EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo
es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la
administracin en accin, o tambin como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir
de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se
ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de
estructuracin.
A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor
la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que
debe hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social.
ADMINISTRACION
Dinmica
Planeacin
- Qu es lo que se
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?

Organizacin

Direccin

Control

- Cmo se va a hacer?

- Verificar que se haga

- Cmo se ha hecho?

Metas establecidas de la organizacin

La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras

disciplinas.
Administracin:
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que: en el ejrcito, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin
resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: mediante sta se busca obtener
determinados resultados.
Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un
proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin
formal.
Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene
caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la
ingeniera industrial.
Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas
relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada
grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante.
Su Importancia.

1. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible par

el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea
ms necesaria en los grupos ms grandes.

2. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr

mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la

4.

aplicacin de una buena administracin.

A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples
connotaciones en diversas actividades del hombre.

CIENCIAS TCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIN

La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias
y tcnicas.
Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y mtodo no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos
sociales. La administracin, cuyo carcter es eminentemente social, relaciona y utiliza
conocimientos de ciencias sociales, tales como:
Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus
estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la
sociologa industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administracin son: estudio sobre
la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.
Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y
operaciones. La psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en
el trabajo. Aporta bases tcnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas
dentro de la empresa, en reas tales como: seleccin de personal, pruebas psicomtricas,
recursos humanos, tcnicas de motivacin, incentivos, conflictos, encuestas de actitud,
entrevistas de orientacin, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina
delimita la accin de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros.
La estructura organizacional de la empresa as como los principios de la administracin, deben
respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los
ordenamientos vigentes en las reas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral,
a fin de poder manejar adecuadamente la empresa.
Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la produccin,
distribucin y consumo, de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la
administracin: disponibilidad de la materia prima, situacin del mercado, mercado de trabajo,
problemas de exportacin e importacin, balanza de pagos, etc.
Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad. La antropologa social proporciona conocimientos profundos sobre el
comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, tnicos, etc., influyen sobre la
actuacin del hombre en su trabajo; de ah la necesidad de conocer estos aspectos a fin de
ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.
Ciencias exactas
Ciencias exactas son aqullas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables:
Matemticas. No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido
grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y
control. sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de matemticas aplicadas,
especficamente en: modelos probabilsticos, simulacin, investigacin de operaciones,
estadstica, etc.

Derecho
CIENCIAS EXACTAS
Matemticas

Economa

CIENCIAS SOCIALES
Psicologa
Sociologa

Antropologa

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de
los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales,
con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin
como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus
aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el
propsito de alcanzar las metas que desean.

PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones,
y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes
para coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe
hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el
desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben a donde
va la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos encontrados
e impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos aptos
para alcanzarlos. Adems son gua para:
- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus
objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos
escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer
medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.
El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A continuacin se
establecen metas para cada una de las subunidades de la organizacin. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La
planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la
organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.
Planes estratgicos y operativos
Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes
generales de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en trminos de su entorno son

llamados planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo sern logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guas
generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes
continuos para actividades repetidas)
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan
direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden
ser medidos.
Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.

Crear normas para rastrear el desempeo.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la compaa.

Objetivos estratgicos
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de negocios a largo

plazo.
ORGANIZACIN
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o identico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las dems a construirse
y ordenarse conforme a una teologa especfica.
Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre
los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos,
proceso conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas
relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.
a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tpica de los elementos que
corresponden a mecnica administrativa.

b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el sentido de
qu puesto y no cul persona.
Su importancia
1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y llega
hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser una
empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han hecho
perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a
que la contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la
segunda lo prctico y emprico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos tericos
que Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el mismo autor conoce
bajo la denominacin de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
DIRECCIN
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado,
por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen
dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer "ejecutar",
"llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo
es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros
ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr el
futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo.
CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los
gerentes deben participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn
desempendose como se proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus
unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y
haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo
asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecucin de las
metas de la organizacin. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es
qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms ayude a los gerentes a alcanzar las
metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres
elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeo.
2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de
desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes para disear sistemas de control: de mercado, burocrtico y
de clan.
El control de mercado es un enfoque para controlar que se centra en el empleo de
mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin relativa
en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque
se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn
claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y depende de normas,
reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organizacin que son
compartidos.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades
de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se
estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se desve
de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo
no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

BIBLIOGRAFIA
STONER J., WANKEL C. Administracin. Prentice-Hall. Mxico, 1990.