UNIDAD 1 GESTIN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT

1.1. Consideraciones Generales

Dentro de esta unidad se va explicar sobre los fundamentos de la administracin de proyectos
y la utilizacin de software especfico en la planificacin y control de los recursos
empresariales, mediante el manejo de Ms Project en un proyecto planteado en clase (al final),
con el objetivo de analizar la informacin generada y su aplicacin en procesos de toma de
decisiones.

1.1.1. Fundamentos de la Administracin de Proyectos.

Proyecto

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utiliza para generar un producto o

servicio en particular o nico.
Es un conjunto de actividades que se realizan una sola vez y tienen un momento
definido para su inicio y terminacin. El alcance de los proyectos vara desde x ejemplo
la planeacin de una boda hasta el despegue de un transbordador de la NASA

Caractersticas de un proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y un final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables
nicos. Por ejemplo, puede ser un hotel, una aeronave, una patente, etc.
Elaboracin gradual: implica que el desarrollo del mismo es en etapas
Precisan de una cantidad de recursos determinadas y de una estructura organizacional
con roles y responsabilidades predefinidos para realizar los productos antes
mencionados de acuerdo a ciertos requisitos (calidad, plazo y costos). Es importante
respetar el presupuesto y tiempo asignado cumpliendo con las expectativas del cliente

Vida de un proyecto

Identificacin de una necesidad, problema u oportunidad

Eleccin de propuestas de solucin
Desarrollo y seguimiento del proyecto
Fin y evaluacin

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades
interrelacionadas.
La administracin del proyecto es la tarea de conseguir que las actividades se realicen a
tiempo, dentro del presupuesto y sujeto a las especificaciones establecidas

CONSIDERACIONES GENREALES EN LA ADMINISTRACIN DE UNPROYECTO

La administracin de proyectos es algo ms que simplemente dividir las asignaciones de trabajo
entre las personas y confiar, en vano, que lograrn el resultado deseado.
Con frecuencia los proyectos que pudieron haber sido exitosos fracasan debido a que se da por
sentadas las cosas y no hay un seguimiento.
Las personas necesitan de conocimientos slidos y habilidades reales para trabajar con xito en
un ambiente de proyectos y as lograrn sus objetivos.
COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

HABILIDADES: Liderazgo, comunicacin, negociacin, solucin de problemas, lograr

objetivos
CONOCIMIENTOS: Tcnicos y administrativos
HERRAMIENTAS: MS Project
TCNICAS

METODOLOGIAS PARA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos necesita apoyarse en el uso de tcnicas o metodologas para
minimizar errores y aumentar su eficacia.
Entre las metodologas para la gestin de proyectos ms comnmente empleadas se
encuentran: el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el de Mtodo de la Cadena Crtica.
Cada una de ellas cuenta con sus ventajas y desventajas, pero todas suponen una gran ayuda a
la hora de planificar y administrar recursos de la mejor manera y tambin en lo referente a
controlar la evolucin del proyecto.

El Diagrama de Gantt y la gestin de proyectos

El Diagrama de Gantt lleva utilizndose durante cerca de siete dcadas y es una de las ms
famosas metodologas para la gestin de proyectos. La simplicidad de su estructura y lo
manejable de su planteamiento lo configuran como la herramienta ideal tanto para quienes
estn inicindose en la Direccin de Proyectos como para quienes ya cuentan con una nutrida
experiencia en el project management.
El Diagrama de Gantt como metodologa para la gestin de proyectos, podra resumirse as:

Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen un
proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duracin, momento de inicio
y plazo de entrega previsto.
El diagrama Gantt tambin permite resaltar los eventos o acontecimientos de mayor
importancia en la ejecucin del proyecto.
En este eje de coordenadas tambin hay espacio para marcar las distintas fases que forman
el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que suponen un hito reseable
para los participantes en el mismo.

Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del establecimiento de

prioridades y la deteccin de dependencias entre actividades.
Aporta una visin clara y realista de la situacin, pero requiere e actualizacin continua para
garantizar su validez.
Su aplicacin no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios, porque no les
resultara de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya
que incorporar esta metodologa complicara innecesariamente la gestin.

Pert/ CPM, aliados en la gestin de proyectos

Los diagramas PERT son tiles para la ejecucin de proyectos a corto plazo, ayudan el tiempo y
los recursos necesarios para completar un objetivo dentro de un proyecto, as como para
mantener en perspectiva la secuencia correcta de todas las tareas.
Esta tcnica consiste en:

Determinar las actividades que componen el proyecto, sus tareas y su duracin para aplicar
una funcin probabilstica que ayude a calcular el tiempo total de ejecucin en base a una
perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el tiempo
estimado para cada actividad.
Con los datos obtenidos se puede realizar una representacin en forma de una malla
compuesta por nodos que permite determinar la ruta crtica y su desviacin estndar, as
como la varianza para cada actividad.
Esta metodologa es muy prctica cuando el proyecto ejecute actividades y tareas en
secuencia y en paralelo.

Una diferencia principal entre el diagrama de Gantt y PERT es visual. Los diagramas PERT
consisten de nodos interconectados mientras que los diagramas de Gantt consisten en barras
horizontales interconectadas y escalonadas. Sin embargo, ambos grficos son similares en el
hecho de que utilizan los vnculos para mostrar la secuencia apropiada de las tareas en
ejecucin.
Adems, en diagrama de Gantt quien administra el proyecto determina el tiempo, mientras en
el que el diagrama pert se calcula el tiempo de ejecucin de las actividades.

Camino de la ruta crtica (Cadena crtica)

CPM, el Camino de la Ruta Crtica muestra la trayectoria ptima de un proyecto, sus actividades
y tareas. Hallar este recorrido simplifica la gestin del proyecto, sin embargo, basarse slo en
esta herramienta resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre (probabilidad). Otros
aspectos que se deben conocer acerca de CPM son:

De igual manera que en los otros diagramas este se asocia a un cronograma para el
cumplimiento de un proyecto. De esta forma, es posible establecer los recursos necesarios
para cada actividad/tarea y distribuir las responsabilidades de trabajo.

Con estos datos se puede visualizar la ruta crtica.

En su aplicacin ha de tenerse en cuenta que puede existir ms de una ruta crtica y que es
fundamental la actualizacin, ya que se puede cambiar los plazos, recursos en la ejecucin
del proyecto, lo que dara como resultado el cambio de la ruta crtica.

ELEMENTOS DE PROJECT EMPLEADOS EN PROYECTOS

Los elementos de MSP empleados en la Administracin de Proyectos son el tiempo, el dinero y
el mbito.
Los administradores de proyectos deben idearse las formas de equilibrar de equilibrar el
tringulo de tiempo, dinero y mbito, ya que no se puede cambiar alguno sin que se vea
afectado los dems. El trabajo de un administrador de proyectos es hacer que no se derrumbe
este tringulo.
Al tringulo de proyecto tambin se le conoce como el tringulo de hierro

Por ejemplo:

Para introducir la fecha de finalizacin (tiempo), podra gastar ms en recursos (dinero)

para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar caractersticas (mbito) para que
haya menos trabajo que hacer antes del nuevo plazo.
Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (coste), podra deshacerse de tiempo extra
y finalizar el proyecto posteriormente (tiempo) o recortar caractersticas (mbito).
Para agregar caractersticas a un producto (mbito), podra ampliar el plazo para crear
tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para realizarlo ms
rpidamente (coste). Tambin podra hacer ambos.

Si guardamos una relacin estrecha de estos 3 elementos tendremos calidad

Es importante recalcar que no existe un estndar internacional para definir la calidad, ya que se
define dentro del propio proyecto a desarrollarse y en mucho de los casos tambin depende de
la compaa que gestiona el proyecto.

MICROSOFT PROJECT
Es un software de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y
seguir las tareas de forma eficaz, para evitar as los retrasos y no salirse del presupuesto previsto.
Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de proyectos creado y
comercializado por Microsoft para asistir a administradores y jefes de proyectos en el desarrollo
de proyectos, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar
presupuesto y analizar cargas de trabajo. De esta forma se da seguimiento a las tareas de forma
eficaz, para evitar as los retrasos y no salirse del presupuesto previsto.
Las partes ms importantes de un proyecto son:

Tareas
Hitos
Recursos

CARACTERISTICAS DE MSP
Control de versiones
Calendarizacin de las metodologas de administracin de proyectos
Permite el uso de plugins
Flexibilidad en la administracin de proyectos
Sistema multiusuario
Formularios flexibles para la recoleccin de informacin
Ilustra las actividades en forma de calendario
Clculo de recursos del proyecto
Grficos dinmicos
Incorpora un panel de decisiones
Administracin financiera
VENTAJAS
Ofrece mejor endimiento e innovacin
Optimiza recursos y tiempo de vida
Recuperacin rela de la inversin
Administra el cilco de vida de un proyecto a
tra ves de cronogramas y diagramas
Mejora constantemente los procesos
Uso de vistas mejoradas

DESVENTAJAS
Software costoso
No es multiplataforma
No
cuenta
con
herramientas
de
administracin bsica
Los plugins de msp se venden x separado
Se subutiliza las opciones de msp
No mide la productividad de las mquinas y
de las personas

Soporte tcnico
Colaborar y coordinar con facilidad
CREACIN DE TAREAS, ACTIVIDADES

TIPOS DE TAREAS
TAREAS RESUMEN
Las tareas de resumen tienen como funcionalidad que agrupa tareas, hitos u otras tareas de
resumen. Son conocidas tambin como paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o subfases. Tienen como caractersticas principales:
Duracin total

Costo total
Trabajo total

TAREAS HITO
Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un entregable o un
punto de decisin y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una
duracin cero se muestra automticamente como hito.
Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
Por buenas prcticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para una
fcil identificacin en la estructuracin del cronograma de actividades Duracin m minutos, h
horas, d das, s semanas.
VINCULOS O RELACIONES ENTRE TAREAS
Al vincular dos tareas, crear una relacin entre ellas denominada una dependencia entre tareas.
Estas dependencias sobre la programacin de proyecto. Todos los cambios que realice en la
programacin de la tarea predecesora afecta a la tarea vinculada, lo que afecta a la tarea
siguiente de la lnea y as sucesivamente.
De forma predeterminada, Project crea vnculos de tipo fin a comienzo, pero no funcionan en
todas las situaciones. Project admite cuatro tipos de dependencias entre tareas.
Si desea cambiar a otro tipo de vnculo, vea Crear un vnculo de tareas.

Vnculo Fin a comienzo (fs)

Vnculo Comienzo a comienzo (ss)

La tarea B no puede empezar hasta que

se haya acabado la tarea A. Este el tipo
de vnculo predeterminado de Project y
el que ms se usa.

La tarea B no puede empezar hasta que

empiece la tarea A. No es necesario que
empiecen al mismo tiempo: la tarea B
puede empezar en cualquier momento
despus de que empiece la tarea A.

Ejemplo: se debe completar la

tareaPreparar cimientos (tarea A) para
que el equipo pueda empezar la
tarea Verter cemento (tarea B).

Vnculo Fin a fin (ff)

Ejemplo: para ahorrar tiempo, desea

nivelar el cemento en un extremo de los
cimientos mientras an se est vertiendo
en el otro extremo, pero la tareaNivelar
cemento (tarea B) no puede empezar
mientras no empiece tambin la
tarea Verter cemento (tarea B).
Vnculo Comienzo a fin (sf)

La tarea B no puede acabar hasta que

haya acabado la tarea A. No es
necesario que acaben al mismo tiempo:
la tarea B puede acabar en cualquier
momento despus de que acabe la tarea
A.
Ejemplo: el equipo est instalando el
cableado del edificio y lo inspecciona al
mismo tiempo. Hasta que no acabe la
tarea Agregar cableado (tarea A), no
podr acabar la tarea Inspeccionar
instalacin elctrica (tarea B).

La tarea B no puede terminar hasta

empiece la tarea A. La tarea B puede
terminar en cualquier momento despus
de que empiece la tarea A. Este tipo de
vnculo se usa poco.
Ejemplo: las cimbras del techo para el
edificio se construyen en otro lugar. No
puede acabar la tareaMontar techo (tarea
B) hasta que empiece la tareaEntrega de
cimbras (tarea A).

Los vnculos no condicionan la ejecucin de las actividades y ayudan a establecer un orden lgico
de programacin
RECURSO TRABAJO, RECURSO COSTO Y RECURSO MATERIAL
Recurso Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado). Cuando defina un recurso trabajo, piense en funcin del
tiempo, indicando cuanto tiempo (o unidades mximas) necesita en un momento dado, ese
recurso, en su proyecto.
Por ejemplo, tiempo completo (100%), medio tiempo (50%) o tiempo mltiple para grupo de
recursos trabajo, tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300%).
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea, especifique las unidades para el perodo de
tiempo (para la semana, el da o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para
que complete la tarea (no siempre es el 100%, ya que puede ser que en el mismo perodo de
tiempo lo necesite para completar varias tareas). A esto se le llama Unidad de asignacin, que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estar asignado a la tarea.
Por ejemplo, el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes
primer piso en un 20% y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50%, el tiempo restante,
30% se le asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100% para ese
perodo de tiempo.
Recurso Material: Son los suministros, existencias (stock), materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto. Ejemplo de recursos material
incluye el cemento, las varillas de acero, la tubera (canaletas), la madera y el vidrio. Cuando
defina recursos material, debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicin que
se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos. Ejemplo de rtulos son:
metros cbicos, resma, galones, toneladas, bolsas, paquetes, litros, entre otros. Para asignar un
recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha asignacin

consume de ese recurso. Puede establecer si desea, que el material usado est basado en el
tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo). El Consumo de material
variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado en la realizacin de
la asignacin. Un consumo variable indica que la cantidad de material usado cambia, si la
duracin de la tarea o las unidades de la asignacin cambian.
Por ejemplo, si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa
edificio, escriba en el campo Unidades 10 bultos / sem. (Cuando est asignando el recursos
a la tarea, en la vista Diagrama de Gantt).
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacin. Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado ser
constante, independiente de los cambios en la duracin de la tarea o de las unidades de la
asignacin.
Por ejemplo, si debe asignar 30 metros cbicos de arena para la tarea Levantar muros, sin
importar cunto se demore la tarea, escriba en el campo Unidades, 30 metros cbicos (cuando
est asignando el recurso a la tarea, en la vista Diagrama de Gantt)
Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo
en una tarea o de la duracin de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de
avin o alojamiento, seleccione el recurso tipo costo.
Los recursos de costo le permiten supervisar con ms precisin los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea, puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningn tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o cdigo financiero.

COMO ASIGNAR RECURSOS

COMO CAMBIAR CALENDARIO