POLTICA MANEJO DE INFORMACIN Y DATOS PERSONALES DE

DERMAPIEL S.A.

La presente poltica se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley

Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales
para la proteccin de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos as como el derecho a la
informacin; por tanto Dermapiel, teniendo en cuenta su condicin de responsable
del tratamiento de datos de carcter personal que le asiste, se permite formular el
presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en
especial para la atencin de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los
datos de carcter personal que recoja y maneje Dermapiel. El derecho al HBEAS
DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la
informacin que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de
naturaleza pblica o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisin
y control sobre su informacin personal. Por tanto, DERMAPIEL acoge tales
disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social,
continuamente est recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de
datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de DERMAPIEL de
proteger el derecho a la privacidad de las personas, as como la facultad de conocer,
actualizar o solicitar la informacin que sobre ellas se archive en bases de datos,
DERMAPIEL ha diseado la presente poltica de manejo de la informacin de
carcter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento
de la Informacin Personal a la que tiene acceso a travs de nuestro sitio web,
correo electrnico, informacin fsica (publicidad y facturas), mensajes de texto,
mensaje de voz, App, llamadas telefnicas, cara a cara, medios fsicos o
electrnicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones
enviadas as como por intermedio de terceros que participan en nuestra relacin
comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas,
aliados estratgicos y vinculados. La presente Poltica se ir ajustando en la medida
en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en
vigencia nuevas disposiciones. OBJETIVO GENERAL. Con la implementacin de
sta poltica, se pretende garantizar la reserva de la informacin y la seguridad
sobre el tratamiento que se le dar a la misma a todos los clientes, proveedores,
empleados y terceros de quienes DERMAPIEL ha obtenido legalmente informacin
y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria
del derecho al Habeas Data. Asimismo, a travs de la expedicin de la presente
poltica se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artculo 17 de la referida
ley. DEFINICIONES 1. Autorizacin: consentimiento que de manera previa, expresa
e informada emite el titular de algn dato personal para que la compaa lleve a

cabo el tratamiento de sus datos personales. 2. Titular: persona natural cuyos datos
son objeto de tratamiento por parte de la compaa. 3. Base de datos: conjunto de
datos personales. 4. Dato personal: informacin que est vinculada a una persona.
Es cualquier pieza de informacin vinculada a una o varias personas determinadas
o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurdica. Los
datos personales pueden ser pblicos, semiprivados o privados. 5. Tratamiento:
cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de
las cuales se puede incluir su recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o
supresin. 6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurdica, pblica o
privada, que por s misma o en asocio con otros, realiza algn tratamiento sobre
datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 7. Responsable del
tratamiento: persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 8.
Dato pblico: Es aquel dato calificado como tal segn los mandatos de la ley o de
la Constitucin Poltica. Son pblicos, entre otros, los datos contenidos en
documentos pblicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estn sometidas a
reserva y los relativos al estado civil de las personas. 9. Dato semiprivado: Es
semiprivado el dato que no tiene naturaleza ntima, reservada, ni pblica y cuyo
conocimiento o divulgacin puede interesar no slo a su titular sino a cierto sector
o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividad comercial. 10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza ntima o
reservada slo es relevante para el titular. 11. Dato sensible: aquellos relacionados
con el origen racial o tnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o
de derechos humanos, convicciones polticas, religiosas, de la vida sexual,
biomtricos o datos de la salud. Esta informacin podr no ser otorgada por el Titular
de estos datos. 12. Aviso de privacidad : documento fsico, electrnico generado por
el Responsable del tratamiento que es puesto a disposicin del titular con la
informacin relativa a la existencia de las polticas de tratamiento de informacin
que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caractersticas del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. DERECHOS DE LOS
TITULARES DE DATOS PERSONALES Todo proceso que conlleve el tratamiento
por parte de cualquier rea de la compaa de datos personales tanto de clientes,
proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual DERMAPIEL
sostenga relaciones comerciales y laborales deber tener en cuenta e informarle de
manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una
constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos,
los cules se enuncian a continuacin: 1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar,
consultar sus datos personales en cualquier momento frente a DERMAPIEL
respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados
y aquellos que induzcan a error. 2. Derecho a solicitar en cualquier momento una
prueba de la autorizacin otorgada a DERMAPIEL. 3. Derecho a ser informado por
DERMAPIEL previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado
a los mismos. 4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y

Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al
Habeas Data frente a la compaa. 5. Derecho a revocar la autorizacin y/o solicitar
la supresin de algn dato cuando considere que DERMAPIEL no ha respetado sus
derechos y garantas constitucionales. 6. Derecho a acceder en forma gratuita a los
datos personales que voluntariamente decida compartir con DERMAPIEL, para lo
cual la compaa en ayuda de la Gerencia de Informtica y Tecnologa, se encarga
de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorizacin de
cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas. CASOS EN
LOS CUALES DERMAPIEL NO REQUIERE AUTORIZACIN PARA EL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 1. Cuando la
informacin sea solicitada a la compaa por una entidad pblica o administrativa
que est actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 2.
Cuando se trate de datos de naturaleza pblica debido a que stos no son
protegidos por el mbito de aplicacin de la norma. 3. Eventos de urgencia mdica
o sanitaria debidamente comprobadas. 4. En aquellos eventos donde la informacin
sea autorizada por la ley para cumplir con fines histricos, estadsticos y cientficos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido
a que sta informacin no es considerada como un dato de naturaleza privada. A
QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIN POR PARTE DE
DERMAPIEL SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIN DE LOS
TITULARES DE LOS DATOS A los titulares de los datos, sus herederos o
representantes en cualquier momento y a travs de cualquier medio cuando as lo
soliciten a DERMAPIEL A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de
funciones que eleven algn requerimiento a la compaa para que le sea entregada
la informacin. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la repblica
de Colombia. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente
entregar la informacin y cuya autorizacin sea entregada a DERMAPIEL
DEBERES QUE TIENE DERMAPIEL RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS
DATOS DERMAPIEL reconoce que los datos personales son propiedad de los
titulares de los mismos y que nicamente tales personas podrn decidir sobre stos.
En este sentido, har uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea
facultado en los trminos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los
deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento: 1. La compaa
deber buscar el medio a travs del cual obtener la autorizacin expresa por parte
del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento. 2. La compaa
deber informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores
y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual
sern sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la
compaa deber disear la estrategia a travs de la cual para cada evento,
mecnica o solicitud de datos que se realice, informar a los mismos el respectivo
tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envo de
mensajes de texto, diligenciamiento de formatos fsicos, a travs de los sitios web
de DERMAPIEL entre otros. 3. La compaa debe informar a los titulares de los

datos para cada caso, el carcter facultativo de responder y otorgar la respectiva

informacin solicitada. 4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se
deber informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus
datos. 5. La compaa debe informar la identificacin, direccin fsica o electrnica
y telfono de la persona o rea que tendr la calidad de responsable del tratamiento.
6. La compaa, deber garantizar en todo tiempo al titular de la informacin, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho al hbeas data y de peticin, es decir, la
posibilidad de conocer la informacin que sobre l exista o repose en el banco de
datos, solicitar la actualizacin o correccin de datos y tramitar consultas, todo lo
cual se realizar por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos
en la presente poltica. 7. La compaa deber conservar con las debidas
seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su
deterioro, prdida, alteracin, uso no autorizado o fraudulento y realizar peridica y
oportunamente la actualizacin y rectificacin de los datos, cada vez que los
titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes. FINALIDADES EN LA
CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DERMAPIEL, en
el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entindase por estos
clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratgicos, filiales y
vinculadas, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas
finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: Fines
administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; as como realizar campaas de
promocin, marketing, publicidad. Bsqueda de un conocimiento ms cercano con
todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados. En relacin con
lo anterior, DERMAPIEL podr ejecutar las siguientes acciones: 1. Obtener,
almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o
disponer de los datos o informacin parcial o total de aquellos titulares que le
otorguen la debida autorizacin en los trminos exigidos por la ley y en los formatos
que para cada caso estime convenientes. 2. Clasificar, ordenar, separar la
informacin suministrada por el titular de los datos. 3. Efectuar investigaciones,
comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales
de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales. 4. Extender la
informacin que obtenga en los trminos de la ley de habeas data, a las empresas
con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus
bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga. 5.
Transferir los datos o informacin parcial o total a sus filiales, comercios, empresas
y/o entidades afiliadas y aliados estratgicos. LA AUTORIZACIN A efectos de
llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, DERMAPIEL requiere de
manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorizacin por parte
de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idneos de captura
de informacin garantizando para cada caso que sea posible verificar el
otorgamiento de dicha autorizacin. La misma podr constar en cualquier medio,
bien sea un documento fsico, electrnico o en cualquier formato que garantice su

posterior consulta a travs de herramientas tcnicas, tecnolgicas y desarrollos de

seguridad informtica. La autorizacin es una declaracin que informa al titular de
los datos la siguiente informacin: Quien es el responsable o encargado de
recopilar la informacin Datos recopilados Finalidades del tratamiento
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, correccin, actualizacin
o supresin de datos Informacin sobre recoleccin de datos sensibles
PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y
ADOLESCENTES En caso de ser aplicable y en atencin a lo dispuesto en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DERMAPIEL
asegura que el Tratamiento de los datos personales de nios, nias y adolescentes
ser realizado respectando sus derechos, razn por la cual, en las actividades
comerciales y de mercadeo que realice DERMAPIEL Y .., deber contar con la
autorizacin previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante
legal de la nia, nio o adolescente. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS
CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar
solicitudes a la compaa respecto al manejo y tratamiento dado a su informacin.
A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:
Toda solicitud, peticin, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a DERMAPIEL
por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento
dado a su informacin ser resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho
al habeas data y ser tramitado bajo las siguientes reglas: 1. La peticin o reclamo
se formular a travs de los mecanismos virtuales de atencin al usuario tales como:
pgina web, call center, lnea de atencin al usuario. La peticin o reclamo deber
contener la identificacin del titular, la descripcin de los hechos que dan lugar al
reclamo, la direccin o medio a travs del cual desea obtener su respuesta, y si
fuere el caso, acompaando los documentos de soporte que se quieran hacer valer.
En caso de que el escrito resulte incompleto, la compaa solicitar al interesado
para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin
del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
el solicitante presente la informacin requerida, se entender que ha desistido de la
reclamacin o peticin. 2. Una vez recibida la peticin o reclamo completo, la
compaa incluir en el registro individual en un trmino no mayor a dos (3) das
hbiles una leyenda que diga "reclamo en trmite" y la naturaleza del mismo. Dicha
informacin deber mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El solicitante
recibir una respuesta por parte de DERMAPIEL dentro de los diez (10) das hbiles
siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo
de la solicitud. 4. Cuando no fuere posible atender la peticin dentro de dicho
trmino, se informar al interesado, expresando los motivos de la demora y
sealando la fecha en que se atender su peticin, la cual en ningn caso podr
superar los cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino. B.
CONSULTAS: La Poltica de manejo de la informacin personal por parte de
DERMAPIEL y los derechos bsicos que los titulares de los datos tienen en relacin

con la misma podr ser consultados a travs de los siguientes medios:

www.dermapielfarmacia.com Cualquier consulta que tenga un titular sobre su
informacin o datos personales o cuando considere necesario instaurar una
solicitud de informacin o considere que sus derechos han sido vulnerados en
relacin con el uso y el manejo de su informacin; podr hacerlo a travs del
siguiente correo electrnico: coordinador@dermapielfarmacia.com o en Bogota al
telfono fijo 2126540. Si dentro de los diez (10) das sealados, no fuere posible
para la compaa atender la consulta, el rea correspondiente deber informar al
interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atender la
misma, la cual en ningn caso podr superar los cinco (5) das hbiles siguientes al
vencimiento del primer trmino. C. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
DERMAPIEL Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a travs de la
presente poltica se permite informar sus datos de identificacin: Razn social:
DERMAPIEL NIT: 870076071-0. Domicilio principal: Calle 60 # 9-83 local 206
Bogota /Cundinamarca. Persona o dependencia responsable de la atencin de
peticiones, consultas y reclamos: el rea encargada de recibir y canalizar todas las
solicitudes e inquietudes es Coordinadora de puntos de venta a travs del correo
electrnico Coordinador@dermapielfarmacia.com D. ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO: DERMAPIEL Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a
travs de la presente poltica se permite informar sus datos de identificacin: Razn
social: DERMAPIEL NIT: 830076071-0. Domicilio principal: 60 # 9-83 local 206
Bogota /Cundinamarca. Persona o dependencia responsable de la atencin de
peticiones, consultas y reclamos.