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Unidad 1 Fundamentos de Proyectos PDF
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Programa de la asignatura:
Administracin de proyectos de informacin
ndice
Unidad 1. Fundamentos de proyectos ................................................................................... 3
Presentacin de la unidad ...................................................................................................... 3
Propsitos ............................................................................................................................... 3
Competencia especfica ......................................................................................................... 3
1.1. Concepto y caractersticas .............................................................................................. 4
1.1.1. Concepto de proyecto .................................................................................................. 4
1.1.2. Caractersticas de un proyecto .................................................................................. 15
1.1.3. Clasificacin de proyectos.......................................................................................... 17
Actividad 1. Guin de un proyecto ....................................................................................... 20
1.2.1. Elementos que conforman un proyecto de informacin ............................................ 24
1.2.2. Funciones de un proyecto de informacin ................................................................. 27
1.2.3. Clasificacin de los proyectos de informacin ........................................................... 30
Actividad 2. Borrador de un proyecto ................................................................................... 36
Autoevaluacin ..................................................................................................................... 36
Evidencia de aprendizaje. Identificacin de funciones de un proyecto de informacin...... 37
Autorreflexiones .................................................................................................................... 37
Cierre de la unidad ............................................................................................................... 38
Para saber ms .................................................................................................................... 38
Fuentes de consulta ............................................................................................................. 39
Propsitos
Competencia especfica
Identificar los tipos de proyectos para contrastar sus similitudes y diferencias mediante su
funcin especfica en el marco organizacional
especficos que procure la consecucin del resultado deseado (Torres y Torres, 2012,
pg. 13).
Para Gido y Clemens (2007, pg. 4) un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo
especfico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilizacin
eficaz de recursos.
Tambin el proyecto es definido por Editorial Vrtice (2008, pg. 2), como un
pensamiento de ejecutar algo, o como un plan de trabajo que se realiza como prueba
antes de desarrollar un proyecto de implementacin.
Otra definicin til de lo que puede ser un proyecto se refiere al proceso que describe
una idea dinmica de una accin organizada, para lograr fines u objetivos, que se pueden
planear, administrar, y evaluar por s mismos, constituyendo un mbito de gestin
peculiar que no puede ser confundido con la entidad madre o del sistema en donde surge
(lvarez, 2004, pgina 53).
Es posible tambin considerar a los proyectos como una aspiracin en singular de un
propietario, como puede ser la construccin de una casa familiar, la escritura de un libro; o
puede formar parte de un portafolio de proyectos de una organizacin ms compleja
(Torres y Torres, 2012, pg. 32).
A partir de estas definiciones, se puede decir entonces que un proyecto es un conjunto de
actividades planificadas, para lograr realizar un objetivo (el cual depende del tipo de
proyecto), en un tiempo determinado, mediante tareas especficas, y para obtener el
resultado es necesaria la utilizacin planificada y sistematizada de diferentes recursos
humanos, materiales, tiempo, etctera.
Con la finalidad de proporcionarte una mejor comprensin del concepto de un proyecto,
se presenta a continuacin un esquema que muestra una serie de atributos del proyecto,
o en otras palabras los componentes del mismo.
Acti vi dades
Objeti vo
Recurs os
Proyecto
Ti empo
Es pecificidad
Des tinatario
puede tener como resultado esperado para la organizacin, vender una cantidad
determinada de unidades que en el caso del ejemplo las unidades serian aplicaciones, en
un periodo de dos aos, la participacin del mercado de telefonas celulares en un 35%
por ciento. Y para este caso el resultado del incremento del mercado se podr reflejar una
vez transcurrido el periodo de tiempo que se estableci previamente.
Actividades. El proyecto se efecta a travs de diversas tareas interdependientes y
secuenciales hacia el logro del objetivo.
Recursos. Un proyecto requiere recursos tanto materiales como humanos para lograr
realizar dichas tareas establecidas anteriormente.
Tiempo. Un proyecto se desarrolla en un marco de tiempo definido, es decir cuenta con
fecha de inicio y de fin o conclusin del proyecto de acuerdo con el periodo de tiempo en
el cual se debe cumplir el objetivo.
Especificidad. Un proyecto puede realizarse como tarea nica o puede realizarse slo
en una ocasin.
Destinatario. Generalmente se destina el proyecto a un usuario o cliente, quien ser el
beneficiario o quien aplique los resultados del mismo para resolver un problema, realizar
una innovacin o cubrir una necesidad.
Ciclo de vida de un proyecto.
Puede resultar poco eficiente intentar programar por ejemplo un sistema de software
como una base de datos o alguna aplicacin, sin antes planificar los elementos y
funciones que se requieren para su aplicacin. Todo proyecto necesita de una adecuada
administracin y planificacin, para lograr que sea realmente funcional y se considera un
proceso que est conformado por fases de ciclo de vida que representan los pasos para
lograr los objetivos, es decir, es la gua de esfuerzos y recursos hacia el objetivo mediante
fases sistemticas y sucesivas, los pasos o fases pueden tener diversas denominaciones
dependiendo de los diversos autores que han desarrollado el tema, sin embargo, para el
desarrollo de esta asignatura se consideran las siguientes etapas segn Rodrguez,
Garca y Lamarca (2011). A continuacin se explican estas etapas o pasos.
Aprobacin
Definicin
Planificacin
Ejecucin
Cierre
Fases del ciclo de vida del proyecto (Rodrguez, Garca y Lamarca, 2011).
Aprobacin
La primera etapa de un proyecto consiste en identificar una necesidad, problema, rea de
oportunidad, y en nombrar el proyecto, plantear sus caractersticas fundamentales y se
evalan las posibilidades de su ejecucin. Segn Torres y Torres (2012) en esta etapa es
necesario integrar un documento que puede llamarse solicitud de propuesta la cual se
conforma de las posibles alternativas que los expertos en el tema pueden recomendar al
cliente para la satisfaccin de la necesidad identificada o la solucin de la problemtica.
En las organizaciones un proyecto puede partir de necesidades, innovaciones, demandas
del mercado etctera, ante ello, se generan propuestas de tipo intelectual o bosquejo de
ideas sobre aquello mediante lo cual sea posible cubrir de la mejor manera la
problemtica o necesidad que se desea atender. Para ello es posible partir de la
identificacin de la necesidad y tambin investigar acerca de la forma en que se solucion
un problema similar en otras situaciones u otras organizaciones, tambin mediante la
observacin del funcionamiento de las reas de la organizacin.
A continuacin se expone un ejemplo de una solicitud de propuesta en una situacin de
planteamiento de proyecto:
Un grupo de ingenieros de software identifican que en la empresa de seguros donde uno
de ellos labor, no cuentan con un sistema de acceso de bases de datos de los clientes
potenciales, es decir, aquellas personas que se acercaron al rea de atencin a clientes
para solicitar informacin y considerar la posibilidad de solicitar el seguro en dicha
empresa, ante ello, el grupo de ingenieros se propuso elaborar una propuesta de acceso
fcil, prctico y seguro de edicin y acceso a estos datos o a la base de datos y
proponerla en las diversas compaas de seguros donde se observa que se les dificulta
esta actividad de acceso a datos de clientes potenciales para envo de mensajes de
correo electrnico, etctera.
El grupo de ingenieros se propone elaborar un proyecto y en su fase de inicio elaboran la
solicitud de propuesta.
Solicitud de propuesta
Caractersticas del mercado meta:
Mercado meta: Compaas de seguros
Caractersticas:
manejo de bases de datos de gran alcance
manejo de datos confidenciales
se encuentran distribuidas en una amplia rea geogrfica en el interior de la
repblica
Anlisis de la propuesta.
Identificar:
Necesidad
Problema
Oportunidad
Generacin
de ideas
Solicitud
de
propuesta
Identificacin
de
condiciones
que debe
cumplir
Diagrama del proceso de inicial del ciclo de vida de un proyecto. (Torres y Torres, 2012).
En esta primera etapa que puede considerarse conceptual se delinean los requerimientos
necesarios de realizacin del proyecto, es en donde se realizan las siguientes acciones:
Identificar recursos
humanos,
materiales, tiempo.
Determinar
necesidades o
deficiencias
Concepcin
de la idea
Establecer una
organizacin del
proyecto
Examinar modos
alternativos de
lograr los objetivos
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Definicin
En esta segunda etapa del proyecto, una vez que se identifica un problema se requiere el
desarrollo de una solucin que resuelva la idea planteada, para esto es necesario saber
qu condiciones debe cumplir el proyecto pues en caso de que no se cumplan, se
invalidara el resultado por ejemplo cuando se detecta la necesidad de aumentar el grado
de fidelidad de los clientes; una propuesta idnea es que se logre a travs de la
implementacin de un sistema de comunicacin en lnea; sin embargo, este sistema
deber tener la capacidad de respuesta inmediata de lo contrario, si esta restriccin no se
cumple el proyecto no tendr sentido (Torres y Torres, 2012).
En esta misma etapa se plantea al destinatario del proyecto lo que podra satisfacer sus
necesidades o resolver los problemas. En esta fase se plantean:
Planificacin
En esta etapa se debe cuidar la realizacin de las siguientes funciones:
Realizar una lista de tareas que se debern realizar y el tiempo que requiera cada
tarea.
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Tareas
L
Determinar las entidades tablas
Especificar los atributos campos
Das
M M J V L M M J V L M M J V
12
Determinar
tablas
Determinar
campos
Establecer
claves
Relacionar
tablas
13
Ejecucin
Una vez que se tiene la idea y la solucin planteadas, se requiere la implementacin de
dicha solucin, y es en esta etapa donde se ejecuta lo planteado en la propuesta de
solucin y se espera la elaboracin de los productos finales mediante los cuales se
lograrn los objetivos que dieron origen al proyecto. En esta fase, quien est a cargo del
proyecto realiza actividades de control de utilizacin de los recursos: humanos, materiales
y tiempo con el fin de que se logren los objetivos en tiempo y forma.
Cierre
En esta ltima etapa es necesario concluir el proyecto, considerando una serie de tareas
para confirmar que efectivamente el proyecto esta en la fase de su culminacin y que
cumple con los requisitos necesarios, as mismo se evala el grado de xito del proyecto
en consideracin con el logro de los objetivos planteados en el inicio a travs de una serie
de tareas las cuales pueden ser las siguientes:
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Discontinuidad
Dinamismo
Manejo de
recursos
Transcendencia
Irreversibilidad
Proyecto
Influencias
externas
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Dinamismo. Una funcin relevante y que hace la diferencia entre un proyecto y otro
tipo de otros trabajos, es la continua evolucin y movimiento en el que se desenvuelve
un proyecto, por lo que es necesario despertar la creatividad y habilidad en todos los
involucrados en el mismo, los cambios que lo vuelven dinmico, pueden observarse
por la incorporacin de nuevos objetivos, o implementacin de nuevos recursos, entre
otros cambios.
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17
Clasificacin de proyectos
Proyectos de
construccin
Naturaleza
Proyectos de
investigacin
Proyectos de
ingeniera
Proyectos
informticos
Econmicos
Cracter
Sociales
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19
20
21
Posibilidad
de
comoprobar
su veracidad.
Contiene
todos los
datos
importantes.
Carece
de
errores.
Verificable
Completa
Exacta
Evaluar el valor
de la
informacin
con el costo de
producirla.
til para
muchos
propsitos.
Segura
Econmica
Caractersticas
de la
informacin
valiosa
Flexible
Confiable
Pertinente
Simple
Relacionada
estrechamente
con el mbito
en el cual se
requiera.
Debe ser
slo la
necesaria.
til para
muchos
propsitos.
Oportuna
Se recibe
cuando se
le necesita
en el
momento
preciso.
Es precisa se
utilizan
mtodos de
recoleccin de
datos y fuentes
de informacin
confiables y
adecuadas.
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los productos que permitan obtener los ingresos totales ms elevados posible (anlisis de
precios.
En el rea de manufactura, los sistemas de informacin se utilizan para procesar pedidos
de los clientes, elaborar programas de produccin, controlar los niveles de inventario y
supervisar la calidad de los productos, disear productos, fabricar bienes, etctera.
Puedes revisar ms informacin sobre los sistemas de informacin relacionadas con las
reas funcionales de una organizacin en la obra Principios de sistemas de informacin:
enfoque administrativo (Stair y Reynolds, 2000).
En el marco del tema proyectos de informacin, es importante considerar que todo
proyecto de informacin est conformado por un sistema de informacin el cual se rige
por ciertos principios segn Stair y Reynolds (2000) que se mencionan a continuacin.
Los sistemas de informacin tienen como propsito, promover el logro de los objetivos
empresariales de las organizaciones.
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lo son:
Procesos de enriquecimiento cognoscitivo en cualquier rea del conocimiento:
monitoreo, investigacin, registro del conocimiento tcito.
Procesos de accin humana que pueden ser mejorados con nuevo conocimiento:
formas de uso del conocimiento, desempeos, comportamientos, contextos de uso
de conocimiento en la creacin, construccin y operacin de sistemas artificiales
de todo tipo.
Procesos informacionales: Registro, transferencia, organizacin, recuperacin de
mensajes que conectan el mundo del conocimiento con el de la accin.
Procesos comunicacionales: Construccin de discursos y generacin de significados
para facilitar la coordinacin de la accin.
Procesos de apoyo tecnolgico: Digitalizacin, transmisin, almacenamiento fsico,
procesamiento computacional de seales soportantes de los mensajes
informativos.
Procesos educativos asociados a la relacin entre conocimiento-accin: Transmisin de
conocimientos, habilidades y actitudes para el desempeo de cualquiera de las
categoras anteriores.
Con lo anterior se puede definir a un proyecto de informacin como un cambio que
afecte cualquiera, alguna o todas las categoras de los mbitos antes sealados.
(CLADES, 2000, pg. 17).
A continuacin se explicar lo correspondiente a los elementos que conforman un
proyecto de informacin con el fin de identificar su concepto en relacin a sus elementos.
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Proyecto de
informacin
Cambio de
tecnologas
Expertos en el
desarrollo
25
26
Control
Entorno
Recopilar
Entorno
Difusin
Transformar
Acumular
Informacin
Funciones de un proyecto de sistemas de informacin. Pastor (2002).
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28
No
La informacin es
valiosa?
Si
Procesamiento de la informacin
No
Se obtuvo el mayor
ndice de ventas:
periodo y producto?
si
Elaboracin de la estrategia de suministros e
insumos del rea de ventas
Fin
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En un diagrama de flujo es posible especificar las funciones de los proyectos con el fin de
tener un panorama general acerca de qu caractersticas deben cumplir y cul es el
objetivo dependiendo del tipo de proyecto.
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Sistemas de
informacin
Niveles de
direccin
Clasificacin de los sistemas de informacin Pirmide organizativa y reas funcionales. Basado en Laundon y Laundon
(2004).
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Estos sistemas no slo pueden responder las necesidades funcionales de los distintos
niveles de decisin en una organizacin, sino a las necesidades globales de
flexibilidad y coordinacin las cuales junto con la innovacin son las mejores armas
para competir o colaborar.
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales. Los sistemas de
planificacin de recurso empresarial (ERP), son sistemas de informacin integrales,
que permiten la ejecucin y automatizacin de los procesos de negocio de todas las
reas funcionales de un modo coordinado (De Pablos Heredero, Lpez, Agius,
Romo, Medina, Montero y Njera, 2006 pg. 119).
Este tipo de sistemas por lo general necesitan una plataforma de tecnologa de
informacin comn para toda la organizacin o empresa, se concentran en los
paquetes de software que se encuentran entre un software hecho a la medida y una
aplicacin estndar. En general este tipo de sistemas se centra en generar resultados
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Existen diversos criterios para clasificar los proyectos de sistemas de informacin y segn
Fernndez (2006, pg. 21), se pueden clasificar tambin de la siguiente manera:
Por el grado de formalidad. Se conforma de sistemas formales e informales, en donde
informales se conoce porque generalmente son simplemente un plan o una idea, y a
diferencia de cuando es un proyecto formal, este se distingue por que tiene diferentes
etapas en su desarrollo, en primer lugar surge la idea que reconoce una oportunidad o
problema, luego se disea el proyecto valorando las estrategias y soluciones, para
finalmente ejecutar el plan.
Por el nivel de automatizacin conseguido. En donde pueden considerarse sistemas
semi-automatizados por ejemplo un sistema para responder a preguntas personalizadas
a travs de e-mail; otro tipo refiere a los sistemas automatizados, por ejemplo las
centralistas telefnicas que son totalmente automatizadas.
Por su relacin con la toma de decisiones. En donde se considera la colaboracin en
la toma de decisiones segn su nivel jerrquico de donde se derivan los sistemas de tipo
estratgicos, de control u operativos.
34
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Autoevaluacin
El propsito de esta actividad es realizar un anlisis del avance que has tenido, para
detectar las reas de oportunidad respecto al estudio de la primera unidad.
Para realizar la Autoevaluacin, ingresa al listado de actividades en el aula.
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Autorreflexiones
Adems de enviar tu trabajo de la Evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas
de Autorreflexin y consulta las preguntas que tu Facilitador(a) presente, a partir de
ellas elabora tu Autorreflexin en un archivo de texto llamado DAPI_U1_ATR_XXYZ.
Posteriormente enva tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.
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Cierre de la unidad
En esta primera unidad Fundamentos de proyectos, se abordaron los elementos que
conforman una introduccin al mundo de los proyectos, conceptos, caractersticas la
importancia que revisten en todos los mbitos donde exista una necesidad, un problema,
un rea de oportunidad, etctera. Es importante que como desarrollador de software te
formes una idea integral sobre los mismos pues son una herramienta de gran utilidad
donde puedes concentrar todos los conocimientos y experiencias que adquieras en tu
formacin profesional y en el mbito laboral o personal para proyectar metas, objetivos,
propsitos, etctera y buscar las vas adecuadas para lograrlas.
La importancia que reviste un proyecto de sistema de informacin en una organizacin,
como se pudo observar, es de vital importancia pues influye en las diversas estrategias
en la bsqueda del logro de los objetivos que se proponga para un desarrollo exitoso,
competitivo y para su supervivencia.
Para que un proyecto de sistema de informacin cumpla con sus funciones y logre su
propsito y con ello el objetivo para el cual se estructura, es necesario que integre
herramientas administrativas con las cuales se apoya para planificar, organizar y
controlar procesos, recursos y tiempo, herramientas que se explicarn en la siguiente
unidad 2 2. Etapas de un proyecto de informacin.
Para saber ms
Con la intensin de que complementes los conocimientos adquiridos en la unidad y la
comprensin de cada subtema se recomiendan los siguientes materiales
complementarios:
Si requieres profundizar en la forma de plantear objetivos y otros elementos que
conforman un proyecto, consulta el documento:
Pea Ayala, A. (2006). Ingeniera de Software: Una Gua para Crear Sistemas de
informacin. Mxico: IPN Instituto Politcnico Nacional. [En lnea]
http://www.wolnm.org/apa/articulos/Ingenieria_Software.pdf
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Fuentes de consulta
De Pablos Heredero, Carmen; Lpez, Jos Joaqun; Hermoso, Agius; Romo Romero,
Santiago M., Medina Salgado, Sonia; Montero Navarro, Antonio; Njera Snchez,
Juan Jos (2006). Direccin de los sistemas de informacin en la empresa. Madrid
Espaa: ASIC Editorial.
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Prieto Herrera, Jorge Elicer (2005). Los Proyectos: la razn de ser del presente 2
edicin. Bogot: Ecoe Ediciones.
Pea Ayala, A. (2006). Ingeniera de Software: Una Gua para Crear Sistemas de
informacin. Mxico: IPN Instituto Politcnico Nacional. [En lnea]
http://www.wolnm.org/apa/articulos/Ingenieria_Software.pdf
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