ELECCIN DE DESTINO

Y VIAJE DE INSPECCIN

Eleccin de destino

Es importante seleccionar cuidadosamente el

lugar, ya que este debe satisfacer tanto los

propsitos de la convencin como las necesidades
del grupo.

Eleccin de destino

Entonces hay que preguntarse

Es la situacin geogrficamente un elemento importante?
De donde proviene la mayora de los convencionistas?
Seria oportuno que la convencin se desarrollara en

regiones diferentes?
Estn orientadas las diversiones y los deportes hacia los
intereses del grupo? Se tiene en consideracin la vida
nocturna?

Eleccin de destino
Se trata de un grupo de turistas? Preferiran un ambiente
urbano o uno campestre?
El lugar podra considerarse un sitio adecuado para

vacaciones? Cuantos convencionistas asistirn

acompaados por sus esposas o familias?
El lugar es adecuado a los medios econmicos de los
convencionistas?
Sabran diferencias un lugar muy lujoso de uno modesto?

Eleccin de destino

De acuerdo con los propsitos de la convencin y

la manera de reunir a las personas:
Cuales son los objetivos principales de la convencin?
En que aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos?
Sera la convencin una combinacin de trabajo y diversin
localizada en un rea metropolitana o en un lugar turstico?
Asistirn personas que quieren exhibir algo?
Esta el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones?
Es un sitio accesible para embarques?

Seleccionar la ciudad

La ciudad
Antes de considerar es necesario obtener de la oficina de
convenciones la siguiente informacin:

Clima (en general y para las fechas del evento)

Condiciones de acceso
Transporte local,
Hoteles
Mercados
Tours,
Lugares de esparcimiento y costos
Ventajas en reuniones fuera de temporada.

Inspeccin del lugar

Investigacin personal

Informar al Gerente del hotel que se presentaran personas para inspeccionar

con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convencin.

Las visitas tienen que planearse con un ano de anticipacin por lo menos.

Con la inspeccin del lugar se espera obtener los siguientes datos:

Condicin general de los hoteles y de los auditorios.

Alojamiento y servicio, numero y tipo de cuartos, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y

de la decoracin, servicio de alimentos, manejo de recepcin y registro, trato del personal, etc.

Numero, tamao y tipo de los salones de juntas, a fin de comprobar si estn equipados para la
proyeccin de audio visuales, si existen elementos fuera del saln capaces de distraer la atencin
de los oyentes, etc.

Lugar de exhibiciones

Facilidades de transportacin frecuente

Inspeccin del lugar

Con la inspeccin del lugar se espera obtener los siguientes datos:

Las instalaciones, el equipo y los servicio deben valorarse en trminos de lo que el
hotel proporciona, lo que ofrece la oficina de convenciones y la disponibilidad de
recursos en caso de que se necesiten otros materiales.
Investigar posibles planes de renovaciones o expansin de las instalaciones o los
servicio.

La siguiente informacin tambin ser necesaria:

Alojamiento
Horario general
Requerimientos de espacios
Requeridnos de servicio

Inspeccin del lugar

Los costos
Precios y tarifas de los cuartos durante la celebracin del evento.
Costo de servicio, equipo y requerimientos adicionales, as como

la disponibilidad de cuartos complementarios.

Conseguir tarifas para banquetes, cocteles y otros servicios.
Costos de servicio extra y los espacios para juntas o
exhibiciones.
Revisar tarifas de eventos anteriores para posibles
negociaciones.
Tener todo por escrito.

Inspeccin del lugar

Las fechas
La seleccin debe hacerse con anticipacin.
Formar expedientes tentativos con informacin de determinados lugares.
Revisar otras convenciones en lugares cercano a las mismas fechas.

Las regulaciones
Se deben revisar los aspectos relacionados con la obtencin de licencias y

todo lo que podra causar problemas para cumplir con las polticas
establecidas.
Informacin de eventos especiales, atracciones del lugar y horarios de otras

convenciones en las mismas fechas.

Analizar si las normas internas y ciertas disposiciones puedan afectar el lugar.

Inspeccin del lugar

La ayuda voluntaria
Comit voluntario que presten su ayuda.
Se informara al ejecutivo del lugar quienes son esas personas, que
funciones realizan y el grado de autoridad que tiene cada una de ellas.

Conformado por individuos calificados para prestar su servicios,

interesados y capacitados en sus funciones.
Trabaja mucho en relacin con la inspeccin del lugar sede.

Inspeccin del lugar

El hotel debe proporcionar la siguiente informacin al

comit voluntario:
Resumen detallado de los tipos de hospedaje disponible.
Descripcin minuciosa de los servicio con que cuenta cada cuarto;
dibujo a escala.
Lista del equipo tcnico que puede suministrar como apoyo a la
convencin.
Lista de las caractersticas especiales del lugar.
Descripcin de actividades que pueden realizarse

Lista de tipos de servicio y las tiendas disponibles en los locales

ubicados en reas al hotel.

Inspeccin del lugar

La experiencia
Espacio funcional
Lista de verificacin de la seleccin del lugar:
1.-Organizacin

6.- Relaciones de trabajo

2.-Convencio oficial 7.- rea de exposiciones

3.- Convencin

8.- Tarifa de impuestos locales

4.- Localizacin

9.- Polticas legales para servicio de bebidas

alcohlicas ( leyes, licencias etc.)

5.- Hotel

Inspeccin del lugar

Hospedaje
Realizar un informe detallada con la
siguiente informacin:
Asistentes esperados.
Cuartos necesarios, cantidad y tipo.
Llegadas y salidas de los asistentes.

Inspeccin del lugar

Lista de verificacin para hospedaje

Asistencia esperada
Modelo previo de llegadas y salidas
Asignacin de habitaciones
Procedimientos para efectuar las reservaciones especiales y las de oradores.

Complementarios
Hotel

Impuestos
Bebidas alcohlicas
Cuartos
Habitaciones adicionales

Suites especiales para los encargados oficiales de la organizacin

Formas de reservacin
Leyes, reglamentos, licencias, polticas y practicas.