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Contenido
SAP Business One 9.1 ............................................................................................ 4
Acceso a SAP Business One en la Nube ............................................................ 4
Navegacin en SAP Business One 9.1 ............................................................. 11
Configuracin de Idioma .................................................................................... 13
Descarga de archivos ........................................................................................ 14
Datos Maestros ..................................................................................................... 16
Socios de Negocio ............................................................................................. 16
Creacin y Consulta de Socio de Negocio ..................................................... 16
Inventario............................................................................................................... 23
Creacin y Consulta de Artculos ................................................................... 23
Detalles de documento comercial: ........................................................................ 29
Encabezado del Documento .............................................................................. 29
Cuerpo del Documento Comercial ..................................................................... 29
Pie de Documento Comercial ............................................................................ 32
Compras (Proveedores) ........................................................................................ 32
Creacin de Nuevo Pedido de Compra .......................................................... 33
Entrada de Mercanca (Pedido de entrada de mercancas) ........................... 35
Creacin de Entrada de mercancas .............................................................. 35
Devolucin de Mercanca ............................................................................... 38
Creacin de Devolucin de mercancas ......................................................... 39
Factura de Proveedores ................................................................................. 42
Creacin de Facturas de proveedores ........................................................... 42
Pago ............................................................................................................... 45
Compras Extranjeras (proceso de importacin) ............................................. 45
Precio de Entrega Costos de importacin ................................................... 45
Ventas (Clientes) ................................................................................................ 55
Creacin de Nueva Oferta de Venta (Cotizacin) .......................................... 55
Orden de Venta (Pedido de cliente) ............................................................... 58
Entrega........................................................................................................... 60
Factura de clientes ......................................................................................... 63
URL: https://sb1.bakertillypanama.com/rdweb/feed/webfeed.aspx
Solo presionar donde dice SAP Business One Client (32-bit) y accede inmediatamente a
la aplicacin.
Descargar acceso directo a SAP
1. Ingresar al sitio web de Boyala
2. Seleccionar Soporte Acceso Directo 9.1.
3. Le recomendamos llevar el archivo y descomprimirlo en el escritorio le debe
aparecer el siguiente icono
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b. Barra de Herramientas:
Esta barra es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a
las funciones de uso frecuente. Estarn en color los botones activos,
mientras que las inactivas estarn en gris.
c. Seccin de Bsqueda:
Se encuentra situada debajo de la barra de herramientas. La Seccin de
bsqueda permite el acceso rpido a los mens, datos maestros y
documentos de marketing.
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d. Men Principal:
Este men controla todas las funciones del sistema. Se podr visualizar el
nombre de la empresa y usuario actual en la parte superior izquierda. El
men principal contiene tres fichas:
Mdulos: stos son los mens esenciales que permiten acceder a todas las
ventanas y submens de SAP Business One.
Arrastrar y vincular: Este men se utiliza para buscar y visualizar
informacin importante de manera rpida y eficaz.
Men de usuario:
Es un men configurable el cual permite grabar las funciones que se utilizan
con mayor frecuencia.
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f. Barra de estado:
Se encuentra en el rea inferior de la ventana de Men principal y se podrn
visualizar los mensajes de error, informacin del sistema y el progreso de
procesos de trabajo largos, como por ejemplo la ejecucin de informes o
una bsqueda en curso
Configuracin de Idioma
Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin (Administration)
Opcin de Inicializacin Sistema (System Initialization) Opcin de
Parametrizaciones Generales (General Settings)
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Descarga de archivos
SAP Business One le permite descargar los archivos en Excel, PDF, Word.
En nuestro modelo en la nube al seleccionar cualquier documento y desea guardarlos en
el equipo local elige en el cuadro de guardar la unidad C on
NOMPRE_COMPUTADORA y elige la carpeta de su equipo deseada para guardar el
mismo ya que si elige alguna de las otras opciones, las estar guardando en el servidor
y no tendr acceso al mismo.
Le recomendamos crear una carpeta en su disco C solo para los documentos de SAP.
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Datos Maestros
Socios de Negocio
Existen tres tipos de socio de negocio utilizados en los documentos de compras y
ventas: clientes potenciales, clientes y proveedores.
SAP Business One conecta los Socios de Negocio y las cuentas de mayor a travs de
cuentas asociadas definidas durante la inicializacin del sistema y que pueden variar en
funcin de los diferentes socios de negocio.
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Con doble clic sobre Socios de negocios cliente o proveedor, se muestra la ventana
para crear la serie de numeracin.
Clic derecho sobre lnea 1 aadir lnea.
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Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.
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Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana Serie Socio
de negocios Cliente Definiciones, y actualizar en la ventana Numeracin de
documentos Definiciones. Y podemos fijar nuestra lista como estndar para que nos
aparezca por defecto en los datos maestros de socio de negocio.
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Pestaa Finanzas:
Asignacin de Cuentas Asociadas: Asociar una cuenta de mayor
como auxiliar de socio de negocios.
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Inventario
SAP Business One le permite gestionar todos los artculos que compra, fabrica, vende o
almacena en el inventario.
Para cada artculo, se introducen los datos relevantes de un rea en particular en SAP
Business One, que utiliza estos datos para las compras, las ventas, la produccin, la
gestin de almacenes, la contabilidad y los servicios.
Creacin y Consulta de Artculos
Creacin de cdigo automtico de Datos maestros de artculos
Para definir una serie automtica de numeracin para artculo seleccione el mdulo de
Gestin Inicializacin sistema Numeracin de documento.
Con doble clic sobre Artculos, se muestra la ventana para crear la serie de numeracin.
Clic derecho sobre lnea 1 aadir lnea.
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Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.
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Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana SerieArtculo - Definiciones, y actualizar en la ventana Numeracin de documentos
Definiciones. Podemos fijar nuestra lista como estndar para que nos aparezca por
defecto en los datos maestros de artculo.
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Artculo de Compra
Estas categoras mencionadas controlan si el artculo puede venderse, comprarse o
almacenarse en el inventario.
Caractersticas de Articulo
Pestaa General: puede definir informacin general adicional para el
artculo.
Pestaa Datos de Compra: ingrese informacin de compras para el
artculo.
Pestaa Datos de Venta: ingrese la informacin relacionada con la
venta del artculo.
Pestaa Datos de Inventario: introducir y visualizar la informacin de
almacn para el artculo.
Pestaa Datos de Planificacin: informacin relativa a la planificacin
de necesidades y la fabricacin.
Pestaa Propiedades de Artculo: caracterstica de un artculo
Pestaa Comentarios informacin relativa a la planificacin de
necesidades y la fabricacin.
Pestaa Anexos: permite adjuntar informacin o documentos
relacionados al artculo.
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Proveedor: d clic al botn de la lista de seleccin, o clic con la tecla de enter para llamar
a un socio de negocios.
Nombre: automticamente muestra el nombre del socio de negocios
Persona de Contacto: se muestra el nombre si se le ingreso una persona de contacto
en los datos maestros de socio de negocios.
Referencia: ingrese un nmero de referencia si utilizo previamente un documento
manual.
Status: el documento puede tener diferentes estatus:
Abierto: el documento no se ha pasado a un documento destino
Cerrado: el documento se pas a un documento destino o se cerr manualmente.
Cancelado: el documento se cancelo
Borrador: el documento fue grabado como preliminar
Impreso: se imprimi el documento.
Fecha de contabilizacin: el da de captura de la fecha.
Fecha de vencimiento: el da que vence la factura
Fecha del documento: el da de captura de la fecha.
Cuerpo del Documento Comercial
Existen dos clases de documentos comerciales artculo/servicio:
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Compras (Proveedores)
SAP Business One permite gestionar el proceso de compras desde los pedidos hasta la
gestin de las facturas de proveedores.
Es posible utilizar diferentes informes para analizar informacin de compras;
Anlisis del Volumen de Compras,
Informacin Sobre Determinacin de Precios,
Antigedad de Saldos de Proveedores
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Devolucin de Mercanca
La devolucin de mercancas se utiliza para devolver a los proveedores las mercancas
entregadas o para anular total o parcialmente la Entrada de Mercanca.
Cuando se crea una devolucin de mercancas, las mercancas se emiten desde el
almacn y se reducen las cantidades. Si la empresa utiliza inventarios permanentes, SAP
Business One crea automticamente la contabilizacin pertinente para actualizar tambin
los valores de inventario.
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Factura de Proveedores
La factura es el documento ms importante en el proceso de compras y el nico
obligatorio, constituye una solicitud de pago y al crearla registra el costo en la cuenta de
ganancias y prdidas.
Debido a que una factura de proveedor que no hace referencia a un pedido de entrada
de mercancas aumentar las existencias, es importante asegurarse de que no haya un
pedido de entrada de mercancas anterior si crea una factura de proveedor sin referencia.
Creacin de Facturas de proveedores
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Compra Proveedores Opcin de
Factura de Proveedores
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Pago
Es el documento que inicia el pago a cuenta del proveedor. Existen 4 formas de realizar
ese pago: efectivo, cheques, tarjeta de crdito y transferencia bancaria. Podr acceder
a esta funcionalidad y a los informes de pagos a travs del mdulo de Gestin de
Bancos.
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rea General:
Debe colocar el cdigo de Proveedor y colocar los datos relevantes para el precio de
entrega.
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Para aadir otros nuevos costos clic en el botn costos importacin nuevos, en la
columna importe colocar cuanto es el importe de cada uno de los gastos.
Imputacin por:
Especifique la clase de distribucin para el costo de importacin.
Valor efectivo incluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega
menos los derechos de aduanas.
Valor efectivo excluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega ms
los derechos de aduanas.
Cantidad: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con la cantidad de un
artculo en proporcin a la cantidad total de la entrega.
Peso: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el peso de un artculo en
proporcin al peso total de la entrega.
Volumen: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el volumen de un
artculo en proporcin al volumen total de la entrega.
Igual a: Los costos relacionados se distribuyen de forma equitativa entre los artculos de
entrega.
Precios de Entrega: Proveedores:
Muestra los proveedores seleccionados para el documento actual de precios de entrega.
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Para asignar cada artculo importado a su costo de importacin relevante, deber imputar
estos costos a los artculos diferentes segn criterios determinados.
Debe definirse el grupo de aduanas para cada uno de los artculos, se define en
Gestin Definiciones Inventario Grupo de aduanas:
Y debe ser asignado a los artculos en los datos maestros de artculos.
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Proceso de importacin:
1. Crear un pedido para un proveedor en el extranjero.
Opcional: Se crea un pedido para un proveedor en el extranjero exactamente de
la misma manera en que creara un pedido para uno de sus proveedores locales.
Al crear un pedido, SAP Business One actualiza la cantidad de existencias
disponibles de los artculos pedidos.
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Ventas (Clientes)
Este mdulo cubre el proceso de ventas, desde la creacin de ofertas para clientes y
partes interesadas hasta la facturacin, creacin de documentos preliminares e impresin
hasta el ltimo paso de contabilidad que es la recepcin del cobro.
SAP Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas, cada uno de
los cuales pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas.
tecla TAB
de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
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Entrega
Este documento indica que se hizo el envo de la mercanca. La entrega afecta la parte
de inventario porque resta mercanca al stock y genera un asiento que afecta las cuentas
de inventario y la del costo de la mercanca.
Una vez creado una entrega este documento no se puede modificar.
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5. Crear la entrega
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Factura de clientes
Este es el nico documento obligatorio en el proceso de ventas. Representa la solicitud
de pago y registra los ingresos en las cuentas de prdidas y ganancias.
Si se crea una factura sin referencia a la entrega, el sistema contabiliza automticamente
las modificaciones en el inventario. En otras palabras, si ya existe una entrega para la
operacin y se crea una factura sin referencia a dicha entrega, pueden producirse errores
en la gestin de stocks, ya que la cantidad de la entrega se contabiliza dos veces en el
sistema.
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Ventas Clientes Opcin de
Factura de deudores
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Gestin de Bancos
Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas
con cuentas bancarias, entre ellas:
Impresin de cheques
Pagos Recibidos
Cada vez que reciba un pago de un cliente, un proveedor o cuenta puede crear el
registro en la ventana de Pagos Recibidos.
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin de Bancos Opcin
de Pagos Recibidos
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6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.
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y coloque
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Depsitos
En el men principal Gestin de bancos Opcin Depsitos
Crear depsitos para cheques y documentos de tarjeta con fecha posterior a la del da
de emisin.
Depsitos de cheques
1. Elija la cuenta de banco a la que har el depsito.
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Pagos Efectuados
Cada vez que emita un pago a un proveedor, cliente, o cuenta puede crear el registro
en la ventana de Pagos Efectuados.
1- Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin de Bancos Opcin de
Pagos Efectuados
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6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.
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Pagos ACH
1. Actualizar Informacin de Bancos
Desde el men principal de SAP Business One en el mdulo de Gestin
Definiciones Gestin de Bancos - Bancos actualizar la lista de bancos
con sus respectivas ruta.
Agregue la Ruta si el banco no la tiene.
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Verificar que en el TBS est correcta la cuenta bancaria que se afectar, con
la flecha de enlace
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En el paso 3 del asistente seleccionar el cdigo del proveedor luego con el botn Agregar
a lista aadir los socios de negocios a los que se le crearan los pagos segn los criterios
de seleccin .
Seleccione la casilla Incluir acredores con saldo debito y deudores con saldo credito.
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En el paso 7 si desea guardar los criterios seleccionados porque se ejecutarn los mismos
nuevamente debe usar la opcin Grabar slo criterios de seleccin.
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Verificar el reporte
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del reporte
.
Guarde el archivo en formato CSV.
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Transacciones peridicas:
Ciertas transacciones comerciales se repiten de manera regular. Para no tener que
registrarla manualmente puede definir modelos para estas transacciones peridicas
usando documentos preliminares de ventas y compras.
Esta utilidad la encuentra en los siguientes mdulos:
Ventas - Clientes Transacciones peridicas
Compras proveedores Transacciones peridicas.
Inventario Operaciones de stock Transacciones peridicas
Los documentos de la lista desplegable los puede establecer como modelos de
transacciones recurrentes.
Los modelos contienen la informacin necesaria de interlocutor comercial, artculo,
finanzas y expedicin, y detalles de la periodicidad.
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Contabilizacin peridica
Utilice este procedimiento si necesita registrar cada cierto tiempo o de forma regular un
asiento contable.
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Los documentos se crean para sucursales especficas y solo con datos maestros,
por ejemplo, almacenes y socios de negocios, que se asignan a las sucursales.
Distintas sucursales comparten parametrizaciones y datos en comn, por
ejemplo, parametrizaciones de documentos y artculos.
Puede crear documentos de compras basados en documentos de ventas.
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Usuarios
Socios de negocios
Almacenes
Empleados
Puede asignar los siguientes datos maestros a una sucursal en particular o fijarlas como
disponibles para todas las sucursales:
Cuentas de mayor
Serie de numeracin
Creacin de documentos:
Puede especificar una sucursal nicamente en la cabecera al crear los siguientes
documentos:
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Notas:
En el caso de los documentos de produccin e inventario, los almacenes pueden ser
diferentes en cada lnea, siempre y cuando estn todos asignados a la sucursal que
aparece en la cabecera.
En el proceso de importacin de mercancas:
Se aade un documento de precios de entrega a la misma sucursal como su documento
base: pedido de entrada de mercancas o factura de proveedores.
La creacin de pagos recibidos y pagos efectuados de las sucursales:
Pagos: Primero debe especificar una sucursal en la cabecera de la ventana Pagos
recibidos o Pagos efectuados y seguir los pasos de mdulo de gestin de bancos.
Generacin de informes:
Para utilizar sucursales como criterios para generar informes, haga lo siguiente:
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Funciones adicionales:
Copiar tabla: Permite copiar informacin de un archivo de Excel a SAP o viceversa.
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