CEMENTOS APASCO S.A.

DE
C.V.

CMO EL SAP PUEDE AYUDAR EN

LA OPTIMIZACIN DE LOS
PROCESOS DEL GRUPO?

Autor: Evaristo Rodrguez Lpez

Tecomn Colima, 17 de septiembre de 2002

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Tema

Pgina

I. PRLOGO
II. INTRODUCCIN
1. CMO EL SAP PUEDE AYUDAR EN LA
OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DEL GRUPO
APASCO? CASOS DE ESTUDIO
1.1
BAJA DEMANDA
1.1.1 USO DEL OFFSET. (Instructivo en SAP en anexo
3.2.1)
1.1.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN LA UTILIZACIN
DEL OFFSET.
1.2
OPTIMIZACIN DE INVENTARIOS (Instructivo en
SAP anexo 3.2.2)
1.2.1 PUNTOS DE MEDIDA
1.2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL USO DE
PUNTOS DE MEDIDA

2 CONCLUSIONES.
3 ANEXOS
3.1
DEFINICIONES
3.2
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES EN SAP
3.2.1 OFFSET
3.2.2 PUNTOS DE MEDIDA
3.3
REFERENCIAS

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CMO EL SAP PUEDE AYUDAR EN LA OPTIMIZACIN DE LOS

PROCESOS DE MANTENIMIENTO DEL GRUPO APASCO?
I. PRLOGO
El Grupo Holcim siempre ha definido como una de sus prioridades la de mejorar su posicin en
el mercado. Por ello, muchos han sido los programas que han estado enfocados a mejorar la
eficiencia de sus procesos; estrategias orientadas a los costos y a la produccin han
determinado un rumbo que ha obligado estar cada vez ms inmerso en la bsqueda constante
para mejora de sus productos y servicios, inmerso pues en el ya imprescindible proceso de la
mejora continua.
En los ltimos cuatro aos por ejemplo, el promedio de la disponibilidad de los hornos en el
Grupo Holcim ha mejorado de 81% a 86%. Al mismo tiempo, el Tiempo Medio Entre Fallas para
los hornos se ha movido de 140 a 213 horas y por la parte de los costos, en el ao de 1991 los
costos de mantenimiento fueron ms de 34% del total del costo de produccin y el valor de
inventario ascendi a 390 millones de francos suizos. En la actualidad el promedio de los costos
de mantenimiento para el Grupo Holcim es de alrededor de 25% del costo de produccin.
Algunos de los programas enfocados que se han implementado para el logro de estas mejoras
son por ejemplo:
BCM (incluye el Stripped Down y el RbM) con sus objetivos para mantenimiento fijados en:
Reduccin de un 30% de los costos de mantenimiento
Reduccin de un 50% el valor de inventario.
Aumento de hasta un 90% en la disponibilidad
MAC:

Reduccin de los costos de produccin de por lo menos $2.0 USD, basados en la

maximizacin del TRT, optimizacin de los inventarios y la reduccin de los costos
operacionales.
Garantizar la capacidad de 8.9 millones de ton/ao de producto a un costo de
mantenimiento ptimo (este fue un objetivo particular de APASCO)

En general, en todo programa para el grupo donde los principales objetivos estn enfocados a la
mejora de los procesos y optimizacin de costos podramos decir que se tienen como temas
comunes:

Ms prevencin menos correccin.

Planificacin ms detallada.
Optimizacin del mantenimiento preventivo.
Optimizacin de inventarios.
Sustentabilidad y mejora continua entre otros.

Adems que como factores para el logro de la sustentabilidad y la mejora continua se ha

difundido que debe trabajarse fuertemente en consolidar la cultura de planeacin y la cultura de
anlisis de problemas siempre con datos, se debe trabajar tambin en el seguimiento a
intervalos regulares a nuestros indicadores claves y en darle la importancia que nos demanda el
mejor uso de nuestra principal herramienta (SAP) y as poder enfocar sobre ella los recursos
necesarios.

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II. INTRODUCCIN
El Grupo Apasco ha sido partcipe de todos esos programas que el Grupo Holcim ha introducido
con los fines discutidos y de manera general podemos decir que se han llevado a cabo con xito.
Sin embargo, las condiciones o contexto del negocio actuales determinado por la situacin
econmica y la fuerte competencia, lo obliga cada vez ms y con mayor fuerza a tener ms
flexibilidad en todas sus operaciones para poder posicionarse de mejor manera en el mercado y
lograr un buen nivel en sus indicadores financieros, de eficiencia y de productividad entre otros.
As pues, los procesos de mantenimiento no estn exentos de esta necesidad ya que a pesar de
los resultados logrados en los ltimos aos existe an un gran potencial para llevar el
mantenimiento a la cima. El mantenimiento requiere de una organizacin con actividades claves
bien definidas como lo son su administracin, la planeacin, el anlisis y la ejecucin de un
mantenimiento menos reactivo. Es necesario adecuar toda la gama de tcnicas y herramientas
implementadas, a esas exigentes y cambiantes condiciones del negocio: Previsin de materiales
con mayor precisin, tcnicas predictivas y proactivas mejor aplicadas, herramientas
administrativas simplificadas y que agreguen ms valor, etc.
La administracin del mantenimiento por medio del SAP ofrece de manera nativa herramientas o
funcionalidades para eficientar la ejecucin del mantenimiento con la consecuente ganancia de
disponibilidad y fiabilidad de nuestros equipos y la reduccin de costos por las oportunidades
ganadas con el manejo de los inventarios.
Para visualizar como el SAP ayudara a optimizar nuestros procesos de mantenimiento, dos
casos de estudio sern presentados a continuacin. Uno de ellos como producto de esas
condiciones cambiantes del negocio de la que se hablaba y que es la falta o baja demanda. Y el
otro caso a estudiar tambin discutido con anterioridad y que surge comnmente como un tema
de los programas enfocados relacionados con mantenimiento, es referente a la optimizacin de
inventarios.

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1. CMO EL SAP PUEDE AYUDAR EN LA OPTIMIZACIN DE LOS

PROCESOS DEL GRUPO APASCO? CASOS DE ESTUDIO
A lo largo de estas explicaciones estaremos utilizando algunos trminos que quiz para el lector
resulten un tanto desconocidos. Sugiero pues, en esos casos, se asistan con las definiciones
escritas en el Anexo 5.1 DEFINICIONES.

1.1

BAJA DEMANDA

La baja o falta de demanda es un fenmeno que afecta considerablemente a la industria

cementera, sobre todo cuando sta se presenta de manera imprevista.
Las implicaciones derivadas de una baja demanda, van desde la operacin irregular de los
equipos hasta paros prolongados que inclusive pueden llegar a durar varios aos. Por la parte
del presupuesto implica tambin en muchos casos desde dejar de hacer algunos trabajos de
mantenimiento hasta la suspensin total de las inversiones que se pudieran tener para la mejora
en los procesos.
Probablemente tenga que ser as partiendo de la premisa de que si el equipo no trabaja ste no
sufre deterioro alguno, aunque sabemos que el equipo an en estado de paro necesita de cierto
mantenimiento que asegure su confiable operacin en el futuro.
El mantenimiento entonces en estos perodos de baja demanda debe de ser lo justamente
diferente para que no se caiga en derroches por un exceso o en una insuficiencia y olvido de que
el mantenimiento tambin es necesario cuando el equipo no trabaja.
El mantenimiento preventivo debe de ser administrado de tal forma que tenga la
flexibilidad de poder ser frenado y reactivado segn las exigencias del mercado pero sin
perder el ms mnimo porcentaje en su distribucin de cargas.

1.1.1

USO DEL OFFSET. (Instructivo en SAP en anexo 3.2.1)

Un buen programa de mantenimiento preventivo est basado entre otras cosas, en una buena
distribucin o nivelacin de las cargas (recursos) para ejecutar las actividades. Una variacin de
hasta el 20 % es aceptable, ya que esto facilita adems de la administracin, la ejecucin del
propio mantenimiento. Pero qu ocurre cuando por los perodos de falta o baja demanda es
necesario detener los planes de mantenimiento preventivo sin perder ese balance de cargas?
Pruebas efectuadas en el SAP para detener y reactivar el mantenimiento preventivo han
ayudado a concluir que la opcin ms factible y de mejores resultados es la utilizacin de lo que
en el mdulo se denomina OFFSET.
El OFFSET es un valor que se puede fijar para cada paquete de mantenimiento dentro de la
estrategia y determina as el tiempo que deber de estar inactivo ese paquete. Para explicar lo
anterior veamos los siguientes escenarios grficos:

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SECUENCIAS PARA UN PAQUETE SEMANAL

A) ESCENARIO NORMAL. (SIN FALTA DE DEMANDA)
Paquetes semanales
Supervisin Plazos ejecutada hasta la fecha actual
Fecha actual
Tiempo
Planes de manto. ya
convertidos en rdenes

Prximos planes de manto. se tomarn hasta

correr la supervisin plazos

B) ESCENARIO CON FALTA DE DEMANDA POR 28 DAS.

Supervisin plazos corrida hasta la fecha actual
OFFSET fijado en 28 das
Fecha actual
OFFSET fijado en 28 das

Planes de manto. ya
convertidos en rdenes

Prximas tomas despus de los das

fijados en el OFFSET

An cuando se ejecute la supervisin

plazos, no se tomarn los planes

C) FALTA DE DEMANDA POR 28 DAS A PARTIR DE DOS SEMANAS DESPUS DE LA

FECHA ACTUAL
Supervisin plazos ejecutada hasta dos semanas despus de la fecha actual
OFFSET fijado en 28 das.
Fecha actual

Paquetes de manto. ya
convertidos en rdenes

1.1.2

Lapso sin tomas por OFFSET

fijado en 28 das

Prximas tomas

VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN LA UTILIZACIN DEL OFFSET.

VENTAJAS
A) El OFFSET puede fijarse en cualquier momento y tendr efecto siempre y cuando las
actividades de mantenimiento no hayan sido tomadas.
B) El OFFSET puede desactivarse en cualquier momento y retoma los perodos que
estaban inactivos para las medidas de mantenimiento.
C) NO provoca ningn desbalance en la distribucin de cargas.
D) El tratamiento para cada rea es completamente independiente de las otras.
DESVENTAJAS
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A) Para utilizar esto es necesario crear una estrategia de mantenimiento para cada rea de
cada lnea de produccin. Actualmente solamente se tiene una estrategia de
mantenimiento para toda la planta.
B) Es necesario tambin volver a hacer todo el ciclo de mantenimiento preventivo en el SAP
para cambiar a las nuevas estrategias, a menos que esto pueda lograrse mediante un
programa de ABAP.

1.2

OPTIMIZACIN DE INVENTARIOS (Instructivo en SAP anexo 3.2.2)

El objetivo del anlisis mediante el sistema de gestin de inventarios es reducir tanto la inversin
en refacciones y existencias de material utilizado por el cliente, como los costos de operacin,
logrando alta disponibilidad conforme a las necesidades de produccin o mantenimiento.
Los objetivos de la gestin de inventarios son:

Minimizar la inversin en inventarios.

Maximizar el servicio.
Asegurar un funcionamiento eficiente (con bajo costo) de la planta.

La correcta administracin de materiales se deriva de la mxima responsabilidad y disponibilidad

de los equipos de produccin, as como en los resultados de mantenimiento. La administracin
del mantenimiento, vuelve nuevamente a jugar un papel preponderante en la optimizacin de
costos y la maximizacin de la disponibilidad de los equipos.
Es generalmente aceptado que el costo de posesin anual de una pieza en stock es de
alrededor del 20 % de su precio. En la siguiente tabla se estudia su desglose y se compara con
los costos de pedido de la misma pieza que se pide de manera que se emplea inmediatamente
despus de su recepcin.

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Costos del Inventario

% del valor total de la pieza

25
20

Otros
Manipulacin
Almacenamiento
Mermas
Daos
Logstica
Inters

15
10
5
0
Stock tradicional

Compra justo a
tiempo

11
Cmo el SAP ayudara en la optimizacin de procesos?

Comprendemos, por supuesto, que no podemos pedir todas las piezas que se consumen en la
planta de esta manera justo a tiempo, sin embargo, deberamos siempre tener presente que
una pieza que permanezca en stock durante un ao tiene un sobrecosto de ms de un 20% de
su precio. Por ello, deberamos siempre pedir tantas piezas como podamos justo antes de que
las necesitemos.

1.2.1 PUNTOS DE MEDIDA

Sin lugar a dudas, una buena parte del xito de que los materiales se encuentren justo a tiempo
en la cantidad y calidad requeridas es responsabilidad directa del personal de mantenimiento.
Solicitar los materiales a tiempo principalmente aquellos de caractersticas especiales por su
tiempo y costo de fabricacin entre otras, supone la aplicacin de tcnicas predictivas que
permitan pronosticar con suficiente antelacin el reemplazo de las partes sin ocasionar costos
adicionales ya sea por almacenamiento o en el caso extremo por compras de emergencia y por
el tiempo de paro del equipo por la indisponibilidad de las refacciones.
Los Puntos de Medida as denominados en SAP, son una funcionalidad que permite administrar
la evolucin de la vida til de algunos componentes de una mquina, sobre todo de aquellos en
los que tal evolucin puede ser medida con cierta precisin. Medir para tomas las acciones
necesarias y justo a tiempo. A saber, los Puntos de Medida pueden ser utilizados para controlar
los desgastes de las cribas en los molinos de cemento, en virolas de los hornos, mesas y rodillos
de molinos verticales, adems de poder utilizarse tambin para el reemplazo o anlisis de
aceites, entre muchas otras aplicaciones.
A continuacin se mostrarn algunas grficas para visualizar el comportamiento del sistema
cuando el desgaste de un componente es administrado por los Puntos de Medida en SAP.
Nota: los valores que se muestran en el ejemplo aunque no corresponden especficamente a
ningn componente, son muy aproximados a los valores de las cribas de los molinos de cemento
e inclusive al comportamiento de la mesa de molienda del molino de crudo de Tecomn.

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Puntos de medida. Comportamiento de fechas

Desgaste terico

milmetros

36

Fecha actual. (Ao cero = cero desgaste)

24

Desgaste terico
12

Fecha de generacin de OM
Fecha prevista para cambio de mesa
4 aos

3.5

3 aos

2.5

2 aos

1.5

1 ao

0.5

Desgaste promedio = 12 /mm/ao

Valor mximo permisible = 36 mm
Tiempo de entrega de mesa = 9 meses
8

Definition

PShut Down Maintenance Management System.ppt

Puntos de medida. Comportamiento de fechas

Desgaste terico - real

Fecha actual

36

Desgaste terico
Fecha original para pedido de mesa

12

Fecha actual para pedido de mesa

Desgaste promedio = 12 mm/ao

Valor mximo permisible = 36 mm
Tiempo de entrega de mesa = 9 meses

Fecha original para cambio de mesa

4 aos

3.5

3 aos

2.5

2 aos

1.5

1 ao

0.5

0
0

milmetros

Desgaste real (prom. ~ 18 mm/ao)

24

Fecha actual para cambio de mesa

Las diferencias entre las fechas originales y
actuales tanto para el pedido como para el cambio
de mesa, corresponde a que los valores de
desgaste real estuvieron por encima del estimado.
(La tasa de desgaste real fue 50% mayor que la
tasa de desgaste terica).
9

Definition

PShut Down Maintenance Management System.ppt

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Puntos de medida. Comportamiento de fechas

Fecha actual

Desgaste terico - real

Equipo parado un ao

36

milmetros

Desgaste real
24

Desgaste terico
Fecha original para pedido de mesa

12

Fecha actual para pedido de mesa

Desgaste promedio = 12 mm/ao

Valor mximo permisible = 36 mm
Tiempo de entrega de mesa = 9 meses

Fecha original para cambio de mesa

4 aos

3.5

3 aos

2.5

2 aos

1.5

1 ao

0.5

Fecha actual para cambio de mesa

La diferencia para las fechas ahora se debe a que

el equipo estuvo parado por un ao, luego
entonces el sistema considera actividad nula para
ese perodo, postergando simplemente hacia
adelante los vencimientos de las actividades.
10

Definition

PShut Down Maintenance Management System.ppt

1.2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL USO DE PUNTOS DE MEDIDA

VENTAJAS
A) Ayuda a tener la historia del equipo en el sistema. Fomenta el mejor uso del SAP.
B) Antes de que se genere la orden de mantenimiento, el sistema de manera dinmica
mueve las fechas tanto de pedimento como para cambio del componente, en funcin de
los valores de desgaste capturados (nos referimos a desgaste por ser la variable
utilizada en el ejemplo)
C) En funcin de lo anterior, la orden de mantenimiento es generada de manera automtica
cuando el desgaste del componente se iguala al punto de alarma fijado en el punto de
medida.
D) Por consiguiente, tambin las reservas de los materiales o las solicitudes de servicio son
generadas en forma automtica cuando se genera la orden de mantenimiento.
E) Los costos relacionados con la compra justo a tiempo se reducen hasta en 18% del valor
de la pieza por ao. (Ver grfica de Costo del Inventario).
F) Al tener que capturar los valores, es necesario llevar a cabo el monitoreo de condicin,
es decir, fomenta de manera indirecta el acercamiento a la mquina para la inspeccin.
DESVENTAJAS

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CONCLUSIONES.

El principal objetivo del mantenimiento como un proceso siempre ha sido definido como asegurar
que los equipos de la planta y la propia planta estn disponibles cuando sean requeridos, con un
costo ptimo y cumpliendo con los objetivos de CERO ACCIDENTES y de calidad.
Es claro que el cumplimiento de este objetivo no es fcil porque sabemos que existen riesgos
que lo obstaculizan fuertemente como lo son por ejemplo la disponibilidad para mantener,
habilidades del personal, tiempos de entrega de los materiales y diferencias entre lo requerido y
lo planeado entre otros. Conocidos estos riesgos lo trascendente entonces es ligar o establecer
controles de tal manera que se minimicen sus impactos. Estos controles pueden ser programas
de paro y produccin, programas de capacitacin, mejor previsin y planificacin de materiales,
etc.
Lo anteriormente descrito como casos de estudio, son propuestas enfocadas a ayudar en el
control de algunos de los riesgos mencionados con la finalidad de cumplir con el principal
objetivo del mantenimiento. Propuestas que no requieren de inversin alguna, si no simplemente
requieren del compromiso de utilizar y aplicar de forma ms apropiada las herramientas y
tcnicas que hemos desarrollado a lo largo de los diversos programas implementados. Inclusive,
si se est pensando que la utilizacin de estas funcionalidades en SAP llegar a robar ms de
ese valioso tiempo que el personal de campo necesita para sus inspecciones, es importante
entonces mencionar que ser todo lo contrario, ya que adems de la reduccin de tiempo que el
personal tendr por menos administracin, estaremos fomentando el acercamiento hombremquina a travs del Monitoreo de Condicin, mismo que el Grupo Holcim ha denominado como
el futuro del mantenimiento.

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ANEXOS

3.1

DEFINICIONES

ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO: Las estrategias de mantenimiento definen los paquetes

que han de utilizarse para el lanzamiento de las rdenes. Por ejemplo, en una estrategia se
agrupan los ciclos de mantenimiento que servirn de disparadores para las rdenes de
mantenimiento llegado el plazo del ciclo
OFFSET: Parmetro dentro de la estrategia de mantenimiento que determina el tiempo tras el
cual un paquete de mantenimiento vence por primera vez.
PAQUETE DE MANTENIMIENTO: Ciclo que determinar el intervalo en el que vence la medida
(orden de mantenimiento). Aunque normalmente estn fijados en das pueden ser algn otra
variable como milmetros, kilmetros, etc.
HOJAS DE RUTA: Documento que agrupa las instrucciones que contendr la orden de
mantenimiento y normalmente estn ligadas a una estrategia.
PLANES DE MANTENIMIENTO: Documento del proceso de mantenimiento preventivo donde de
manera independiente a la estrategia pueden ser modificados los parmetros de programacin.
Adems es parte esencial para la programacin del mantenimiento.
SUPERVISIN DE PLAZOS: Proceso en el SAP que es indispensable para convertir en rdenes
aquellas medidas o planes que han llegado a su fecha de vencimiento.

3.2

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES EN SAP

3.2.1 OFFSET

"Anexo 3_2
(OFFSET).doc"

3.2.2 PUNTOS DE MEDIDA

"Anexo 3_2 (Puntos

de Medida).doc"

3.3

REFERENCIAS

Manual RbM HOLDERBANK

Maintenance Performance and New Developments. ICM-02176 Hans Burger
Status Report on Cement Manufacturing Performance 2001 (Actualizacin a Junio 2002)
Documento de Transferencia Proyecto MAC Grupo Apasco. Noviembre de 1999
Definiciones de SAP/R3
Condition Monitoring of Critical Equipment. Holspace Solomon Baumgartner.

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