LECTURA N 02

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU DESARROLLO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO NATURALEZA Y DEFINICIN

La administracin, descrita y estudiada como ciencia, tiene una forma de actuar que se aplica
a las diferentes instituciones o empresas. De hecho, es importante resaltar que la
Administracin aplicada, es decir, la mejor manera de conseguir eficacia, eficiencia y
productividad, es la suma de una serie de hechos y actividades que solamente tienen sentido
tomndolos como una secuencia necesaria para conseguir un fin. Significa esto, nuevamente,
un enfoque sistmico de la Administracin, en el que cada acto administrativo tiene su lugar y
su consecuencia.
As, definimos el proceso administrativo como la secuencia ordenada de una serie de
actividades, que se pueden estudiar separadamente, pero que slo actan conjuntamente en
relacin con la finalidad propuesta. Dichas actividades secuenciales son: planificacin,
organizacin, direccin y control.
Esta forma de considerar a la Administracin, como un proceso permanente, es una manera de
explicar cmo actan los principios cientficos cuando son aplicados a una situacin concreta.
Por su carcter instrumental, la Administracin debe producir efectos tangibles en las
organizaciones, relacionados con la forma caracterstica de actuar de cada una de ellas. El
proceso administrativo es, en este contexto. La gua para la aplicacin de los principios a la
especificidad propia de cada institucin o grupo.

Organizacin

Direccin

Figura 3-1. Secuencia del proceso administrativo

Planificacin

Etapa de preparacin

Control

Etapa de ejecucin

Algunos autores resaltan, adems, la secuencialidad del proceso, dividiendo sus fases segn
la manera racional con la que los seres humanos afrontan la solucin de los problemas:
primero pensar y luego actuar. De esta forma, las diferentes etapas del proceso administrativo
se configuran de modo cclico: las dos primeras, planificacin y organizacin, corresponden a la
etapa del pensar, y las dos siguientes, direccin y control, a la etapa del hacer. As, se
establece una fase preparatoria y otra de ejecucin (ver figura)

ETAPAS DEL PROCESO

Se describir someramente las cuatro etapas del proceso, , estas etapas son:
Planificacin: Es la etapa inicial del proceso y constituye la base de toda la actuacin posterior.
Es un momento de estudio de la situacin y de previsin de lo que se va a intentar conseguir,
as como de los medios que ser preciso emplear en el tiempo que se determine como el
idneo.
Las finalidades principales de la planificacin, por tanto son:
1. Definicin del problema o situacin a la que se enfrenta la institucin o el grupo, hacia
cuya solucin deber tender todo el esfuerzo sub siguiente.
2. Determinacin de cul puede ser la solucin de ese problema.
3. Establecimiento de las medidas a adoptar en recursos y tiempo.
Organizacin. En esta etapa, se pretende que las personas que van a desempear el trabajo
se constituyan en grupos organizados, relacionados entre s y con los medios que utilizarn.
De alguna manera, esta etapa consiste en dar forma y cuerpo a las ideas que se plantearon en
la planificacin, y tiene que ver con:
1. La distribucin de tareas segn los grupos.
2. La descripcin clara de lo que har cada uno de cmo lo puede llevar a cabo de la
mejor manera posible.
3. La dotacin de los recursos necesarios para cada una de las acciones descritas.
Direccin. Esta fase o etapa representa la puesta en marcha efectiva del plan, es decir,
significa pasar a la accin, aunque muchos confunden esta palabra, ms que ninguna otra, con
la de administracin. Tambin recibe el nombre de ejecucin, pues, como hemos dicho, lo que
se aborda es, justamente, la actuacin tal como se ha planificado y organizado. En esta fase
resultan de especial importancia los conceptos de motivacin, liderazgo y comunicacin, a fin
de que el grupo consiga la mayor eficacia y eficiencia, al actuar de la mejor manera posible.
Control. Es la etapa que finaliza el proceso administrativo, con la comprobacin de lo que se ha
llevado a cabo, su comparacin con lo que se pretenda y la decisin acerca de posibles
medidas que mejoren el proceso. En efecto, la finalidad del control no es, solamente la
comprobacin de los buenos o los malos resultados, sino la progresin hacia la excelencia de
stos, a travs del anlisis y mejora constante del proceso.
Estas etapas se pueden identificar con las que algunos textos proponen como funciones del
administrador, siguiendo el esquema que hemos propuesto, y las enuncian como: planificacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control. Sin embargo, para su aplicacin a
cualquier nivel de la institucin, preferimos incluir la de integracin del personal en la
organizacin, ya que supone una accin ms acorde con ella. Otras autores identifican
tambin la coordinacin como una funcin separada y con carcter propio, aunque nosotros
entendemos que la coordinacin es ms bien una caracterstica presente a lo largo de todo el
proceso, que no puede funcionar sin ella, tanto entre las diferentes fases como entre los
elementas di cada una de ellas.
CARACTERSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo se caracteriza por una serie de atributos, que pueden observarse en
mayor o menor medida segn sea la forma de actuar de un grupo o institucin, aunque se
puede afirmar que slo estando presentes todos estos atributos el proceso ser

verdaderamente efectivo. Estas caractersticas estn determinadas por el enfoque que venimos
haciendo en el proceso como un sistema abierto, y son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

Dinamismo.
Integridad.
Autorregulacin.
Utilidad.
Multidisciplinaridad.

Dinamismo
La secuencialidad del proceso est dominada por el continuo paso de una fase a otra. Cada
etapa o fase es necesaria para la siguiente, a la que orienta en los pasos a seguir. Aunque se
pueden estudiar separadamente, constituyen un todo dinmico en constante movimiento y
progresin hacia delante. En este sentido de movimientos cclico, ni siquiera el control es
una etapa final que termina el proceso, sino que constituye la orientacin para el nuevo
comienzo del ciclo.
Integridad
El proceso administrativo, enfocado como lo estamos haciendo en la consideracin sistmica,
tiene su base en la visin de todas sus fases o etapas relacionadas de forma integral. De esta
manera, slo todas ellas, relacionadas entre s e influyndose mutuamente, obtienen los
efectos deseados, y, as, si se planifica pero no se controla, no sabremos qu y cunto hemos
conseguido; si se organiza, pero no se ejecuta la accin teniendo en cuenta lo planificado y
organizado, perdemos esos puntos de referencia. Como en todo sistema abierto, la existencia
del ambiente externo puede influir (y de hecho influye) en la relacin integral de estos
elementos o fases del proceso, pero, si ste est bien diseado, las influencias sern
adecuadamente utilizadas e incluso pueden fomentar la integridad del sistema o proceso
administrativo.

Evaluaciones parciales

Planificacin

Organizacin

Direccin
Ejecucin

Control

Control final-Retroalimentacin
Fig. 3 -2 La autorregulacin del proceso a travs de la evaluacin parcial y final
Autorregulacin
Las dos caractersticas anteriores, de dinamismo e integridad, producen y condicionan esta
tercera. En efecto, el proceso dispone, en su avance dinmico e
El control no es, como hemos dicho, slo una etapa considerada como final, sino que su
finalidad principal es aportar informacin para recomenzar- el ciclo administrativo de forma
mejorada; pero, adems, se encuentra presente en las dems fases, de manera que en todo
momento el grupo pueden orientar adecuadamente el proceso (fig. 3-2).,

Utilidad
La Administracin y, por tanto, su aplicacin en el proceso administrativo, tiene un carcter
fundamentalmente instrumental, enfocado a conseguir una finalidad. En otras palabras, no
acta en el vaco, sino dentro ele una institucin, empresa o grupo, a quienes sirve para
conseguir resultados ptimos de su trabajo.
Esta caracterstica de utilidad es crucial, ya que toda empresa humana ha de preguntarse
siempre para qu est trabajando y s esas metas que se ha marcado son realmente tiles
para una finalidad de inters comn.
En materia de atencin a la salud y de prestacin de cuidados de enfermera, este elemento de
utilidad corre a veces el riesgo de perder su matiz ms importante, cul sera el de proporcionar
bienestar y mejores cuidados a los usuarios de los servicios, a causa de la influencia que sobre
el sistema de salud y de servicios sanitarios pueden ejercer los componentes econmicos y
sociales del entorno.
El proceso se convertira as, errneamente, en til para si mismo, encerrndose en la
aplicacin repetitiva de las acciones administrativas que produce la propia dinmica, sin lograr
alcanzar la autntica finalidad til del sistema de salud: la mejora de las situaciones de salud y
bienestar.
Multidisciplinaridad
El contexto en el que se producen los hechos administrativos, especialmente los referidos al
sector de atencin a la salud, es siempre de una gran complejidad. El mismo objeto del
proceso, la produccin de acciones en salud que aumenten las cuotas de bienestar y salud,
sufre una serie de influencias del ms variado matiz. Por eso, el enfoque de las actividades
administrativas a travs del proceso descrito debe hacerse conjugando los puntos de vista, los
esfuerzos y los conocimientos e intereses de variados sectores profesionales y tcnicos, as
como de los propios destinatarios del trabajo, los usuarios de los servicios, que aportan cada
uno su especificidad al inters de la finalidad comn. La administracin de salud no es slo
cosa de administradores, sino que su aplicacin mediante un proceso dinmico e integral
precisa de la intervencin de mdicos, enfermeras, economistas, socilogos, representantes de
los usuarios y otros que, trabajando organizadamente en grupos productivos, conjuguen en el
trabajo comn sus conocimientos y aproximaciones especficas a los problemas planteados.
Esta participacin multidisciplinar tiene dos finalidades: la primera es impulsar la dinmica del
proceso, mediante la ajustada delimitacin de los objetivos, la determinacin de la mejor
organizacin, la puesta en marcha de la accin, en la que cada uno acta a su nivel de
competencia, y la evaluacin final, que no debe olvidar cada uno de los aspectos considerados.
La segunda finalidad es que el proceso tome en cuenta a todos los grupos participantes en la
consecucin de utilidades especficas que incrementarn el fin comn.
LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La frase la informacin es poder se ha acuado por tericos de la comunicacin para significar
la importancia de este aspecto en las modernas relaciones sociales. Es bien sabido que quien
ms sabe, ms influencia puede llegar a tener sobre los dems, justamente en virtud de ese
saber, los modernos sistemas de manejo de la informacin han hecho, en todo caso, que el
saber y su difusin sean uno de los objetivos ms claros de los sistemas democrticos, que se
basan, justamente, en la capacidad de decidir adecuadamente entre varas posibilidades de
gobierno, mediante una generalizacin de la informacin ajustada a la realidad.

En los sistemas administrativos se puede ir an ms lejos, ya que es posible afirmar que, sin la
recogida de informacin fidedigna y ajustada a la realidad a atender, la utilizacin adecuada de
esa informacin, su tratamiento y almacenamiento que asegure la utilizacin posterior de la
informacin referida a esa situacin que se afronta no es factible que funcione adecuadamente
el proceso administrativo. Es decir, no slo hay que disponer de buena informacin, sino que
sta debe fluir sin dificultades a lo largo de todas las fases del proceso, constituyendo la savia
que vitaliza y proporciona mayor dinamismo a todo el ciclo.
Se define, pues, la informacin como el conjunto de conocimientos o noticias que existen y se
pueden obtener acerca de una cuestin determinada. El dato es la unidad bsica de la
informacin, y sta vendra a ser un conjunto de datos conocidos relacionados con una
situacin especfica. En toda informacin es preciso considerar dos aspectos:
1. Calidad. Es decir, el tipo de informacin referido a la situacin que hemos de abordar, en la
que tienen que ver la pertinencia la relacin real con el problema y la fiabilidad el grado de
confianza que merece para ser utilizada con toda seguridad.
2. Cantidad. O nmero de datos que se pueden obtener.
Calidad y cantidad son dos aspectos relacionados, y el equilibrio entre ambos nos asegura
disponer de una informacin adecuada, que es en realidad lo ms importante. Tener acceso a
una gran cantidad de informacin puede ser a veces necesario, pero, por s sola, la cantidad no
prejuzga su calidad, ni mucho menos su utilidad, ya que a veces un exceso de cantidad va en
detrimento de la calidad e, incluso, hace difcil, problemtico y costoso su manejo.
Tipos de informacin
En principio, se puede afirmar que toda informacin tiene un valor social, que puede quedar en
la mera curiosidad (qu pasa, cmo, a quin). En el terreno administrativo, es importante
traspasar esta primera fase para entrar en el valor de decisin de la informacin, que nos obliga
a preguntarnos qu hacemos? y para qu actuamos? Por eso, se reconocen, a los efectos
de utilizacin para decidir, diversos tipos de informacin, atendiendo a criterios que tienen que
ver con su validez, procedimiento y tipo de datos.
En cuanto a su validez, la informacin puede ser:
1. Permanente. Cuando el conjunto de datos tiene una validez estable. Como ejemplo,
podemos citar las leyes, las normas muy estructuradas. En el plano individual, la fecha de
nacimiento es un dato de validez estable.
2. Variable. Cuando los datos pueden sufrir modificaciones a travs de perodos de tiempo
ms o menos largos. Las estadsticas de salud son un ejemplo a gran escala; la edad o las
medidas antropomtricas lo son a nivel individual.
En cuanto a las relaciones y la estructura de los datos:
1. Organizada. Cuando los datos se encuentran slidamente estructurados, con normas de
utilizacin y almacenamiento. Nuevamente, las estadsticas generales, del tipo del
movimiento de la poblacin activa, as como las bibliotecas y archivos, son ejemplos de
esta informacin organizada.
2. No organizada. Los datos no estn estructurados y se encuentran dispersos a travs de la
institucin o grupo. Son un ejemplo las creencias populares que constituyen el acervo
cultural de un grupo social.
De acuerdo con su procedencia:
1. Implcita. Se denomina as al conjunto de informacin de que se dispone acerca de un
determinado grupo o comunidad y que atae fundamentalmente a sus valores y creencias;
se representa con la expresin se sabe que

2. Explcita. Es la que se configura en un conjunto de datos de lo que se conoce exactamente

su procedencia, as como su forma de obtencin y sus implicaciones.
Teniendo en cuenta el tipo de datos que agrupa:
1. Numrica. Aproximaciones aritmticas a la realidad: cantidad de habitantes de una zona,
porcentajes de morbilidad.
2. Social. Recopilacin de datos que describen las caractersticas de una comunidad,
institucin, grupo o empresa, de acuerdo con parmetros sociales, tales como renta,
educacin, empleo, etc. Puede incluirse en este apartado otros tipos de informacin tales
como cultura o poltica.

Fuentes y mtodos de informacin

En la administracin de servicios de salud y de enfermera se utilizan todos los tipos de
informacin que se ha sealado, ya que se emplea, a travs de las etapas del proceso, para la
actualizacin individual y colectiva, en grupos de trabajo pequeos o grandes. En efecto, la
informacin sirve para determinar la situacin, establecer las metas, orientar la mejor
organizacin, impulsar la accin y conocer y valorar la obtencin de los resultados esperados.
As, la informacin es a su vez un sistema que slo funciona si se asegura su correcta
obtencin, manejo, almacenamiento y posibilidad de mantenerla til y actualizada.
En los sistemas administrativos actuales, y en especial los sanitarios, el manejo de la
informacin est vinculado a la implantacin cada vez ms amplia de la tecnologa informtica.
Las fuentes de la informacin en la administracin de salud pueden ser:
1. Directas. Cuando se utiliza a los propios individuos para la obtencin de los datos, a travs
de:
a) la observacin.
b) El interrogatorio.
2. Indirectas. Cuando se emplean medios interpuestos que tienen que ver con:
a) Instrumentos de medida o diagnstico.
b) Grupos de referencia del usuario: familia, trabajo, etc.
c) Archivos y registros personales.
d) Bibliografa referida al caso en cuestin.
e) Expertos en el tema, que aporten su opinin.
Los mtodos para obtener esta informacin pueden, a su vez, considerarse:

Obtencin

Datos 1
Datos 2

Elaboracin

Resultados

Traslado

Informe

Almacenamiento

Archivo
Fig. 3-3 Esquema del movimiento de la informacin.

1. Colectivos. Cuando la informacin deseada e refiere a un grupo humano, ms o menos

numeroso. Las estadsticas y los muestreos son los ejemplos ms claros.

2. Individuales. En el caso en que los datos precisos tengan relacin con individuos
tomados de uno en uno. La historia clnica y otros registros personales son una
muestra de este tipo de mtodo.