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1.
Descripcin General de la Organizacin Analizada
1.1.
Descripcin General: La empresa de materiales de construccin
Hay que entrar a Picar, que para temas de simplificacin desde ahora nos
referiremos con el acrnimo de HQEAP, posee 7 sucursales y una Bodega
Central, se dedica principalmente a la venta al por mayor y por detalle. Dicha
empresa posee 2 modalidades de ventas, por retiro presencial y por despacho a
domicilio, para ello se dispone de 3 camiones los cuales, adems, son los
encargados de abastecer las sucursales desde la Bodega Central. Actualmente
se ofrece el pago de las ventas a crdito, pero sujeto a ciertas restricciones
correspondientes al punto de venta en el cual se solicita. Para ser solicitado un
crdito debe ser efectuado en un punto de venta donde est la persona
encargada del libro de crditos y posteriormente sometido a la aprobacin del
Gerente Comercial. Por otro lado, la organizacin posee distintos problemas
logsticos: no se lleva un control acabado del control de inventarios, se requiere
una planificacin de las estrategias de venta y ofertas, el abastecimiento de la
bodega central y la compra a proveedores no tiene apoyo. Por otro lado, existen
problemas de control y aprobacin de los crditos, sujeto a la disponibilidad de
una sola persona (encargado del libro). Finalmente se prescinde de un sistema
de trazabilidad y control para ejecutarlo desde un nivel de jerarqua gerencial.
1.2.
Clientes y Usuarios
1.2.1.
Clientes: Grandes empresas constructoras y
clientes comunes, quienes realizan sus solicitudes de compra al por
mayor y/o al detalle, con la posibilidad de pedir formas de pago a crdito
a la empresa, el cual est sujeto a una aprobacin del gerente comercial.
Si el comprador no cumple los perodos de pagos establecidos, se
transforma en cliente moroso.
1.2.2.
Usuarios del Sistema:
1.2.2.1.
Vendedor:
Responsable
de
interactuar directamente con el cliente e ingresar la solicitud de
compra que quiere hacer el cliente. Adems, si el cliente solicita
crdito se convierte en Encargado de Crdito. Existe adems un
vendedor que acta como Encargado de Sucursal.
1.2.2.2.
Gerente Comercial: Es el encargado
de gestionar los recursos relacionados con las ventas de la
empresa, las compras de productos, el sistema de abastecimiento
de la bodega y la distribucin de los despachos de las ventas
efectuadas. Tambin debe evaluar la aprobacin o rechazo de las
solicitudes de crdito de los clientes. Para todo lo anterior puede
acceder al sistemas para generar informes relacionados.
1.2.2.3.
Encargado de Bodega (hace y
recibe pedidos): Su trabajo es recibir las rdenes de compra y
emitir una orden de despacho, el cual ser enviada y transportada
a travs de los camiones que posee la empresa.
1.2.2.4.
Contador: El Contador de la
empresa puede acceder al sistema para ingresar informacin
sobre los clientes de las empresa, adems de revisar las
informacin sobre las ventas, las compras, devoluciones y
cancelaciones.
1.3.
Supuestos
1.3.1.
La empresa cuenta con 3 camiones, los cuales en
la maana abastecen y por la tarde despachan a domicilio (a clientes
detallistas y mayoristas). Durante la noche se realiza la actualizacin de
inventario y se registra el stock faltante de cada sucursal, adems de
planificar las rutas de abastecimiento para el da siguiente.
1.3.2.
Las ventas de gran volumen son enviadas
directamente desde la casa matriz, en donde se encuentra la bodega.
1.3.3.
Las ventas al detalle se realizan nicamente en
alguna de las sucursales.
1.3.4.
La empresa cuenta con un stock de seguridad para
los productos crticos definidos por el Gerente Comercial. Se verifica las
solicitudes de crdito al comienzo de cada da.
1.3.5.
El Encargado de Crdito es cualquier vendedor en
Terminal de Punto de Venta al que se acerca un cliente con la intencin
de solicitar un crdito.
1.3.6.
Las entregas se deben realiza a la brevedad
posible, lo se entender como mximo de desfase un da.
1.3.7.
El Traspaso de Productos entre sucursales ocurre
cuando algn producto solicitado por el cliente no est en stock en la
sucursal en la cual se encuentra, de modo que el vendedor revisa en
sistemas en dnde se encuentra el producto para que sea enviado
directamente al cliente, desde otras sucursal.
1.3.8.
Los productos que sean devueltos sern recogidos
por la empresa y retornados a la bdega.
1.3.9.
La solicitud de crdito es realizada por el cliente, la
cual de ser aprobada queda como una cuenta a nombre del cliente en la
cual posee un cupo mximo para destinar a sus compras.
1.3.10.
La propiedad de los productos se traspasa de la
empresa al cliente en el momento que se realiza la venta.
1.3.11.
El sistema de ventas por internet es distinto al
sistema de administracin de stock, por lo tanto el cliente no tiene acceso
directo a este ltimo.
1.3.12.
Existe una pgina web que registra la compras
realizadas por parte de los clientes, esta pgina se encuentra relacionada
con el sistema, entregando la informacin de ventas efectuadas.
2.
Especificacin de requerimientos
2.1.
Objetivos Generales
2.1.1.
Crear un sistema de informacin integral para la
administracin de stock, en lnea y tiempo real.
2.1.2.
Obtener un sistema de gestin de inventario
eficiente, actualizado y acorde a las necesidades de la empresa,
accesible para los usuario pertinente y que de paso a la optimizacin los
costos relacionados al transporte.
2.1.3.
Mejorar el funcionamiento actual del sistema de
crdito, agilizando el proceso y haciendo que sea accesible desde
cualquier TPV.
2.2.
2.3.
Atributos del Sistema
El sistema debe ser eficiente, confiable y rpido. Debe ser capaz de registrar la
informacin entregada desde un acceso, para luego ser revisada desde cualquier otro.
2.4.
Diagrama de Casos de Usos
El diagrama de Casos de Usos desarrollado para la empresa se presenta a
continuacin:
2.5.
Actores
2.5.1.
Gerente Comercial
2.5.2.
Cliente: Empresas constructoras y contratistas.
Los clientes pueden ser clasificados de la siguiente manera:
2.5.2.1.
Cliente_Detalle: Aquel cliente que
compra productos en pequeos volmenes.
2.5.2.2.
Cliente_Mayorista:
Cliente
que
realiza sus compras en un gran volumen.
2.5.2.3.
Cliente_Moroso: Aquel cliente que
cuenta con una deuda, ya sea dentro de la empresa como en los
registros de deudas nacionales.
2.5.2.4.
Cliente_NoMoroso: Aquel cliente
que se encuentre con sus pagos al da en la empresa.
2.5.2.5.
Cliente_Crdito: Cliente que realiza
compras a travs de su cuenta de crdito con la empresa.
2.5.2.6.
Cliente_Contado: Cliente que realiza
sus compras pagando en efectivo.
2.5.3.
Vendedor: Encargado de la Venta al detalle y a
crdito en sucursal.
2.5.4.
Encargado de sucursal: Corresponde a un
vendedor que adems es responsable emite rdenes de despacho para
entregar los productos vendidos hacia los clientes mayoristas o recibir los
productos que son enviados de la bodega para abastecer la sucursal.
2.5.5.
Encargado Bodega: Responsable principal del
Inventario en la bodega, recibe rdenes de despacho de los vendedores
y debe coordinar la carga de los camiones para la distribucin de los
productos a los clientes. Adems, es quien recibe los productos que son
comprados a los proveedores y todos aquellos que sean devueltos por
los clientes.
2.5.6.
Encargado de crdito: Corresponde a cualquier
vendedor que registra la solicitud de crdito, de un cliente, al Gerente
Comercial. Tambin llamar al cliente para informarle si el crdito a sido
aprobado.
2.5.7.
Gerente Comercial, encargado de autorizar
crditos y de la planificacin de abastecimiento de bodega, junto con el
ruteo de los camiones.
2.5.8.
Proveedores: Permite el abastecimiento de
insumos para el negocio (Materiales de Construccin).
2.5.9.
Contador: Dentro de sus labores se encuentra
enviar notificaciones a los clientes morosos que presenten su solicitud de
crdito rechazada, adems de la situacin financiera de la empresa.
3.
1.2.3.
Telfono.
Actor(es): Cliente (Iniciador)
Propsito: Capturar la Venta por Telfono.
Resumen: El Cliente se comunica va Telefnica con el encargado de
ventas en Bodega Central y solicita el pedido con los productos que
desea. El encargado de Ventas en Bodega Central consulta a travs del
sistema la situacin crediticia de dicho cliente y la disponibilidad de Stock
para proceder con la venta. Una vez confirmada la venta, se genera una
orden de despacho correspondiente. El cliente recibe su compra cuando
la planificacin de reparto lo indique.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.7
2.
Caso de Uso: Venta al por mayor
Actor(es): Vendedor y Cliente (Iniciador)
Propsito: Realizar una venta
Resumen: El cliente mayorista desea realizar una compra la cual se debe satisfacer,
esta compra puede ser realizada en tres modalidades presencial, por internet y por
telefno. Estas ventas slo se realizan en crdito, de modo que luego de la solicitud de
productos, el vendedor debe realizar una solicitud de crdito, slo si sta es aprobada
se concreta la venta.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.7
2.1.
Caso de Uso: Venta al por mayor Presencial.
Actor(es): Vendedor y Cliente (Iniciador)
Propsito: Capturar venta a cliente mayorista.
Resumen: El cliente se acerca al TPV para solicitar los productos que desea
comprar. El vendedor confirma que el cliente tenga las condiciones para comprar
con crdito y procede a emitir la orden de despacho correspondiente.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.7
2.2.
Caso de Uso: Venta al por mayor por Internet.
Actor(es): Vendedor y Cliente (Iniciador)
Propsito: Capturar venta a cliente mayorista.
Resumen: El cliente mayorista realiza compra mediante la pgina web, en la
cual accede a su cuenta mediante la validacin como usuario. El sistema genera
automticamente una orden de despacho al cliente.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.7
2.3.
Caso de Uso: Venta al por mayor por Telfono.
Actor(es): Vendedor y Cliente (Iniciador)
Propsito: Capturar venta a cliente mayorista.
Resumen: El cliente mayorista realiza compra va telefnica, para esto debe
entregar sus datos para validarse como cliente registrado y el encargado de
al Gerente Comercial y al Contador sobre la solicitud. Una vez que el Contador evala
la situacin del Cliente solicitante debe enviarla al Gerente Comecial.
Tipo: Secundario
Referencias Cruzadas: 2.2.3; 2.2.4
6.1.
Caso de Uso: Solicitud de Crdito Aprobada.
Actor(es): Cliente (Iniciador), Vendedor Encargado de crdito, Gerente Comercial y
Contador.
Propsito: La cuenta de crdito es aprobada para el Cliente que cumple con las
condiciones impuestas por la empresa.
Resumen: El cliente solicitante cumple con las condiciones necesarias para acceder al
crdito de la empresa, de modo que el Gerente Comercial informa al vendedor sobre
ello para que se comunique con el Cliente y le informe sobre su crdito aprobado.
Tipo: Secundario
Referencias Cruzadas: 2.2.3; 2.2.4
6.2.
Caso de Uso: Solicitud de Crdito Rechazada.
Actor(es): Cliente (Iniciador), Vendedor Encargado de crdito, Gerente Comercial y
Contador.
Propsito: La cuenta de crdito es rechazada para el Cliente que no cumple con las
condiciones impuestas por la empresa.
Resumen: El cliente solicitante es moroso, no cumpliendo as las condiciones
necesarias para acceder al crdito de la empresa, de modo que el Contador debe
notificar al cliente sobre esta situacin.
Tipo: Secundario
Referencias Cruzadas: 2.2.3; 2.2.4
7.
Caso de Uso: Traspaso de productos entre Sucursales.
Actor(es): Vendedores (Uno de ellos es el Iniciador)
Propsito: Enviar productos de una sucursal que lo/los tenga en stock al cliente de otra
sucursal que lo requiera.
Resumen: Cuando un vendedor se encuentra realizando una venta y el producto
solicitado por el cliente no se encuentre en el stock de la sucursal, el vendedor debe
revisar en el sistema en cul de las sucursales est disponible el producto en cuestin;
luego se comunica con algn vendedor de la sucursal sealada para solicitar la entrega
del producto al cliente solicitante.
Tipo: Secundario
Referencias Cruzadas: 2.2.7
8.
Caso de Uso: Pago de Deuda.
Actor(es): Vendedor, Cliente (Iniciador) o Proveedor, Contador.
Propsito: Se debe realizar un pago de un monto adeudado.
Resumen: Si se trata de un Cliente ir a Caso de Uso 8.1 y si se trata de un proveedor ir
a Caso de Uso 8.2.
Tipo: Secundario.
Referencias Cruzadas: 2.2.10
8.1.
Caso de Uso: Pago de Deuda Clientes.
Actor(es): Vendedor, Contador y Cliente (Iniciador)
Contador antes de autorizar tal pago, ya que este conoce en mayor detalle la situacin
financiera de la empresa.
Tipo: Secundario
Referencias Cruzadas: 2.2.10
9.
Caso de Uso: Emitir Orden de Despacho.
Actor(es): Vendedor y Encargado de Bodega.
Propsito: Emitir un documento vlidamente autorizado para la distribucin al cliente
final de los productos solicitados.
Resumen: El caso de uso comienza con la venta realizada a un cliente es aprobada por
el vendedor para ser despachada. El vendedor emite un documento electrnico que
autoriza al encargado de bodega a despachar el producto al cliente mediante la emisin
de una orden de Despacho a Clientes.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
9.1.
Caso de Uso: Emitir Orden de Despacho Clientes.
Actor(es): Vendedor, Cliente.
Propsito: Emitir un documento electrnico validado por el encargado de bodega para
enviar el cliente.
Resumen: El caso de uso comienza cuando el encargado de bodega recibe una orden
de despacho por parte del vendedor. El encargado de bodega es el responsable de
emitir el documento legal que permita al cliente establecer la llegada apropiada del
producto.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
9.2.
Caso de Uso: Emitir Orden de Despacho Abastecimiento
Sucursal.
Actor(es): Encargado de Bodega, Encargado de Sucursal
Propsito: Realizar el abastecimiento de las sucursales donde un cliente demande un
producto y no est disponible.
Resumen: El caso de Uso comienza cuando el encargado de Sucursal establece que no
tiene el producto en bodega y decide solicitar el traspaso desde otra sucursal al
encargado de bodega de otra sucursal. El encargado de la sucursal emite la orden de
despacho de abastecimiento sucursal para poder venderle al cliente los productos que
no estn disponibles.
Tipo: Secundario.
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
10.
Caso de Uso: Compra a Proveedores.
Actor(es): Gerente Comercial (Iniciador) y Proveedores.
Propsito: Abastecer el stock de la bodega.
Resumen: El Gerente Comercial debe realizar las compras pertinentes de acuerdo a las
necesidades de stock que se presente. Para ello debe emitir una orden de compra al
proveedor correspondiente.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
Resumen: El Encargado de Crdito se valida como tal ante el sistema con su usuario y
clave.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.11
12.4.
Caso de Uso: Acceder al Sistema Encargado de Bodega.
Actor(es): Encargado de Bodega (Iniciador)
Propsito: Acceder al Sistema
Resumen: El Encargado de Bodega se valida como tal ante el sistema con su usuario y
clave.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.11
12.5.
Caso de Uso: Acceder al Sistema Encargado de Sucursal.
Actor(es): Encargado de Sucursal (Iniciador)
Propsito: Acceder al Sistema
Resumen: El Encargado de Sucursal se valida como tal ante el sistema con su usuario y
clave.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.11
12.6.
Caso de Uso: Acceder al Sistema Contador
Actor(es): Contador (Iniciador)
Propsito: Acceder al Sistema
Resumen: El Comercial se valida como tal ante el sistema con su usuario y clave.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.11
13.
Caso de Uso: Actualizar Inventario.
Actor(es): Encargado de Bodega y Encargado de Sucursal.
Propsito: Mantener Actualizado los niveles de inventario de la Bodega y/o Sucursal.
Resumen: Si es el Encargado de Sucursal es quien debe Actualizar Inventario (ir a Caso
de Uso 13.1). Si es el Encargado de Bodega quien debe Actualizar Inventario (ir a Caso
de Uso 13.2).
Tipo: Primario.
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
13.1.
Caso de Uso: Actualizar Inventario Sucursal.
Actor(es): Encargado de Sucursal (Iniciador).
Propsito: Mantener Actualizado el nivel de inventario de la Sucursal.
Resumen: El Encargado de Sucursal va registrando la salida de producto debido a la
Venta, el ingreso de los productos debido al abastecimiento entre sucursales y el
ingreso de producto provenientes de bodega. Con esto se genera un balance de
productos el cual corresponde al Inventario en la Sucursal.
Tipo: Primario
Referencias Cruzadas: 2.2.1; 2.2.7
13.2.
Caso de Uso: Actualizar Inventario Bodega.
Actor(es): Encargado de Sucursal (Iniciador)
Tipo: Opcional
Referencias Cruzadas: 2.2.8
15.4.
Caso de Uso: Generacin de Informe Pedidos.
Actor(es): Gerente Comercial (Iniciador)
Propsito: Obtener un Informe de Pedidos en algn periodo de tiempo.
Resumen: Cuando el Gerente Comercial necesite informacin sobre los pedidos
realizados a los proveedores debe emitir este tipo de informe.
Tipo: Opcional
Referencias Cruzadas: 2.2.8
3.1.2 Casos de Usos Extendidos
CASOS DE USOS PARA EXTENDER
1.- Este caso de Uso comienza cuando el -Cliente se acerca al TPV con los productos
que comprar, y le comunica al vendedor que
desea efectuar el pago al contado.
2.- El Vendedor registra la identificacin de -los productos. Si hay ms de un producto de
la misma categora se puede introducir la
cantidad.
--
4.- Al terminar de introducir todos los -productos que el cliente pretende comprar, el
--
7.- El cliente efecta el pago en efectivo, este -puede ser superior al total entregado por el
sistema.
8.- El Vendedor registra la cantidad pagada -por el cliente.
--
--
--
--
precio y cantidad.
5.- Al terminar de introducir todos los -productos que el cliente desea comprar, el
vendedor le indica al TPV, que la venta
concluy.
6.- Calcula y muestra el total de la Venta.
7.- El vendedor le indica el Total al Cliente.
--
--
6.- Al terminar de introducir todos los -productos que el cliente desea comprar, el
vendedor le indica al TPV, que la venta
concluy.
7.- Calcula y muestra el total de la Venta.
8.- El vendedor le indica el Total al Cliente.
--
--
1.- Este caso de uso comienza cuando el -cliente desea realizar la devolucin de
algunos, o la totalidad de los productos
adquiridos.
2.- El Cliente se contacta con el Gerente -Comercial, manifestndole que desea realizar
una devolucin de productos.
3.- El Gerente Comercial le consulta al -Cliente si conserva el comprobante de pago.
4.- El Gerente Comercial le pide al Cliente -que se acerque a cualquier sucursal/bodega
para hacer efectiva la devolucin de los
productos.
5.- El Gerente Comercial se comunica con el -Encargado de Sucursal respectivo y le
informa de la situacin.
6.- El Cliente ingresa al TPV informado y con -los productos. Y le entrega los productos al
Encargado de Sucursal/Bodega junto con el
comprobante de la compra.
7.- El Encargado le pide los datos al Cliente e -ingresa los productos al sistema como
devolucin de Cliente.
--
Cursos Alternativos:
Lnea 3: Si el Cliente no conserva su comprobante de pago. Se cancela la
devolucin.
Lnea 6: Si el Cliente llega sin los productos o sin el comprobante. Se cancela la
devolucin.