedimiento P-025 Administ

20. Obtenga relacin de los casos en cobro jurdico y evalue el estado en que se encuentran de acuerdo co
los abogados.

21. Verifique que se hayan cumplido los plazos definidos en el procedimiento P-025 "Administracin de Ca
los clientes que incumplen en el pago de la cartera.

22. Si se han registrado daciones en pago en el periodo auditado, verifique que hayan sido autorizadas po
numeral 5.7.5 del procedimietno P-025 Administracin de Cartera.

23. Solicite las actas del Comit Regional de Cartera de los ltimos tres meses, revise las conclusiones del
los compromisos adquiridos. Verifique que se haya enviaddo el acta a la Direccin Nacional de Cartera.

24. Evalue la razonabilidad de la provisin de cartera teniendo en cuenta los saldos vencidos con ms de 1

25. Verifique la existencia y cumplimiento de normas y/o procedimientos para la triangulacin de Factoring

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26. Seleccione una muestra de los clientes que manejan Factoring y verifique el estado de la cartera actua
injustificables.
27. Verifique la autorizacin respectiva para la triangulacin entre los clientes, Factoring y la compaa, se

28. Tome un par de meses atrs y solicite los extractos de Factoring para verificar las compensaciones rea
segn la muestra obtenida
29. Verifique que las facturas de contado ingresadas a Factoring hayan sido canceladas el mismo da de ex

30. Verifique que las condiciones de pago informadas por cartera a los centros logsticos para realizar las f
acuerdo a las negociaciones
31. Verifique que se haya informado oportunamente a contabilidad los pagos realizados por Factoring con
documentos a cancelar
32. Analice el procedimiento que realiza contabilidad para subir los pagos y tome nota de las deficiencias

33. Identifique los usuarios que ingresan a la pgina de Factoring e investigue si comparten claves con otr
34. Verifique si se cambia con alguna periocidad la clave de acceso a la pgina de Factoring
35. Elabore un informe con las novedades observadas
Auditor

PLANEACION DE LA AUDITORIA
Costos, contabilidad y finanzas
Cartera

Revisin peridica de cartera

Apunta a que objetivo


estrategico:

Permitir a la Organizacin el oportuno y seguro


recaudo de las ventas y la expansin de las mismas,
minimizando el riesgo, asegurando un buen manejo Fecha
de las cuentas por cobrar y garantizando la adecuada auditoria
vinculacin de clientes.

ltima

Evaluar la adecuada administracin de la cartera de acuerdo con lo definido en


el procedimiento P-025 Administracin de Cartera.
Descripcin del Objetivo
1. Evaluar el control interno
2. Evaluar el estado de los vencimientos y cupos de la
cartera.
3. Evaluar las garantas existentes y el riesgo de
prdida en caso de tener que recurrir al cobro
jurdico.
Cartera
CP-052 Gestin de crdito y cartera
P-025 Administracin de cartera
DF-093 Gestin de crdito y cartera
P-063 Elaboracin de notas contables comerciales y de cartera

Asociacion Seales al Riesgo de Fraude


e de la lista desplegable en la casilla de "Seal de Fraude" la que ms se relacione.
Seal de fraude
Morosidad en el crdito
Acumulacin de deudas
Conflicto inters

CUESTIONARIO DE CI
Pregunta
Componente
1. Existe un manual, norma o procedimiento para la Ambiente Interno
administracin de cartera?

2. Se verifica que est completa la documentacin


Actividades de control
requerida para dar inicio al proceso de vinculacin de
clientes?

3. Se guarda en carpeta individual del cliente el


formato donde se registra el anlisis cualitativo y la
consulta de bases de datos hechas por el Jefe de
Cartera?

Actividades de control

4. Se realiza consulta de todos los cliente en la


lista Clinton?

Actividades de control

5. La consulta en las entidades de riesgo se hace Actividades de control


de manera perodica para todos los clientes?
6. Se cuenta con autorizacin escrita por parte del Actividades de control
cliente para la consulta y reporte en la base de datos
de las centrales de riesgo?
7. Se guarda en la carpeta individual del cliente el
informe de anlisis cuantitativo y cupo sugerido
hecho por el Analista de Planeacin Financiera?
8. El anlisis cualitativo y cuantitativo se hacen
dentro de los plazos establecidos en el numeral 5.2.4
del procedimiento P-025 Administracin de Cartera?

Actividades de control

Actividades de control

9. La aprobacin de cupos de cartera se est Actividades de control


haciendo de acuerdo con los niveles de atribucin
definidos en el numeral 5.3.1 del procedimiento P-025
Administracin de Cartera?
10. Se verifica que el representante legal del cliente Actividades de control
persona jurdica, no tenga limitacin de cuanta para
endeudamiento por el valor del cupo otorgado?
11. Todos los clientes con cupo de crdito asignado Actividades de control
tienen pagar en blanco firmado por deudor y
codeudor, excepto los que tienen exoneraciones?
12. Todos los clientes con cupo de crdito mayor a Actividades de control
500 SMMLV cuentan con garanta real para respaldar
sus
acreencias,
excepto
los
que
tienen
exoneraciones?

13. Los clientes con cupo mayor a 500 SMMLV que no Actividades de control
tienen garanta real, cuentan con autorizacin del
Comit Nacional de Cartera o Vicepresidencia
Financiera?
14. Se devuelve a los clientes retirados las garantas Actividades de control
otorgadas una vez cancelados los saldos por todo
concepto?
15. Se mantiene una base de datos actualizada de Actividades de control
los clientes, la cual incluya datos bsicos (direccin,
telfonos, nombres de contactos), informacin
comercial, garantas, cupos, plazos, condiciones
comerciales?

16. Todos los clientes con garanta real tienen el Actividades de control
certificado de pliza "todo riesgo-daos materiales"?

17. Se verifican periodicamente los vencimientos de Actividades de control


las plizas y se solicita la renovacin respectiva?
18. Se verifica que la empresa aseguradora est Actividades de control
autorizada para operar en Colombia?
19. Se archiva, en carpeta individual por cliente, la Informacin y
informacin de vinculacin y toda la documentacin y comunicacin
correspondencia relacionada con el menejo de
cartera?
20. Las garantas se custodian en la caja fuerte de la Actividades de control
regional Antioqua?
21. Todo despacho a clientes requiere autorizacin
previa de Cartera?
22. Se cuenta con alertas automaticas en SAP para
detectar sobrecupos o falta de cupo?
23. Se controla que los clientes vinculados para venta
de contado no se facturen a crdito?
24. La aprobacin de sobrecupos se est haciendo de
acuerdo con los niveles de atribucin definidos en el
numeral
5.3.1
del
procedimiento
P-025
Administracin de Cartera?
25. Se cuenta con autorizacin escrita para la
aprobacin de sobrecupos?

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control

26. Se ejerce control permanente sobre la cartera y


se hacen las gestiones necesarias para que su pago
sea oportuno?
27. Se hacen conciliaciones peridicas de los saldos
de cartera directamente con los registros de los
clientes?

Actividades de control

Actividades de control

28. Los castigos de cartera son siempre autorizados Actividades de control


por el Comit Nacional de Cartera (+$20MM) o por
Vicepresidencia Financiera y Direccin Nacional de
Cartera?
29. Se deja evidencia de la gestin adelantada en el
tiempo estipulado como cobro prejurdico para lograr
un acuerdo de pago con el cliente?
30. Se cumplen los plazos definidos en el
procedimiento P-025 Administracin de Cartera para
pasar a cobro jurdico los clientes que incumplen en el
pago de la cartera?
31. Se hace seguimiento a los casos en cobro jurdico
para controlar su evolucin?
32. En la entrega de documentacin a la Secrectara
General para iniciar cobro jurdco al cliente se deja
evidencia
del
recibo
y
entegra
de
dicha
documentacin?

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control
33. Se cambia el estado del cliente en SAP y se
elimina el cupo de crdito y plazo otrorgado a los
clientes en condicin de cobro jurdico?
34. Los acuerdos de pago se hacen dentro de las Actividades de control
atribuciones y parmetros definidos en el numeral
5.6.4 del procedimietno P-025 Administracin de
Cartera?
35. Est prohibida la venta a crdito y aplicacin de
descuentos financieros a los clientes que se
encuentren cumpliendo con acuerdo de pago?
36. Las daciones en pago son autorizadas por las
instancias definidas en el numeral 5.6.5 del
procedimietno P-025 Administracin de Cartera?

Actividades de control

Actividades de control

Actividades de control
37. Se actualiza anualmente la informacin comercial,
financiera y de bienes de los clientes?

Actividades de control
38. Se rene el Comit Regional de Cartera con la
frecuencia estipulada y se enva acta a la Direccin
Nacional de Cartera?
39. Existe un manual, norma o procedimiento para
Factoring?

Actividades de control

40. Existe una autorizacin previa para incluir o Actividades de control


manejar un cliente por Factoring?
41. Se cuenta con un listado o relacin de clientes Actividades de control
que tengan triangulacin con Factoring?
42. Se cuenta con autorizacin previa del cliente para Actividades de control
realizar la triangulacin con Factoring?
43. Se verifica el cupo del cliente en Factoring antes Actividades de control
de proceder a registrar las facturas pendientes por
cobrar?
Actividades de control
44. Se informa por escrito las condiciones de pago de
las facturas que se triangularan por Factoring a los
centros logsticos para su respectiva expedicin?
45. Se verifica en la cartera del cliente las
condiciones de pago informadas anteriormente para
las facturas realizadas por los centros logsticos y que
se triangularn por Factoring?

Actividades de control

Actividades de control
46. Las facturas de contado se ingresan a Factoring el
mismo da de su expedicin y antes de medio da
para que stas sean canceladas en la tarde?

47. Se verifica la consignacin de factoring de


acuerdo a las condiciones de pago de las facturas
negociadas?

Actividades de control

48. Se enva a contabilidad el extracto de factoring Actividades de control


como soporte para el registro del pago por cada uno
de los clientes informados?
49. Se verifica en la cartera del cliente el abono o Actividades de control
pago pendiente por compensar por la transferencia
de factoring?
50. Se cambia peridicamente la clave de acceso a la
pgina de Factoring?
51. Est prohibido compartir claves de acceso a la
pgina de Factoring?

Actividades de control

Actividades de control

PROGRAMA DE AUDITORIA
Requisito

ntes que presentan cartera vencida mayor a 30 das

cumentacin requerida para vinculacin y estudio de crdito del

omercial, financiera y de bienes de los clientes vinculados.

s de datos y anlisis cuantitativo antes de procder a la

niveles de atribucin definidos en el numeral 5.4.1 del

ncia de la sociedad.

limitacin de cuanta para endeudamiento o para suscribir

mplimiento del numeral 5.5 teniendo en cuenta:

sona que aparece en la factura.


nte Legal que aparece en el certificado de existencia y

exigir la constitucin de garanta real que cubra como mnimo el

es de expedido.
do por una firma de propiedad raz aceptada por la empresa e

enen actualizada la informacin correspondiente a


, pagars, hipotecas, etc.

ngan garanta real, solicite la autorizacin de exoneracin por el

cartera otorgado al cliente puede superar el 70% del avaluo

ateriales" que deben constituir los clientes cuyo bien dado en


os cuales se cancela la deuda y que este tenga como

to asignado.

lizando que su aprobacion se hizo de acuerdo con los niveles de


n de Cartera.

eral 5.4.1. del procedimiento P-025 Administracin de Cartera.

P-025 Num 5.4 - 5.5

s antiguas pendientes de pago, notas crdito, notas dbito,


autorizacin dada por el Comit Nacional de Cartera o la

s de su vencimiento se encuentren en cobro prejuridico o por lo


rocedimiento P-025 Administracin de cartera
se encuentran de acuerdo con los ultimos informes recibidos de

P-025 "Administracin de Cartera" para pasar a cobro jurdico

ue hayan sido autorizadas por las instancias definidas en el

s, revise las conclusiones del anlisis realizado en cada comit y


cin Nacional de Cartera.

saldos vencidos con ms de 180 das.

a la triangulacin de Factoring.
el estado de la cartera actual para detectar vencimientos

, Factoring y la compaa, segn la muestra obtenida

ficar las compensaciones realizadas en la cartera de los clientes

anceladas el mismo da de expedicin de la factura

s logsticos para realizar las facturas se hayan cumplido de

realizados por Factoring con el detalle de los clientes y

ome nota de las deficiencias observadas

e si comparten claves con otros usuarios

a de Factoring

Jaime Albeto Macas Pulgarn

bilidad y finanzas

Rentabilidad

Agosto 2010

Riesgo, control o
gobierno que apunta
el objetivo
Riesgo:
Control:

Gobierno:

ne.

Elemento
Asignacin de
autoridad y
responsabilidad.

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
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procedimientos

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procedimientos
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Poltica y
procedimientos

Poltica y
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Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

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procedimientos

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procedimientos

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procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos

Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos
Poltica y
procedimientos

P/T

1
2
3.1 - 3.2
4
4
4
4
4
5

6
5
5

5
7
6
6

9
9

N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Ver informe

Se incluye esta pregunta porque la inexistencia de autorizacin es un imcumplimiento a la LEY


de HABEAS DATAS (ley 1266 del 31 de dic 2008)

Se debe tener en cuenta para dar cumplimiento lo establecido en el Cdigo de Comercio


Artculo 624. Derecho sobre Ttulo-Valor".

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