GUA

PARA LA ORGANIZACIN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO

MARZO DE 2013

Tabla de contenido
Pg.
PRESENTACIN ............................................................................................................................................ 1
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 3
ETAPA 1 ....................................................................................................................................................... 5
FASE 1: DIAGNSTICO .................................................................................................................................. 5
RECONOCIMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL ........................................................................................................... 5
FASE 2: PLANEACIN.................................................................................................................................... 6
DIAGNSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL................................................................................................................. 6
ANLISIS DE INFORMACIN. .................................................................................................................................. 7
DEFINICIN DE PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................................... 8
APROBACIN DE PLAN DE TRABAJO ......................................................................................................................... 9
ETAPA 2 ..................................................................................................................................................... 12
FASE 3: DESARROLLO DE INSTRUMENTOS .................................................................................................. 12
ADECUACIN DE INSTALACIONES PARA LA ACTIVIDAD DE LA PRIMERA FASE ................................................................... 12
IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO, SANEAMIENTO Y LIMPIEZA ............................. 13
SALUD OCUPACIONAL ......................................................................................................................................... 13
LIMPIEZA DE ESPACIOS DE DEPSITO, MOBILIARIO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO .................................................... 15
Limpieza locativa ...................................................................................................................................... 15
Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento .................................................................... 16
SANEAMIENTO AMBIENTAL .................................................................................................................................. 17
DIAGNSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN ....................................................................... 18
AISLAMIENTO Y DESINFECCIN DEL MATERIAL CON DETERIORO BIOLGICO ................................................................... 19
PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN PARA PROCESOS TCNICOS.............................................................................. 21
Limpieza.................................................................................................................................................... 21
Correccin de plano .................................................................................................................................. 22
Unin de rasgaduras, roturas y cortes...................................................................................................... 22
PRE CLASIFICACIN Y PRE VALORACIN DE LA DOCUMENTACIN POR PERIODOS Y DEPENDENCIAS PRODUCTORAS ................. 22
ELABORACIN DE HERRAMIENTAS PARA LA INTERVENCIN......................................................................................... 23
Inventario en estado natural .................................................................................................................... 24
Contexto histrico ..................................................................................................................................... 25
Cuadro evolutivo de las estructuras orgnico funcionales ....................................................................... 26
Cuadros de clasificacin ........................................................................................................................... 26
Fichas de valoracin documental ............................................................................................................. 28
Tabla de valoracin documental .............................................................................................................. 29

FASE 4: INTERVENCIN .............................................................................................................................. 31

APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL ............................................................................................. 31
ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN ................................................................................................................ 32
Identificacin ............................................................................................................................................ 32
Clasificacin .............................................................................................................................................. 33
Ordenacin ............................................................................................................................................... 33
Depuracin y limpieza .............................................................................................................................. 33
Foliacin ................................................................................................................................................... 34
Almacenamiento ...................................................................................................................................... 35
Rotulacin................................................................................................................................................. 35
Inventario ................................................................................................................................................. 36

PRESENTACIN
Las guas de gestin documental del Archivo de Bogot se encuentran orientadas a
facilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivsticas de las entidades
distritales donde se adelantan este tipo de procesos en procura de hacer de sus archivos
centros de informacin y un valor agregado para las entidades. Las guas han abarcado
una serie de aspectos desde la produccin o recepcin de los documentos hasta las
formas ms adecuadas de almacenamiento, conservacin y disposicin final.
Las guas igualmente han sido orientadas a establecer mecanismos y lneas de accin
para salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad representado en sus archivos,
los cuales sern el testimonio y fuente de informacin para las generaciones futuras de la
gestin y el andar de las entidades del Distrito. A pesar de los adelantos tecnolgicos del
momento y las tendencias de la modernidad los archivos conservados en soportes como
el papel seguirn guardando una gran parte de la memoria de nuestra ciudad
Las guas de gestin documental ofrecen una manera de hacer las cosas y un modo
particular de entenderlas y aplicarlas. Las guas difunden los procedimientos y tcnicas
que deben dar lugar a las buenas prcticas en materia de gestin documental en las
entidades de la administracin distrital. Estas prcticas comunican modos especiales de
gestionar documentacin o maneras concretas de acopiar, agrupar, conservar,
reproducir, ordenar y colocar a disposicin para la consulta documentos con valor
patrimonial.
Las guas antes de dictar lineamientos y ctedra, colocan a disposicin de la comunidad
archivstica del Distrito o el pas en general el conocimiento recogido por un grupo de
profesionales en varias disciplinas, quienes a lo largo de su trasegar y en su afn de darle
un orden a los archivos de las entidades han ido hacindose a un conocimiento basado
en su formacin y experiencia, componentes plasmados en este tipo de documentos y
puesto a disposicin de quienes tiene esa difcil labor de organizar, conservar y
administrar la informacin registrada en los archivos.
La Secretaria General a travs del Archivo Bogot ha venido desde hace ya casi un lustro
dictando pautas y estableciendo criterios para fomentar las buenas prcticas en materia
archivstica al interior de las entidades del Distrito, acogidas y puestas en uso por los
funcionarios de la administracin quienes tiene bajo su responsabilidad tener la
informacin a disposicin de la entidad y de los ciudadanos; quienes en uso de sus
derechos constitucionales quieren permanecer informados de la gestin de su ciudad.
Las guas de gestin documental se encuentran orientadas a ser herramientas
archivsticas de fcil aplicacin por los funcionarios con formacin en este campo, pero de
igual manera pueden orientar a quienes no son tan versados; porque han sido
1

estructuradas principalmente a partir de la experiencia, conocimiento y practicidad

requerida para una adecuada organizacin, administracin y conservacin de los
archivos; seguramente quienes mayor provecho le pueden dar, sern ese grupo de
apasionados por los archivos y por quienes tiene la responsabilidad de darle cumplimiento
a los mandatos de Ley en este sentido
Por el carcter de ser guas; estas son susceptibles de actualizacin y ajustes, estos
sern establecidos por las necesidades de las entidades en donde la dinmica de sus
procesos y los cambios organizacionales requieran de hacerlas funcionales en cualquier
momento de la administracin, en este sentido sern preparadas y presentadas nuevas
versiones de las mismas.

INTRODUCCIN
Los fondos documentales acumulados son el resultado de no contar con herramientas
archivsticas para la organizacin, administracin y conservacin de la documentacin de
una entidad; producida o recibida en cumplimiento de sus funciones. Igualmente es el
reflejo de no contar con una cultura en torno al tema de los archivos o los procesos de
gestin documental al interior de la entidad, de la misma manera son una muestra de las
llamadas malas prcticas fuertemente arraigadas en las entidades.
A pesar de contar con una gran normativa de tipo jurdico y tcnico se continua
desconociendo y desaprovechando por las entidades; normativa emanada de entes como
el Archivo General de la Nacin, el Archivo Bogot y entidades de carcter internacional.
El desconocimiento de esta normativa ha generado una serie de problemas al interior de
las entidades con respecto a su fondo documental.
Con el objeto de contribuir a la solucin de este problema en las entidades distritales, se
elabor una gua para la organizacin de fondos documentales acumulados, tomando
como base la Gua de procedimientos para la organizacin de fondos documentales
acumulados; elaborada en el ao 2006, se amplia el tema de la conservacin preventiva,
igualmente se incluye en la gua las ltimas disposiciones emanadas por el Ministerio de
la Cultura a travs del Decreto 2578 del 2012, Decreto 1515 del 2013 y el Acuerdo 04 del
2013 del Archivo General de la Nacin. Los temas tratados en la gua fueron agrupados
en dos etapas con dos fases cada una, en donde se abordan los diferentes aspectos
requeridos para organizar un FDA
En la primera etapa son desarrollados aspectos donde se define qu es un fondo
documental acumulado, su identificacin, su diagnstico, cmo elaborar un plan de
trabajo, donde deben ser incluidas las actividades, recursos, tiempo de ejecucin, y
aprobacin del plan.
En la segunda etapa se abordan temas, como la adecuacin de instalaciones para la
intervencin del fondo documental, conservacin preventiva, salud ocupacional.
Saneamiento ambiental, limpieza, identificacin de documentacin con biodeterioro,
preclasificacin y prevaloracin de documentacin por periodos, elaboracin de
herramientas como: inventario en estado natural, cuadros de clasificacin y fichas de
valoracin documental, para concluir con la tabla de valoracin.
En la fase 3 se sealan los aspectos relacionados con la aplicacin de la tabla de
valoracin documental, los cuales describen las labores ya operativas a las cuales debe
ser sometida la documentacin del FDA, a partir de la disposicin final acordada para
esta, la documentacin que debe ser seleccionada, eliminada y transferida para ser
integrada a un archivo central o a un archivo histrico.
3

Como se menciona en la gua, es fundamental contar con la asistencia tcnica ofrecida

por la Direccin Archivo de Bogot, para recibir lnea tcnica en el desarrollo de las
labores requeridas para la organizacin del fondo documental acumulado, igualmente es
importante contar con el apoyo de la Alta Direccin de las entidades donde se adelanta o
se vaya a iniciar la organizacin de un fondo documental, para garantizar la intervencin
toral del fondo y la continuidad de las labores requeridas para este propsito.
Sea la oportunidad para agradecer los aportes y apoyo del grupo de profesionales de la
Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos, quienes colaboraron con su conocimiento
y experiencia, para la consolidacin de la gua, a la Conservadora de Bienes Muebles
ngela Ovalle, quien con su contribucin al tema de conservacin preventiva, permiti
incluir los aspectos ms relevantes a un fondo documental acumulado, de la misma
manera al archivista William Patarrollo quien con su imaginacin y creacin se encargo
de la ilustracin de la gua.

ETAPA 1
FASE 1: DIAGNSTICO

Reconocimiento del fondo documental

Un fondo documental acumulado es un conjunto de documentos guardados y conservados
por una entidad, sin ningn criterio de carcter archivstico o sin contar con instrumentos
tcnicos, los cuales nos soporten la decisin de mantenerlos por un periodo de tiempo
establecido por las normas legales o por decisin de las entidades. Adicionalmente los
fondos documentales acumulados son el resultado de las malas prcticas entre los
funcionarios. (Dibujo de archivos en desorden)

Desde el punto de vista tcnico la documentacin perteneciente a los fondos documentales

acumulados son documentos que se encuentran en una entidad, los cuales son conservados
sin hacer uso de las normas archivsticas y son organizados de manera subjetiva, sin el uso
de instrumentos archivsticos para su correcta organizacin.
En este sentido se debe:
Identificar la documentacin declarada como fondo documental acumulado y sus
fechas; teniendo presente la ltima reforma del Distrito y sus entidades la cual se
produjo en el ao 2007.
Ubicar todos los depsitos donde se encuentra la documentacin del FDA; nmero
de depsitos y su ubicacin geogrfica.
Determinar el estado de conservacin, identificando en lo posible la documentacin
con afectacin o con deterioro biolgico
Conocer las condiciones de la planta fsica donde se encuentra almacenada la
documentacin
5

 Cuantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, recordemos que

estamos hablando de documentos de archivo y no otros materiales en
presentaciones diferentes con caractersticas tambin diferentes; nos referimos al
material bibliogrfico.
Pre-clasificar la documentacin para ubicar y descartar materiales como libros,
revistas, colecciones de legislacin, manuales de computador, formatos en blanco,
catlogos de productos; entre otros y los llamados documentos de apoyo; todo este
material al ser separado necesariamente reducen los costos de intervencin o por el
contrario cuando se contrata este proceso puede elevar sus costos.

FASE 2: PLANEACIN

Diagnstico del Fondo Documental

Por diagnstico se entiende el proceso de identificacin y evaluacin del estado de un fondo
documental desde el punto de vista de su organizacin archivstica y de la conservacin
fsica de los documentos, as como de las reas o lugares donde se alberga la
documentacin.
El diagnstico se hace a partir de la observacin, recoleccin, sistematizacin y anlisis de
los datos necesarios para definir cules procesos son requeridos para la valoracin,
conservacin, descripcin y organizacin. (Dibujo de archivista con fonendoscopio)

Para el diagnstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales
como:
Entidad y dependencia responsable del fondo.
Nmero y ubicacin de los depsitos; no siempre se cuenta con una sola rea de
almacenamiento.
Personas responsables.
6

Estructura de archivos de la entidad.

Nmero de fondos almacenados.
Evaluacin de la importancia de cada fondo.
Antecedentes.
Entidad o entidades productoras, especialmente para las entidades que le son
delegadas funciones de otras, o de entidades liquidadas.
Panorama de riesgos.
Programa de salud ocupacional y limpieza de depsitos y documentacin.
Esta recoleccin se hace mediante observacin, entrevistas dirigidas y aplicacin de
cuestionarios a los responsables de los fondos y sus depsitos, sobre aspectos tales como:

rea.
Condiciones constructivas y ambientales.
Estado de mantenimiento del rea.
reas de trabajo disponibles para realizar la organizacin.
Dotacin de estas reas.
Cul es el volumen documental en metros lineales, nmero de unidades de
almacenamiento o de piezas documentales?
Cmo est distribuida la documentacin? se presentan conjuntos?
Estn identificados con un nmero o cdigo?
Ubicacin de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo.
Criterios de agrupacin: los conjuntos estn formados por fondos, dependencias,
series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios?
Qu sistemas de almacenamiento presentan los documentos?: cajas, carpetas, AZ,
paquetes, bultos, etc.
Estn rotuladas las unidades de almacenamiento?
Qu datos tiene el rtulo?
Cada unidad tiene un nmero que permita su ubicacin?
Estn ordenadas en forma lineal o dispersa en el rea?
S estn ordenadas linealmente, cul es el criterio de ordenacin?
Estado de descripcin: est inventariado, cules son los datos que se usaron en la
descripcin, estructura o formato del inventario?
Si se cuenta con inventario; est sistematizado?
Bajo qu formato?
Qu clases de documentos se almacenan en el depsito?
Qu formatos, tcnicas y soportes?
Los datos recolectados deben ser tabulados, de tal manera que puedan ser
consolidados y analizados los resultados para poder elaborar el diagnstico.

Anlisis de informacin.
La labor dirigida a la organizacin de los FDA deber cumplirse en etapas sucesivas, al final
de las cuales, dichos fondos quedarn seleccionados, organizados y puestos al servicio,
bien sea en los archivos administrativos o en el archivo histrico. En el caso de la
Administracin Distrital, los documentos con valor para la investigacin, la ciencia y la cultura
7

deben ser trasferidos al Archivo de Bogot, de conformidad con el Decreto 173 de junio 4 de
2004; debemos tener presente que los fondos documentales acumulados hacen parte del
patrimonio de las entidades y de la ciudad.
La razn por la cual su intervencin debe cumplirse por etapas es porque cada una de las
etapas tiene que ser coherentes desde el punto de vista archivstico, es necesario que exista
la uniformidad en los procesos como la denominacin de las series y asuntos documentales,
en su disposicin final, en la forma de agrupacin de las series, subseries y asuntos.
As mismo esta estrategia se aborda dadas las condiciones de: volumen, los recursos
necesarios para su organizacin; los cuales deben garantizarse para poder culminar todos
los procesos archivsticos necesarios.
Los procesos archivsticos para la organizacin de los fondos documentales acumulados
deben ser ejecutados basados en una estandarizacin de tareas durante todas las fases, en
una slida formacin acadmica y experiencia por quienes estn al frente de estas, en un
fuerte apoyo por parte de la alta direccin; reflejado en recursos y continuidad durante todas
las fases.

Definicin de plan de trabajo

De acuerdo a estos apartes se elabora el plan de trabajo orientado a la organizacin del
fondo y contando con los recursos necesarios, siempre debe ser estructurado con la
rigurosidad archivstica para ser incluidas todas las fases, donde se contemple la
elaboracin de los instrumentos archivsticos sealados por la metodologa y estas tengan la
coherencia y valides requerida para lograr los objetivos de la intervencin.
Como todas las actividades emprendidas en torno al tema de la gestin documental y para
nuestro caso la intervencin de un fondo documental acumulado donde van a ser
comprometidos una serie de recursos de las entidades del Distrito, es imprescindible la
planificacin minuciosa de todas y cada una de las actividades requeridas para lograr el
objetivo.
No es exclusivamente el cumplimiento de una etapa dentro de la llamada planeacin
estratgica, la elaboracin de un plan de trabajo es principalmente la elaboracin de una
herramienta que permita tener un norte, un control y una secuencia en la realizacin de
cualquier labor, en donde en un momento determinado se pueda hacer una evaluacin, un
reordenamiento y un ajuste en los llamados tiempos y movimientos.
Dentro del plan de trabajo deben incluirse las labores y actividades de manera minuciosa
para determinar y cuantificar los recursos, el tiempo requerido, los inconvenientes durante su
desarrollo, las posibles soluciones y los puntos de control que garanticen alcanzar los
objetivos propuestos.
El Archivo Bogot ha propuesto para las entidades distritales la utilizacin de una
herramienta con estas caractersticas para hacer seguimiento y acompaamiento a todas las
8

labores encaminadas a la gestin documental incluida la intervencin de los fondos

documentales acumulados. Al mismo tiempo a travs de esta herramienta puede involucrase
a las oficinas de Control Interno de las entidades para que les permita tambin hacer
seguimiento y control sobre el desarrollo de las tareas desarrolladas para la organizacin del
FDA. (Dibujo de archivista planeando)

De la misma manera le servir para tener una visin real del estado del arte en cada
entidad. Esta herramienta permitir adelantar labores de intervencin de fondos
documentales a corto, mediano y si se quiere a largo plazo, en donde en cada momento del
proceso se puedan hacer los correctivos necesarios, (ver anexo 2)

Aprobacin de plan de trabajo

Con la informacin consolidada y analizada del diagnstico ya se tiene un panorama real
tanto del estado del fondo como de las tareas requeridas para su organizacin e
intervencin, estos ltimos aspectos permiten cuantificar los diferentes recursos para
emprender esta labor.
Dentro de los aspectos incluidos en el plan de trabajo se debe contemplar los costos del
diagnstico del FDA, ms an cuando el fondo es voluminoso y se encuentra almacenado
en varios depsitos, toda la operacin de levantamiento de informacin es necesario
realizarla por un profesional Conservador o Archivista, por los conocimientos y experiencia
requerida para abordar los aspectos del diagnstico.
Algo sobre lo que se debe insistir especialmente cuando los FDA son voluminosos y no se
cuenta con todos los recursos para su intervencin en un determinado periodo (la misma
vigencia), es tener un panorama total de la situacin que permita estructurar un plan de
trabajo donde se contemple la totalidad del FDA, pero en donde su organizacin se haga por
etapas, con la coherencia de estar integrando todo al final de su intervencin. Generalmente
los FDA deben ser intervenidos en varias vigencias, si es as se debe asegurar hacerlo bajo
9

la misma estructura y condiciones tcnicas, esto con el objeto de evitar prdida de recursos
y reprocesamientos posteriores.
Como uno de los productos de la intervencin del FDA es lograr las transferencias
secundarias, para el caso del distrito, al Archivo Bogot, bajo los lineamientos establecidos
por ste, siempre con la coherencia y tcnica archivstica en aspectos como la conformacin
de las series, subseries o asuntos, su denominacin, los periodos orgnico funcionales a
partir de los cuales se ordena la documentacin.
La elaboracin de un plan de trabajo, debe partir de una justificacin en donde se contemple
el fondo en su totalidad, su importancia (entidad productora, evolucin, competencias
misionales, y fechas extremas) y las causas de su situacin actual, por eso necesario la
participacin de los directivos de las entidades para que puedan garantizar los recursos y la
realizacin del mismo.
Dentro de los aspectos a evaluar para el plan de trabajo se debe considerar lo siguiente:
Dimensiones: volumen de la documentacin que se va a intervenir, calculado en
metros lineales aproximados, para todas las reas o depsitos.
Estado de la documentacin desde el punto de vista de organizacin archivstica y
conservacin.
Procesos y actividades requeridos para la intervencin del fondo, tiempo de
ejecucin, recursos y etapas en las que se podra abordar la organizacin.
Cronograma de actividades calculado en semanas, segn procesos.
Mecanismos de seguimiento y control de todas las labores de organizacin del FDA
El plan de trabajo incluye los procesos, actividades, tiempo de ejecucin y recursos (talento
humano, insumos, equipos, rea de trabajo) El monto, es el resultado de calcular lo que
cuesta cada actividad, teniendo en cuenta que los metros lineales, procesos y tiempo, esto
dar los costos del personal e insumos requeridos.
Otros costos que son comunes y deben contemplarse dentro del plan de trabajo tienen
relacin directa con el recurso humano para la administracin del proyecto, equipos, locales
ya sea que estos sean suministrados por la misma entidad duea del FDA, adicionalmente
debe estipularse un rubro para los imprevistos que surgen durante el proceso de
organizacin.
En el plan de trabajo archivstico para la intervencin se establecen: el objeto, actividad,
tareas, el tiempo de ejecucin, las etapas, recursos, indicadores para cuantificar y medir el
avance y seguimiento al plan, responsables; entre otros aspectos. Otra de las labores
requeridas y previas a la intervencin es la elaboracin de los trminos de referencia para la
organizacin del FDA, cuando se terciariza el proceso.
En este sentido deben ser preparados por un profesional en Archivstica o personal
cualificado con suficientes conocimientos y experiencia en el tema, este es un requisito para
contar con un dimensionamiento total de lo que se va a contratar, las particularidades de los

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procesos tcnicos que van a ser adelantados, el conocimiento y criterio para la evaluacin
de las labores desarrolladas y los productos elaborados y entregados por el contratista.
O por el contrario cuando la intervencin del FDA la va a asumir la misma entidad es
necesario contar con un plan de contratacin del recurso humano, insumos y materiales para
garantizar la continuidad y ejecucin de las labores contempladas en el plan de trabajo,
igualmente es necesario contar con los profesionales que tengan conocimiento en el tema.

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ETAPA 2
Fase 3: Desarrollo de instrumentos

Adecuacin de instalaciones para la actividad de la primera fase

Puede ser que la intervencin del FDA de una entidad vaya a ser asumido totalmente por
sta o contratada con una firma especializada se debe contemplar varios aspectos, entre
estos el relacionado con el rea de trabajo requerida para la labor de recuperacin y
organizacin de archivos; que debe estar constituida por espacios amplios, limpios con
buena ventilacin e iluminacin. Debe adems estar dotado con mesas de trabajo, sillas,
estantes, computadores, impresoras, telfono, y toda la infraestructura necesaria para el
desarrollo de los procesos de intervencin.
Por razones de seguridad, tanto para el personal que va a ejecutar las labores de
organizacin, como para la proteccin de la documentacin, los espacios de trabajo
asignados requieren estar aislados de las reas de depsito donde se guarda la
documentacin del FDA.

Cuando la misma entidad va a asumir la intervencin del FDA, durante el proceso de

planeacin de todas las actividades y requerimientos logsticos; es importante contemplar
dentro del tem de recursos necesarios aspectos como el amoblamiento, los recursos
tecnolgicos y los aspectos relacionados con la salud ocupacional, concretamente con los
insumos de seguridad industrial requeridos, antes de, durante y posteriormente a la
intervencin del fondo.

12

Todos estos requerimientos han de quedar contemplados, pero adems tambin

concretadas y aseguradas las fechas de cundo estarn disponibles, especialmente para
fijar las fechas de inicio y culminacin de las labores

Identificacin y clasificacin de documentacin con biodeterioro, saneamiento

y limpieza
Debido a las condiciones en que normalmente se encuentra la documentacin en fondos
documentales que no han recibido ninguna clase de tratamiento y que se consideran
acumulados por su estado de desorden, deficientes condiciones de almacenamiento y
posible afectacin biolgica, es necesario tomar medidas para menguar la amenaza de
deterioro o destruccin del acervo documental.
Estas medidas, enmarcadas en el Sistema Integrado de Conservacin, se entendern como
instrumentos orientados a eliminar los factores de deterioro con el fin de facilitar el acceso y
la manipulacin de los documentos. A continuacin se plantean una serie de programas y
acciones que se estiman prioritarios durante la intervencin del FDA:
Salud ocupacional
Limpieza de espacios de depsito. Mobiliario y unidades de almacenamiento.
Saneamiento ambiental
Diagnstico del estado de conservacin de la documentacin
Aislamiento y desinfeccin del material con deterioro biolgico
Preparacin de la documentacin para procesos tcnicos
La ejecucin de estos programas exige la conformacin de un equipo de trabajo integrado
por personal auxiliar que haya sido orientado, entrenado y capacitado. Este personal debe
ser supervisado por un profesional en conservacin y restauracin.
La aplicacin de estas actividades permite orientar recursos para que la intervencin del
FDA sea eficiente, evitando riesgos de prdida documental y protegiendo la salud de los
trabajadores.

Salud ocupacional
Durante el proceso de intervencin del FDA, es imperante proteger la salud de los
trabajadores, de manera que dentro de las estrategias de este programa se deben
establecer normas de bioseguridad, con el objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo
que puedan llegar a afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente.
13

Estas medidas preventivas contemplan una serie de actividades y procedimientos de

seguridad ambiental y ocupacional que garantizan el control de los riesgos laborales, como
por ejemplo la contaminacin biolgica proveniente del material documental con
biodeterioro.
Es as como, durante el proceso de organizacin el FDA se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:
Las personas que van a realizar procesos tcnicos deben recibir capacitacin sobre las
normas de bioseguridad y la forma correcta de manipular la documentacin.
El personal que manipule la documentacin debe utilizar siempre los elementos de
proteccin personal:
1. Overol o bata manga larga.
2. Guantes de ltex o nitrilo 1.
3. Respiradores con filtro 2, se recomienda el uso de mascarillas con filtro N95 de
eficiencia] y en caso de documentacin con biodeterioro se requieren mascarillas de
alta eficiencia European Estndar EN149 categora FFP2S (NIOSH).
4. Gorro.
5. Gafas plsticas protectoras

Se requiere restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo.

Los elementos de proteccin se deben mantener en ptimas condiciones de aseo en

un lugar seguro diferente al rea de trabajo y que sea de fcil acceso.

Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotacin

peridicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente): Clorox o
Decol), aparte de la ropa de uso personal.

Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, este procedimiento
permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la
diseminacin de microorganismos infecciosos.

No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de trabajo.

Se deben realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas de trabajo.

Es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no est
fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poros cuando es expuesto a actividades tales
como, stress fsico, desinfectantes lquidos e inclusive el jabn de manos, por lo tanto permiten la diseminacin
de microorganismos.
2
Los respiradores con filtro se deben cambiar cada ocho das, con el fin de prevenir la exposicin de las
membranas mucosas de la boca y la nariz a partculas potencialmente infectadas o irritantes.

14

Efectuar una limpieza exhaustiva de todas las reas y superficies de trabajo una vez
por semana.

Los traperos y trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados.

Realizar la limpieza y desinfeccin diaria de las superficies, utilizando alcohol

antisptico o alcohol isoproplico, el cual debe aplicarse con un aspersor y finalmente
secar con tela de algodn limpia.

Si en la documentacin se observan cambios de coloracin u otras alteraciones fsicas,

se requiere manejarla como potencialmente contaminada.

El personal que manipule la documentacin especialmente aquella con biodeterioro, no

debe presentar cuadros clnicos respiratorios como asma o alergias entre otros y
problemas en piel como dermatitis. Estas enfermedades pueden exacerbarse
seriamente en el desarrollo del proceso tcnico, comprometiendo la salud del
trabajador.

Limpieza de espacios de depsito, mobiliario y unidades de almacenamiento

Los programas de limpieza hacen parte de las medidas preventivas y de mantenimiento que
deben realizarse en el proceso de organizacin del FDA. Estas jornadas permiten la
eliminacin de polvo y suciedad superficial, los cuales son factores que contribuyen a la
proliferacin del biodeterioro y a incrementar las enfermedades de salud ocupacional.
Para definir la frecuencia de las jornadas de limpieza, los mtodos y productos a utilizar se
debe tener en cuenta: la ubicacin de los depsitos dentro de la ciudad y dentro de la
edificacin, sus caractersticas constructivas y el tipo de documentos almacenados. Algunos
de los parmetros que condicionan la periodicidad de la limpieza son, entre otros:
Si la edificacin donde se encuentra el archivo est ubicada en zonas urbanas con
alto flujo vehicular.
Si el depsito presenta varios accesos, ventanas, rendijas, claraboyas, etc.
Si los materiales de construccin del depsito son ladrillo a la vista, madera, teja de
zinc y acabados con pintura en aceite o cal.
Si hay presencia de tapetes.
Si los pisos, paredes y techos se encuentran en mal estado, con grietas o fisuras que
permitan la entrada de polvo.

Limpieza locativa
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 El personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo, debe

utilizar los elementos necesarios de proteccin como guantes de caucho grueso y
resistente, prendas de proteccin o delantales, gorro, mascarilla para proteccin de
material particulado (esporas de microorganismos, polvo, polen, entre otros).
Para el piso, la limpieza debe realizarse con aspiradora, de esta forma se evita
levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce pasndolo a los
documentos. En el caso de no contar con una aspiradora, se recomienda utilizar
trapeador ligeramente hmedo y pasarlo en zig-zag, empezando de la zona menos
sucia a la que presenta mayor suciedad, no utilizar detergentes, ni blanqueadores
como el Clorox o Decol.
Para las paredes, mobiliario y dems elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sin
embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una tela o trapo de
algodn siempre SECO y al igual que el tem anterior, pasarlo del rea menos sucia
a la ms sucia.
Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol
antisptico.
Los elementos (traperos, bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina de
limpieza deben ser exclusivos de estas reas o depsitos, pues se pueden propagar
los microorganismos contaminantes de las dems dependencias o viceversa.
Los desechos generados por reas, deben ser descartados en bolsas plsticas
siguiendo el cdigo de colores para desechos slidos. Se deben lavar las canecas de
basura con detergente y evitar vaciar desechos de un recipiente a otro.

Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento

16

 Se empieza con la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primeras

estanteras, para terminar en la parte final del depsito, siempre siguiendo el nmero
consecutivo con que cuentan las unidades.
Se debe disponer de una mesa amplia para ir colocando el total de las cajas o
legajos de cada bandeja de la estantera.
La limpieza de las unidades de conservacin debe hacerse siempre en SECO, lo
ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Por ello se recomienda limpiar
con aspiradora provista de cepillo redondo de cerda larga cada una de las unidades,
girndola segn la zona que se limpie y sin levantarla de la mesa. Se debe utilizar
aspiradora con filtro de agua, con una mezcla de 80% de agua limpia y 20% de
alcohol isoproplico industrial.
A la vez debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades que estn siendo
limpiadas. El procedimiento es el siguiente:
Preparar en un aspersor una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de Timsen.
Limpiar en zig-zag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de
algodn o bayetilla ligeramente hmeda con la mezcla mencionada.
Repasar con tela de bayetilla seca la misma zona
Dejar secar completamente la bandeja antes de colocar las unidades limpias.
Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrn en su lugar
siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguir con la
siguiente bandeja.

Saneamiento ambiental
De acuerdo con las condiciones de mantenimiento y aseo, es comn encontrar una alta
carga microbiana en los espacios de depsito de los FDA: esporas de bacterias, hongos y
macroorganismos, como insectos y roedores. Estos organismos afectan tanto al personal
como a la documentacin. Por esto, debe realizarse un proceso de saneamiento, que
reduzca el riesgo de exposicin a los agentes contaminantes y genere un ambiente salubre
que garantice la manipulacin en procesos tcnicos posteriores.
Esta actividad debe estar acompaada por un microbilogo o bilogo, quien va a determinar
el producto a utilizar, el cual debe ser un desinfectante de amplio espectro, es decir, que
permita el control de hongos, bacterias y levaduras, que no afecte la salud humana, el
ambiente o la documentacin. Antes de realizar el procedimiento se debe conocer la ficha
tcnica de los productos que se van a utilizar, con el fin de determinar si cumple o no con los
requerimientos establecidos.
El profesional encargado debe adems realizar monitoreos de control para garantizar la
efectividad de las jornadas de saneamiento. Estos monitoreos consisten en la toma de
muestras microbiolgicas, antes y despus de la aplicacin del producto desinfectante, para
17

determinar la cantidad de UFC unidades formadoras de colonias- presentes en el aire y

determinar su porcentaje de disminucin.
El proceso de aplicacin del producto se realiza mediante nebulizacin, con el fin de
dispersar y reducir las partculas de la solucin desinfectante a gotas muy finas en el
ambiente, hasta que se produce una nube de solucin homognea en toda el rea tratada,
entrando el desinfectante en contacto con los microorganismos presentes y haciendo su
efecto microbicida [Cuenca et al, 2006].
Para establecer la periodicidad de los saneamientos, se deben evaluar aspectos como: el
volumen documental, las condiciones locativas de los depsitos donde se encuentra la
documentacin y la frecuencia de limpieza, entre otros. Hay que tener en cuenta que las
actividades de limpieza siempre preceden las jornadas de saneamiento ambiental.
En sntesis, el saneamiento ambiental permite la reduccin del nivel de biocontaminacin
(recuento de hongos, bacterias y levaduras) ambiental en depsitos y reas destinadas para
la intervencin del fondo, garantiza calidad de aire en estos lugares y minimiza el riesgo de
enfermedades de tipo ocupacional asociadas al manejo de archivos como dermatitis e
irritacin de mucosas de ojos, garganta y nariz.

Diagnstico del estado de conservacin de la documentacin

Como parte del reconocimiento de la documentacin del FDA se debe evaluar su estado de
conservacin. Esta actividad consiste en identificar los deterioros que estn afectando la
documentacin y que pueden acarrear dificultades en el momento de realizar procesos
tcnicos como los de reprografa, catalogacin, descripcin y puesta al servicio.
El paso inicial es el reconocimiento de la variedad de soportes y tcnicas grficas
predominantes en el FDA. El fondo puede estar compuesto de diferentes tipos de
materiales, que significan un reto frente a su intervencin: el papel en diferentes formatos-,
las cintas de audio y video, los CD, los microfilms, etc.
A partir del conocimiento de la naturaleza de los soportes y de la comprensin de las
tcnicas de elaboracin y registro de la informacin, se procede a reconocer las diferentes
manifestaciones de deterioro, lo que lleva a determinar los factores y mecanismos de
alteracin, y as poder plantear soluciones inmediatas para la intervencin del FDA.
La evaluacin del estado de conservacin de la documentacin debe realizarse de forma
sistemtica con el objeto de sustentar una propuesta tcnica y econmica, a partir del
conocimiento de los materiales, la identificacin total de indicadores de deterioro, el anlisis
de los factores que incidieron en la aparicin de estos deterioros y sus soluciones a nivel de
intervencin, almacenamiento, saneamiento documental, limpieza puntual, entre otros.
Los resultados obtenidos en los procesos de diagnstico se toman como insumo para
realizar las propuestas tcnicas, encaminadas a dar soluciones frente al nivel de intervencin
decidido y, permiten tener certeza sobre el recurso humano, los insumos y equipos
18

necesarios. Esto facilitara la recuperacin de los soportes documentales, de manera que

permita procesos encaminados a la puesta al servicio de los documentos y garantice la
permanencia de la informacin.

Aislamiento y desinfeccin del material con deterioro biolgico

El material documental est constantemente expuesto a una amplia variedad de agentes
biolgicos, desde microorganismos como bacterias y hongos, hasta animales como insectos
y roedores y aves. El deterioro biolgico involucra prdidas de las propiedades fsicomecnicas del material documental y se manifiesta por medio de indicadores como
debilitamiento del soporte, manchas y pigmentaciones puntuales de diferentes tonalidades
asociadas con micelio o conidias.
Como resultado de la evaluacin del estado de conservacin de la documentacin se debe
identificar la documentacin con deterioro biolgico y aislar el material contaminado. Esta
documentacin deber ser relacionada en el campo de Notas del Formato nico de
Inventario y disponerse en un sitio separado.
La documentacin infectada debe aislarse en papel kraft o peridico y ser sometida al
proceso de desinfeccin. Nunca se debe guardar el material contaminado en bolsas
plsticas. Adems, se requiere disponer de un sitio especfico y aislado del resto de
documentacin, para la manipulacin de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado y
contar buena iluminacin.
Es necesario evitar mobiliario de madera (estanteras o escritorios), es preferible el uso de
estantera y superficies de trabajo metlicas o plsticas. Las superficies de trabajo deben ser
suficientemente amplias y forradas con papel peridico, el cual debe eliminarse al terminar
cada jornada de trabajo.
La puerta de acceso debe estar sealizada, indicando que es un sitio exclusivo para la
realizacin de procesos tcnicos de material contaminado por biodeterioro. De igual manera,
el rea debe ser sealizada debidamente, indicando donde se encuentra el material
contaminado (utilizar sealizacin de riesgo biolgico), el que est en proceso de
saneamiento y el saneado, con el fin de evitar confusin y reproceso (Figura1).

19

Figura 1 Smbolo internacional para indicar riesgo biolgico

La desinfeccin o saneamiento puntual del material documental, contempla el cumplimiento

riguroso de las medidas de higiene y seguridad que permitan proteger la salud del trabajador
y prevenir riesgos que atenten contra su integridad.
Estas medidas deben prever aspectos como la capacitacin del personal involucrado a nivel
profesional y tcnico, higiene y proteccin personal, entre otras, y son complementarias a las
condiciones del ambiente de trabajo, tales como iluminacin, aireacin y ergonoma.
La documentacin con deterioro biolgico, debe abrirse de una forma controlada, con el fin
de evitar la propagacin de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que podra
afectar a la documentacin aledaa y a las personas que la estn manipulando.
Los productos de control que se utilicen para el saneamiento de la documentacin deben
cumplir con principios bsicos para el tratamiento del soporte y tcnicas de registro, como
son: que no produzca reacciones adversas en el material como pigmentaciones,
decoloracin, depolimerizacin de la celulosa del papel entre otros, a nivel microbiolgico
debe tener amplio espectro de accin (fungicida y bactericida), ser altamente efectivo
(accin en el menor tiempo) y tener bajo impacto ambiental.
De acuerdo con las investigaciones realizadas, los principios activos evaluados han sido las
isotiazolinonas, azoles y amonios cuaternarios. Es importante mencionar que se deben
efectuar ensayos previos al tratamiento para verificar que el producto a utilizar sea inerte a la
materialidad de la unidad documental.
Para garantizar que se realiz un tratamiento eficaz sobre el biodeterioro de la
documentacin, debe efectuarse un control de calidad al final del procedimiento. Este
consiste en la toma de muestras biolgicas a partir de la documentacin intervenida, el
muestreo debe ser aleatorio y representativo del volumen total de documentacin afectada.
Los resultados deben ser negativos para el crecimiento de microorganismos: hongos
filamentosos y bacterias.
20

El manejo de residuos biolgicos y similares, se rige por los principios bsicos de

bioseguridad, gestin integral, minimizacin en la generacin, cultura de la no basura,
precaucin y prevencin, determinados en el Decreto 2676 de 2000. El descarte debe
contemplar el Cdigo nico de colores segn la clase de residuos, en este caso particular,
de acuerdo con la caracterizacin, son residuos peligrosos (Tabla 1. Clasificacin de los
residuos, color de recipientes y rtulos respectivos, Manual de procedimientos para la
gestin integral de residuos hospitalarios y similares en Colombia, Ministerio de Salud y
Ministerio del Medio Ambiente, Resolucin No. 01164 de 2002).

Preparacin de la documentacin para procesos tcnicos

La preparacin o acondicionamiento fsico es el conjunto de estrategias tcnicas que permite
que la documentacin pueda ser sometida a procesos de descripcin, almacenamiento y
reprografa, sin que sufra mayores daos.
Es importante tener en cuenta que estas tareas obedecen a la necesidad de facilitar los
procesos tcnicos en grandes volmenes de documentacin y que para el caso de
documentos de conservacin permanente, no deben interferir con procesos posteriores de
conservacin o restauracin.
La preparacin o acondicionamiento fsico facilita la manipulacin de la documentacin,
estabiliza y detiene los deterioros existentes, conservando su originalidad e integridad fsica.
Para cumplir con estos objetivos se realizan bsicamente tres tareas: limpieza, correccin de
plano y unin de rasgaduras y roturas.

Limpieza
El primer punto a tener en cuenta en la limpieza de los documentos es la eliminacin de
cualquier sistema de agrupacin que pueda entorpecer el proceso de digitalizacin o
microfilmacin, as como causar deterioro al documento, entre estos se hallan: ganchos,
clips, alfileres y todos los objetos metlicos.
La limpieza superficial tiene como propsito eliminar la suciedad o polvo que dificulte la
lectura de los documentos. Es importante tener en cuenta que en algunos casos existen
manchas que para su disminucin o eliminacin requieren procesos ms complejos que
debern llevarse a cabo por un conservador. La limpieza debe realizarse con una brocha de
cerdas suaves y, se debe hacer desde el interior hacia el exterior del documento.
En los casos que existe suciedad excesiva que interrumpa la lectura de la informacin
contenida en el documento, se pueden emplear borradores suaves en polvo o de barra como
los de miga de pan. El empleo de estos borradores implica que quedarn residuos que
deben ser eliminados, por lo que es importante realizar una limpieza posterior con brocha
suave.
21

Correccin de plano
La correccin de plano consiste en un procedimiento mecnico que busca la eliminacin de
dobleces, pliegues o deformaciones, por medio de herramientas manuales como esptulas o
plegaderas y cautines con puntas especiales (planas u ovaladas) con baja temperatura, que
por medio de presin ayudan a disminuir la intensidad de los dobleces, pliegues o
deformaciones.
Para reforzar los resultados conseguidos con el proceso mecnico, se pueden emplear
prensas o en caso de no contar con estas, superficies planas de formato grande y pesas
para ejercer presin uniforme sobre toda la superficie de los documentos. Para este proceso
se utilizan entretelas o fieltros que amortigen el contacto directo con las superficies duras
de prensado facilitando el proceso de recuperacin de un modo ms controlado.

Unin de rasgaduras, roturas y cortes

Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros que afectan la estructura del papel,
hacindolo propenso a mayores deterioros como su fragmentacin (divisin en partes). Este
tipo de deterioros deben ser corregidos porque tienden a entorpecer el proceso de
reproduccin (digitalizacin o microfilmacin) debido a que dificultan la manipulacin de los
documentos y, en muchos casos, la informacin contenida en los mismos se ve afectada
porque las dos partes opuestas de la rasgadura, rotura o corte no estn alineadas, lo que se
refleja en una imagen que no puede ser leda por el usuario.
Por lo general, cuando se ha realizado una buena recuperacin de plano, las partes
opuestas de la rasgadura, rotura o corte tienden a alinearse de forma correcta, lo que facilita
el proceso reprogrfico sin necesidad de realizar otro procedimiento. Sin embargo cuando
este tipo de problemas no se resuelve con la correccin plano, se puede realizar otro
procedimiento denominado puentes de unin, que consiste en la unin de las partes por
medio de pequeas secciones de cinta de conservacin (Filmoplast). En los casos en que
se encuentre documentacin con soporte frgil o quebradizo, que se rasga con facilidad,
esta debe ser manipulada en sobres de polister.

Pre clasificacin y pre valoracin de la documentacin por periodos y

dependencias productoras
Como norma general las entidades desde el momento de su constitucin hasta la fecha han
sufrido una serie de cambios, ya sea porque le han asignado o retirado funciones, le han
suprimido o creado nuevas reas, esta dinmica debe ser evidenciada en cada uno de esos
momentos de la historia de la entidad. (Dibujo de seor con lupa separando cosas)
Dentro de la fase de investigacin de la entidad se recopila los diferentes organigramas, bajo
los cuales ha funcionado en el tiempo. De la misma manera se har con los periodos o
estructuras restantes que ha tenido la entidad, por eso es necesario para esta tarea tener
22

plenamente identificada la estructura correspondiente a cada uno; porque dentro de esta se

encuentran implcitas las funciones de las cuales se derivan y generan documentos, que son
los que encuentran dentro del FDA y requieren de su organizacin.
Una vez se tengan definidos y estructurados los cuadros orgnico funcionales de los
periodos, se va a requerir ir haciendo ajustes por varias razones: porque dentro de la labor
de reconocimiento de la documentacin se encuentra normativa; especialmente interna y
que no haba sido evidenciada anteriormente, aqu igualmente se sigue consolidando y
actualizando la historia de la entidad porque cada vez se hace ms completa y porque se
cuenta con los soportes que dieron origen a mucha documentacin que iba a ser difcil
encajarla durante el ejercicio de clasificacin y organizacin del FDA.
Este mismo proceso debe ser realizado durante la intervencin de la documentacin, porque
se van a encontrar documentos cuyo origen ser complejo definir, porque no se encuentra
informacin al respecto sobre las funciones que los generaron, en este sentido se debe
tomar una decisin para definir si pertenece al FDA o por el contrario no se tiene la manera
de establecer la conexin entre esos documentos y las funciones desarrolladas por la
entidad.
Establecer esta conexin es de suma importancia para el proceso de organizacin de la
documentacin, porque va a ser muy difcil tomar una decisin con respecto a la disposicin
final si no se logra evidenciar la procedencia de ese grupo de documentos que deben ser
valorados, sin embargo es necesario recordar que dentro de un FDA es muy frecuente
encontrar documentos que llegaron a la entidad en algn momento procedentes de otras y
por desconocimiento y malas prcticas con respecto al tema de archivo decidieron
conservarlos; dentro de este grupo de documentos es frecuente encontrar los informes de
gestin, los planes de accin de las entidades, colecciones de legislacin y publicaciones
peridicas, que por lo general al no contar con una biblioteca o centro de documentacin en
las entidades; casi siempre van a para a un archivo.

Elaboracin de herramientas para la intervencin

23

Inventario en estado natural

Una de las bases en la organizacin de un FDA es contar con el inventario de toda la
documentacin en estado natural; por eso esta labores debe estar a cargo de personas con
experiencia en la elaboracin de este tipo inventario, pero especialmente con capacidad de
anlisis para poder interpretar el contenido de una unidad documental o los documentos de
una carpeta, generalmente esta labor se realiza transcribiendo la informacin del rtulo;
cuando lo tiene o simplemente a partir del contenido de los primeros documentos de la
carpeta; esta es considerada una mala prctica para elaborar un inventario documental.

El inventario documental es la base para la estructuracin de los cuadros de clasificacin y

tablas de valoracin documental, de ah la importancia de los mismos. Para cualquiera que
sea la decisin con respecto a la disposicin final de la documentacin de un FDA, se
requiere contar con un excelente inventario, es una herramienta vital, porque esta se
convierte en una de las piezas fundamentales en la construccin de la estructura requerida
para la organizacin de un fondo documental acumulado, por eso esta es una labor de
mucho cuidado, conocimiento y habilidad que debe estar en cabeza de personas
cualificadas en el tema.
El inventario igualmente se convierte en una de las principales herramientas de descripcin
del fondo, la cual permite conocer de una manera ms precisa su composicin,
conjuntamente con los cuadros orgnico-funcionales de la entidad se arma la propuesta de
cuadro de clasificacin documental por periodos (de acuerdo a los periodos definidos para la
entidad), es importante que el inventario sea elaborado con base en el Formato nico de
Inventario; propuesto por el A.G.N., pues este garantiza contar con la informacin suficiente
y adecuada para los diferentes procesos y actividades de intervencin. Ver anexo 4
Otra ventaja del inventario es contar con toda la documentacin del FDA debidamente
registrada, para cuando se inicien la fase de consolidacin y aplicacin de tabla de
valoracin documental. Es necesario recordar la necesidad de contar con un inventario de la
documentacin para cada uno de los periodos definidos a partir de los cuadros orgnicofuncionales, en tal sentido el inventario permitir establecer un primer nivel de clasificacin;
por periodos y dentro de cada uno de estos establecer los subfondos, secciones,
subsecciones, series, subseries o asuntos.
Como herramienta de descripcin el inventario:
Facilita identificar las dependencias a las cuales pertenece la documentacin
Facilita la identificacin de las series o asuntos que maneja la entidad y cada una de
las dependencias.
Establece las fechas extremas de cada serie, subserie o asunto; permitiendo ser
clasificada en los diferentes periodos definidos en la entidad.
24

 Registra la frecuencia de consulta y uso de la documentacin; variable importante

para definir su disposicin final con respecto a su conservacin; para ser integrada a
un archivo central o eliminacin.
Permite identificar caractersticas fsicas como sus soportes para el registro de la
informacin.
Permite conocer el volumen por serie, subserie o asunto y el tipo de unidades de
conservacin.
Facilita identificar otro tipo de elementos referentes a la composicin fsica de la
unidad de almacenamiento, como los anexos que hacen parte de las series,
subseries o asuntos especialmente cuando presentan caractersticas y soportes
diferentes

Contexto histrico
Para iniciar la organizacin de los FDA se debe conocer la entidad, su contexto
administrativo y social, a partir del cual se puede iniciar la evaluacin del contenido de su
fondo, en esta tarea debe participar el personal de la entidad o cuando se hace por personal
contratado se debe asegurar contar con toda la informacin para este efecto. En cualquier
caso, sin este conocimiento, la organizacin y recuperacin de un fondo se convierte en una
labor a ciegas y con resultados inciertos.
El conocimiento de la estructura orgnica y funcional de la entidad, tanto en el momento
presente como en sus distintas etapas de formacin y evolucin, aporta los criterios
necesarios para la clasificacin, valoracin y descripcin de la documentacin de un FDA,
debido a que la produccin documental es una consecuencia obligada del ejercicio de las
funciones, procesos y actividades, que definen una entidad 3.
Los archivos se convirtieron en los depositarios de una gran parte de los testimonios
generados por la dinmica entorno de las entidades, al mismo tiempo son la fuente para
conocer el desarrollo de una entidad, relacionndola con los hechos externos e internos
institucionales, administrativos, sociales, polticos, econmicos y culturales, que son su
contexto.
En este sentido algunos de los temas a tener en cuenta en el estudio de las entidades, son
los siguientes:
El contexto administrativo e histrico en el cual se produce la creacin,
transformacin, fusin o liquidacin de la entidad productora del FDA.

Este conocimiento es tambin condicin para prever el valor de un fondo como fuente para la investigacin, pues
permite establecer hiptesis sobre lo que all se puede encontrar en trminos de fechas, territorios, y temas
administrativos y de gobierno.

25

 Su estatuto jurdico y su lugar en los sistemas administrativos y en los niveles

territoriales correspondientes.
Las reas de gobierno y administracin reguladas por la entidad, segn su objeto
social o misional.
Las estructuras desde su creacin hasta el momento actual
Las funciones desempeadas a lo largo de la vida institucional.
Los procesos administrativos misionales y de apoyo definidos por la entidad en su
evolucin histrica

Cuadro evolutivo de las estructuras orgnico funcionales

La bsqueda de informacin sobre una entidad debe estar orientada a establecer su
naturaleza jurdica, las estructuras orgnicas y la actual, a definir las funciones, procesos y
actividades que cumpli durante su vida institucional.
Con base en esta informacin se elaboran dos matrices que presentan en forma
estructurada, integrada y organizada los datos correspondientes a la estructura o
conformacin orgnica de la entidad, y las funciones desempeadas por cada dependencia,
a travs del tiempo, ver anexo.
De esta manera es posible identificar la procedencia orgnica y funcional de los documentos
producidos y recibidos por una organizacin durante su devenir histrico. Dos de los
referentes que deben ser usados en la clasificacin e identificacin de los grupos
documentales de un fondo.
La elaboracin de los cuadros de evolucin orgnica funcional permite observar de manera
grfica como eran las entidades a travs del tiempo y tambin van a servir como gua para la
manera cmo se va encajando la documentacin de los diferentes periodos en las casillas
de los organigramas y como se va clasificando la documentacin en un periodo.

Cuadros de clasificacin
El cuadro de clasificacin documental es un instrumento archivstico donde se agrupan las
series, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentacin, se elabora
igualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgnico-funcionales de los periodos
que comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto es
importante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependencia
productora del Fondo Documental
El cuadro de clasificacin documental refleja la estructura de la entidad representada por sus
secciones y subsecciones tambin las series, subseries o asuntos como ha sido clasificada
26

la documentacin del fondo documental acumulado, uno de los principales insumos para la
conformacin del CCD es el inventario en estado natural donde ha sido identificada la
documentacin a travs de un proceso de anlisis de quienes se han encargado de su
elaboracin.
Los cuadros de clasificacin documental se elaboran para cada uno de los periodos de las
estructuras organizacionales de la entidad identificados en los cuadros orgnicos
funcionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD donde se
registran las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, estas series, subseries o
asuntos son codificados para poder ser identificados tambin a partir de ese cdigo.
Es importante tener presente que muchas series, subseries o asuntos aparecen en varios
periodos, en tal situacin el cdigo asignado ser el mismo, lo que se pretende con esta
medida es poder unificar hasta donde sea posible la codificacin, la disposicin final.
Para la conformacin de los cuadros de clasificacin documental se requiere contar con la
normativa; tanto interna como externa, donde se contemple las funciones de cada una de las
dependencias existentes en el periodo y las cuales dieron origen a los documentos, de la
misma manera se requiere contar con la documentacin generada o recibida a partir del
cumplimiento de las funciones, la cual hace parte del FDA objeto de intervencin.
Para la elaboracin del CCD se requiere contar con un total conocimiento de la entidad, sus
funciones, su documentacin; como se ha generado, para establecer la forma como se
deben agrupar los documentos, que para el caso se hace por series, subseries o asuntos.
En este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntos
referentes a nuestra documentacin, para ir clasificndolos de acuerdo a los nombres de las
dependencias que se identificaron en el cuadro orgnico-funcional.
La ordenacin de las series, subseries o asuntos se har preferiblemente de manera
alfabtica, igualmente para poder ser identificadas se les asignar un cdigo numrico a
partir de parmetros y rangos establecidos de manera previa, esta identificacin se
encuentra encaminada a normalizar su denominacin, su codificacin y en lo posible aplicar
estos mismos parmetros para otros periodos donde pueden encontrarse estas series,
subseries o asuntos.
Cuando se habla de normalizacin es porque existen series y subseries documentales que
se encuentran presentes en varios periodos de los cuadros de evolucin orgnica y funcional
en los cuales se ha dividido la historia de la entidad, esta medida tambin garantizar que
cuando no se haga la intervencin total de un FDA en una sola vigencia (ao) y sea
posteriormente retomada se manejen los mismos criterios, conceptos, denominaciones y
otros elementos que no tiene variacin, por otra parte ayudan a reducir los sobre costos para
las nuevas fases donde se le d continuidad a la organizacin del fondo documental
acumulado.

27

Fichas de valoracin documental

La ficha de valoracin documental es un instrumento establecido por la Direccin Archivo de
Bogot, con el objeto de facilitar el proceso de valoracin de las series, subseries o asuntos
documentales, especialmente en lo referente a la disposicin final de la documentacin, de
la misma manera es tambin el medio donde se registra claramente la sustentacin de las
decisiones propuestas, la ficha se encuentra conformada por seis reas donde se tratan
aspectos desde las caractersticas fsicas, su marco legal e histrico hasta la composicin
tipolgica de las series; las reas son las siguientes: Ver anexo 5
INFORMACIN GENERAL DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO VALORADO;
donde se encuentra aspectos que hacen referencia a la denominacin de la serie,
subserie o asuntos, el nombre de la dependencia productora, el tipo de unidad
documental, su tradicin, fechas extremas, su volumen en metros lineales, entre
otros aspectos.
CARACTERSTICAS FSICAS DE LOS DOCUMENTOS DE LA SERIE; donde se
contemplan aspectos como el formato del documento, tcnica de impresin,
caractersticas del soporte; si es en papel, cinta u otro medio.
DETERMINACIN DE VALORES PRIMARIOS; rea donde se hace el recuento
del marco jurdico que motivo la serie, valores primarios, su caducidad y
prescripcin.
ELEMENTOS PARA LA VALORACIN SECUNDARIA; contempla lo referente al
conocimiento histrico de la funcin que genera la serie, el tipo de informacin
contenida en la serie, subserie o asunto y otro tipo de valores generados por la
serie.
CUADRO DE SERIES, PLAZOS DE RETENCIN Y DISPOSICIN FINAL; En
este campo se consignan los nombres de las series, subseries o asuntos, su
valor primario expresado en aos y la disposicin final acordada; conservacin,
seleccin o eliminacin.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS; relacin de todas las fuentes de informacin
utilizadas para el proceso de elaboracin de la ficha de valoracin.
La elaboracin de la ficha de valoracin secundaria requiere de la participacin de un equipo
multidisciplinario y necesariamente de los productores de los documentos; guiados por un
profesional y con conocimientos especficos en el tema, en esta herramienta se recoge,
consolida y se sustenta de manera detallada la conformacin de la tabla de valoracin
documental, principalmente todos los aspectos referentes a su valoracin.
De la misma manera como fue elaborado el cuadro de clasificacin con la asistencia tcnica
de la Direccin de Archivo Bogot, de esta misma manera deben ser elaboradas las fichas
de valoracin, especialmente por ser una herramienta nueva, para su diligenciamiento se

28

requiere contar con el conocimiento preciso, sin embargo su elaboracin no es compleja;

pero si requiere del acompaamiento de los profesionales del Archivo Bogot.
Contando con los avales de los entes competentes y aprobadas en firme las fichas de
valoracin, se procede a vertir la informacin de las mismas en la tabla de valoracin
documental, a partir de la cual y surtidos sus trmites de aprobacin, se convierte en el
referente para la organizacin del fondo documental acumulado de la entidad.

Tabla de valoracin documental

Definida la tabla de valoracin documental por el Archivo General de la Nacin como un
Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el
Archivo Central, como su disposicin final24.
La entendemos como el producto del cual se van a derivar acciones materializadas en el
FDA de:
Retencin; porque se cuenta con documentos en los cuales se conservan an
valores primarios, por lo tanto deben ser reintegrados al archivo central de la entidad.
De eliminacin; para la documentacin que no cuenta ya con valores primarios y no
generaron valores secundarios; por lo tanto debe ser eliminada, previo cumplimiento
de los procesos y requisitos establecidos por los entes competentes.
De seleccin; para la documentacin la cual se ha decidido conservar una mnima
parte, para dejar testimonio escrito del desarrollo de ciertas funciones de la entidad,
por lo general a este tipo de documentos pertenecen los generados por los llamados
procesos transversales en las entidades; o sea los comunes a todas. Para determinar
la forma de hacer la seleccin de la documentacin por regla general se hace a
travs de un muestreo el cual debe quedar claramente establecida la forma de
hacerlo, el tamao de la muestra y los criterios o variables a considerar para este
propsito, todos los criterios deben ser definidos y acordados con los productores y
las dependencias dueas de los documentos, o quienes en este momento tengan a
cargo la funcin generadoras de los documentos.
Para la organizacin de un FDA la tabla de valoracin documental se convierte en la
principal herramienta, porque a partir de su aplicacin la documentacin del fondo
debe ser direccionado de acuerdo a la disposicin final acordada para las series,
subseries o asuntos consignados en ella. Para la organizacin de los fondos
documentales la tabla presenta varias ventajas dentro de las cuales se sealan:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 del 2006 por el cual se modifica el Acuerdo No.
07 de 29 de junio de 1994. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
29

 Establece a partir de un riguroso estudio el momento en que deben eliminarse o

seleccionarse los documentos; de acuerdo a los tiempos de retencin y su
disposicin final.
Garantiza la conservacin del patrimonio documental de la entidad y el caso de la
ciudad, especialmente de los documentos declarados como histricos.
Facilita el control en la produccin de documentos, disminuyendo su volumen
Facilita la racionalizacin y disminucin de los recursos; en sentido de espacios y
dinero en las entidades.
Garantiza la identificacin de la documentacin producida por una entidad a lo largo
de su gestin y de esta manera se convierte en fuente de informacin para la
investigacin.
Se convierte en una herramienta para una adecuada gestin documental en la
entidad, especialmente para la integracin de los procesos de calidad.
Como parte de los insumos para la conformacin de la TVD se cuenta con el cuadro de
clasificacin documental; donde ya fue aprobada la denominacin de las series, subseries o
asuntos por las instancias competentes, el cuadro de evolucin orgnica y funcional del
periodo correspondiente, la legislacin propia para el periodo y los acuerdos consignados en
las actas de las mesas de trabajo realizadas por parte del equipo multidisciplinario de
profesionales con los productores y dependencias de las cuales se deriv la documentacin.
Para las entidades Distritales toda la anterior informacin ha sido consignada en la ficha de
valoracin; la cual se convierte en el sustento objetivo donde se defini la disposicin final de
la documentacin del FDA
A partir del cuadro de clasificacin y las fichas de valoracin ya aprobadas por las instancias
competentes se inicia la elaboracin de la tabla de valoracin, donde se plasman los
tiempos de retencin y disposicin final de la documentacin establecidos en las fichas, su
principal funcin es establecer la retencin para la documentacin que an tiene valores y la
disposicin final de las series, subseries o asuntos segn los valores secundarios
establecidos para stas. Para la valoracin se cont con el concepto de un grupo
interdisciplinario de profesionales Abogado, Historiador, Restaurador,
Archivista
y
lgicamente los productores o dueos de la documentacin.
La tabla de valoracin, est ligada a una estructura y puede aplicarse a los documentos
producidos por una entidad en diversos momentos de su evolucin, en el cual no se contaba
con instrumentos archivsticos definidos para su organizacin Esto es posible porque un
ncleo apreciable de las funciones (misionales y de apoyo) en una entidad, tienden a ser
permanentes, a diferencia de la estructura administrativa que cambia con frecuencia y las
funciones son trasladadas entre estas. Durante la existencia una entidad puede perder o
adquirir competencias y funciones, lo que se har evidente cuando se estn clasificando los
documentos de un fondo.

30

Para la presentacin de la tabla de valoracin documental ante el Consejo Distrital de

Archivos, esta debe remitirse con:
Portada
Introduccin; donde se hace la descripcin de la metodologa utilizada
Cuadro de evolucin orgnico funcional de la entidad con:
o Normatividad de todos los periodos
o Organigramas
Inventarios en su estado natural a nivel de unidad documental (carpeta, AZ, legajo,
paquete, etc)
Cuadro de clasificacin documental
Fichas de valoracin documental
Tabla de valoracin documental
Acta (s) de Comit Interno de Archivo de aprobacin de la tabla de valoracin
documental.
La entidad enviar oficio al Consejo Distrital de Archivos solicitando la convalidacin de la
TVD, para tal efecto la entidad enviar la tabla y todos sus soportes, una vez analizada la
TVD y sus soportes por la Secretara Tcnica del Consejo y de encontrarse en regla, se
procede a otorgar su aval tcnico, que ser comunicado al Consejo quien a su vez informar
mediante oficio a la entidad, informada la entidad sta puede proceder a hacer su aplicacin.
En caso de encontrase inconsistencias ser informada la entidad para que proceda hacer
sus correcciones o ajustes y la presente nuevamente.

Fase 4: Intervencin

Aplicacin de Tabla de Valoracin Documental

En esta ltima fase se hace la organizacin definitiva del FDA, para lo cual se aplican todos
los procesos tcnicos a la documentacin que de acuerdo con sealado en la disposicin
final de la TVD, deba retenerse porque va a ser integrada al archivo central o transferirse a
un archivo histrico, mientras que para la que va a eliminarse no es necesario se aplique la
totalidad de los procesos. En este momento como ya se conoce con precisin cul es la
documentacin; en volumen y condiciones fsicas, a la cual deba aplicarse procesos tcnicos
completos, se requiere hacer un ajuste a la propuesta tcnico-econmica que se tena
inicialmente, con el propsito de incluir los costos referentes a la totalidad de los materiales
de archivo que se van a requerir.
La aplicacin de la TVD tiene como propsito darle cumplimiento a la disposicin final
aprobada para el fondo documental de la entidad, esto quiere decir que una vez se haga su
total aplicacin el FDA debe desaparecer, con los beneficios para la entidad de estar
cumpliendo con la Ley y de poder redireccionar los recursos que se venan invirtiendo en
este sentido. De la aplicacin de la TVD la documentacin del FDA ser retenida,
seleccionada o eliminada.
31

El procesamiento tcnico de la documentacin se inicia con la organizacin fsica y termina

con el reintegro a un archivo central, una transferencia secundaria a un archivo histrico,
esta documentacin ser producto de tareas que permitan poner a disposicin de los
usuarios los expedientes ya organizados para su consulta.
La primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de la
documentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la
documentacin que va a ser transferida a un archivo histrico, es necesario tener presente
que la documentacin del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir
de los cuadros de evolucin orgnico y funcional.
Ubicada fsicamente la documentacin; se procede a separar y trasladar al rea dispuesta
para su organizacin, como se haba anotado esta documentacin debe ser sometida en lo
posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su
manipulacin con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicacin de los procesos
tcnicos.
Posteriormente identificada la documentacin se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro
de clasificacin y tabla de valoracin documental del periodo; procedemos a conformar las
series, subseries o asuntos sealados. La documentacin de un FDA se interviene por
periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que
contamos con un inventario el cual se elabor en su estado natural, este mismo inventario
puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes.

Organizacin de la documentacin

Identificacin
La primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de la
documentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la
32

documentacin que va a ser transferida a un archivo histrico, es necesario tener presente

que la documentacin del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir
de los cuadros de evolucin orgnico y funcional.
Ubicada fsicamente la documentacin; se procede a separar y trasladar al rea dispuesta
para su organizacin, como se haba anotado esta documentacin debe ser sometida en lo
posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su
manipulacin con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicacin de los procesos
tcnicos.

Clasificacin
Posteriormente identificada la documentacin se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro
de clasificacin y tabla de valoracin documental del periodo; procedemos a conformar las
series, subseries o asuntos sealados. La documentacin de un FDA se interviene por
periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que
contamos con un inventario el cual se elabor en su estado natural, este mismo inventario
puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes.

Ordenacin
Dentro de cada serie, subserie o asunto se procede a unir cada uno de los tipos
documentales que las conforman, de acuerdo al orden natural o a partir del trmite que
dieron origen a los documentos, casi por regla general la ordenacin se har de manera
cronolgica, dentro de la tarea de ordenacin se debe observar la composicin tipolgica de
la documentacin para no incluir en el expedientes tipos documentales que no corresponden
Para ciertas series o subseries documentales se utiliza otro criterio de ordenacin como: de
manera numrica, o alfabtica, esto igualmente debe quedar sealado dentro de los criterios
fijados para la organizacin de esta documentacin consignados en la ficha de valoracin
documental.

Depuracin y limpieza
Una vez clasificada la documentacin se inicia la labor de depuracin, para esto se procede
a retirar las copias que encontremos, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas
en blanco y todo aquel documentos catalogado como de apoyo que de acuerdo a la
definicin del A.G.N: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma
institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las
oficinas.3

33

Para la limpieza retiramos todo material metlico y otra serie de materiales que no hacen
parte fsica de su soporte, de la misma manera se deben retirar algunos anexos y
documentos en tamaos y soportes diferentes al papel como planos, mapas, fotografas,
casetes, cintas, CD; cuando sean retirados estos documentos necesariamente se debe
utilizar un formato testigo que nos permita mantener la integralidad del expediente, en el cual
se hacen las anotaciones de la ubicacin fsica del material retirado.

Foliacin
Esta labor se considera demasiado dispendiosa y costosa para documentos que se van a
reintegrar a un archivo central o cuando van a ser transferidos a un archivo histrico, por eso
para ambos casos antes de iniciar la foliacin de los expedientes se debe tener absoluta
certeza de contar con todos sus tipos documentales, aunque se considera una labor
mecnica requiere de toda la concentracin y atencin posible para evitar cometer errores
que resultan altamente costosos desde el punto de vista econmico.
El objeto de la foliacin bsicamente es poder controlar el nmero de folios de un
expediente, lo cual nos permitir a su vez controlar el prstamo de los mismos cuando van a
ser consultados, adems nos asegura la conformacin del expediente a partir de cmo se
van surtiendo los trmites que dan origen a los documentos; aplicacin del Principio de
Orden Original.
La foliacin por norma general se realiza con lpiz de mina negra y blanda tipo HB B, para
esto se colocarn el nmero en la parte superior derecha, de manera consecutiva y de forma
legible pero suave para no causarle dao al documento. Para los expedientes que contiene
soportes como casetes, videos, cintas, planos, mapas y otra serie de formatos, es necesario
emplear una hoja testigo donde se registrar en nmero de folio a donde pertenece y todos
los datos referentes a su ubicacin fsica.

34

Almacenamiento
Una vez se tenga la documentacin foliada se proceder a su almacenamiento para esto
utilizando carpetas de tapa separada, sin embargo se debe considerar en esta parte si se
pueden reutilizar las carpetas en las cuales se encontraba la documentacin inicialmente,
por otra parte tambin debe considerarse aspectos como el tiempo de retencin para las
series, subseries o asuntos que estamos organizando; porque si se encuentra prximo a
cumplirse su tiempo de retencin no se amerita se haga un inversin en insumos nuevos,
esto es para la documentacin que debe integrarse a un archivo central.
Para la documentacin que deba seleccionarse o de conservacin permanente sus
condiciones de almacenamiento varan con relacin al tipo de material y dems insumos
para su almacenamiento; para esto debemos observar los lineamientos establecidos por la
Direccin Archivo de Bogot, para la documentacin de eliminacin fuera del inventario
(analtico y su debida identificacin de unidades de almacenamiento) no requiere de insumos
de archivo, no hay necesidad de re-almacenar (encarpetar), en muchos casos se pueden
armar legajos, pero bien identificados.
Al almacenar la documentacin tengamos en cuenta hacerlo utilizando una carpeta para
cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220 folios no se amerita utilizar una
nueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organizadas sern guardadas
preferiblemente en cajas de archivo de referencia X 200; una caja de esta referencia puede
almacenar un promedio de seis carpetas; cada una de 200 folios

Rotulacin
La rotulacin consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificacin,
ubicacin y consulta de la informacin correspondiente a los expedientes que han sido
organizados; para este propsito la documentacin del FDA se ha clasificado por series,
subseries o asuntos, igualmente esta documentacin pertenece a unas reas, secciones o
dependencias, y su ordenacin dentro de las unidades de almacenamiento se ha realizado a
partir de fechas extremas, igualmente las carpetas tienen una determinada capacidad de
almacenamiento de folios. Toda esta informacin es la que aparecer registrada en el rotulo
de cada una de las carpetas o unidades de almacenamiento.
La informacin registrada en el rotulo corresponde a: Nombre del FDA (institucin),
dependencia, seccin o rea a la cual pertenece la documentacin, nombre de la serie,
subserie o asunto, fechas extremas; el documento ms antiguo y el ms reciente de la
carpeta o unidad documental, el total de folios contenidos en la unidad de almacenamiento y
el nmero de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta o unidad de
almacenamiento. Esta informacin la bsqueda, ubicacin y consulta de la informacin.

35

Inventario
Con la informacin consignada en los rtulos de las carpetas o unidades de almacenamiento
se elaboran los inventarios que sean necesarios, esto a partir de la disposicin final
establecida en la TVR. Esto porque la documentacin del FDA se ha dividido por periodos,
dentro de cada periodo se ha clasificado por series, subseries o asunto y estos son
agrupados en las dependencias a las cuales pertenecen.
De acuerdo a los periodos en que se ha clasificado el FDA se elaborar un inventario para
cada uno; esto para la documentacin que deba retenerse porque ser incorporada a un
archivo central, para la documentacin que deba transferirse a un archivo histrico y para la
documentacin que ser eliminada.
El inventario es un instrumento de descripcin de la documentacin, que adems va a
facilitar el control sobre las existencias en un archivo, igualmente facilita la bsqueda,
consulta y prstamo de la documentacin, por eso el inventario requiere ser lo ms veras,
claro, preciso, completo, elaborado como se seal en un formato estndar y de uso comn
para las entidades. Si durante el levantamiento del inventario de toda la documentacin del
FDA en su estado natural se hizo de manera puntualmente y rigurosa; ste servir para la
conformacin del nuevo.

Elaboracin de la Gua a cargo de:

___________________________________
CESAR AUGUSTO RUSSI

36

Anexo 1
FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT
NMERO CDIGO
DE
SERIE,
ORDEN SUBSERIE

NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO

DIAGNSTICOS DE
GESTIN
DOCUMENTAL

329

DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

A.C.E

T.P

N.P

O.A.G

No. Folios

SOPORTE

EA

aaaa

mm dd

No. Transferencia

CDIGO: 2215100
FECHAS EXTREMAS
Inicial
Final

DESCRIPCIN
dd

328

ARCHIVO CENTRAL - REGISTRO DE ENTRADA

OBJETO DEL INVENTARIO (X)

I

mm aaaa

dd

mm aaaa

UNIDAD DE CONSERVACIN
Caja

Carpeta Tomo

Otro

FRECUENCIA DE
CONSULTA
A

INDICADORES SEGURI
DE DETERIORO
DAD
SIGNATURA
TOPOGRFICA (AC)
B
D
MA
G R

Diagnsticos y prpuestas
tcnicas; 2002 - 2006

31/10/2002

01/11/2006

46

508 (-)

402.46.0.0.0

DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

Canal Capital

27/12/2005

01/11/2006

46

182 (1-182)

402.46.1.0.0

330

DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

JARDN BOTNICO JOS

CELESTINO MUTIS; FONDO
ACUMULADO;

05/10/2006

05/10/2006

46

112 (1-112)

402.46.2.0.0

331

DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

Propuestas para intervencin de

Fondos Documentales
Acumulados en Entidades
Distritales

04/03/2003

22/12/2004

46

86 (1-86)

402.46.3.0.0

332

DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

DIAGNOSTICOS DE FONDOS
ACUMULADOS SECRETARIA X

01/11/2003

11/06/2004

46

88 (1-88)

402.46.4.0.0

333

DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES

Secretara Distrital de Hacienda;

Fondo Documental Acumulado

31/10/2002

27/08/2003

46

40 (1-40)

402.46.5.0.0

335

INFORMES

INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS

CONTRATOS 2004

19/04/2004

19/05/2005

47

541 (-)

402.47.0.0.0

336

INFORMES

INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS

Patricia Pecha Quimbay -1-01269-2004; Liquidacin;

07/10/2004

19/05/2005

47

186 (1-186)

402.47.1.0.0

337

INFORMES

Rosa Margarita Cala Rueda; 1-01148-2004;

18/05/2004

17/05/2005

47

184 (1-184)

402.47.2.0.0

339

INFORMES

Fabiola Rivera Uribe -1-01-3862004; Liquidacin;

16/12/2004

16/05/2005

47

171 (1-171)

402.47.4.0.0

INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS

Elaborado Por

Entregado Por

Recibido Por

Cargo

Cargo

Cargo

Firma

Firma

Firma

Lugar y Fecha

Lugar y Fecha

CONVENCIONES:
AG
Archivo de Gestin
AC
Archivo Central - Diligenciar para transferencia
A
B

Alta
Baja

FRECUENCIA DE CONSULTA
M
N

Media
Ninguna

Inventario Inicial
I
A.C.E Apertura Conformacin Expedientes
T.P Transferencias Primarias

NOTAS

Lugar y Fecha
OBJETO DEL INVENTARIO:
Entrega de archivo por novedad de personal
N.P
O.A.G Organizacin Archivos de Gestin
Entrega de Archivo (fusin, supresin, creacin dependencias)
E.A

INDICADORES DE DETERIORO
BIOLOGICO
B
D
DESGARROS
MATERIAL AGREGADO
MA

SEGURIDAD
G
General
R
Reservad

37