ESTUDIO

SEMANA 7

DE MTODOS

[ ORGANIZACIN Y MTODOS ]

Objetivo unidad cuatro:

Determinar propuestas de cambios en la forma actual de realizar un trabajo para aumentar la
productividad y disminuir el tiempo de trabajo del proceso.

ESTUDIO DE MTODOS

1.Evaluacin de los mtodos
Para evaluar los mtodos, los patrocinadores de la investigacin (directores, supervisores,
jefes de proceso, etc.) deben decidir cul es la solucin o el mtodo ms adecuado. Para
tomar esta decisin, el especialista debe tener informacin clara de los diferentes mtodos,
los resultados probables de los cambios propuestos y el costo de la implantacin y tomar
decisiones a partir de un anlisis de costo beneficio de los diferentes mtodos.

Tcnicas de evaluacin
Para determinar de forma general qu costos y beneficios (cuantitativos y/o cualitativos)
estn asociados al cambio potencial, se pueden utilizar diferentes tcnicas que permiten
evaluar y dar soporte a las decisiones a tomar. Para incluir los factores cualitativos con los
factores cuantitativos se puede recurrir a tcnicas pseudocuantitativas, mediante la
asignacin de valores numricos que permitan una evaluacin global. Tambin se puede
recurrir a tcnicas de toma de decisiones como rboles de decisin y matrices de decisin.
Para medir los costos y beneficios durante un horizonte de tiempo, se puede aplicar tcnicas
como la de los recursos generados descontados para comparar los ingresos y gastos con los
valores monetarios actuales.

Los resultados de las tcnicas anteriores, que sirven de base para la toma de decisiones,
deben ser incluidas en un informe final. El objetivo del informe es resumir la investigacin,
aportar datos de evaluacin y presentar conclusiones y recomendaciones. En algunos casos,
cuando se prev que el mtodo ser aplicado, se recomienda incluir un plan detallado de la
aplicacin de los cambios con sus respectivos costos.

La presentacin del informe puede estar determinado por la compaa, pero siempre
procurando seguir la regla ABC (Acertado, Breve y Claro).

2. Definir el mtodo perfeccionado
Una vez se ha establecido los cambios que se realizarn en la forma de realizar el trabajo, se
debe definir y consignar por escrito las normas de ejecucin del nuevo mtodo. Para esto se
aconseja llenar la hoja de instrucciones o procedimientos del operario con el objetivo de:
a. Dejar constancia escrita de la forma de realizar el trabajo de forma detallada, de tal
manera que pueda ser leda y entendida por otros operarios y personal.

b. Explicar el nuevo mtodo a la direccin, operarios e interesados, para tomar decisiones

como: cambio de maquinaria, lugares de trabajo y adecuacin de la disposicin de las
mquinas.
c. Facilitar la comprensin de los nuevos cambios a los operarios hasta que se familiaricen
completamente con el nuevo mtodo.
d. Servir de base para los estudios de tiempos y movimientos.

Generalmente la hoja de instrucciones o procedimientos deber contener la siguiente
informacin:

a. Herramienta y equipo a utilizar.
b. Explicacin detallada del mtodo a utilizar. Esta explicacin depender de la cantidad de
operarios que la consulten, el volumen de produccin y la tarea. Si la cantidad de operarios
que tienen acceso a la informacin y el volumen de produccin son altos se espera que se
explique hasta el menor detalle, incluso el movimiento de manos y dedos.
c. Condiciones generales de trabajo como: iluminacin, temperatura, uso de equipo de
proteccin, entre otras.
d. Diagrama del lugar de trabajo y un croquis de las herramientas plantillas y dispositivos de
fijacin especial.
e. Cursograma para describir de forma general el mtodo o procedimiento a utilizar.

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A continuacin se muestra un ejemplo de una hoja de instrucciones para el corte de tela.

Figura 1. Hoja de instrucciones

3. Implantar el mtodo
Esta fase es quizs la ms importante y difcil, ya que requiere el compromiso tanto de la alta
gerencia como de los operarios. La implementacin del nuevo mtodo se puede establecer
en las siguientes etapas:

a. Socializacin y aprobacin por parte de la alta gerencia.
b. Aprobacin del jefe del departamento o proceso.

c. Aprobacin de los operarios e interesados.

d. Divulgar y ensear el nuevo mtodo a los operarios.
e. Controlar y seguir de cerca el trabajo, para encontrar posibles fallas en la ejecucin del
procedimiento.
f. En caso de cambios en el nmero de trabajadores, se debe socializar con el grupo de
trabajo o departamento para minimizar o evitar molestias que pueden resultar en baja
productividad.

4. Preparacin al cambio
Algunos operarios y compaas son resistentes al cambio. Por esta razn es importante
hacer participe a cada uno de los involucrados en el cambio, explicar cmo se est realizando,
las razones del mismo y pedir sugerencias de mejora. El diagrama de secuencia es una
herramienta que ayuda a atraer el inters de los trabajadores y a comprender de forma clara
los cambios efectuados por la compaa.

Para reducir el impacto del cambio se debe establecer un plan global de aplicacin donde se
planifiquen y programen las diferentes actividades para la incorporacin del nuevo mtodo.
De esta manera se asegura que cada actividad quede completada antes de la introduccin
del nuevo mtodo en la organizacin.

5. Controlar el cambio
Una vez se han planificado y programado las diferentes actividades, la compaa deber
controlarlas y asegurar que se hayan cumplido adecuadamente, de acuerdo con el
cronograma establecido, para as sustituir el mtodo de forma exitosa.

Para establecer las fechas de las actividades se podr utilizar el mtodo del camino crtico. La
fecha de sustitucin del mtodo antiguo por el nuevo deber ser escogida teniendo en
cuenta que el proceso de aprendizaje del nuevo mtodo toma tiempo y puede resultar en un
perodo de baja productividad. Por esta razn se recomienda hacer el cambio en un periodo
de baja produccin y mantener un registro de las actividades que se realizan.

6. Mantener en uso el nuevo mtodo
Una vez se socializa y se implanta el nuevo mtodo deber usarse de acuerdo a lo
especificado, manteniendo un control para que los operarios atiendan de manera eficaz lo
establecido en el nuevo mtodo.

Durante el periodo de uso se podr identificar mejoras a incorporar en las especificaciones.
En este proceso de mejora los operarios juegan un papel fundamental, ya que conocen
minuciosamente sus tareas y son las personas idneas para reconocer fallas en el proceso.

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Finalmente se recomienda establecer un procedimiento formal para mantener, controlar y

evaluar un nuevo mtodo. Dicho procedimiento contribuye a la adaptacin de los
trabajadores a sus nuevas tareas, la reduccin de fallas y la mejora continua del mtodo.


ESTUDIO DE MTODOS DE TRABAJO EN LA OFICINA
Objetivo: aumentar la eficiencia de los procesos y la productividad de la organizacin.

1.Introduccin
Generalmente, cuando se habla de procesos, se asocia el trmino a la fabricacin de un bien.
Sin embargo en las oficinas se tienen recursos que son transformados en productos finales
(documentos, formularios). Estos recursos deben ser utilizados con eficiencia, buscando
disminuir y controlar los costos administrativos y de oficina que muchas veces son
considerables. Por esta razn se hace necesario el estudio del trabajo, pues en la mayora de
oficinas se realiza un trabajo rutinario que se puede observar, medir y analizar. Organizacin
y mtodos (O y M) se encarga del estudio del trabajo en la oficina (estudio de mtodos y
medicin del trabajo) y de las estructuras de organizacin habituales.

2. Procedimiento para mejorar mtodos de trabajo en la oficina

Seleccionar

Registrar

Examinar

Denir

Evaluar

Idear

Implantar

Mantener

Figura 2. Procedimiento bsico para el estudio de mtodos de trabajo en la oficina

Seleccionar: para seleccionar la esfera o actividad de estudio en la oficina se priorizan
aquellas actividades que:

Constituyen una porcin importante de los costos de mano de obra administrativa.
Estn produciendo una gran cantidad de errores o errores graves.
Estn creando altos nivel de inconformidad.

Es necesario modificarlo por algn cambio exterior (nuevo software, cambio en el

procedimiento, etc.).

Adems se hace necesaria la evaluacin peridica de las operaciones influidas por los
numerosos cambios en el entorno, como tcnicas o mtodos de trabajo nuevos, cambio de
equipos, modificaciones en los procedimientos y en los niveles de insatisfaccin de la
direccin, entre otras situaciones que puedan llevar a elevar los costos y el nmero de
errores en un procedimiento o departamento.

Otra forma de evaluar y mejorar los procedimientos es brindar a los empleados la
oportunidad de construir proyectos de mejora y sugerencias que luego sern evaluadas por
especialistas para su incorporacin.

Todas las evaluaciones (examen departamental, estudio de sistemas y sugerencias de
trabajadores) tendrn como objetivo final mantener y mejorar la eficiencia en la oficina.

Registrar: a diferencia de la zona de produccin, donde se registra informacin como equipo,
tareas de los operarios, materiales, entre otros, en las oficinas se registra el contenido y la
evolucin de los documentos a medida que se les aplican los sistemas y procedimientos. El
registro se realiza siguiendo la jerarqua del trabajo de oficina: primero se registra la
informacin concerniente al sistema, luego los procedimientos y finalmente las actividades y
mtodos de trabajo.
Sistema

Procedimiento

Actividad/
Mtodo
Actividad/
Mtodo

Procedimiento

Actividad/
Mtodo

Actividad/
Mtodo

Actividad/
Mtodo

Figura 3. Jerarqua de sistemas, procedimientos y mtodos de oficina

Sistema: conjunto de departamentos y secciones mutuamente relacionadas, que
interactan para alcanzar una meta u objetivo en comn.

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Procedimientos: subunidades del sistema que permiten especificar la forma para llevar a
cabo una actividad o un proceso. Generalmente los procedimientos se registran en
documentos y estn relacionados con un puesto de trabajo o individuo.
Actividades: permiten describir las diferentes tareas para realizar un procedimiento.
Mtodos: medios para realizar actividades para cumplir con los objetivos de un
procedimiento.

Cuando se est realizando una investigacin de estudio del trabajo se debe tener un
conocimiento global del sistema y luego, a nivel ms detallado, de los procedimientos y
actividades. Esto permite al investigador tener ms detalle sobre los sistemas y realizar un
mejor anlisis.

Una forma de tener control sobre los procedimientos es la descripcin de los mismos, que
permite tener informacin bsica de lo que se realiza en cada uno de los procedimientos del
sistema. Tambin se recomienda adjuntar en cada procedimiento todos los documentos,
formularios y anotaciones que hagan parte del mismo. A este conjunto de documentos se le
llama diagrama de modelos.

Asistente contable: es responsable de la parte de contabilidad de la organizacin, la revisin
de documentos como facturas de venta, recibos de caja; el ingreso de informacin al sistema,
como la causacin de compras, las consignaciones bancarias y la conciliacin de generacin
de estados financieros.

Otra herramienta til para la descripcin de un sistema es el diagrama de procedimiento,
tambin descrito en herramientas de la calidad. Se trata de un cursograma analtico de tipo
documento que describe la evolucin de los documentos a medida que se les aplican los
procedimientos. Para describir de forma global y al mismo tiempo detallar los
procedimientos de cada uno de los departamentos se realiza un formulario compuesto por
columnas que representan a cada uno de los departamentos de la empresa. A continuacin
se muestran las actividades utilizadas en un diagrama de procesos:

Actividad
Smbolo
Resultado
Operacin

Modificacin o cambio del producto o
material.

Transporte

Mueve, transporta, desplaza material,

producto o trabajadores.

Inspeccin

Verifica, comprueba.

Almacenamiento
Demora
Actividades
combinadas

Guardar, proteger.

Ejecucin de varias actividades al mismo

tiempo.

Retraso entre dos operaciones.

Figura 4. actividades de un diagrama de procedimiento

Examinar, idear, evaluar y definir: el examen del sistema se debe realizar de forma global y
crtica para comprender la estructura y la relacin entre las diferentes actividades.
Conjuntamente se deben eliminar, simplificar o combinar las actividades de acuerdo con las
necesidades de cada procedimiento.

Cuando se trata de establecer mtodos de trabajo nuevos, los sistemas de informacin son
de gran utilidad. Se espera que el departamento de informtica, junto con el investigador de
estudio de trabajo, diseen y faciliten sistemas tiles que den soluciones a las necesidades
del sistema. Igualmente se debe realizar un anlisis de costo-beneficio, teniendo en
consideracin la facilidad y comodidad de uso de los equipos y programas. Muchas
organizaciones cuentan con sistemas computarizados y otros medios de manipulacin de
informacin que en muchas ocasiones no son utilizados de forma correcta y aceleran las
deficiencias existentes.

Adems, se debe evaluar que todos los mtodos reestructurados o cambiados cumplen
eficazmente con los objetivos de la investigacin y debern ser definidos de forma detallada
y completa.

Implantar y mantener: la implementacin y el mantenimiento de un mtodo nuevo funciona
igual que en el taller o planta de produccin. Las capacitaciones y socializacin con los
empleados son esenciales para el aprendizaje y posterior aplicacin de los nuevos mtodos.
Los manuales de procedimientos son muy tiles: contienen las actividades a realizar con
suficiente detalle y estn disponibles en el lugar de trabajo. Otras herramientas que se
pueden realizar son instructivos y cursillos de informacin, los cuales se deben mantener
actualizados cada vez que se realice un cambio. Finalmente, se debe supervisar y controlar
los mtodos nuevos para identificar cualquier error y corregirlo.

3. Elaboracin y control de formularios
Los documentos y formularios resultan convenientes a la hora de representar resultados
obtenidos o evidencia de actividades desempeadas. Los documentos debern estar
actualizados y muchas veces es ms til tenerlos impresos y disponibles para los operarios,

[ ORGANIZACIN Y MTODOS]

que en la pantalla de un computador. Los documentos funcionan como vectores de

informacin y su eficacia esta determinada por la forma en que recoge y transfiere
informacin y se relaciona con otros documentos y procedimientos. El objetivo principal de
la elaboracin de documentos es eliminar, integrar o simplificar actividades de acuerdo con
el anlisis de la informacin en un estudio de mtodos.

Para la elaboracin de formularios se debe tener presente el procedimiento al cual est
asociado. Cualquier modificacin en el procedimiento puede generar la reelaboracin del
formulario, por lo cual debe ser revisado tras confirmar un procedimiento. El examen y
anlisis de la respuesta a las siguientes preguntas permite un examen crtico bsico para
encontrar la necesidad del formulario:

Qu informacin trasmite?
Quin lo utiliza?_
Cundo se utiliza?
Dnde se utiliza?
Cmo se utiliza?

Adems es necesario que el formulario cumpla con las siguientes caractersticas:

Coherencia con el lugar en donde se va a emplear, la persona que lo va a leer y sus
competencias.
Fcil de completar, claro y sin ambigedades.
Identificado con un cdigo o nombre que permita identificar su ubicacin en el sistema.
Una forma de resumir los diferentes campos o asientos en los diferentes formularios es el
diagrama de X. Este consiste en una matriz que indica la informacin disponible en
determinado formulario; permite encontrar informacin repetida que se puede agrupar para
mejorar su eficacia.

Documento
Orden de
Factura de
Orden de
Ficha de
Campos
pedido
venta
entrega
almacenamiento
Nombre del cliente.
X
X
X

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Nmero de
identificacin
Nmero de pedido

Unidades vendidas

Forma de pago

Figura 5. Diagrama en X

Para la forma o la esttica del documento se pueden considerar caractersticas como tamao
del papel, peso, forma, color, espacio para rellenar los campos, estilo general de la empresa y
los costos asociados a cada caracterstica.

Diseo de detalles: para el diseo de los detalles se debe considerar:
El proceso de archivado/recuperacin.
Flujo que sigue el formulario a travs de la organizacin.
La ndole de los datos registrados .

En la figura se muestra un ejemplo sencillo de un formulario para el registro de peticiones
quejas y reclamos (PQR). Hay campos que debern ser diligenciados por el cliente,
considerando el espacio para su adecuado desarrollo. Tambin se identifican el nombre del
formulario, un cdigo y la fecha para su posterior control y trazabilidad.


















Figura 6. Formato de registro de peticiones, quejas y reclamos

Control de formularios: para mantener en control los formularios es indispensable realizar
verificaciones peridicas que determinen si los formularios cumplen con los objetivos de los
procedimientos y si siguen siendo necesarios para la funcin empresarial para la cual fueron
creados. Para esta revisin es muy apropiado contar con una lista maestra de documentos y
un plan de revisin de los mismos. Tambin se debe realizar exmenes en el entorno del
formulario para determinar si ste necesita ser reestructurado. Otros aspectos a tener en
cuenta son:

[ ORGANIZACIN Y MTODOS]

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Cmo se producen los formularios? (considerar los costos)

Cuntos ejemplares se mantiene?
Dnde estn ubicados los formularios?
Se ha establecido un nmero mnimo de formularios teniendo en cuenta la oferta y los
costos de su produccin?
Cmo se reponen los formularios suministrados a los usuarios?
Los formularios estn disponibles para las personas interesadas?
Cmo se realiza la trazabilidad de los formularios?
Cul es la vida til de la informacin registrada en los formularios?
Existen restricciones legales en su tiempo de conservacin? (En Colombia: Ley de archivo
general)
Cmo se controlan y almacenan los documentos obsoletos?

4. Disposicin de la oficina
La disposicin de la oficina utiliza los mismos conceptos y mtodos que la distribucin en
planta y aplican todas las clases de distribucin en el entorno administrativo, con excepcin
de la disposicin de puestos fijos. La planificacin de la disposicin est determinada por la
jerarqua del sistema de la siguiente manera:

a. El sistema global determina la disposicin en un sentido amplio.
b. Los procedimientos determinan la disposicin detallada.
c. Los mtodos de trabajo determinan el diseo del puesto de trabajo.

Para determinar la mejor disposicin en la oficina se deben tener en consideracin factores
como:

Entorno fsico actual de la edificacin: vas de acceso, servicios pblicos, rea, etc.
La cultura de la organizacin.
Volmenes y corriente de documentos.
Nmero de empleados.
Corrientes de comunicacin.
Costos fijos y variables (minimizarlos).
Cercana de mano de obra, proveedores y otros centros de distribucin de la organizacin.
Polticas gubernamentales y aspectos legales.

Disposicin de la oficina de planta abierta
A diferencia de la distribucin de pequeas oficinas celulares, la distribucin de planta
abierta permite ahorrar espacio, pero se debe garantizar el aislamiento en actividades que lo
requieren para evitar distracciones y ruidos molestos. A continuacin se mencionan algunas
de las ventajas de este tipo de disposicin:

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Ahorro de espacio utilizado en paredes.

Mayor flexibilidad a la hora de re-disear la disposicin.
Mayor facilidad en la comunicacin entre los trabajadores.
Facilitacin de la supervisin del personal.
Menores costos y mayor facilidad en la distribucin de electricidad y servicios de
telecomunicaciones.

Estudio sobre la disposicin de las oficinas
Cuando se encuentra la necesidad de realizar una adecuacin o cambio en la disposicin
actual de las oficinas se recomienda realizar estas etapas:
1.Registro de los sistemas utilizados dentro de la oficina.
2. Registro de los procedimientos que conforman el sistema.
3. Evaluacin de los mtodos de trabajo actuales, con el propsito de determinar que se
estn realizando de la mejor manera posible para no acarrear una nueva disposicin en poco
tiempo.
4. Evaluacin de la capacidad de cada procedimiento y puesto de trabajo. Este estudio se
debe realizar con una medicin del trabajo o con informacin de estimaciones confirmadas
por supervisores y directores de los sistemas.
5. Anlisis de los volmenes de produccin y pronsticos de futuras tendencias.
6. Determinacin de las vas y frecuencias de comunicacin y contacto entre trabajadores e
informacin.
7. Diseo de puestos de trabajo, teniendo en cuenta normas de seguridad y principios
ergonmicos.
8. Calcular las necesidades de los puestos de trabajo, teniendo en cuenta los volmenes de
produccin y nmero de trabajadores.
9. Establecer el tipo de disposicin a implementar.
10. Determinar las restricciones externas que puedan afectar la toma de una decisin: por
ejemplo, una zona que necesite estar aislada de ruido no deber estar cerca de la zona de
mquinas.
11. Determinar una disposicin esquemtica que priorice las reas o puestos de trabajo que
tengan mayor relacin entre si.
12. Investigacin de las soluciones disponibles para el material fsico (computadores, mesas,
sillas, mdulos, archivos, etc.).
13. Diseo de la disposicin propuesta mediante un Layout (plano) donde se incluyan
ascensores, baos, suministro de electricidad, servicios de telecomunicacin, etc.
14. Evaluacin de la disposicin propuesta, para verificar su viabilidad operacional y financiera.
15. Modificacin de la disposicin actual, de acuerdo con lo detallado anteriormente;
preparacin de la disposicin final.

Control de calidad en la oficina
El control de calidad no slo se implementa en lneas de produccin donde se tiene un
producto fsico determinado; tambin se debe realizar en procesos administrativos. Los

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trabajos en oficina son susceptibles a errores que pueden llevar a un incremento en los
costos, cuando no son prevenidos y corregidos (acciones preventivas y correctivas) a tiempo.
Estos errores pueden ser cometidos por el personal o por el sistema. Por esta razn se hace
necesario controlar y verificar tanto los sistemas como el personal y reducir al mnimo los
errores que pueden terminar en costos muy elevados o errores perjudiciales.
Para el control de calidad se puede aplicar herramientas como verificacin por muestreo,
indicadores de gestin y grficas de control, entre otros.

BIBLIOGRAFA

Bucella, M. J. (2004). PROCESOS PRODUCTIVOS II. Mendoza: Universidad Nacional Cuyo.

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