TITULO DEL CARGO

SECRETARIA (O) BILINGE

CDIGO:01042 NIVEL: 5
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Prestar asistencia secretarial redactando, mecanografiando y traduciendo en dos idiomas
documentos en general, a fin de agilizar y contribuir con el buen funcionamiento de la Unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redacta correspondencia, oficios, actas y otros documentos, utilizando el idioma ingls y/o
espaol.
Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes,
tesis, listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios,
guas, contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos,
utilizando el idioma ingls y/o espaol.
Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales,
rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia.
Recibe y enva correspondencia.
Opera la mquina fotocopiadora y fax.
Realiza y recibe llamadas telefnicas, en espaol y/o ingls.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite en espaol y/o ingls.
Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la universidad y pblico en general.
Participa en la organizacin de eventos, cursos, seminarios y otros.
Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye la correspondencia de la unidad.

Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior.
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y
estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
Elabora actas de notas.
Elabora hemeroteca.
Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
Actualiza la cartelera.
Vende guas a los estudiantes.
Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
1.- MBITO DE ACTUACIN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su

responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo.
INFORMACIN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIN:
El cargo recibe supervisin general de manera directa y peridica, y no ejerce supervisin.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades acadmicas y administrativas de la
Institucin, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea; exigindose para ello una normal
habilidad para negociar y obtener cooperacin.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con organismos o empresas pblicas y privadas,
instituciones internacionales y pblico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar lo
relativo al rea; exigindose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperacin.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes
contaminantes.
RIESGO:
El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando
peridicamente y requiere de un grado de precisin manual y visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
A) EDUCACIN:
Bachiller Mercantil, ms curso de Secretariado Computarizado y de Ingls de por lo menos dos (2)
aos de duracin.
EXPERIENCIA:
Dos (2) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea secretarial y en el uso del
idioma ingls.

B) EDUCACIN:
Bachiller ms curso de ingls de por lo menos dos (2) aos de duracin.
EXPERIENCIA:
Ocho (8) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea, secretarial y en el uso
del idioma ingls.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTO EN:
Tcnicas de traduccin y redaccin en idiomas extranjeros.
Ortografa.
HABILIDAD PARA:
Organizar el trabajo.
Establecer relaciones interpersonales.
Facilidad de expresin.
Captar instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma corts y efectiva al pblico en general.
DESTREZA EN:
El manejo del microcomputador y equipos de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Actualizacin en computacin y manejo de dos idiomas.