Extraer contenido de

una celda en Excel

En ocasiones necesitamos extraer contenido de una celda de Excel para
utilizarlo en alguna otra frmula o simplemente porque simplemente
necesitamos una parte de la cadena de texto contenida en la celda.

Extraer caracteres al inicio o al final

Si necesitas extraer un nmero determinado de caracteres que se
encuentran al inicio o al final de una cadena de texto podemos utilizar
la funcin IZQUIERDA o la funcin DERECHA. Observa el siguiente
ejemplo que extrae los primeros 5 caracteres de la cadena de texto en
A1:

En este ejemplo utilice la funcin IZQUIERDA pero puedo utilizar la

funcin DERECHA para extraer los ltimos 4 caracteres de la misma
cadena:

Extraer caracteres intermedios

Si por el contrario, necesitas extraer slo una parte que se encuentra en
medio de la cadena de texto, podemos utilizar la funcin EXTRAE que
nos permite indicar la posicin inicial dentro de la cadena donde se
iniciar la extraccin y adicionalmente la cantidad de caracteres que
deseamos extraer.
En el siguiente ejemplo podrs observar que he extrado la palabra una
especificando a la funcin EXTRAE que inicie en la posicin 14 y
obtenga solamente 3 caracteres.

Para poder utilizar la funcin EXTRAE es indispensable conocer la

posicin inicial donde comenzar la extraccin y su longitud en
caracteres.
Las tres funciones mencionadas: IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE son
las funciones con las cuales podemos extraer contenido de una celda
en Excel y a partir de estas funciones bsicas podemos hacer
combinaciones con otras funciones para otros usos como los que
menciono a continuacin.

Extraer la primera palabra

Para extraer la primera palabra de una celda utilizamos la funcin
IZQUIERDA junto con la funcin ENCONTRAR que nos permitir
encontrar la posicin del primer espacio en blanco lo cual delimita la
primera palabra. La frmula utilizada es la siguiente:
=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1) -1)

El primer argumento de la funcin ENCONTRAR es una espacio en

blanco y al resultado devuelto le resto el nmero 1 para poder obtener la
longitud correcta de caracteres de la primera palabra. Observa el
resultado:

Extraer la ltima palabra

Para poder extraer la ltima palabra la situacin se complica porque es
necesario encontrar el ltimo espacio y a partir de ah tomar los
caracteres de la derecha. Pero para simplificarte el trabajo, esta es la
frmula que obtiene el resultado adecuado:
=ESPACIOS(DERECHA(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))),LARGO(A1)))

Esta frmula devolver el resultado correcto en nuestro ejemplo:

Extraer la n-sima palabra

Si lo que necesitas es extraer algn nmero de palabra especfica
puedes utilizar la siguiente frmula:
=ESPACIOS(EXTRAE(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))), (D81)*LARGO(A1)+1, LARGO(A1)))

En esta frmula el nmero de palabra se encuentra en la celda D8 por lo

que si quiero obtener la segunda palabra debo colocar el valor 2 en dicha
celda. Observa el ejemplo:

Contar palabras en
Excel
Si ests en la necesidad de contar palabras en Excel este artculo
puede ser de ayuda ya que en esta ocasin revisaremos un mtodo para
contar las palabras que existen dentro de una celda.

Contar el nmero de palabras en una celda

Supongamos que en la celda A1 tienes un texto y deseas saber el
nmero de palabras que contiene dicha celda.

Para alcanzar nuestro objetivo utilizaremos 3 funciones: ESPACIOS,

SUSTITUIR y LARGO.

Remover los espacios dobles

La funcin ESPACIOS es de mucha ayuda en esta tarea porque
remover todos los espacios dobles que puedan existir entre las
palabras. Adems remover cualquier espacio al inicio o final del
enunciado. Esta frmula la utilizar cada vez que necesite referirme al
contenido de la celda A1 de la siguiente manera: ESPACIOS(A1)
Una vez aplicada la funcin ESPACIOS tendr la seguridad de que
absolutamente todas las palabras estn separadas por solo un espacio
en blanco lo cual har mi tarea ms sencilla.

Contar los caracteres del enunciado

Ahora ya s los beneficios de la funcin ESPACIOS y la utilizar junto
con la funcin LARGO para contar el nmero de caracteres del
enunciado de la celda A1:

Contar caracteres sin considerar espacios

En un segundo clculo utilizar la funcin SUSTITUIR para remover los
espacios en blanco y volver a contar el nmero de caracteres.

Observa cmo vuelvo a utilizar la funcin ESPACIOS para garantizar que

solo exista un solo espacio entre cada palabra y despus remuevo todos
los espacios con la funcin SUSTITUIR. El nmero total de caracteres
me lo da de nuevo la funcin LARGO.

Contar palabras en Excel es contar los espacios

Hemos llegado prcticamente al final del clculo porque contar palabras
en Excel es casi lo mismo que contar los espacios que existen dentro de
un enunciado. Esta deduccin es muy simple ya que cada palabra est
siempre antecedida por un espacio, por lo que al contar los espacios
estar muy cerca de conocer el nmero total de palabras.
La nica palabra que no est antecedida por un espacio es la palabra
inicial y es por eso que el nmero de palabras de un enunciado ser su
nmero de espacios ms uno. En nuestro ejemplo, la resta de las
frmulas que hemos calculado hasta ahora me dar el nmero de
espacios dentro del enunciado:

El nmero total de palabras en el enuncuado de la celda A1 ser el

nmero de espacios mas uno.

Si quieres realizar el mismo clculo pero en una sola celda, sin

necesidad de ocupar varias celdas como en el ejemplo, es suficiente con
utilizar la siguiente frmula que agrupa todos los conceptos revisados en
este artculo:
=LARGO(ESPACIOS(A1)) - LARGO(SUSTITUIR(ESPACIOS(A1), " ", "")) + 1

Solamente sustituye las referencias a la celda A1 por la celda que

contiene el enunciado del cual deseas conocer el nmero de palabras.

Extraer informacin de
una fecha
El uso de fechas en Excel es muy frecuente y seguramente en ms de
una ocasin necesitars extraer informacin especfica de una fecha
como el da, el mes o el ao. La funcin TEXTO nos ofrece una
alternativa para obtener dicha informacin.

Mostrar el mes de una fecha

Supongamos la siguiente columna de fechas donde la primera tarea ser
obtener el mes de cada una y presentarlo como una cadena de texto. La
funcin utilizada en la columna B es la siguiente:
TEXTO(A1, "m")

Efectivamente obtengo el nmero del mes de cada fecha. Ahora observa

lo que sucede si utilizo la misma funcin pero en el segundo argumento
colocar dos letras m de la siguiente manera:
TEXTO(A1,"mm")

La diferencia con el resultado anterior es que ahora todos los meses son
mostrados con dos dgitos poniendo un cero inicial en caso de requerirlo.
En la siguiente imagen puedes observar lo que sucede si en el segundo
parmetro de la funcin TEXTO coloco tres, cuatro y hasta cinco letras
m.

Mostrar el da de una fecha

De la misma manera que en el ejemplo anterior podemos obtener
informacin del da. Observa cmo utilizando la funcin TEXTO y
especificando el segundo parmetro como la letra d podemos obtener
informacin sobre el da.

Encuentro mucho beneficio en saber que la funcin TEXTO nos ayuda a

identificar especficamente el nombre del da ya que de esta manera se
puede hacer un anlisis de la informacin de acuerdo a das especficos
de la semana.

Mostrar el ao de una fecha

Finalmente, para el ao solamente existen 2 posibles alternativas que
son obtener el ao en el formato de dos dgitos o en el formato de cuatro
dgitos.

El trabajo con fechas es muy importante y conocer la posibilidad que nos

ofrece la funcin TEXTO para trabajar con este tipo de datos ser de
gran utilidad.

Cmo concatenar en
Excel
Es muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la
informacin se encuentra dividida en varias columnas y para poder
utilizarla necesitamos unir la informacin en una sola columna. Para ello
debemos saber cmo concatenar en Excel.
Existen dos mtodos para concatenar en Excel. El primero que
mostrar utiliza una funcin de Excel y el segundo mtodo utiliza el signo
& conocido como ampersand (en ingls).

La funcin CONCATENAR en Excel

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de
personas en la columna A y los apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo

que debo utilizar la funcin CONCATENAR de la siguiente manera:
=CONCATENAR(A1, " ", B1)

Observa que el segundo argumento de la funcin es un espacio en

blanco el cual est encerrado entre comillas dobles. Esto har que
Excel coloque un espacio entre el nombre de la columna A1 y el apellido
de la columna B1. Al copiar esta frmula en todas las celdas de la
columna C obtendremos el resultado deseado.

Para este ejemplo fue muy importante indicar el espacio en blanco como
el segundo argumento de la funcin CONCATENAR ya que si no lo
hubiramos utilizado habramos obtenido un resultado diferente:

Observa cmo en este segundo ejemplo se omiti el espacio en blanco y

por lo tanto el nombre y el apellido aparecen pegados uno detrs del
otro. Es por eso que debemos recordar especificar explcitamente los
espacios en blanco que vamos a necesitar en la concatenacin.

Concatenar en Excel con el signo &

Otro mtodo para concatenar en Excel es utilizar el signo & en lugar de
la funcin CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la
manera de unir el nombre de la columna A1 con el apellido de la columna
B1 sera utilizando la siguiente frmula en la celda C1:
=A1 & " " & B1

Esta frmula indica que el valor de la celda C1 ser el valor de la celda

A1 seguido por un espacio en blanco y seguido por el valor de la celda
B1. Observa el resultado de aplicar esta frmula a la columna C:

Al igual que con la funcin CONCATENAR, con este mtodo tambin

debemos indicar explcitamente los espacios en blanco que
necesitaremos.

Dividir texto en
columnas
En esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en
diferentes columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una
columna diferente. En primer lugar debes seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de

datos debes hacer clic sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en Excel

Se mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho

fijo, ahora debes hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los

espacios en nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

Lo ms importante de este ltmo paso es colocar la celda Destino, que

es la celda a partir de la cual Excel pondr la primer palabra. En este
ejemplo seleccion la celda $B$1. Al hacer clic en el botn Finalizar
notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdas

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir
ser suficiente con seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo

que ahora en la primera pantalla del asistente Excel sugerir la opcin
Delimitados, pero eso no cambiar en mucho las cosas as que solo haz
clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde debers asegurarte
que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y

solamente debers seleccionar la celda Destino a partir de la cual
debern colocarse los datos. Al hacer clic en el botn Finalizar obtuve los
resultados esperados: