PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Y SG-SST

PPA-SG-02

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 2 DE 9

OBJETIVO

Definir el procedimiento para planificar, ejecutar y documentar las auditorias internas

del Sistema de Gestin de Calidad y del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
2

ALCANCE

El procedimiento contemplado en el presente documento, aplica para todos los

procesos del Sistema de Gestin de Calidad y del sistema de seguridad y salud en el
trabajo.
3

RESPONSABILIDADES

El equipo auditor es responsable de la aplicacin del presente procedimiento y de

ejecutar el programa de auditoria de acuerdo con las normas previstas internamente.
4

DEFINICIONES

Auditoria de Calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado

para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora.
Auditor de Calidad: Una persona con la competencia para efectuar auditorias
de calidad.
Auditado: Una organizacin sometida a auditora.
Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra informacin pertinente para el criterio de auditoria y que son verificables.
Evidencia Objetiva: Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo.
Criterios de la auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia
La Norma ISO 9001-2008: Especifica los requisitos de los sistemas de
gestin de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar
su capacidad para proporcionar productos que cumplan con los requisitos de

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 3 DE 9

sus clientes y los reglamentarios que le sean de su aplicacin y su objetivo es

aumentar la satisfaccin del cliente.
La Norma ISO 19011-2012: Proporciona orientacin sobre la auditoria de los
sistemas de gestin, incluyendo los principios de auditoria y la realizacin de
las auditorias de sistemas de gestin, as como orientacin sobre la
evaluacin de la competencia de los individuos que participan en el proceso
de auditoria, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoria,
los auditores y el equipo de auditores.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.
Observador: persona que acompaa al equipo auditor pero no audita
Gua: Persona designada por el auditado para asistir al equipo audito
Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para
alcanzar los resultados pretendidos (Nota: La capacidad implica la aplicacin
apropiada del comportamiento personal durante el proceso de auditoria)
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la auditoria

DESARROLLO

5.1

Condiciones Generales

Para el desarrollo de la auditoria, se deben tener en cuenta los siguientes principios:

Relacionados con Auditores:

Integridad: Principio de Conducta tica

Presentacin Ecunime: La comunicacin debe ser verdadera, precisa, objetiva,
oportuna, clara y completa
Confidencialidad Seguridad de la informacin: El auditor debe tener discrecin
en el uso y proteccin de la informacin a la que tenga acceso en la auditorias
Debido Cuidado Profesional: Un factor importante al realizar su trabajo con el
debido cuidado profesional es tener la habilidad para hacer juicios razonables
en todas las situaciones de auditoria

Relacionados con la auditoria:

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 4 DE 9

Independencia: Auditores internos: independiente del gerente operativo del rea

que se audita
Enfoque basado en evidencia

Las auditorias sern realizadas por un auditor externo o interno y en cualquiera de

los casos ste debe utilizar todos los formatos que aqu se mencionen.
5.1.1. Planeacin de la Auditoria
El Responsable del proceso de mejora continua, peridicamente planifican las
Auditoras Internas de Calidad as:

Determina el alcance general de la Auditoria teniendo en cuenta la importancia

y el grado de desarrollo del proceso o tema a auditar y el resultado de las
auditoras anteriores.

Hace la programacin de Auditoras Internas definiendo: Los temas a auditar,

las fechas en las que se auditar cada uno de los procesos, identificacin de
riesgos, recursos y asignacin del auditor responsable de realizar la auditoria.

El Auditor debe ser una persona totalmente independiente al proceso

auditado. La programacin de la auditora de evidencia en el Programacin de
Auditoras Internas FPA-SG-23.

El Ciclo de Auditoria se programa anualmente

y se realiza la contratacin de

personal externo o la asignacin de los auditores internos. En caso de encontrarse

en el transcurso del ao procesos con debilidades crticas se programan auditorias
adicionales. Dichas auditorias pueden presentarse tambin por peticin del cliente,
solicitud del coordinador de calidad, del representante de la direccin o por cambios
significativos en el Sistema de Gestin de Calidad y del sistema de seguridad y salud
en el trabajo.
Nota: El Responsable del proceso de Mejora contina, pueden establecer durante la
planeacin la contratacin de una persona externa a la empresa para realizar la
auditoria interna. sta persona deber presentar copia de su certificado como
auditor, carta de experiencia y dems documentacin exigida en la Descripcin del
cargo de Auditor Interno, la cual quedar archivada como soporte de la auditoria.

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 5 DE 9

5.1.2. Preparacin de la Auditoria

-

El Auditor realiza lectura preliminar de la documentacin a auditar, indicada en

el formato FPA-SG-08 Plan de Auditoria. ste Plan es entregado previamente
al auditor y al auditado por el Responsable del proceso de mejora continua

El auditor revisa los documentos:

Manual de Calidad: La configuracin del SGC y sus propsitos

Caracterizacin del proceso a auditar:
Procedimientos, instructivos, guas, etc.: Entender el hacer del proceso
documentos, registros, datos).
Reportes de auditoria, no conformidades, acciones tomadas, etc.: la
evolucin del proceso y su historia a travs de los resultados.

Con base en esta informacin el auditor elabora sus listas de verificacin para el
desarrollo de las listas de verificacin, no es obligacin del auditor hacer entrega de
estas.
5.1.3. Ejecucin de la Auditoria
En la fecha establecida el Auditor realiza la Auditoria teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:

Desarrollo de la Reunin de Apertura: Reunin previa con Los responsables

de los procesos auditados, con el fin de informarle el alcance de la auditora,
mtodos y procedimientos que van a ser usados en sta.

Definicin de Canales de Comunicacin

Recoleccin y verificacin de la informacin (hallazgos,

conclusiones, realizar reunin de cierre):

preparar

Inicio de la auditora a manera de entrevista tomando nota de la informacin

que expone el auditado y registrando tambin las observaciones o anomalas que
encontr en el desarrollo de sta. Cada una de las afirmaciones del auditado debe
ser probada por medio de registros o evidencias fsicas.

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 6 DE 9

Recopilacin de informacin a travs del diligenciamiento de la lista de

verificacin.
Elaboracin del informe de la auditoria en el formato FPA-SG-21 INFORME
DE AUDITORIA y de existir no conformidades se registraran en el Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento (FPA-SG-15). y se les realizara
seguimiento. Esta documentacin debe ser diligenciada durante los ocho (8)
primeros das hbiles siguientes a la realizacin de la auditoria y queda como
herramienta para la revisin del sistema. Si la auditoria es realizada por un ente
certificador no est obligado a utilizar el formato establecido por la empresa y puede
utilizar su propia papelera.
Reunin de cierre formal de la Auditora, en la cual se indican los aspectos
favorables y las no conformidades encontradas el Auditor debe presentar dicho
informe al Auditado. (De no existir no conformidades reales la auditoria queda
cerrada).
El Responsable del Proceso Auditado analiza las no conformidades, define
las causas, acciones y la fecha de compromiso y las registra en los formatos
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento (FPA-SG-15). y el comit de
calidad estudia la posibilidad de registrar las observaciones como posibles no
conformidades potenciales
5.1.4. Seguimiento de la Auditoria:

El Auditor Responsable de Mejora Contina de acuerdo con los

compromisos establecidos por el auditado, realiza seguimiento (30 das
despus de la fecha de entrega del informe) con el fin de verificar la
implementacin y eficacia de las acciones tomadas para proceder a su cierre

Realizado el seguimiento, el Auditor Responsable de Mejora Contina cierra

la no conformidad en el
Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento (FPA-SG-15).

El informe de auditora interna presentado a Gerencia por el Responsable del

Proceso de Mejora continua, queda como herramienta para la revisin del
sistema.
5.1.5. Formacin, seleccin y seguimiento de auditores:

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 7 DE 9

Se realizar la evaluacin que se encuentra sealada en el formato FPA-SG22 EVALUACIN, CALIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE AUDITORES
INTERNOS DE CALIDAD Y SST.

El Responsable del proceso de mejora continua selecciona los auditores

internos teniendo en cuenta lo siguiente:

Atributos Personales

Habilidad de comunicacin verbal y escrita

Objetividad en el anlisis de situaciones
Imparcialidad
Buenas relaciones interpersonales
Capacidad de anlisis
Dedicacin
Capacidad de reaccin frente a situaciones conflictivas
Criterio para juzgar
Honestidad
Sentido de responsabilidad
Disciplina
Puntualidad

La formacin de los auditores de calidad de la empresa consta de una parte terica y

otra prctica, la cual se valida con el certificado de la Empresa que prest el servicio.
El seguimiento a los auditores es responsabilidad del responsable de Calidad
mediante el registro de todas las auditoras realizadas a cada uno de los formatos en
el FPA-SG-22 EVALUACIN, CALIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE AUDITORES
INTERNOS DE CALIDAD Y SST

5.1.5.1. Funciones del coordinador de calidad respecto a auditorias:

El coordinador del Sistema de Gestin de Calidad ejerce como auditor principal,
comenzando por elaborar el plan para las auditorias internas y por escoger a las

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 8 DE 9

personas

del

grupo

de

auditores

que

realizarn

la

auditora

interna,

correspondindole al auditor principal realizar las siguientes funciones:

Definir objetivos y alcance del ciclo de auditoria

Elaborar y controlar el plan anual de auditorias internas.

Verificar el cabal cumplimiento de los procedimientos de las auditorias

internas.

Estudiar con la gerencia los informes con los resultados de las auditorias
internas.

Hacer el seguimiento del cumplimiento de las acciones preventivas y

correctivas presentadas por los auditados, informando oportunamente a la
Gerencia sobre cualquier anomala.

Mantener actualizado el archivo con toda la documentacin relativa a las

auditorias internas.

Requisitos para ser auditor:

Con el fin de garantizar la seriedad y responsabilidad de los resultados de las

auditorias internas del sistema de calidad se definen las siguientes competencias
para los auditores:

Educacin. Bachiller

Formacin. Capacitacin en auditoras internas de calidad y en el decreto

1072 de 2015.

Experiencia. Experiencia de mnimo un ao en la organizacin o de un ao en

auditoras internas de calidad en otras organizaciones.

Habilidades. Planeacin y organizacin, Trabajo en equipo, Relaciones

interpersonales.

VERSIN: 7

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
CDIGO: PPA-SG-02
INTERNAS DE CALIDAD Y SSG-SST
PAGINA: 9 DE 9

La Gerencia puede aprobar personas no vinculadas laboralmente para que ejerzan

como auditores internos, siempre y cuando cumplan con las competencias.

Funciones de los Auditores

Revisar los documentos pertenecientes al proceso a auditar

Preparar la entrevista y dems documentos de trabajo

Participar en la reunin de apertura

Recolectar la informacin (entrevista, observacin de actividades y revisin de

documentos)

Participar en la reunin de cierre

Hacer seguimiento y cierre de las acciones correctivas

COORDINADOR
PRINCIPAL
FLUJO GRAMA:

AUDITOR DESIGNADO

AUDITADO

INICIO
Elaboracin de la Programacin
de
la
Auditorias
Internas.
Notificacin fecha de
auditoria
Reunin previa a la Auditoria Interna de Calidad.

Preparacin
Lista
de
Verificacin de Requisitos

Realizacin Entrevistas

Elaboracin del Informe de

Resultados Auditoria Interna
De Calidad.
Reunin de Cierre Auditorias Internas de Calidad.

Almacenamiento de todos los

Registros que se desprenden
de la Auditoria Interna de
Calidad.
FIN