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NOTAS
En el SIGFAS la ruta de acceso al menú de compras es:
Menú>Compras (Gestión de Provisión)
NOTAS
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El proceso de compras implica una serie de pasos que harán posible la adquisición de mercancías o
contratación de servicios que se llevarán a cabo a partir de la detección de la nececidad por parte de algún
área de la empresa de adquirir un poroducto o servicio.
NOTAS
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Es necesario para correr el proceso de compras en el SIGFAS,que estén cargados todos los registros
maestros con los datos correspondientes.
NOTAS
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El SIGFAS define tipos de productos y los agrupa, para su fácil identificación y selección.
Tipo de Recurso: Se define el servicio del Recurso con el Rango del Cronograma semanal del
tiempo requerido
Cotizacion: La Solicitud de Pedido de Cotización o “RFQ” se crea para evaluar las compras
potenciales de Productos que se necesitan abastecer o contratar y deben ser cotizadas por los
Proveedores.
Requisicion: Es creada por usuarios que necesitan abastecerce de Productos y/o Servicios.
Dependiendo de la estrategia de liberación, éste documento deberá ser aprobado para poder
ser tratado por el Departamento de Compras.
Recepcion de Material: Es el ingreso en nuestras almacenes de los productos sobre los cuales
se ha cursado una orden de compra a uno de los proveedores de nuestra organización.
Factura Proveedor: Es un documento legal valorizado que genera un debito en el sistema por
las compras efectuadas al Proveedor por la compañía.
Nota de Credito: Es un documento legal valorizado que genera un credito sobra la compra
efectuada por la compañía ingresandolas en el sistema.
NOTAS
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El proceso de compras está conformado por una serie de pasos obligatorios a seguir que
permitirán registrar todas las operaciones realizadas en dicho proceso.
NOTAS
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La requisición es el documento que refleja la necesidad por parte de algún área de la empresa de adquirir
productos o contratar un servicio.
NOTAS
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Datos de Cabecera del documento Requisición donde será obligatorio definir el tipo de documento, el
usuario que realiza la transacción, seleccionar la fecha en la que se realiza.
NOTAS
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En esta pestaña se selecciona el producto y la cantidad requerida. El precio se carga automáticamente al
seleccionar el producto, desde la lista de precios seleccionada en la cabecera.
NOTAS
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En esta pestaña se asigna al documento a un proyecto o acción centralizada y se asigna la cuenta
presupuestaria correspondiente.
NOTAS
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Los campos, en esta pestaña, se completan automáticamente al correr el proceso “Crear Orden de Compra
desde Requisición”, con todos los datos de dicho documento.
NOTAS
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Es recomendable seleccionar, al correr el proceso de “Crear OC desde Requisición”, seleccionar sólo el
campo REQUISICIÓN. De lo contrario se puede correr el riesgo de crear Órdenes de Compra no deseadas.
NOTAS
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Al ingresar al “Proceso”, se muestra una pantalla para seleccionar información. Obligatorio es seleccionar el
campo “Requisición de Material”, Si se selecciona el check “Consolidado en un Documento”, todas las
líneas de un Proveedor serán creadas en una sola Orden de Compra.
NOTAS
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El pedido de cotización a los proveedores se realiza para evaluar las condiciones de compra y seleccionar
al proveedor que resulte ganador en el proceso de Cotización.
NOTAS
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Para acceder al Asunto SPC se deberá seguir la siguiente ruta de acceso
Menú>Gestión de Provesión>Asunto SCP
NOTAS
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En esta ventana se define el “Nombre”del Asunto al cual se hará referencia en las solicitudes de pedido de
Cotización.
NOTAS
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Aquí se deberán ingresar los proveedores potenciales que participarán de la selección para la compra de los
productos. Se crea un nuevo registro por cada proveedor.
NOTAS
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Se deberán definir los productos que serán cotizados por el proveedor.
NOTAS
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Este documento contiene una lista de los productos que se necesitan abastecer o contratar y que
próximamente serán cotizados por los proveedores.
NOTAS
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Los campos obligatorios que deberán ser definidos son el nombre del documento, el representante
comercial, el asunto al cual hace referencia, la fecha de respuesta y la moneda.
NOTAS
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A través de los botones de control, se pueden generar documentos automáticamente haciendo referencia a
la solicitud de pedido de cotización desde la cual se ejecutan.
Una vez agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaña SCP para generar las
respuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Al presionar el Botón “Crea e Invita”
se generan tantas respuestas como solicitudes se hayan definido.
NOTAS
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Aquí se ingresan los productos que se quieren cotizar. Por cada producto o servicio se deberá crear un
nuevo registro.
NOTAS
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Se deben definir la Unidad de Medida, y la Cantidad de los productos a cotizar.
NOTAS
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Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la
transacción de compras, se debe clickear el botón Valuación de Respuestas, para validar si las órdenes de
compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o éxito en la parte inferior izquierda de la
ventana.
NOTAS
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Se ingresa la información del proveedor al cual se le realizará la compra. Si se selecciona el campo
“Ganador Seleccionado”, queda determinado el proveedor ganador de todos los productos que figuran en la
solicitud de pedido de cotización
NOTAS
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Se informa el producto involucrado en la solicitud de cotización. Se pueden actualizar datos informados por
el proveedor, como ser la Fecha de Inicio. Al seleccionar el campo “Ganador Seleccionado” en la Línea de la
respuesta, sólo se seleccionará al proveedor como ganador para ese producto determinado.
NOTAS
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Se ingresa el precio cotizado por el proveedor. Tambièn se permite ingresar algún descuento informado por
el proveedor.
NOTAS
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El documento Orden de Compras es un Contrato establecido entre el comprador y el proveedor.
En el SIGFAS, la ruta de acceso a este documento es:
Para poder crear una OC manualmente deben existir los siguientes pre-requisitos:
La Orden de Compra contiene cinco TABs, dos a completar y tres rellenadas automáticamente
por el sistema:
•“Orden de Compra”
•“Línea Orden de Compra”
•“Afectuacion Presupuestaria”
•“Recibo de Producto Asignado”
•“Líneas de Requisición”
•“Impuesto de la Orden”
NOTAS
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➔ SPC (RFQ) ganadora: La Orden de Compra es creada en la ventana SPC (RFQ) a
través del botón de proceso “Crea Orden de Compra”.
La OC estará dirigida al Proveedor seleccionado como ganador en la evaluacion de
precios. Para crear OC de SPC es necesario marcarlas como ganadoras.
La OC hereda la informacion del documento de referencia, es decir, proveedor,
fecha, términos de pago, Almacén, Lista de Precios, Productos, etc.
➔ Requisición: La Orden de Compra es creada en el proceso “Crear Orden de Compra
desde Requisición”.
Para que se pueda crear la OC desde una Requisición es necesario como prerequisito
que el Producto/Servicio a comprar tenga configurado en la TAB “Compras” su
Proveedor del “Producto”, caso contrario el sistema no puede saber a que
Proveedor debe asignar en la OC. También será necesario que el dcto Requisición
haya sido “Completado”.
La OC hereda todos los datos del documento de referencia, es decir, fechas, términos
de pago, plazos de pago, Almacén, Lista de Precios, Productos, etc.
NOTAS
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Se deberán ingresar todos los campos del documento en forma manual (Tipo de
documento, fecha de movimiento y fecha contable, Socio de Negocio, Lista de Precio,
Moneda, etc.).El Tipo de documento por default es “AP Invoice”
Se deberá actualizar manualmente los datos de las ventanas cabecera y detalle (líneas)
Al final completar el documento.ciaInformatica
NOTAS
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➢ Tipo de Documento
➢ Fecha de movimiento y contable
➢ Socio de Negocio
➢ Lista de Precios
➢ Moneda
➢ Comprador
➢ Modalidad de Pago
NOTAS
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Si la creación es con referencia a una Orden de Compra, solo se debe ingresar Socio de
Negocio y apretar botón “Crear desde” para luego seleccionar la OC o la Entrega/
Recibo para relacionar la Factura.
NOTAS
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Orden de Compra asignadas: Esta TAB es actualizada automáticamente por el sistema sí
la creación de la Factura es desde una Orden de Compra, caso contrario dicha TAB
estará vacía.
a) Corresponder OC-Recibo-Factura: