1. CUL ES LA DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN POR PROCESOS.

La Gestin por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda
la organizacin basndose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia
de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una entrada para conseguir
un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. La
administracin por procesos da un enfoque total al cliente externo desplegando al
interior de la compaa sus necesidades y sus expectativas, siendo el cumplimiento de
stas ltimas las que generan valor agregado al producto o servicio (Escolme.edu, 2012)

2. SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES

CARACTERSTICAS O CONDICIONES

Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS

El Proceso cruza uno o varios lmites organizativos funcionales.
Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de

cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin.

Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso

responde a la pregunta "QUE", no al "COMO".

El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la

organizacin.
El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y
actividades incluidos en el mismo. (Excelencia empresarial, 2016)

3.- CULES SON LOS PASOS QUE SEGUIMOS EN LA GESTIN DE

PROCESOS:

Compromiso de la direccin: la direccin tiene que ser consciente de la

necesidad de esta sistemtica de gestin por procesos. El factor crtico en este
punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.

Sensibilizar, educar, entrenar: El Equipo Directivo recibe formacin relativa a

la gestin por procesos. Se basa en conseguir que todos los empleados de la
empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.

Identificar procesos: A partir del anlisis de todas las interacciones con los
clientes externos se realiza un inventario de los procesos. Ver ficha de Gestin
de procesos

Clasificar: entre los procesos que hemos identificado, cules son claves, los
estratgicos y los de apoyo. Se crea una matriz multicriterio para identificar
cules son claves.

Relaciones: establecer una matriz de relaciones ente procesos (unos pasan

instrucciones, informacin, comparten recursos, equipos, etc.).

Mapa de progresos: diagramas en bloques de todos los procesos que son

necesarios para el sistema de gestin de calidad.

Alinear la actividad a la estrategia: los procesos clave nos van a permitir

implantar de forma sistemtica nuestra poltica y estrategia. Se crea una matriz
de doble entrada con los objetivos estratgicos y los grupos de inters.

Establecer en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones se

tienen que basar en informacin sobre los resultados alcanzados y las metas
previstas, que nos permitirn analizar la capacidad de nuestros procesos y
sistemas; as como saber el cumplimiento de las expectativas de nuestros grupos
de inters y compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.

Realizar una experiencia piloto: para desarrollar la implantacin,

concentramos los esfuerzos en un rea piloto. Hay que establecer un criterio de
seleccin.

Ciclo PDCA para mantener resultados: utilizamos esa metodologa en el rea

piloto escogida. Tras haber conseguido la dinmica de mantenimiento en ese
proceso clave, elegimos otros y ampliamos el rea de actuacin. (Guia de la
calidad., 2016)

4. BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION POR PROCESOS.

Mayor sensibilidad al Cliente final.

Foco en crear valor o mejorar la experiencia de compra.
Resultados por el proceso.
Empleados motivados.
Visin amplia.
Sentido de propiedad.
Delegacin y toma de decisin.
Responsabilidad(Escolme.edu, 2012)
Alinea los objetivos de la organizacin con las expectativas y necesidades de los
clientes

Muestra cmo se crea valor en la organizacin

Seala como estn estructurados los flujos de informacin y materiales
Indica como realmente se realiza el trabajo y como se articulan las relaciones
proveedor cliente entre funciones
La orientacin al cliente, o sea brindar el servicio para un determinado nivel de
satisfaccin de las necesidades y requerimientos de los clientes, representa el
medidor fundamental de los resultados de las empresas de servicios, lo cual se
obtiene con una eficiente gestin de aprovisionamiento y distribucin oportuna
respondiendo a la planificacin de proceso (Escolme.edu, 2012)
Permite a la organizacin centrarse en el cliente
Permite a la compaa predecir y controlar el cambio
Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles
Ofrece una visin sistemtica de las actividades de la organizacin
Previene posibles errores
Desarrolla un sistema completo de evaluacin para las reas de la empresa
Suministra un mtodo para preparar la organizacin a fin de cumplir con sus
desafos futuros

5. CULES SON LAS DIFERENCIAS ENTRE 8NA ADMINISTRACIN

TRADICIONAL Y UNA ADMINISTRACIN DE PROCESOS.
ORGANIZACIN ESTRUCTURADA POR ORGANIZACIN ESTRUCTURADA
FUNCIONES
POR PROCESOS
Especializacin
departamentos.

individual

Esfuerzos
de
mejoramiento
internamente al departamento.

por Competencias amplias.

enfocados Esfuerzos de mejoramiento enfocados en

procesos.

Capacitacin interfuncional limitada o nula.

Individuos
funciones.

capacitados

Subutilizacin de personal y/o equipo.

Utilizacin
mejorada.

de

en

personal

diversas

y/o

equipo

Falta de entendimiento de la misin y los Enfoque en la misin y los objetivos de la

objetivos de la organizacin.
organizacin.
Comunicacin
departamentos.

limitada

con

Responsabilidad limitada.
Flexibilidad y agilidad
responder a los cambios.

otros Comunicacin
creciente
con
departamentos/reas apropiados.
Responsabilidad compartida.

limitadas

para Flexibilidad ante los cambios.

los

Los individuos se esfuerzan en las actividades Los individuos suman esfuerzos para
de los departamentos.
completar un proceso total ms que
actividad una en particular.
(Escolme.edu, 2012)

FUENTE: (ESPE GUIA DE ADMINISTRACIN DE PROCESOS, 2012)

(Rojas, 2000)