PROF.

NELLY EGSQUIZA CONTRERAS

COMO INMOVILIZAR PANELES EN UNA LISTA DE DATOS

Para poder desplazarse hacia abajo en la lista de datos sin que se oculten las filas de
ttulos de la fila 10, haga usted lo siguiente:
1.- Ubique la Relacin de Pedidos en la pantalla como se muestra en la figura, y
seleccione la celda A11.
2.- En la ficha Vista hacer clic en el comando Inmovilizar y elegir la primera opcin
Inmovilizar paneles

Esto inmovilizar en la pantalla las filas y columnas que se encuentren encima y a la

izquierda del puntero de celda, permitiendo que usted se desplace hasta las ltimas
filas de la lista sin que se oculten los ttulos de la Relacin de Pedidos.

Si posteriormente quiere liberar los ttulos inmovilizados, entonces en la ficha Vista

elija Inmovilizar y luego Movilizar paneles.

Si baja hasta la fila 100 de la hoja,

observar que en ltima celda de
la lista hay un pequeo ngulo de
color azul en la esquina inferior
derecha. Este ngulo azul indica
que hasta all Excel reconoce
actualmente el rango de la Tabla.

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Pero si posteriormente se agregan nuevas filas al Cuadro de Pedidos, el ngulo azul

se desplazar reconociendo estas nuevas filas como parte de la Tabla.

Como se puede apreciar aqu, el tamao de la Tabla ha crecido hasta la fila 101 y al
terminar de ingresar el nombre del artculo, la marca, y la cantidad;
automticamente se copiaron las formulas del precio y del total para este nuevo
pedido.
Y si ahora selecciona la fila 101 y la elimina con el men contextual Eliminar/Filas de
la tabla; ya estaramos listos para crear la tabla dinmica.

EL COMANDO INSERTAR/ TABLA DINMICA

1.- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos.
2.- En la ficha Insertar elegir el comando Tabla dinmica.

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Esto har que aparezca la siguiente ventana de dilogo para ayudarnos a crear
la tabla dinmica:

3.- Observe que en la casilla de texto "Tabla o rango" ya aparece por defecto el
rango Tabla1, que es el rango que contiene los datos de todos los pedidos y que
fue nombrado automticamente al convertirse el rango en tabla.
4.- Luego hacer clic en el botn [Aceptar]
5.- Se crear una nueva Hoja en el libro actual, y aparecer entonces el panel de
tareas para permitirnos disear que elementos va a tener la tabla dinmica.

Panel de Tareas
para disear la
Tabla dinmica

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A la izquierda de esta ventana se observar un esquema de cmo se ver la tabla
dinmica y que elementos deber tener en su interior.
Para ello se deber arrastrar los campos que se encuentran en el panel de tareas de
la ventana y que tienen los nombres de las diferentes columnas de la lista de pedidos.
Estos campos se pueden ubicar en las reas de Filtro de informe, de Rtulos de
Columna, de Rtulos de Fila o de Valores.

Aunque los nombres de campo se pueden ubicar en cualquiera de estas reas, existen
ciertos criterios recomendables para que las tablas dinmicas muestren resultados
coherentes. Estos criterios son los siguientes:

En las reas de Filtro de informe, Rtulos deFila o Rtulos deColumna, se deben

arrastrar los campos cuyo contenido son del tipo texto (por ejemplo los campos
Tienda, Mes, Vendedor, Marca, etc.)
En el rea de Valores, se deben arrastrar los campos cuyo contenido son del
tipo numrico (por ejemplo los campos Cantidad, Precio, Total) ya que en esta
rea se realizarn clculos matemticos con los datos.

6.- Observe la figura y arrastre los nombres de campo tal como se muestra.

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7.- Al terminar de disear la tabla dinmica haga un clic derecho en sobre ella y en
el men contextual elegir Opciones de tabla dinmica
8.- En la ventana de dilogo que aparecer, elegir la ficha Mostrar y activar la
casilla: Diseo de tabla dinmica clsica (permitir arrastrar campos en la
cuadrcula), y luego clic en Aceptar.

Activar
esta
casilla

Esto har que la tabla dinmica se muestre los nombres de campo en los rtulos
de fila y columna, y adems permitir que se puedan arrastrar estos campos para
cambiar el diseo de la tabla tan igual como se poda hacer en las versiones
anteriores de Excel.

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Como filtrar la Tabla Dinmica con los campos de pgina
Como puede verse, la tabla muestra un resumen de los pedidos separados por
Vendedor en cada fila y por Marcas de los artculos en cada columna. O sea que de
una sola vez se puede saber quin es el mejor vendedor y cul es la marca preferida
de la gente.

Adicionalmente, en la parte superior de la tabla aparecen los campos Producto,

Lugar y Mes. Estos permitirn realizar filtros en la tabla. O sea que podramos filtrar
aqu el mes de Abril, y entonces la tabla mostrar resultados de los pedidos
nicamente en ese mes. Y lo mismo podramos hacer filtrando el Lugar y los

Productos si se desea.

Por ejemplo, realice usted lo siguiente:

1.- Haga clic en el botn del filtro Mes, elija Ene. Y luego haga clic en Aceptar

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2.- Seguidamente haga clic en el botn del filtro Producto, elija Leche .y luego haga
clic en Aceptar.
La tabla entonces solo mostrar los resultados de los pedidos de Televisor en el mes
de Enero, y como puede verse los pedidos ms grandes fueron de la marca Daewoo
con 362 unidades:

Cmo filtrar la Tabla Dinmica con los campos de Fila o Columna

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Tambin se pueden realizar filtros en los campos de Fila o de columna.

A diferencia de los filtros de pgina, en esta ocasin existen casilleros donde se
marcan con un check los elementos que permanecern visibles y hay que quitar el
check en los elementos que se desean ocultar.

Esta clase de filtros sera til si es que deseamos que la tabla anterior oculte los
pedidos de la marca LG y deje visible los pedidos de las marcas Daewoo y Samsung.
Para lograrlo realice entonces lo siguiente:
1.- Haga clic en el botn del filtro Marca y quite el check en la marca LG.
2.- Luego haga clic en Aceptar.

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El resultado es el siguiente: la tabla se reduce a solo dos columnas para las
marcas Daewoo y Samsung; y adems la ltima columna de Totales ya no suma
los pedidos de la marca LG.

Para que las columnas que se ocultan con este filtro vuelvan a ser visibles hay
que hacer clic en el botn de filtro y elegir la opcin Borrar filtro de Marca.
Para agregar un nuevo campo a la tabla dinmica
La tabla dinmica no tiene el campo Distrito, para traerlo basta con arrastrar desde
el panel de tareas el campo Distrito hacia el rea Filtro de informe, o directamente
hacia la tabla dinmica que se encuentra en la hoja de clculo. (Ver figura)

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Nota:

No se podr arrastrar un nuevo campo de la barra de tareas directamente hacia la tabla

dinmica si no se encuentra activada la opcin Diseo de tabla dinmica clsica (permite
arrastrar campos en la cuadrcula)que se encuentra en la ficha Mostrar de la ventana de
dilogo Opciones de tabla dinmica. (Ver Pag.62)

Como intercambiar los campos de la Tabla Dinmica

Ahora vamos a ver cmo hacer para averiguar: cul es el Lugar donde se han hecho
los mayores pedidos de Televisores en Enero?
Observe en la tabla anterior que si el campo Marca se encuentra en el rea de
columna, entonces la tabla muestra los totales de cada marca. Entonces, si se desean
los totales de cada Distrito, habr que cambiar de sitio al campo Distrito por el que
ocupa el campo Marca.

Entonces, haga usted lo siguiente:

1.- Arrastre el titulo del campo Marca y ubquelo sobre el ttulo del campo Distrito
2.- Luego arrastre el ttulo del campo Distrito y ubquelo sobre el texto Total (en la
celda B7)
La tabla entonces, mostrar los totales por Distrito y se ver as:

Los campos Marca y Lugar han

intercambiado su ubicacin

En el Total general observamos que San Isidro tiene los mayores pedidos de
Televisores en Enero, en cambio Barranco es el distrito que menos Televisores
ha pedido.

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Nota:

Si se va a cambiar de sitio un campo que se encuentre en el rea de Columna o de Fila dentro

de la tabla dinmica hacia el rea de Pgina, es importante que previamente ese campo no
se encuentre filtrado, o sea que debe estar marcada la opcin (Seleccionar todo). De no
hacerlo as, los elementos que se haban ocultado quitndoles el check, ya no se encontrarn
disponibles cuando se quiera filtrar este campo en el rea de Pgina.

Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinmica

Si Barranco y San Miguel son distritos de la zona Oeste, y Los Olivos y San Isidro son
de la zona Centro, entonces se desea que la tabla dinmica muestre los totales de
pedidos de los cuatro distritos agrupados por zonas:

Barranco
Zona Oeste
San Miguel

Los Olivos
Zona Centro
San Isidro
Para esto se deben formar los dos grupos siguiendo los siguientes pasos:
1.- Tal y como se encuentra la tabla dinmica anteriormente, seleccione los nombres
de los distritos de Barranco y San Miguel (clic en Barranco y Ctrl+clic en San
Miguel)
2.- Luego en la cinta de Opciones de Herramientas de tabla dinmica haga clic en
el comando Agrupar seleccin.
3.- A continuacin seleccionar tambin Chorrillos y San Miguel y agruparlos
igualmente como en el paso anterior.

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Esto har que se junten de a dos los distritos y aparezca sobre ellos los ttulos
Grupo1y Grupo2.

Clic aqu

Seleccione el par de distritos

que desea agrupar

4.- En vez de Grupo1 escriba la palabra Centro (celda B7) y en Grupo2 escriba la
palabra Oeste (celda D7).
5.- Finalmente haga doble clic sobre el titulo Centro y tambin sobre el titulo Oeste,
o un clic en los botones +/- para mostros u ocultar los elementos de cada grupo.
La tabla dinmica entonces mostrar los resultados agrupados por zonas Centro
y Oeste:

Encabezados de campo

Botones +/- de grupo

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Como ven, agrupar es sencillo. Y si en vez de tener los distritos en columnas

tuviramos los 12 meses de pedidos, entonces podramos haber agrupado los
meses por trimestres o por semestres, segn como convenga.

Nota:

Una vez creados los grupos, en la cinta Opciones puede usar los comandos Botones +/- y
Encabezados de campo para ocultar o mostrar los botones de grupo y los encabezados de
los campos.

6.- Para deshacer un grupo haga clic sobre el ttulo del grupo (Centro u Oeste) y
elija el comando Desagrupar de la cinta de Opciones, o haga un clic derecho en
el ttulo del grupo y elija la opcin Desagrupar.

Para armar mltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinmica

1.- Una vez que ha desagrupado los distritos, desactive los filtros de los campos Mes
y Articulo, y luego intercambie la posicin de los campos Distrito y Articulo.

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2.- Arrastre el campo Mes para ubicarlo debajo y ligeramente a la derecha del
campo Vendedor. (Observe la figura adjunta)

En el rea de Fila de la tabla dinmica se vern dos niveles de campo: los nombres
de los vendedores y de cada vendedor sus pedidos mensuales.

De este modo se pueden armar varios niveles de campo tanto en la Fila, como en la
Columna de la tabla dinmica

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Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinmica
Si se desea averiguar por ejemplo, cules y cuntos son los pedidos de
Refrigeradoras que fueron vendidos por Rivera en el mes de Marzo; entonces haga
lo siguiente:
1.- En la tabla dinmica anterior, basta con hacer doble clic dentro de la celda donde
se encuentra el valor 379 que representa la venta de Refrigeradoras de Rivera en
el mes de Marzo (la celda D15)

Doble clic aqu

Esto har aparecer una nueva hoja en el Libro actual, y en ella se extraern todos los
pedidos que totalizan ese valor sealado en la tabla dinmica.

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Como se aprecia en la imagen adjunta, la Hoja2 del libro muestra la relacin de los
6 pedidos que se deseaban extraer. Y si en la celda G8 se calcula la suma de la
columna (usar Autosuma) se verifica que efectivamente 379 fue la cantidad total
pedida segn mostraba as tambin la tabla dinmica que se encuentra en la Hoja1.

Nota:

Por cada vez que haga doble clic en una celda de resultados de la tabla dinmica se insertar
una nueva hoja mostrando el detalle de donde proviene ese valor. Si de este modo el libro se
va llenando de hojas adicionales, y si no le interesa conservar estas hojas, antes de guardar
el archivo elimine las hojas adicionales de este libro, de otro modo el libro ocupar mucho
espacio innecesariamente. Haga clic derecho en la etiqueta de hoja y elija la opcin Eliminar.

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Para Actualizar resultados en la Tabla Dinmica
Como en las celdas de la tabla dinmica no existen
frmulas, entonces; los resultados de la tabla
dinmica no se recalcularn automticamente
cuando los datos de la Relacin de Pedidos sean
modificados.
El reclculo en la tabla deber hacerse entonces
manualmente, y para esto hay que hacer clic en el
botn de comandos Actualizar, o en el men
contextual de la tabla elegir la opcin Actualizar.

Nota:

Siempre que vaya a consultar los resultados de una tabla dinmica, primeramente actualice
la tabla para cerciorarse de que los datos en ella son los correctos.

PARA CREAR UN GRAFICO DINMICO

Estando seleccionada una celda de la tabla dinmica,
basta con hacer un clic en el botn de comando Grfico
dinmico, luego elegir el modelo de grafico que desee
y al Aceptar aparecer la siguiente imagen en la
pantalla:

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La diferencia con un grfico convencional, es que el grafico dinmico posee unos

botones de filtros. Y si por ejemplo en el botn de filtro Artculo desactivamos
Televisor, y en el botn Vendedor desactivamos a Bellido; entonces la grfica se
vera as:

Nota:

Como el grfico dinmico depende de los datos existentes en la tabla dinmica, al filtrar el
grfico, tambin se estar filtrando la tabla dinmica.

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