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APUNTES ACCESS
Access 2007
ndice
Introduccin al Access ........................................................................................................................ 3
Conocimientos bsicos ....................................................................................................................... 6
Tablas ................................................................................................................................................. 7
Formularios ...................................................................................................................................... 10
Consultas .......................................................................................................................................... 12
Consultas de eliminacin ............................................................................................................. 15
Consulta de actualizacin............................................................................................................. 15
Informes ........................................................................................................................................... 16
Access 2007
Introduccin al Access
Una vez dentro nos encontramos con el Access, y nos pregunta que es
lo que queremos hacer.
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Siempre tendremos dos vistas, la vista diseo que es para definir las
caractersticas de la tabla y la vista hoja de datos para poder aadirle
datos.
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Conocimientos bsicos
Antes de adentrarnos en el programa, tenemos que saber algunos
conceptos bsicos para trabajar con este programa.
Base de datos: como ya hemos dicho antes es un conjunto de
informacin o datos pertenecientes al mismo mbito o contexto.
Tabla: es la manera de almacenar la informacin en las bases de datos,
dicho de otra manera son las subcategoras que haramos de la
informacin que estamos almacenando. A primera vista tienen un
aspecto un poco similar a una hoja de clculo.
Campo: cada tipo de dato que hay que aadir en una tabla. Haciendo
una analoga con las hojas de clculo es cada una de las columnas de
nuestra tabla.
Registro: son cada una de las series de datos que aadimos a las
tablas, incluyendo en esto todos los campos que hayamos aadido.
Siguiendo con la visin de hoja de datos sera cada una de las filas de
una tabla.
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Tablas
Las tablas son la estructura bsica de una base de datos, es donde
vamos a almacenar toda la informacin estructurndola de una manera
concreta.
Las vistas de una tabla desde el Access son cuatro:
Hoja de datos: la vista normal donde podremos
aadir los diferentes registros.
Vista diseo: desde dnde definiremos el tipo de
dato que podemos ingresar en cada campo, as como
tamao y otros parmetros.
Vista tabla dinmica: nos muestra una tabla que nos facilita la
comprensin de todos los datos de las tablas. Aunque a veces se
hace ms complicado de entender.
Vista grfico dinmico: igual que antes pero en lugar de resumirlo
todo en forma de tablas, lo hace en forma de grficos.
A la hora de crear una tabla, tenemos que tener en cuenta que datos
queremos que contenga y que estructura tiene que tener, ya que lo
tendremos que hacer antes de empezar a rellenarla. Si en algn
momento queremos cambiar algo, pues tambin podremos.
Las tablas como todos los componentes de nuestra BD, los tenemos en
la parte izquierda de la pantalla. Al seleccionar el componente que
queramos, nos aparecer en la derecha.
La vista hoja de datos, nos permite insertar los datos de cada uno de
los campos de nuestra tabla, su vista es igual que el de una hoja de
clculo.
En cambio la vista Diseo, nos permite modificar el nombre de los
campos, el tipo de datos que contienen y muchas otras opciones de los
diferentes campos.
La vista diseo tiene tres campos en estos no pondremos el contenido
de la tabla, por decirlo de una manera fcil de entender pondremos el
nombre de la columna, de cada uno de los datos que queremos aadir
en cada registro.
Nombre del campo: aqu pondremos como queremos que se llame
el campo.
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Formularios
Los formularios son una manera ms atractiva de ver las tablas, pero
en lugar de ver todo de golpe veremos los registros de uno en uno,
abajo nos dir en cual estamos y podremos desplazarnos por
ellos.Tambin aqu podremos buscar alguno concreto. El filtro es por si
queris que slo salgan unos concretos.
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Tanto la vista presentacin como la vista diseo tienen otra barra ms,
es la barra de Organizar, esta barra es muy til para colocar todos los
elementos que se muestran en nuestro formulario.
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Consultas
Las consultas son preguntas que le hacemos a la base de datos para
sacar una parte de la informacin que hay en ella en lugar de toda la
informacin.
Nosotros haremos las consultas en Vista diseo, que es la manera ms
sencilla.
Para hacer una tendremos que entrar en la ficha Crear y
hacer clic en diseo de consulta.
, nos volver
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Consultas de eliminacin
Este tipo es el ms sencillo, vemos que nos han
cambiado un poco las opciones que nos ofrece, ya
no tenemos ordenar ni mostrar y nos aparece
Eliminar, donde podemos elegir entre Dnde y
Desde.
Si elegimos Dnde borrar aquellos registros que cumplan los criterios
que nosotros le hayamos dicho slo en la tabla que tengamos elegida, si
elegimos Desde har extensiva la eliminacin a las tablas relacionadas.
Para consultas con una sola tabla, con utilizar Dnde ya vale, Desde no
sera suficiente.
Estas consultas hay que ejecutarlas, sino es como si no hubiramos
hecho nada. Para ejecutarla podemos hacerlo desde la vista diseo de
la consulta o sino haciendo doble clic en la consulta en la lista de la
parte izquierda, si no nos la ejecuta botn derecho encima y abrir. Al
hacerlo nos avisar que se va ejecutar una consulta de eliminacin y
despus nos dir cuantos campos se van a eliminar.
Consulta de actualizacin
Estas consultas son para modificar algn campo de cualquier tabla.
Tambin es un poco diferente, aunque se
parece bastante. Ahora la diferencia es que
tenemos Actualizar a: en este cuadro
pondremos cual es el valor que queremos
que coja este campo de aquellos registros
que cumplan los criterios. Igual que hemos
visto a la hora de crear campos desde otros existentes.
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Informes
Esta utilidad es para poder sacar por impresora todos los datos que
tenemos en alguna tabla o consulta, tenemos que hacer clic en la ficha
Crear y luego Informe pero con la tabla o consulta de la queramos sacar
el listado seleccionada en la parte izquierda donde tenemos todos los
componentes de nuestra base de datos.
Al hacerlo nos aadir todos los campos en la pantalla y nos saldr
nombre de la tabla/consulta como ttulo, la fecha y la hora en que
hemos hecho y todos los registros ordenados de la manera que
estaban antes. Aparecemos en la vista Presentacin, que no es en
que solemos trabajar.
el
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