[AFO009255] Experto en Redaccin de Escritos e Informes Administrativos

[MOD008616] Redaccin de Escritos e Informes Administrativos

[UDI046035] Concepto De Documento

1. El documento administrativo
Los documentos administrativos son los producidos y/o los recibidos por una unidad administrativa,
pblica o privada, en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una actividad.
Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes
actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales.

VA

A la hora de hablar de documentos administrativos debemos establecer al menos, lo siguiente:

Elementos que componen el proceso.

Funciones realizadas.
Caractersticas atribuibles.

Clasificacin.
Mtodos para el registro.

EU

RO

IN

Normativa bsica de elaboracin de la documentacin.

Antes de redactar un documento administrativo es necesario realizar una mnima planificacin, que
comprende dos aspectos fundamentales:

Adecuar el texto a la relacin con el destinatario, a la finalidad y al tipo de documento.

Seleccionar la informacin que necesita saber y hacerla inteligible.

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Elementos

Los elementos imprescindibles en un documento administrativo son: emisor, destinatario, tono del

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documento, contenido informativo, referencias y citas de textos legales, y data.

Emisor

IN

La identidad del emisor es un elemento obligatorio del documento administrativo, ya que es esencial
en el proceso de su contextualizacin.

RO

El artculo 4.2 del Real Decreto 1465 establece que, en todos los documentos que contengan actos
administrativos, incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, deber
constar la denominacin completa del cargo o puesto de trabajo del titular del rgano

EU

administrativo competente para la emisin del documento, as como el nombre y los apellidos de la
persona que formaliza el documento. Por lo tanto, la formalizacin autentica el documento e
identifica a su responsable.
Destinatario

Es otro de los elementos obligatorios. El destinatario es el protagonista de cualquier acto de

comunicacin y, por ese motivo, debe adaptarse en lo posible la redaccin a sus condiciones.
En condiciones normales, el nico criterio a considerar es si el destinatario pertenece a la
Administracin o no, es decir, si est familiarizado con la materia, la terminologa, expresiones, etc.
Cuando el documento se dirige al ciudadano, un destinatario externo, es necesario extremar la
claridad y seleccionar la informacin que garantice su comprensin del contenido del documento. En

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cambio, si el destinatario es otro rgano de la Administracin, un destinatario interno en este caso,

se puede presumir que est familiarizado con la jerga administrativa y sus modelos documentales,
por eso es menos necesario un esfuerzo especial de adaptacin, fuera de los elementales principios
de claridad, sencillez, precisin y correccin de la lengua.
Tono del documento
Las relaciones entre los ciudadanos y la Administracin moderna estn reguladas por un tono o

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registro formal. Respetuoso, neutro y correcto. Deben evitarse, por un lado, todas aquellas frmulas
autoritarias, humillantes o discriminatorias, propias de una Administracin de otro tiempo; y por
otro, las expresiones coloquiales, vulgares, anticuadas o solemnes, que se apartan del tono objetivo y

moderno de la relacin administrativa.

Sobre esta base, los tratamientos y las formas protocolarias del emisor y del destinatario debern

IN

Contenido informativo

acomodarse a las circunstancias especficas de cada tipo de documento.

Sea cual sea su fin, todos los documentos contienen una informacin que es el objeto mismo de la

RO

comunicacin. Aunque son muchas las maneras de exponer la informacin, se debe buscar siempre
la ms idnea para el destinatario concreto del documento.

EU

Referencias y citas de textos legales

Este elemento siempre aparece en la redaccin de documentos administrativos es la referencia a

textos legales, ya que justifican la accin administrativa o simplemente la refuerzan como cita de
autoridad. Todos los actos de la Administracin que se integran en un procedimiento tienen una
base legal que es necesario explicitar para demostrar su sometimiento al ordenamiento jurdico.
Lugar y fecha
En el artculo 4.2c del Real Decreto 1465 se exige que en los documentos que deban estar
formalizados aparezcan el lugar y la fecha en que se formaliza el documento. Estos datos
contribuyen a la contextualizacin del documento.

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Funciones

Los documentos administrativos tienen dos funciones principales:

Funcin de constancia: el documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas

al constituirse en su soporte material, garantizndose la conservacin de los mismos y el
derecho de los ciudadanos de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.

VA

Funcin de comunicacin: los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin

de los actos de la Administrativa. La comunicacin puede ser:

Interna: entre las unidades de la misma organizacin.

Externa: entre unidades de distintas organizaciones.

Caractersticas

IN

Las caractersticas que determinan la condicin administrativa de un documento son:

Emisin: un documento es administrativo siempre que su emisor sea un rgano administrativo

RO

que acta en el ejercicio de sus funciones y competencias. Segn esta definicin, los actos del
ciudadano que tienen en la actividad administrativa, como solicitudes, alegaciones, recursos,
etc., no se consideraran documentos administrativos ya que no son emitidos por una autoridad
en el ejercicio de sus potestades.

EU

Efectos: el documento siempre produce efectos jurdicos o informativos frente a terceros en la

propia organizacin administrativa. Quedan fuera de la condicin de documentos
administrativos aquellos documentos como extractos, ndices, etc., que no estn destinados a
producir efecto alguno.
Validez: para que su emisin sea vlida, el documento debe cumplir unos requisitos internos
derivados del acto que contienen, como son la competencia para adoptarlos y su sometimiento
al ordenamiento jurdico y, en especial, al Derecho administrativo.

La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los
de mero trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. En los restantes, especialmente los de
contenido informativo, es suficiente con que quede constancia del rgano autor del correspondiente

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EU

RO

IN

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documento.

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2. Normativa sobre documentos administrativos

Para la elaboracin de los documentos administrativos, se deben de seguir una serie de normas y
aspectos que hay que recoger. La estructura general consta de encabezamiento, cuerpo,
formalizacin y pie.
Encabezamiento

VA

Se utilizar letra arial de 14 puntos, en mayscula y negrita. Si ocupa una sola lnea ir centrado; si
ocupa ms de una, ir con justificacin total.

Cuerpo

En la elaboracin de los documentos y comunicaciones administrativos, sobre todo los que hayan de

dirigirse a los particulares, se deber disponer el texto en forma clara y concisa. Para ello se usarn
prrafos breves y separados, y se evitar la aparicin de apartados excesivamente largos o

IN

complejos que dificultaran su comprensin.

No se incluirn en las comunicaciones administrativas, o en los modelos de documentos dirigidos a

RO

la ULPGC, frmulas de salutacin o despedida, ni expresiones o giros que no sean esenciales para la
exposicin del contenido del documento.

Si se emplea alguna frmula de tratamiento, no ir en el cuerpo del texto, sino al pie del escrito o en

EU

el apartado que se refiere al destinatario.

En cuanto a las abreviaturas y siglas, se atender a lo establecido en el apndice 1 de este manual.

La primera vez que se citen las referencias a disposiciones normativas se expresarn al menos el
nmero, la fecha y la denominacin de la disposicin (todo ello en cursiva), as como la fecha de
publicacin en el boletn oficial correspondiente. En las siguientes alusiones a la misma disposicin
bastar citar su nmero, salvo aqullas que no lo contengan, en cuyo caso se citar la fecha.
Formalizacin
Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de mero trmite, debe estar
formalizado.

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Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor,

manifestada mediante firma manuscrita. La formalizacin tambin se podr hacer por smbolos o
cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos,
informticos o telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de
febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la
Administracin General del Estado.

VA

En los restantes documentos, especialmente en los de contenido informativo, no se exigir

formalizacin, porque es suficiente la constancia del rgano autor del correspondiente documento.
En las resoluciones administrativas y comunicaciones oficiales, internas o externas, ser obligatorio

incluir:

Lugar y fecha: por lugar se entiende el municipio, y la fecha es la del da en que se formaliza
el documento. Para el da y el ao (sin punto) se usarn los nmeros; para el mes, la letra

y punto al final.

IN

minscula. La lnea del lugar y fecha llevar justificacin total, con una tabulacin al comienzo

Antefirma: expresar el cargo o puesto al que corresponda emitir el documento. Ir en

blanco.

RO

mayscula, centrado, sin coma al final y separado del prrafo de lugar y fecha por una lnea en

Identificacin nominativa del firmante: contendr el nombre y los apellidos de la persona

EU

que firma, sin anteponer la abreviatura Fdo.. Ir en minscula, centrado y sin punto al final;
se dejar una separacin aproximada de 4 a 6 lneas en blanco respecto de la antefirma. A la
izquierda de la firma se estampar el sello de la unidad correspondiente.
Supuestos de delegacin y suplencia: en el caso de delegacin de competencias (artculo 13
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y
del Procedimiento Administrativo Comn, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero), y
siempre que no sea preceptivo mencionar la competencia en el cuerpo del documento, en la
antefirma se har constar la denominacin del cargo o puesto del firmante, la denominacin
del rgano que delega (precedida de la abreviatura P.D.) y la disposicin de delegacin.

Pie

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Segn el Real Decreto 1465/1999, contendr la identificacin del destinatario del documento,
expresndose el nombre y los apellidos si se trata de una persona fsica, la denominacin social en
los casos de personas jurdicas privadas o la denominacin completa del rgano o entidad a la que se
dirige.
Ir en mayscula, justificacin total, sin punto al final y lo ms prximo posible al margen inferior

EU

RO

IN

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del documento.

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Recuerda
Los documentos administrativos son los producidos y/o los recibidos por una unidad
administrativa, pblica o privada, en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una
actividad.
Las relaciones entre los ciudadanos y la Administracin moderna estn reguladas por un tono o
registro formal.

VA

Para la elaboracin de los documentos administrativos, se deben de seguir una serie de normas
y aspectos que hay que recoger. La estructura general consta de encabezamiento, cuerpo,

EU

RO

IN

formalizacin y pie.

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Autoevaluacin
1. En la elaboracin de los documentos y comunicaciones administrativos, sobre
todo los que hayan de dirigirse a los particulares, se deber disponer el texto en
forma clara y concisa.

VA

Cuerpo

Encabezado

Pie pgina

IN

2. Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de mero

trmite,

RO

debe estar formalizado

no debe estar formalizado

EU

debe ser informal

3. Un documento es administrativo

no siempre que su emisor sea un rgano administrativo que acta en el ejercicio de

sus funciones y competencias

siempre que su emisor sea un rgano administrativo que acta en el ejercicio de sus
funciones pero no competencias

siempre que su emisor sea un rgano administrativo que acta en el ejercicio de sus

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funciones y competencias

4. Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa : Efectos: el documento

siempre produce efectos jurdicos o informativos frente a terceros en la propia
organizacin administrativa..

VA

Verdadero.

Falso.

EU

RO

Falso.

IN

Verdadero.

5. Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa : Para la elaboracin de

los documentos administrativos, no se deben de seguir una serie de normas y
aspectos que hay que recoger.

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